Minnesanteckningar från samverkansmöte 2018-03-13 Närvarande representanter från: FHDBF, Föreningen för Hörselskadade, Döva, Barn och Familjer DHB Östra, Riksförbundet för döva, hörselskadade och språkstörda barn SDUR, Stockholms Dövas Ungdomsråd VIS Stockholm, Vuxendöva i Sverige SDF, Stockholms Dövas Förening FSDB, Föreningen Sveriges Dövblinda, Stockholms och Gotlands län TC, Tolkcentralen 1 Inledning Tolkcentralen (TC) hälsade alla välkomna till årets första samverkansmöte. HRF var ej närvarande. Representanten från VIS Stockholm informerade om att VIS troligtvis kommer att läggas ned. 2 Föregående minnesanteckningar Genomgång. Inga kommentarer gjordes. 3 Verksamhetsuppföljning, statistik Statistik från januari till och med december 2017 delades ut, med jämförande siffror från 2016. En benämning i statistiken har gjorts, som numera är uppdelad på tolkmetoder istället för målgrupper. T ex kan en teckenspråkig döv föredra skrivtolkning beroende på uppdragets karaktär. Statistik för januari 2018 delades ut, med jämförande siffror från 2017. TCs bokningssystem har integrerats med Tolkportalen och detta har medfört att man inte har lyckats få fram siffrorna för februari. Detta kommer att åtgärdas inför nästa samverkansmöte. Mer information om integrationen finns under 4 Aktuell information. Även statistik över tolkbristen från januari till och med december 2017 delades ut, med siffror över dag- respektive kvällstid. All statistik bilägges minnesanteckningarna. SDUR: Om man bokar tolk mellan kl 17.30-18.30, fördelas då bristen över både dag- och kvällstid? Tiden före kl 18.00 räknas som dagtid och tid efter kl 18 som kvällstid, vilket medför att det blir tolkbrist både på dag- och kvällstid. FSDB: Om man själv avbokar i god tid och det är under helgen då TC har stängt, räknas det då som en sen avbokning där TC får betala för uppdraget? Det klockslag då tolkbolaget får avbokningen räknas som avbokningstid, som kan vara sen (inom 24 timmar) eller god tid (mer än 24 timmar). För tolkuppdrag som ska utföras då TC har stängt, har TC som rutin att fråga tolkanvändaren om man får lämna ut dennes mobilnummer till tolken. TC gör inte detta utan ett medgivande. I de fall då tolkanvändaren har sagt att TC alltid får lämna ut mobilnumret gör TC en notering om detta i bokningsprogrammet. 1
FSDB: Sker flest sena avbokningar på måndagar? Dessa kan ha kommit in under helgen men egentligen vara meddelade i god tid? TC kommer att undersöka om det går att få fram. SDUR: När under året är det flest bokningar? Mitt i terminerna, såväl vår som höst, görs flest beställningar. Det går även att se att det är flest beställningar under vissa tidpunkter på dagen, vilket medför att beställningar kan krocka i tid. TC vill gärna undersöka möjligheterna till att ha en typ av barometer där man i realtid kan se hur beställningarna ligger fördelade. Det gör det möjligt för den som bokar tolk att kunna anpassa tiderna och undvika toppar. VIS: Många årsmöten är på våren, då vore det bra att kunna titta på en barometer när man planerar, så att man vet vilka dagar och tider det är bra att förlägga mötena på. 4 Aktuell information Tolkportalen Ett integrationskontrakt har tecknats mellan TC och beställaren, HSF. Ett stort arbete har pågått under ett halvår, där TCs beställningsvy har fogats samman med Tolkportalen. Detta färdigställdes nyligen och TCs personal registrerar numera tolkbeställningarna via Tolkportalen. Flera nyheter finns nu för tolkanvändare vid beställning via Tolkportalen: Nytt utseende. Lättare att logga in, via bank-id. Kortare spärrtid, dvs hur nära inpå tolkuppdraget man kan göra sin beställning. Tidigare har spärrtiden varit 5 dagar, numera är spärrtiden 24 timmar innan tolkuppdraget (helgen är borträknad). Man kan följa sina beställningar, oavsett om man själv lagt in beställningen eller om det är någon annan som har bokat. Här kan man se beställningens status; registrerad, under handläggning, klart med tolk, avbokad. Man kan logga in i Tolkportalen via mobilen. Sidan har en responsiv design (anpassar storleken efter skärmformatet). Länken till Tolkportalen är tolkportalen.sll.se. På startsidan väljer tolkanvändare att logga in som privatperson. Man kan via den här sidan även avboka sina beställningar. Ca 98% av alla de beställningar som inkommer utifrån via Tolkportalen är i dagsläget gjorda av vårdgivare. Undrar man som tolkanvändare om vårdgivaren har bokat tolk så kan man logga in i Tolkportalen och kontrollera detta. Alla mötesdeltagarna uppmanas att tipsa så många som möjligt om att gå in och testa systemet. DHB Östra: Kan man som förening beställa via Tolkportalen? Ja, man loggar då in med bank-id som privatperson. Man behöver dock ha personnummer på alla som man bokar åt. Alla tolkanvändare kan då också logga in själva och se beställningen. Andra företrädare för föreningen kan emellertid inte se beställningen, eftersom den gjorts via bank-id. SDUR: Det har tidigare funnits flera önskemål som ej gått att genomföra. Det är positivt att systemet nu har blivit mer användarvänligt. Det är bland annat bra att man kan ange en plats för tolkningen utan att den behöver vara helt komplett, varpå systemet föreslår exakt plats/adress. 2
Facebook TCs Facebooksida kommer att stängas ned. SLSO har infört nya riktlinjer vad gäller sociala medier. Facebook fungerar inte för envägskommunikation och det går inte att garantera anonymitet. TC tycker att detta är tråkigt, då det hittills har fungerat bra. De som följer sidan har respekterat att det är en informationskanal och har inte kommenterat enskilda ärenden. Dock är TC tvungna att följa SLSOs riktlinjer. Innan sidan stängs ned kommer det att gå ut ett informationsmeddelande om detta. 5 Upphandling TCs avtal med bolagen löper fram till 31 oktober i år. Därefter har TC möjlighet att förlänga avtalet ytterligare upp till ett år. TC har beslutat att förlänga avtalet från den 1 november, men i dagsläget är det oklart för hur lång period. Förlängningen kan göras för en del av året eller för ett helt år. Den 10 april, preliminärt mellan kl 13.00 16.00, kommer TC att bjuda in samverkansrepresentanterna till en informationsträff/workshop om upphandling. Personal från upphandlingsavdelningen kommer att medverka. TC återkommer med en inbjudan och hoppas på att så många som möjligt av samverkansmötets representanter har möjlighet att delta. Inför upphandlingen ska TC sammanställa de krav som ska finnas med i anbuden. En utmaning är att hitta objektiva mått på vilken kvalitet som kan ställas på tolkar/tolkbolag. Inför denna informationsträff/workshop ber TC deltagarna att fundera över vad man kan ha för kvalitetsmått gällande tolkning. De krav man har i dagsläget är bl a att man ska ha genomgått en formell tolkutbildning. I nuvarande avtal ersätts tolkar olika beroende på hur lång erfarenhet tolken har. Olika tolkanvändare tycker att det fungerar bra med olika tolkar. En tolk som är ny i ett sammanhang kan inledningsvis ha det svårare än en tolk som har varit med flera gånger tidigare. Det kan också fungera bättre med en tolk som har kunskap inom det specifika området. FSDB: Finns det något material som man kan få inför 10 april, så att man kan förbereda sig? TC kommer tillsammans med upphandlaren att titta på vad som ska skickas ut i förskott. SDUR: Efter workshopen, och när TC har fått ett första utkast gällande upphandlingen så är ett önskemål att intresseorganisationerna får ta del av detta, för att därefter få en chans ge kommentarer. Denna fråga kan tas upp på informationsträffen/workshopen. Mycket som rör upphandlingen är under sekretess, så det är upp till upphandlaren att svara på vad som kan göras. 6 Intresseorganisationernas frågor Avbokningar SDUR: Vem har rätt att avboka ett tolkuppdrag? Det finns flera möjliga scenarier: Om vårdgivaren har bokat tolk: Tolkanvändaren får avboka vårdgivarens beställning, men TC meddelar då att tolkanvändaren får informera vårdgivaren. Om vårdgivaren avbokar sin egen beställning så ligger ansvaret hos vårdgivaren att informera tolkanvändaren. 3
Om tolkanvändaren har bokat tolk: Endast tolkanvändaren får avboka tolkuppdraget. Vårdgivaren får inte avboka; TC säger då att vårdgivaren får kontakta tolkanvändaren och stämma av. Vill tolkanvändaren inte att tolken ska avbokas så sker ingen avbokning. Om både tolkanvändaren och vårdgivaren har bokat: Tolkanvändaren får avboka, men TC meddelar då att tolkanvändaren får informera vårdgivaren. Vårdgivaren får inte avboka; TC säger då att vårdgivaren får kontakta tolkanvändaren och stämma av. Vill tolkanvändaren inte att tolken ska avbokas så sker ingen avbokning. Hörande med språkstörning DHB Östra: Vad gäller om man är hörande men har en språkstörning och av det skälet använder sig av teckenspråk? Detta är ej TCs målgrupp. Det är en fråga som bör lyftas med HSF. Bokning via sms FHDBF: Önskemålet att kunna boka tolk via sms har tidigare framförts. Det finns andra tolkcentraler i Sverige som har denna tjänst, har TC varit i kontakt med dessa om hur det fungerar? Det finns en tolkcentral som har varit kopplad till SOS Alarm, men de är inte det längre, eftersom det var en för dyr tjänst. TC har tidigare beslutat att man inte kommer att ta emot tolkbeställningar via sms, då det är för osäkert. Det har konstaterats att alla sms inte kommer fram. Däremot kan man med sin mobil om den har mail boka tolk och man kan även med sin mobil boka via Tolkportalen. Bokning via app SDUR: Ett förslag är att man utvecklar en app där man kan boka tolk och även göra avbokningar. Man har tidigare genomfört en workshop tillsammans med intresseorganisationerna som gällde bokning via mobil. Detta projekt pausades sedan, då integrationsarbetet med Tolkportalen startade. Det är HSF som äger Tolkportalen, så detta är en fråga som ska lyftas med dem. Skype SDUR: Skulle TC kunna skaffa Skype, så att fler kan komma i kontakt med TC? Alla har inte tillgång till bildtelefon. TC förstår önskemålet och man har lyft frågan flera gånger, men fått som svar att Skype inte är tillräckligt säkert ur sekretessynpunkt. SDUR: Dövteamet har fått samma besked, men de har överklagat och fått det godkänt. Kanske är det skillnad om en kurator går att nå via Skype mot att TC har det som verktyg för att ta emot tolkbeställningar, men TC ska undersöka detta. (TC kommentar: TC har kontaktat Dövteamet som har svarat att de inte använder Skype av samma skäl som TC). Namn på inbokad tolk SDUR: När man får en bokningsbekräftelse så framgår där vilket tolkbolag som är inbokat, men inget tolknamn. När man har särskilda önskemål om en specifik tolk så skulle man vilja veta om det är den tolken som är inbokad. Någon av de önskade tolkarna bokas alltid in om annat inte meddelats. Kan inte de önskade tolkarna så informerar TC om att man söker efter annan tolk. Namnet på tolken syns inte i bekräftelsen, men man kan ta kontakt med tolkbolaget och fråga vilken tolk som är inbokad. Kontaktuppgifter till tolkbolagen finns på följande länk: http://habilitering.se/tolkcentralen/tolkbolag. Om man har specifika tolkönskemål, oavsett om det gäller alltid eller endast i vissa situationer (t ex på arbetsplatsen) kan man meddela TC 4
detta. TC gör då en notering om önskemålet, så att man slipper uppge det varje gång man bokar. Sena avbokningar TC började 1 september 2016 att skicka ut påminnelser via sms eller mail 48 timmar innan tolkuppdraget ska genomföras. Även då vården bokat tolken så får tolkanvändaren en bekräftelse när tolk är tillsatt och sedan en påminnelse. Syftet med påminnelse var att minska antalet sena avbokningar. Ett och ett halvt år har gått och TC har konstaterat att siffran över sent avbokade uppdrag inte sjunkit så mycket som man hade hoppats. När en tolkbeställning avbokas inom 24 timmar från att uppdraget ska utföras, eller blir avbokat på plats, får det inbokade tolkbolaget ersättning för uppdraget. Det händer att tolkuppdrag blir avbokade på plats pga att mottagningen har missat att avboka tolken. När detta händer skriver TC en rapport i avvikelsesystemet Händelsevis. Avvikelsen ska då kvitteras av chefen till den som har haft hand om ärendet. Man analyserar vad som hänt och ger förslag till åtgärder för att uppmärksammas på att man behöver se över rutinerna. Alla uppmanas att påminna varandra om vikten av att boka av i god tid. 7 Övrigt TC tackade för mötet. Alla välkomnas till vårens andra möte, som är den 8 maj kl 13.30 15.00, följt av ett möte med HSF kl 15.00 16.00. VIS representant tackades för samarbetet i samverkansgruppen. Minnesanteckningarna förda av Linda Lehrmark Bilagor: Statistik Tolkbrist 5