Lathund MVA-metoden v.2.0 Plattform Analys Återkoppling Seminarier ORGANISATIONSUTVECKLING Ökad krishanteringsförmåga Förbättrad säkerhetskultur Mallar Mallar Mallar RSA- rapport Svensk kommun
1. PLATTFORM Skyddsvärt och oönskade händelser START Information - Vad handlar RSA om? Det handlar om att skapa ett beslutsunderlag för att förbättra förmågan att hantera kriser men minst lika mycket sätta igång en kommunikationsprocess där lärande och nätverksskapande är centralt. SKYDDSVÄRT Vad är viktigt för att verksamheten skall fungera idag? Vad är viktigt att sträva mot? Här handlar det om att identifiera vad som är värdefullt/skyddsvärt för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet. För att veta vilka riskerna är måste vi veta vad som riskeras.
Instruktion för Skyddsvärtanalys 1. Dela ut gula lappar till varje seminariedeltagare. 2. Fråga dem vad som är skyddsvärt för att deras verksamhet skall fungera. 3. Be dem enskilt eller i par skriva ett förslag på varje lapp. 4. Rita matrisen nedan på tavla. 5. Förklara matrisen: Objekt/subjekt/resurser (materiella aspekter). Funktioner och aktiviteter (processer). Värderingar. Nationella/regionala - sådant som inte ligger inom Svensk kommuns ansvarsområde. Svensk kommun - rör koncernens övergripande verksamhet. Verksamhet/förvaltning eller funktion. 6. Vänd er till varje person och samla in deras förslag (gula lappar) på skyddsvärt. Sätt in dem i matrisen. Sekreteraren fyller i tabellen. 7. När alla gula lappar är uppsatta frågar ni dem om vad som är primärt, dvs. måste fungera i en krissituation. Sekreteraren markerar med röd färg. 8. Fråga om det är något av det primära som är särskilt kritiskt eller svårt att upprätthålla. Stryk under. 9. Efter seminariet sorterar sekreteraren in det skyddsvärda i respektive ruta under rubrikerna Ledning och organisation, Stödfunktioner, Fastigheter och lokaler, Utrustning, Infrastruktur, Resurser och materiel samt Människor.
OÖNSKADE HÄNDELSER Vad kan inträffa som allvarligt påverkar verksamheten/ förvaltningen/funktionen? Vad kan hota det som är värdefullt/ skyddsvärt, dvs vilka är riskerna? INFÖR NÄSTA SEMINARIUM KONSTRUERA SCENARIO Skriv eller bearbeta befintlig scenariotext efter seminariet.
Instruktion för Sammanställning av oönskade händelser 1. Dela ut gula lappar till varje seminariedeltagare. 2. Fråga dem vilka oönskade händelser som kan inträffa och som hotar verksamheten/förvaltningen/funktionen. 3. Be dem enskilt eller i par skriva ett förslag på varje lapp. 4. Rita matrisen nedan på tavla. 5. Förklara matrisen. Dela ut förtryckt konsekvensbedömning enligt nedan. Kriterier för konsekvensbedömning: Begränsade - Måttliga direkta hälsoeffekter, begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot flera samhällsinstitutioner. Allvarliga - Betydande direkta eller måttliga indirekta hälsoeffekter, allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner eller förändrat beteende. Mycket allvarliga - Mycket stora direkta eller betydande indirekta hälsoeffekter, mycket allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner och förändrat beteende. 6. Vänd er till varje person och samla in deras förslag (gula lappar) på oönskade händelser. Sätt in dem i matrisen. Sekreteraren skriver in i tabellen. 7. När alla oönskade händelser (gula lappar) är uppsatta frågar ni dem om det är några som de skulle vilja utveckla scenarier kring. Markera dem. 8. Efter seminariet sorterar sekreteraren händelserna i respektive ruta under rubrikerna Naturrelaterade, Sjukdomar, Systemsammanbrott, Olyckor, Sabotage/social oro eller Övrigt.
2. ANALYS PRESENTERA SCENARIO Presentera scenario tidsperiod 1 Att använda ett scenario sätter igång både tankar och diskussion hos deltagarna. ANALYSERA SCENARIO Vad kan hända? Vilka uppgifter måste lösas? Vem gör det? Hur är hanteringsförmågan? Vad kan gå fel? Presentera därefter Scenariotexten för tidsperiod 2 och analysera enligt ovan. Upprepa för alla tidsperioder. Diskussionen och strukturerandet av diskussionen är viktig för att få fram bristerna men inte minst för att sätta igång lärprocesserna!
Instruktion för Scenarioanalys Skriv rubrikerna Uppgifter, Aktörer, Hanteringsförmåga, Möjlig felutveckling på tavla. 1. Dela ut och gå genom scenariots första tidsperiod. 2. Ange uppgifter som skall utföras (kolumn 2) och skriv in på tavla. Sekreteraren skriver in i nedanstående tabell. 3. Ange vilka aktörer som bör utföra uppgifterna (kolumn 3) och skriv in på tavla. Sekreteraren skriver in i nedanstående tabell. 4. Bedöm hanteringsförmågans styrkor och brister. Sammanfatta hanteringsförmågan för varje uppgift enligt skalan (kolumn 4): TBP - Tydliga brister/problem OO - Osäkerheter/oklarheter ITBP - Inga tydliga brister/problem och skriv in på tavla. Sekreteraren skriver in i nedanstående tabell. 5. Ange möjlig felutveckling (kolumn 5) och skriv in på tavla. Sekreteraren skriver in i nedanstående tabell. 6. Fortsätt med nästa tidsperiod enligt ovan.
3. ÅTERKOPPLING FÖRESLÅ ÅTGÄRDER OCH BEDÖM KONSEKVENSER Presentera Analysen (tabell 2.1) för deltagarna och gå genom uppgifter där det finns brister i hanteringsförmågan. Föreslå åtgärder, aktörer och tidpunkt. Bedöm också vilka konsekvenserna blir. När alla i lugn och ro ser diskussionen strukturerad blir det lättare att ge lämpliga åtgärdsförslag och se konsekvenserna av scenariot.
Instruktion för Återkoppling 1. Gå genom uppgifterna och ge förslag på åtgärder, ansvariga aktörer och när det skall vara genomfört (kolumn 6). 2. Bedöm konsekvenser enlig skalorna nedan. 3. Visa Skyddsvärtmatris från plattformsseminariet och fråga vilket av det skyddsvärda som berörs av scenariot. Skala för bedömning av konsekvenser för verksamheten, förvaltningen/funktionen på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan: Begränsade Verksamheten fungerar i stor utsträckning som vanligt. Det som anses skyddsvärt påverkas inte eller mycket lite. Allvarliga Verksamheten fungerar delvis men det som är skyddsvärt påverkas uppenbart och omprioriteringar måste göras. Mycket allvarliga Verksamheten fungerar hjälpligt eller inte alls och det som är skyddsvärt påverkas betydligt. Stora omprioriteringar måste göras. Skala för bedömning av konsekvenser för Svensk kommun på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan: Begränsade Andra verksamheter fungerar i stor utsträckning som vanligt. Det som anses skyddsvärt för hela regionen påverkas inte eller mycket lite. Allvarliga Andra verksamheter fungerar delvis men kommer att påverkas. Det som är skyddsvärt för hela regionen påverkas uppenbart. Mycket allvarliga Andra verksamheter fungerar hjälpligt eller inte alls. Det som är skyddsvärt för hela regionen påverkas betydligt. Skala för bedömning av konsekvenser för samhället på grund av brister eller oklarheter i hanteringsförmågan: Begränsade - Måttliga direkta hälsoeffekter, begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot flera samhällsinstitutioner. Allvarliga - Betydande direkta eller måttliga indirekta hälsoeffekter, allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner eller förändrat beteende. Mycket allvarliga - Mycket stora direkta eller betydande indirekta hälsoeffekter, mycket allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner och förändrat beteende.
4. EFTERARBETE: KATEGORISERA UPPGIFTER KATEGORISERA UPPGIFTER Beskriv uppgifterna enligt de 7 kategorierna: Strategiska/normativa beslut, Operativa uppgifter, Operativ ledning. Samverkan, Situationsförståelse, Intern/Extern information/kommunikation osv. Informationen struktureras dels som en kontroll av vilka funktioner av förmågan som berörts/inte berörts, dels för att tydligt visa var bristerna finns.
5. EFTERARBETE: GRUPPERA UPPGIFTER GRUPPERA UPPGIFTER Gruppera gärna uppgifter och kategorier: Strategiska/normativa, Operativa uppgifter, Samverkan, Intern information/kommunikation osv. Det underlättar ifyllnad av rapportbladet Gör så här: 1. Markera allt i de rader som fyllts i (ta inte med konsekvenserna längs ner) 2. Klicka på Tabell på menyraden i Word. Välj Sortera. Se så att rutan som kommer upp ser ut som på bilden. Längst upp till vänster kan man sortera kolumnerna. De kan sorteras antingen efter: A) Kategorier (välj kolumn 1) eller efter B) Hanteringsförmåga (välj kolumn 4).
GRUPPERA UPPGIFTER Alternativ A. sorterat efter kategori, vilket underlättar ifyllnad av rapportblad.
GRUPPERA UPPGIFTER OBS! Alternativ gruppering för annat ändamål är möjlig ej obligatorisk Alternativ B. sorterat efter hanteringsförmåga vilket ger en samlad bild med avseende på hanteringsförmåga. Detta alternativ förutsätter att bedömningen för hanteringsförmågan skrivs först i rutorna enligt exemplet.
6. EFTERARBETE: RAPPORTERING RAPPORTBLAD Sammanfatta hanteringsförmågan. Ställ samman de viktigaste åtgärdsförslagen. Att kommunicera resultatet är viktigt men alltid svårt. Rapportbladet lyfter fram resultatet av analysen på ett överskådligt sätt för att såväl underlätta presentationen av resultatet som underlätta beslut om föreslagna åtgärder.