Handbok för introduktion av chefer
Värdefullt med en bra start Den första kontakten är avgörande för den nyanställdes inställning till sitt arbete och sin arbetsplats. En väl genomförd introduktion påverkar hur man kommer trivas och hur snabbt den nyanställde kommer in i sitt arbete. Därför är introduktionen mycket viktig. Introduktionen ska spegla kommunens syn på medarbetarskap och ledarskap. Använd dina erfarenheter från tiden du själv var nyanställd till att göra introduktionen på just ditt arbetsställe till den bästa som finns. En bra introduktion gör att den nya medarbetaren känner sig önskad, delaktig och värdefull. Därför betyder det mycket om arbetsplatsen är färdigställd med den utrustning som är nödvändig för att komma igång. Det är viktigt att använda introduktionen till att förtydliga och förankra Ystads kommuns förväntningar på den nyanställde när det gäller vad anställningen ska syfta till. Introduktionen riktar sig till alla nyanställda chefer men kan med fördel användas till alla nyanställda eller medarbetare som återkommer efter en längre tids ledighet samt till dem som fått nya eller förändrade arbetsuppgifter. Adekvat yrkesutbildning utesluter inte introduktion. Introduktionen bör anpassas efter behov och förutsättningar. För den som anställs kortare tid kan programmet kortas ner. Den nyanställdes närmaste chef är ansvarig för och genomför introduktionen. Tips! Det är alltid bra att förbereda och skicka hem information och anställningsavtal innan anställningen börjar.
Chefen informerar Alkohol- och drogpolicy Arbetsmiljö SAM, uppgiftsförteckning Bank utbetalning av lön Boka bil eller cykel i tjänsten Boka lokaler Förnyelse, arbetsmiljö och samverkan FAS Friskvård Hot och våld Information om respektive nämnd Inköpspolicy Kränkande särbehandling Ledighetsförmåner Lönebildning verksamhetsnivå Mutor och bestickning Nödutgångar/brandposter Organisation och verksamhet Rutiner för intern och extern post Rökfri arbetstid Sociala medier Personalavdelningen informerar Allmänna bestämmelser AB Arbetsskador och tillbud Lisa Företagshälsovård Förnyelse, arbetsmiljö, samverkan FAS Lönebildning övergripande Personalhandboken Rehabiliteringsprocess och Adato Rekrytering Offentliga jobb Systematiskt arbetsmiljöarbete Sara
Personalekonomiska avdelningen informerar AGS-KL/TFA Försäkringar TGL-KL Löneväxling Pension allmän information Självservice Personec P Utbetalning lön Ekonomiavdelningen informerar Budget och ekonomistyrning Ekonomisk uppföljning och ekonomiåret Ekonomisystem Kansliavdelningen informerar Administrativa rutiner Allmänna handlingar Delegation Dokumenthantering Evolution Officewebb, telefoni och reception Ärendehantering Upphandlingsfunktion informerar Inköpsrutiner Avtalsdatabas
It-avdelningen informerar Fotografering för intranät It och telefoni Marknadsavdelningen informerar Företagslots Medieträning Organisation och kluster Utbildning intranät Webbredigering Säkerhetschef informerar Hot och våld Krishantering Lås och larm Säkerhet Eventuella möten Kommundirektör Kommunalråd politiska processen Förvaltningschef Fackliga företrädare roller och förväntningar
Förberedelser för en lyckad introduktion Delge kalendarium Information om vilken tid medarbetaren börjar/möts av/plats Lägg till nyanställd i mejlgrupper Mejla medarbetare om att nyanställd börjar, var och när Registerkontroll för anställningar inom förskola, skola och barnsomsorg Skicka hem anställningsavtal Vid behov, utse handledare Utrustning Dator Kontorsmaterial Nycklar Passertag Sekretessförbindelse Telefon Visitkort Programbehörighet Ekonomirapportprogram Qlick View Ekonomisystem Raindance Fakturahanteringssystem IoF Rekryteringsverktyg Offentliga jobb Sjukfrånvaro, rehabilitering Adato Självservice Personec P Systematiskt arbetsmiljöarbete Sara Tillbudsrapportering Lisa Ärendehanteringsystem Evolution Andra aktuella program för verksamheten
Följ upp! Det är viktigt att följa upp introduktionen för att säkerställa att den som är nyanställd trivs med sin nya anställning, har kommit in i sitt nya arbete och känner till viktiga rutiner och policys. Närmaste chef är ansvarig för att introduktionen genomförs på ett bra sätt och att den nyanställde får ett gott bemötande. För att detta ska kunna ske är det viktigt att introduktionsarbetet anpassas efter den nyanställdes behov. Introduktionen ska även anpassas efter den verksamhet som den nyanställde ska arbeta inom. Alla punkter i detta dokument är kanske inte aktuella för just dig men kan förhoppningsvis vara en god hjälp. Denna handbok ska ses som ett stöd. Den kan med fördel utformas för den egna förvaltningen och den egna verksamheten. Kom ihåg att påminna den nyanställde om att boka möte med vissa nyckelpersoner i organisationen: personalkonsult personalekonomiska enheten ekonomiavdelningen kansliavdelningen it-avdelningen marknadsavdelningen säkerhetschef upphandlingsansvarig DEN NYANSTÄLLDE SKA: känna sig välkommen lätt komma in i arbetsuppgifterna ha blivit presenterad för arbetskamraterna och kommit in i arbetsgemenskapen känna till regler och rutiner samt arbetsmiljö- och skyddsaspekter ha fått information om arbetsplatsens hela verksamhet. TIPS! ÄT LUNCH TILLSAMMANS FÖRSTA DAGEN.
Uppföljningssamtal Efter cirka tre till sex månader är det dags för ett uppföljningssamtal. Hur har du upplevt den första tiden? Hur upplever du din nya arbetsplats? Hur har du blivit bemött av kolleger? Har du fått tillräckliga instruktioner för att komma in i arbetet? Har du förslag på hur introduktionen kunde ha skötts på ett annat sätt? Vet du vem du skall vända dig till för att få den information du behöver? Vet du var du själv kan söka information? Känner du dig tillräckligt informerad under din första tid vid kommunen? Känner du dig trygg med rutiner och policys? Känner du att du behöver information, stöd eller kompetensutveckling inom något område? Finns det något du har uppmärksammat hos oss när du kommer med nya ögon som vi kunde ta till oss och med enkla medel förbättra? Mer information! Läs mer på personalsidorna och ta del av hela arbetsmiljöhandboken. Här finns även mycket annan matnyttig information.