Styrelsen Sida 1 (22) ÅRSREDOVISNING KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING ORGANISATIONSNR 716418-3514
Styrelsen Sida 2 (22) Förvaltningsberättelse för Krogtäppans samfällighetsförening avseende verksamhetsåret. Allmänt som föreningen Krogtäppans samfällighetsförening bildades i samband med att området byggdes. När kommunen planerade att det inom Krogtäppan skulle finnas gemensamhetsanläggningar fastställde Lantmäteriet i anläggningsbeslut vilka fastigheter som ska ingå i samfälligheten/samfällighetsföreningen. Medlemskapet hänger ihop med ägandet av fastigheten. Den som äger en fastighet på Krogtäppan ingår automatiskt och obligatoriskt i Krogtäppans samfällighetsförening. Samfällighetsföreningen sköter de tre gemensamhetsanläggningar som finns. GA6 Stora samfälligheten Ansvarar för leverans av fjärrvärme, varm- och kallvatten samt ledningar för vatten, avlopp och dränering (fastighetsägaren ansvarar själv för värmecentraler, VVS, ventilation, element osv i husen.), skötsel av parkmark, gemensamma grönytor (all mark som inte är enskild tomt), lekplatser, undercentraler (2st), gatubelysning, gator/vägar, parkeringsytor, trafikfrågor, gångvägar, snöröjning mm Medlemmar i den s k stora samfälligheten är områdets samtliga 239 fastigheter. GA7 Garagesamfälligheten Garagelängorna och de 92 parkeringsplatser som finns i dem. Medlemmar i denna s k garagesamfälligheten är de 92 fastigheter som har garage i länga. GA8 KabelTV-samfälligheten KabelTV inklusive bredband. Medlemmar i den s k kabeltv-samfälligheten är områdets samtliga 239 fastigheter. Detaljplanen Utöver anläggningsbesluten är detaljplanen Jordbro 16 med planbeskrivning och planbestämmelser grundläggande dokument med regler för hur samfällighetsföreningens områden får bebyggas, användas och skötas. Stadgar Föreningens verksamhet regleras, utöver anläggningslagen och lag om förvaltning av samfälligheter, av stadgarna. Stadgarna fastställdes av stämman 2016-03-21.
Styrelsen Sida 3 (22) Styrelse, revisorer och valberedning Styrelsen Styrelse fram till 8 juni Hus Verksamhetsområde Staffan Sillén 56 Ordförande Birgitta Larsson 116 Sekreterare Lena Odenholm 191 Kassör Göran Hilmgård 204 Mark Andreas Ugriczicz 210 VVS Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Sören Spetz 132 Mark Conny Grundström 192 Byggnader/Trafik Styrelse 8/6-28/8 Hus Verksamhetsområde Niclas Lindberg 11 Ordförande Staffan Sillén 56 Vice ordförande och ekonomiansvarig Åsa Gustafsson 180 Sekreterare Andreas Ugriczicz 210 VVS Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Sören Spetz 132 Mark Conny Grundström 192 Byggnader/Trafik Thusandhi Marijanandarajah 86 VVS-administration Göran Hilmgård har varit adjungerad till styrelsen som delansvarig för Mark-frågor. Styrelse 28/8-4/9 Hus Verksamhetsområde Niclas Lindberg 11 Ordförande Åsa Gustafsson 180 Sekreterare och ekonomiansvarig Andreas Ugriczicz 210 VVS Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Sören Spetz 132 Mark Conny Grundström 192 Byggnader/Trafik Thusandhi Marijanandarajah 86 VVS-administration Göran Hilmgård och Ewa Nilsson Törner varit adjungerade till styrelsen. Göran som delansvarig för Mark-frågor och Ewa som ansvarig för bokföringen. Styrelse från 4/9 Hus Verksamhetsområde Niclas Lindberg 11 Ordförande Åsa Gustafsson 180 Sekreterare och ekonomiansvarig Peter Eriksson 195 El/Tele/Internet Sören Spetz 132 Mark Conny Grundström 192 Byggnader/Trafik Thusandhi Marijanandarajah 86 VVS-administration
Styrelsen Sida 4 (22) Göran Hilmgård, Ewa Nilsson Törner och Jonas Lind har varit adjungerad till styrelsen. Göran som delansvarig för Mark-frågor, Ewa som ansvarig för bokföringen och Jonas som VVSansvarig Styrelsen har hållit 14 protokollförda sammanträden. Styrelsen har utöver styrelsemötena haft ett flertal arbetsmöten. Revisorerna Revisorer fram till 8 juni Revisorer efter 8 juni Ordinarie Hus Ordinarie Hus Niclas Lindberg 11 Åke Sahlin 95 Åke Sahlin 95 Thomas Larsson 220 Suppleanter Suppleant Stefan Strömberg 246 Stefan Strömberg 246 Thomas Larsson 220 Valberedningen Valberedning mellan ordinarie stämma och 8 juni Göte Persson 96 Sammankallande Thusandhi Manjanandarajah 86 Jonas Lind 45 Ewa Nilsson Törner 200 Valberedning efter extra stämman 8 juni Jonas Lind 45 Sammankallande Ewa Nilsson Törner 200 Mia Letfors 198 Martin Andersson 94 Stämmor och informationsmöten Ordinarie föreningsstämma hölls den 22 mars i Kvarnbäcksskolans matsal. Deltagande fastigheter uppgick till 85 st. Vid den ordinarie stämman var inte förvaltningsberättelse/bokslut klart. Med anledning av det bordlades behandlingen av förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse och ansvarsfrihet för styrelsen. Stämman beslutade också att återremittera frågan om budget och debiteringslängd till styrelsen. Likaså beslutade stämman att återremittera frågan om nya parkeringsregler. Extra föreningsstämma hölls den 8 juni i Kvarnbäcksskolans matsal. Deltagande fastigheter uppgick till 52 st. Stämman behandlade förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse och gav styrelsen ansvarsfrihet. Stämman antog budget och debiteringslängd.
Styrelsen Sida 5 (22) Stämman gav styrelsen i uppdrag att se över vad som ska anses vara gemensamma kostnader och om preliminär debitering av värme och vatten kan ske med utgångspunkt i föregående års förbrukning istället för en schablon per hustyp. Stämman förrättade även fyllnadsval till styrelsen eftersom flera av styrelsens ledamöter som valdes vid ordinarie stämma beslutat sig för att avgå i förtid. Informationsmöte hölls den 23 november. På mötet presenterade sig styrelsen hur de såg ut efter extrastämman och hur man organiserat sitt arbete. Valberedningen fanns också på plats för att svara på frågor om styrelsens sammansättning och valberedningens arbete med anledning av de samarbetsproblem som uppstått inom styrelsen efter extrastämman och som valberedningen arbetat med att lösa. På mötet togs också fiberfrågan upp. Detta för att få en bild av hur stort intresse det finns i området för att dra in fiber. Vid informationsmötet presenterade styrelsen sin syn på hur frågan om öppen fiber bör hanteras. Utgångspunkten är att det är fullt möjligt för de fastighetsägare som själva vill att teckna avtal om öppen fiber direkt med en nätägare utan att det går via samfälligheten. Före en installation behöver ett markavtal tecknas med samfällighetsföreningen för grävarbeten mm. Mötet höll med om styrelsens inriktning om at öppen fiber bör lösas utan att det får via samfälligheten. Diskussionen på informationsmötet resulterade i att intresserade fastighetsägare, oberoende av samfälligheten, bildat en arbetsgrupp. Arbetsgruppen undersöker intresse, tar fram olika alternativ/offerter och de fastighetsägare som vill antar det förslag om öppen fiber som arbetsgruppen tar fram. Man diskuterade också aktuella VVS-frågor, varmvattenleverens från Vattenfall och tankar om debitering baserad på tidigare förbrukning istället för på hustyp. På den extra årsstämman -06-08 väcktes frågan av medlemmar om den preliminära debiteringen av värme/vatten kunde anpassas till fastighetens faktiska förbrukning istället för att fortsätta med en schablon per hustyp. Frågan togs också upp på höstens informationsmöte och många medlemmar var positiva till en förändring. För medlemmarna skulle det innebära att den preliminära debiteringen skulle likna hur debitering skulle ske om man var direktkund hos Vattenfall. En stor majoritet av medlemmarna på mötet var positiva till förändringen. Styrelsen redovisade också hur man vill jobba vidare med parkeringsfrågan och man fick stöd av det på mötet. I korthet betyder det att inga förändringar av p-reglerna kommer att ske men att styrelsen fr o m 27/11 aktivt kommer att börja arbeta för att gällande regler ska efterlevas. Förhoppningen är att P-situationen ska förbättras för att undvika att styrelsen ska behöva anlita en entreprenör för p-övervakning.
Styrelsen Sida 6 (22) Verksamhetsberättelse Uppföljning av planerad verksamhet enligt budgeten Till stämman redovisade styrelsen vilken verksamhet man planerade för. Planering och utfall redovisas nedan: Planerad verksamhet Allmänt Färdigställande av ny längombudspärm (kvar sen 2012). Revidering av huspärmen. Arbete med den digitala underhållsplanen (HSB). Träff med längombuden inför vår och höststädning. Vår och höststädning lördagar i år v18 6/5 normalt v17 respektive v43. Informationskväll om samfälligheten nov. Information till nyinflyttade. Uppföljning Inte genomfört. Avvaktat i till huspärmen reviderats. Ett nytt informationsmaterial, Att bo och vara medlem i Krogtäppans samfällighetsförening, har tagits fram med den gamla huspärmen som underlag. Materialet finns på hemsidan och har presenterats på bloggen. Hemsidan har uppdaterat maa av det nya materialet. Underhållsplanen har uppdaterats efter besiktning av HSB. Genomfördes den 23/11. Styrelsen informerade bl a om sitt arbete med trafikfrågan och om öppen fiber. De tidigare personliga hembesöken har inte genomförts. Satsning har istället gjorts på att få färdigt det nya informationsmaterialet och sprida det via hemsida och blogg. Under året har styrelsen skaffat en bevakningstjänst för att få automatiska uppdateringar när ägarbyten sker. I samband med det kommer nya ägare att få ett välkomstbrev och ett ex av det nya informationsmaterialet.
Styrelsen Sida 7 (22) Revidering av hemsidan. Utbildningsaktiviteter för styrelsen. Lantmäteriärendet GA8. Fortsatt övergång till användning av molnetfunktionen för våra handlingar och arbetssätt. Back-up mm. Påbörjat 2016. Hemsidan har reviderats med ny information och en nyhetsblogg har startats upp. Har inte hunnis med. Styrelsen har arbetat vidare med frågan och vidare analyserat vilka behov av ändring av anläggningsbeslutet som är motiverat/behövs. Medlemmarna har fått skriftlig information i brevlådorna. En proposition om den vidare hanteringen lämnas till stämman. Inte hunnits med Ekonomi Övergång till Visma förening on-lineversion alternativt helt utlagd bokföring mm. Ny kontoplan. Bokföringstjänst har handlats upp och lagts ut på konsult. Inte genomfört under men sker under 2018. Garage i länga Förbättring av undertaket/garagetak på G1 samt takfästanordning. Ny/komplettering av ytterbelysning på samtliga garage. Se även El Genomfört. Arbetet kommer att slutbesiktigas av extern besiktningsman kvartal 1 2018. Genomfört med gott resultat. Mark Lekplatsinspektion av certifierad kontrollant samt åtgärder enligt protokoll. Asfaltsarbeten. Linjemarkering på gupp mm där asfaltsarbeten gjorts. Har genomförts som planerat. Ett besiktningsprotokoll har upprättats och utifrån det har åtgärder prioriterats och utförts. De största asfaltsprojekten under året har varit infartsvägarna vid hus 1-39 samt 93-107. Genomfört
Styrelsen Sida 8 (22) Åtgärder av lekutrustning i lekplats L15. Åtgärder markarbeten vid vissa garage och parkeringsplatser. Gallring av träd enligt skogsvårdsplanen delar av område E ytterområdet runt Krogtäppan Stubbfräsning av stubbar vid grönytor innerområdet. Inoljning av bord och bänkar vid gångvägar och lek-platser. Ogräsbekämpning av grusfotbollsplanen. Blomlådor med blommor vid alla infarter. Reparation av kantstenar. Kvarstår vissa platser från 2015 och 2016. Röjning av högt gräs och sly vid samtliga lekplatser. Vinterunderhåll och sandborttagning. Samarbete med Uh-gruppen. Utrustningen helt utbytt och lekplatsen omgjord/upprustad. Klart vid G1 men arbetena vid G5-6 uppskjutna till 2018. Delvis genomfört. Skjutet till 2018 då ett antal lekplatser som lagt i träda eller ska tas ur bruk kommer att läggas ner i enlighet med den plan som tidigare presenterats för stämman, Ny entreprenör upphandlad inför vintersäsongen /2018. Underhållsgruppen, som består av intresserade medlemmar, har under året arbetet med renhållning, markskötsel och enklare reparationer. El, Tele, Internet, kabeltv Nya armaturer på samtliga garage i länga. Kvar sen 2016 Nya belysningsritningar + märkning. Grävarbeten vid UC1 och UC2 för att få koppling till vår utrustning för styrdatorer av fjärrvärmen och internetuppkoppling till styrelserummet.
Styrelsen Sida 9 (22) Utredning av kabeltvfrågan inför stämman 2018. Vårt avtal med Comhem går ut 2018 juni. Avtalet förlängt till 2019-06-30. Vidare hantering hänger samman med stämmans beslut om ändrat ändamål för kabel-tvsamfälligheten. VVS Information till de boende om status samt förbrukningssiffror på husets villa-central ca 3 ggr/år. Kontroll av samtliga hus vad gäller samfällighetens ansvar för värme och kallvattenleveranser, utförare Söderbloms VVS. Samtidigt utförs en statuskontroll av fastighetens värmeväxlare. Statuskontroll av våra undercentraler vår/höst av Driftec. Vidareutveckling av vårt avläsningssystem ev upphandling av bättre avläsningssystem. Påbörjat 2016 Styr och övervakningsdatorer i undercentralerna. Påbörjat 2016 Filmning av våra avloppsledningar för att bedöma status och ev åtgärder. Diskussion med Vattenfall om Krogtäppans fjärrvärmeförbrukning samt nytt avtal. Påbörjat 2016 Fortsatta Förhandlingar med Vattenfall om kapacitetsbehovet i våra värmeväxlare i UC1 och UC2. De växlare som Vattenfall satte in när samfälligheten övertog ansvaret är inte tillräckligt kraftfulla. Påbörjat 2016 Genomfört. Resulterade i smärre justeringar och åtgärder. Medel för utredning av olika utvecklingsalternativ avsatta i budget 2018. Det nuvarande systemet och utrustningen är gammal och driftosäker och behöver bytas ut. Genomfört. Glädjande nog var statusen på avloppsledningarna mycket god och inga anmärkningar gjordes. Inte hunnits med bl a tack vare rotationen i styrelsen. Ärendet avslutat då det bedöms som utsiktslöst att efter många år förmå Vattenfall att medverka till rättning av felen. Dokumentation i ärendet saknas och det är svårt för samfälligheten att visa att man inte godkänt installationen. Samfälligheten kan heller inte visa dokumentation över att man krävde större effekt på anläggningen än den som installerats och som samfälligheten tagit i bruk och använt.
Styrelsen Sida 10 (22) Ev uppgradering av föreningens värmeväxlare i undercentralerna. Allt beroende på hur förhandlingen med Vattenfall går. Installation av nya värmeväxlare inlagt i underhållsåtgärderna 2018. Trafik Nya trafikregler och parkeringsbestämmelser inom Krogtäppan och uppsättning av nya trafikskyltar och komplettering av skyltar. Under förutsättning att stämman antar styrelsens proposition (kvar sen 2012). Stämman antog inte dåvarande styrelses förslag till nya p-regler och återremitterade ärendet till styrelsen för eventuell omarbetning. Den nya styrelsen har under året arbetat med att informera om och förtydliga vilka p-regler som f n gäller. Ett informationsmaterial har delats ut i brevlådorna och styrelsen har lappat felparkerade bilar med information om vad som gäller. Förbättringar har skett och många medlemmar har hjälpt till genom att se till att röja garage och skapa p-möjligheter vi egen fastighet osv. Vissa problem kvarstår vid vissa gästparkeringar där boende frekvent ställer flera av sina boendebilar. Styrelsen har haft dialog med berörda fordonsägare med skiftande framgång. Dialogen kommer att fortsätta. Det finns vissa problem med utomstående bilar som parkerar i området utan att de är gäster till boenden. För att komma tillrätta med dessa problem måste t ex betalparkering till, vilket stämman redan avvisat. Andra sätt att lösa det är att införa någon form av parkeringsstillstånd för boende med gemensamhetsparkering och för gästparkeringar. Olägenheterna för ett flertal av fastigheterna skulle dock sannolikt upplevas som stora. Oavsett om ett system med betalparkering eller p-tillstånd införs skulle övervakning och bötfällning krävas. Styrelsen bedömning är att läget förbättrats, det finns vissa lokala problem kvar men på det stora hela finna alltid gästplatser att tillgå någonstans inom området. Styrelsen har därför landat i att nuvarande p-regler ska fortsätta gälla och har därmed inte för avsikt att hänskjuta frågan till stämman igen. Det finns fortsatta problem med parkering i vändzoner och föreningen fått klagomål om att det försvårar för sophämtning, snöröj-
Styrelsen Sida 11 (22) ning, transporter osv. Styrelsen kommer som en förvaltningsåtgärd att under 2018 anlita entreprenör för p-bevakning av vändzoner och vägar för att komma till rätta med denna typ av felparkering. Kontroll och åtgärder av felparkerade fordon. Ny infotavla vid infartsvägen. Byggnader Åtgärd av panel på UC2 del av. Mycket omständlig handläggning att få bort bilar som långtidsparkerar fel. Samarbete med p-bolag om hjälp med handläggningen har inletts. Har inte hunnits med och bedömdes av HSB vid besiktning inte som akut. Åtgärder kommer att samordnas med andra åtgärder i kommande underhållsplan. Övrigt om verksamheten under året Utöver att genomföra den planerade verksamheten och budgeten har verksamhetsåret präglats av de förändringar av styrelsen som skett. Under verksamhetsåret har hela fem ledamöter valt att lämna styrelsen. Tre ledamöter som valts av den ordinarie stämman avgick i samband med extra stämman. En ytterligare avgick strax därefter. Valberedningen blev engagerad med anledning av samarbetsproblem inom styrelsen och påbörjade en namninsamling för att få till stånd en ytterligare förändring av styrelsen. Förfarandet skedde i enlighet med Lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. 32 Styrelseledamot kan av den som utsett honom skiljas från sitt uppdrag före utgången av den tid för vilken man utsetts. Om minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar eller det mindre antal, som kan vara bestämt i stadgarna, hos styrelsen begär att extra föreningsstämma skall hållas och därvid anger de ärenden som skall behandlas, åligger det styrelsen att inom en vecka kalla till sådan stämma att hållas så snart det med iakttagande av föreskriven kallelsetid kan ske. Förfarandet blev aldrig aktuellt med anledning av att en avsägelse från uppdraget inkom. Den nya styrelsen har arbetet med att skapa ytterligare tydlighet i vad som är samfällighetsföreningens uppgifter och ansvar, bl a utifrån en analys av anläggningsbeslut, detaljplan och planbestämmelser. Informationsmaterial har tagit fram om samfälligheten, parkeringsregler och regler om bygglov mm på samfälld mark. Materialet har spridits till medlemmana på olika sätt. Stringens och tydlighet om ansvar, uppgifter och skyldigheter är viktigt eftersom lagstiftningen är tydlig: en samfällighet/samfällighetsförening får inte sköta andra uppgifter än för vad den bildats. På det sättet skiljer sig en samfällighet från t ex bostadsrättsföreningar och villaägareföreningar där medlemmarna mer fritt kan bestämma om man vill att föreningen ska ta på sig ny verksamhet.
Styrelsen Sida 12 (22) Styrelsen har arbetet med att skaffa sig överblick över den ekonomiska situationen, underhållsplanen och underhållsarbetet och finansierings-/lånefrågorna. Det har varit ett omfattande arbete att bringa ordning i bokföring/redovisning för 2016 och och flera insatser har behövts göras för att rätta till felaktigheter i bokföring/redovisning för dessa år. Upplägget med underhållslån har under inneburit kostnader för avskrivningar/amorteringar på 480.000:- och räntor på 260.000:-, totalt 720.000:-. Styrelsen ser det som nödvändigt att se över låneupplägget under 2018. Det är inte rimligt att ha upplånade pengar ligga på bankkonto och kosta ränta på det sätt som sker. En möjlighet är att istället se om föreningen kan arbeta med lånelöften hos banken och lyfta av lån när det behövs. På det sättet behöver föreningen inte ligga på lånade pengar i reserv. Efter stämmans uppdrag att se över fördelningen av de gemensamma kostnaderna har styrelsen gjort det och presenterar maa det ett förslag till kommande stämma. Likaså presenteras ett nytt sätt att debitera preliminära kostnader för värme/vatten baserat på föregående års förbrukning i stället för på en schablon efter hustyp. Styrelsen har under året arbetet med att skaffa sin överblick om systemet för den ekonomiska planeringen. Tidigare år har styrelserna presenterat budget för stämman samt en taxeringslängd. Efter en analys av stadgarna och konsultation hos Villaägarna kommer styrelsen att istället presentera utgifts- och inkomststad. I stadgarna står det att det är det som styrelsen ska ta fram. I stadgarna står inget om budget eller taxeringslängd. Inte eller om verksamhetsplan som är något tidigare styrelser presenterat. Framöver kommer styrelsen i underlagen till utgifts- och inkomststat att presentera vilken verksamhet man planerar för respektive samfällighet/anläggning. Vid översynen har det också framkommit att den debiteringslängd som tidigare tagits fram inte uppfyller de krav som finns. I tidigare debiteringslängder har man inkluderat de individuella preliminära kostnaderna för värme/vatten. Efter konsultation hos Villaägarna kan konstateras att det är fel. I debiteringslängden ska enbart upptas den uttaxering som krävs för drift, skötsel och underhåll av samfällighetsföreningens anläggningar. Kostnader för individuell förbrukning, t ex vatten och fjärrvärme ska tas ut genom vanlig fakturering. Styrelsen tycker det är bra eftersom det betyder att föreningen i debiteringslängden inte röjer information om individuell förbrukning som kan uppfattas som integritetskränkande. Ytterligare en sak som uppmärksammats är att samfällighetsföreningen inte har någon kontrolluppgiftsskyldighet för samfällighetsföreningens räntekostnader. Föreningens räntekostnader är avdragsgilla hos medlemmarna. Samfällighetsföreningen är dock skyldiga att lämna de uppgifter medlemmarna behöver för sina deklarationer, t ex betalda ränteuppgifter. De uppgifterna finns i föreningens bokslut. Ekonomisk berättelse Nedan följder den ekonomiska berättelsen med resultaträkningar med uppföljning samt balansräkningar för respektive samfällighet.
Styrelsen Sida 13 (22) Resultaträkning med budgetuppföljning GA6 INTÄKTER Budget Utfall Värme 3800000 3800000 Vatten 820000 820000 El 105600 105600 Samfällighetsavgifter 2516500 2516500 Slutreglering värme/vatten 0-337377 Öresutjämning 0 49 SUMMA INTÄKTER 7242100 6904772 KOSTNADER Medlemmarnas värme & vatten -4620000-4282623 Värme -3800000-3462538 Vatten -820000-820085 DRIFTKOSTNADER Gemensamma kostnader -531200-402785 Gemensam el -105600-86144 Styrelsekostnader -20000-2163 Årsstämma/infomöten -12000-12185 Administration -36000-5287 IT-kostnader -48800-15781 Kopiering/tryck -15200-13900 Underhållspärm -21600-13674 Bankkostnader -3200-2695 Styrelsearvoden -131200-158534 Ersättning utöver arvoden -44000-1600 Revionsarvode -5600-5600 Underhållsgruppen -32000-32000 Sociala kostnader -56000-53222 Administrativa kostnader GA6-69000 -96145 Medlemskap Villaägarna -47000-40888 Internet/hemsida -22000-7119 Bokföringstjänster 0-47650 Övrigt 0-488 Markskötsel -201000-165298 Vår- & höststädning -15000-35338 Containerhyror -75000-26977 Trivselåtgärder -96000-75646 Gräsklippning -15000-27337
Styrelsen Sida 14 (22) Driftkostnader värmeanläggning -248500-244840 Värmeanläggningar -220000-217024 Ledningar -7500 0 VVS i fastigheter -21000-27816 Väg & trafikkostnader -366000-212722 Vintervägunderhåll -300000-172236 Trafikåtgärder/skyltar mm -66000-40486 Reparationer -57000-22008 Byggnader/undercentraler -45000-4373 Elreparationer/belysning -12000-17635 SUMMA DRIFTKOSTNADER -1472700-1143798 LÖPANDE UNDERHÅLL -207000-455620 Skogsvård 0-197293 Gräs, plantering, mark, sand 0-227122 Markförbättringar -207000-31205 Ändrade gemensamma kostnader 257600 RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR 1200000 1022731 AVSKRIVNINGAR -480000-480000 Avskrivningar/amortering av lån -480000-480000 RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR 720000 542731 FINANSIELLA INTÄKER/KOSTNADER -260000-210195 Räntekostnader -260000-210195 Ränteintäkter 0 0 BERÄKNAT RESULTAT innan disp. 460000 332536 BOKSLUTSDISPOSITIONER -460000-460000 Avsättning underhållsfond -460000-460000 RESULTAT efter bokslutsdisp. 0-127464
Styrelsen Sida 15 (22) UNDERHÅLLSLÅNET Budget Utfall Planerat underhåll Asfalt/vägunderhåll 725000 729962 Lekytor/lekplatser 535000 665902 VVS (värmeväxlare och ledningar) 606000 576501 Styrsystem 150000 182294 El 0 0 Trafikåtgärder 65000 0 Skogsvård 200000 0 Gräs, mark och plantering 200000 0 SUMMA PLANERAT UNDERHÅLL 2481000 2154659 Kommentarer: Gemensam el Gemensamma kostnader Adm. kostnader Markskötsel Driftkostnader värme Väg & trafikkostnader Lägre kostnader pga större energibesparande effekter av byte av belysningsarmatur än beräknat. Generellt sett lägre kostnader än budgeterat. Till stor del beror det på att planerad verksamhet inte genomförts pga stora förändringar av styrelsen som gjort att flera insatser inte hunnits med. Det gäller t ex styrelseutbildning, byte av ekonomisystem, utveckling av IT-stöd för avläsningssystem osv. Förrättningskostnader GA8 har inte uppstått under året pga att förrättningen dröjt till 2018. Arvodeskostnaderna är något större än budgeterat pga att styrelsen haft flera adjungerade under året för att klara sitt arbete. Å andra sidan har budgeten för ersättningar utöver arvoden inte använts alls vilket gör att arvodeskostnaderna totalt sett varit lägre än budgeterat. Har varit högre än budgeterat pga tillkommande kostnader för bokföringshjälp för att få ordning på bokföring och bokslut till extrastämman för 2016. I bokslutet at uppmärksammats att vissa kostnader som härleder sig till containerhyra förts som städkostnad. Att kostnaden för gräsklippning blivit dyrare beror på att maskinerna behövts servas, vilket inte var budgeterat. Styrelsen redovisar skogsvård och markåtgärder som löpande underhåll istället för som planerat underhåll, som belastar underhållslånet. Anledningen till det är att t ex trädfällning och stubbfräsning samt grässådd osv inte är åtgärder som bör skrivas av under 15-20 år utan tas direkt i resultatet. I huvudsak kostnader för serviceavtal, funktionskontroller mm för undercentraler. De låga kostnaderna beror på en mild vintersäsong 2016/017.
Styrelsen Sida 16 (22) Reparationer Löpande underhåll Avskrivningar Finansiella kostnader Avsättning underhållsfond Budgeterat panelbyte UC har inte genomförts. Efter närmare besiktning bedömdes det inte nödvändigt utan kan samordnas med kommande arbeten i underhållsplanen. Skogsvårds åtgärder har genomförts som planerat. Markarbeten vid G5-6 har inte genomförts utan skjutits till 2018. Markarbeten vid G1 har genomförts som planerat. Av hävd tas amorteringskostnader för lån upp som avskrivningar i resultaträkningen. Räntekostnader för föreningens lån. Ränteutgifterna uppgår till 879:- per fastighet och är avdragsgill i fastighetsägarnas självdeklarationer. Årets avsättning uppgår till budgeterade 460.000:-. Enligt stadgarna ska avsättningen vara minst 100.000:- Det är nödvändigt för föreningen att bygga upp underhållsfonden för att minimera behoven av lånefinansiering av underhållskostnader. Efter årets avsättning uppgår fonden till 560.000:-. Underhållslånet Asfaltsarbeten har genomförts som planerat. Lekplatserna, främst L15, har rustats som planerat. Säkerhetsbesiktning av lekplatser och åtgärder med anledning av det har skett. Filmning av föreningens avloppsledningar har skett för att kontrollera status. Glädjande nog är ledningarna bra och inga anmärkningar gjordes vid besiktningen. Nytt styrsystem för värme/vatten har installerats och presenterades vid informationsmötet. Vi har nu god kontroll på värmesystemet och leverans av värme/varmvatten. De problem med värmeleverans som varit under året beror inte på styrsystemet. Istället kan konstateras att det är föreningens värmeväxlare som har för låg kapacitet. Med anledning av att stämman inte antog styrelsens förslag till nya parkeringsregler har inga nya skyltar mm satts upp. Skogsvårdsåtgärder och gräs,/planteringsjobb har genomförts som planerat men har inte belastat underhållslånet utan i stället förts i resultaträkningen som löpande underhåll, vilket styrelsen bedömer är mer korrekt.
Styrelsen Sida 17 (22) Balansräkning GA6 TILLGÅNGAR Ingående balans Utgående balans Anläggningstillgångar Byggnader 173 462,00 173 462,00 Ackumulerade avskrivningar byggnader -173 462,00-173 462,00 Markanläggningar 1 395 864,28 Maskiner och andra tekniska anläggningar 60 724,00 60 724,00 Ackumulerade avskrivningar maskiner -60 724,00-60 724,00 Installationer 2 095 622,00 2 854 417,00 Ackumulerade avskrivningar installationer -840 678,00-1 320 678,00 Summa anläggningstillgångar 1 254 944,00 2 929 603,28 Omsättningstillgångar Kundfordringar 30 820,00 21 284,00 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 548,00 Företagskonto 8 037 440,55 6 726 611,67 Summa omsättningstillgångar 8 068 260,55 6 748 443,67 SUMMA TILLGÅNGAR 9 323 204,55 9 678 046,95 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Medlemsinsatser -71 700,00-71 700,00 Underhållsfond -694 149,88-100 000,00 Balanserad vinst -299 993,40-292 991,52 Årets resultat 542 672,76 Summa eget kapital -523 170,52-464 691,52 Långfristiga skulder Lån mätare -1 254 944,00-1 074 944,00 Underhållslån -4 925 000,00-4 625 000,00 Skuld andelsägare -666 289,91-337 376,91 Skuld garagesamfällighet -455 242,89-417 195,89 Skuld kabeltvsamfällighet -21 932,00-183 809,00 Summa långfristiga skulder -7 323 408,80-6 638 325,80
Styrelsen Sida 18 (22) Kortfristiga skulder Leverantörsskulder -1 402 039,09 Personalskatt -79 566,00 Sociala avgifter -66 659,00 Upplupna löner -46 900,00 Upplupna kostnader -74 586,14-2 135 987,88 OBS-konto 86 619,80 Summa kortfristiga skulder -1 476 625,23-2 242 493,08 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER -9 323 204,55-9 345 510,40 BERÄKNAT RESULTAT 332 536,55 Styrelsen föreslår att an avsättning till underhållsfonden sker med budgeterade 460.000:- Det möjliggörs genom att använda 127.464:- av tidigare balanserat resultat. Det innebär att det balanserade resultatet efter bokslutsdispositioner uppgår till 165.527,51. Underhållsfondens utgående balans blir 560.000:-.
Styrelsen Sida 19 (22) Resultaträkning med budgetuppföljning GA7 : INTÄKTER Budget Utfall Samfällighetsavgifter 481800 481800 Öresutjämning 0 0 SUMMA INTÄKTER 481800 481800 KOSTNADER DRIFTKOSTNADER Gemensamma kostnader -99600-75621 Gemensam el -19800-16152 Styrelsekostnader -3750-405 Årsstämma/infomöten -2250-2285 Administration -6750-991 IT-kostnader -9150-2959 Kopiering/tryck -2850-2606 Underhållspärm -4050-2564 Bankkostnader -600-506 Styrelsearvoden -24600-29725 Ersättning utöver arvoden -8250-300 Revionsarvode -1050-1050 Underhållsgruppen -6000-6000 Sociala kostnader -10500-10078 Ändrade gemensamma kostnader -193200 0 Underhåll -9000-444226 Reperationer (tak, fasad,portar odyl) -9000 0 Garagebelysning 0-444226 BERÄKNAT RESULTAT innan disp. 180000-38047 BOKSLUTSDISPOSITIONER Avsättning underhållsfond -180000-100000 Upplösning av underhållsfond 0 RESULTAT efter bokslutsdisp. 0-138047 Kommentar Under året har ny belysning installerats på varje garage och taket på G1 har förbättrats. Kostnaderna belastar resultaträkningen istället för underhållslånet. Anledningen till det är att utrymme till det finns med anledning av ny fördelning av gemensamma kostnader.
Styrelsen Sida 20 (22) Genom det minskar GA7:s kostnader för det med ca 193.000:- I stället för en återföring till andelsägarna har medlen använts för att finansiera garageunderhållet, vilket leder till att GA7 slipper belastas för avskrivnings- och räntekostnader för åtgärden. Årets resultat täcks av tidigare års balanserade resultat Avsättning till underhållsfond enl stadgarna, vilket är lägre än budgeterat. Det kompenseras dock 2018 (se vidare förslag till budget) Balansräkning GA7 : TILLGÅNGAR Ingående balans Utgående balans Anläggningstillgångar Avräkningskonto 455 242,89 417 195,89 SUMMA TILLGÅNGAR 455 242,89 417 195,89 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Underhållsfond -274 280,00-274 280,00 Balanserad vinst -180 962,89-180 962,89 Summa eget kapital -455 242,89-455 242,89 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER -455 242,89-455 242,89 BERÄKNAT RESULTAT -38 047,00 Styrelsen föreslår resultatet försämras till -138.047:- för att möjliggöra en avsättning på 100.000:- till underhållsfonden. Det innebär att det balanserade resultatet efter bokslutsdispositioner minskar till +42.915,89:-. Underhållsfondens utgående balans blir då 374.280:-.
Styrelsen Sida 21 (22) Resultaträkning med budgetuppföljning GA8 : INTÄKTER Budget Utfall Samfällighetsavgifter 472600 478717 Öresutjämning 0 0 SUMMA INTÄKTER 472600 478717 KOSTNADER DRIFTKOSTNADER Gemensamma kostnader -33200-25207 Gemensam el -6600-5384 Styrelsekostnader -1250-135 Årsstämma/infomöten -750-762 Administration -2250-330 IT-kostnader -3050-986 Kopiering/tryck -950-869 Underhållspärm -1350-855 Bankkostnader -200-169 Styrelsearvoden -8200-9908 Ersättning utöver arvoden -2750-100 Revionsarvode -350-350 Underhållsgruppen -2000-2000 Sociala kostnader -3500-3359 Ändrade gemensamma kostnader -64400 0 Drift och underhåll -350000-350112 Kabel-TV-drift -355000-350112 Reperation och underhåll 0 0 Förrättningskostnader 0 0 BERÄKNAT RESULTAT innan disp. 20000 103398 BOKSLUTSDISPOSITIONER Avsättning underhållsfond -20000-50000 Upplösning av underhållsfond 0 RESULTAT efter bokslutsdisp. 0 53398 Genom den nya fördelningen av gemensamma kostnader minskar GA8:s kostnader med nära 65.000:- I stället för en återföring till andelsägarna föreslås ca halva utrymmet avsättas till underhållsfonden medan resterande balanseras till resultatet. Utrymmet kan behövas för att täcka kommande förrättningskostnader om de blir större än vad som budgeterats 2018.
Styrelsen Sida 22 (22) Balansräkning GA8 : TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Avräkningskonto 21 932,00 183 809,00 SUMMA TILLGÅNGAR 21 932,00 183 809,00 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Underhållsfond -10 000,00 Balanserad vinst -21 932,00-70 411,00 Summa eget kapital -21 932,00-80 411,00 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER -21 932,00-80 411,00 BERÄKNAT RESULTAT 103 398,00 Styrelsen föreslår att 50.000:- av det beräknade resultat avsätts till underhållsfonden och att resten balanseras till resultatet för att utgöra reserv för kostnader för förrättning om ändrat ändamål för GA8. Niclas Lindberg Sören Spetz Peter Eriksson Åsa Gustafsson Thusandhi Marijanandarajah Conny Grundström