Utgifts- och inkomststat GA6 Stora samfälligheten

Transkript

1 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING (10) Dagordningspunkt: 13a Utgifts- och inkomststat GA6 Stora samfälligheten Enligt 15 i stadgarna ska styrelsen lämna förslag om utgifts- och inkomststat till stämman för beslut. Denna ligger sedan till grund för debiteringslängden som stämman också ska fatta beslut om. GA6:s ansvarsområden Samfällighetsföreningen sköter de tre samfälligheter/gemensamhetsanläggningar som finns inom Krogtäppan. En av dessa är gemensamthetsanläggningen (GA) GA6. Medlemmar i denna s k stora samfälligheten är områdets samtliga 239 fastigheter. GA6 ansvarar enligt lantmäteriets anläggningsbeslut för leverans av fjärrvärme, varm- och kallvatten samt ledningar för vatten, avlopp och dränering (fastighetsägaren ansvarar själv för värmecentraler, VVS, ventilation, element osv i husen.), skötsel av parkmark, gemensamma grönytor (all mark som inte är enskild tomt), lekplatser, undercentraler (2st), gatubelysning, gator/vägar, parkeringsytor, trafikfrågor, gångvägar, snöröjning mm. Budgeten ska täcka kostnader för drift och underhåll av allt det som GA6 ansvarar för. Budgeten ska också täcka avsättning till den underhållsfond som föreningen enligt lag är skyldig att ha. Enligt stadgarna ska minst :- per år sättas av till fonden. Årets utdebitering :- exkl individuella kostnader för värme/vatten har utifrån föregående års ekonomiska utfall och nödvändiga drift- och underhållsfrågor tagit fram förslag till budget. Budgeten innebär en utdebitering på :- per fastighet exkl individuella kostnader för värme/vatten. Utdebiteringen är en ökning på 125:-/månad och fastighet. Höjningen bedöms som nödvändig för att bygga upp en ekonomisk kapacitet för att möta framtida underhållsbehov. I år planeras löpande underhåll på :-. Det planerade underhållet uppgår till :-, och finansieras av det underhållslån samfälligheten tagit. För att minimera behovet av framtida underhållslån behöver avsättningen till underhållsfonden öka. I budgeten föreslås en avsättning på :. Av budgetkommentarerna framgår styrelsens planerade verksamhet/åtgärder. Nytt system för preliminär debitering av värme/vatten Budgetförslaget bygger på att den preliminära debitering av värme/vatten baseras på föregående års förbrukning istället för tidigare system med schablonbelopp per hustyp. På den extra årsstämman väcktes frågan av medlemmar om den preliminära debiteringen av värme/vatten kunde anpassas till fastighetens faktiska förbrukning istället för att fortsätta med en schablon per hustyp. För medlemmarna skulle det innebära att den preliminära debiteringen skulle likna hur debitering skulle ske om man var direktkund hos Vattenfall. En annan positiv effekt är att en förändring troligen leder till att slutavläsningen i slutet av året inte innebär så stora differenser. Idag är det många medlemmar som antingen betalat för mycket och legat ute med pengar eller betalat för lite och får ett stort engångsbelopp att betala in.

2 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 2 Frågan togs upp på höstens informationsmöte och styrelsen har också haft ute en enkät om förslaget. En stor majoritet av medlemmar är positiva till förändringen. Beslut om gemensamma kostnader Budget bygger på att följande ska anses vara gemensamma kostnader som ska fördelas mellan de tre gemensamhetsanläggningar,: Styrelsekostnader, Årsstämma/infomöten, Administrativa kostnader, Datorkostnader, Kopiering, Underhållspärm, Styrelsearvode, Ersättning utöver styrelsearvode, Underhållsgruppen, Revisionsarvode, Sociala kostnader, Bankkostnader samt Elkostnader. Enligt stadgarna ska gemensamma kostnader fördelas mellan föreningens tre anläggningar/samfälligheter; GA6/ Stora (80%), GA7/garagen (15%) och GA8/kabel-tv (5%). Stadgarna anger dock inte vad som ska anses vara gemensamma kostnader. har utrett frågan i förhållande till de olika anläggningsbesluten. Vare sig GA7 eller GA8 har i sina anläggningsbeslut t ex mark, vägar osv inskrivet och har därmed inte den typen av kostnader. Mot bakgrund av det har styrelsen landat i att det inte är rimligt/rättvist att GA7 och GA8 ska belastas med kostnader för vår/höststädning, markförbättringar, vinterunderhåll, containerhyra, gräsklippning, trivselåtgärder, medlemskap i villaägarna, internet/hemsida eftersom det inte motiveras utifrån anläggningsbesluten. Finansiella kostnader som t ex räntor osv ska belasta respektive anläggning med faktiska kostnader. Detsamma gäller reparationer och underhåll. Anledningen till förändringen är att den extra årsstämman gav styrelse i uppdrag att se över fördelningen av de gemensamma kostnaderna. En enkät har också varit ute till medlemmarna och en stor majoritet av de som svarat har varit positiva till förändringen. Förslag till beslut Stämman föreslås besluta att: 1. Fastställa nytt system för preliminär debitering av värme/vatten 2. Fastställa att Styrelsekostnader, Årsstämma/infomöten, Administrativa kostnader, Datorkostnader, Kopiering, Underhållspärm, Styrelsearvode, Ersättning utöver styrelsearvode, Underhållsgruppen, Revisionsarvode, Sociala kostnader, Bankkostnader samt Elkostnader framöver ska utgöra gemensamma kostnader att fördelas mellan de tre gemensamhetsanläggningarna 3. Fastställa styrelsens förslag till 2018:års utgifts- och inkomststat inklusive planerade verksamheten för GA6.

3 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 3 Utgifts- och inkomststaten för GA För jämförelse med utfall 2017 se årsredovisningen INTÄKTER Budget 2017 Budget 2018 Not. Värme Vatten El Samfällighetsavgifter Slutreglering värme/vatten 0 0 Öresutjämning 0 0 SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Medlemmarnas värme & vatten Värme Vatten DRIFTKOSTNADER Gemensamma kostnader Gemensam el Styrelsekostnader Årsstämma/infomöten Administration IT-kostnader Kopiering/tryck Underhållspärm Bankkostnader Styrelsearvoden Ersättning utöver arvoden Revionsarvode Underhållsgruppen Sociala kostnader Administrativa kostnader GA Medlemskap Villaägarna Internet/hemsida Bokföringstjänster 0 0 Övrigt 0 0 Markskötsel Vår- & höststädning Containerhyror Trivselåtgärder Gräsklippning

4 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 4 Driftkostnader värmeanläggning Värmeanläggningar Ledningar VVS i fastigheter Väg & trafikkostnader Vintervägunderhåll Trafikåtgärder/skyltar mm Reparationer Byggnader/undercentraler Elreparationer/belysning SUMMA DRIFTKOSTNADER LÖPANDE UNDERHÅLL Skogsvård Gräs, plantering, mark, sand Markförbättringar Ändrade gemensamma kostnader RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR AVSKRIVNINGAR Avskrivningar/amortering av lån RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR FINANSIELLA INTÄKER/KOSTNADER Räntekostnader Ränteintäkter 0 0 RESULTAT INNAN BOKSLUTSDISP BOKSLUTSDISPOSITIONER Avsättning underhållsfond RESULTAT UNDERHÅLLSLÅNET 16 Planerat underhåll

5 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 5 Asfalt/vägunderhåll Lekytor/lekplatser VVS (värmeväxlare och ledningar) Styrsystem El Trafikåtgärder Skogsvård Gräs, mark och plantering SUMMA PLANERAT UNDERHÅLL Budgetkommentarer inklusive planerad verksamhet 2018 Budgeten och budgetkommentarerna anges i år inte på kontonivå. Anledningen till det är att föreningen under året kommer att byta kontoplan vilket gör att vi inte i dokumentet nu kan ange korrekta kontonummer. För de gemensamma kostnader som 2017 fördelades men som 2018 föreslås belasta enbart GA6 har budgetbeloppen 2017 justerats för att vara jämförbara med budget Not 1: Intäkter värme/vatten Intäkterna för värme och vatten sätts till samma nivå som kostnaderna beräknas till. Föreningen är mellanhand mellan Vattenfall och medlemmarna och debiterar medlemmarna i enlighet med det avtal man har. Sker genom fakturering och tas enligt gällande regler inte upp i debiteringslängden. Not 2: Intäkter samfällighetsavgift Samfälligethsavgiftens och därmed intäktens storlek avgörs av hur stora kostnaderna nedan sätts till. Samfällighetsavgiften tas ut för att täcka de kostnader för drift, skötsel och underhålls som finns för föreningens anläggningar inom GA6. Om kostnaderna ökar ökar avgiften/intäkten. Om kostnaderna minskar minskar avgiften/intäkten. Sker genom utdebitering enligt gällande regler och tas upp i debiteringslängden. Not 3: Medlemmarnas värme Vi budgeterar i år för en värmekostnad på 3,6 mkr, vilket motsvarar föregående års förbrukning +5% för att ta höjd för ev prisjusteringar och skapa visst ekonomskt utrymme för utökat effektuttag för det fall medlemmarnas förbrukning ökar under året. Arbetet med att minska förluster i distributionsnätet kommer att fortsätta, bl a genom att motivera fastighetsägare med felaktiga anläggningar att åtgärde dem. Utebitering av förbrukning och värmeförluster kommer att följa det avtal föreningen i sin tur har med Vattenfall innebärande att respektive fastighet kommer att slutdebiteras i förhållande till det flöde respektive hus har. kommer att ge råd till fastighetsägare med höga flöden/förluster om hur de kan vidta åtgärder. Not 4: Medlemmarna vatten Vi budgeterar för den kostnadshöjning som Haninge kommun infört i sin prislista för år Tyvärr innebär det höjda flödespriser vilket ökar vattenkostnaderna. Ett sätt att minska det är att hushållet ser över sin vattenförbrukning.

6 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 6 Not 5: Gemensamma kostnader Här har samlats alla kostnader som styrelsen föreslagit att stämman ska besluta vara gemenamma och som därmed ska fördelas mellan de olika anläggningarna: GA6, GA7 och GA8. Föreningen har arbetat med att minska sin elförbrukning genom övergång till armaturer med LED-belysning. Vi har nu nya armaturer längs med gångvägar, våra körbara vägar och vid garagen. Även i garagelängorna har föreningen bytt till ledlampor under Genom åtgäderna kan föreningen undvika ökade elkostnader. Vi budgeterar oförändrade kostnader för att ha beredskap för prishöjningar på elmarknaden. Under gemensamma kostnader budgeteras för styrelsemöteskostnader, utbildningskostnader för styrelsens ledamöter samt kostnader för lokalhyra stämma och infomöten. Under året kommer styrelsen att genomföra någon form av styrelseutbildning. I posten administration ingår kostnader för bokföring (där styrelsen anlitat OrganiseraMera Redovisning AB) aviseringar. Med stöd av redovisningsbyrån kommer styrelsen under 2018 att arbeta med att effektivisera ekonomihanteringen, bokföring och bokslutsarbete. Likaså kommer insatser att göras för att förenkla aviseringen och skapa möjlighetern för medlemmarna att dela upp betalningarna, t ex månadsvis. Inriktningen är också att OrganiseraMera ska bistå föreningen med dialog med medlemmar om påminnelser och eventuella avbetalningsplaner för skulder. I posten IT-kostnader budgeteras kostnader för licenser, programvara, datorer, skrivare osv. Under året behöver nya administrativa datorer inkl programvara köpas in. Ett arbete med övergång till datahantering via molnet ingår i kontot. kommer att gå en utbildning i Dataskyddsförordningen som Villaägarna anordnar. Efter det följer arbete att anpassa förenings verksamhet till GDPR. I posten kopiering/tryck ingår kostnader för vårt serviceavtal på kopieringsmaskinen. I övrigt kostnader för tryck inför årsstämma, informationsmöten, längombudsträffar mm. Ett informationsmöte kommer att hållas i november. I posten underhållspärm tas upp kostnader enligt vårt serviceavtal med HSB. genomför årligen tillsammans med HSB en besiktning av området och anläggningarna och reviderar utifrån det den digitala underhållsplanen. Bankkostnaderna avser årsavgift/kostnader för vårt avtal med Handelsbanken. Under året ska samarbetet med Handelsbanken utvärderas. Arvode till styrelsens 8 ledamöter * 20,850 kr/person före skatt enligt den indexuppräkning som beslutades vid stämman Arvodet indexuppräknat. Utöver dessa arvoden kan styrelsen bevilja ersättning till personer som gjort insatser utöver styrelseuppdraget eller åt föreningen. Ersättningen kan t ex kompensera för förlorad arbetsförtjänst eller motsvarande. Även revisionsarvoden budgeteras här.

7 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 7 Underhållsgruppen består av medlemmar i föreningen som bistår med renhållning, markarbeten och enklare reparationer. Syftet med gruppen är att den skall minska våra kostnader för entreprenörer samt medverka till ett fräscht och snyggt Krogtäppan. Under året ska underhållsgruppens ansvarsområde förtydligas och en plan för arbetet tas fram. Not 6: Administrativa kostnader Medlemskap Villaägarna = kostnader för vårt serviceavtal som täcker medlemsregister, lagfartsförteckning samt utprintning av vår samfällighetsräkning. Avtalet innehåller även en försäkring för samfällighetens åtagande. Eventuellt kommer avisering och reskontra i samarbete med Villaägrna att avskaffas för övergång till föreningens redovisningsbyrå. Kostnaden för Internet avser underhåll och förvaltningskostnader av vår hemsida samt drift. planerar att under 2018 fortsätta med nyhetsbloggen. En förhoppning är att hemsidan ska kunna migreras till en moderna plattform nåbar som nättjänst. Idagsläget är hemsidan omordern och kan bara uppdateras lokalt. Not 7: Markskötsel I princip kostnader kopplade till vår- och höststädningen samt kostnader för service, reparationer och drift av gräsklippare. 400 kr per år och fastighet avser trivselskapande åtgärder vid våra städdagar. Not 8: Driftkostnader vatten- och värmeanläggning Kostnader för kontroll, åtgärdsförslag och service för våra undercentraler. Funktionskontroller av anläggningar i fastigheter. Medel för läcksökning för det fall föreningen måste åtgärda något av det som är föreningens ansvar hos någon av föreningens medlemmar gällande värme och vatten. Under året kommer styrelsen att utreda införandet av ett nytt avläsningssystem. Det gamla är omodernt och har problem med driftsäkerheten. Insatser kommer också att göras för att vidareutveckla styrsystemet för att säkerställa god framdrift av värme och vatten till fastigheterna. Även värmedatabasen kommer att utvecklas. Not 9: Väg och trafikkostnader Vi budgeterar för normal vinter och en kostnadsnivå på 300 tusen. I kontot ingår snöröjning, sandning, påfyllning av sand i blåa behållaren längst upp i området, hyra av vintersandlådor, samt sand till vintersandlådorna, omfördelning av snöhögar, vid ev behov bortforsling av snö med lastbil(ar). Beredskapskostnad ingår som avtalad engångskostnad per år. Sandupptagning minst 2 ggr på våren före vårstädningen och en efter. Om kostnaden överstiger budgeten så räknar styrelsen med att kunna betala extra kostnader via föreningens balanserade resultat. Resurser för skyltning, bortforsling av fordon och inköp av gupp. Under 2018 avser styrelsen att gå igenom trafikskyltningen i området för att se till att skyltningen stämmer överens med gällande p-regler. Det handlar bl a om att ha en riktig skyltning avseende zonparkering samt uppsättnings av tilläggsskyltar som förtydligar att gästparkeringarna är till för gäster till boende i området (idag finns inte det vilket gör att all gästparkering är tillåten även av utomstående.) Det handlar också om att skylta upp p-platserna vid garagelängorna. Idag saknas skyltar om att det är anvisad p-plats. Not 10: Reparationer

8 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 8 Inga specifika reparationer är planerade men med tanke på att föreningens byggnader och elanläggningar är 30 år gamla bedömer styrelsen det som önskvärt att ha utrymme för oplanerade behov som dyker upp. Not 11: Ändrade gemensamma kostnader Stämman har givit styrelsen i uppdrag att se över vad som ska vara gemensamma kostnader. Som en effekt av styrelsens förslag ökar kostnaderna för GA6 med :- samtidigt som den minskar för GA7 och GA8. För att skapa jämförbarhet med avskrivningar och fondavsättningar mellan budget 2017 och 2018 återförs på denna rad de ökade kostnaderna som finns Not 12: Löpande underhåll Här har budgeterats löpande underhållskostnader för föreningens mark, skog, planteringar lekplatser mm som inte är av den karraktären att de ska tas som underhåll från underhållslånet eller underhållsfonden. Markansvariga kommer att använda pengarna till ogräsbekämpning, blommor i våra blomlådor vid alla infarter samt reparation av kantstenar. Åtgärder vid parkeringsplatserna och garagen G5+G6. Även röjning av högt gräs och sly om så behövs vid samtliga lekplatser ingår i denna kostnad. Föreningen har även tecknat ett avtal med Anticimex för skadedjursbekämpning som ingår i kostnaden. Fortsatta åtgärder för gallring av träd i ytor i vårt ytterområde benämnt E. Lantmäteriet har gjort inmätning av den yta som är vårt ansvar. Detta gjordes för att säkerställa att vi inte arbetar med ytor som är kommunens ansvar. Arbetet med område E beräknas ta minst 5 år och vara klart Kostnaden avser lekplatsbesiktning av certifierad besiktningsman samt att det som då påpekas görs och belastar detta konto. Under året är planen att avveckla de lekplatser som lagts i träda och som inte ingår i upprustningsplanen. L5, 10, 14, 15 och 17 är redan klara. L3, 9 och 18 ska utvecklas. L1, 11 och 13 är redan nedlagda. L4, 7, 8, 16 och 19 ska avvecklas. Ambitionen är att de lekplatser som blir kvar ska vara lockande, roliga och säkra. Not 13: Avskrivningar Av tradition har föreningen tillämpat principen att ta upp amorteringsbeloppet för lån som avskrivningar. Kostnader enligt beslut på stämman år 2011 för att byta mätare. Lånet är på 2 Mkr och löper på 15 år. Lånet togs för att uh-fondens pengar inte räckte för denna åtgärd. Mätarna är nu installerade och används för att ge underlag för individuell debitering. Vid byte av bank 2016 för föreningen så övertog Handelsbanken detta lån samt att vi höjde amorteringssumman. Det nya lånet som stämman beslutade 2016 på 5 mkr för att finansiera underhållet för perioden har Handelsbanken beviljat betalats ut. avser att under 2018 se över upplägget av underhållslånet och avskrivningstider. Som situationen nu är finansieras underhåll av lånet men eftersom hela lånet inte utnyttjas blir effekten att amorteringen/avskrivningen på genomförda åtgärder blir kortare än den tekniska

9 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 9 livslängden. En en möjlighet som kommer att undersökas är att återbetala lånet i de delar det inte är utnyttjat och ersätta det med lånelöfte och lyfta av lån i den takt som underhållet kräver. Då får man olika underhållslån för olika åtgärder och kan anpassa avskrivningstid/amortering beroende på åtgärd ligger samtliga avskrivningar på GA6. Det hänger samman med att de åtgärder som planeras genomföras med stöd av underhållslånet alla hänger samman med GA6. I de fall underhållsåtgäder genomförs med stöd av lånet i t ex garagesamfälligheten kommer den att belastas med faktisk avskrivningskostnad. Not 14: Finansiella kostnader Räntekostnader som hör ihop med lånet för mätarna samt nya lånet för underhållskostnader. avser att under 2018 se över upplägget av underhållslånet. Som situationen nu är belastat föreningen av räntekostnader för ett lån som inte används fullt ut utan som ligger som tillgodohavande på föreningens bankkonto. En en möjlighet som kommer att undersökas är att återbetala lånet i de delar det inte är utnyttjat och ersätta det med lånelöfte och lyfta av lån i den takt som underhållet kräver. Då får endast räntekostnader för lånebelopp man faktiskt använder ligger samtliga räntekostnader på GA6. Det hänger samman med att de åtgärder som planeras genomföras med stöd av underhållslånet alla hänger samman med GA6. I de fall underhållsåtgäder genomförs med stöd av lånet i t ex garagesamfälligheten kommer den att belastas med faktisk räntekostnader för åtgärden. Not 15: Avsättnings underhållsfond Enligt en lagändring 1990 är samfällighetsföreningar skyldiga att ha en underhållsfond. Avsättningen till fonden bestäms med hjälp av en underhållsplan. Avsikten med lagförändringen var att de som bor i samfälligheten och nyttjar anläggningarna (t.ex. värmecentraler, ledningar, vägar, lekplatser etc.) skall vara med och betala det kommande underhållet. Kostnadsberäkningen i underhållsplanen omfattar en 20 års period. Varje ansvarsområde (byggnader/garage i länga/trafik, mark, vvs, el/tele/internet) gör årligen bedömningar av underhållsbehovet inom sitt ansvarsområde. kan konstatera att det finns stora behov av underhållsåtgärder mot bakgrund av att föreningens anläggningar är runt 30 år gamla. Underhållslånet är en hjälp att klara underhållsåtgärder i den situation föreningen befinner sig i med små medel på underhållsfonden. För att minimera behovet av lån och minimera räntekostnaderna är styrelsen bedömning att föreningen under åren framöver bör sätta av :- per år till underhållsfonden och 2019 är lite lugnare underhållsår för att sen öka 2020 till avser att under 2018 arbeta fram en långsiktig underhålls- och finansieringsstrategi. Not 16: Planerat underhåll Planerat underhåll avser underhåll av anläggningar som genom underhållet får ny, lång teknisk livslängd och därmed kan läggas upp som tillgång och skrivas av. När styrelsen fastställer och beräknar underhållsbehovet så utgår den från ett underlag som framtagits av

10 KROGTÄPPANS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 10 HSB. Detta underlag innehåller de kostnader som avser mtrl, utrustning och hantverkare/entreprenörer för underhåll av den teknisk livslängd för olika objekt planeras följande: *Fortsatt asfaltsarbeten utifrån den besiktning som genomförs. *Upprustning av lekplats L3 eller L9. (Beslut ännu inte fattat) skall göras. *Utbyte av värmeväxlare i UC1 och UC2 för att säkra värmeleverans från undercentralerna till respektive fastighet. *Utbyte/upprustning av elcentraler