Plan för mötesstruktur och kommunikation 1 Bakgrund Institutionen för språk och litteraturer bildas 2009-01-01 genom sammanslagning av Engelska institutionen, Institutionen för orientaliska och afrikanska språk, Institutionen för romanska språk, Institutionen för slaviska språk, Institutionen för tyska och nederländska, samt ämnena latin och grekiska som tidigare tillhört Institutionen för religionsvetenskap, teologi och klassiska språk. Den nya institutionen har vid tidpunkten för omorganisationen sammanlagt 121 anställda, antalet doktorander (med doktorandtjänst, utbildningsbidrag eller egenfinansiering) är 38 och det totala uppdraget vid de tidigare institutionerna var året före sammanslagningen 1535 helårsstuderande. Omorganisationens huvudsakliga effektmål är: Ledning och administration på institutionsnivån ska konsolideras och professionaliseras. Sårbarheten i dessa funktioner ska minska och rollerna förtydligas. Förutsättningar ska skapas som underlättar samarbeten över disciplingränser vad gäller forskning och utbildning. Forsknings- och utbildningsmiljöerna ska därigenom stärkas. Omorganisationen ska lägga grunden till ett intensifierat systematiskt arbetsmiljöarbete i den psykosociala arbetsmiljön. 2 Syfte Den nya större institutionen behöver en väl genomtänkt mötesstruktur som främjar omorganisationens effektmål, utan att den tid medarbetarna måste lägga på möten av olika slag avsevärt ökar. Det är dock uppenbart att ökad samverkan endast är möjlig om parterna träffas regelbundet. Samtidigt ökar kommunikationsbehovet och omfattar samtliga personalkategorier, doktorander och studenter. Syftet med institutionens mötesstruktur och kommunikationsplan är att: bidra till att omorganisationens effektmål tydliggörs 1
stödja ledningens och de olika arbetsgruppernas arbete för att nå målen öka varje medarbetares delaktighet, inflytande och insyn i institutionens verksamheter I föreliggande plan för mötesstruktur och kommunikation på Institutionen för språk och litteraturer anges vilka möten och kommunikationsinsatser som ska genomföras, rekommenderad omfattning, vilka målgrupper som berörs, samt vilka kanaler som ska användas. 3 Målgrupper Föreliggande plan innehåller enbart institutionens interna mötesstruktur och kommunikation. Därutöver förekommer möten, arbetsgrupper och kommunikation på fakultetsnivå. Följande målgrupper berörs av institutionens möten, arbetsgrupper och kommunikationsaktiviteter: All personal (inkl. visstidsanställda) Doktorander Studenter Omvärlden För varje mötestyp och budskap som ska kommuniceras måste varje berörd målgrupp definieras så att alla som ingår i en prioriterad målgrupp får rätt information i rätt tid, via rätt kanal och från rätt avsändare. Kommunikationsplanen ska även omfatta information till externa målgrupper, t.ex. blivande studenter, den akademiska omvärlden och allmänheten. 4 Kanaler I samband med varje budskap som ska kommuniceras måste lämplig kanal bestämmas i förhållande till målgrupp och prioritet. Följande kanaler för kommunikation förekommer: Hemsidan för Institutionen för språk och litteraturer Egen arbetsyta för varje fast arbetsgrupp under rubriken Internt E-post (all-mail och/eller grupp-mail) Stormöten för all personal och alla doktorander Information på specifika möten och i arbetsgrupper Informationsbrev till studenter 5 Genomförande Institutionsledningen är ansvarig för att institutionens mötes- och kommunikationsaktiviteter genomföres enligt föreliggande plan. Det är således av stor vikt att nödvändiga resurser frigörs för det kontinuerliga mötes- och kommunikationsarbetet på institutionen. Beslut från fakultetsledningen/fakultetsnämnden och övergripande händelser i samband med omorganisationen kommuniceras enligt gällande kommunikationsplan för Humanistiska fakulteten. 2
Institutionens medarbetare är beroende av att få rätt information från ledningen, varandra och från fakulteten i rätt tid. Kommunikation bör därför finnas med som en punkt på varje arbetsgrupps dagordning, det vill säga gruppen bör diskutera om något av det som gruppen arbetar med behöver kommuniceras till andra. Ansvarig för att förmedla denna information är respektive grupps ordförande eller sekreterare. En sammanfattning av det som diskuterats under mötet ska förmedlas via den interna webbsidan och om så anses lämpligt även via mail. 6 Uppföljning Institutionsledningen ansvarar för uppföljning av föreliggande plan för mötesstruktur och kommunikation senast augusti 2009. 2008-12-15 Leverans 3 från Genomförandegrupp IV för Institutionen för språk och litteraturer: Kommunikation och information Mona Arfs Andrea Castro Morgan Nilsson Marcus Nordlund Yasuko Madsen Beata Rosell Yvonne Söderling Bilaga 1: Plan för mötesstruktur och kommunikation på Institutionen för språk och litteraturer 3
Plan för mötesstruktur och kommunikation på Institutionen för språk och litteraturer I följande beskrivning av möten, beredningsorgan, arbetsgruppsmöten, kollegier och informationsträffar m.m. framgår vilka kategorier av medarbetare som berörs vid de olika typerna av möten. Alla berörs någon gång, men olika medarbetare berörs olika mycket, beroende på funktion och eget engagemang i arbetsgrupper. Information som berör samtliga medarbetare kommuniceras regelbundet genom stormöten, all-mail och webbsidan. Information till berörda mötesgrupper enligt beskrivningarna nedan kommuniceras under själva arbetsgruppsmötena, samt genom grupp-mail och gruppinterna arbetsytor. Sammankallande i institutionsstyrelse och fasta arbetsgrupper har till uppgift att se till att mötesanteckningar snarast sprids till den berörda gruppen samt till institutionsledningen. Institutionsledningen sprider därefter vald information till övriga relevanta målgrupper. Information som berör alla studenter och övriga omvärlden kommuniceras genom webbsidan. Institutionsstyrelsemöten (IS) Sammankallande: prefekten Deltagare: prefekt, stf. prefekt, representanter för lärare, administrativ personal, doktorander och studenter, samt likabehandlingsombud Hur ofta: en gång i månaden Institutionsstyrelsen bör sammanträda en gång i månaden för att verksamheten inte ska bromsas upp p.g.a. väntan på styrelsebeslut. Dagordning, möteshandlingar och protokoll publiceras på webbsidan. Beredningsorgan Sammankallande: se nedan Deltagare: se nedan inför IS-möte för att bereda specifika ärenden Dessa beredningsorgan kan antingen vara temporära beredningsorgan tillsatta av institutionsstyrelsen för beredning av ett visst specifikt ärende eller utgöras av någon av nedan beskrivna fasta arbetsgrupper. När de fasta arbetsgrupperna sammanträder i egenskap av beredningsorgan ska studentrepresentanter kallas. Vid temporärt tillsatta beredningsorgan utses sammankallande/ordförande av styrelsen, i övriga fall är arbetsgruppernas ordinarie sammankallande ordförande. De fasta arbetsgrupperna är: Ledningsgruppsmöten Sammankallande: prefekten Deltagare: prefekt, viceprefekter, administrativ chef Hur ofta: varje vecka Administratörsmöten Sammankallande: administrativa chefen Deltagare: samtliga administratörer 4
Grundutbildningsmöten Sammankallande: viceprefekten för grundutbildning och avancerad nivå Deltagare: viceprefekt, studierektorer, ämnessamordnare och studievägledare Hur ofta: en gång i månaden Mötena kan bestå av en gemensam del och en del med indelning i funktionsgrupper eller annan lämplig indelning. Lärarkollegier Sammankallande: viceprefekterna Deltagare: alla lärare på institutionen Ämnesövergripande diskussioner och seminarier av allmänt intresse, t.ex. pedagogiska seminarier. Ämneskollegier Sammankallande: ämnessamordnarna Deltagare: ämnessamordnare, lärare/forskare, studievägledare, doktorander och studentadministratörer inom ett specifikt ämne Viceprefekterna och de ämnesövergripande studierektorerna kallas. Vid behov samordnas ämneskollegier över ämnesgränserna. Lärarmöten Sammankallande: kurskoordinator Deltagare: berörda lärare Ämnesspecifika möten med de lärare som undervisar en viss kurs eller på en viss nivå inom ämnet. Vid behov samordnas lärarmöten över ämnesgränserna. Handledarkollegier Sammankallande: viceprefekterna Deltagare: alla handledare Ämnesövergripande diskussioner kring arbetet med handledning av uppsatser inom grundutbildningen och avancerad nivå respektive avhandlingar på forskarutbildningsnivå. Forskarkollegier Sammankallande: viceprefekten för forskning och forskarutbildning Deltagare: alla forskare Ämnesövergripande diskussion och forskningsplanering. Kollegierna kan ha olika inriktning, t.ex. litteratur- eller språkvetenskaplig inriktning. 5
Samverkansmöten (tredje uppgiften) Sammankallande: prefekten Deltagare: all berörd personal beroende på innehållet i kallelsen Program- och uppdragsutbildningsmöten Sammankallande: studierektor för program- och uppdragsutbildning Deltagare: viceprefekter, övriga studierektorer, ämnessamordnare, studievägledare, administrativ chef och annan berörd personal Ämnesövergripande diskussion och planering av institutionens program- och uppdragsutbildningar. Distans- och nätutbildningsmöten Sammankallande: studierektor för distans- och nätutbildning Deltagare: viceprefekter, övriga studierektorer, ämnessamordnare, studievägledare, administrativ chef och annan berörd personal Ämnesövergripande diskussion och planering av institutionens distansutbildningar och nätbaserade utbildningar. Internationaliseringsmöten Sammankallande: studierektor för internationalisering Deltagare: viceprefekter, övriga studierektorer, ämnessamordnare, studievägledare, administrativ chef och annan berörd personal Ämnesövergripande diskussion och planering av institutionens Erasmusutbyte och utlandsförlagda kurser. IT-möten Sammankallande: institutionens representant i fakultetens IT-grupp Deltagare: IT-grupp på institutionsnivå (ännu ej utsedd) Arbetsgrupp med uppgift att kartlägga institutionens innehav och behov av datorer, projektorer, program, service, support m.m. samt inkomma med information om framtida behov till fakultetens IT-beställarråd. Webbredaktionsmöten Sammankallande: huvudansvarig webbadministratör Deltagare: viceprefekter, samtliga webbadministratörer samt institutionens representant i fakultetens IT-grupp 6
Informationsmöten: Stormöten Sammankallande: prefekt Deltagare: all personal Stormötet ska vara ett forum för informationsutbyte och ett forum där man kan ta upp gemensamma frågor till diskussion. Institutionsledningen ger aktuell information och forskare/ämnesrepresentanter informerar om sin verksamhet. Sammanfattning publiceras på webbsidan. 7