Remissvar angående Utbildning för elever i samhällsvård och fjärr- och distansundervisning (SOU 2012:76)

Bilaga 67 2013-04-29 Dnr CK2013-0072 Landstingsdirektörens stab Lars Olof Fagerström Tfn 018-611 6202 E-post lars.olof.fagerstrom@lul.se Utbildningsdepartementet 103 33 Stockholm Remissvar angående Utbildning för elever i samhällsvård och fjärr- och distansundervisning (SOU 2012:76) Sammanfattande överväganden Landstinget i Uppsala län instämmer huvudsakligen i de förslag i utredningen som rör landstingets verksamhet. Landstinget vill dock lämna några synpunkter som rör skolgången för barn med hjärntumörer. Att kunna gå i skolan är en synnerligen väsentlig del av såväl friska som sjuka barns och ungdomars vardag. Detta gäller inte minst barn och ungdomar som drabbats av en hjärntumör. Vid rehabilitering av hjärntumörer bör skolarbete betraktas som en del i läkningsprocessen för att underlätta för barnet/ungdomen att återgå till ett så normalt liv som möjligt. Sjukhuslärarna utför dels sedvanlig undervisning av barnet och ungdomen men de deltar också i informationsöverföringen till hemskolan. En information som är ovärderlig för både barnet/ungdomen, föräldrarna och hemskolans lärare, då sjukhuslärarna är de som sitter inne med den pedagogiska kunskapen och metoderna. Sjukhuslärarna deltar också många gånger i det diagnostiska kartläggandet av barnets/ungdomens inlärningssvårigheter, vilket är ytterst viktigt för att nå bästa rehabiliteringsresultat. Detta är verksamheter som Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) och utredningen inte anser att sjukhuslärarna ska ägna sig åt. Sjukvården och den rehabilitering som landstinget ansvarar för ska själva, enligt betänkandet, ha anställda med pedagogisk eller specialpedagogisk kompetens för de utredningar som ingår i rehabiliteringsprocessen. Landstinget anser det vara mycket tveksamt att inrätta nya tjänster och anställa nya personer när kompetensen och lärarna redan existerar. Landstinget föreslår i stället att sjukhuslärarnas tjänstebeskrivning utvidgas till att även innehålla dessa uppgifter, som de i praktiken ofta redan utför. I utredningens uppdrag har även ingått att utreda om distansundervisning i vissa fall bör vara ett alternativ till reguljär undervisning. Distansundervisning innebär ofta extra Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se

Bilaga 67 2 (4) svårigheter för sjukhusskolans målgrupper. Även fjärrundervisning innebär problem, i och med att det krävs särskild kompetens hos läraren och att avståndet ger större utmaningar för de aktuella eleverna. Landstinget menar därför att stor försiktighet bör iakttas både vid distans- och fjärrundervisning, med tanke på målgruppens speciella förutsättningar. Barn med hjärntumörer Den vanligaste lokalisationen av solida tumörer hos barn är tumörer i centrala nervsystemet (CNS) och incidensen av hjärntumörer i Sverige är 4,2/100 000. Detta innebär att det i landet insjuknar cirka 80 barn mellan 0 18 år varje år i en hjärntumör. Två tredjedelar av dessa är elakartade en tredjedel är biologiskt godartade. På grund av att tumörerna växer i hjärnan, där man sällan kan operera bort tumören radikalt, kan även godartade tumörer många gånger leda till allvarliga långsiktiga konsekvenser för barnen. Kirurgi är, i kombination med strålning och/eller cytostatika (cellgifter), den behandling som erbjuds barnen. Behandlingen är dock inte problemfri. Medicinska problem kan uppstå både tidigt och sent under behandlingen och även visa sig bli bestående. Dessa problem är av neurologisk, endokrinologisk (hormonell) och onkologisk natur. Det finns även stora risker för neurokognitiva problem. Detta gäller framförallt barn som strålbehandlats men även barn som bara opererats och/eller fått cytostatika. Hela 70 % av barn som behandlats för elakartade hjärntumörer och 30 % av barn som fått cytostatika riskerar neurokognitiva svårigheter. Neurokognitiva svårigheter innebär problem med uppmärksamhet, aktivering av funktioner, exekutiva funktioner d.v.s. planering och strukturering långsamhet och inte minst minnesproblem. Dessa problem har alla negativa effekter på barnets/ungdomens inlärning och psykosociala utveckling, varför de behöver upptäckas i tid så att rehabiliteringsåtgärder snabbt kan sättas in. Flera studier har visat att barn som överlever cancerbehandling uppvisar sämre livskvalitet jämfört med jämnåriga. Barn som behandlats för hjärntumörer är mest utsatta. Tidigt insatta rehabiliteringsåtgärder har visat sig kunna minska problemen och är därför angelägna. Barnen orkar oftast gå i sjukhusskolan under de tider de vistas på sjukhus men vanligast är att de går i sin vanliga klass eller får hemundervisning. Hemskolan har sällan tidigare kännedom om vilka konsekvenser hjärntumörer och dess behandling kan ha för inlärningssituationen. Att en tumörsjukdom i hjärnan ofta ger en påverkan på utvecklingen av de kognitiva funktionerna, och därmed förmågan att tillgodogöra sig undervisningen i skolan, är ett område som blivit alltför lite belyst och som inte alls berörs i utbildningen av lärare och specialpedagoger. Vidare pekar Specialpedagogiska skolmyndighetens enkätundersökning 2009 på att den specialpedagogiska kompetensen hos rektorer och övrig personal på hemskolorna hade försämrats. Kunskaperna om effekterna av tumörsjukdom i hjärnan finns emellertid hos de flesta sjukhuslärare, speciellt de som arbetar vid universitetssjukhusen där den huvudsakliga behandlingen av barn och ungdomar med hjärntumör sker. Kunskapen finns således redan men lärarna måste få möjlighet till regelbunden kompetensutveckling.

Bilaga 67 3 (4) Sjukhuslärarna utför dels sedvanlig undervisning av barnet och ungdomen men de deltar också i den informationsöverföring till hemskolan som konsultsjuksköterskorna för barn med hjärntumör och neuropsykologerna förmedlar. En information som är ovärderlig för både barnet/ungdomen, föräldrarna och hemskolans lärare då sjukhuslärarna är de som sitter inne med den pedagogiska kunskapen och metoderna. Detta är verksamheter som Specialpedagogiska skolmyndigheten (SPSM) och utredningen inte anser att sjukhuslärarna ska ägna sig åt. Sjukvården och den rehabilitering som landstinget ansvarar för ska själva, enligt betänkandet, ha anställda med pedagogisk eller specialpedagogisk kompetens för de utredningar som ingår i rehabiliteringsprocessen. Landstinget anser det vara mycket tveksamt att inrätta nya tjänster och anställa nya personer när kompetensen och lärarna redan existerar. Landstinget föreslår i stället att sjukhuslärarnas tjänstebeskrivning utvidgas till att även innehålla dessa uppgifter, som de i praktiken ofta redan utför. Sjukhuslärarnas tjänster finansieras i Sverige till stor del genom statliga bidrag (SISmedel). Lärarna är kommunalt anställda och det är den kommun där sjukhusskolan är belägen som betalar den lönekostnad som bidraget inte täcker. Vem som ska stå för eventuella ytterligare kostnader måste stat, landsting och kommun kunna komma överens om. Landstinget anser det också viktigt att sjukhusskolans uppdrag förutom undervisning också bör omfatta kartläggning av inlärningsförutsättningarna och pedagogisk handledning till hemskolan både under och efter behandlingstiden på sjukhuset. Detta för att barnen ska få ett adekvat bemötande och möjlighet till optimal utveckling och inlärning i sin hemskola. Distansundervisning I utredningens uppdrag har även ingått att utreda om distansundervisning i vissa fall bör vara ett alternativ till reguljär undervisning. Utredningen konstaterar att distansundervisning tenderar att koncentreras till enbart kunskapsinhämtande och det socialiserings- och värdegrundsuppdrag som skolan har riskerar att hamna i skymundan. Likaså gäller inom distansundervisningen att den garanterade undervisningstiden som en elev har rätt till omvandlas till en egen tid med olika arbetsuppgifter som finns på en lärplattform. Kravet på lärarledd undervisning blir svårare att upprätthålla genom en undervisning på distans. Eleverna i grundskolan och motsvarande skolformer har också skolplikt och därmed en närvaroplikt. Skolan har i och med det även ett tillsynsansvar för eleverna. Utredningen föreslår en generell reglering för att inrätta möjlighet att bedriva fjärrundervisning respektive distansundervisning men förordar en restriktiv tillämpning med hänvisning till att det saknas forskning på området.

Bilaga 67 4 (4) Utredningen föreslår att distansundervisning kan anordnas: för elever med medicinsk eller psykosocial problematik, för elever med karriärer på elitnivå, och för elever vid särskilda ungdomshem. Distansundervisning innebär ofta extra svårigheter för sjukhusskolans målgrupper. Även fjärrundervisning innebär problem, i och med att det krävs särskild kompetens hos läraren och att avståndet ger större utmaningar för de aktuella eleverna. Landstinget menar därför att stor försiktighet bör iakttas både vid distans- och fjärrundervisning, med tanke på målgruppens speciella förutsättningar. För Landstinget i Uppsala län Erik Weiman Landstingsstyrelsens ordförande Eva Ljung T.f. landstingsdirektör

Bilaga 68 2013-04-29 Dnr CK2013-0105 Habilitering och hjälpmedel Tolkcentralen Hans Näverskog Tfn 018-6111 67 33 E-post hans.naverskog@lul.se Utbildningsdepartementet Remissvar angående Förslag om införandet av meritpoäng för svenskt teckenspråk för hörande Landstinget i Uppsala län är huvudman för tolkverksamheten för döva, vuxendöva, hörselskadade och personer med dövblindhet. För att tolkverksamheten i framtiden ska kunna möta samhällets krav på tolkar med olika kompetenser, ser vi som arbetsgivare det angeläget att tolkutbildningarna kan rekrytera studerande som har en god basutbildning. Landstinget i Uppsala län instämmer helt i utredningens förslag. Det är angeläget att meritpoäng införs för ämnet svenskt teckenspråk i gymnasieskolan, då detta kan stimulera ungdomar att studera teckenspråk. Detta kommer troligen att medföra, att fler av länets invånare kommer att få grundläggande kunskaper i teckenspråket. Fler av landstingets anställda har därigenom kommit i kontakt med teckenspråket under sin skoltid. En ökad medvetenhet om funktionsnedsättningen dövhet eller grav hörselnedsättning kan komma att ge en bättre service till våra länsinvånare. Medvetenheten om att beställa teckenspråkstolk kommer också att öka. Med början höstterminen 2013 startar Stockholms universitet landets första akademiska utbildning för teckenspråkstolkar med kandidatexamen, masterutbildning och forskarutbildning. Studerande som fått tillgodoräkna sig meritpoäng från gymnasiala studier i teckenspråk kommer lättare att få tillträde till utbildningen. Detta ökar förutsättningarna för arbetsgivaren att kunna rekrytera tolkar med både en akademisk utbildning och flerårig användning av ett främmande språk. De nuvarande tolkutbildningarna har Myndigheten för Yrkeshögskolan som huvudman och finns vid sju folkhögskolor i landet. För landstinget i Uppsala län Erik Weiman Landstingsstyrelsens ordförande Eva Ljung T.f. landstingsdirektör Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box 602 751 25 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.lul.se

Bilaga 69 2013-04-16 Landstingsdirektörens och hälso- och sjukvårdsdirektörens rapport april 2013 Kostnader för läkemedel januari-mars 2013 Kostnader för öppenvårdsläkemedel inom förmånen uppgick januari mars till 170 miljoner kronor vilket innebär en kostnadsminskning med 4 procent jämfört med samma period 2012. De flesta förvaltningar har minskat sina kostnader. Vårdcentralerna har uppnått en kostnadsminskning på 13,3 procent. Lasarettet i Enköping har minskat sina kostnader med 4,5 procent. Akademiska sjukhuset har ökat sina kostnader med 4,2 procent. Kostnader för slutenvårdsläkemedel har ökat mycket måttligt med 0,3 procent jämfört med samma period 2012. Övertagande av psykiatrisk öppenvård i Enköping Hälso- och sjukvårdsstyrelsens arbetsutskott beslutade den 11 februari 2013 att avbryta upphandlingen av psykiatrisk öppenvård i Enköping. Skifte av vårdgivare kommer att ske 5 juni 2013 då Akademiska sjukhuset tar över driften efter Närpsykiatri AB. Närpsykiatri AB och Psykiatridivisionen arbetar tillsammans med planeringen av överföringen, bland annat pågår förberedelser gällande personal, lokaler och IT. Huvuddelen av personalen hos Närpsykiatri AB i Enköping har tackat ja till att följa med när Akademiska tar över, förutom läkare. Psykiatridivisionen har påbörjat rekrytering av läkare till Enköping. För att säkerställa patientsäkerheten finns planer på att under maj månad låta läkare från Akademiska gå dubbelt med läkare från Närpsykiatrin. Mottagningens nya namn kommer att vara Enköpings psykiatriska mottagning. Verksamhetschef för mottagningen blir Ingrid Sahlin. Trafiken Buss- och tågtrafiken har fungerat normalt under februari. Ett arbete med nya broar över järnvägen i Rotebro medförde att bussar ersatte SLpendeln natten mellan påskafton och påskdagen. Verksamheten Den 1 mars förändrades biljettpriserna. Totalt sett så gjordes en prishöjning på ca 3 procent. Eftersom priset för vissa biljetter fortsatte vara oförändrade så var den faktiska höjningen ca 5-7 procent för de biljetter som fick högre pris. Förvaltningen har inte fått några större reaktioner från kunder och när media ställde frågor till resenärer blev svaren att höjningen verkade rimlig.

Bilaga 69 2 I media togs förvaltningens årsrapport för 2012 upp. Det publicerades uppgifter om att en tredjedel av dem som reser med UL-trafiken är missnöjda med priserna. Detta är en övertolkning eftersom uppgifterna utgår från den undersökning där de som tillfrågas ska ge sina omdömen på en femgradig skala där nöjda ger betyg 4 och 5 medan missnöjda ger betyg 1 och 2. Den tolkning media gjort är att också de som ger betyg 3 är missnöjda. Det är inte så förvaltningen presenterar resultatet. Ekonomi Utfallet för mars månad visar på en fortsatt positiv utveckling. Den för årstiden ovanligt kalla väderleken gör att de som normalt börjar cykla i mars fortfarande väljer att resa med stadsbussarna. Mediebilden av landstinget 1-31 mars 2013 Större nyheter: Den största mediehändelsen under mars var att den dåvarande landstingsdirektören fick lämna sin tjänst. Formerna för detta ifrågasattes och bilden som gavs var mestadels negativ. Rikspolitiker gjorde mediala utspel om att landstinget borde remittera patienter till UCC, vilket gav en negativ bild. Städningen på Akademiska sjukhuset beskrevs i negativa ordalag efter att en miljö- och hälsoskyddsinspektör riktat kritik mot hur den sköttes. I en uppföljande artikel beskrevs dock hur den ska förbättras. En mätning bland UL:s kunder redovisades med en negativ vinkel, som gav intrycket att de flesta var missnöjda, trots att i själva verket endast en mindre del angivit detta. Även om mediebilden till stor del var negativ fanns det också en hel del positiva nyheter, exempelvis om ny teknik för att skriva ut patienter från Akademiska och psykiatrins inflyttning i nya lokaler. Andra exempel på mediehändelser: Positivt: Störst chans att överleva bröstcancer i Sverige Landstinget klimatsmartare Alla ska få tillgång till journal på nätet Bättre hjälp vid bruten fotled med nyutvecklad plastskena Akademiskas patienter skrivs ut via länk Akademiska kan värmas med solenergi Flyktingvård planeras i psykiatrins hus Nära att frysa ihjäl på väg från bussen räddad av förbipasserad ambulans Fler enkelrum på Akademiska Dags för inflyttning i glaspalatset Nu går flyttlassen från Ulleråker

Bilaga 69 3 Negativt: Fick vänta fyra månader på läkartid Fler arbetspass hur då? (om ändrade scheman vid Akademiska) Läkarbrist i Uppsala landsting Fler anmälningar mot psykiater Läkare varnar om osäker vård Hygienexpert dömer ut rutiner vid barnakuten Läkare kritiserar städrutiner var tredje missnöjd med städningen Socialstyrelsen kräver åtgärder vid Lasarettet i Enköping. Klagomålen ökar på psykiatrin Neutralt: Höjda taxor på UL Landstinget kan få samarbete med cancerklinik Utbrott av mässling fortlöpande rapportering om smittläget under utbrottet som pågick Landstingsmiljoner till 288:an Landstinget vill kunna använda fler helikoptrar Webbiskamera på plats igen Hudcancer ökar kraftigt För lite sömn kan öka risken för fetma Cancertest i hemmet kritiseras Miljöpartiet vill starta sprututbytesprogram Dömd för att ha kollat i grannens sjukjournal Överväger att tillaga patientmat på plats igen Stort tapp för UL-biljetter med UL:s nya system

Bilaga 69 1 (6) Ekonomiavdelningen, LLK 2013-04-16 Landstingsdirektörens ekonomirapport mars 2013

Ekonomi Det prognostiserade årsresultatet beräknas efter mars till 191 miljoner kronor, vilket ska jämföras med en budget på 227 miljoner kronor 1. Utöver landstingets prognos så har det helägda bolaget Gamla Uppsala Buss lämnat en prognos på plus 9 miljoner kronor innan dispositioner och skatt. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter 9 467 9 432-35 Personalkostnader -6 290-6 197 94 Övr kostn (inkl avskr) -11 598-11 649-51 Nettokostnad -8 421-8 413 8 Skatteintäkter 7 333 7 369 35 Statsbidrag 1 420 1 340-80 Övrigt -105-104 -1 Finansiering 8 648 8 604-44 Årets resultat 227 191-36 Landstinget har i budgeten 2013 räknat med att kömiljarden uppnås. Med tanke på utfallet 2012 och inledningen av 2013 har landstinget av försiktighetsskäl minskat kömiljardsintäkterna från 35 till 15 miljoner kronor. Landstinget har en prognos för skatteintäkterna som är bättre än budget. Med tanke på att regeringen har minskad optimism gällande framtiden så finns det dock osäkerhetsfaktorer kring skatteintäkterna. SKL kommer med nya planeringsförutsättningar i slutet av april och ett troligt scenario är att skatteintäkterna kommer att minska. Statsbidragen har totalt försämrats med 80 miljoner kronor jämfört med budget. Försämringen beror främst på att statsbidraget för läkemedel inte kommer att nå budgeterad nivå. KPA har per den sista mars gjort en ny pensionsprognos. Jämfört med föregående prognos har pensionskostnaderna förbättrats något för 2013. 1 I LPB 2013-2015 är budgeten 227 mnkr. I den budgeten är utgångspunkten att alla förvaltningar har ett nollresultat i budget. PS har dock tagit beslut om resultatmål för vissa förvaltningar. Detta innebär att budgeten förbättras med totalt 17 mnkr. För att den totala budgeten ändå ska vara 227 mnkr så har Finansförvaltningen en budgetpost på minus 17 mnkr. Mnkr Avvik jmf budget Intäkter kömiljarden -20 Skatteintäkter +35 Intäkter statsbidrag -80 Pensionskostnader +95 Ökat anslag HSS för köer -55 HoS-förvaltningar -8 Övriga förvaltningar +1 Övrigt -4 Avvikelse mot budget -36 Bilaga 69 2 (6) Nettokostnad i landstinget Prognosen för nettokostnadsutvecklingen är 5,9 procent, vilket i stort sett är i nivå med budget. Anledningen till den höga nettokostnadsutvecklingen 2013 beror på de satsningar som görs inom hälso- och sjukvård och kollektivtrafik, med den nya SL-pendeln. I och med dessa satsningar höjdes skatten med 30 öre vilket motsvarar 200 miljoner kronor. Till följd av detta ökar även nettokostnaderna med 200 miljoner kronor. Bortser man från denna särskilda satsning är nettokostnadsutvecklingen 3,4 procent. Procent Prog 2013 Budg 2012 2011 2010 2013 Nettokostnutv 5,9 6,0 3,2 4,0 5,8 Likviditet och finansiella placeringar Landstingets korta finansiella placeringar inklusive likvida medel uppgår till 1 060 miljoner kronor per den sista mars. Jämfört med februari så är det en försämring med 184 miljoner kronor. Jämfört med budget så ser likviditeten bättre ut men det beror främst på en förskjutning av betalningarna. Medelavkastningen på de korta finansiella placeringarna uppgår till 2,16 procent. De långfristiga placeringarna har ett marknadsvärde på 1 032 miljoner. Sedan årsskiftet har marknadsvärdet på de långfristiga placeringarna ökat med 7 miljoner kronor. Det bokförda värdet uppgår till 934 miljoner kronor. Medarbetare Den genomsnittliga timlönekostnaden för landstinget har ökat med 2,3 procent jämfört med 2012. Förändringen av timlönekostnaden är i regel högre i början på ett år då löneöversynen året innan får ett större genomslag i utfallet. Utöver löneöversyn

Bilaga 69 3 (6) bidrar även personalstrukturförändringar till ett något högre utfall. Det genomsnittliga antalet årsarbetare är 8 446 och det är en minskning med 9 årsarbetare vid en jämförelse mellan ackumulerat utfall januari till och med mars i år med samma period i fjol. Akademiska sjukhuset har minskat med 60 årsarbetare. Akademiska skriver i sin månadsrapport att minskningen av övrig personal är större än förväntat framför allt på grund av svårigheter att rekrytera specialistsjuksköterskor och grundutbildade sjuksköterskor. Närvarotiden påverkas även av den ökade sjukfrånvaron och ett ökat semesteruttag jämfört med föregående år. Kostnaderna för jour och beredskap samt övertid ökar och motverkar effekten på kostnaderna av minskat antal årsarbetare. Akademiska skriver även att konsekvensen av nuvarande personalbrist är att sjukhuset inte kan producera vård enligt planering. Kostnaderna för inhyrd personal är 14 miljoner kronor till och med mars. Kostnaden samma period i fjol var drygt 16 miljoner kronor. Årsprognosen för de tre förvaltningarna Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Primärvården är 44 miljoner kronor och för jämförelse var utfallet 2012 67 miljoner kronor. Av de tre förvaltningarna är det Primärvården som prognostiserar en ökad kostnad i år jämfört med 2012 men Primärvården skriver att prognosen kan komma att justeras ner om rekryteringar kan göras av nyckelresurser. Den totala sjukfrånvaron i förhållande till sammanlagd ordinarie arbetstid är efter mars 4,9 procent vilket är högre jämfört med 2012 då den var 4,6 procent. Landstingets mål 2013 är att den totala sjukfrånvaron är högst 4,4 procent. Det är den korta sjukfrånvaron 2 14 dagar som har ökat ytterligare och är 1,6 procent efter mars. År 2012 var den 1,3 procent. Vid samtliga förvaltningar ökar den korta sjukfrånvaron. Fler fall av influensa, förkylningar och magsjuka är troliga förklaringar. Sjukfrånvaron 60 dagar eller mer är 2,4 procent vilket är lägre jämfört med 2012 då den var 2,5 procent. För landstinget är kostnaderna för ersättning vid sjukdom 17,2 miljoner kronor efter mars och det är 1,6 miljoner kronor högre än samma period i fjol. Det motsvarar en ökning på 10 procent. Diagram: Total sjukfrånvaro Uppföljning total sjukfrånvaro 2013, LUL mål 4,4 % 5,0 Procent 4,5 4,0 3,5 3,0 Ack jan Ack febr Ack mars Ack april Ack maj Ack juni Ack juli Ack aug Ack sept Ack okt Ack nov Årsutfall År 2012 År 2013

Bilagor Årsprognos Årsprognos Landstinget i Uppsala län tkr 201201-201203 201301-201303 Bokslut 2012 Budget 2013 Bilaga 69 4 (6) Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Rörlig ersättning från HSS 702 426 864 676 3 420 238 3 489 503 3 478 057-11 446 Riks-/regionsjukvård 376 338 383 440 1 900 089 2 029 845 2 030 975 1 130 Patientavgifter sjukvård 33 006 32 379 132 617 137 595 136 165-1 430 Patientavgifter tandvård 93 793 91 778 357 903 391 628 391 628 0 Trafikintäkter 176 316 190 475 657 274 677 530 677 530 0 Övriga intäkter 677 239 701 187 2 788 915 2 741 071 2 718 089-22 982 Verksamhetens intäkter 2 059 116 2 263 936 9 257 037 9 467 172 9 432 444-34 728 Lönekostnader läkare -387 087-411 971-1 509 936-1 570 293-1 571 969-1 676 Lönekostnader övrig personal -942 557-966 708-3 804 065-3 986 990-3 913 220 73 770 Övriga personalkostnader -79 985-79 762-725 552-733 036-711 451 21 586 Verksamhetens personalkostnader -1 409 629-1 458 441-6 039 553-6 290 319-6 196 640 93 679 Inhyrd personal -14 847-12 229-69 499-49 957-49 957 0 Köpt vård -855 677-1 015 817-4 153 690-4 244 164-4 295 949-51 785 Läkemedel -284 177-275 670-1 203 313-1 184 557-1 185 121-564 Medicinsk service -55 832-55 528-238 946-225 211-221 232 3 979 Köpt tandteknik och tandvård -37 940-38 481-154 025-169 710-169 709 1 Medicinskt material -131 731-123 802-600 121-594 610-591 634 2 976 Hyror -269 850-286 053-1 179 382-1 219 624-1 219 431 193 Trafikkostnader -293 599-337 804-1 205 405-1 386 084-1 386 084 0 Övriga kostnader -501 140-512 432-1 976 342-2 086 285-2 092 332-6 046 Verksamhetens övriga kostnader -2 444 792-2 657 816-10 780 723-11 160 202-11 211 448-51 247 Avskrivningar/nedskrivningar -100 082-107 778-382 132-437 963-437 818 145 Avskrivningar/nedskrivningar -100 082-107 778-382 132-437 963-437 818 145 VERKS. NETTOKOSTNAD -1 895 387-1 960 100-7 945 371-8 421 311-8 413 462 7 850 Skatteintäkter 1 690 791 1 852 033 6 861 025 7 333 231 7 368 671 35 440 Generella statsbidrag/utjämning 215 389 207 967 1 374 015 1 419 412 1 339 604-79 808 Finansiell nettokostnad 6 515-3 979-106 415-83 967-100 063-16 097 Landstingsanslag 0 0 0 0 0 0 Fast ersättning från HSS 0 0 0 60-1 118-1 178 Övrig finansiering -1 000-1 150 0-20 798-3 065 17 733 Finansiering 1 911 695 2 054 871 8 128 625 8 647 938 8 604 029-43 910 PERIODENS RESULTAT 16 308 94 771 183 254 226 627 190 567-36 060 INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar -513 648-66 384-1 044 542-907 062-907 062 0 Investeringar i immateriella och -20 511-2 480-35 029-22 950-30 400-7 450 investeringar i utrustning -110 302-59 907-268 998-299 058-264 058 35 000 Försäljning av fastigheter 0 0 0 0 0 0 Not

Bilaga 69 5 (6) Likviditet Justerad budget Utfall 1 400 1 300 LIKVIDITETSUTVECKLING 2012 mnkr 1 200 1 100 1 000 900 Prognos 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Juli Aug Sep Okt Nov Dec Likviditetsutveckling 2012-2013 (mnkr) Summa likvida medel och korta placeringar vid månadens slut. Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Justerad budget 1 124 1 100 1 083 950 950 990 997 1 011 1 078 1 109 1 138 1 175 1 148 Utfall 1 124 1 084 1 244 1 060 Prognos 1 100 Diff budget-utfall 0-16 161 110 Den justerade likviditetsbudgeten utgår från likviditeten och korta placeringar per 2012 12 31 och sålunda ej från landstingsfullmäktiges budgetbeslut. Från och med 2010 ingår ej långa placeringar, det vill säga placeringar över ett år i sammanställningen. Likvida medel inkl korta placeringar Belopp Till och med Ränta % SEB 25,0 130603 1,80 SEB 50,0 130603 1,80 SEB 50,0 130603 1,80 SEB 50,0 130603 1,80 Totalt SEB 175,0 Nordea 75,0 130426 2,95 Nordea 50,0 130506 2,95 Nordea 50,0 130524 2,80 Nordea 75,0 130614 2,82 Nordea/Plusgirot 380,6 Löpande 0,86 Totalt Nordea/Plusgirot 630,6 Swedbank 222,1 Löpande 1,64 Övrigt 32,0 Löpande SUMMA 1 059,7 Genomsnittsränta % exkl. Plusgirot 2,16 Genomsnittsränta % inkl. Plusgirot 1,59

Bilaga 69 6 (6) Långa placeringar Anskaffning, Aktuellt värde, mnkr 2013, % mars, % Förfall, år Avkastning Avkastning ( över 1 år) mnkr Nordea obligation 50,0 58,7 150630 6,5 2,8 Nordea obligation 100,0 120,0 140624 2,5 0,8 Agenta Hedgefond 300,0 335,0 140731 1,8 0,2 SEB obligation 84,3 100,9 171221 0,8 0,5 Nordea obligation* 150,0 157,8 150601* -0,4-0,6 SEB strukturerad 100,0 100,8 180115 0,0 0,0 produkt SEB strukturerad 150,0 159,4 140927 3,4 3,4 produkt Totalt 934,3 1 032,6 *Avkastning per sista februari Portföljen består värdemässigt (anskaffningsvärde) av 9 % obligationer, 32 % hedgefonder och 59 % strukturerade produkter. Genomsnittlig löptid på pensionsplaceringar mindre än 3 år. Indexjämförelser saknas. Långfristiga skulder Skuldbelopp, Förfall, år Ränta inkl mnkr swapränta, % Nordea lån depå för kollektivtrafik 403,7 2058 4,18

www.pwc.se Bilaga 70 Revisionsrapport Carin Hultgren Josefin Loqvist Januari 2013 Granskning av lönehantering - den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper Landstinget Uppsala län

Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Syfte och revisionsfrågor... 1 1.3. Revisionsmetod... 1 2.1. Uppföljning av tidigare genomförd granskning... 3 2.2. Registeranalys av lönetransaktioner... 4 2.2.1. Validering av data... 4 2.3. Resultat av registeranalys... 5 2.3.1. Fördelning av lönearter... 5 2.3.2. Analys av orimliga värden för preliminärskatt... 6 2.3.3. Avvikande ålder... 6 2.3.4. Översikt av grundlön - månadslön... 6 2.3.5. Högt á-pris och höga antal timmar... 7 2.3.6. Avgångsvederlag... 7 2.3.7. Dubbletter av transaktioner... 7 2.3.8. Utbetalt arvode till förtroendevalda... 8 2.3.9. Traktamente... 8 2.3.10. Reseräkning/kostnadsersättning... 8 2.3.11. Sparade semesterdagar... 9 Bilaga 1, sid 1-18 Uppföljning kontrollmål

1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i Landstinget i Uppsala län har under de senaste fem åren granskat rutiner avseende lönehanteringen, exempelvis vid Folktandvården och vid en av divisionerna inom Akademiska sjukhuset (då all lönehantering sköttes lokalt av förvaltningarna). Lönehanteringen har överförts till Administrativt Centrum, numera Resurscentrum och den senaste gjorda granskningen avsåg den interna styrningen och kontrollen vid Administrativt Centrum avseende löner (lönehantering övergripande, avslut av anställning, avvikelserapportering vid frånvaro, avvikelserapportering vid tillägg avseende övertid och OB samt rutiner vid löneutbetalningen). Efter genomförd granskning avseende rutinerna vid Resurscentrum gjordes bedömningen att system och rutiner för styrning och kontroll avseende lönehantering i huvudsak var tillräcklig. Vi ansåg dock att dessa rutiner bör dokumenteras och tydliggöras med avseende på hur och vad som ska kontrolleras och av vem dessa kontroller bör göras. I årets granskning ingår att följa upp våra synpunkter och de av oss lämnade rekommendationerna i granskningen avseende Resurscentrum. I årets granskning ingår också att genomföra en registeranalys i syfte att säkerställa den interna kontrollen samt rättvisande räkenskaper. 1.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig samt om löneredovisningen är rättvisande. Följande revisionsfrågor ska besvaras: Är lönehanteringen säker och tillförlitlig? Är uppgifterna i löneredovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande? 1.3. Revisionsmetod Granskningen har genomförts utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål valts ut. Utifrån dessa kontrollmål har en bedömning gjorts av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Denna del av granskningen har omfattat en uppföljning av de synpunkter vi hade i tidigare granskning. Uppföljningen av system och rutiner vid Resurscentrum kommer att ske med hjälp av COSO-modellen och med kontrollmålsteknik, dvs på samma sätt som tidigare granskning genomfördes. Kontrollmålsteknik innebär att vi har granskat och bedömt ett antal påstående, som vi bedömer som viktiga utifrån ett internkontrollperspektiv. Bedömning har gjorts avseende om dessa är uppfyllda eller inte. Granskning och bedömning görs av stödjande dokument och rutinbeskrivningar. Uppföljning sker av de brister som vi noterade i tidigare granskning av Administrativt Centrum (numera Resurscentrum). 1

Inom ramen för denna del av granskningen genomförs ett antal intervjuer med personal vid Resurscentrum som ansvarar för lönehanteringen. Vidare kommer en s.k. registeranalys att genomföras. De uppgifter som framkommit i registeranalysen har sedan använts för att välja ut ett antal poster för verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden. Registeranalysen omfattar Produktionsstyrelsens förvaltningar: Akademiska sjukhuset Folktandvården Lasarettet i Enköping Primärvården Landstingsservice Resurscentrum Habilitering och hjälpmedel Analysen omfattar perioden januari-september 2012. Ett antal övergripande kontroller/avstämningar har gjorts i syfte att säkerställa att uppgifter som analyseras är korrekta. Dessa är avstämning av och jämförelse mellan lönesystem och huvudbok samt lönesystem och personalregister. Vidare har ett antal fördjupade analyser genomförts. 2

2. Granskningsresultat 2.1. Uppföljning av tidigare genomförd granskning Nedan redovisas våra iakttagelser efter genomförd granskningsuppföljning. Resultatet av uppföljningen av samtliga kontrollmål redovisas i detalj i bilaga 1. Nedan redovisas våra iakttagelser i sammanfattad form. Rutinhandbok för löneadministration finns och omfattar väsentliga rutiner som avser lönehanteringen. Vidare finns en tjänstekatalog av vilken roller, ansvar samt gränsdragning mellan Resurscentrum och respektive förvaltning framgår. Resurscentrum har även en internkontrollplan som omfattar väsentliga rutiner avseende lönehanteringen. Dokumenterad rutin avseende avslut av anställning finns där ansvarig chef respektive löneadministratörens ansvar framgår. Ansvarsfördelningen upplevs i huvudsak vara tydlig av de intervjuade. Det förekommer att ansvarig chef missar att anmäla avslut till Resurscentrum. Eftersom ansvarig chef månatligen ska följa upp sina löneutbetalningar finns dock en kontrollrutin som bör uppmärksamma eventuella felaktigheter. Dokumenterad rutin avseende avvikelserapportering vid frånvaro finns. Rutinbeskrivningen framgår av rutinhandbok och till viss del även i tjänstekatalogen som båda tagits fram av Resurscentrum. Dokumenterad rutin avseende avvikelserapportering ersättningar i form av övertid och OB finns i instruktion till BeSched. Ansvarsfördelningen upplevs vara tydlig av de intervjuade och framgår av tjänstekatalogen. Dokumenterad rutin avseende löneutbetalning finns och framgår av särskilt avsnitt, kontroll- och bevakningsrutiner, i rutinhandboken. Liksom tidigare saknas en dokumenterad arbets- och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar. Fördelningen är dock känd och upplevs som tydlig. Liksom vid tidigare granskning görs ingen kontroll av de eventuella rättningar av fel som görs vid Resurscentrum via exempelvis kontroll av logglista. 3

2.2. Registeranalys av lönetransaktioner Nedan redovisas iakttagelser och slutsatser efter genomförd registeranalys av lönetransaktioner. Registeranalysen omfattar nedanstående förvaltningar, för perioden 2012-01-01 till och med 2012-09-30: Förvaltning Beteckning Antal som erhållit månadslön Antal som erhållit timlön Akademiska UAS 9 173 2 867 sjukhuset Folktandvården FTV 593 71 Lasarettet i Enköping LE 569 195 Primärvården PV 877 197 Landstingsservice LSU 272 82 Resurscentrum LRC 159 9 Habiliteringen och hjälpmedel HOH 310 66 2.2.1. Validering av data Transaktioner mot huvudbok Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har därför valt att stämma av vissa transaktioner mot huvudbok. Avstämningen omfattar källskatteskulden för tre perioder februari, april och augusti för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. I nedanstående tabell återfinns resultatet av analysen tillsammans med lönearterna som angivits för källskatt. Löneart 6010, 6020, 6030, 6040, 6060, 6070, 6075, 6080, 6090, 6110, 6180 Källskatt för period HB Lönetransaktionsfil Differens 201202-92 007 623 92 007 623 0,00 201204-93 984 202 93 984 202 0,00 201208-98 788 283 98 788 283 0,00 Resultat från dataanalys och slutsats Genomförd analys ger vid handen att det finns överensstämmelse mellan huvudbok och lönetransaktionsfilen avseende källskatten de granskade perioderna. Vår slutsats är därför att erhållen data är fullständigt. Avstämning av transaktioner mot personalregister En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som inte finns upplagda i personalregistret. 4

Resultat från dataanalys och slutsats Efter utförd analys, har utbetalningar påträffats för personer som inte finns med i personalregistret. I resultatet förekommer det poster utan namn där majoriteten av dessa är personer som saknar anställning i Landstinget, som exempelvis förtroendevalda, föreläsare och tolkar. Dessa personer återfinns dock i särskilt register. Det förekommer även 258 personer som varken finns med i personalregistret eller i register för de personer som anges ovan. Dessa personer kan vara personer som erhållit någon form av utbetalning efter tjänsten avslutats. Någon ytterligare verifiering har inte gjorts. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. Resultat från dataanalysen och slutsats Efter genomförd analys har inga poster med avvikande kontrollsiffra påträffats. 2.3. Resultat av registeranalys 2.3.1. Fördelning av lönearter Samtliga transaktioner har fördelats och summerats per löneart och per period i en lönefluktuationsanalys. Sammanställningen visar alla lönearter uppdelat per period och visar antal transaktioner samt saldot för varje period under granskningsperioden i en tabell som återfinns i ett underliggande material. Analysen används som underlag för bedömning om lönekostnaderna är rimligt fördelade under året och om onormala fluktuationer finns som inte är i linje med vad som är normalt för lönekostnadsfördelningen. I tabellen nedan redovisas de tio lönearter där de beloppsmässigt högsta saldona redovisas under granskningsperioden. Summan är adderad för samtliga löneperioder och är gjord på samtliga sju förvaltningar. Löneart beskrivning Summa (kr) 0011 - Tillsvidareanställd 2 421 005 749,30 0051 - Visstidsanst ej LAS 352 823 919,30 9910 - Semskuldlöneart 352 198 752,00 0161 - Vikariat 108 623 640,10 0141 - Allm visstids anst 87 860 787,20 8429 - Centralt konto läkare 62 713 492,40 8330 - Jour o beredskap arbetad t 16 451 768,30 0960 - % Ek ers arbetad tid 42 682 587,10 1350 - Ob Lokal mall 34 264 517,90 0110 - Timavlön vikarie 38 827 818,50 Resultat från dataanalysen och bedömning Fördelningen av utbetalningar per löneart bedöms som rimlig. 5

2.3.2. Analys av orimliga värden för preliminärskatt Denna analys visar om det preliminärskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller ej. Det är svårt att göra beräkningen helt korrekt på grund av det stora antalet lönearter som ligger till grund för beräkningen. Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen baseras på bruttolönen som är kopplad till konton 4001 4198. Resultatet från genomförd analys visar att det förekommer poster med källskatteavdrag som överstiger 60 % samt understiger 20 %. Ett urval på tio av dessa poster har följts upp där vi noterat avdrag för källskatt som överstiger 60 % alternativt understiger 20 %. Godtagbara förklaringar så som att det finns särskilda beslut från skatteverket har erhållits. Vi bedömer att posterna hanterats korrekt utifrån erhållna svar. 2.3.3. Avvikande ålder En genomgång av personalregistret har gjorts, av samtliga anställda i de sju olika förvaltningarna i Landstinget i Uppsala län, för att identifiera lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen identifierade totalt 486 unika personer varav en person är yngre än 16 år. Dessa 486 personer har erhållit ersättning om totalt 58 970 297,48 kr. Enligt uppgift avser majoriteten läkare och andra specialister. Ytterligare verifiering har inte genomförts. 2.3.4. Översikt av grundlön - månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall (Se antal löner uppdelat i beloppsintervall nedan). Beloppsintervall Antal anställda 0-5.000 19 5.000-10.000 119 10.000-15.000 462 15.000-20.000 1 155 20.000-25.000 4 163 25.000-30.000 2 726 30.000-35.000 1 323 35.000-40.000 636 40.000-45.000 540 45.000-50.000 161 50.000-60.000 444 60.000-100.000 728 > 100.000 11 Resultat från dataanalysen och bedömning Resultatet ovan kan användas för att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner för att kunna göra en rimlighetsbedömning. Fördelningen ovan bedöms som rimlig. 6

Uppföljning och avstämning har gjorts av de 10 högsta månadslönerna mot anställningsavtal, lönerevisioner etc. Dessa uppgifter bedöms vara korrekta. 2.3.5. Högt á-pris och höga antal timmar En analys har genomförts för att identifiera de högsta à-priserna avseende timlön och de högsta timantalen under granskningsperioden. Resultatet av analysen kan användas som underlag för att bedöma om timlöner och antal arbetade timmar är rimligt på individnivå. Resultat från dataanalysen och bedömning De högsta à-priserna och de högsta timantalen för fem personer har följts upp. I ett fall har en anställd erhållit full lön i två veckor trots ledighet. På grund av inloggningsproblem har semester inte registrerats korrekt. Uttag av semester har dock lagts ut i efterhand per sista augusti. Som följd av detta saknades en vikarie under sommaren och två av vikarierna fick täcka upp med följd att de arbetade flera timmar. Att timlönen var hög förklaras av att personalen arbetar skift. I ett annat fall hade person registrerats som timanställd i stället för sommarvikariat. Utbetald lön är dock korrekt. För övriga poster har vi erhållit rimliga förklaringar som gör att vi bedömer hanteringen som korrekt. 2.3.6. Avgångsvederlag Samtliga transaktioner för de granskade förvaltningarna som avser avgångsvederlag har sammanställts i denna granskning. Omfattningen framgår av tabellen nedan. Löneart Löneartstext Belopp (kr) 1570 Avgångsvederlag pensionsgr 861 444,00 1580 Avgångsvederlag ej pension 2 325 988,90 Totalt 3 187 432,90 Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen identifierade 42 personer som erhållit avgångsvederlag, varav 15 personer inte finns med i personalregistret. En rimlig förklaring till detta är att personerna erhållit utbetalningen efter anställningens avslutande. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp. 2.3.7. Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter kombination av personnummer + löneperiod + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Resultat från dataanalysen och bedömning Efter genomförd analys identifierades en mängd transaktioner som eventuellt kan vara en dubblett, men då analysen är baserad på absoluta belopp kan det i vissa fall röra sig om korrigeringar. Inom ramen för denna granskning har ingen verifiering av detta gjorts. 7

2.3.8. Utbetalt arvode till förtroendevalda Analys av utbetalt arvode till förtroendevalda har genomförts, med löneart 2400, 2430 samt 2450. Löneart Benämning Belopp (kr) 2400 Arv förtro man 3 618 839,20 2430 Års arv förtroendevald 49 500,00 2450 Partigr möte 6 610,00 Totalt 3 674 949,20 Resultat från dataanalysen och bedömning Av de sju förvaltningarna som ingår i granskningen, har vi för två av dessa identifierat transaktioner avseende arvode till förtroendevalda. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp. 2.3.9. Traktamente Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till traktamente med totalbelopp per löneart redovisas i tabellen nedan. Löneart Benämning Belopp (kr) 2820 Utlandstrakta 585 560,90 2825 Utrikes traktamente 87 131,50 2826 Utrikes nattraktamente 0,00 2840 Traktamente heldag 141 487,00 2845 Inrikes traktamente 220,00 2846 Inrikes nattraktamente 0,00 2855 Inrikes trakt halvt 198,00 2250 Resetillägg 22 446,40 2255 Resetillägg 57,00 2256 Resetillägg halvdag 0,00 Totalt 837 100,80 Resultat från dataanalysen och bedömning Baserat på analysen har vi konstaterat att det förekommer utbetalningar för sammanlagt 37 186,20 kr till personer som inte finns med i personalregistret. Dessa personer har även erhållit något slags arvode. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp. 2.3.10. Reseräkning/kostnadsersättning Alla transaktioner under granskningsperioden som avser reseräkning/kostnadsersättning har analyserats i syfte att identifiera de personer som erhållit ersättning. Resultat från dataanalysen och bedömning I analysen har vi identifierat poster där utbetalning av reseersättning/ kostnadsersättning gjorts till personer som inte finns upplagda i personalregistret. Detta förklaras dels av att det inom de granskade förvaltningarna finns ett antal arvodesanställda vars personuppgifter inte finns upplagda i personalregistret. 8

Utbetalningen till de arvodesanställda avser främst ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vidare återfinns här landstingets kostnader för resor i samband med inställda operationer, donationer m.m. Utbetalning grundas på underlag från ekonomiavdelningen till Resurscentrum som ombesörjer att utbetalning görs. Vi bedömer denna förklaring som rimlig och har inte gjort några ytterligare verifieringar. 2.3.11. Sparade semesterdagar En analys har utförts av sparade semesterdagar utifrån den information som angivits i personalregistret. Analysen är baserad på det ur systemet utdragna personalregistret med aktuella sparade semesterdagar och har skett baserat på anställningsnummer. Analysen har även identifierat innevarande semesterdagar samt det totala antalet semesterdagar per anställd. Resultat från dataanalysen och bedömning Resultatet från analysen delades upp i tre delar; innevarande semesterdagar, sparade semesterdagar samt totalt antal dagar. I Landstinget Uppsala län har den anställde rätten att spara 40 semesterdagar innan överskjutande del betalas ut. Vidare har den anställde i huvudsak 32 intjänade semesterdagar innevarande år. Per sista september 2012 var det fyra anställda vid Akademiska sjukhuset som hade 40 sparade dagar och mer än 32 semesterdagar innevarande år dvs sammantaget 72 dagar. Vi bedömer denna omfattning som rimlig. Ytterligare uppföljning har inte gjorts. 9

3. Sammanfattande revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen avseende lönehanteringen i allt väsentligt är tillräcklig. Efter genomförd granskning bedömer vi att lönehanteringen i allt väsentligt är säker och tillförlitlig, samt att uppgifterna i löneredovisningen för de granskade förvaltningarna i allt väsentligt är aktuell, fullständig och rättvisande. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av de rutinbeskrivningar som finns, fördelning av roller och ansvar avseende kontroll av avslut av anställning, avvikelserapportering och löneutbetalning samt resultatet av registeranalysen och den verifiering som genomförts. I granskningen som genomfördes 2010 lämnades rekommendationen att ansvarsfördelningen mellan nuvarande Resurscentrum och förvaltningarna skulle tydliggöras. Sedan granskningen 2010 har arbetet med att dokumentera lönerutinerna fortgått och vi bedömer att väsentliga rutiner har dokumenterats. Detta framgår av den vidareutvecklade Tjänstekatalogen och till viss del i den framtagna Rutinhandboken. I syfte att säkerställa att felaktig löneutbetalning inte görs i samband med avslut av anställning bör en tydlig instruktion tas fram. Av instruktionen bör då framgå vilka åtgärder och kontroller som ansvarig chef ska göra av lönelistan innan lönekörning. Vidare ansåg vi att de kontrollmoment som föregår löneutbetalningen bör dokumenteras i rutinen för löneutbetalning. De kontrollmoment som avses här är kontrollen av att löneutbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat. Detta har ännu inte fullt ut genomförts. Vi uppmanar inblandade parter, Resurscentrum, finansförvaltningen och förvaltningarna att fortsätta detta arbete. 10

2013-01-25 Carin Hultgren Projektledare Viveca Karlsson Uppdragsledare 11

Bilaga 1 Uppföljning kontrollmål Övergripande Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner kring lönehanteringen som tydliggör ansvarsfördelningen mellan AC och förvaltningarna. Delvis uppfyllt Uppfyllt Riktlinjer saknas. Av direktörsbeslut framgår vilka uppgifter/ansvar som ligger på AC. Vem som gör vad framgår däremot inte på ett tydligt sätt, dvs. en gränssnittsbeskrivning som beskriver processen och de moment som övergått till AC saknas. Rutiner kring lönehantering finns i rutinhandboken för löneadministration. Målgrupp för denna rutinhandbok är i huvudsak linjecheferna och lönehandläggarna vid AC. Under året har även en kvalitetssäkringsdokumentation inom löneområdet tagits fram. Målgruppen för denna dokumentation är förvaltningarnas linjechefer, personalfunktioner och andra administratörer som arbetar inom området. Dokumentet är en kortare dokumentation vars syfte är att förtydliga ansvarsfördelningen i vissa rutiner där systematiska brister uppstått eller områden där AC ofta får frågor. Både rutinhandboken och kvalitetssäkringsdokumentet Tidigare Administrativt Centrum heter nu Resurscentrum (RC). Lönehanteringen sker på PA enheten/lön. RC har arbetat vidare med utveckling av rutinhandboken för löneadministration och den omfattar ett stort antal rutiner kopplade till lönehantering. Av intervjuer framkommer att rutinhandboken är ett bra stöd och ett levande dokument som används i det dagliga arbetet. Tanken är att rutiner ständigt ska utvärderas och ev justeras/kompletteras och i princip uppdateras rutinhandboken varje vecka. Sen granskningen 2011 har RC arbetat mycket för att få till en bra och tydlig tjänstekatalog som reglerar gränsdragningar och ansvarsfördelning mellan RC och kunden (Landstinget i Uppsala län). Tjänstekatalogen är nu i stort sett färdigformulerad och alla förvaltningar har fått förslaget/utkastet på 1

är levande dokument som löpande uppdateras. Av intervjuer framkommer att gränsdragningen upplevs som tydlig trots att det enligt vår bedömning saknas en tydlig ansvarsfördelning. Förvaltningen ansvarar för att genomföra erforderliga kontroller av den rapportering som den anställde gör i självservicesystemet BeSched avseende frånvaro; sjukfrånvaro och semester men även övertid. Utbetald OB-ersättning styrs av det schema som lägga in i BeSched. Ansvarig för att lägga in schema är förvaltningen. Förvaltningen ansvar för att registrering av nyanställning, förlängning och avslut av anställning i modulen Bemanningsärende. För att lön ska betalas ut vid nyanställning krävs att AC kopplar denna registrering till lönesystemet och omvänt vid avslut. Innan löneutbetalning: Cheferna ansvarar för att utgående lön är korrekt, korrekt lön till rätt person i rätt tid. Vidare kan uppföljning göras av kompsaldo och semesterlista. AC gör vissa rimlighetskontroller och följer upp orimliga värden. Efter löneutbetalning: Förvaltningen (cheferna) följer remiss och fått inkomma med synpunkter. Vid uppföljningstillfället hade de flesta förvaltningar lämnat synpunkter på katalogen och i huvudsak verkar förvaltningarna tycka att den är bra men i vissa fall önskar de lägga mer uppgifter/ansvar på RC. Detta blir i förlängningen en fråga om ökade resurser för RC Av tjänstekatalogen framgår ett omfattande antal rutiner och beskrivning av hur rutinen ser ut och vem som ansvarar för vad i de olika momenten som rutinen omfattar. Av intervjuer framkommer att tjänstekatalogen tydliggör gränsdragningarna och ansvaret på ett tydligare sätt. Det framkommer vid intervjuer att det alltjämt förekommer vissa brister i den uppföljning som förvaltningarna ansvarar för och att det förekommer att lön utbetalas trots att en person har slutat etc. Vid den uppföljning som gjorts av IK-planen 2012 avseende att utgående löneutbetalningar följs upp månadsvis av ansvarig chef framkommer att det är ett stort antal av tillfrågade chefer som inte svarat. Bortfallet är för stort för att slutsatser om huruvida rutinerna fungerar ska kunna dras. 2

Det finns en ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll upp lönekostnadsspecifikation och/eller gör en kostnadsuppföljning ur Diver. Av intervjuer framkommer att det finns brister i den uppföljning som förvaltningarna ansvarar för och att det förekommer att lön utbetalas till tjänstlediga etc. Om det beror på tidsbrist eller bristande kunskap är oklart. Delvis uppfyllt Det finns i huvudsak en ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll. Våra rekommendationer I syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen bör ansvarsfördelningen och gränssnitt mellan AC och förvaltningarna tydliggöras. Detta kan förslagsvis göras i den tjänstekatalog som AC arbetar med att ta fram. Vidare bör denna tjänstekatalog alternativt den kvalitetssäkringshandbok som tagits fram utvecklas så att det på ett tydligt sätt framgår hur rutinen ser ut och vem som ansvar för olika moment i rutinen. Exempelvis vem som ansvar för de olika momenten i samband med avslut av anställning. Vidare bör de kontroller som ska genomföras av förvaltningen respektive AC tydligt beskrivas. Uppfyllt Ansvarsfördelning och gränssnitt mellan RC och förvaltningarna har tydliggjorts i och med den tjänstekatalog som har arbetats fram. I tjänstekatalogen framgår specifikation av tjänster och åtaganden. Vidare framgår ett omfattande antal rutiner och beskrivning av hur rutinen ser ut och vem som ansvarar för vad i de olika momenten som rutinen omfattar. Det framgår även vem som ansvarar för att utföra kontroller. 3

Internkontrollplan finns framtagen och omfattar riskbedömda rutiner och processer avseende lönehantering Delvis uppfyllt Det finns IK-plan för PA och EA-området. Utifrån denna har de tagit fram en rutin för vilka kontroller som ska genomföras avseende lönehantering. De har tagit fram mallar för dokumentation av kontroller som i sin tur ska ligga till underlag för den sammanställning som görs för uppföljning av internkontrollplan. Dokumenterad väsentlighet- och riskanalys finns inte men resultatet av genomförda kontroller enligt IK-plan kommer att ligga till grund för kommande väsentlighetsoch riskanalys. Uppfyllt Det finns en IK-plan för RC 2012. Denna är uppställd utifrån de olika perspektiven i RC:s balanserade styrkort. I IK-planen finns åtta rutiner med bäring på lönehantering. För dessa finns angivet kontrollmål, kontrollmoment, frekvens, ansvarig för kontroll och uppföljning samt till vem avvikelserapportering ska ske. Det är lönechefen som ansvarar för kontroll och uppföljning. De flesta av kontrollmålen (sex av åtta) följs upp tertialvis och övriga två följs upp två gånger per år. Vi har tagit del av sammanställningen av genomförda uppföljningar av IK-planen under 2012. Uppföljning genomfördes i samband med tertial 1 och i samband med tertial 2. Till grund för sammanställningen finns mallar för dokumentation av kontroller men dessa har vi inte tagit del av. Avslut av anställning Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner vad avser avslut av anställning. Dessa Delvis uppfyllt Uppfyllt Riktlinjer finns inte. Rutin finns men denna är vid granskningstillfället inte dokumenterad i Rutin för avslut av anställning finns beskrivet i rutinhandbok och i tjänstekatalog, men även i form av en lathund till Bemanningsärendet 4

tillämpas. Det finns en tydlig ansvars- och arbetsfördelning mellan AC och förvaltningarna vid avslut av anställning och detta är dokumenterat. Avslut av anställning dokumenteras på avsedd blankett Rutinhandboken Löneadministration. I systemdokumentationen över lönesystemen finns en manual som beskriver hur avslut av anställning till i bemanningsärendet (modul i lönesystemet Primula). Delvis uppfyllt Ansvarsfördelningen är tydlig och framgår av manual över hur avslut i bemanningsärendet (modul i lönesystemet Primula) hanteras. Däremot förekommer brister i tillämpningen av denna rutin i det fall chef avslutar anställningen i BeSched med glömmer att meddela löneadministratören för avslut/avregistrering i lönesystemet. Uppfyllt Registreras i modulen Bemanningsärende det vill säga manuellblankett (avsedd blankett) används endast för Primärvårdens som ännu inte använder Avslut. Ytterligare ledtext/information finns i Bemanningsärendet (modul i lönesystemet Primula). Länk finns i Bemanningsärendet till lathunden. Resurscentrum gör själva bedömningen att rutinen vid pensionsavgång som framgår av tjänstekatalogen bör förtydligas ytterligare. Uppfyllt Ansvarsfördelningen avseende avslut av anställning är tydlig och framgår av tjänstekatalogen. Ansvarig chef ansvarar för vissa kontroller men det finns ingen lathund för vad cheferna ska kontrollera. Vid intervju framkommer att det alltjämt förekommer att ansvarig chef glömmer att meddela till löneadministratör att medarbetare slutat och således avslutas/avregistreras inte personen i lönesystemet och lön betalas ut fast person har slutat. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. 5

Avslut av anställning godkänns av behörig person Kontroll görs av att avslut har godkänts/beslutats av behörig person och kontrollen har dokumenterats Kontroll görs av att datum för anställningens upphörande har registrerats i personalsystemet och att överensstämmelse finns med underlaget (avsedd blankett i systemet). Rutin finns som säkerställer att lön inte utgår efter Bemanningsärende. Uppfyllt Behörighet att godkänna och avsluta av anställning styrs av de roller/behörigheter som tilldelats cheferna i Bemaningsärende. Uppfyllt Inbyggd kontroll genom att det endast är behörig chef som kan godkänna avslut, vilket styrs av roll/behörighet som chef tilldelats i Bemanningsärende. När Bemanningsärende inte används kontrollerar löneadministratörerna vid AC att det är behörig person som godkänt avslutet. Dessa kontroller dokumenteras inte. Värt att notera är att detta förekommer sällan. Uppfyllt Kontroll görs av löneadministratören vid AC innan avslut i lönesystemet Primula. Delvis uppfyllt Förutsätter att nuvarande rutin tillämpas på avsett sätt. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Delvis uppfyllt 6

avslutsdatum. Däremot saknas kontroller för att säkerställa att rutinen tillämpas. Ingen särskild (anmodad) kontroll görs av AC. När löneadministratörerna vid AC registrerar avslutet i lönesystemet utgår inte någon lön. Däremot regleras innestående semester etc. i efterhand. Respektive ansvarig chef ser vid kontroll av sina lönelistor om avslutad person erhåller lön efter avslutsdatum. Vi har noterat att det förekommit att behörig chef glömt att skicka in avslut till löneadministratören för avslut i lönesystemet Primula. Löneutbetalningarna ska följas upp månadsvis av ansvarig chef. Vid denna kontroll av lönelistor kan chefen se om avslutad person erhåller lön efter avslutsdatum. Att denna rutin tillämpas följs upp av RC via IK-planen. Avvikelserapportering vid frånvaro (sjukfrånvaro, VAB respektive semester) Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande rapportering av frånvaro. Delvis uppfyllt Framgår av instruktion till BeSched. Obligatorisk utbildning för alla anställda som registrerar i BeSched. Innan chef får behörighet att godkänna avvikelse i BeSched måst denna ha genomgått en särskild utbildning. Uppfyllt Rutiner beträffande rapportering av frånvaro i form av semester och sjukfrånvaro framgår av Rutinhandboken för Löneadministration. Rutinen framgår även till viss del i tjänstekatalogen. Rutinen framgår även av instruktion till BeSched. 7

Det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning i rutinen mellan AC och förvaltningen. Fördelningen är dokumenterad. Rutiner beträffande rapportering av semester och sjukfrånvaro finns dokumenterad i Rutinhandboken Löneadministration. Målgrupp för denna rutinhandbok är i huvudsak löneadministratörerna. Stöddokument i form av lathundar till BeSched/Primula finns på intranätet som beskriver hur denna registrering ska göras. AC har tagit fram ett kvalitetssäkringsdokument som beskriver vissa rutiner, som upplevs som mer komplicerade, vem som ansvarar för olika moment i rutinerna och hur dessa rutiner ska hanteras. Delvis uppfyllt Arbets- och ansvarsfördelningen framgår delvis av de instruktioner och dokument som redogörs för i punkten ovan. Däremot är ansvarsfördelningen mellan förvaltningen och AC inte fullt ut dokumenterad. Uppfyllt När det gäller ansvarsfördelningen avseende avvikelserapportering vid frånvaro så framgår hantering av semester, sjukfrånvaro samt tjänstledighet av tjänstekatalogen. Hantering av VAB framgår av instruktion till BeSched. När det gäller semesterhantering så framgår det av tjänstekatalogen att ansvarig chef ansvarar för rapportering semester och kontroll av semestersaldo. RC ansvarar för avvikande semester (t ex vid parallell frånvaro) och timsemester. När det gäller sjukfrånvaro så framgår det av tjänstekatalogen att ansvarig chef ansvarar för 8

Avvikelser registreras i personalsystemet och dess försystem av behörig person. Registrerade avvikelser kontrolleras översiktligt (rimlighetsbedömning görs) av annan än den anställde innan löneutbetalningen. Uppfyllt Avvikelser registreras av den anställde själv i BeSched som sedan godkänns av behörig chef. I vissa fall görs detta av annan, se beskrivning ovan. Respektive löneadministratör gör denna typ av kontroller. Dessa kontroller dokumenteras däremot inte. Löneadministratörerna har en god kännedom om sina förvaltningar vilket borgar för att felaktigheter bör kunna upptäckas. att registrera sjuk och frisk efter anmälan från medarbetare, göra schemaändringar vid partiell sjukfrånvaro, bevakar läkarintyg, administrera och arkivera sjukförsäkran. RC ansvarar för att rapportera sjukfrånvaron till Försäkringskassan på 15:e dagen. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Av tjänstekatalogen framgår att RC ansvarar för att ta fram en kontrollista för lön månadsvis/löpande och kontrollera posterna (ex kontroll av hög bruttolön, semester vid sjukdom, extra utbetalningar, felaktiga konteringar). Detta framgår också av Rutinhandbok för Löneadministratörer. Om fel upptäcks vid rimlighetskontrollen rättas felet genom återremittering. Innan löneutbetalning tar respektive löneadministratör ut en kontrollista. På listan finns poster som noterats vid ett antal kontroller som lönesystemet gjort automatiskt så som ex vis kontering saknas, orimliga belopp, dubbla ersättningar etc. Delvis uppfyllt Om löneadministratören vid AC upptäcker felaktigheter kontaktas ansvarig chef. Återremittering sker i de flesta fall, med det förekommer att rättningar görs efter muntlig Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. 9

Sjukfrånvarorapporteringen och friskanmälan samt semester godkänns av behörig person Registrerad sjukfrånvaro och friskanmälan samt semester kontrolleras och utförd kontroll dokumenteras. överenskommelse. Enligt uppgift noteras namn på vem som godkänt att rättning får göras genom att namnet på ansvarig chef noteras. Alla rättningar, korrigeringar m.m. registreras i lönesystemet Primula där det är möjligt att göra ärendesökningar. Rutin för att ta ut och kontrollera logglistor saknas däremot. Delvis uppfyllt Behörighet att godkänna rapportering styrs av de roller/behörigheter som tilldelats cheferna i schema- och bemanningssystemet BeSched. Vi har noterat att det finns personer med behörighet att godkänna sjukfrånvaro, semester och övertid trots att denne inte är ansvarig chef. Delvis uppfyllt Vissa kontroller genomförs av löneadministratörerna. Dessa beskrivs nedan. Kontrollerna dokumenteras däremot inte. Den anställde registrerar avvikelse i BeSched genom att önska ledighet (semester) och registrera sjukfrånvaro, VAB etc. I BeSched registreras ersättning för obekväm arbetstid (OB) automatiskt utifrån schema som lagts in i Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Vi har inom ramen för denna granskning inte verifierat huruvida det förekommer att godkännande av sjukfrånvaro, semester och övertid genomförs av annan än ansvarig chef. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. De kontroller som genomförs av löneadministratörerna dokumenteras fortfarande inte. Löneutbetalningarna ska följas upp månadsvis av ansvarig chef. Vid denna kontroll av lönelistor kan chefen se om avslutad person 10

systemet. Registrerade önskemål och avvikelser godkänns därefter av ansvarig chef eller i vissa fall bemanningsassistent. erhåller lön efter avslutsdatum. Att denna rutin tillämpas följs upp av RC via IK-planen. Anmälan om sjukfrånvaro och friskanmälan samt semester finns dokumenterade på separata skriftligt underlag alternativt finns i lönesystemet Underlaget går sedan vidare digitalt (skickas) till löneadministratörer vid AC för utbetalning. I det fall löneutbetalningen fastnar på en signallista kontrolleras denna av löneadministratör. I annat fall går denna för utbetalning. Vid manuella underlag undertecknas dessa av ansvarig chef och därefter skickas dessa till löneadministratören för manuell registrering i Primula. Vid manuella underlag kontrollerar löneadministratörerna att underlaget skrivits under av behörig person. Enligt intervju genomförs vissa kontroller genom att löneadministratören använder sig av funktionen löneberäkning för att kontrollera den lön som ska betalas ut för enskild person eller grupp av personer. Dessa kontroller är däremot inte systematiska och dokumenteras inte. Rimlighetsbedömningar görs. Uppfyllt Framgår av avvikelserapportering i BeSched och kan tas fram ur lönesystemet vid behov. Som underlag för utbetalning av sjuklön ska medarbetare Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Av tjänstekatalogen framgår att RC skickar semesterlista till respektive ansvarig chef 11

och kan tas fram vid behov. lämna en sjukförsäkring, av vilken bl a sjukperiod framgår, till sin chef. Vid semester lämnas en semesteransökan. Ansvarig chef ansvarar för att kontrollera underlaget mot avvikelserapporteringen i BeSched. Ansvar för denna kontroll ligger således på ansvarig chef vid förvaltningen och inte på AC. angående aktuellt semestersaldo i september och att ansvarig chef ansvarar för kontroll och uppföljning av semestersaldot. Avvikelserapportering ersättningar i form av övertid och OB Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande rapportering av ersättningar i form av övertid och OB. Delvis uppfyllt Framgår av instruktion till BeSched. Obligatorisk utbildning för alla anställda som registrerar i BeSched. Innan chef får behörighet att godkänna avvikelse i BeSched måst denna genomgått en särskild utbildning. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Vid intervjuer framkommer att det är ett problem inom landstinget att anställda arbetar på flera förvaltningar. De tar semester från en förvaltning och arbetar på en annan. De har då en 100%-ig anställning på en förvaltning och så får de timlöneersättning från den där de jobbar extra. RC informerar förvaltningarna om de ser att en person arbetar på flera förvaltningar och sedan är det 12

Det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning i rutinen mellan AC och förvaltningen. Fördelningen är dokumenterad. Delvis uppfyllt Arbets- och ansvarsfördelningen framgår delvis av den instruktion som redogörs för i punkten ovan. Däremot är ansvarsfördelningen mellan förvaltningen och AC inte fullt ut dokumenterad. ansvarig chef som får ansvara för denna fråga. Dock har landstingets ledningskontor beslutat att sådana interna bisysslor ska rapporteras in i lönesystemet Primula. Det har blivit ett ökat fokus på frågan om bisysslor. Uppfyllt Ansvarsfördelningen mellan RC och ansvarig chef avseende rapportering av övertid och OB mm framgår av tjänstekatalogen. Ansvarig chef ansvarar för rapportering och kontroll av rätt till ersättning och RC ansvarar för kontroll och registrering av underlag. Avvikelser registreras i personalsystemet och dess försystem av behörig person. Registrerade avvikelser kontrolleras översiktligt (rimlighetsbedömning görs) av annan än den anställde innan löneutbetalningen. Uppfyllt Avvikelser registreras av den anställde själv i BeSched som sedan godkänns av behörig chef. I vissa fall görs detta av annan, se beskrivning ovan. Respektive löneadministratör gör denna typ av kontroller. Dessa kontroller dokumenteras däremot inte. Löneadministratörerna har en god kännedom om sina förvaltningar vilket borgar för att felaktigheter bör kunna upptäckas. Innan löneutbetalning tar respektive löneadministratör ut Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Av tjänstekatalogen framgår att rapportering av OB, fyllnadstid och övertid mm sker med automatik från Besched om schema och närvaro/frånvaro av tid stämmer med föregående månad. Det som inte kan rapporteras via BeSched skicka som manuellt underlag till RC som ansvarar för registrering av dessa. 13

Om fel upptäcks vid rimlighetskontrollen rättas felet genom återremittering. Rapportering av övertid och OB godkänns av behörig person. kontrollistor. På listorna finns poster som noterats vid ett antal kontroller som lönesystemet gjort automatiskt så som ex vis kontering saknas, orimliga belopp, dubbla ersättningar etc. Dessa kontroller framgår av rutinhandboken Löneadministration. Delvis uppfyllt Om löneadministratören vid AC upptäcker felaktigheter kontaktas ansvarig chef. Återremittering sker i de flesta fall, med det förekommer att rättning görs efter muntlig överenskommelse. Enligt uppgift noteras namn på vem som godkänt att rättning får göras genom att namnet på ansvarig chef noteras. Alla rättningar, korrigeringar m.m. registreras i lönesystemet Primula där det är möjligt att göra ärendesökningar. Rutin för att ta ut och kontrollera logglistor saknas däremot. Delvis uppfyllt Om korrekt behörighet lagts upp i BeSched. Vi har noterat att det förekommer att bemanningsassistent vid förvaltningen har behörighet att godkänna/attestera frånvaro, sjukdom och semester samt övertid i BeSched. Av tjänstekatalogen framgår att RC ansvarar för att ta fram en kontrollista för lön månadsvis/löpande och kontrollera posterna (ex kontroll av hög bruttolön, semester vid sjukdom, extra utbetalningar, felaktiga konteringar). Detta framgår också av Rutinhandbok för Löneadministratörer. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Rutin för att ta ut och kontrollera logglistor bör tas fram. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Vi har inom ramen för denna granskning inte verifierat huruvida det förekommer att godkännande av sjukfrånvaro, semester och 14

Registrerad övertid och OBersättning kontrolleras och utförd kontroll dokumenteras. Registrerad övertid och OBersättning finns dokumenterade på separata skriftligt underlag alternativt finns i lönesystemet och kan tas fram vid behov. Delvis uppfyllt Kontroll sker automatiskt i BeSched om schema och villkor lagts in korrekt. Kontroll av inrapporterad övertid görs av ansvarig chef. När manuella underlag används sker kontroll. Löneadministratörerna vid AC rapporterar avvikelse från ABLs regler om övertid till sin chef i den mån detta noteras. Uppfyllt Styrs av det schema som registrerats i BeSched. Registrerad övertid och OB-ersättning kan tas fram ur lönesystemet. övertid genomförs av annan än ansvarig chef. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. De kontroller som löneadministratörerna gör avseende manuella underlag och att dessa underlag skrivits under av behörig person dokumenteras inte. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Löneutbetalning Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande vilka kontroller som ska göras innan respektive efter löneutbetalning Uppfyllt I rutinhandbok för Löneadministration finns särskilt avsnitt som avser kontroll- och bevakningsrutiner där det framgår vilka kontroller som AC gör innan löneutbetalning. Vidare framgår vilka kontroller Uppfyllt I rutinhandbok för Löneadministration finns särskilt avsnitt som avser kontroll- och bevakningsrutiner. I detta avsnitt framgår vilka listor som ska tas ut av 15

Det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning i rutinen mellan AC och finansförvaltningen och övriga förvaltningar avseende vilka kontroller som ska göras. Fördelningen är dokumenterad. respektive chef vid förvaltningarna ansvarar för. Delvis uppfyllt Rutinen är tydlig men finns endast delvis dokumenterad i en processbeskrivning Från registrering till lön (BeSched/Primula). Vidare beskrivs inte arbets- och ansvarsfördelningen i rutinen på ett tydligt sätt. Av intervjuer framkommer däremot att denna fördelning är känd och upplevs som tydlig. Innan utbetalning gör respektive löneadministratör vid AC vissa kontroller, som tidigare redovisats. Efter löneutbetalningen gärs däremot inga särskilda kontroller av AC. Respektive chef ansvarar för att korrekt löneunderlag översänts till AC. Enligt rutinhandbok för Löneadministration avsnitt Kontroll- och bevakningsrutiner framgår att chefen bland annat ska ta ut och kontrollera lönekostnadsspecifikation alternativt göra en kostnadsuppföljning i Diver. De kontroller som cheferna vid förvaltningarna genomför dokumenteras löneadministratörer före respektive efter lönekörning samt vilka kontroller som ska göras av dessa listor. Vidare framgår vilka listor som ska tas ut av ansvarig chef innan och efter lönekörning men inte vilka kontroller som chefen ska göra. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Ansvarsfördelningen mellan RC, finansförvaltningen och övriga förvaltningar finns inte dokumenterad. Som tidigare nämnt ansvarar respektive ansvarig chef för att korrekt underlag översänts till RC. Enligt rutinhandbok för Löneadministration avsnitt Kontroll- och bevakningsrutiner framgår att chefen bland annat ska ta ut och kontrollera lönekostnadsspecifikation alternativt göra en kostnadsuppföljning i Diver. De kontroller som cheferna vid förvaltningarna genomför dokumenteras däremot inte. Något samlat grepp på vilka kontroller som görs ute vid förvaltningarna finns inte. Vid intervju framkommer att RC gärna vill 16

däremot inte. Något samlat grepp på vilka kontroller som görs ute vid förvaltningarna finns inte. En löneadministratör/systemansvarig vid AC gör i ordning bankfilen/lönefilen för utbetalning. Ingen kontroll görs av de poster som ingår i betalningsfilen. Ytterligare en löneadministratör skickar sedan bankfilen/lönefilen till SYSteam som ombesörjer överföring till banken. Inte heller denna person gör någon kontroll av lönefilen. hitta en bra rutin för att stärka upp den interna kontrollen vid löneutbetalningen. Vår rekommendation 2011 var att ytterligare ett kontrollmoment, det vill säga kontroll av att utbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat, bör ingå i rutinen för löneutbetalning. Samtidigt mejlas uppgift om totalt belopp på bankfilen/lönefilen som ska utbetalas till finansavdelningen som kontrollerar täckningen på landstingets kontroll innan utbetalning. I övrigt gör finansavdelningen inga kontroller. Större (orimliga) belopp spärras hos banken. De (två) personerna ovan som gör överföringen av betalfilen/lönefilen har även behörighet att registrera i lönesystemet. Då dessa personer har behörighet att registrera i lönesystemet samtidigt som de skickar lönefil för utbetalning bör ytterligare ett kontrollmoment ingå, det vill säga kontroll av att utbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat. 17

Genomförda kontroller dokumenteras I efterhand ansvarar respektive budgetansvarig för att följa upp sina kostnader. Vår rekommendation Ytterligare ett kontrollmoment, det vill säga kontroll av att utbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat, bör ingå i rutinen för löneutbetalning. Ej uppfyllt Kontroller görs innan utbetalningsfilen görs i ordning av respektive löneadministratör. Dessa kontroller dokumenteras inte, som ovan nämnt. Ej uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med 2011. Vi anser att vilka kontroller som ska göras bör dokumenteras. Se kontrollmål ovan. 18

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till landstingsstyrelsen Landstinget i Uppsala län 2013-04-29 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-18 CK2013-0007 2.1 Anställningsvillkor 2013-03-19 CK2013-0007 2.1 Anställningsvillkor Tillämpning av landstingsdirektörens anställningsavtal Anställning av tillförordnad landstingsdirektör Erik Weiman, Landstingsstyrelsens ordf. Erik Weiman, Landstingsstyrelsens ordf. 2013-04-03 8.1 Representation Internat EPJ-förvaltningen 30-31/5 2013 Erik Weiman, Landstingsstyrelsens ordf.

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till landstingsstyrelsen Landstinget i Uppsala län 2013-04-29 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-28 CK2010-0564 1:2 Avtalstecknande Avtal avseende anslutning av ny part till R7e-arkiv Eva Ljung, landstingsdirektör 2013-04-03 2.2 Anställning av Anställning av t.f. tandvårdsdirektör Eva Ljung, landstingsdirektör förvaltningschef 2013-04-05 CK2013-0161 1:2 Avtalstecknande SmartCare A2.5 final Eva Ljung, landstingsdirektör 2013-04-15 CK2013-0119 7.2 Remissyttrande Remissvar angående Miljöprogram Landstinget Västmanland Eva Ljung, landstingsdirektör

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till landstingsstyrelsen Landstinget i Uppsala län 20130301 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-01 201301 Ekonomi 3.3 Medelsförvaltning, 25 mkr Gustaf af Ugglas, ekonomidirektör 2013-03-01 201302 Ekonomi 3.3 Medelsförvaltning, 50 mkr Gustaf af Ugglas, ekonomidirektör 2013-03-01 201303 Ekonomi 3.3 Medelsförvaltning, 50 mkr Gustaf af Ugglas, ekonomidirektör 2013-03-01 201304 Ekonomi 3.3 Medelsförvaltning, 50 mkr Gustaf af Ugglas, ekonomidirektör

Bilaga 73 2013-04-11 Anmälan av delegationsbeslut till landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-28 2013-0008 1.4 Mottagande av delgivning 2013-03-21 2013-0152 7.3 Offentlighets- och sekretesslagen mm. 2013-04-08 1.2 Avtalsteckning, 2013-04-09 1.4 Mottagande av delgivning Delgivning Offentlighet och sekretesslagen, avböjande av utlämnande Avtalstecknande kopiatorer Delgivning Jens Larsson, Chefsjurist Jens Larsson, Chefsjurist Jens Larsson, Chefsjurist Jens Larsson, Chefsjurist

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-05 LE2013-0048 Inventarieinventering Inköp av Datortomograf och ombyggnation Redadiologiskt Centrum Thomas Ericson, Sjukhuschef Kungsgatan 67-73 Box 908 tfn vx 0171-41 80 00 fax 0171-216 05 PG 80146-4 org nr 232100-0024 www.lul.se/lasarettetenkoping

Bilaga 73 2013-04-04 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län Dnr PV 2013-0008 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-03 PV 2013-0055 1.2Avtalstecknare Avtal Kaffeautomat Rasbo vårdcentral Bo Strömquist, tf primärvårdsdirektör 2013-01-22 PV 2013-0056 1.2Avtalstecknare Avtal Kopieringsmaskin Årsta vårdcentral Per Elowsson, primärvårdsdirektör Primärvårdens administration Ulleråkersvägen 27 750 17 Uppsala Tel vx. 018-611 00 00 Fax 018-611 76 11 pg 7365-0 org nr 232100-0024 www.lul.se

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län - Avtal april 2013 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-13 AS2013-0222 1.2 Avtalsteckning, 2012-12-27 AS2013-0262 1.2 Avtalsteckning, 2012-12-27 AS2013-0263 1.2 Avtalsteckning, 2012-12-27 AS2013-0264 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-07 AS2013-0268 1.2 Avtalsteckning, 2012-12-09 AS2013-0269 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-18 AS2013-0277 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-12 AS2013-0279 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-18 AS2013-0284 1.2 Avtalsteckning, Uppdrag programkommitt Fokus barnsatma Skövde Röntgenstativ multi Tierps sjukhus Röntgenstativ multi Akademiska sjukhuset Röntgenstativ multi Österhammars sjukhus Kurs i allergiska sjukdomar för läkare och sjuksköterskor vid ASIT-mottagningar Servicetimmar Teknisk assistans Advisory Board meeting - konsultuppdrag Integrationsplattform MuleSoft Mule ESB PCR 7500FAST Christophe Pedroletti, verksamhetschef Ulrica Fjärstedt, avdelningschef Ulrica Fjärstedt, avdelningschef Ulrica Fjärstedt, avdelningschef Mikael Köhler, verksamhetschef Helén Selling Björn Eriksson, divisionschef Eva Telne, divisionschef Ulrica Fjärstedt, avdelningschef

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län - Avtal april 2013 2013-03-13 AS2013-0292 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-12 AS2013-0302 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-05 AS2013-0303 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-19 AS2013-0307 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-19 AS2013-0308 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-19 AS2013-0310 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-13 AS2013-0312 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-18 AS2013-0313 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-20 AS2013-0318 1.2 Avtalsteckning, Kurs i svenska för läkare Leyla Alparslan IBD Expert Forum 2013 konsultuppdrag Dakoavtal förläning av avtal 72836-0109 Expertgrupp hepatit C rådgivning ang. praktisk hanterirng av ny device för PegIntron Föreläsningsuppdrag 2013 inom terapiområde infektion och utbildning av personal för Eva Lundell Föreläsningsuppdrag inom Renal Endokrionologi för Anders Hägg Samarbete mellan vo Pediatrik och Pfeizer AB Deltagande vid NET Advisory Board konsultuppdrag för Eva Tiensuu Janson Föreläsningsuppdrag under 2013 inom terapiområde infekton föreläsare Anders Lannergård Eva Telne, divisionschef Torbjörn Linde, verksamhetschef Eva Telne, divisionschef Björn Ragnarsson, bitr.sjukhusdirektör Björn Ragnarsson, bitr sjukhusdirektör Björn Eriksson, divisionschef Peter Holm. divisionschef Torbjörn Linde, verksamhetschef Björn Eriksson, divisionschef

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län - Avtal april 2013 2013-03-14 AS2013-0329 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-12 AS2013-0330 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-14 AS2013-0331 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-14 AS2013-0332 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-27 AS2013-0335 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-25 AS2013-0343 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-03 AS2013-0344 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-22 AS2013-0351 1.2 Avtalsteckning, 2013-04-04 AS2013-0367 1.2 Avtalsteckning, MultiNA avdelningen klinisk genetik SOMATOM Röntgen Lab.32 Föreläsare vid kurs i Renal Endokrinologi Östen Ljunggren Föreläsare vid kurs i Renal Endokrinologi Britt Edén Engström Diagnostik och behandling inom barncancervården Medicinsk service agreement for supply Konsignationsavtal käkkirurgin Master Services Agreement HLA typing Föreläsning om leverkirurgi Agneta Norén Eva Telne, divisionschef Eva Telne, divisionschef Torbjörn Linde, verksamhetschef Torbjörn Linde, verksamhetschef Sune Larsson, FoU-direktör Lennart Persson, sjukhusdirektör Brita Winsa, divisionschef Eva Telne, divisionschef Claes Juhlin, verksamhetschef

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län - Avtal april 2013 2013-02-26 AS2013-0288 1.2 Avtalsteckning, 2013-02-26 AS2013-0289 1.2 Avtalsteckning, 2013-02-07 AS2013-0290 1.2 Avtalsteckning, Leasing/hyresavtal Kaffeautomat patientmatsal avd 50 D Kaffeautomt personalrum avd 50 D Kopiator ir Advance C5235 i - 50 C Maria Holwaster, avdelningschef Maria Holwaster, avdelningschef Björn Eriksson, divisionschef

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län - avtal april 2013 Datum för beslut Diarienummer eller löpnummer Beslutskategori med ärendegrupp Ärenderubrik Beslutsfattare med namn och befattning 2013-03-11 KP2013-0022 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-11 KP2013-0023 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-13 KP2013-0024 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-15 KP2013-0025 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-22 KP2013-0026 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-19 KP2013-0027 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-19 KP2013-0028 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-21 KP2013-0029 1.2 Avtalsteckning, 2013-03-28 KP2013-0033 1.2 Avtalsteckning, Budensonid och Formoterol /vo lung- och allergisjukdomar Sodium Flouride F18-NaF /vo onkologi Tazarotene 0.05% Study N R0002CR301 /Hud- och reumatologavdelning IELSG-37 för PMBCL /vo onkologi AER-045 Medicinskteknisk studie / klinisk fysiologi Liproca Depot /vo urologi CBX129801-DN-201 / Endokrinsektionen Telotristat Etiprate (LS1606)LX1606.1-301-CS / enheten för endokrin onkologi Pneumovax/Prevenar 13 ws 2077558 / vo hematologi Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör

Bilaga 73 Anmälan av delegationsbeslut till Landstingsstyrelsen, Landstinget i Uppsala län - avtal april 2013 2013-03-28 KP2013-0034 1.2 Avtalsteckning, 2013-04-02 KP2013-0035 1.2 Avtalsteckning, 2013-04-08 KP2013-0037 1.2 Avtalsteckning, 2013-04-08 KP2013-0038 1.2 Avtalsteckning, 2013-04-08 KP2013-0039 1.2 Avtalsteckning, Azacytidin (Vidaza) SWEAML 12A /vo hematologi Herceptin BO22227 HannaH-studie /vo onkologi Bendamustine studie BRiL /vo onkologi LDK3 78 CLDK378A2203 / vo onkologi/kfue Vemurafenib/GDC /vo onkologi /KFUE Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör Sune Larsson, FoU-direktör