1 (2) 2011-09-20 Tjänsteskrivelse Kontor Kultur- och fritidskontoret Handläggare Olle Lindström 08-523 031 10 olle.lindstrom@sodertalje.se Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplaner 2011 - rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan Dnr 11/20 Sammanfattning av ärendet Kommunförvaltningen har genomfört granskning enligt beslutad plan för intern kontroll av; redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, inom personalområdet, dokument- och ärendehantering, arkivering av räkenskapsinformation, utbetalning av föreningsbidrag samt uppföljning av nämndens mål. Den genomförda granskningen bygger mest på underlag som har tagits fram slumpmässigt och har till stora delar genomförts av kommunstyrelsens kontor. Granskning av delar av det som berör utbetalning av föreningsbidrag har gjorts av kultur- och fritidskontoret. Detta år redovisas granskningen som berör ekonomiska rutiner endast till kommunstyrelsen (därför saknas Bilaga 1 och5). Resultatet av granskningen visar på fortsatt avvikelse på vissa områden. Kontoret uppmanar till skärpt noggrannhet för att undvika felaktigheter pga slarv. I vissa fall krävs även utbildning och uppdatering av rutiner. Nämnden föreslås överlämna resultatet av genomförd internkontroll 2011 över nämnda områden till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kultur- och fritidskontorets tjänsteskrivelse daterad 2011-09-20 Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll 2011. Ärendet Resultat av gjord kontroll framgår av bifogad sammanställning av blankettredovisning som i nedanstående ges en kort beskrivning Sammantaget hanterar kontoret upphandlingsrutiner med blandat resultat. Av granskade inköp har 18 % inköpts genom ramavtal. Rutiner inom personalområdet visar att Campusgatan 26 Tfn 08-550 210 00 www.sodertalje.se Bankgiro 5052-6854 151 89 Södertälje sodertalje.kommun@sodertalje.se Org-nr 212 000-0159 Postgiro 865800-7
2 (2) rapportering av timanställda fortsatt har vissa brister, men är ändå bättre än 2010. Övrig granskning av personalrutiner visar på bra resultat och som är ännu bättre än 2010. Granskning av dokument- och ärendehantering är genomförd med 1 anmärkning i urvalet. Anmärkningen är av mindre allvarlig art. Utbetalningar av föreningsbidrag har i varje granskat fall (20) gjorts till rätt adress/konto. Alla beslut om utbetalning fanns dokumenterade i protokoll eller styrks av avtal. En utbetalning gjordes till fel belopp men upptäcktes snabbt och återbetalning har skett. Beslut om och uppföljning av nämndens mål och verksamhet har genomförts som planerat. Årets verksamhetsplan har kommit att fungera som en gemensam arbetsplan för hela kontoret. Uppföljningen på enheterna kommer att förändras genom införande av förbättringsgrupper inom ramen för växthuset. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Ärendets hantering innebär inga direkta ekonomiska konsekvenser eller behov av finansiering. Kultur- och fritidskontorets förslag till kultur- och fritidsnämnden: 1. Rapportering av genomförd internkontroll enligt kultur- och fritidsnämndens plan 2011 överlämnas till kommunstyrelsen. Staffan Jonsson kultur- och fritidschef Beslutet expedieras till: Akten/Kommunstyrelsen Olle Lindström verksamhetscontroller
Kultur- och fritidskontoret Sammanställning - genomförd granskning av internkontroll 2010 Innehåll Bilaga 2 Intern kontrollplan för upphandlingsrutiner 2010 Bilaga 2b Granskning Rapport internkontroll kultur- och fritidsnämnden upphandling Bilaga 3 Intern kontrollplan för personalrutiner 2010 Bilaga 3b Granskning Intern kontroll inom personalområdet kof år 2010 Bilaga 4 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2010 Bilaga 4b Granskning Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2010 Bilaga 6 Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2010 Bilaga 6a Granskning utbetalning av föreningsbidrag till rätt konto Bilaga 6b Delegationsprotokoll nr 013 Barn och ungdom Bilaga 6c Delegationsprotokoll nr 014 Medlemsaktivitetsbidrag hösten 2009 Bilaga 6d Delegationsprotokoll nr 017 Bidrag till studieförbunden 2010 Bilaga 7 Intern kontrollplan för uppföljning av nämndens mål 2010
Intern kontrollplan för upphandlingsrutiner: 2011 Bilaga 2 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Upphandlingsform Att direktupphandling inte sker när Telge Inköp AB formaliserad upphandling krävs. kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Kontrollmetod (inkl frekvens) Stickprovskontroll av (100) inköp varav (10) skall avse konsulttjänster. resurskod 431) Rapport När sker till rapportering Kontorschef September RESULTAT Inga otillåtna direktupphandlingar är rapporterade Ramavtal Att ramavtalen nyttjas. Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. (100) stickprov totalt i varugrupperna kontorsmaterial kontorsmöbler facklitteratur Kontorschef September Granskningen visar att 18 % Direktupphandling Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. 20 direktupphandlingar från leverantörer som inte används generellt inkl konsulter Kontorschef September Inga avvikelser är rapporterade Direkt-- upphandling Tillåtna beloppsgränser för direktupphandling ej överskrids Telge Inköp AB kontrollerar och rapporterar till verksamhetscontroll er. Stickprov tas ur I of på fakturor som överskrider fastställda beloppsgränser Kontorschef September Inga avvikelser är rapporterade Vid stickprovskontroller skall följande områden kontrolleras: Inköpsområde Konsulter Datorer Möbler Telefoner Kontorsmaterial Arbetskläder Lås Toner Glas
BILAGA 2a Södertälje 2011-08-11 Rapport Internkontroll till kultur- och fritidsnämnden Att: Olle Lindström Vi har i år utfört internkontrollen på följande sätt: 1) Att direktupphandling inte sker när formaliserad upphandling krävs. Kontroll genomförd genom stickprovskontroll på (100) inköp (hela kommunen) varav (10) avsett konsulttjänster (resurskod 431). 2) (100) stickprov totalt i varugrupperna kontorsmaterial, kontorsmöbler samt litteratur för kontroll att ingångna ramavtal följs 3) Kontroll av att prevision skett hos skatteverket på 20 direktupphandlingar från leverantörer som inte används generellt inkl konsulter 4) Stickprov tas ur I of på fakturor som överskrider fastställda beloppsgränser för direktupphandling 5) Vi har också gjort en övergripande kontroll på leverantörs nivå på ett antal områden; Verktyg, Marknadsföring, Juridik & Revision, Tekniska konsulter. Dessa avser perioden jan tom juli 2011. Här har vi valt att kontrollera på en totalnivå per leverantör och verifierat om ni använt er av upphandlade ramavtalsleverantörer eller inte. Nedan finner ni en sammanställning över kontroll 2 och kontroll 5 och i bifogad fil finner ni detaljer för stickproven S:\TI\Verksamhet\ Organisation\Internko Internkontroll inköpsområden jan - juli 2011 Inköpsområde 18 Verktyg Totalt 123270,0 Varav avtal 87901,6 Avtalstrohet 71,3% Tekniska konsulter Totalt 85763,8 Varav avtal 0,0 Avtalstrohet 0,0% Juridik & Revision Totalt 223168,8 Varav avtal Avtalstrohet 0,0% Marknadsföring Totalt 187826,2 Telge Inköp AB Tel vxl 08-553 220 00 Org.nr 556770-1437 1(2) Box 633, 151 27 Södertälje Fax 08-553 220 05 Säte i Södertälje Besöksadress Holmfastvägen 31, Södertälje www.telge.se Form ID: F-001 rev 2
Internkontroll inköpsområden jan - juni 2011 Avtal 0,0 Avtalstrohet 0% Möbler Totalt 9950,4 Varav avtal 9950,4 Avtalstrohet 100,0% Litteratur Totalt 23815,2 Varav avtal 5075,5 Avtalstrohet 21,3% Kontorsmaterial Totalt 110107,2 Varav avtal 33404,8 Avtalstrohet 30,3% Vi ber er se över dessa resultat och återkomma med förslag på hur ni skall jobba med denna fråga framgent. Vi påminner om att vi har policies för Direktupphandlingar. (tillgängliga på Kanalen) Beloppsgränsen är 287 000 SEK och beräknas på köp för hela kommunen under en räkenskapsperiod. Konkurrensverket kan kontrollera om vi följer gällande upphandlingslagar eller om vi ex gör otillåtna direktupphandlingar. Detta kan medföra en upphandlingsskadeavgift vilken beräknas till 10% på det köpta beloppet eller max 10 MSEK. Leverantörer som ej ges möjlighet att i konkurrens med andra att få deltaga i en upphandling kan också få rätt till skadestånd för utebliven inkomst. Om ni har några frågor på ovanstående eller vill diskutera upphandlingsfrågor generellt är ni välkomna att kontakta oss på inkop@telge.se eller ringa Anna Karin Renström 08-550 221 47 Med vänliga hälsningar, Anna Karin Renström VD Telge Inköp AB 11-20_bil2a_internkontroll 2(2) 2011-09-20 Form ID: F-001 rev 2
Bilaga 12 Intern kontrollplan för Personalrutiner 2011 Kultur- och fritidskontoret Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod*) (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Anställning Att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skriftligt underlag. Utförare: Personalavdelningen/ Lön Stickprov 30 st eller minst 5 % av registrerade anställningsbeslut/kontor. Kontroll sker av inregistrerade uppgifter i Heroma gentemot underlaget Chefen för kontoret Senast augusti Urvalet var endast 6 anställningsavtal. Alla var rätt. Rapportering timanställda Ohälsotalen Att rapporten för timanställda är korrekt ifylld och rätt registrerad. Att rehabiliterings utredning påbörjats och dokumenterats i gällande IT-stöd när den anställde varit sjuk i 14 dagar eller vid minst 6 gånger under en 12 månadersperiod. Utförare: Personalavdelningen/ Lön Utförare: V-stöd personal Kontrollen avser mars månad. Stickprov 30 st eller minst 5 % av rapporterna för timanställda/kontor Kontrollen avser mars månad. Kontrolleras tre ggr/år vid bokslut. Given målgrupp kontrolleras gentemot dokumentering av påbörjade rehabiliteringsutredningar i gällande IT-system. Chefen för kontoret. Chefen för kontoret Senast augusti Senast augusti 27 kontrollerade 12 helt rätt På övriga saknas anställningstid o typ av anställning 14-28 dagar - Totalt 7 sjukfall. 7 utförda rehabutredningar 100 % 6 tillfällen Totalt 3 sjukfall 2 utförda rehabutredningar, 67%. Totalt utförda 90 % 1
Bilaga 12 2
BILAGA 3a Internkontroll 2011 för gemensam lönehantering Personalavdelningen/ Lön har utfört kontrollen åt samtliga kontor. Sammanfattning av resultatet Resultatet är bättre än föregående år. Anställning Det som kontrolleras på anställning är de uppgifter som är obligatoriska på anställningsavtalet enligt LAS. 6 anställningsavtal är kontrollerade. Alla är korrekta. Timavlönades anställningsbeslut/rapport 27 rapporter är kontrollerade. 12 är helt rätt. På övriga saknas i de flesta fall typ av anställning och anställningstid. Registreringen av timavlönade sker i verksamheten och rapporterna skickas till Lön för arkivering. Åtgärder Lönerutiner Lön skickar tillbaka det felaktiga anställningsavtalet med information om vilka uppgifter som måste ändras eller fyllas i. När det gäller timavlönade kommer Lön att kontakta och informera de verksamheter där inte rapporten/anställningsavtalet är rätt ifyllt. Ingemo Bohman Resultatenhetschef Personalavdelningen/Lön
Bilaga Bilaga 4 Intern kontrollplan för dokument- och ärendehantering 2011 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport till När sker rapportering RESULTAT Posthantering Att inkommen och utskickad post blir öppnad, registrerad och i övrigt adekvat behandlad Nämndsekreterare/ Registrator Stickprov bland inkomna och utskickade brev och e-post Chefen för kontoret September Av granskade 20 e-post borde ett av dessa ha registrerats. Rätt hantering till 95 %. Internkontroll 2011 avseende hantering av post har genomförts så att e-postmeddelanden, såväl inkommande som utgående, har begärts in från ett antal tjänstemän på ledningsgruppsnivå. Av de översända meddelandena har 20 st. slumpvis valts ut och granskats. Av totalt 20 st. meddelanden har endast ett bedömts vara sådant att det borde ha registrerats, vilket inte skett. Hanteringen av detta meddelande har dock på inget sätt stått i strid med gällande lagstiftning, varför avsteget bedöms som ringa. (Granskning gjord av Axel Christensson)
Kultur- och fritidskontorets förslag till Intern kontrollplan för utbetalning av föreningsbidrag 2011 Bilaga 6 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning sker till rätt adressat/konto. Kommunstyrelsens kontor redovisning. 20 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd September Inga betalningar som har skickats till fela adress/konto har noterats i urvalet. 100 % rätt Utbetalning av föreningsbidrag Att utbetalning har grund i särskilt beslut eller regel. Kommunstyrelsens kontor redovisning 20 stickprov av utbetalda bidrag Kontorschef/ nämnd September En utbetalning har av misstag betalats med fel belopp, men upptäcktes snabbt och återbetalning har skett. 20 slumpmässigt utvalda transaktioner är granskade. Samtliga transaktioner jan-aug 2011 utgjorde underlag. Dessa fördes över i excel. Med hjälp av funktionen slump()*(b-a)+a gjordes urvalet. Bifogas underlag i form av delegationsprotokoll. 1
Kultur- och fritidskontorets förslag till Bilaga 7 Intern kontrollplan för uppföljning av nämndens mål 2011 Rutin Kontrollmål Ansvarig för att kontroll utföres Kontrollmetod (inkl frekvens) Rapport Till När sker rapportering RESULTAT Beslut om verksamhetsplan (VP) Att verksamhetsplan för 2008 är antagen av nämnd I januari Kommunstyrelse Vid delårsrapport i april VP är antagen Uppföljning av verksamhetsplanens (VP) mål Att målen följs upp enligt planen. Samtliga VP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Följs upp som planerat Att arbetsplaner (AP) finns upprättade på resultatenheter Att samtliga enheter har upprättade arbetsplaner med nedbrutna mål och är överenskomna med kontorschef Samtliga AP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Detta år har VP fått utgöra en gemensam arbetsplan. Under året införs förbättringsgrupper, med regelbundna uppföljningar Uppföljning av arbetsplanernas (AP) mål Att målen följs upp enligt planen. Samtliga AP mål granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Följs upp som VP. Förbättringsgrupper upprättas. Att avvikelser i VP och AP rapporteras och åtföljs av förslag till åtgärder Att samtliga befarade och konstaterade avvikelser rapporteras och leder till åtgärder Samtliga avvikelser granskas vid delårsoch årsbokslut Kontorschef/ nämnd September/ oktober Säkras genom Växthusarbetet. 1