Protokoll fört vid sammanträde med ISG

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Tid och plats 28 augusti 2019, kl Öjebyn i Ulls hus Uppsala, hus C plan 3 samt videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Lars-Edvin Andersson Fastighetsavdelningen Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Margit Nothnagl Fakultetsdirektör LVT Fr o m 536 Pär Aronsson Fakultetsdirektör NJ SLU Lokaler och projekt Johanna Sennmark SLU Miljö Tuva Wrenfelt Tillträdande ordf. SLUSS Alice Ersson Avgående ordf. SLUSS Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Agneta Höjdestrand Mötets sekreterare, SSM Camilla Westerborn Lokalstrateg, Lokaler Malin Jenslin Biblioteket Vid ärende Anna Kågedal Biblioteket Vid ärende Carl-August Gustén Projektledare Vid ärende Jonas Linder Projektledare Vid ärende Förhindrade Namn Martin Melkersson Per Olofsson Carl-Stefan von Engeström Per-Olov Skatt Titel Ordförande Fakultetsdirektör S Controller Service, säkerhet och miljö 531 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna, särskilt nytillkomna SLUSSrepresentation.

2 532 Utseende av justeringsperson att utse Johanna Sennmark som justeringsperson. 533 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagna dagordning efter följande justeringar: Tre övriga punkter anmäldes: -Bokning av avancerade distanssalar (Camilla Westerborn) -Hundrum stall 3 VHC (Carl-August Gustén) -Lokalbehov för Köttlab HMH Skara (Camilla Westerborn) 534 Protokoll från föregående möte Protokoll nnnn från ISG att protokollet SLU ua från föregående möte 22 maj 2019 kan läggas till handlingarna med följande noteringar: - 525: Kostnader och hyror vid projekt, AH status följs upp vid kommande möte då controller är närvarande : Lokaltjänstpåslag på studentbostäder - Hyresadministrationen övergår till Fastighetsavdelningen, stab. 535 Diskussion: Utveckling av bibliotekets lokaler på Ultuna Muntlig presentation. Malin Jenslin /Anna Kågedal Förstudierapport för bibliotekets lokaler, diskussion. Bakgrund föredrogs. Förändringar på området har skett och Biblioteket har hamnat lite i ytterkant. Verksamheten har också förändrats vilket gör att befintliga lokaler inte längre bedöms uppfylla de behov som finns. Utredningen Framtidens campusbibliotek SLU Ultuna avrapporterades sommaren 2018 och 2/10

3 lyfter fram olika behovsaspekter där en mer attraktiv och inbjudande miljö för studenterna står i fokus, tysta och mysiga lokaler men även möjligheter till span och sociala aktiviteter. White arkitekter har baserat på den tidigare utredningen samt fysiskt möjliga platser i befintliga hus tagit fram två relativt skilda placeringsalternativ som redovisades. 1) Inom befintlig fastighet i nuvarande Biblioteket samt del av Undervisningshuset, 2) Ny placering i Ulls hus på plan 1-3 i Kuben För- och nackdelar med de två alternativen diskuterades. SLUSS lyfte fram att alternativet Ull ger en mer neutral och naturlig mötesplats då närheten till café/butik samlar många studenter och plan 3 lockar många redan idag. Alternativet nuvarande bibliotekslokaler ger sannolikt en bättre studiero och det kan bli lättare att ordna andra aktiviteter utan att störa. Idéer som kom fram var då om det är möjligt att flytta Amigo närmare Bibliotekshuset. Mindre omfattande åtgärder kunde då också förbättra miljön såsom mysigare inredning. Konstateras att ett fik/café saknas som dragplåster. SLUSS medskick är att det är väldigt bra att frågan tas tag i då den är viktig för studenterna, man bör ta hänsyn till synpunkterna som framkom i enkäterna. Man önskar studielokaler som är luftigare och synligare än idag. En ekonomisk analys krävs för de två huvudalternativen. att ISG konstaterar att frågan engagerar. En ekonomisk analys krävs och frågan kommer att lyftas till ISG enligt sedvanlig process. Lämpligt att dragning även sker för administrativa chefsgruppen (ACG), Malin Jenslin ombesörjer. 536 om förstudie: Anpassning av ventilation stall 2 VHC Föredrogs vid mötet. Carl-August Gustén Bakgrunden är att luftburna sjukdomar kan spridas mellan lokalerna i stall 2 UDS, som numer har tagits över från AH av Fastighetsavdelningen. En förstudie har utförts genom Akademiska hus försorg för hur man kan öka och styra luftflöden. Utifrån detta har en kostnadsberäkning tagits fram som indikerar en investering om ca 2 Mkr, inriktningsbeslut krävs nu närmast och därefter ett genomförandebeslut. Maj-Britt 3/10

4 Johansson, tf chef UDS, är informerad då UDS kommer att bära investeringskostnaderna i form av framtida hyrespåslag. Utredningsrapport och förfrågningsunderlag är klart som underlag för beslutet. att ISG ger chefen för Fastighetsavdelningen respektive enheten för lokaler och projekt i uppdrag att godkänna förslaget efter att ha tagit del av handlingarna och lämna det vidare till UD för formellt beslut. 537 om förstudie: Byggnation av nytt seminarium VHC Tidigare inriktningsbeslut Ritning Carl-August Gustén Start av utredning. Verksamheten har fattat detta inriktningsbeslut sedan tidigare. Prövas nu om man kan återanvända inredning och utrustning från befintlig sal i Bulan i den nya salen på plan 3. Fråga har varit uppe tidigare och man önskar nu genomförandebeslut. Avtal med Akademiska hus är klart men prefektbeslut krävs och att KV tar kostnaderna. att ISG bifaller genomförandebeslut under förutsättning att KV tar kostnaden. 538 Genomförandebeslut om utbyggnad av Bulan VHC m.m. föredrogs vid mötet. Camilla Westerborn et gäller utbyggnad av Bulan VHC m.m. för praktiska moment för studenter inom DSS-programmet. Ärendet togs upp innan sommaren. Det handlar om speciallaboratorier och lokalerna som används idag är för trånga samt att kapaciteten inte möter dagens efterfrågan. Kalkyl landar på ca 8 Mkr (AH) och en hyresoffert är framtagen. Bygget blir relativt dyrt då det handlar om en innergård och allt 4/10

5 måste lyftas över befintliga fastigheter och viss pålning också krävs. Kostnader för utrustning tillkommer sannolikt. Produktionstidplanen styrs av att IR-bygg (AH:s ramavtalsentreprenör) har möjlighet att starta först runt 1 okt och därefter krävs ytterligare 5 månader vilket ger ett färdigställande tidigast i januari -20. Tid för SLU:s inredning m.m. beräknas till 1 månad. Bygglov beviljades i augusti och byggprocessen med samråd etc. är redan igång. SLUSS ser positivt på att detta är igång. att ISG bifaller men Dekanbeslut krävs och ISG uppdrar sedan till Universitetsdirektören att fastställa genomförandebeslut, snarast möjligt. 539 Information: Förstudie utökad kapacitet av arkiv i Skogishuset Umeå Beställning av förstudie arkivet plan 1 Beställning av förstudie bandarkivet plan 3 Jonas Linder Institutionen för Skoglig genetik behöver utökade arkiveringsmöjligheter. Förslag finns om placering och man önskar nu en fördjupad utredning avseende behovet. Mötet konstaterar att frågan om arkivutrymmen i en framtid blir mer aktuellt på alla orter. Arkivutredning genomfördes hösten 2010 vilken resulterade i centralarkivet i Ultuna. I Alnarp finns centralarkiv men detta börjar bli trångt. Även i Skara är frågan aktuell (dessa lokaler är dock ej byggda som arkiv från början). Generellt ur ett miljö- och hållbarhetsperspektiv bör arkiveringsbehovet inte enbart lösas genom mer lokalyta, även möjligheter till digitala lösningar bör beaktas. att ISG bifaller en förstudie. Frågan om en generell arkivlokalsfråga hänvisas till Chefsarkivarien. 5/10

6 540 Information: Förstudie om möjlighet att utöka personalköket i Skogishuset Umeå Beställning av förstudie avseende personalköket plan 3. Jonas Linder Nuvarande kök är för trångt. Fakulteten önskar göra en studie (inredning, logistik m.m.) och utefter det bygga om köket. Man har för avsikt att låta en inredningsarkitekt med vana av kök titta på flödet innan ombyggnation. 40 kkr är anslaget för utredning och skisser. Fakulteten har godkänt och tar utredningskostnaden. att ISG tagit del och stödjer arbetet. 541 Information om miljöaktiviteter under hösten 2019 Presentation Johanna Sennmark För diskussion och förankring av planerade aktiviteter. Miljöchefen informerade om planerade aktiviteter under hösten; EMAS, Green Metric, ett certifikat, projekt om nya resemål och reseriktlinjer, nya inköpsmål, önskemål om livsmedelsmå/-riktlinjer samt nano-utbildning i miljöledningssystem. Livsmedelsstrategi är en fråga som engagerar både internt inom SLU och bland studenter. Mötet diskuterade behov av att definiera naturvetenskapligt (biologisk mångfald, vatten, klimat etc.) för att ta avstamp i vad man vill uppnå, därefter hur. Även konsumenternas önskemål är dock en aspekt att ta hänsyn till. Konstateras att frågan är spännande för hela universitetet men inte en självklar fråga och hur finna en gemensam väg? att ISG tackar för informationen och ställer sig bakom samtliga aktiviteter. ISG och SLUSS ställer sig positiva till eventuella livsmedelsmål/-riktlinjer men konstaterar att Forskare, Studenter och Upphandlingsavdelningen bör engageras i arbetet. 6/10

7 542 Diskussion: Förslag till debitering av parkeringar på Ultuna PM Frågan har varit uppe ett antal gånger tidigare och har nu aktualiserats ytterligare. Diskussioner med AH har utmynnat i ett förslag som i huvudsak innebär följande: Debitering vardagar, fri parkering lördag, söndag + röda dagar. Pris 5 kr/h, SLU-anställda studenter och associerade (t.ex. inhyrda lärare) betalar max 10 kr/dag + kostnad för ett parkeringstillstånd 100 kr/år. Betalning ska i första hand ske via mobil app. Alternativt betalas i någon av p-automaterna. Avgiften minus kostnader för drift (ca 20%) ska gå till att minska driftkostnader av parkeringsytor samt till förvaltningsåtgärder som vi beslutar om tillsammans med Akademiska hus. Motorvärmarplatser och el-bils laddplatser blir något dyrare. SLU:s parkeringar vid UDS är undantagna, sköts via separat system från deras reception. Enligt förslaget går intäkterna till AH men avtal ger SLU möjligheter att påverka hur intäkterna ska nyttjas (förslag redovisas i rapport t.ex. cykel- eller elbilsinfrastruktur, men även cykelledsbelysning). ISG ser positivt på avgiftsinförande upplevs men framhåller att kommunikationen runt införandet är väldigt viktigt. I Alnarp lyfts miljöskäl men i Ultuna ses ökad tillgänglighet som ett skäl, man behöver ta hänsyn till olika campus förutsättningar. Systemet är etablerat på andra studieorter. att ISG förordar att man går vidare enligt förslag. 543 Information: Kustlab Öregrund Presentation Carl-August Gustén 7/10

8 Det är trångt i befintliga lokaler och utredning pågår gällande framtida placering. Alternativ 1: Utveckla befintliga lokaler Alternativ 2: Flytta till lediga lokaler i Östhammar Alternativ 3: Flytta till lediga lokaler i Uppsala/Ultuna, gamla markvetenskap På kort sikt utreds f n att utöka med tillfälliga lokaler i Öregrund genom att ställa upp 3-4 kontorsmoduler, bygglov är dock överklagat. att ISG tagit del och tackar för informationen. 544 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Ärendeförteckning. redovisade kort om framdriften av pågående ärenden. att ISG tagit del och tackar för informationen. 545 Övriga frågor: Beställning om lokalbehov från HMH i Skara Beställning av förstudie avseende köttlaboratorium i Brogården. Camilla Westerborn HMH har mottagit en donation på kronor från Sparbanksstiftelsen Skaraborg för inköp av instrument och utrustning för analys av kött-, vilt- och fiskkvalitet. För detta behövs utrymme som inom närtid bör bli livsmedelsgodkänt. Denna typ av lokaler saknas idag på SLU men kommer att behövas när verksamheten utvidgas med livsmedelsbearbetning. Prefektbeslut är taget. Mötet konstaterar att riskanalys krävs avseende riskklasser som är aktuella. 8/10

9 att ISG bifaller förstudie tillsammans med Fastighetsavdelningen men aktuella riskklasser måste klargöras. 546 Övriga frågor: Diskussion om avancerade distanssalar Muntlig dragning. Camilla Westerborn Det har dykt upp ett problem med hur de avancerade distanssalarna Sal H (Ultuna), sal Rönnen (Umeå) och sal Plantan (Alnarp) ska bokas, vilka kurser ska ha förtur till dessa tre salar och vem ska samordna deras behov dvs schemalägga så att det fungerar för alla? Det behövs någon form av samordning från fakulteterna för lokalbokningen har inte möjlighet att schemalägga åt kurserna. Frågan handlar inte främst om ren distansutbildning utan om Masterprogrammen som erbjuds på tre orter samtidigt. Två vägar konstateras; ta upp frågan till UN eller med Johan Gaddefors (projektledare i fördubblingsprojektet). att ISG tagit del och rekommenderar att Camilla Westerborn kontaktar Johan Gaddefors. 547 Övriga frågor: Renoveringsbehov av hundrummet stall 3 VHC Muntlig dragning. Carl-August Gustén Hundarna finns idag i stall 3 (FA). Själva hundrummen renoverades nyligen. Övriga delar av lokalerna är i dåligt skick (bl.a. vattenskador) och behöver evakueras för att rustas upp. Lokalerna är inte anpassade för det hårda slitage som råder. Projektet bedöms omfattande och hundarna behöver evakueras. Temporär lösning finns men permanent lösning kommer att kräva investeringar. Fastighetsavdelningen ifrågasätter lokalernas utformning då de inte uppfyller de krav som borde ha ställts på den tänkta verksamheten. 9/10

10 att ISG beslutar att uppdra åt enheten lokaler och projekt att se över kostnader och vad som krävs för ett kommande genomförandebeslut och Fastighetsavdelningen utreder entreprenadjuridiken i frågan. 548 Nästa sammanträde kl Ulls hus Öjebyn + video Datum för kommande möten kl Ulls hus Öjebyn + video Agneta Höjdestrand 549 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Stf ordförande Johanna Sennmark Justeringsperson 10/10