1 (8) Dnr SLU ua 232-124/09 Slutrapportrapport Projekt: System för Videomöten vid SLU Projektledare: Björn Lindell Uppdragsgivare: Ulf Heyman Datum: 2011-01-14 Bilaga 1 - Projektplan: System för Videomöten vid SLU Bilaga 2 Drift av SLU:s videokonferenssystem (version 3) Bilaga 3 Avskrivningsunderlag Bakgrund och Motiv I slutet av år 2008 beslutade universitetsdirektören efter en utredning av chefen för SUS Roger Petterson att SLU skulle uppdatera sina möjligheter att genomföra interna och externa videokonferenser. De facto efterfrågades en nystart av videokonferensverksamheten vid SLU där organisation, kunskap, support och inte minst tekniken tillsammans såg till att upplevelsen av att använda videokonferens skulle vara förstklassig. Detta då det tidigare videokonferenssystemet råkat i vanrykte. Syfte nytta med projektet Syftet med projektet var att ge SLU tekniska, organisatoriska och kunskapsmässiga möjligheter använda videomöten som en naturlig del av intern och extern kommunikation på samma sätt som telefoni. Mål resultat av projektet Målet var att göra videokonferens tillgängligt, lättanvänt och attraktivt för alla SLU:s användare både i form av större system installerade i mötesrum och i utbildningslokaler samt i form av PC-baserad videokonferens.
2 (8) Följande effektmål sattes upp: effektivisera användningen av medarbetarnas arbetstid minska det interna resandet inom organisationen minska CO2 utsläpp inom organisationen öka vikänslan inom SLU ge förutsättningar för fler möten mellan medarbetare inom SLU ge bättre förutsättningar för distansutbildning Genomförande Projektets avsikt var ett genomförande i tre steg. Steg 1 Avrop och installation av central videokonferensutrustning tre konferensrum, Skara samt Ultuna Sal H och Stora sessionssalen. Dessa installationer gjordes under 2008 dvs. egentligen före projektets start. Steg 2 Teknisk utformning av SLU gemensam videokonferenssystemlösning Utred behov av installation av videokonferensutrustning i fler mötesrum per ort Avrop av SLU gemensam videokonferenssystemlösning Installation av SLU gemensam videokonferenssystemlösning Utformning av driftsorganisation Utbildning av personal Testdrift ht 2009 Marknadsföring internt inom SLU Invigning till jul 2009 Steg 3 Test och stegvis införande av system för PC-baserade möten en till en baserade på Microsoft Office Live Communication Server (OCS). Steg 3 var från start prioriterat av beställaren.
3 (8) Förändringar i projektets genomförande Under projektets gång har vissa förändringar och utökningar skett i samråd med beställaren. Utökningarna tar sig två former. Av beställaren beslutade utökningar av de publika systemen vilkas antal har ökat. Av enskilda institutioner inköpta privata system vilka har bekostats av den enskilda enheten men vilka är kopplade till den gemensamma infrastrukturen. Systemet omfattar idag 28 st. ändpunkter 1 jämnt fördelade emellan publika system och privata system PC-baserad videokonferens Avsikten var att använda Microsoft OCS som plattform fös PC baserad Videokonferens. Detta då det finns en attraktiv integration mot SLU:s e-post plattform Exchange/Outlook och licenspriserna är mycket lägre än för Tandbergs egen Movi plattform för vilka SLU har ett mindre antal licenser för test. OCS visade sig dock ha vissa problem med användargränssnittet i den dåvarande version vilket gjorde oss tveksamma till den. Dessutom valde SUNET Adobe Connect Pro 2 som sin nya plattform för PC baserad videokonferens mellan Svenska universitet under projektets gång. 1 Videokonferenssystem 2 Se http://www.meetings.sunet.se/
4 (8) Då detta medförde stora osäkerheter om hur steg tre skulle genomföras med potentiella förseningar till följd beslutades därför i styrgruppen att bryta ut steg 3 och lägga det som ett separat projekt efter detta projekts avslutning. Organisation Projektet har vi två fall under våren 2010 föreslagit en driftsorganisation för beställaren. Det första förslaget förkastades och på det andra förslaget till driftsorganisation daterat 2010-04- 12 (bilaga 2) har projektet ännu inte fått någon officiell respons. Det har fått till konsekvens att projektets överförande till driftsfas har försenats med 6 månader från halvårsskiftet 2010 till 2011-01-01. Resultat Projektet har i huvudsak följt projektplanen för delprojekt 1 och 2 och levererat ett tekniskt sett fungerade videokonferenssystem för SLU från december 2009. Den skarpa användningen av systemet har också tagit kraftig fart från mitten av höstterminen 2009 och vi kan de facto säga att systemet har varit i produktionsdrift sedan dess.
5 (8) Statistik för Adobe Connect Då vi har fått den första statistiken för användningen av SUNET:s Adobe Connect lösning bifogas den för fullständighetens skull. Det vi kan se är att efter en god start verkar intresset ha mattas. Alltså precis motsatt trend mot den vi ser för vår egen lösning. Utvärdering en rekommendation Mätning och uppföljning av effektmålen är relativt svår att genomföra. Detta då den statistik som kan fås från videokonferenssystemet inte är pålitlig vad gäller minskade resor och därmed följande minskade CO2 utsläpp. Det enda rättvisade sättet att mäta är att mäta förändringar i faktiskt resande vid SLU. Detta har inte gjorts inom projektets ram.
6 (8) PC baserad videkonferens Som klient för PC baserad videkonferens har Tandbergs Movi använts. Ursprungligen hade SLU 35 st testlicenser men av misstag levererade Tandberg 350 licenser i stället. Detta har gjort att vi kunnat köra Movi i en semiskarp drift och vi har idag ca 160 användare. Movi har också tagits mycket väl emot av användarna. Men skall vi satsa på Movi som SLU:s PC baserade videkonferensklient i framtiden måste vi köpa till ytterligare licenser. Osäkerheten kring organisationen har inte påverkat driften så mycket då vi i princip har arbetat efter den driftsorganisation som beskrivs i bilaga 2 sedan 2010-07-01. Dock har detta medfört att vissa kostnader som rätteligen är att betrakta som rena driftskostnader har lagts på projektet under hösten 2010. Förslag till utformning av eventuella följdprojekt PC baserad videokonferens SUNET:s Adobe Connect Pro installation används vid SLU sedan våren 2010, men användningen har minskat (oklart varför). Troligt är dock att Adobe Connect inte kommer att få en dominerande ställning vad gäller PC baserad videokonferens på SLU. Microsoft OCS (Numera i ny version och omdöpt till Lync) är mycket bättre än tidigare version och bör utvärderas. Med det finns fortfarande ett allvarligt problem och det är dess oförmåga att visa mer än två konferensdeltagare i bild samtidigt. Därför är det vår bedömning att Lync i dagsläget inte på egen hand kan ersätta Movi. Alltså föreslås att vi för närvarande fortsätter med Movi som huvudsaklig videokonferensklient. Inspelning och hantering av videokonferenser inkl live streaming Här föreslås att personal från SUS och Tele deltar i Kommunikationsavdelningens blivande projekt för Webb TV för att säkerställa att vi anpassar våra planer och inte åstadkommer olika lösningar.
7 (8) Ekonomisk slutrapport Projektet förutskickade en årlig kostnad för steg 1 och 2 om ca 1500 000 kr inklusive avskrivningar och driftskostnad. Till detta kommer projektmedel om 1 200 000 kr för år 2009 och 2020. Steg 2 har enl. överkommelse med Universitetsdirektören utökats med ett antal publika system sedan den ovanstående beräkningen. (privata system oräknade). Den driftsbudget som har tilldelats exl. avskrivningsmedel för år 2011 är 200 000 kr. Då projektet nu till 2011-01-01 övergår i skarp drift på kostnadsställe 9312393 kommer de nu ackumulerade inventarierna att överföras till avskrivning i detta kostnadsställe. Se bilaga 3. För avskrivningar behöver då IT-enheten få anslagsmedel om 1 550 000 kr för år 2011 Driftsbudget 2011 inklusive avskrivningar för kostnadsställe 9312393 Förslag till budget (och de medel som behöver föras över till IT) skulle då för 2011 bli. Avskrivningar Drift Summa: 1 550 000 kr 200 000 kr 1 750 000 kr
8 (8) Projektbudget och utfall Projektet förutom investeringar har under 2009 och 2010 budgeterats till 1 200 000 kr. Utfallet (exl. avskrivning för steg 1) är ca 1 000 000 kr. Projektet ligger därmed väl i paritet med den budget som bestämts både för projektet och investeringar om man räknar in de av beställaren godkänna och beslutade utökningarna av systemet. Björn Lindell Projektledare