2010-09-07 1(6) Styrelsemöte 2010/4 med funktionärer. Tid: Tisdagen den 7 september 2010 kl 14.00-18.00 Plats: Malmö Börshus, Malmö Lokal: Sammanträdesrum STYRELSEN: Närvarande: Inger Sundström, ordf., Allan Almqvist, vice ordf., Agneta Sundberg, Åke Persson och Bo Bäckström suppl. Frånvarande:, Thore Persson, Margaretha Alfredsson, Lena Hugosson, Tedd Ell suppl. och Kjell Hedenström suppl. FUNKTIONÄRERNA: Närvarande: Arne Ransgård, Inger Eliasson, Klas Thorén, Barbro Larsson och Per Olsson. Frånvarande: Håkan Bergeå 1. Styrelsemötets öppnande Ordföranden öppnar styrelsemötet och hälsar de närvarande välkomna. 2. Val av protokolljusterare Till justeringsman att jämte ordföranden justera styrelseprotokollet väljs Agneta Sundberg. 3. Fastställande av dagordning Förslaget till dagordning godkänns. 4. Föregående styrelseprotokoll Föregående styrelseprotokoll från 2010-06-03-04 godkänns. 5. Föregående FU-protokoll Föregående FU-protokoll från 2009-06-15 (Bilaga 1), 2010-07-07 (Bilaga 2) och 2010-08-10 (Bilaga 3) godkänns med redaktionella justeringar. 6. Ekonomi Bokslut 2009 Per O redovisar resultatet för verksamhetsåret 2009, som visar ett underskott på 267 518 kronor efter skattemässiga justeringar. Årets underskott beror till viss del av följande faktorer:
2010-09-07 2(6) - Resekostnader till IFME:s årskongress, som äger rum vart tredje år, i Australien - Underskott för tidningen Stadsbyggnad Styrelsen godkänner Balansräkning, Resultaträkning och Värdepappersförteckning för 2009. Prognos 2010 Per O redovisar den ekonomiska ställningen på projekten t o m 2010-08-31. Prognosen indikerar på att verksamheten för hela året 2010 kommer att ge ett underskott. Styrelsen anser att intäkter och kostnader på de olika projekten skall analyseras så att verksamheten på sikt skall ge ett balanserat resultat. 7. Verksamhetsberättelsen 2009 Styrelsen godkänner verksamhetsberättelsen 2009. Styrelsen framför synpunkter på att verksamhetsberättelsen skall vara framme i god tid, så att styrelse och revisorer i ett tidigt skede skall kunna ta del av denna. Tydlig tidplan upprättas för framtagning av verksamhetsberättelsen för 2010. 8. Kommittéerna Översyn av kommittéernas bemanning och verksamhetsbeskrivning pågår i samband med framtagning av matrikel för 2011. Inger S ser över bemanningen i chefskommittén. Det är angeläget att föryngra kommittén och att den består av chefer i aktiv och ledande position. Vid olika tillfällen har det kommit upp önskemål att KT skall för medlemmarna genomföra studieresor. Detta kan vara en lämplig del av chefskommitténs uppgifter. 9. Utbildning Utbildning 2010 Planerade utbildningar genomförs. Deltagarantalet är acceptabelt. Utbildningarna generar olika ekonomiskt resultat. Det är viktigt att budget upprättas för varje ny utbildning och att det då tas hänsyn till de rekommenderade avkastningskrav, som KT har beslutat. Utbildning 2011 Planerad utbildning för 2011 skall presenteras vid strategidagarna i Umeå i början av december. SKL kommer i år inte att genomföra några trafikdagar. Det kan nu vara lämpligt att undersöka möjligheten att SKL och KT gemensamt genomföra dessa under 2011. Ett samarbetsprojekt i stil med Gatukontorsdagarna. Inger S tar upp denna frågan vid möte med SKL. 10. Inval nya medlemmar Styrelsen beslutar välja in 7 nya medlemmar enligt förteckning nedan. Mlnr Befattning Förnamn Efternamn Namn Postort Arb Föddat 5946 Stadsbyggnadschef Johanna Dillén Stadsbyggnadkontoret TÄBY 640315 5952 Förvaltningschef Inger Fredriksson Tekniska Förvaltningen TROLLHÄTTAN 550613 5947 Projektledare Exploatering Karl Ingelstam Fastighetskontoret UPPSALA 730507 5948 Planarkitekt Mariette Johansson Stadsbyggnadsförvaltningen HÖGANÄS 840929 5951 Projektledare Thomas Nygren Älvstranden Utveckling AB GÖTEBORG 550429 5949 Fastighetsrättslig konsult Charlotte Olsson NAI Svefa AB STOCKHOLM 780804 5950 Exploateringschef Malin Runberg Mark & Exploatering ÖSTERSUND 740220 Medlemmar som inte har betalt sin medlemsavgift för 2009 och 2010 stryks som medlemmar i förningen.
2010-09-07 3(6) Medlemsvärningen är viktig och bör ingå som ett avsnitt i marknadsplanen, som är under utarbetande. 11. Stadsbyggnad Agneta S redovisar tidningens situation med hjälp av en innehållsrik powerpointpresentation. Redovisningen ger bl a information om följande: Tidningens organisation Redaktionsrådets utseende Friexkampanjen Tidningens hemsida Förslag på ny logga Tidningens ekonomi Agneta S får styrelsens uppdrag att arbeta vidare med materialet och inför nästa styrelsemöte skicka ut förslag till styrelsebeslut efter samråd med FU. Agneta S inhämtar kompletterande uppgifter från kassören. Styrelsen fastslår att varje nummer av tidningen får köpa in artiklar till en kostnad av max 30.000:- FU tillsammans med redaktören för Stadsbyggnad har inplanerat möte med Irmér 2010-11-19. Vid mötet diskuteras administrativa rutiner och övriga löpande frågor. Nytt avtal kommer att skrivas med Irmér vad gäller försäljning av utställningsplatser i samband med KT:s konferenser och försäljning av annonsplatser på tidningens hemsida. 12. Hemsidan och matrikel Uppdatering av hemsidan sker löpande. Det är viktigt att material skickas till Arne R så att aktuell information kan föras in på hemsidan. Matrikeln 2011-2012 håller på att sammanställas, trycks och distribueras under första kvartalet 2011. I matrikeln kommer det alltså att finnas de medlemmar som har betalt sin medlemsavgift för 2010. I matrikeln skall anges utgivningsdatum. Ansvarig redaktör för matrikeln är Arne R. 13. Arkiv/Kansli Arkivvärdigt material för verksamhetsåret 2009 har bundits in och tillsammans med övrigt material arkiverats. Enligt arkivplanen skall alla protokoll skickas till kansliet, arkiv@skt.se. På arkivet finns en pärm med aktuella avtal som successivt kompletteras av Inger E. En aktuell lista över vilka som har nyckel till kansli och förråd upprättas. Inventarielista på bef. konferensmaterial kommer att upprättas och därefter sker kompletterande inköp. Erforderligt material till de olika konferenserna skall därefter kunna rekvireras från kansliet. Om någon planerar ha möte på kansliet informera Inger E i minst en vecka i förväg. 14. Medlemsregister Översyn av föreningens olika register pågår. Styrelsen beslutar godkänna inköp av programvaran Access till kansliet. Arne R ansvarar för föreningens register till annat beslutas. 15. Årskongress 2010, Malmö Allan A informerar om upplägget av årskongressen med utbildningsdagar och årsmöte. De olika delarna är välplanerade och informationen avslutas med en rundvandring i konferenslokalerna på Börshuset.
2010-09-07 4(6) 16. Kommande årskongresser Linköping 2011 Årskongressen i Linköping äger rum 7-8 september 2011. Styrelsens kontaktperson mot Linköping är Håkan B. Vår kontaktperson i Linköping är Lars Hågbrandt. Planering för kongressen pågår. Lars föreslår att temat blir något med ordet "Världsklass", vilket också Linköping har som ledord f.n. Tid för möte med Lars H i Linköping bokas under Malmökongressen. Årskongressen 2012 Kongressen kommer att äga rum i Stockholm/Helsingfors/Tallinn den 4-8 juni i samband med IFME:s årsmöte - KT får ordna med 3-4 presentationer á ½ timme typ "Swedish Connection" endera på tisdag eller onsdag förmiddag. Estland (EKU) har en likadan session. Det betyder att vi själva (KT) får bestämma ämnen och föreläsare. - KT sköter helt själva om båtresan fredag-söndag och programmet i Stockholm/Sverige som en "post tour" efter egentliga konferensen - den enda "post touren" för att undvika konkurrens. Danne rekommenderar starkt att vi (KT) utnyttjar professionell aktör att anordna "post touren" med tanke på alla detaljer med hyttvarianter, anslutnings- och sightseeingbussar, hotell mm mm. - Kongressen 2012 har en egen site (www.ifme2012.com). Årskongress 2013 Styrelsen efterlyser förslag på upplägg av konferensen och var den kan äga rum. Orter som spontant kommer upp under mötet är Borås, Kiruna och Uppsala. 17. Stipendier, utmärkelser Styrelsen godkänner arbetsgruppens förslag till utmärkelser med tillhörande motiveringar. 2010-års kommunaltekniker: Anders Roth, miljöchef på Trafikkontoret, Göteborg. Motiveringen lyder: Anders Roth har som miljöchef på trafikkontoret varit pådrivande för att förbättra miljön i Göteborg. Han har gjort detta framsynt, engagerat, envist och kreativt och gjort trafikkontorets egen resepolicy till ett föredöme för andra. Anders har också varit mycket aktiv för att förändra lagstiftningen så att skattereglerna blir mer neutrala för resor med bil resp. kollektivtrafik. 2010 års kommunaltekniska projekt. Utmärkelsen Årets Kommunaltekniska Projekt är avsedd för att uppmärksamma ett kommunaltekniskt projekt i Sverige, som visat på förnyelse och samverkan inom samhällsbyggnadsområdet. Utmärkelsen beslutas av föreningens styrelse. I år har styrelsen utsett Alingsåshem:s förnyelse av 1970-talsområdet Kv. Brogården i Alingsås som årets kommunaltekniska projekt. Motiveringen lyder: Områdets förnyelse har planerats och genomförts utifrån en helhetssyn. Befintliga kvaliteter har bevarats och nya har tillkommit, samtidigt som bristerna åtgärdats. I samarbete med de boende har de slitna husen från 1970-talet blivit passivhus med god tillgänglighet, samlingslokaler och ett tilltalande yttre. På ett modigt sätt har kommunalteknikens olika grenar förenats så att en hållbar förnyelse åstadkommits som bidrar både till ekonomisk, ekologisk och social bärkraft och en långsiktig hållbar livsmiljö.
2010-09-07 5(6) 18. Marknadsplan, lägesrapport Arbetet pågår och Kjell H kommer inom de närmaste dagarna ha ett möte med arbetsgruppen. Arbetsgruppen presenterar förslag till marknadsplan för beslut vid nästa styrelsemöte. 19. Funktionärer Styrelsen utser Åke Persson till föreningens internationella samordnare. Arvoden för föreningens funktionärer diskuteras internt i styrelsen och delges i särskild ordning styrelseledamöterna. 20. IFME. Vid IFME:s möte i Boston i augusti deltog Inger S och Allan A. Mötet hölls i anslutning till den amerikanska organisationen, APWA - American Public Works Associations årskongress med flera tusen deltagare. Det är goda utsikter att APWA (med USA och Canada) kommer att ansluta sig till IFME. Kommande styrelsemöten kommer våren 2011 att äga rum i Norge och hösten 2011 i Johannesburg. Protokoll från IFME:s möten publiceras på KT:s hemsida under flik Länkar. 21. NKS Vid Danmarks årsmöte i Köpenhamn 23-24 september deltar Åke Persson. Vid NKS möte i Tallinn 28/9-29/9 deltar Håkan B och Åke P. Vid detta möte kommer det att diskuteras formerna kring IFME:s årsmöte 2012. I samband med KT:s årskongress i Linköping skall det också ordnas ett NKS-möte. Danmark är ordförandeland. 22. Samverkan med SKL Möten med SKL upplevs som givande från båda parter. Vid mötena deltar Ann-Sofi Persson och Göran Ross från SKL. Nästa möte äger rum 7/10 2010 i Stockholm. 23. Styrelseseminarium, Strategidagar 2010-12-02-03 Royne Söderström kommer att ta fram ett ramprogram så att vi kan skicka ut kallelse till berörda. Det är viktigt att vi i god tid kunna planera in restider så att vi kan få bra priser på aktuella flyg och tåg. 24. Övriga frågor Det har från styrelsens sida inte varit några ytterligare kontakter med EasyFairs med anledning av namn på mässa under hösten 2010. 25. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte äger rum 3 december 2010 i Umeå.
2010-09-07 6(6) 26. Mötets avslutande Ordföranden tackar de närvarande för visat intresse och aktiva deltagande och förklarar sammanträdet avslutat kl 18.00. Makmö 2010-09-07 Inger Sundström Agneta Sundberg Per Olsson Ordförande Justeringsman Sekreterare