Protokoll fört vid sammanträde med ISG 27 mars 2019

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Protokoll fört vid sammanträde med ISG 27 mars 2019 Tid och plats 27 mars 2019, kl Öjebyn i Ulls hus Uppsala, hus C plan 3 samt videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Ordförande Per-Olov Skatt Service, säkerhet och miljö Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Tapio Alakörkkö Fakultetsdirektör S Margit Nothnagl Fakultetsdirektör LVT Pär Aronsson Fakultetsdirektör NJ Lokaler och projekt Johanna Sennmark SLU Miljö Carl-Stefan Von Engeström Controller Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Agneta Höjdestrand SSM, mötets sekreterare Camilla Westerborn Lokalstrateg, Lokaler Joakim Ögger Controller Thor Nordensvärd Bitr projektledare Vid ärende Förhindrade Namn Lars Edvin Andersson Mia Lindgren Titel Fastighetsavdelningen SLU Adm. Service 493 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna.

2 494 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson. 495 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagna dagordning. 496 Protokoll från föregående möte Protokoll från ISG att protokollet från föregående möte kan läggas till handlingarna. 497 : Beredning och beslut kring undervisningslokaler Justerat dokument Riktlinjer för gemensamma undervisningslokaler samt uppdaterad prislista. /Mia Lindgren Uppföljning av 482 Beredning och beslut kring undervisningslokaler. Upprinnelsen till ärendet är dels en prisdiskussion vid uthyrning av gemensamma undervisningslokaler, dels en diskussion om var huvudmannaskapet ska ligga. Ärendet togs upp vid ISG 22 januari 2019 men återremitterades då vissa förtydliganden och ytterligare förankring hos verksamheten önskades. Övergripande beslut om nyttjandet är berett och ligger nu hos chefsjurist. Dokumentet bör fastställas då det ligger till grund för de riktlinjer som nu är justerade. att ISG uppdrar till Universitetsdirektören att fastställa Riktlinjerna efter justering av ansvarsbeskrivningen kring Servicecenter, sid 3, 2:a stycket. Dokumentet innebär att det blir en tydligare ordning och att ansvarsfördelningen framgår. Eftersom 2/10

3 riktlinjerna refererar till det övergripande beslutet om lokalupplåtelse behöver även detta dokument fastställas formellt, att ISG också ser att frågan om klassificering och finansiering av undervisningslokaler behöver tas vidare varför denna fråga bör tas upp vid kommande möte, att ISG uppdrar till Universitetsdirektören att även fastställa den justerade prislistan för att gälla från 1 juni Lokalutnyttjandeutredning Preliminära rapporter MVM resp BioC Thor Nordensvärd Avrapportering av pågående lokalutnyttjande avseende kontor och konferensrum i MVM och BioC. Konstateras att resultatet vid dessa mätningar skiljer sig en del mot tidigare resultat vid VHC och Ull. Analys av orsaker pågår. Utredningen går också vidare med Umeå och Alnarp. att ISG tackar för presentationen som man tagit del av med stort intresse och ser fram emot en mer detaljerad redovisning av statistik och rekommendationer. 499 om förstudie: Hyresgästanpassning Kungsängens Gård Beställning Fastighetsavdelningen (FA) förvaltar byggnader på Kungsängens Gård och har fått in önskemål från en befintlig hyresgäst om utökning av deras lokal i Centralgången, stall 23. FA har också fått en förfrågan om en enklare lokal för parkering av ett specialfordon. Önskemål finns om att arbetet blir klart under sommaren Insatser av denna typ bedöms att öka värdet på fastigheten vid en eventuell framtida försäljning. att ISG bifaller förstudie. 3/10

4 500 om förstudie: Utbyte av mjölkningssystem Lövsta Beställning Man önskar byta ut befintligt mjölkningssystem med automatisk mjölkningskarusell till tre mjölkningsrobotar med kringutrustning. Genomförande bör ske under den period då korna går på bete ute, maj-oktober. Försöksdjurskoordinatorn har konsulterats och har inga invändningar till verksamheten i övrigt. att ISG bifaller förstudie. 501 om förstudie: Flytt av Program IT på ArtDatabanken Beställning SLU ua Program IT på ArtDatabanken önskar flytta in i f d SLU IT:s lokaler som nu utgör en tom korridor för att effektivisera det agila utvecklingsarbetet. Man är dessutom trångbodda då Program IT består av 32 medarbetare som idag inryms i lokaler anpassade för 28. Detta är ett gammalt ärende sedan i höstas och avdelningen för lärande och digitalisering har sedan dess flyttat in i korridoren vilket förändrar förutsättningarna. att ISG ger sitt bifall till en förstudie om verksamheten väljer att gå vidare utifrån nu rådande förutsättningar. 502 om förstudie: Ersättningslokaler till institutionen för energi och teknik 4/10

5 Beställning SLU ua Verksamheten (larvodling) har idag sin lokal i ett växthus vid Ekologicentrum men kan inte vara kvar p.g.a. centralt beslutat ombyggnadsprojekt kring hela Ekologicentrum, varför nya lokaler måste utredas. Förslaget är att låta köpa in moduler och ställa upp på lämplig yta på SLU:s mark på Ultuna. Uppförandet kräver att bygglov söks. att ISG bifaller förstudie men beställningen ska kompletteras med godkännande av berörd Prefekt. 503 Inriktningsbeslut: Lokalanpassning Vindeln Ritningar. Inriktningsbeslut önskas för att gå vidare med den planerade utbyggnaden av försöksstationen i Vindeln. Förstudie godkändes enligt ISG 489. Förslaget innebär en att 40 m 2 tillkommer och man vill ta in offert från entreprenör och ansöka om bygglov som underlag för beslut om genomförande. Mötet påpekar att möjlighet till videouppkoppling bör vara med i underlaget samt att IT har en önskan om att komma in tidigt i processen. att ISG uppdrar till Universitetsdirektören att fatta inriktningsbeslut efter formellt prefektbeslut. 504 Inriktningsbeslut: Utbyggnad Bulan och ombyggnad, VHC, för KTC (Kliniskt Tränings Center) Kappa, Projektbeskrivning, Standardkalkyl samt Ritningar. Camilla Westerborn 5/10

6 Den kraftiga utökning som skett av Djursjukskötarprogrammet (DSS) innebär att det behövs mera utrymme för de praktiska övningar som sker i KTC. Förslag som tagits fram innebär bl.a. en tillbyggnad av den undervisningsbyggnaden kallad Bulan och som tillhör VHC-komplexet. Ett utredningsuppdrag har tecknats med Akademiska hus som tagit fram en skiss på hur bl.a. utbyggnaden kan se ut. Eftersom det är ett bygglovsärende och projektet brådskar p.g.a. den överenskommelse som finns angående snabbspår DSS så behöver bygglov och projektering ske parallellt. Då KTC kommer att finnas kvar kommer de tillkommande ytorna att definieras som speciallab eller motsvarande. En eventuell förgäveskostnad ryms inom det befintliga avtal som Fakultetsdirektören tecknat men ett formellt dekanbeslut saknas. att ISG uppdrar till Universitetsdirektören att fatta inriktningsbeslut efter formellt beslut av Dekan. 505 Inriktningsbeslut: Café i Alnarp Kappa, Projektbeskring samt Ritning. Camilla Westerborn Alnarpsgården är en samlingspunkt i Alnarp. Här finns biblioteket, lärmiljöer, ritsalar, kontor, SLU service, aulan och ett nybyggt servicecenter. I den stora hallen finns det nu utrymme för ett litet café som serverar viss lättare mat där Servicecenter tidigare låg. Det finns en intressent som också vill kunna sälja lite växter. Tanken är att caféet ändå ska planeras neutralt så att det funkar oavsett vem som driver det. Ett förslag och inriktningsbeslut önskas för att teckna avtal med Akademiska hus. Önskad byggstart senhösten Kostnadsförslag tas in och mellanskillnaden hamnar på udda lokaler. Hyresavtalsförslag krävs i beslutsunderlaget. att ISG rekommenderar att underlag tas fram till ett inriktningsbeslut för godkännande av Universitetsdirektören. 6/10

7 506 Diskussion: Utveckling av restaurangmiljön Alnarp Arkitektförslag Camilla Westerborn Förstudie har genomförts efter beslut vid ISG , 430. Ett arkitektförslag har nu tagits fram och man önskar ett beslut om att gå vidare. Detta utgör en udda lokal. Utredning har gjorts och förslag presenterats i restauranggruppen och ISR. Avtalet med restauratören går ut sommaren 2020 och ny upphandling ska ske, varför större investeringar i själva serveringslinjen bör avvaktas med och tas i samband med upphandlingen. Rekommendationen är nu att fokusera på sittytorna i restaurangdelen. Caféet bör också prioriteras ner om caféet i Alnarpsgården realiseras. att ISG ser det som ett bra initiativ och ger Lokaler i uppdrag att jobba vidare med frågan för ett inriktningsbeslut. 507 Information: Ett miljöcertifikat istället för dagens elva Förslag till rektorsbeslut. Johanna Sennmark SLU har som intention att slå samman dagens elva miljöcertifikat till ett gemensamt s.k. Multisite med sampling. Syftet är att åstadkomma ett effektivare och mer standardiserat miljöarbete och man har också krav på att organisationens miljöarbete anpassas och utvecklas. Kostnaderna för de externa revisionerna kan på detta sätt hållas kvar på befintliga nivåer. Utan förändring uppskattas kravet på extern granskning öka med ca 20%. En första externrevision i den nya certifikatsformen skulle ske i januari /10

8 att ISG ser detta som en naturlig utveckling och rekommenderar ett fortsatt arbete enligt föreslagen plan. 508 Information: EMAS-registrering samt GreenMetric Presentationsmateriel. Johanna Sennmark SLU avser att EMAS-registrera sig (uppskattad årlig tillkommande kostnader ca kr) samt delta i GreenMetric som är ett internationellt rankingsystem för universitetens hållbarhetsarbete (beräknad årlig kostnad ca 100 mantimmar). att ISG konstaterar att det finns ett stort intresse inom SLU:s ledning vad gäller att synas internationellt. EMAS ger också en god möjlighet att kommunicera vad vi gör varför mötet ger sitt stöd för planerade åtgärder. 509 Diskussion: Finansiering av utbildningslokal östra längan, Uppsala Muntlig dragning. Camilla Westerborn Avdelningen för lärande och digitalisering har identifierat ett stort behov av en utbildningslokal östra längan för nya pedagogiker och avancerade tekniker. Finansieringen behöver lösas. För att finansieras centralt ska det ingå i gemensamma lokaler och då vara bokningsbart för fler än avdelningen för lärande och digitalisering. I annat fall rör det sig om anpassningar som beställs av verksamheten och som då bör bära kostnaden. att ISG ger Lokaler i uppdrag att diskutera frågan vidare med chefen för avdelningen för lärande och digitalisering. 8/10

9 510 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Ärendelista redovisade kort om framdriften av pågående ärenden. att ISG tagit del och tackar för informationen. 511 Övriga frågor Muntlig dragning På parkeringen vid Skogishuset i Umeå kan man betala med en parkeringsapp via Parkster som framöver även erbjuder årskort. Det finns tydligen en svart marknad för dagens parkeringstillstånd på Umeå universitet men även på Skogis. Därför har nu Akademiska Hus bestämt att man vill kunna styra vem som ska ha möjlighet att köpa långtidsparkering på de två universiteten. Vid Umeå universitet är detta löst med att parkeringssystemet verifierar anställds login-uppgifter. Man räknar med ca 100 arbetstimmar från IT för att hantera motsvarande listor och uppdateringar hos SLU. IT hänvisar dock till ett rektorsbeslut som säger att vi inte får sälja tjänster till utomstående. /P-O Skatt, Agneta Höjdestrand Detta är i första hand en fråga för fakultetsdirektören i Umeå men Lokaler (Camilla Westerborn) kontaktar den lokala IT för att få klarhet i frågan. Frågan bör därefter tas vidare av fakultetsdirektör för kontakt med IT-direktören. att ISG diskuterat frågan och lämnar uppdraget enligt ovan. 512 Nästa sammanträde kl Ulls hus Öjebyn + video Agneta Höjdestrand 9/10

10 Datum för kommande möten kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video 513 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Ordförande Justeringsperson 10/10