PROJEKTPLAN. Risk- och sårbarhetsanalys samt krisplan (SÄN) Carina Smith Version 0.5

Transkript

1 PROJEKTPLAN Risk- och sårbarhetsanalys samt krisplan Carina Smith Version 0.5

2 Innehållsförteckning 1 Förutsättningar Mål Förväntat resultat Avgränsningar Genomförandeplan Riskanalys Sårbarhetsanalys Krisplan Beslutspunkter Avslutade aktiviteter och tidplan Avslutade aktiviteter Tidplan Budget och resursbehov Nyttokalkyl Riskanalys för projektet Projektorganisation Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Kommunikationsplan Avslut och överlämnande (14)

3 1 Förutsättningar Kommunfullmäktige har gett nämnderna i uppdrag att ta fram en risk- och sårbarhetsanalys (RSA) för sina respektive ansvarsområden, samt att utarbeta nämndspecifika krisplaner. Arbetet delredovisades till social- och äldrenämnden i mars 2013 och ska redovisas i sin helhet till SÄN i mars Delredovisningen ska presenteras för kommunfullmäktige (KF) i juni 2013 och det fullständiga arbetet ska redovisas för KF i juni Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) samt lagen om skydd mot olyckor (LSO) styr kommunens förebyggande, förberedande och operativa arbete med risk- och krishantering. Lagstiftaren ställer krav på att kommunen ska: Ha kunskap om risker och sårbarheter som kan påverka verksamheten. Analysera och värdera resultaten av allvarliga och extraordinära händelser som kan inträffa i kommunen. Resultaten ska sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Planera för hur risker och sårbarhet ska undanröjas eller minimeras samt hur konsekvenser av en allvarlig händelse, extraordinär händelse eller svår påfrestning ska hanteras. Resultaten ska sammanställas i en krisplan. Ha god förmåga att hantera en allvarlig händelse respektive extraordinär händelse. Myndighetens för samhällsskydd och beredskap (MSB) definition av syftet med RSA är: Öka medvetenheten och kunskapen hos beslutsfattare och verksamhetsansvariga om hot, risker och sårbarheter inom det egna verksamhetsområdet Skapa ett underlag för egen planering. Underlaget är en viktig källa för information till medborgare och anställda Bidra till att ge en riskbild för hela samhället Verksamhetsansvaret och ansvarsprincipen är utgångspunkten för kommunens uppgifter i samhällets krishanteringssystem. Det innebär att det kommunen ansvarar för under normala förhållanden också gäller under extraordinära händelser. För att klara verksamhetsansvaret måsta kommunen ta fram en krisplan som bl.a. innehåller en organisation för krishantering, planer och förberedda lokaler. I ansvaret ingår också att kontinuerligt utbilda och öva krishanteringsorganisationen. Kommunens geografiska områdesansvar regleras i lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. MSB:s föreskrifter anger att kommunen ska identifiera och värdera risker, sårbarheter och kritiska beroenden inom sitt geografiska område. Kommunen ska ta initiativ till samverkan med viktiga aktörer, utanför den egna organisationen, i det förebyggande och förberedande arbetet. Vidare ska 3 (14)

4 kommunen verka för samordning av krishanteringen inom kommunen och för att information till allmänheten samordnas. Däremot ska inte kommunen ta över ansvaret från andra aktörer. Samhällsviktiga verksamheter, t.ex. omsorg om utsatta grupper, ska kunna bedrivas oavsett inträffad händelse. Verksamheten ska fungera åtminstone på en grundläggande säkerhetsnivå. Vilka verksamheter som anses samhällsviktiga ska identifieras i riskanalysen och dokumenteras av projektet. Den RSA som ska tas fram av projektet skiljer sig från tidigare gjorda analyser eftersom ett folkhälsoperspektiv med fokus på sociala risker ska inkluderas. Sociala risker definieras som sannolikheten för oönskade händelser, beteenden eller tillstånd med ursprung i sociala förhållanden och som har negativa konsekvenser för det som bedöms vara skyddsvärt (Handledning för Västra Götalandsmodellen 2012). Nackas centrala säkerhetsfunktion har beslutat att samtliga berörda nämnder ska använda Totalförsvarets forskningsinstituts (FOI) modell för risk- och sårbarhetsanalys (FORSA) för att genomföra riskanalysen. 2 Mål Projektets mål är att leverera en RSA och en krisplan, d.v.s. att identifiera prioriterade åtaganden och se över när, var och hur kommunen/anordnarna ska agera vid en oönskad händelse. Arbetet ska utgå från fastställda strategiska mål i social- och äldrenämndens; Risk- och väsentlighetsanalys samt kommunens åtta övergripande mål: 1. God kommunal service 2. Effektivt resursutnyttjande 3. Starkt medborgarinflytande 4. Stor valfrihet 5. Lägsta möjliga skattesats och påverkbara avgifter 6. Kommunal ekonomi i balans 7. God livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling 8. Trygg och säker kommun Enligt kommunens nuvarande övergripande antagna krisplan (KFKS 2012/83-012) ska följande områden ingå i RSA-arbetet: Störningar i vattenförsörjning under en längre tid Avbrott i värmeförsörjningen Störningar i elförsörjningen Störningar i transportsystem Smittspridning Omfattande brand 4 (14)

5 Sociala risker Störningar som påverkar kommunens inre funktioner o Störningar i elektronisk kommunikation o Hot och våld Om projektet identifierar andra riskområden ska även dessa ingå i RSA-arbetet. Krisdokumentationen för SÄN:s ansvarsområde ska färdigställas och redovisas enligt tidplan fastställd av kommunfullmäktige. 3 Förväntat resultat Ett förväntat resultat av RSA-arbetet är att socialtjänsten blir förberedd på att möta det oönskade. Om det oönskade inträffar ska de prioriterade åtaganden som har identifierats och bedömts vara samhällsviktiga fungera åtminstone på en grundläggande säkerhetsnivå. Ett annat resultat är att utvecklingsområden inom SÄN:s ansvarsområde identifieras, eftersom RSA-dokumentationen kan användas som underlag vid planering av verksamhetsutveckling. Genom att göra en riskanalys i enlighet med FORSA-modellen (se avsnitt 5.1) har SÄN uppfyllt kraven som länsstyrelsen ställer på kommunernas RSA-arbete. Uppdraget från KF innebär att projektet även ska göra en nämndspecifik sårbarhetsanalys och utarbeta en krisplan. Tillsammans med andra nämnder vill projektet skapa en process för kontinuerligt RSA-arbete. Det skulle underlätta samverkan med andra delar av kommunen om det tas initiativ till att skapa ett nätverk för kontinuerligt RSA-arbete även efter projektets avslut. 4 Avgränsningar Projektets arbete är avgränsat till SÄN:s ansvarsområde och geografiska områdesansvar: SÄN ansvarar för finansieringen av barn- och ungdomsfrågor, ekonomiskt bistånd, flyktingmottagning, beroendefrågor, psykiatri samt äldre- och funktionsnedsättningsområdet. Nämnden har myndighetsansvar, det vill säga den beslutar om de enskilda medborgarnas rättigheter och skyldigheter inom det sociala fältet och omsorgen om äldre (65 år och däröver). SÄN ansvarar också för det stöd enskilda får inom Nackas socialtjänst. 5 (14)

6 Det geografiska områdesansvaret innebär att SÄN har ett ansvar att se till att samverkan och samordning sker för att uppnå en samlad krishanteringsförmåga och ett effektivt utnyttjande av disponibla resurser vid en kris. Projektet avser att, i samverkan med socialtjänstens myndighetsenheter, föreslå åtgärder som kan genomföras. Det ingår däremot inte i uppdraget att genomföra de föreslagna åtgärderna. 5 Genomförandeplan Sammanfattningsvis kan RSA-uppdraget i huvudsak delas upp i tre områden: Riskanalysen är det första steget. I stora drag kan man säga att riskanalysen: - utgår från mål eller krav - inventerar och kartlägger risker som gör att målen/kraven inte uppfylls. - värderar riskerna utifrån en sannolikhets- och konsekvensbedömning. - använder FORSA-modellen, som är framtagen av Totalförsvarets forskningsinstitut (FOI). Sårbarhetsanalysen är det andra steget: - utgår från riskscenario som identifierats i riskanalysen - analyserar utvalda risker mer detaljerat än i riskanalysen - tar hänsyn till tidsintervall, väderlek etc. - kan utarbeta åtgärdsförslag för att bättre hantera, motstå och återhämta sig från identifierade risker. Krisplanen är det tredje och sista steget. Den ska innehålla: - en organisation för krishantering - dokumenterade planer för hur eventuella kriser ska hanteras, t ex samverkan med aktuella aktörer - lokaler som krisledningen kan förfoga över - information om hur krisledningen ska öva och utbildning av krishanteringsorganisationen. Användningen av FORSA-modellen innebär att projektet i det första steget, riskanalysen, ska göra en nämndspecifik identifiering av: Prioriterade åtaganden Kritiska beroenden, kopplade till de prioriterade åtagandena Disponibla resurser att använda i ett krisläge Oönskade händelser som påverkar prioriterade åtaganden och/eller kritiska beroenden Sannolikhet för och konsekvens om det oönskade inträffar Följande delavsnitt beskriver de steg som projektet ska genomföra i kronologisk ordning. 6 (14)

7 5.1 Riskanalys Riskanalysen ska besvara följande frågor i enlighet med FORSA-modellen: Vilka prioriterade åtaganden finns inom SÄN:s ansvarsområde? Vilka är de kritiska beroendena (nödvändiga resurserna) för att uppfylla de prioriterade åtagandena? Vilka disponibla resurser har vi att sätta in i ett krisläge? Vilka oönskade händelser kan vi identifiera? Vad blir konsekvensen om och vad är sannolikheten för att de oönskade händelserna inträffar? Det som identifieras som prioriterade åtaganden ska i möjligaste mån kopplas till indikatorer, statistik och nyckeltal, för att användas som underlag i riskanalysen. Om möjligt ska bakomliggande riskfaktorer identifieras. För samtliga oönskade händelser som har identifierats ska man bedöma konsekvens och sannolikhet. För varje konsekvens- och sannolikhetsbedömning ska en osäkerhetsbedömning göras. Graden av osäkerhet kan anges på en femgradig skala. Följande nivåer ska användas vid konsekvens- och sannolikhetsbedömning enligt FORSA-modellen, se nästa sida. 7 (14)

8 Konsekvenser (K) Nivå 1: Mycket begränsade Små direkta hälsoeffekter, mycket begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot enskild samhällsinstitution, mycket begränsade skador på egendom och miljö Nivå 2 (Begränsade): Måttliga direkta hälsoeffekter, begränsade störningar i samhällets funktionalitet, övergående misstro mot flera samhällsinstitutioner, begränsade skador på egendom och miljö Nivå 3 (Allvarliga): Betydande direkta eller måttliga indirekta hälsoeffekter, allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner eller förändrat beteende, allvarliga skador på egendom och miljö Nivå 4 (Mycket allvarliga): Mycket stora direkta eller betydande indirekta hälsoeffekter, mycket allvarliga störningar i samhällets funktionalitet, bestående misstro mot flera samhällsinstitutioner och förändrat beteende, mycket allvarliga skador på egendom och miljö Nivå 5 (Katastrofala): Katastrofala direkta eller mycket stora indirekta hälsoeffekter, extrema störningar i samhällets funktionalitet, grundmurad misstro mot samhällsinstitutioner och allmän instabilitet, katastrofala skador på egendom och miljö Sannolikhet (S) Nivå 1: Mycket låg sannolikhet Sannolikhetsnivåerna är inte definierade i FORSA-modellen, är det något vi ska titta på? Nivå 2: Låg sannolikhet Nivå 3: Medelhög sannolikhet Nivå 4: Hög sannolikhet Nivå 5: Mycket hög sannolikhet När riskanalysen är färdigställd ska den överlämnas till Nackas centrala krisledningsgrupp. Innan den lämnas över sker en avstämning med berörda enheter på socialtjänsten. Krisledningsgruppen ska samordna en gemensam förmågebedömning för Nacka. Projektet fortsätter RSA-arbetet inom SÄN:s ansvarsområde, se följande delavsnitt. 8 (14)

9 5.2 Sårbarhetsanalys En sårbarhetsanalys skiljer sig från en riskanalys genom att den utgår från ett riskscenario som identifierats i riskanalysen. Sårbarhetsanalysen analyserar ett eller flera scenarier i avsikt att identifiera olika sårbarheter på ett mer detaljerat sätt än i riskanalysen. Vidare analyseras vilka konsekvenser en viss händelse för med sig och hur verksamheter inom SÄN:s ansvarsområde hanterar, motstår och återhämtar sig från denna. När riskscenariot beskrivits ska olika tidsintervall användas. Inom varje tidsintervall ska åtgärder, ansvarsförhållanden, förmågor och möjliga felutvecklingar dokumenteras. Projektet ska identifiera de aktörer kommunen ska samverka med. Projektet ska tillsammans med respektive enhet göra en bedömning av enhetens risker och avgöra om risknivån är acceptabel eller inte. Olika möjligheter att reducera risken kan inkluderas. Bedömningen kan sedan användas som beslutsunderlag för planering och genomförande av riskreducerande åtgärder. Viktigt att beakta är hur mycket åtgärderna reducerar risken och vilka kostnader de medför. Det kan även finnas andra för- och nackdelar med åtgärderna och då ska dessa lyftas fram vid bedömningen. En riskmatris lämpar sig väl för att ge en grov överblick av samtliga riskscenarier som har identifierats. Exempel på riskmatris: (en matris anpassad till FORSA är under framtagande) Sannolikhet mycket hög (E) hög (D) måttlig (C) låg (B) mycket låg (A) försumbar (1) måttliga (2) betydande (3) allvarliga (4) katastrofala (5) Konsekvenser 9 (14)

10 5.3 Krisplan Nacka kommuns krisledningsarbete utgår från tre nivåer: Lokal nivå Central nivå tjänstemannaledning Central nivå politisk ledning via en krisledningsnämnd. Det nämndspecifika krisledningsarbetet ligger på den lokala nivån, och det ska vara kompatibelt med de centrala nivåerna. För att klara verksamhetsansvaret ska krisplanen bl. a. innehålla en organisation för krishantering, planer och, där det bedöms relevant, lokaler som krisledningen kan förfoga över. I ansvaret ingår också att öva och utbilda krishanteringsorganisationen. Vidare ska krisplanen beskriva hur samverkan med aktörer utanför SÄN:s ansvarsområde ska fungera. Den nämndspecifika krisplanen ska identifiera vilka informationsbehov som finns inom SÄN:s ansvarsområde. Projektet ska dokumentera vilka grupper som är i behov av separata kommunikationsplaner vid oönskade händelser. 6 Beslutspunkter Styrgrupp 4/7 2013: Styrgrupp 23/8 2013: Beslutspunkt 1: Godkännande av projektplanen. Projektplanen ska mailas till styrgruppen senast den 24/6. Beslutspunkt 2: Godkännande av riskanalysen för hela socialtjänsten. Maila förslag till styrgruppen senast 5/7. Diskutera seminarium som ska hållas hösten Styrgrupp 20/9 2013: Avstämning/rapportering. Styrgrupp okt/nov 2013?: Beslutspunkt 6: Godkännande av sårbarhetsanalysen. Styrgrupp nov/dec 2103? Beslutspunkt 7: Godkännande av krisplanen. Styrgrupp jan/febr 2014?: Beslutspunkt 8: Godkännande av utbildningsplan 10 (14)

11 7 Avslutade aktiviteter och tidplan 7.1 Avslutade aktiviteter Januari Informerade socialtjänstens ledningsgrupp Grovplanerade arbetet Projektgruppen påbörjade identifieringen av det som är skyddsvärt Februari Planerade arbetet mer i detalj för februari Projektgruppen fortsatte identifieringen av det som är skyddsvärt och vad som hotar det skyddsvärda, tog fram statistik för att bedöma sannolikhet Konsulterade enhetschefer och gruppchefer Stämde av Störningar i elektronisk kommunikation med Monica Odhe 4 mars Stoppdag för ärendet till SÄN Mars Påbörjade projektplan Mars 10 april Identifierade det som är skyddsvärt och vad som hotar det skyddsvärda Juni Godkännande av riskanalysen för äldreenheten och enheten för personer med funktionsnedsättning 7.2 Tidplan Juni Juni Aug Sept Sept Sept-okt Okt Nov-dec Nov 2014 Jan Jan Mars Mars Bedöm sannolikhet och konsekvens Färdigställ riskanalysen Stäm av RSA-arbetet med myndighetsenhetern Gör en riskmatris Planera seminarium (SKE) Gör sårbarhetsanalysen Seminarium (SKE) Färdigställ krisplan Delrapportera till SÄN Planera övning och utbildning av krisorganisationen Kvalitetssäkra RSA och krisplan Slutrapportera till SÄN 8 Budget och resursbehov Projektet behöver personalresurser från sociala kvalitetsenheten (SKE) och sociala ekonomienheten (SEE) under hela år 2013 och under det första kvartalet Projektledaren beräknas arbeta i projektet 25 % under nämnda tid. Två personer från SKE konsulteras vid behov under projekttiden. En person från SEE beräknas arbeta 15 % i projektet. 11 (14)

12 Kostnader för personalens kompetensutveckling kan tillkomma. Socialtjänsten finansierar projektet. 9 Nyttokalkyl Inte aktuellt. 10 Riskanalys för projektet Risk S K Åtgärd Dålig förankring hos ledningsgrupp och SÄN. RSA prioriteras inte av cheferna. 2 5 Kontakta Anders Fredriksson, föreslå gemensam info i ledningsgruppen Projektet får inte tillräckligt med resurser från SKE och SEE. 11 Projektorganisation Anders Fredriksson, socialdirektör, är projektägare. 2 5 Ny genomförande- och tidplan. Påverkar kvaliteten. Styrgruppen utgörs av Anna-Lena Möllstam (gruppchef SKE), Håkan Brekell (enhetschef SEE) och Per Höglund (säkerhetsstrateg). Carina Smith ansvarar för uppdraget, övriga delaktiga från SKE är Marie Haesert och Gabriella Nyhäll. Monica Odhe (SEE) arbetar med området Störningar i elektronisk kommunikation. 12 Koppling till andra projekt/system/aktiviteter Det nämndspecifika krisledningsarbetet ska vara kompatibelt med det centrala krisledningsarbetet. Om en kris eller allvarlig händelse inträffar ska kommunens verksamheter i så stor utsträckning som möjligt hantera den inträffade händelsen, med stöd av berörd nämndorganisation, utifrån vardagliga rutiner och beslutsled. Krisledningsarbetet ska ske så likt det vardagliga arbetssättet som möjligt enligt inriktningen för samhällets krishanteringssystem; ansvars-, närhets- och likhetsprincipen. 13 Kommunikationsplan Styrgruppen ska informeras/konsulteras vid behov, vilket innebär i princip varje månad. Enhets- och gruppchefer konsulteras vid behov. 12 (14)

13 Projektgruppen har avstämningsmöte vid behov. RSA-arbetet ska presenteras och diskuteras på ett seminarium på sociala kvalitetsenheten i oktober SÄN ska få en delrapport i november Avslut och överlämnande Kommunen ska, enligt LEH, förebygga och förbereda sig inför olika extraordinära händelser genom sitt risk- och sårbarhetsreducerande arbete. Kommunen ska också upprätta en plan och en organisation för hur extraordinära händelser ska hanteras. Planen ska fastställas av KF för varje ny mandatperiod. Projektet avser att rekommendera SÄN att RSA och krisplan ska genomgå en mindre revision årligen. För varje ny mandatperiod ska en mer omfattande revision av RSA och krisplan göras. RSA och krisplan överlämnas till Nackas centrala krisledningsgrupp vid projektets avslut. 13 (14)

14 Öppenhet och mångfald Vi har förtroende och respekt för människors kunskap och egna förmåga - samt för deras vilja att ta ansvar POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se