Centralköket, vårdcentralen i Skara

Sammanträdesdatum 1(14) Plats och tid Centralköket, vårdcentralen i Skara Beslutande Övriga deltagande Karl-Gustaf Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Klas-Åke Jansson (C) Johnny Johansson (C) Camilla Skog (S) Göran Gustafsson, förvaltningschef Lena Skogh, sekreterare Mats Bäck, avdelningschef gata/park 1-4 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet Åsa Alvner, avdelningschef lokalvården 1-6 Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kosten 7 Anders Gerhardsson, enhetschef gata 1-4 Per Svensson (S) Martin Berglund, enhetschef kost 7 Susanne Johnsson, enhetschef kost 7 Utses att justera Kjell Hjalmarsson Justeringens tid och plats: Harven den 29 januari kl. 13.30 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lena Skogh 1-10 Ordförande Karl-Gustaf Bynke Justerande Kjell Hjalmarsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget under tiden 2013-01-30 2013-02-20 Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh

Sammanträdesdatum 2 Innehållsförteckning n 1 Beslut om revidering av delegationsordning för utförarstyrelsen 3 2011-2014 2 Yttrande över fördjupad översiktsplan för Skara tätort 4 3 Förslag till förändrad inriktning för investeringsmedel 2013 5 4 Verksamhetsrapport från gata/park 6 5 Verksamhetsrapport från fastighet 7 6 Verksamhetsrapport från lokalvården 9 7 Tema: kost 10 8 Anmälan av delegationsbeslut 11 9 Meddelanden 13 10 Övriga frågor 14

Sammanträdesdatum 3 Us 1 Diarienummer : US12-166 Beslut om revidering av delegationsordning för utförarstyrelsen 2011-2014 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar anta reviderat förslag till delegationsordning för utförarstyrelsen 2011-2014 och gäller från 2013-02-01. Bakgrund Utförarstyrelsen beslutade vid sitt första sammanträde om delegationsordning för mandatperioden 2011-2014. Därefter är delegationsordningen reviderad vid några tillfällen. Nuvarande revidering innebär att en stor del av personalpunkterna förs över till verkställighet. Revideringen innebär också en justering av beloppsgränser för beställning av material, varor och tjänster. Beslutsunderlag Delegationsordning för utförarstyrelsen 2011-2014 Tjänsteskrivelse

Sammanträdesdatum 4 Us 2 Diarienummer: US12-194 Yttrande över fördjupad översiktsplan för Skara tätort Utförarstyrelsens beslut Ärendet återremitteras till utförarstyrelsen 28 februari för utarbeta ett mer utförligt yttrande. Bakgrund 2007 beslutade Kommunfullmäktige att ge Samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att ta fram en fördjupad översiktsplan för Skara tätort (FÖP). FÖP:en är ett övergripande styr- och inriktningsdokument som kommer att vara grunden för Skaras strategiska utveckling inom en rad olika områden, exempelvis bostads- och verksamhetsutveckling, inriktning för transportinfrastruktur med mera. Den fördjupade översiktsplanen är också en vägledning för olika former av lov och tillståndsgivning inom planområdet. Skara kommun har tagit fram ett förslag till fördjupad översiktsplan (FÖP) för Skara tätort, upprättad den 7 december 2012. Samrådsförslaget består av ett planförslag med miljökonsekvensbeskrivning, karta över markanvändning (bilaga 1) samt riksintressen och förordnanden (bilaga 2). Planen tar upp förslag på ett stort antal utvecklingsområden i Skara tätort, och förbättringsförslag i befintlig bebyggelse samt förslag på utredningar. Beslutsunderlag Fördjupad översiktsplan för Skara tätort Tjänsteskrivelse från trafikingenjören Expedieras till Samhällsbyggnadsnämnden

Sammanträdesdatum 5 Us 3 Diarienummer: US12-139 Förslag till förändrad inriktning för investeringsmedel 2013 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att godkänna ändrad inriktning av investeringsmedel för 2013 och att högst 900 tusen kronor används för att bygga garage och carport på Harven. Bakgrund I dag saknas tillräckligt med skyddade uppställningsplatser för fordon och maskiner. Vissa fordon och maskiner förvaras därför utomhus vilket innebär kortare livslängd och ökat underhållsbehov. Utförarstyrelsen har fått 3 miljoner 200 tusen kronor i investeringsmedel till fordon och maskiner under 2013. Då behovet är stort av uppställningsplats för fordon och andra inventarier behöver garage och carport byggas på Harven. Beräknad kostnad för detta är uppskattat till högst 900 tusen kronor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från förvaltningschefen, avdelningschef gata/park och controller Expedieras till Kommunfullmäktige i Skara

Sammanträdesdatum 6 Us 4 Verksamhetsrapport från gata/park Avdelningschefen gata/park och enhetschef gata informerar om: - Snöröjning och halkbekämpning Vinterväghållningen har för Götene under december kostat en miljon 502 tusen kronor och totalt för 2012 två miljoner 435 tusen kronor. Det ger ett underskott mot budget på 850 tusen kronor. I Götene utför Service och mer snöröjning eftersom nivån för gång- och cykelvägar är sänkt till tre centimeter. Det ger också ger en ökad kostnad för snöröjningen. I Skara har snöröjning under december månad kostat en miljon 59 tusen kronor, totalt för 2012 två miljoner 55 tusen. Det ger ett underskott mot budget på 180 tusen kronor. Att det blivit lägre kostnader i Skara beror på att det kommit mycket mindre snö än i Götene kommun. Efter det första stora snöfallet har det kommit in mycket felanmälningar, samtal och e-post med klagomål. Parkerade bilar på gator gör också att det är svårt att ploga och det kan ta flera dagar innan gator där det står mycket parkerade bilar blir plogade. - Pågående rekryteringar gata/park Gata/park söker enhetschef projekt och gatuingenjör/projektledare och cirka 15 ansökningar till varje tjänst har kommit in. Tjänsterna är återbesättning av en vakant tjänst och en tjänst är delvis ny. Inom avdelningen räknar man med att med de här rekryteringarna på sikt kunna minska konsultuppdragen. - Servicenivåer Servicenivåerna beskriver det gata/park gör för de pengar som avdelning får via årsbeställningarna. I servicenivåerna står allt som avdelningen utför som till exempel gräsklippning hur ofta vi klipper, hur vi klipper olika gräsytor och vilken maskin som man arbetar med på respektive yta. Här kommer det också att finnas uppgifter om hur lång tid en gräsyta tar att klippa och vad kostnaden är för ytan. Dessa data samlas in med hjälp av de gps:er som är inköpta. Genomgången av servicenivåerna kommer att resultera i en driftinstruktion som över lämnas till beställaren i samband med årsbeställningarna. Owe Rosenberg (M) frågar hur vi hanterar underskottet för snöröjningen i Götene. Det kommer att hanteras i bokslutet och blir en fråga för beställarsidan.

Sammanträdesdatum 7 Us 5 Verksamhetsrapport från fastighet Fastighetsavdelningen består av tre enheter: projektenheten, fastighetsförvaltning Götene och fastighetsförvaltning Skara. Projektenheten, organisation och verksamhet Enheten har haft och har en hög arbetsbelastning. Kraven på projektadministration har ökat och enheten har därför omorganiseras för drygt ett år sedan. Under 2012 har tre fastighetsingenjörer anställts (återbesättningar och en vakant tjänst). Kombinationen av ökande krav, många stora projekt, ny organisation och nya fastighetsingenjörer är orsaken till den höga arbetsbelastningen. Prioriteringen har legat på att klara våra projekt. Under 2012 har projektenheten arbetat med många projekt, nedan finns ett urval: Götene: Upphandling idrottshall Hällekis Ny ventilation Norra skolan Projektering tillbyggnad Fornängskolan* Delvis nytt tak skola, Lundabyn Ombyggnad hissar Skara: Projektering ombyggnad Gällkvistskolan Tillbyggnad Varnhemsskolan Projektering ny 7-9 skola Projektering Ungdomens hus Valleskolan ombyggnad kök Förskolan Björkbacken nytt tak Ombyggnad förskolan Myrstacken Renovering duschrum och energieffektivisering på Brandstationen Reservkraft för ledningscentral KLK Ombyggnad hissar Framtiden Då det planeras många och stora projekt den närmaste tiden, kommer arbetsbelastningen och kraven på enheten att vara stora. Det är viktigt att våra nya fastighetsingenjörer snabbt kommer in i arbetet och lär känna fastigheterna och personalen i båda kommunerna.

Sammanträdesdatum 8 Us 5 fortsättning *Fornäng tillbyggnad 7-9 skola Uppdrag hittills är att ta fram förslag för projektering. Arkitekter har ritat förslag på cirka 1500 kvm. Förslaget ryms inte inom budget på cirka 35 miljoner kronor. Projektet är framflyttat för att vara klart till 2015 (tidigare 2014). Uppdraget är nu att hitta nya lösningar som ryms inom angiven budget. Fastighetsförvaltning Götene, organisation och verksamhet Enheten består av enhetschef/fastighetsförvaltare och fastighetsskötare. Enhetschefen har sin placering på Centrumhuset och fastighetsskötarna är placerade på sina respektive fastigheter. Framtiden I framtiden bör man ändra så fastighetsskötarens arbete styrs mer av de faktiska jobb som behöver utföras. Ett steg i denna riktning är att vi startar med tidskrivning för att kartlägga vad som utförs och hur mycket tid det tar. Fastighetsförvaltning Skara, organisation och verksamhet Enheten består av enhetschef/fastighetsförvaltare och fastighetsskötare. Enhetschefen har sin placering på Harven och fastighetsskötarna är placerade på sina respektive fastigheter. Framtiden I framtiden bör man ändra så fastighetsskötarens arbete styrs mer av de faktiska jobb som behöver utföras. Ett steg i denna riktning är att vi startat med tidskrivning för att kartlägga vad som utförs och hur mycket tid det tar. Det kommer också att startas en servicegrupp som kommer att jobba med flera fastigheter och därmed blir flexiblare. Fastighetsförvaltaren/enhetschefen i både Götene och Skara är närmaste chef till fastighetsskötarna och ansvar för kunddialogen mot våra hyresgäster. Dessutom driver enhetschefen flera mindre projekt. Fastighetsskötarna är geografiskt placerade och arbetar med skötsel och tillsyn av byggnader och mark, mindre reparationer samt verksamhetsarbete.

Sammanträdesdatum 9 Us 6 Verksamhetsrapport lokalvården Avdelningschefen lokalvården informerar om: - Nya arbetsgrupper Från den 1 mars kommer årsarbetstid att gälla inom lokalvården. Det innebär att arbetstiden kan fördelas friare under hela året. I Götene kommer tre arbetsgrupper att bildas och i Skara åtta. Personalen i grupperna kommer gemensamt att ha ansvar för sina städobjekt. I Skara kommer tjänstgöringsgraderna till viss del att schemaläggas och resterande tid är fri tid att fördela inom gruppen. Syftet är att minska antalet vikarier och timanställda och att göra den egna personalen mer delaktig i sitt arbete. - Arbetsmiljöprojekt En jämförande arbetsmiljöstudie pågår där jämförelse görs mellan privat och kommunal städverksamhet. Studien baseras på nyckeltal och intervjufrågor med personal från de olika verksamheterna. Syftet är att påvisa likheter och skillnader samt att utbyta erfarenheter med varandra i syfte att stärka organisationerna. - Kvalitetskontroller Under 2012 har lokalvården börjat göra kvalitetskontroller på städobjekten. Helheten på objekten (samtliga lokaler), golv, städutrustning och städförråd kontrolleras. - Storstädsplanering i Götene Frågor har kommit från Götene som gäller storstädning i skolor. Det har lett till att ett arbete har påbörjats där medarbetarna själva har delat in det städobjekt de är ansvariga för i fem områden, ett område för varje storstädsvecka. Vid varje storstädsvecka hjälps personalen åt med de arbetsuppgifter som ingår. Varje moment ska dokumenteras och uppföljning görs i slutet av året. - Nätverksträff Lokalvården ingår i ett nätverk med flertalet kommuner i Västra Götaland ingår. Vid den senaste träffen diskuterades kvalitetskontroller som kan utföras med hjälp av smartphone. Vid nästa nätverksträff kommer Samhall att bjudas in för att informera om hur de bedriver sin verksamhet. Per Svensson (S) frågar om det ingår transporttid i arbetstiden. I arbetstiden ingår transport mellan olika fastigheter, inställelsetid och tvättid.

Sammanträdesdatum 10 Us 7 Tema: kost Avdelningschef och enhetschefer kosten hälsar utförarstyrelsen välkommen till centralköket och presenterar avdelningens verksamhet ingående. Utförarstyrelsen ställer frågor och diskuterar olika frågeställningar kring kosten. Temat avslutas med en rundvandring i centralköket.

Sammanträdesdatum 11 Us 8 Anmälan om delegationsbeslut Förvaltningen för service och anmäler delegationsbeslut enligt förteckning nummer 1-13. Utförarstyrelsen godkänner och lägger delegationsbesluten till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 1 Ordförande Attestförteckning för service och 2013-01-01 2 Enhetschef projekt Beställning Hällekis idrottshall, rörentreprenad 775 tusen kronor 3 Beställning Hällekis idrottshall, byggentreprenad åtta miljoner 760 tusen kronor 4 Beställning Hällekis idrottshall, luft- och styrentreprenad 798 tusen kronor 5 Beställning ombyggnad Gällkvistskolan, generalentreprenad nio miljoner 577 tusen 640 kronor US12-196 US12-15 US12-15 US12-15 US12-85 6 Enhetschef lokalvården Anställning vikariat Tewelde Tsega 7 Anställning vikariat Maria Zivanovic 8 Anställning vikariat Cecilia Lindblad Burge

Sammanträdesdatum 12 Us 8 fortsättning 9 Anställning vikariat Ingrid Hermansson 10 Anställning vikariat Naod Yonas 11 Anställning vikariat Harriet Nilsson 12 Anställning vikariat Jenny Wiide 13 Anställning vikariat Meley Adig

Sammanträdesdatum 13 Us 9 Meddelanden Förvaltningen för service och anmäler meddelanden enligt förteckning nummer 1-8. Utförarstyrelsen godkänner och lägger meddelanden till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 1 Götene kommunfullmäktige Rapportering från utförarstyrelsens verksamhet 2 Skara kommunstyrelse Översyn av mål och riktlinjer för friskvård 3 Skara folkhälsoråd Protokoll från sammanträde den 7 november 4 Fontänen resurscenter Trådrullen, nummer 29 5 Kommunala pensionärsrådet Sammanträdesprotokoll 2012-11-29 6 Länsstyrelsen Beställning röjning av naturreservatet Eahagen-Öglunda ängar 7 Beställning röjning naturreservatet Höjentorp- Drottningkullen US12-188 US12-188 8 Kultur- och fritidsförvaltningen Beställning byte av tre dörrar US12-17

Sammanträdesdatum 14 Us 10 Övriga frågor Inbjudan till dialogmöte den 7 februari är utskickad till utförarstyrelsen. Inbjudan gäller endast utförarstyrelsens presidium. Vid dialogmötet kommer utvärderingen av organisationen att presenteras. Förvaltningschefen informerar om att förslaget att sälja skytteladan till föreningen Street Stars är skickad till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har skjutit upp beslutet för att en träff med föreningen ska kunna genomföras innan beslutet fattas. Jan-Olof Bohlin (M) frågar om förskolan Ving. Serviceutskottet har beslutat beställa en undersökning av utförarstyrelsen för att ta reda på förutsättningarna att sälja fastigheten alternativt riva den.