Protokoll 1 (16) Plats och tid: Fastighet och service, den 13 juni 2018, kl. 11:00 15:00 ande: Ersättare: Övriga deltagare: Plats och tid för justering: Johan Edstav (MP), ordförande Johan Sundman (S), 1:e vice ordförande Emilie Orring (M), 2:e vice ordförande Britt-Louise Gunnar (S) Marie-Louise Lundberg (S) Margareta Grönqvist (MP) ersättare för Sten Hallberg (MP) Håkan Marklund (L) Per Norstedt (C) Pontus Lamberg (KD) Tommy Rosenkvist (M) Thomas Thunblom, förvaltningschef Peter Olsson, biträdande förvaltningschef Karin Johansson, budgetchef Irfan Cancar, kommunikationsansvarig Erica Hult, sekreterare Emma Eklöf, projektledare 50 Kent Strömberg, tf projektchef 50 Helena Herting, HR-chef 50 Pia Eriksson, lönechef 50 Fredrik Johansson, fastighetsstrateg 50 Johan Wadman, förvaltningschef 51 Caj Rönnbäck, ledningsstrateg 51 Måndag den 18 juni 2018, Regionkontoret, Regionens hus, Storgatan 27, Uppsala Underskrifter: Sekreterare Erica Hult Paragraf 48-57 Ordförande Johan Edstav Justerare Emilie Orring ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum när anslaget sätts upp 2018-06-19 Datum när anslaget tas ner 2018-07-11 Förvaringsplats för protokoll Regionens hus, Storgatan 27, Uppsala
Protokoll 2 (16) Innehållsförteckning Val av justerare 48/18 Fastställelse av föredragningslista 49/18 Informationer till fastighets- och servicenämnden 50/18 Uppsalapaketet - bostäder, infrastruktur och kollektivtrafik som påverkar Region Uppsala 51/18 Månadsrapporter till fastighets- och servicenämnden för maj 52/18 Handlingsplan internkontrollplan 2018 53/18 Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2018 54/18 Uppföljning av beslut fattade av fastighets- och servicenämnden t.o.m. maj 2018 55/18 Anmälan av beslut enligt delegation 56/18 Skrivelser för kännedom 57/18
Protokoll 3 (16) 48/18 Dnr FSN2018-0002 Val av justerare s beslut Emilie Orring (M) utses att jämte ordförande Johan Edstav (MP) justera dagens protokoll. Tid för justering: måndag den 18 juni 2018.
Protokoll 4 (16) 49/18 Dnr FSN2018-0003 Fastställelse av föredragningslista s beslut Föredragningslista för sammanträdet fastställs. Ärendebeskrivning fastställer förslag till föredragningslista för sammanträdet. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt
Protokoll 5 (16) 50/18 Dnr FSN2018-0004 Informationer till fastighets- och servicenämnden s beslut Informationen som redovisas i ärendebeskrivningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Framtidens Akademiska Kent Strömberg, tf projektchef, och Emma Eklöf, projektledare ger en lägesrapport över investeringsprojektet Framtidens Akademiska. Ingång 70 (B11) Projektet löper på enligt plan och arbete pågår både invändigt och utvändigt i fastigheten. Översikt av tidplan och ekonomi för projektet, liksom risker i projektet. Anslutningsprojektet (B9/B12) Information om det arbete som pågår och planering av kommande arbete. Samordningsmöten med respektive verksamhet genomförs vid varje påbörjad aktivitet. Arbete pågår även på obekväm arbetstid för att klara projektets driftsättningstider. Genomgång av ekonomi och risker i projektet. Ingång 100 (J-huset) Arbete pågår både invändigt och utvändigt i huset. Driftsättning har påbörjats på plan 3 och 7 och fortsätter hus och planvis enligt plan. Utökad garanti begärd av Skanska beträffande fasaden. Genomgång av ekonomi och risker i projektet. Stadsbussdepån Kent Strömberg, tf projektchef, och Emma Eklöf, projektledare, informerar om byggnationen av den nya stadsbussdepån. Information om det arbete som pågår med bland annat armering platta och gjutning av verkstads- och administrationsbyggnad. Information om tidplan, ekonomi och risker för investeringsprojektet. Övriga investeringsprojekt Kent Strömberg, tf projektchef, och Emma Eklöf, projektledare, ger en lägesrapport över pågående investeringsprojekt inom Region Uppsala, utöver Framtidens Akademiska och stadsbussdepån.
Protokoll 6 (16) Resurscentrum, Personalenheten Helena Herting, HR-chef, och Pia Eriksson, lönechef, presenterar verksamheten vid personalenheten på Resurscentrum Region Uppsala. Verksamheten vid enheten omfattar lön, pension, statistik och systemförvaltning. För närvarande upphandlas ett nytt HR-system för Region Uppsala. Fastighetsutveckling för Tierp och Kungsgärdet Fredrik Johansson, fastighetsstrateg, informerar om det fortsatta arbetet med fastighetsutveckling för Tierp och Kungsgärdet. Detta med utgångspunkt i fastigheternas förutsättningar. Lokaler för Region Uppsalas vårdcentral i Knivsta Thomas Thunblom ger en kort presentation över hur arbetet fortlöper med vårdcentralens lokaler i Knivsta. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt
Protokoll 7 (16) 51/18 Dnr FSN2018-0046 Uppsalapaketet - bostäder, infrastruktur och kollektivtrafik som påverkar Region Uppsala s beslut Informationen som redovisas i ärendebeskrivningen läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Sträckan Stockholm Uppsala är landets största länsgränsöverskridande pendlingsstråk. Stråket förbinder landets norra delar med huvudstaden och Uppsala, via Arlanda. Fyrspår söder om Uppsala är av nationell vikt och är enligt den regionala utvecklingsstrategin nödvändig för att stärka kopplingen mot Stockholms län och möjliggöra ökat bostadsbyggande. Inom ramen för En bättre sits ingår fyrspåret som den högst prioriterade insatsen inför regeringens beslut om nationell plan för transportinfrastruktur. I Trafikverkets förslag till nationell plan avsätts 2,37 miljarder kronor förutbyggnad av fyrspår till Bergsbrunna inom kommande planperiod, med en fortsatt utbyggnad till Myrbacken kort därefter. Förslaget är dock villkorat med att överenskommelser om byggande av nya bostäder tecknas mellan regeringens samordnare för nya städer och stadsdelar, Region Uppsala samt Uppsala och Knivsta kommuner. I december 2017 tecknade den svenska staten, Uppsala kommun och Region Uppsala ett intentionsavtal innefattande ett antal åtaganden från parterna, varav ett åtagande avser färdigställande av kapacitetsstark kollektivtrafik mellan Bergsbrunna och Gottsunda centrum. I samband med det tecknade Uppsala kommun och Region Uppsala ett förhandlingsprotokoll rörande principer för ansvarsfördelning för den kapacitetsstarka kollektivtrafiken. För att få ett komplett trafiksystem mellan Bergsbrunna, Södra staden och centrala Uppsala har Uppsala kommun och Region Uppsala träffat en överenskommelse att komplettera Ultunalänken med Kunskapsspåret, vilken kopplar ihop Ultunalänken med Resecentrum via den västra sidan om Fyrisån. Genomförandet kommer att kräva en omfattande infrastrukturutbyggnad, och föregås av ett förberedande och strategiskt utredningsarbete. Utredningsarbetet tar utgångspunkt i att förbereda byggnation av spårväg där Region Uppsala är huvudman och där Uppsala kommun medfinansierar nettoinvesteringskostnaderna för infrastrukturen till 100 procent. Region Uppsala kommer att ansvara för spårvagnsfordon, trafik och depå.
Protokoll 8 (16) Projektet kommer att påverka Region Uppsala inom flera områden utöver det rena kollektivtrafikansvaret och uppförandet av en depå. Det handlar också om val av sträckor för spårvagnssystemet där ett antal olika alternativ kommer att utredas. Exempel på det är anslutningen till Resecentrum samt hur Akademiska sjukhuset ska anslutas där de två huvudalternativen är inre respektive yttre Sjukhusvägen. Med den kraftiga bostadsutbyggnaden och därtill hörande befolkningstillväxten kommer det också på sikt att påverka och ställa krav på utbyggnad av både hälso- och sjukvård liksom tandvård. Johan Wadman, förvaltningschef, ger en muntlig föredragning av ärendet. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt
Protokoll 9 (16) 52/18 Dnr FSN2018-0005 Månadsrapporter till fastighets- och servicenämnden för maj s beslut 1. Fastighet och services och Resurscentrums månadsrapporter för maj läggs till handlingarna enligt bilaga. 2. Fastighet och service ska till nästkommande sammanträde återkomma med en fördjupad skriftlig ekonomisk rapport gällande Ingång 100 (Jhuset) inklusive en säkerställd slutkostnadsprogons. Rapporten ska även inkludera en redovisning av hur fastighets- och servicenämndens post för oförutsett nyttjats. Bilaga 52/18 Ärendebeskrivning Thomas Thunblom, förvaltningschef, och Peter Olsson, biträdande förvaltningschef, ger en muntlig föredragning av ärendet. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Emilie Orring (M), Pontus Lamberg (KD), Håkan Marklund (L) och Per Norstedt (C) yrkar att Fastighet och service till nästkommande sammanträde återkommer med en fördjupad skriftlig ekonomisk rapport gällande Ingång 100 (J-huset), inklusive en säkerställd slutkostnadsprogons. Rapporten ska även inkludera en redovisning av hur fastighets- och servicenämndens post för oförutsett nyttjats. Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt föreliggande förslag med tillägg för yrkandet från Emilie Orring (M), Pontus Lamberg (KD), Håkan Marklund (L) och Per Norstedt (C). Kopia till Förvaltningschef Fastighet och service Kent Strömberg tf projektchef Fastighet och service
Protokoll 10 (16) 53/18 Dnr FSN2018-0043 Handlingsplan internkontrollplan 2018 s beslut Handlingsplan för interkontrollplan 2018 godkänns enligt ärendebeskrivningen. Ärendebeskrivning Efter tertial 1, januari till april 2018, sker en utökad rapportering från förvaltningarna. Förvaltningarna rapporterar enligt ordinarie månadsrapport kompletterad med en återrapportering av indikatorer och internkontrollarbetet. Fastighets- och servicenämndens beslutade 2018-05-16 41 att lägga Fastighet och services samt Resurscentrums tertialrapport 1 2018 till handlingarna. I Fastighet och services tertialuppföljning 1 2018 saknades fullständig dokumentation avseende interkontrollplan 2018. Internkontrollen påvisade att respektive avdelning vid förvaltningen hade utfört sina kontroller. Dokumentationen hade däremot inte utförts i enlighet med Regionkontorets anvisningar och stickprovskontroller kunde därför inte utföras fullständigt. En handlingsplan för att säkerställa dokumentation av internkontrollen inom Fastighet och service upprättas med anledning av detta. Handlingsplan - Utbildning. Samtliga avdelningschefer ska under juni 2018 genomgå utbildning gällande regionkontorets krav på dokumentation avseende interkontroll. - Uppföljningsmöten. Individuella möten med varje avdelningschef inför tertialuppföljning 2 avseende interkontroll och dokumentation. Uppföljningsmöten och utbildning leds av ekonomichefen vid Fastighet och service. Handlingsplanen följs upp i samband med att internkontrollplan 2018 återrapporteras i fastighets- och servicenämndens delårsrapport och årsredovisning 2018. Thomas Thunblom, förvaltningschef, ger en muntlig föredragning av ärendet.
Protokoll 11 (16) s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt
Protokoll 12 (16) 54/18 Dnr FSN2018-0040 Åtgärdsplan för ekonomi i balans 2018 Fastighet- och servicenämndens beslut 1. Handlingsplan för ekonomi i balans 2018 godkänns enligt bilaga. 2. Förvaltningsdirektören för Fastighet och service får i uppdrag att genomföra i handlingsplanen föreslagna åtgärder, vilket innebär en ekonomi i balans och att budget för 2018 uppnås. Uppdraget ska återrapporteras senast till fastighets- och servicenämndens sammanträde i oktober 2018. Bilaga 54/18 Reservation Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Pontus Lamberg (KD) inkommer med skriftlig reservation. Ärendebeskrivning s resultat för 2017 uppgick till minus 15,4 miljoner kronor. Fastighet och service är den förvaltning inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde som hade ett negativt resultat jämfört med budget, minus 23,2 miljoner kronor. beslutade 2018-02-21 4 att uppdra till Fastighet och service att genomföra en analys av resultatet för att säkerställa att förvaltningen har en ekonomi i balans under 2018. Den största orsaken till underskottet 2017 är obudgeterade engångskostnader såsom en nedskrivning av upparbetad tid i projekt, vilket beror på förändrat sätt att beräkna timpriset på samt kostnader för ej aktiverbara åtgärder i projekt. I budget för 2018 har hänsyn tagits till nytt timpris samt att en budget har lagts för att täcka ej aktiverbara kostnader i projekt på motsvarande 14 miljoner kronor. Budget för 2018 innehåller även en post på 10 miljoner kronor för att täcka kostnader för skador som kan uppstå i fastigheterna. 2018 års budget innebär en bättre möjlighet för förvaltningen att ha en följsamhet mot budget jämfört med tidigare år, då dessa poster inte budgeterats tidigare. Fastighet och services handlingsplan fokuserar på att förvaltningen förstärkt projektorganisationen under 2018 för att kunna lägga mer resurser på uppföljning av alla förvaltningens investeringsprojekt. Detta innebär tätare analyser och vid behov åtgärder inom projekten för att få en följsamhet mot budget. En del i detta arbete innebär också att kostnader som ej är aktiverbara löpande kostnadsförs under året. Förvaltningen arbetar även aktivt för att tillse
Protokoll 13 (16) att tid löpande redovisas på ett korrekt sätt i projekten. Även inom andra delar av organisationen, utöver projektorganisationen, fortsätter antalet vakanser att minska. Detta innebär bättre möjlighet att kontinuerligt förbättra kostnadskontrollen inom förvaltningen. Fastighet och Service gör bedömningen att budget för 2018 kommer att kunna hållas i och med de åtgärder som presenteras i handlingsplanen. Prognosen som förvaltningen lämnat i samband med tertialbokslutet uppvisar även den ett nollresultat. Däremot bedöms hyres- och serviceintäkterna öka med 7,6 miljoner kronor, personalkostnaderna öka med - 5,9 miljoner kronor (främst på grund av mindre tidskrivning i projekt och mer inhyrd personal) samt övriga kostnader öka med -1,7 miljoner kronor. För tertial 1 2018 uppvisar Fastighet och service ett resultat som ligger över budget för perioden, plus 10 miljoner kronor. Det förbättrade resultatet beror till största delen på lägre lokal- och fastighetskostnader samt lägre avskrivningskostnader. De lägre lokal- och fastighetskostnaderna utgörs främst av uteblivna kostnader för skador samt lägre kostnader för underhåll. De lägre avskrivningskostnaderna beräknas uppgå till budgeterad nivå på helår då flertalet investeringsprojekten färdigställs senare under året. Karin Johansson, budgetchef, ger en muntlig föredragning av ärendet. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Pontus Lamberg (KD) yrkar att åtgärdsplanen för ekonomi i balans 2018 kompletteras med åtgärder som kan vidtas ifall att J-husets (Ingång 100) slutprognos har avvikelser mot projektets budget. Åtgärderna ska presenteras vid kommande sammanträde. Britt-Louise Gunnar (S), med instämmande av Johan Edstav (MP), yrkar avslag på tilläggsyrkandet från Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Pontus Lamberg (KD). Ordförande finner att nämnden bifaller Ordföranden ställer tilläggsyrkandet från Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Pontus Lamberg (KD) mot avslag och finner att yrkandet avslås. Kopia till Regionstyrelsen
Protokoll 14 (16) 55/18 Dnr FSN2018-0041 Uppföljning av beslut fattade av fastighets- och servicenämnden t.o.m. maj 2018 s beslut Redovisningen av uppföljning av fattade beslut godkänns och läggs till handlingarna enligt bilaga. Bilaga 55/18 Ärendebeskrivning Sammanställning enligt bilaga redovisar beslut som fattats av fastighets- och servicenämnden till och med maj 2018 vad avser uppdrag samt ärenden som ska återrapporteras till nämnden vid senare tidpunkt. Uppföljningen är en den av fastighets- och servicenämndens interna kontroll. s föreslås godkänna uppföljningen och lägga den till handlingarna. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt
Protokoll 15 (16) 56/18 Dnr FSN2018-0008 Anmälan av beslut enligt delegation s beslut Redovisningen av delegationsbeslut godkänns enligt bilaga. Bilaga 56/18 Ärendebeskrivning I enlighet med gällande delegationsbestämmelser inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde anmäls beslut enligt lämnad delegation. s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt
Protokoll 16 (16) 57/18 Dnr FSN2018-0009 Skrivelser för kännedom s beslut Redovisningen av följande skrivelser godkänns: 1. Cirkulär 18:9 från Sveriges kommuner och landsting, Studiebesök av politiska partier inom vården och äldreomsorgen m.m. 2. Regionfullmäktiges beslut 52/18, Årsredovisning Region Uppsala 2017 3. Protokoll från fastighets- och servicenämndens arbetsutskotts sammanträde den 2 maj 2018 4. Protokoll från fastighets- och servicenämndens arbetsutskotts sammanträde den 15 maj 2018 5. Protokoll från fastighets- och servicenämndens arbetsutskotts sammanträde den 28 maj 2018 6. Protokoll från SAMLA sammanträde den 15 maj 2018 7. Protokoll från SAMLA sammanträde den 25 maj 2018 s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till Ordföranden finner att nämnden beslutar enligt