Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen Tid och plats 9 oktober 2018, kl Öjebyn i Ulls hus, hus C plan 3, och videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Martin Melkersson Ordförande Per-Olov Skatt Infrastrukturavdelningen Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Tapio Alakörkkö Fakultetsdirektör S Margit Nothnagl Fakultetsdirektör LVT SLU Lokaler Johanna Sennmark SLU Miljö Agneta Höjdestrand Infra, stab Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Camilla Westerborn Lokalstrateg, Lokaler Maria Lindgren SLU Administrativ service Vid ärende Roger Pettersson Utbildningsavdelningen Vid ärende Thor Nordensvärd Bitr. projektledare Lokaler Vid ärende Göran Junhager Projektledare Lokaler Vid ärende Förhindrade Namn Pär Aronsson Titel Tf Fakultetsdirektör NJ

2 435 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna. 436 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson 437 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagen dagordning efter följande justeringar: Punkt 1 om studiemiljö Alnarp utgår och flyttas till kommande ISG samt att punkt 9 delas i 2 punkter då det rör separata miljömål. Punkt 5 delas in i a) IR-rapport resp b) Timpriser etc. 438 Protokoll från föregående möte Protokoll från ISG att protokollet från föregående möte lades till handlingarna. 439 Diskussion: Gemensamma undervisningslokaler Muntlig föredragning Från ISG Punkten rör ett antal frågeställningar såsom t.ex. timpriser på utbildningslokaler. Syftet är att ge vägledning i det fortsatta arbetet kring lokalbokning och uthyrning, se punkt b). Inledningsvis tas en inkommen övrig fråga upp som kopplar till ämnet, om finansiering och styrning av undervisningslokaler (i enlighet med internrevisionens rapport om grundutbildning). a) Internrevisionens rapport Camilla Westerborn/ Maria Lindgren : Styrelsebeslut ua dat inkl Internrevisionens rapport Grundutbildningen. Rapporten föranledde en utredning som redovisades i ISG 2016 men resulterade inte i några konkreta åtgärder då en tydlig huvudman inte kunde identifieras. Sedan dess har investeringar i undervisningslokaler hanterats allt eftersom ihop med Patrik Nyman. Tydliga regler saknas och återrapportering ska ske till styrelsen. 2/9

3 Magnus Rosenquist noterar en felaktighet i rapporten avseende att övningslokaler ej är relevant för VH vilket inte stämmer. att uppdra till Infra att sammankalla till ett snabbseminarium för att utreda finansiering och ansvar. Samtliga undervisningslokaler ingår. b) Timpriser Lokalbokning har flyttats över till Infra och regler för bokning håller på att ses över. Flera differentierade prislistor finns och kräver mycket administration varför SLU Administrativ Service föreslår en upprensning. att uppdra till enhetschef SLU Administrativ service att ta fram ett förslag som fastställs av chefen för Infrastrukturavdelningen och Universitetsdirektören efter remiss till Fakultetsdirektörerna och chefen för Utbildningsavdelningen. Reglerna ska omfatta lokaler som hanteras i Kronox. 440 Information om pågående undersökning av lokalutnyttjandet i Ulls hus Muntlig föredragning. Thor Nordensvärd Thor Nordensvärd är projektanställd av SLU Lokaler för en inventering av lokalutnyttjandet i Ulls hus. Informationen och statusrapporteringen av pågående arbete är tänkt att ge ett underlag till fortsatta diskussioner. Utredningen har skett ur tre vinklar - bokningsbara lokaler, okulär undersökning samt stickprov mötesrum. ISG bedömer att resultatet hittills är väldigt intressant och att det ger skäl att börja diskuteras redan nu. Det finns potential kring hur sammanträdesrummen nyttjas/kan nyttjas. att uppdra åt SLU Lokaler att utvidga och utöka inventeringsuppdraget för att även omfatta Alnarp, Umeå och andra campusbyggnader i Ultuna. För att undvika onödigt resande föreslås en samordning med Infra Service för hjälp av datainsamling på plats men för central sammanställning och analys. 3/9

4 441 om förstudie avseende potatislagring Lövsta Beställning utredning potatislager Utredning potatislager flytt till Lövsta Rapport potatisförvaring Skiss potatislager, C94_200 E11 ( ), C VE11 ( ). Vid Ekologicentrum finns ett potatislager med kyl- och befuktningsfunktion. I samband med att alla klimatiserade rum, kyl- och frysrum samt klimat/odlingsrum kommer att ersättas med nybyggnation föreslås att potatislagret flyttas till lokaler vid Lövsta fältforskningsstationen att ISG tillstyrker vidare projektering. 442 av genomförande av ny vilthanteringsanläggning på Grimsö Muntlig föredragning. Inga handlingar skickas ut pga upphandlingssekretess. En upphandling har genomförts och anbud har inkommit som ligger i paritet med projektets budget. Lokaler önskar nu lyfta ärendet vidare för genomförandebeslut så snart som möjligt för att hinna upphandla entreprenör och starta projektet innan vintern. Ärendet har tidigare behandlats av ISG under Nya kostnadsöverslag visar på högre kostnader än tidigare antaget vilket bl.a. förklaras av tillkommande åtgärder såsom takomläggning och tillkommande skalskydd och mellanskillnaden bedöms rimlig sett i relation till indexuppräkning under 2 år. Kostnaden omfattar hela vilthanteringsanläggningen inklusive verksamhetsytor såsom laboratorier, kyl- och frysrum, verkstad, personalutrymmen och även uppdatering av befintliga byggnader. Hyran baseras på nya hyresmodellen och bedöms därav bli 40 kkr lägre än tidigare beräkning vilket i praktiken ger verksamheten mer för mindre pengar. att ISG uppdrar till Universitetsdirektören att ta ärendet vidare för beslut när alla underlag är på plats. Ambitionen är en start inom en månad för att hinna med tilldelningsbeslut, kontraktsskrivning etc. Göran Junhager 4/9

5 443 om nya miljömål för Fortlöpande miljöanalys, mål 5.4 Förslag till beslut Arbetsgruppen har tagit fram ett nytt förslag som formuleras oberoende av Tilda-projektet som inte är klart. Målet bedöms som bra ur miljöhänseende och nära verksamheten. Målet är ett tillhandahållandemål där data som ändå tas fram enligt kvalitetsguiden, kan nyttiggöras än mer. Föredragand Johanna Sennmark e: Johanna Sennmark att ISG bifaller förslaget till nytt miljömål för FOMA, vilket också ska förankras hos Fomar innan rektorsbeslut. 444 om justering av energimål, mål 1.1 Förslag till beslut Johanna Sennmark Förslag till justering av befintligt mål då det efter mätning visar sig att det slår fel i resultat. Föreslås att formuleringen om att även inkludera inhyrda lokaler stryks. att ISG rekommenderar Rektor att godkänna förslaget. 445 Information: Certifikatsindelning SLU Uppdragsbeskrivning Johanna Sennmark Chefen för Infrastrukturavdelningen har uppdragit åt Miljöchefen att utreda SLU:s certifikatsindelning (ISO 14001:2015) för att på bästa sätt leda miljöarbetet effektivt, med god förankring i verksamheten och med förutsättningar att ge goda resultat att ISG konstaterar det logiska i uppdraget och därför ställer sig positiv till arbetet. 446 Inriktningsbeslut: Förslag om förtätning av Tornhuset M25-63 i Alnarp Beskrivning av ärende Beställning förstudie Camilla Westerborn 5/9

6 Förslag förtätning Ritning Tornhuset M26_63 IT-avdelningen i Alnarp, Utbildningsavdelningen i Alnarp och Utbildningsservice i Alnarp har alla anmält behov av ytterligare arbetsrum i Tornhuset i Alnarp och av fler sammanträdesrum. Behoven är akuta för att dels samla verksamheten för IT och dels bereda nyanställda inom bl. a. Utbildningsavdelningen Bra arbetsplatser. Arkitekthjälp har anlitats och förslag tagits fram. Omfattningen är nya kontor samt mötesrum och liknande på vind. Hiss saknas vilket inte är optimalt då det också finns krav på tillgänglighet. Inriktningsbeslut önskas för vidare projektering och kostnadsberäkning. Formellt godkännande från Petra Lagerkvist och Roger Pettersson behövs. Omfattning och därmed kostnader bör ta hänsyn till den totala översynen av Alnarp. Bygglov kan eventuellt styra kraven kring hiss men kostnaden för detta bör då ifrågasättas om det är ett Fastighetsägaransvar och borde inte vara hyresgrundande fullt ut. att ISG tillstyrker ett inriktningsbeslut med reservation för ev. synpunkter hos berörda avdelningschefer hos IT respektive Utbildningsavdelningen. 447 Diskussion: Hantering och utredning kring SLU:s museala föremål m.m. Muntlig föredragning Konstfunktionen har med hjälp av Uppsala universitet, Gustavianum, inventerat museala föremål inom SLU:s ägo och också lämnat ett antal rekommendationer för hantering och gallring. Rapporten är tidigare behandlad vid ISG Punkten tas upp till förnyad diskussion då SLU Lokaler föreslår att de båda genomförda utredningarna hanteras gemensamt och att hjälp anlitas för en gallring snarast för att minimera volymen som sedan behöver hanteras. Centrala medel har anslagits för tidigare utredningsåtgärder men en gallringskostnad på ca 50 kkr inklusive bortforsling tillkommer. Kostnaden ryms inom Infrastrukturavdelningens budget. att ISG bifaller förslaget och att Infrastrukturen ombesörjer och finansierar den initiala gallringen och bortforslingen. 6/9

7 448 Information: Parkeringstillstånd Ultuna Muntlig föredragning Den stora nyproduktionen av bostäder i närområdet och kommunens låga parkeringsnorm medför att bilar parkeras i stor omfattning längs Ultunaallén samt på parkeringsytor avsedda för anställda och besökare vid UDS/VHC samt Friskis & Svettis. Efter diskussioner med Akademiska hus föreslås införande av särskilda parkeringstillstånd. Förslaget innebär att anlitat parkeringsbolag utfärdar 1-åriga P- tillstånd som hanteras via Service-center. Det behöver utredas om hanteringen kan bli föremål för en förmånsbeskattning innan ärendet lyfts upp igen till ISG när skarpt förslag finns. Chefen för Infrastrukturavdelningen påpekar att trafiken kvällsoch nattetid markant har ökat efter bostadsbyggnader och även efter öppning av Vindbron som används som genomfart av otillåten biltrafik. En bom kommer att sättas upp vid Kungsängens gård. att ISG tagit del av lägesinformationen och inväntar skarpt förslag på hur parkeringstillstånden ska hanteras. Parallellt ur ett säkerhetsperspektiv åtar sig chefen för Infrastrukturavdelningen att via SLU Säkerhet ta frågan till Egendomsavdelningen när det gäller bom för att hindra obehörig trafik via Vindbron. 449 Information: Nya delegationsnivåer för byggprojekt och investeringar Förslag till nya delegationsnivåer Ett förslag till Styrelsen gällande nya delegationsnivåer har tagits fram av Universitetsdirektören tillsammans med Akademisekreteraren och Projektchefen. De nya nivåerna påverkar även fakultetsdelegationerna och innebär att man höjer nivåerna även för prefekter och dekaner. När det gäller prefekternas beslutsnivå påtalas att det är stora belopp att tas på institutionsnivå varför ett samråd med dekan och fakultetsdirektör bör krävas. 7/9

8 De nya nivåerna är en harmonisering till nya rektorsnivån som ligger på >25 Mkr, i likhet med andra lärosäten, för att förenkla beslutsprocesserna. Ärendet är anmält som punkt till Styrelsen i november. att ISG uppdrar till Projektchefen att skicka ut förslaget om beloppsnivåer på en snabbremiss till dekaner med kopia till fakultetsdirektörerna och förnyad behandling av Sune Lindh innan styrelsebehandling i november. 450 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Handling Ärendeförteckning daterad Projektchef rapporterade kort om status. Önskemål lyftes om förtydligande kring t.ex. tidsaspekt. Projektledarna ombeds precisera och uppdatera i kolumnen för färdigställandedatum 451 Övriga frågor Kortare diskussion om energibesparingar där nya rön påvisar att t.ex. serverhallar för IT är en stor energiförbrukare. Frågan skickas med till Miljöenheten. Frågan om mötesfrekvens lyftes också med anledning av att ISG inte längre är nödvändigt inför varje styrelsemöte. ISG:s ledamöter konstaterar att mötena innebär värdefull statusuppdatering och behöver hållas med viss täthet för att projektbeslut ska hinna tas upp och därför kvarstår de bokade mötena för Sekreteraren får i uppdrag att undersöka om ISG-dokument i beredande kan hanteras på en SharePoint-sida istället för att som nu skickas via mail. 452 Nästa sammanträde Kallelser utskickat sedan tidigare: Kl (Ulls hus Öjebyn + video) Agneta Höjdestrand Datum för möten kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video. 8/9

9 453 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. Martin Melkersson Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Martin Melkersson Ordförande Justeringsperson 9/9