Att utbilda användare. Registrator 2017

Relevanta dokument
Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

2. Skapa dokument a. Skapa dokument i befintligt ärende b. Skapa dokument utifrån klassificeringsstruktur (process) eller via Ny...

PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET REVIDERAD

Externt regelverk. Regeringsformen Tryckfrihetsförordningen Sekretesslagen Arkivlagen Förvaltningslagen Personuppgiftslagen Riksarkivets föreskrifter

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

Anvisning för ärende- och dokumenthantering

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE

Checklista för implementering av verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) inom SLL

Checklista för implementering av verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) inom Region Stockholm

Registratorskonferens 22 maj Copyright SIPU Arkivkonsult

PLATINA 1(12) Platina, för nya handläggare

2. Skapa icke ärendedokument som samlingsdokument (flera handlingar av samma typ) 16

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Skapa remissvar, skicka för godkännande, godkänn, diarieför och skicka remissvar

Hantering av allmänna handlingar hos Miljöförvaltningen

Diarieföring av allmänna handlingar

1. Hitta/aktivera sidopanelen Lägga in e-post och skapa nytt ärende 3

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Tillsynsbesök hos Högskolan i Halmstad uppföljning

Regionsstyrelsens svar på revisionsrapporten Diariehantering och arkivvård

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Uppdaterad Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef

Höj din status. Copyright SIPU Arkivkonsult

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för e-post

Regler för hantering av allmänna handlingar

NÄR DIARIEFÖRINGEN FLYTTAR TILL HANDLÄGGAREN

Regler för dokument- och ärendehantering

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie

Beskrivning enligt 4 kap. 2 offentlighetsoch sekretesslagen

Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar

Skapa rapport till regeringen, skicka för godkännande, godkänna och diarieföra och skicka rapport

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning Vägledning

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA POLISMÄSTARDISTRIKT

ett program för diarieföring och för svenska kyrkans verksamhet Aveny Diarium

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Antagen av kommunstyrelsen Reviderad

Regler och rutiner för post och e-post

Manual för diarieföring i W3D3 vid Stockholms universitet

E-signatur (beslut) i Platina för administratörer eller handläggare

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

I rutinen används begreppet missförhållande genomgående i texten men avser både missförhållande och risk för missförhållande.

Hantering av lex Sarah-ärenden aaa

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Granskning av handläggningsrutiner i kultur- och samhällsutvecklingsnämnden samt bygg- och miljönämnden

Regler Sociala medier. Antaget av kommunfullmäktige 28 maj 2012 att börja gälla 1 juni Reviderad , 29

PUBLIC 360 MANUAL. Registrera ärenden och dokument i Public 360 med SLU KS 2013:1-1

Hantering av allmänna handlingar hos Hägersten-Liljeholmens stadsdelsförvaltning

How to keep it simple?

1 (5) Rutiner för. Säg vad du tycker. Fastställda av kommunchefen rev. OXL100 v

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG Antal sidor: 6

... t tt är dum a allmänna handlingar r e han tt in MED RÄTT ATT VARA ÖPPEN! Du är offentlighetsprincipens försvarare.

Manual DF Respons. Avvikelser VOF Förbättringsarbete VOF. Reviderad Lena Olsson, systemadministratör

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen , 62.

Innehåll 1. Inloggning Inloggningsvy Sökfunktioner... 3

Manual till huvudmännen gällande bidragsportalen för omvårdnadsinsatser vid RgRh

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari Staffan Löfving

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Rutin för användning av Social Medier. Dnr. Beslutad av kommundirektören Reviderad Reviderad Reviderad

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STIFTELSEN HOTELLHEM I STOCKHOLM

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Treserva Lathund för enhetschefer

Skicka e-post direkt fra n W3D3 Diariet

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

3. Registrering/diarieföring och ärendehantering

Elevakter i grundskolan

PLATINA 1(25) Grunderna i Platina

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS FAMILJEBOSTÄDER

Lathund - system för tillbud och arbetsskador

Under IRMA finns förenklade versioner av IRMA, arbetsplatsregistret samt enhet. Dessa kommer du inte åt hemifrån om du inte har en koddosa.

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Hantering och diarieföring av allmänna handlingar - universitetsförvaltningen. Internrevisionsrapport 2018

Guide för att hämta diarienummer, arkivera och överföra handlingar till W3D3

Riktlinjer för informationshantering

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID ÄLVSJÖ STADSDELSFÖRVALTNING

Platon är samlingsnamnet för allt som har med ärendehantering att göra.

riktlinje modell plan policy program regel rutin strategi taxa för behandling av personuppgifter i socialnämndens dataregister ...

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

Fo r att registrera ett nytt a rende och fa ut ett diarienummer ur W3D3 diariet.

ARBETSORDNING. för Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg; reviderad och beslutad den 1 december 2014

En personuppgift är information som kan kopplas till en fysisk person som är i livet. Även kodade uppgifter kan anses vara personuppgifter.

I. Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl

Användarhandledning. Socialtjänstens medborgarsida

SITHS i Easy. Handledning i hanteringen av Självdeklarationen. SITHS i Easy SITHS Förvaltning Senast ändrad Sid 1/9

Utlamnande av allmän handling/ allmänna uppgifter -Rutiner

Transkript:

Att utbilda användare Registrator 2017

2 Innehåll Utbildning: - vilka ska man utbilda? - när ska man utbilda? - var ska man utbilda? - vem ska utbilda? - hur ska man utbilda? - om vad ska man utbilda? Manualer Hur ta fram dem och vad ska de innehålla?

3 Generellt att tänka på innan Det är inte bara systemet som användaren ska lära sig utgå ifrån att de inte kan någonting om registrering Låt inte leverantören ensam hålla i utbildningen Ha inte för stora grupper Undvik att blanda äpplen och päron

4 Vilka ska utbildas och när? När alla ska börja använda systemet samtidigt: - Systemet ska vara så klart som möjligt. - Utbilda inte långt innan användarna ska börja arbeta i systemet. De nyanställda: - Låt inte kollegor utbilda kollegor. - Utbilda inte långt innan de ska börja arbeta i systemet. Repetitioner för alla t.ex. enhetsvis för enhetlighet Öppet hus en stund varje vecka för frågor och för att ta upp saker som blir fel

5 Var ska vi utbilda? I utbildningslokal Vid användarens arbetsplats

6 Vem ska utbilda? Den som kan systemet och registreringen väl Den som är insatt i användarnas behov Den som känner sig bekväm i rollen Kanske olika personer i olika situationer

7 Vilka ska vi samarbeta med? Arkivredogörare Superanvändare Arkivarie Viktigt att veta Hur har de utsetts: har någon pekat med hela handen? - har de tillfrågats?

8 Viktigt! Börja med att berätta om fördelarna! Gå inte in på systemets finesser och detaljer vid första utbildningstillfället. De ska utbildas i sina ärendetyper/processer inte alla andras. Var beredd på frågor som inte rör registreringen t.ex. om utlämnande av allmän handling eller om vad som ska registreras och vad som inte ska registreras.

9 Självklart eller? Man måste även berätta om det som för en registrator är självklart: Diariet ska spegla verksamheten Allmänheten ska kunna förstå ett ärendes gång Chefen kan se hur väl du sköter dina registreringar Det här ska bevaras och förstås i minst 1000 år

10 Processer Verksamhetsbaserad informationsredovisning ger en verksamhetsbaserad registreringsplan som bygger på processer. Därför är det viktigt att: - Förklara vilka processer som finns. (handläggare) - Förklara att de måste ta kontakt med registrator när de ändrar i sina processer eller inför nya. (chefer)

11 Generella begrepp Pratar vi om samma sak? Vilka förkortningar används inom myndigheten? Vilka övriga förkortningar ska godkännas? Hydrochoerus hydrochaeris Kapybara Vattensvin Frasminnet och en ordlista kan vara till hjälp.

12 Råd 4 Ordlista för dokumenthantering och arkiv Registrator Registrera Tjänsteman som tar emot och diarieför/registrerar handlingar. Att föra in uppgifter om/ur allmänna handlingar i ett diarium eller ett ärendehanteringssystem. Registreringsplan Begreppet används vid verksamhetsbaserad informationsredovisning. En lista över de processer som innehåller de handlingar/den information som ska registreras. Utgår från redovisningsplanen. Motsvarar diarieplan eller d/d-plan. Rensning Bortplockande av övertaliga kopior, kladdlappar, utkast och liknande som inte tillför någon information och som inte är allmänna handlingar. Reversal Förteckning över handlingar/information som lämnas över till en arkivinstitution. Samlingsakt Samling av handlingar i olika ärenden av samma typ. Se även dossié.

13 Exempel - Att registrera ärendet Vad handlar hela ärendet om d.v.s. inte bara den första handlingen t.ex. Skydd av örnpopulationen i Stockholms skärgård inte Promemoria angående skydd av örnpopulationen i Stockholms skärgård

14 Exempel - Att registrera handlingarna Vad handlar just denna handling om t.ex. - Promemoria om räkning av örnpar på Svenska Högarna - Avtal för framtagande av rapport om - Begäran om komplettering av ansökan inte - E-post om avtal - Inkommande handling

15 Testärenden Ha ett antal testärenden att visa (minst tio stycken) De ska: 1. Vara lätta att komma åt när användaren vill titta på dem efter det att den första utbildningen är genomförd. 2. Vara exempel på ärendetyper som förekommer ofta. 3. Innehålla variationer av de vanliga ärendetyperna. 4. Inte innehålla riktiga personuppgifter

16 Repetition, repetition, repetition Har det tillkommit nya funktioner? Har du märkt att många gör fel på samma saker? Har du märkt att användarna skriver fel när det gäller handlingens innehåll? Vill du ha in synpunkter? Vill du lära ut nya finesser?

17 Handböcker, lathundar och checklistor Hur tar jag fram dessa, vilka ska vara med i en eventuell arbetsgrupp? Revidera så fort det dyker upp nya behov eller systemet uppgraderas Utförlig beskrivning med generella regler: vad är post? etc. Lathund för t.ex. koppling av dokument Checklista för t.ex. avslut av ärenden

18 Alla gillar inte/kan inte ta till sig innehållet i manualer Vad gör vi då?

19 Vad kan ingå i en handbok/instruktion? Innehållsförteckning Generella regler Generella begrepp Generella fel Utförlig steg för steg instruktion Skärmdumpar

20 Generella regler exempel Hur hanterar vi inkomna handlingar/utgående handlingar Hur hanterar vi personadresserad post Vad innebär medieoberoende Vad ska diarieföras och inte Har vi handlingar/information som ska hanteras på ett visst sätt Hur gör vi med personuppgifter och sekretess

21 Generella fel Steg för steg Att inte läsa igenom det man har skrivit Att rubriken på dokumentet är densamma som ärendemeningen Var extremt noga med att alla moment ska vara med! Glöm vad du kan och testa om instruktionen fungerar steg för steg Be gärna någon annan testa

22 Meddelande till annan användare Du kan skicka ett meddelande till en annan handläggare eller assistent. Tryck Ctrl + q Välj händelsetypen För kännedom genom att klicka på den. Ändra till ditt eget namn i fältet Handlägg. Använd stödtabellen. Ange mottagare av meddelandet i fältet Handläggare i nedre halvan av bilden Skriv ditt meddelande i fältet Meddelande Tryck på Klar -knappen Meddelandena kommer sedan att synas i Handläggarbilden (se denna rubrik)

23 Meddelande till annan användare Du kan skicka ett meddelande till en annan handläggare eller assistent. Tryck Ctrl + q Välj händelsetypen För kännedom genom att klicka på den. Ändra till ditt eget namn i fältet Handlägg. Använd stödtabellen. Ange mottagare av meddelandet i fältet Handläggare i nedre halvan av bilden Skriv ditt meddelande i fältet Meddelande Tryck på Klar -knappen Meddelandena kommer sedan att synas i Handläggarbilden (se denna rubrik)

24 1. Registrering av händelse 3.1 Hur börjar jag? Det beror på var i systemet du befinner dig: När du precis loggat in och är i startbilden högerklicka på ärenderaden i startbilden och välj Ny handling.

25

Slut 2017-04-06 26