Automatisering Att driva förändringen

Att låta en maskin eller teknik utföra ett arbete. Införande av steg i en process som gör att processen mer eller mindre går av sig själv.

Om vi fortsätter arbeta som nu Uppstår ett gap mellan intäkter och kostnader på 59 miljarder kronor år 2021. Behöver vi rekrytera 500 000 nya medarbetare de närmaste tio åren

Brist på arbetskraft Andel arbetsställen med rekryteringsproblem, procent, halvårsvärden Ekonomirapporten, maj 2018 7

Automationspotentialen Oxford SFS OECD McKinsey År 2013 2014 2016 2017 Resultat 47 % av jobb i USA automatiseras med stor sannolikhet inom ett par decennier. 53 % av svenska jobb kan automatiseras inom 20 år. 9 % av jobben kan automatiseras. Majoriteten jobb löper mellanhög sannolikhet för automation. Hälften av alla arbetsaktiviteter kan automatiseras inom 20 år 1 % Produktivitetsökning möjlig Slutsats kommunala jobb Service- och administrationsjobb kan automatiseras i nu/närtid Kärnyrken som lärare, sjuksköterska, läkare tar längre tid. Flera kommunala kärnyrken påverkas marginellt av automatisering framöver De flesta kommunala jobb går att automatisera till viss del. 26 % utbildningsområdet 36 % vård och omsorg

Vård och omsorgsförvaltningen Automatiserad handläggning Fredrik Sköld - Projektledare Sida 12

Ur digitaliseringsplanen för VoF: Med stöd av digitalisering och välfärdsteknik skapar vi möjlighet och förutsättningar för goda mänskliga möten mellan våra medarbetare och de helsingborgare som nyttjar våra tjänster. Digitalt först, Regeringskansliet: Digitalt först är även en princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag. Sida 13

Varför vi väljer att automatisera - Nyttja kompetensen hos våra medarbetare - Handläggare och socionomer grundläggande för hela systemet - Effektiva - Fler utredningar men tid för uppföljning - Förväntningarna på oss förändras tillgängliga och snabba - Attraktivare arbetsgivare - Jobba med jobbet, inte administration runt omkring. - Skapa tid för det som faktiskt skapar mervärde för våra kunder Inte anledningar till att vi automatiserar! - Ersätta personal - Höjd kvalitet den är redan hög - För att andra gör det... Sida 14

Arbetsgång Fokus: Process -> Prototyp -> Demo -> Leverans Workshop Utifrån Kompetensområden - Medarbetare och chefer gemensamt Hitta kandidater att automatisera Processkartläggning Definiera nuläget. Optimera? Enas om initial kravspecifikation Vad går och vad går inte att automatisera? Prototyp (Uppvisning) Begränsad funktionalitet men; Ger en tydlig bild av hur lösningen kommer se ut Demo & test Test av verkliga scenarion tillsammans med handläggare Komma överens om slutleveransen Slutleverans & driftsättning Utveckling och sluttester Förbered förvaltningsorganisation Förbereda driftsättning Nya arbetssätt och informera Sida 16

Workshopupplägg Beskriv verksamhet - Nuläget - Beskriv möjligheterna (Workshopledare) Automatiseringskandidater (Individuellt) Välj kandidat (Diskussion) Rekommendation Presentera sina kandidater Av medarbetare, för medarbetare Sida 17

Sida 18

Varför sjuklöneersättning enligt LSS? - Ca 900 ärenden/år - Tidskrävande både ansökan och handläggning - Frigöra tid för viktiga kompetenser att verka - Stor effektiviseringspotential - Omständlig, men inte avancerad handläggning - Bra testfall för att lära oss tekniken - Regelstyrt - Integration till verksamhetssystem - Kontrollera information på internet - Bilagor som ska läsas På gång: - Kommunövergripande Center of Excellence - Registrering av e-ansökan för SoL insatser i ProCapita - Ansökan om Trygghetslarm med förenklad biståndsbedömning Sida 19

Sida 20

Sida 21

Det här automatiseras 1. Ansökan görs i e-tjänst istället för på papper 2. Återanvänder information vi har Mer än halverat antalet fält som behöver fyllas i. 3. Lätt att göra rätt! Tvingande fält Föreslår belopp utifrån timrapport, timlön och kollektivavtal 4. Kontroll mot IVO att assistansbolaget är registrerat. 5. Kontroll i ProCapita att beslut och fullmakt finns. 6. Kontroll av bilagor (4 per ansökan). 7. Granskning av ansökan i helhet 8. Förslag till beslut i ProCapita Ansökan bör beviljas Ansökan anses inte komplett (för att ) Ansökan bör avslås (för att ) Beslutet tas fortfarande av handläggare Sida 22

Innovation vs. Utveckling Verksamhet Ledning Innovationsarbete Verksamhet Ledning Utvecklingsarbete Projektgrupp Projektgrupp Sida 23

Läxor vi lärt oss - Resurser - Det tar tid att få till det - Projekt, IT, Leverantör och framförallt kompetensen - Testfall tänkt tillsammans Identifierat behov Agera och förbättra o Lösningen o Arbetssättet Om OK: Förvalta Formulera behov Identifiera Intressenter Skapa samsyn Se över arbetssätt Planera arbetet - Skynda långsamt - Gör saker men stressa inte fram dem. - Resonera kring specialfall och svårigheter tidigt. - Avgränsningar vad i flödet automatiserar vi inte? - Förankra hela vägen från idé, via införande till förvaltning Utvärdera lösning Utvärdera arbetssätt = Utvärdera resultat Åtgärda (Act) Utvärdera (Check) Planera (Plan) Gör (Do) Processutveckla Dokumentera Automatisera! Processen försvinner inte bara för att den automatiseras! Sida 24

Sida 25

Kommunfullmäktiges övergripande mål Några exempel: Enkelt och tydligt för invånare/kunder Invånare/kunder är aktiva medskapare Bättre digitaliserad välfärd Enklare vardag för våra invånare.

En stor stödförvaltning till kommunens verksamheter Support och lokaler Förvaltningschef: Jan Sundbom Antal anställda: cirka 850 anställda Förvaltningen effektiv support till kommunens verksamheter så att de kan fokusera på sina huvuduppgifter

Digitalt team Utvecklingsavdelning Fem utvecklare och en samordnare Totalt 4 heltidstjänster Projektledare och verksamhetsutvecklare Fokus: Externa e-tjänster och robotic process automation (RPA)

E-tjänster Samverkan 14 kommuner Open e Platform 30 tjänster första året Tydlig utvecklingsprocess

Skapa digital tjänst Samverkan Förståelse av uppdraget Offert Workshops Paketering Kund Utvecklingsteam Behov invånare Kundmöte Behov verksamhet Beställning Utveckling Lansering Driftsättning Nytt arbetssätt Förvaltning och support Omvärldsbevakning Nyttorealisering Förändringsledning Behov Synpunkter Driftsättning Paketering samverkan

RPA-projekt Utvecklingsavdelningen och teamet ska kunna erbjuda RPA till interna kunder. Utveckling RPA i egen regi Hur ska vi, leveransmodell och organisation? Hur ska vi mäta? Vilken nyttoutvärderingsmodell passar Ha en plan för var och hur RPA kan göra nytta

anisation g RPA ESTÄLLARE BJEKTÄGARE BJEKTANSVARIG ROCESSEXPERT OBJEKTÄGARE OBJEKTANSVARI G UTVECKLAR E NIVÅ 1 LEDNING RPA-TEAM OBJEKTÄGARE IT OBJEKTANSVARIG IT UTVECKLARE NIVÅ 2 IT-STÖD DRIFTTEKNIKER IT-SÄKERHETS- SAMORDNARE LICENSANSVARI G IT VERKSAMHET UTVECKLING VERKSAMHETS- UTVECKLARE RPA-INTEGRATÖR

Verksamhetsområde för pilot HR och lönecenter Höga volymer och repetitivt arbete Krav på effektivisering Engagerade medarbetare

Tidplan Robin, en leverantörsprodukt Egenutvecklad process till sommaren RPA som intern tjänst under hösten

Lärdomar Det finns olika leverantörer vad behöver vi egentligen hjälp med? Strukturerat indata Nyckelbudskap, vi vill inte ersätta personer utan frigöra tid