KULTURFÖRVALTNINGEN AVDELNINGEN FÖR KULTUR- OCH INTEGRATIONSSTÖD PROJEKTPLAN PROJEKTPLAN Projekt Författare Sofia Balic, Mariela Du Rietz, Philip Olsson Version 1.3 Dnr 1.0/2269/2009 Förvaltning/avdelning Fastställd av styrgrupp Senast ändrad Kulturförvaltningen 2009-03-23 2009-03-25 1 (15) Avdelningen för kultur- och integrationsstöd
Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 3 1.1 REGLER FÖR PROJEKTPLANEN... 3 1.2 VERSIONSBETECKNING... 3 2. PROJEKTETS BAKGRUND OCH PROJEKTPROCESSEN... 4 2.1 BAKGRUND... 4 2.2 ADMINISTRATIVA UPPGIFTER... 5 2.3 PROJEKTPROCESSEN OCH BESLUTSPUNKTER... 5 3. VISION... 7 4. MÅL... 7 4.1 EFFEKTMÅL... 7 4.2 PROJEKTMÅL... 7 5. PROJEKTBESKRIVNING OCH AVGRÄNSNINGAR... 8 5.1 BESKRIVNING OCH OMFATTNING PÅ PROJEKTET... 8 5.2 ÖVERLÄMNING OCH FÖRVALTNING AV PROJEKTRESULTATET... 9 5.3 AVGRÄNSNINGAR... 9 6. AKTIVITETS- OCH TIDSPLAN... 9 6.1 AKTIVITETSPLAN OCH MILSTOLPAR... 9 6.2 TIDSPLAN... 9 6.3 PROJEKTGODKÄNNANDE OCH PROJEKTAVSLUT... 9 6.4 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT PROJEKTET SKA LYCKAS... 10 7. PROJEKTBUDGET... 10 7.1 PROJEKTETS INTERNA KOSTNADER OCH TIDSÅTGÅNG... 10 8. PROJEKTORGANISATION... 10 8.1 ROLLER... 10 8.2 BEMANNING... 11 8.3 RESURSPLANERING... 11 9. ÄNDRINGAR... 12 10. KVALITETSSÄKRING... 12 11. RISKER OCH BEROENDEN... 12 12. LÖPANDE UPPFÖLJNING, STYRNING OCH PLANERING... 13 12.1 MÖTEN OCH RAPPORTERING... 13 12.2 UTVÄRDERING... 15 12.3 PROJEKTADMINISTRATION... 15 12.3.1 Dokumenthantering... 15 12.3.2 Diarieföring... 15 2 (15)
1. INLEDNING 1.1 Regler för projektplanen Projektplanen ska fastställas av styrgruppen. Detta dokument ska inte förändras under projektets gång. Eventuella avvikelser från projektplanen beslutas av styrgruppen och dokumenteras i styrgruppsprotokoll. Om projektplanen av något skäl ändå måste revideras ska beslut tas i styrgrupp. Versionsbeteckningen ska uppdateras och ändringen ska tydligt framgå i det reviderade dokumentet. 1.2 Versionsbeteckning Detta dokument har följande historia: Version Anledning Vem Datum 1.0 Första utkast efter internat SB, MdR 2009-03-06 1.1 Andra utkast efter diskussion inom Kulturförvaltningen / Kultur för de unga SB 2009-03-19 1.1 Granskad av beställaren BA 2009-03-17 1.2 Uppdaterad av projektledaren SB 2009-03-17 1.3 Styrgruppen godkänner BS 2009-03-23 3 (15)
2. PROJEKTETS BAKGRUND OCH PROJEKTPROCESSEN 2.1 Bakgrund Projektets bakgrund handlar om ett behov från både Stockholms skolor och kulturliv att mötas och samverka på ett enklare och bättre sätt. Skolans fokus är alltid ökad måluppfyllelse och Stockholms skolor har en vision om att kultur och estetik ska vara en integrerad del av lärandet. Detta tillsammans med Stockholms kulturförvaltnings vision att alla barn och unga i Stockholms skolor har likvärdig tillgång till professionella kulturupplevelser och likvärdiga möjligheter till eget skapande, utgör grunden för projektet. När grundskolans organisation 2007 gick över från stadsdelsförvaltningarna till utbildningsförvaltningen minskade en stor del av stadsdelarnas stödfunktioner mellan kulturutövarna och grundskolan. Det stöd skolorna fick genom stadsdelsförvaltningarna, vad gäller förmedling av kontakter med kulturverksamheter och beställning av kulturprogram, minskade i stor omfattning. Idag är detta uppgifter som det förutsätts att skolorna ska klara på egen hand för att eleverna ska få ta del av stadens kulturutbud. Konsekvenserna för kulturlivet är att de förutsätts vända sig direkt till varje enskild skola och man upplever att det är svårt att få kontakt och identifiera vem som är beställaren i skolan. Sammanfattningsvis utgörs problembilden idag av stora brister i förmedlingsstrukturen och kontakten mellan skolan och kulturlivet. För att utveckla relationen mellan skolan och kulturlivet utsåg förvaltningsdirektörerna, Berit Svedberg, kulturförvaltningen och Thomas Persson, utbildningsförvaltningen hösten 2007 en samverkansgrupp kring gemensamma frågor gällande kultur och skola. Gruppen beslutade hösten 2008 att utifrån nämndernas uppdrag och mål initiera och samverka kring en gemensam satsning för att utveckla nya och bättre anpassade former för kontakten mellan förskolan, skolan och kulturlivet. Utifrån detta beslut har uppdraget till projektet formulerats. Följande behov och problem har identifierats som grund för projektet: - Ett behov från Stockholms skolor och kulturliv att få kontakt och mötas i utbud och skapande. - Kulturlivet önskar behålla och skapa nya samarbeten med skolor. - Utbudet i Stockholm är stort, det behövs strukturer för att mötet mellan skola och kultur ska ske på ett bra sätt. - Skolan blir frekvent uppvaktat av kulturlivet och har inte alltid kunskap och tid att bemöta och välja. 4 (15)
- Både skolan och kulturlivet har svårt att orientera sig mot varandras mål, arbetssätt, strukturer och kulturer. 2.2 Administrativa uppgifter Projektets namn är Mötesplats Kultur och Skola Projektets diarienummer är 1.0/2269/2009 2.3 Projektprocessen och beslutspunkter Projektet följer Lilla Rattens projektprocess. I projektet ingår fem beslutspunkter där beslut tas om övergång till nästa fas. I bilden nedan är beslutspunkterna markerade som B0 till B4. Beslutspunkterna B0 till B4 förklaras i tabellen nedan. Beslutspunkt Beskrivning Beslutas av Planerat beslutsdatum B0 Beställaren beslutar att påbörja projektet. Beställaren 2008-11-05 B1 B2 Projektdirektivet påskrivet. OK för att påbörja projektplaneringen. Projektplanen godkänns och fastställs av styrgruppen. OK för att genomföra projektet. Beställaren 2009-02-25 Styrgruppen 2009-03-23 5 (15)
B3 Projektresultatet godkänns av styrgruppen. Styrgruppen December 2011 B4 Slutrapporten godkänns av styrgrupp. Projektet stängs formellt. Styrgruppen December 2011 6 (15)
3. VISION Alla barn och unga i Stockholms skolor har likvärdig tillgång till professionella kulturupplevelser och likvärdiga möjligheter till eget skapande. Barns och ungas perspektiv och medbestämmande är en utgångspunkt för kultur i skolan. Kultur och estetik är en integrerad del av lärandet. 4. MÅL 4.1 Effektmål - Fler barn och unga i stadens skolor får uppleva och skapa konst och kultur i möte med professionella kulturutövare som en integrerad och kontinuerlig del i vardagen. - Skolan och det professionella kulturlivet har enklare och bättre kontakter med varandra. - Det professionella kulturlivet har fler aktiviteter i skolan. - Skolan har ökad kunskap och förståelse kring kulturlivets roll och verksamhet. - Kulturlivet har ökad kunskap och förståelse kring skolans roll och verksamhet. - Nya former för skapande och samverkan mellan kultur och skola utvecklas. 4.2 Projektmål Skapa, marknadsföra och driva en kommunikationsplattform. Skapa och utveckla nätverk och mötesplatser. Inspirera skola och kulturliv till nya former för skapande, utveckling och samverkan. 7 (15)
5. PROJEKTBESKRIVNING OCH AVGRÄNSNINGAR 5.1 Beskrivning och omfattning på projektet Projektet är ett treårigt projekt som kommer skapa fysiska och virtuella kommunikationsplattformar samt utveckla nätverk med skolor och professionella kulturaktörer. Projektet inspirerar också skola och kulturliv till nya former för utveckling och samverkan samt skapande för, med och av barn och unga. Projektet kommer att ha en redaktion som koordinerar och utvecklar mötesplatserna. Bland annat kommer projektet att göra en förstudie för och skapa en kommunikationsplattform, bilda referensgrupper, arrangera nätverksträffar och delta i externa nätverk. Projektets resultat kommer att presenteras i form av skriftlig rapport på utbildnings- och kulturförvaltningarnas webbplatser respektive intranät. En återkoppling av resultatet sker också på möten med samarbetsparterna där även en konstnärlig presentation av projektet kan rymmas, som underlag för diskussion. Resultatet kommer också att redovisas i Stockholms stads interna ledningssystem, ILS. Projektets målgrupper är: Skolans personal och professionella kulturaktörer - till gagn för stadens barn och unga. 1. Skolans personal inom stadens kommunala skolor och friskolor - Pedagoger o Grundskola o Gymnasieskola o Förskola - Skolledare o Rektorer o Förskolechefer - Kulturombud 2. Det professionella kulturlivet med huvudsaklig verksamhet i Stockholms stad - Det fria kulturlivet - Statliga, regionala och kommunala kulturinstitutioner Projektets resultat, som bland annat innebär en kommunikationsplattform, ska kommuniceras ut till målgrupperna och förankras i verksamheterna. Detta kräver en kommunikations- och utbildningsplan. 8 (15)
5.2 Överlämning och förvaltning av projektresultatet Projektets resultat, kommunikationsplattform, nätverk och publikationer kommer att förvaltas av utbildningsförvaltningen och kulturförvaltningen. Projektet kommer under år 3 att ta fram rutiner för hur den löpande förvaltningen ska ske. 5.3 Avgränsningar Projektet är inte producent eller arrangör av kulturprogram. Projektet är inte ett marknadsföringskontor för kulturlivets och/eller skolans produktioner och evenemang. Projektet är ingen bidragsgivare. 6. AKTIVITETS- OCH TIDSPLAN 6.1 Aktivitetsplan och milstolpar Aktivitetsplanen med milstolpar finns som bilaga till denna projektplan och har namnet Aktivitetsplan Mötesplats Kultur och Skola. Denna kommer att lyftas in i projektgruppens mötesprotokoll och där uppdateras löpande. 6.2 Tidsplan Projektet pågår 2009-02-26 t.o.m. 2011-12-31 6.3 Projektgodkännande och projektavslut Slutligt projektgodkännande anses föreligga när: Projektmålen är uppnådda Samtliga leveranser/milstolpar har godkänts av styrgruppen Styrgruppen har tagit emot projektresultatet och förvaltningarna har skriftligt tagit på sig ansvaret att förvalta detta. Utbildning av användare har skett Redovisning med intressenternas återkoppling har ägt rum. Projektgodkännande görs av styrgruppen utifrån underlag enligt mallen Projektgodkännande. Vid projektgodkännandet har beslutspunkt 3 passerats. 9 (15)
Projektet avslutas när projektgodkännande skett och slutrapport skrivits. Projektet kan också avslutas genom att det läggs ned vid någon av beslutspunkterna. 6.4 Förutsättningar för att projektet ska lyckas Förutsättningarna för att projektet ska lyckas, dvs. nå de uppsatta målen på den tid och budget som anges i projektplanen, är att: Att budgeterade medel avsätts för tre år från respektive förvaltning Att rätt kompetenser knyts till projektet. Att projektet prioriteras och får hög status på såväl förvaltningsnivå som verksamhetsnivå. Att det tas fram en plan och indikatorer inom båda förvaltningarna för att mäta effektmålen. Att projektet har en tydlig organisation och rollfördelning. Att projektet tar fram en kommunikationsplan Att projektet kompletteras med kompetens kring kommunikation och information. 7. PROJEKTBUDGET Projektbudgeten bifogas projektplanen i bilaga. 7.1 Projektets interna kostnader och tidsåtgång I projektgruppen ingår tre heltidstjänster. För en mer detaljerad beskrivning av hur arbetstiden fördelas på de olika aktiviteterna och projektmedlemmarna hänvisas till bilaga Aktivitetsplan. 8. PROJEKTORGANISATION 8.1 Roller Detta projekt består av följande roller. Beställare Styrgruppens ordförande Styrgrupp Projektledare Projektmedlemmar 10 (15)
8.2 Bemanning Följande personer kommer att bemanna rollerna i projektorganisationen. Roll Namn Förvaltning/Avdelning Beställare Styrgruppens ordförande Samverkansgruppen Kultur och Skola Berit Svedberg, kulturdirektör Thomas Persson, utbildningsdirektör Birgitha Sahlin (t om 09-03-30) Elisabeth Barö-Dérantz (fr om 09-04-01) Kulturförvaltningen Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Styrgruppsmedlemmar Gunilla Larsson Utbildningsförvaltningen Koordinator Projektmedlemmar Projektadministratör Bo Andér Marion Hauge-Lindberg Johanna Hansson Inga Lundén Marianne Nateus Gunilla Davidsson Sofia Balic Mariela Du Rietz Barnkulturkonsulent, konsulent - Mötespalts kultur och skola Philip Olsson Konsulent, - Mötesplats kultur och skola Ulrika Bergmark Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen Kulturförvaltningen Södermalms sdf Rinkeby-Kista sdf 8.3 Resursplanering Namn Aktiviteter From datum Tom datum Antal tim % av arbetstid Mariela Du Rietz Konsulent 2009-02-02 2011-12-31 80% 11 (15)
Sofia Balic Koordinator 2009-02-02 2011-12-31 100% Philip Olsson Konsulent 2009-03-09 2011-12-31 100% Ulrika Bergmark Administratör 2009-03-01 2011-12-31 20% 9. ÄNDRINGAR Avvikelser och beslut om förändringar inom projektets ramar tas upp i minnesanteckningar vid projektgruppsmöten och i styrgruppsprotokoll vid styrgruppsmöten. Om ändringarna inverkar på projektets budget, tidplan, resursåtgång eller omfattningen av resultatet så ska projektledaren i lägesrapporten bilägga en ändringsbegäran som ska godkännas av styrgruppen innan projektet får fortsätta. 10. KVALITETSSÄKRING För att säkerställa att projektet uppfyller projektmålen är kvalitetssäkringsarbetet viktigt. Kvalitetssäkring sker i detta projekt genom att: Avstämning i projektgruppen av måluppfyllelse och tidsplan sker varannan vecka. Riskanalys genomförs varje halvår och åtgärder vidtas för att minska sannolikheten eller reducera konsekvensen av risken. Aktiviteterna som tas fram i projektet diskuteras med kritiska vänner utanför projektgruppen. (En kritisk vän är en slags mentor i ett projekt eller verksamhet, som vänligt inställd, med viss ämneskunskap, fungerar som en kritisk diskussionspartner.) Styrgruppen diskuterar projektets frågeställningar, aktiviteter och produkter samt godkänner leveranser. Tidsplaner och milstolpar följs upp av styrgruppen. 11. RISKER OCH BEROENDEN De risker som bedömts som allvarligast och förslag till åtgärder beskrivs i nedanstående tabell. Risker Ekonomisk förändring i skola och kulturliv. Åtgärder Motivera projektets status och prioritet för uppdragsgivarna (nämnder, direktörer) och mottagarna (kulturliv, skola). Lyft fram det värde projektet tillför barn och ungdomar. Vad, hur och när projektet kommunicerar 12 (15)
Problematik vad gäller förväntningar, delaktighet och kommunikation. Informationskompetens Krav på för snabbt resultat från styrgrupp, kulturliv och skola. Komplexiteten i uppdraget samt omfattningen: alla skolor, alla stadier och hela kulturlivet. Olika språk inom olika förvaltningar och verksamheter, risk för missförstånd. Projektets mandat och kommunikationsvägar. blir viktigt. Förankring Tydlighet i uppdraget Nätverk Referensgrupper Formulera projektet Informationsmaterial Snabbt knyta informationskompetens till projektet (t.ex. inom förvaltningarna men även särskild resurs). Fortbildning inom redaktionen Aktivitetsplan + tidsplan Kommunicera och stämma av Referensgrupp Nätverk Karta över skolor och kulturproducenter Fysiska mötesplatser Mötesplatser Tydliggör organisationen Vårda relationer. 12. LÖPANDE UPPFÖLJNING, STYRNING OCH PLANERING 12.1 Möten och rapportering Möten och dokument Frekvens När Ansvar Projektgruppsmöten 1 gång/vecka Onsdag 9-11 Projektledare Avstämning i gruppen Kultur för de unga, Kulturförvaltningen. 1 gång /månad Tisdagar Projektledare Styrgruppsmöten 3 ggr/termin Projektledare Statusrapport till styrgrupp 3 ggr/år Projektledare Statusrapport till projektledare 1 ggr/vecka Onsdagar Projektledare Projektmedlemmar Uppdatering av aktivitetsplan 1 ggr/månad Onsdagar Projektledare 13 (15)
Ändringsbegäran Vid behov Projektledare 14 (15)
12.2 Utvärdering En plan för uppföljning och utvärdering av effektmål och projektmål kommer att tas fram under våren 2009 av projektgruppen i samråd med beställaren. I planen ingår uppföljning i ILS. 12.3 Projektadministration 12.3.1 Dokumenthantering För projektet har den gemensamma mappen Projekt Kulan upprättats på Kulturförvaltningens server. Här ska alla officiella dokument i projektet sparas. I dokumentnamnet ska version anges. Dokumenten görs också tillgängliga på utbildningsförvaltningens server. Följande undermappar finns upplagda: Projektstyrningsdokument Möten Produktdokument Status- och lägesrapporter Utbildningsmaterial Övrigt 12.3.2 Diarieföring Projektplan och projektdirektiv kommer att diarieföras. Övriga dokument som skapas i projektet överförs till arkivet när projektet är avslutat och formellt stängt. 15 (15)