Revisionsrapport Granskning av Sjukfrånvaro Uppföljning av tidigare granskningar om sjukfrånvaro Bollnäs kommun November 2005 Lena Forssell
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...3 2. Inledning...4 2.1 Revisionsfråga...4 2.2 Metod...4 3. Vad har tidigare granskningar visat...4 4. Sjukfrånvarons utveckling...5 4.1 Hela kommunen...5 4.2 Socialförvaltningen...5 4.3 Barn- och utbildningsförvaltningen...6 5. Åtgärder för att minska sjukfrånvaron...6 5.1 Kommunövergripande...6 5.2 Socialförvaltningen...7 5.3 Barn- och utbildningsförvaltningen...8 6. Ny lag fr o m 2005...8 6.1 Ny lagstiftning...8 6.2 Hantering i Bollnäs...9 2
1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har uppdragit till Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers att genomföra en uppföljning av tidigare granskningar av kommunens sjukfrånvaro samt arbetet för att minska och förebygga sjukfrånvaro. Tidigare granskningar har föranlett ett antal påpekanden från revisorernas sida. Påpekanden som vi nu i och med denna granskning i allt väsentligt anser vara åtgärdade. Ett viktigt påpekande tidigare har varit avsaknaden av politiskt satta mål för att minska sjukfrånvaron. Kommunfullmäktige har nu tagit ett beslut om att sjukfrånvaron ska minskas till att vara högst 5 % vid utgången av år 2008. Detta mål har vuxit fram och är ett resultat från arbetet i en parlamentariskt tillsatt arbetsgrupp som tagit fram Plan för bättre hälsa. Sjukfrånvaron idag (t o m aug 2005) ligger genomsnittligt på 7,6 %. Man kan alltså se en tendens till minskning. Det är den långa sjukfrånvaron som minskar, den korta ligger på samma nivå. Detta tyder på att förvaltningarna arbetar aktivt med de långa sjukskrivningarna. Socialförvaltningen har genomsnittligt en något högre sjukfrånvaro än andra förvaltningar. Socialnämnden har antagit mål som inte överensstämmer med kommunfullmäktiges mål men som kan bedöms som delmål inför år 2008. En rad åtgärder för att minska sjukfrånvaron pågår på de olika förvaltningarna. Ett stort ansvar ligger på respektive chef. För att kunna ha detta ansvar krävs bra uppföljningar och statistik och detta anser vi finnas idag då personalkontoret månatligen distribuerar aktuell sjukfrånvarouppföljning till samtliga chefer. Kommunen följer i och med den nya lagstiftningen upp den nya sjukförsäkringsavgiften och den sänkta arbetsgivaravgiften. Vår uppfattning är att denna uppföljning uppfyller kraven på god uppföljning. Efter genomförd granskning gör vi följande bedömning: Kommunen har ett allt mer strukturerat arbete vad gäller arbetet med att minska sjukfrånvaron. Detta grundar vi på: - Bättre uppföljning och underlag - Tydligare mål - Större kunskap om effekter av insatta åtgärder Arbetet för att nå målet 5 % kräver ett fortsatt resultatinriktat arbete Det är viktigt med en övergripande kommungemensam syn. 3
2. Inledning De förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har uppdragit till Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers att genomföra en uppföljning av tidigare granskningar av kommunens sjukfrånvaro samt arbetet för att minska och förebygga sjukfrånvaro. 2.1 Revisionsfråga Kommunens revisorer har tidigare granskat kommunens arbete med sjukfrånvaron vid två tillfällen och dessa granskningar utmynnade i ett antal bedömningar och förslag. Denna granskning avser att följa upp tidigare granskningar utifrån syftet att granska vilka åtgärder som vidtagits. Dessutom ska en fördjupning göras avseende system och rutiner med anledning av ny lagstiftning. 2.2 Metod Intervjuer med ansvariga tjänstemän från central förvaltning respektive socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen. Studier av för granskningen relevanta dokument. 3. Vad har tidigare granskningar visat Den första granskningen, Utveckling och hantering av kommunens sjukfrånvaro, gjordes i juni 2002. Granskningen visade bl a att sjukfrånvaron hade stigit under senare år och år 2001 utgjorde den sammantagna sjukfrånvaron 9,1 % av den ordinarie arbetstiden. Granskningen visade också att den politiska ledningen saknade mål för att minska sjukfrånvaron. En mängd olika åtgärder i syfte att minska sjukfrånvaron redovisades från de olika förvaltningarna och ett flertal olika projekt och samarbeten mellan dels förvaltningar och dels kommunen och försäkringskassan redovisades. Granskningen visade också att det fanns behov av en kommungemensam statistik och redovisning av sjukfrånvaron. En uppföljning av ovanstående granskning gjordes år 2003, Sjukfrånvaro, en uppföljning av tidigare granskning. Denna uppföljning visade att det fanns tendenser till trendbrott vad gällde ökningen av sjukfrånvaron. Sjukfrånvaron var lägre men fortfarande hög. Ett stort arbete hade också gjorts för att få ut bra statistik ur det personaladministrativa systemet som då betecknades som svårt att hantera för hela den kommunala förvaltningen. Uppföljningen visade också på olika åtgärder som gjordes för att förebygga sjukfrånvaro. Analyser och uppföljning av gjorda åtgärder saknades till viss del. Det saknades också fortfarande politiska mål. 4
4. Sjukfrånvarons utveckling 4.1 Hela kommunen Personalkontoret sammanställer regelbundet kommunens totala sjukfrånvaro. Nedan redovisas utvecklingen de senaste åren. Total sjukfrånvaro 10 8 Procent 6 4 2 0 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005-06 Tabellen redovisar sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid. År 2001 redovisas den högsta sjukfrånvaron med 9,1 % sjukfrånvaro av arbetad tid. Efter år 2001 har sjukfrånvaron visat en tendens att sjunka, dock ökade den något 2004 jämfört med 2003. För år 2005 tenderar sjukfrånvaron att bli lägre än år 2004. Det är den långa sjukfrånvaron som minskat, den korta sjukfrånvaron ligger på samma nivå. 4.2 Socialförvaltningen Socialförvaltningen har en högre sjukfrånvaro än kommungenomsnittet. Emellertid visar socialförvaltningens statistik över sjuktalen att sjukfrånvaron har minskat mer än kommungenomsnittet. Följande statistik redovisas: Total sjukfrånvaro 15 Procent 10 5 0 2002 2003 2004 2005-08 År 5
Socialförvaltningens sjukfrånvaro var år 2002 12,77 procent och år 2005 är i september 9,37 procent. Detta innebär en förhållandevis kraftig minskning. Den sjukfrånvaro som minskat är den långa. Korttidssjukfrånvaron ligger däremot på samma nivå som tidigare. 4.3 Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen har en lägre sjukfrånvaro än kommungenomsnittet. Nedan visas siffror, %, för första halvåren 2004 och 2005: BUN HELA KOMMUNEN 2005. Jan-juni 7,47 7,88 2004. Jan-juni 8,24 8,38 Av tabellen kan utläsas dels att barn- och utbildningsförvaltningen har en lägre sjukfrånvaro genomsnittligt än övriga kommunen och dels att sjukfrånvaron har minskat under senaste året. Liksom inom övriga kommunen så är det långtidssjukskrivningarna som minskar. Dessutom minskar antalet heltidssjukskrivna. 5. Åtgärder för att minska sjukfrånvaron 5.1 Kommunövergripande Kommunstyrelsen beslutade i februari 2004 att tillsätta en arbetsgrupp bestående av politiker från samtliga partier. Arbetsgruppens uppgift var att ta fram politiska mål och strategier för att minska sjukfrånvaron. Arbetsgruppens arbete har resulterat i Plan för bättre hälsa antagen av kommunfullmäktige 2004-08-30 80. Det fanns en stor politisk enighet om planen. Ett övergripande mål i planen är att minska sjukfrånvaron för anställda i Bollnäs kommun från 8,1 % av ordinarie arbetstid år 2002 till högst 5 % vid utgången av år 2008. Planen anger att målet minskad sjukfrånvaro ska finnas med i verksamhetsplaneringen för nämnderna och att förvaltningarna ska fastställa kvantifierade mål och aktiviteter som visar hur målen i planen ska nås. Förvaltningscheferna svarar för genomförandet av planen. Uppföljning och rapportering av planen ska ske två gånger per år till kommunstyrelsen. I februari 2005 gjordes den första utvärderingen och i oktober den andra. Utvärderingarna har redogjort för pågående åtgärder och arbete för ökat inflytande och delaktighet. 6
I den senaste rapporten/utvärderingen från arbetet med Plan för bättre hälsa i Bollnäs kommun (i skrivande stund ej antagen i kommunfullmäktige) rapporteras bl a att sjukfrånvaron för det första halvåret 2005 är lägre än motsvarande period år 2004. Däremot har kostnaden för sjuklön ökat jämfört med motsvarande period året innan. Samverkansavtalet, Plan för bättre hälsa samt arbetsmiljöarbetet utgör grunderna för kommunens arbetsmiljöarbete. Nya riktlinjer för rehabilitering har tagits fram centralt som gäller åren 2004 2007. Alla chefer erhåller numera löpande information om det aktuella sjukfrånvaroläget på den egna enheten. Denna information, som personalkontoret fått många positiva omdömen för, kommer varje månad och är informativ på ett tydligt sätt, ger statistik på individnivå och anger sjukfrånvaron i procent. I tidigare granskningar har påpekats vikten av analys och uppföljning av gjorda åtgärder. Till viss del har detta gjorts bl a har arbetet med förebyggande sjukskrivningar analyserats. 5.2 Socialförvaltningen Socialförvaltningen började arbeta aktivt år 2002 med arbetet att minska sjukfrånvaron. Enligt den statistik som redovisats under avsnitt 3.2 så har också den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen minskat och tenderar att minska ytterligare. Socialnämnden antog som mål inför budgetåret 2005 att sjukfrånvaron skulle minska med 2 % under verksamhetsåret. Detta innebar som mål en sjukfrånvaro på ca 7 %. Inför verksamhetsåret 2006 har socialnämnden antagit målet att sjukfrånvaron ska sänkas med 2 % utifrån 2005 års resultat. Som tidigare nämnts så är sjukfrånvaron högre inom socialförvaltningen än genomsnittet inom kommunen. Socialförvaltningen har ett nära samarbete med försäkringskassan angående sjukfrånvaron och man har jobbat mycket med de långtidssjukskrivna. Man har också konstaterat att det är ett allt färre antal personer som har arbetsrelaterade sjukskrivningar. Cheferna ute i verksamheten har idag en stor kunskap om sina sjukskrivna och är bra på uppföljning och rehabiliteringsprocessen fungerar bra. Två halvtider finns anställda inom ramen för projektet Gemensamma Tag för att arbeta som friskvårdare. Ett projekt som pågått inom socialförvaltningen har arbetat med förebyggande sjukskrivningar. I det projektet har personer som legat i riskzonen för stressrelaterade 7
sjukskrivningar ingått. En utvärdering av detta projekt är gjord som visar att ingen av deltagarna i projektet, totalt 6 grupper om 8 personer, har blivit sjukskrivna. Inom förvaltningen diskuteras mycket vikten av att ha bra ledare för att kunna hålla sjukfrånvaron på en låg nivå. 5.3 Barn- och utbildningsförvaltningen Inom barn- och utbildningsförvaltningen tycker man att Plan för en bättre hälsa är ett levande och bra dokument. Målet att minska sjukfrånvaron till 5 procent anser man vara tufft, men man tycker att det är bra med ett konkret mål. Man har arbetat mycket med att intensifiera rehabiliteringsprocessen och anser att den numera kommungemensamma rehabiliteringsplanen är bra. Tidigare hade förvaltningarna sina egna planer. Det pågår mycket arbete av förebyggande art ute i verksamheterna och ansvaret ligger på respektive chef. Verksamhetsåret 2004 redovisade Barn- och utbildningsnämnden ett överskott och 500 tkr av detta har avsatts till förebyggande hälsoarbete inom förvaltningen. Halva anslaget är fördelat ut i verksamheterna proportionerligt, avsett till personalbefrämjande åtgärder. Andra halvan av anslaget är riktat till insatser för städpersonal och dagbarnvårdare bl a till att stimulera fysisk aktivitet/ökad styrka och kompetensutveckling. Förvaltningen anser att man har bra underlag för att ha en god kontroll över sjukfrånvaron och dess utveckling och man anser att de underlag som personalkontoret skickar ut till respektive chef är mycket bra. 6. Ny lag fr o m 2005 6.1 Ny lagstiftning Riksdagen beslutade i december 2004 att i enlighet med regeringens proposition Drivkrafter för minskad sjukfrånvaro införa en lag om särskild sjukförsäkringsavgift samt förändringar i ett antal andra lagar fr o m 1 jan 2005. Ett syfte med den nya lagstiftningen är att göra det mer lönsamt för arbetsgivarna att vidta åtgärder för att minska de långa sjukskrivningarna och införa ett medfinansieringsansvar för arbetsgivaren avseende kostnaderna för sjukpenningen. De arbetsgivare som har högre sjukfrånvaro än genomsnittet skall, genom kostnadsökningar, ges ekonomiska drivkrafter för att åtgärda sjukfrånvaron. Arbetsgivare med lägre sjukfrånvaro än genomsnittet premieras genom minskade kostnader. 8
Arbetsgivaren ska fr o m 2005 betala en s k särskild sjukförsäkringsavgift för arbetstagare som uppbär hel sjukpenning fr o m vecka 3 och framåt. Sjukförsäkringsavgiften utgör 15 % av sjukpenningen. Dessutom återgår sjuklöneperioden från 3 till 2 veckor och arbetsgivaravgiften sänks med 0,24 %. Ovanstående förändringar innebär, enligt regeringens beräkningar, kostnadsneutralitet för arbetsgivarna. Kommunförbundet däremot räknar med ökade kostnader för kommuner och landsting med ca 300-500 mkr. Hanteringen mellan arbetsgivare och försäkringskassan förändras delvis till att bli mer individuell för att kunna följa upp och identifiera sjuklönekostnader. 6.2 Hantering i Bollnäs I Bollnäs särredovisar man med ett eget slag i ekonomisystemet, den nya särskilda sjukförsäkringsavgiften. Särredovisningen kan följas till områdes och enhetsnivå. Den särskilda sjukförsäkringsavgiften har under år 2005 i genomsnitt uppgått till ca 170 tkr per månad och totalt t o m augusti 1,3 mkr. Arbetsgivaravgiften har sänkts i och med den nya lagen och kommunen har hitintills beräknat att denna sänkning på ett ungefär motsvarar den höjda sjukförsäkringsavgiften. Detta är ett bättre resultat än kommunen räknat med. På förvaltningarna har man inga problem med uppföljning av den särskilda sjukförsäkringsavgiften. Den kan följas direkt och relateras till långtidssjukskrivna d v s sjukskrivna mer än 60 dygn. 9