1(15) Bilaga 1-1. Allmänt Kvalitetsmåtten för inrikes fastighetsdrift mäter effektiviteten i driftorganisationen och ska genomföras inom inrikes förvaltning oavsett om driften bedrivs i egen regi eller på entreprenad. Beredskap Ekonomi/ Administrat. Myndighetskontroller KVALITETS- MÅTT FÖR FASTIGHETS- DRIFT Nöjd kund Driftopt./ Energieff. drift Planerad drift Meningen är att de kvalitetsmått som definierats ska täcka in driftarbetet i sin helhet och cirkeln ovan är ett försök att åskådliggöra denna helhet. Som framgår av beskrivningen av måtten så går de ofta in i varandra, vilket också visar att det inte går att ha helt strikta gränser i ett driftarbete. De kvalitetsmått som ska användas är : Ekonomi/Administration, beskrivet i punkt 5. Nöjd kund, beskrivet i punkt 5.3 Planerad drift, beskrivet i punkt 5.4 Driftoptimering / Energieffektiv drift, beskrivet i punkt 5.5 Myndighetskontroller, beskrivet i punkt 5.6 Beredskap, beskrivet i punkt 5.7 och i denna anvisning beskrivs hur kvalitetsmåtten ska tillämpas.
(15). Kvalitetsmåttens användning Kvalitetsmåtten är till för att kunna jämföra driftens effektivitet. Jämförelse ska kunna ske gällande : 1. den egna gruppens utveckling. mellan grupper 3. mellan interna grupper och entreprenörer 4. mellan entreprenörer. Inför varje verksamhetsår övervägs om mål för respektive kvalitetsmått ska anges i verksamhetsplanen. Under löpande år ska en kvalitetsmåttsmätning utföras. Mätningen ska ske på varje förvaltningsområde och utgör avstämning mot ev. mål i verksamhetsplanen samt en jämförelse mot föregående mätning. 3. Underlag till kvalitetsmåtten För att kunna göra bedömningarna krävs tillgång till underlagsmaterial. Vad som behövs är: Ekonomi/Administration: Tidredovisning, rutiner för kostnadsföring, kostnadsuppföljning per objekt, analys av driftkostnader, avtal med driftoperatör. Nöjd kund: Senaste kundenkäten Planerad drift: Planeringssystemet för driften, noteringar från driftmöten, tidredovisning. Driftoptimering/Energieffektiv drift: Noteringar från driftmöten, dokumenterad driftstrategi och energistatistik Myndighetskontroller: Protokoll över kontroller och besiktningar, planeringen av kontroller och åtgärder. Beredskap: Redovisning av beredskapshändelser, tidredovisning, analys av beredskapen. 4. SFV:s definition av drift och tidredovisning Definitionen av drift inom Statens fastighetsverk är: Yttre och inre skötsel av byggnader inklusive mark samt förebyggande och avhjälpande underhåll av installationer. I drift ingår även media, fastighetsskatt samt reparationer. För att kunna bedöma insatserna för drift enligt ovan i förhållande till underhåll och andra arbetsuppgifter ska tidsredovisning användas. Tidredovisningen ska följa de rubriker som framgår av tabellen på nästa sida och tiden ska fördelas per objekt. Tidredovisningen ska användas för intern drift och för entreprenörer i de fall de är anlitade på löpande räkning, dvs. där Fastighetsverket betalar mot nedlagd tid.
3(15) Tabell: Tidsredovisning för förvaltning Benämning Tidredovisning Material / Köpta tjänster 1. Planerad drift: Arbetsuppgifter som är planerade i tiden ( t.ex. rondschema ). Planerad drift omfattar alltså tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll. Med schema avses åtgärder inlagda i vecko-, månads eller årstidplan.. Underhåll: Reparationer och underhållsåtgärder Tillsyn enligt schema Skötsel enligt schema Förebyggande underhåll enligt schema Besiktningar: Deltagande i lagstadgade besiktningar och kontroller. Planerade hyresgästmöten Planerade driftmöten Tid för reparationer där material som INTE är förbrukningsmaterial används. Reparationen kan komma som följd av fel upptäckta under 1 ovan eller en akut reparation som kommer av felanmälan. Underhåll enligt underhållsplan 3. Övrig drift: Oplanerad tid Åtgärdande av felanmälan eller larm som INTE kräver direkt reparation utan kanske "bara" återställande av larm eller "Det var inget fel". Avser tid under ordinarie arbetstid Oplanerad övrig tid: Beställningar, visningar som inte kan härledas till planerad drift, underhåll eller projekt. Strultid: Tid då man inte vet vad man gjorde 4. Beredskap Utryckningstid under icke ordinarie arbetstid. Varje utryckning ska beskrivas med orsak och åtgärd 5. Medverkan i projekt Nedlagd tid i investeringsprojekt Nedlagd tid i projekt avseende nivåhöjande underhåll (OBS! Avser ENDAST bidragsfastigheter) 6. Uppdrag från hyresgäst Tid som ska faktureras hyresgäst 7. Utbildning Intern och extern utbildning Förvaltardagar Förv.teknikerdagar SFV-dag Köpt tjänster för planerad drift t.ex. skötsel och förebyggande underhåll av tak. Förbrukningsmaterial som t.ex. fläktremmar, packningar, filter m.m. Kostnaden för lagstadgade besiktningar och kontroller. Allt material som INTE är förbrukningsmaterial Köpta tjänster för underhåll inklusive åtgärder till följd av lagstadgade besiktningar och kontroller.
4(15) 5. Kvalitetsmåtten och hur de används 5.1 Allmänt Här beskrivs de olika kvalitetsmåtten och en anvisning för hur de tas fram. 5. Ekonomi/Administration Kvalitetsmåttet Ekonomi/administration ska ge information om i vilken omfattning som driftkostnader redovisas, följs upp och analyseras En förutsättning för att analysen ska bli rättvisande är att kostnader konteras och uppdelas på ett riktigt sätt. Ex.vis mellan drift och underhåll, mellan köpta tjänster och egna tjänster, mellan planerad drift och akuta åtgärder. För att nå höga omdömen krävs en fungerande tidrapportering och tidredovisning med nedlagd tid fördelad på objekt. Vid bedömning av kvalitetsmåttet Ekonomi/Administration används en skala 1-5 med bedömninsgrunder enligt följande två sidor. Den första sidan används vid drift i egen regi. Den andra sidan används vid drift med extern driftentreprenör.
5(15) EKONOMI / ADMINISTRATION ( Intern drift ) Bedömning Tidrapportering/-registrering Kostnader för köpta tjänster / kontering 1 Tidrapportering för objekt saknas Rutiner för kostnadföring saknas eller eller är mycket sporadisk. följs inte alls. "Det blir vad det blir". Tidrapportering finns för objekt men Struktur och rutiner finns men uppdelning efter fastställda riktlinjer efterlevnad är bristfällig. ej komplett. 3 Tidrapportering för objektet uppdelat enligt fastställda riktlinjer. 4 Tidrapportering komplett där minst 90 % av närvarotiden finns registrerad. 5 Tidrapportering komplett där minst 95 % av närvarotiden finns registrerad sedan minst 3 år. Rutiner finns och följs i minst 95 % av fallen. Rutiner finns och följs till "punkt o pricka" Enligt 4 där man vid analys kan visa att rutinerna följts sedan minst 3 år. Redovisning Analys Uppföljning per objekt saknas. Analys av driftkostnader förekommer inte. Uppföljning per objekt för Analys genomförs på en drift finns för vissa delar generell nivå endast vid men ej riktigt uppdelat årsbokslut. mellan drift och underhåll. Eget arbete schablonfördelat Uppföljning per objekt finns Analys vid tertialbokslut till komplett för driftåtgärder. del baserat på Eget arbete schablonfördelat schabloniserade fördelningar. Uppföljning per objekt för Analys varje månad baserat drift för köpta tjänster och på verkligt utfall av nedlagd eget arbete baserat på tid och köpta tjänster. tidredovisning. Komplett uppföljning per objekt för drift med stringent fördelning mellan eget arbete (tidredovisning) och köpta tjänster under minst 3 år. Enligt kriterier för 4 sedan minst 3 år. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 4. Kvoten utgör omdömet för Ekonomi / Administration.
6(15) EKONOMI / ADMINISTRATION ( Extern driftoperatör ) Bedömning Avtal och uppföljning av avtal Kostnader för köpta tilläggstjänster Redovisning Analys 1 Avtal med driftoperatör saknas. "Muntlig" tradition. För tilläggstjänster saknas uppföljning per objekt Uppföljning per objekt saknas. Analys av driftkostnader förekommer inte. Avtal med driftoperatör finns men utan riktig struktur. Avtalet "gammalt" och utan riktig uppföljning. Uppföljning per objekt för drift finns för vissa delar men ej korrekt uppdelat mellan drift och underhåll. Uppföljning per objekt för drift finns för vissa delar. Ej fullständigt. Analys på en generell nivå vid årsbokslut. 3 Avtal med driftoperatör finns enligt AFF eller likvärdigt men utan eller bara 1 upphandling. 4 Avtal baserat på AFF eller likvärdigt finns sedan minst 3 år 5 Avtal baserat på AFF eller likvärdigt finns och upphandling av drift av objektet har skett minst 3 gånger. Uppföljning per objekt finns komplett för tilläggstjänster avseende drift. Uppföljning per objekt för drift för köpta tilläggstjänster fördelat efter arbetstid och material Komplett uppföljning per objekt för drift med stringent fördelning enligt 4 under minst 3 år. Uppföljning per objekt finns i huvudsak för alla delar. Vissa kostnader schabloniserade. Uppföljning per objekt för drift komplett. Kostnaderna baseras på "verkligt" utfall och ej schabloner. Uppföljning per objekt enligt 4 sedan minst 3 år. Analys i samband med tertialbokslut med viss detaljgrad och kommentarer. Analys enligt 3 men varje månad med bra detaljeringsgrad bl.a förv.ing./förvaltares arbete baserat på nedlagd tid. Enligt 4 sedan minst 3 år. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 4. Kvoten utgör omdömet för Ekonomi / Administration.
7(15) 5.3 Nöjd kund Här används de delar av hyresgästenkäten som är aktuella. De variabler som direkt kan påverkas av driften är: a) Förvaltningsteknikerindex b) Skötsel av byggnaden exteriört c) Utomhusindex: yttre skötsel och renhållning d) Snöröjning och sandning e) Skötsel/drift av lokalerna f) Hur snabbt fel/skador i lokalerna åtgärdas g) Felanmälan. För kvalitetsmåttet Nöjd kund används skalan 1 5 enligt: 1. Under 40. Mellan 40-60 3. Mellan 60-70 4. Mellan 70-80 5. Över 80 Kvalitetsmåttet tas fram genom att leta på respektive poäng i hyresgästenkäten och summera a) till g) samt dividera med 7 (antalet parametrar) och placera in i skalan enligt ovan. 5.4 Planerad drift Med kvalitetsmåttet Planerad drift avses hur driftarbetet planeras och hur det är strukturerat. Kvalitetsmåttet skjuter in sig på hur driftarbetet planeras och hur det rapporteras. En väl fungerande planerad drift ska utöver arbetsplanering ge erforderlig statistik för att dra slutsatser om driftnivå kontra underhållet. Som underlag till kvalitetsmåttsbedömningen används bl.a. tidredovisningen och driftmötesprotokoll. Som stöd och hjälp finns i VSA den "Dagordning för driftmöten" som bör användas. Vid bedömningen av kvalitetsmåttet Planerad drift används en skala 1-5 med bedömningsgrunder enligt följande två sidor. Den första sidan ska användas vid drift i egen regi eller där entreprenör anlitas mot redovisad tid. Den andra sidan används då entreprenörer anlitats efter fast-prisupphandling.
8(15) PLANERAD DRIFT ( Intern drift ) Bedömning Driftplanering Dokumentation / Egenkontroll 1 Driftplanering saknas: Dokumentation av Åtgärder enbart efter felan utförda driftåtgärder eller larm saknas. Driftplanering finns delvis: Viss rondering finns planerad. Omfattning sparsamt angiven. 3 Driftplanering finns. Driftplan för allt. Omfattning av arbetet delvis angiven. 4 Driftplanering finns. Omfattning komplett. Väl utvecklad driftplan. 5 Driftplanering i full tillämpning sedan minst 3 år. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker delvis i form av kvitterade driftplaner. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker i form av kvitterade driftplaner för allt. Dokumentation av utförda driftåtgärder enligt 3 kompletterat med kvitterade checklistor/arbetsorder som bekräftar utfört arbete Dokumentation enligt 4 där dokumentation finns de senaste 3 åren. Tidredovisning: Andel planerad drift Andelen planerad drift ej dokumenterad. Andel planerad drift låg eller där andelen planerad drift varierar kraftigt mellan åren. Ingen slutsats går att dra. Andelen planerad drift ganska låg men det finns dokumentation som visar utfallet över åren. Andelen planerad drift över 40 %. Trovärdigt med hänsyn till tidsdokumentation och driftplanering Andelen planerad drift är över 70 %. Trovärdigt med hänsyn till tidsdokumentation och driftplanering. Strategi för köp av tjänster Strategi för köp av tjänster saknas. Strategi för köp av tjänster finns men följs inte. Strategi för köp av tjänster finns och följs i huvudsak. Strategi för köp av tjänster finns och följs i sin helhet. Diskussion och justering av strategin förekommer i syfte att köpa "effektiv". Driftrapportering Rapportering av drift förekommer mycket sporadiskt. Rapportering inom arbetsgruppen sker i driftmöte varje halvår. Rapportering inom arbetsgruppen sker i driftmöte varje kvartal enl fastställd dagordning. Rapportering inom arbetsgruppen sker i driftmöte enl fastställd dagordning varje månad. Enligt 4 sedan minst 3 år. Rapportering inom arbetsgruppen sker enligt 4 sedan minst 3 år tillbaka. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 5. Kvoten utgör omdömet för planerad drift.
9(15) PLANERAD DRIFT ( Extern driftoperatör ) Bedömning Driftplanering Dokumentation Kvalitetskontroll Strategi för köp av tilläggstjänster 1 Driftplanering saknas Dokumentation av Kvalitetskontroll Strategi saknas. : Åtgärder enbart utförda driftåtgärder förekommer ej. efter felan eller larm saknas. Driftplanering finns delvis : Viss rondering finns planerad. Omfattning sparsamt angiven. 3 Driftplanering finns. Driftplan för allt. Omfattning av arbetet delvis angiven. 4 Driftplanering finns. Omfattning komplett. Väl utvecklad driftplan. 5 Driftplanering i full tillämpning sedan minst 3 år. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker delvis i form av kvitterade driftplaner. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker i form av kvitterade driftplaner för allt. Dokumentation av utförda driftåtgärder enligt 3 kompletterat med kvitterade checklistor/arbetsord er som bekräftar utfört arbete Dokumentation enligt 4 där dokumentation finns de senaste 3 åren. Kvalitetskontroll endast som statuskontroll vid operatörsbyte. Kvalitetskontroll förekommer oregelbundet. Regelbunden dokumenterad kvalitetskontroll enl fastställd rutin. Regelbunden dokumenterad kvalitetskontroll enligt fastställd rutin sedan minst 3 år. Strategi finns men följs inte. Strategi finns och är dokumenterad i driftavtal. Följs i huvudsak. Strategi finns och är dokumenterad i avtalet och följs. Strategi finns och är dokumenterad i avtalet och följs sedan minst 3 år. Driftrapportering/Drif tmöte Driftmöte och rapportering av drift förekommer mycket sporadiskt. Rapportering i driftmöte sker varje halvår. Rapportering i driftmöte sker varje kvartal enl fastställd dagordning. Rapportering i driftmöte sker enl fastställd dagordning varje månad. Rapportering i driftmöte sker enligt 4 sedan minst 3 år tillbaka. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 5. Kvoten utgör omdöme för planerad drift.
10(15) 5.5 Driftoptimering/Energieffektiv drift Med kvalitetsmåttet Driftoptimering och energieffektiv drift bedöms hur fastighetens energiförbrukning hanteras. En av de tyngsta driftkostnaderna är media (värme, el och vatten) och genom en aktiv driftorganisation erhålls oftast en gynnsam utveckling både för kostnadsbilden och miljön. Kvalitetsmåttet bedöms i skala en skala 1 5 enligt nästa sida. Bedömningen grundas på: Driftens arbete med att ta fram driftstrategi för energieffektiv drift. Energistatistiken används som verktyg för att leta på bästa möjliga driftstrategi, dvs. att den används som grund för analyser och ställningstaganden. Energirapportering mellan förvaltare och förvaltningstekniker. Se också förslaget till "Dagordning för driftmöte" i bilaga.
Förvaltning av inrikes fastigheter/ 1 005-03-01 11(15) DRIFTOPTIMERING/ENERGIEFFEKTIV DRIFT ("Systematiskt energiarbete") förslag till ny benämning av kvalitetsmåttet Bedömning Energistatistik/Analys Driftstrategi Rapportering 1 Energistatistik finns per år i mediauppföljningsprogram. Ingen analys utförs. Driftstrategi för energieffektiv drift saknas. Rapportering mellan förvaltare och driftpersonal förekommer 1 gång per år. Energistatistik finns per månad i mediauppföljningsprogram. Ingen analys utförs. 3 Energistatistik finns per månad. Analys sker sporadiskt. 4 Energistatistik finns per månad. Analys sker regelbundet. 5 Energistatistik finns per månad. Analys sker regelbundet sedan minst 3 år tillbaka. Driftstrategi för energieffektiv drift finns delvis och i huvudsak fastlagd i driftinstruktioner. Justering av driftstrategi sker sällan eller aldrig. Driftstrategi för energieffektiv drift finns delvis och för ganska många system. Justeras delvis beroende på utfall i energistatistik. Driftstrategi för energieffektiv drift finns komplett för alla system och delvis införd i driftinstruktioner. Rutin för justering av driftstrategi finns. Driftstrategi för energieffektiv drift enligt 4 komplett med dokumentation i driftinstruktion och rutin för justering sedan Rapportering förekommer mellan förvaltare och driftpersonal 3-4 gånger per år. Rapportering sker vid driftmöte. Rapportering förekommer vid driftmöte. Av protokoll framgår att frågan belysts baserat på utförd analys Rapportering förekommer regelbundet enligt 4 och sedan minst 3 år. minst 3 år. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 3. Kvoten utgör omdöme för driftoptimering/energieffektiv drift. STATENS FASTIGHETSVERK
Förvaltning av inrikes fastigheter/ 1 005-03-01 1(15) 5.6 Myndighetskontroller/Besiktningar Kvalitetsmåttet Myndighetskontroller/Besiktningar är egentligen ett hjälpnyckeltal för planerad drift och avser hur man planerar, genomför och åtgärdar i anslutning till lagstadgade kontroller. För att nå ett bra omdöme fordras utöver att kontrollerna planeras korrekt (tillhör planerad drift) men även att eventuella åtgärder planeras och genomförs till nästa kontrolltillfälle. För högre omdömen fordras dessutom att planeringen sker i eget planeringssystem och ej enbart hos de företag som genomför kontrollerna/besiktningarna. På nästa sida återfinns bedömningsgrunderna 1-5 för kvalitetsmåttet Myndighetskontroller/ Besiktningar. STATENS FASTIGHETSVERK
Förvaltning av inrikes fastigheter/ 1 005-03-01 13(15) MYNDIGHETSKONTROLLER/BESIKTNINGAR Bedömning Planering "Missade kontroller" 1 Kontroller och Det händer ganska besiktningar sker ofta att kontroller/ oplanerat besiktningar missas Planering av kontroller/ besiktningar sker av de företag som anlitas för kontrollerna. 3 Planering av kontrollerna sker till viss del av SFV eller driftoperatören. 4 Planering av kontrollerna sker helt av både SFV och driftoperatören. 5 Planering av kontrollerna i eget system av både SFV och driftoperatören sedan minst 3 år tillbaka. Vissa kontroller/ besiktningar missas. Få kontroller/ besiktningar missas. Inga kontroller/ besiktningar missas. Inga kontroller/ besiktningar har missats de senaste 3 åren. Driftanmärkningar Stort antal anmärkningar med stor andel driftanmärkningar Stor andel driftanmärkningar som i huvudsak åtgärdas. Mindre andel driftanmärkningar Andelen driftanmärkningar är mycket få. Driftanmärkningar förekommer ej. Åtgärdande av driftanmärkningar Många kvarstående driftanmärkningar sedan föregående kontroll/besiktning Åtgärdande av driftanmärkningar sker oplanerat och kvarstående anmärkningar finns vid nästa kontroll. Åtgärdande av anmärkningar sker planerat men inte alla åtgärder är fixade till nästa kontroll. Åtgärdande av anmärkningar är med mycket få undantag åtgärdade till nästa kontroll. Åtgärdande av anmärkningar sker alltid planerat och är alltid åtgärdade till nästa kontroll. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 4. Kvoten utgör omdöme för myndighetskontroller/besiktningar. STATENS FASTIGHETSVERK
Förvaltning av inrikes fastigheter/ 1 005-03-01 14(15) 5.7 Beredskap Beredskap är också ett hjälpmått för planerad drift. Fokuseringen och redovisningen av beredskapen är till för regelbunden analys med målet att arbete som ska göras som en del av den planerade driften inte ska belasta beredskapen. Ett annat fokus är att hyresgästen ska betala för det han förorsakar. För att nå ett bra omdöme när det gäller beredskap krävs att : Tidsredovisning av beredskap införs tillsammans med registrering av orsak och vilken åtgärd som vidtagits. Analys av denna redovisning sker regelbundet t.ex. vid driftmötet. Den modell för beredskapsredovisning som tagits fram vid Rosersberg bör användas både vid drift i egen-regi och då entreprenörer anlitas. Bedömningsgrunderna för kvalitetsmåttet Beredskap framgår av nästa sida. STATENS FASTIGHETSVERK
Förvaltning av inrikes fastigheter/ 1 005-03-01 15(15) BEREDSKAP Bedömning Registrering Hyresgästberoende utryckningar 1 Beredskapen registreras Hyresgästberoende inte separat utan enbart utryckningar särskiljs i personalsystemet inte dvs debiteras ej Beredskapen registreras även i form av t.ex jourbok. 3 Beredskapen registreras för flertalet objekt med angivande av feltyp och åtgärd för objekt. 4 Beredskap registreras alltid för samtliga objekt med angivande av feltyp, åtgärd och tidsåtgång. 5 Beredskapsregistrering enligt 4 finns sedan minst 3 år tillbaka. Hyresgästberoende utryckningar särskiljs och debiteras normalt (dvs ganska ofta) efter schablon. Hyresgästberoende utryckningar debiteras alltid efter schablon Hyresgästberoende utryckningar debiteras efter faktisk kostnad. Hyresgästberoende utryckningar debiteras alltid efter faktisk kostnad och sedan minst 3 år tillbaka. Analys Ingen analys av beredskapen sker. Viss analys sker men slirar beroende på brister i registreringen. Redovisningen enligt registrering visar vid analys att andelen utryckningar beroende på brister i den planerade driften är större än 15 % men mindre än 5 %. Andelen åtgärder till följd av brister i planerad drift är mindre än 5 %. Åtgärder under beredskapstid till följd av brister i planerad drift förekommer ej. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 3. Kvoten utgör omdöme för beredskap. STATENS FASTIGHETSVERK