Avrop från ramavtal IT-driftstjänster Outsourcing Per-Erik Andersson, Kammarkollegiet Mathias Lagerros, L&M Lagerros Consulting Sid 1
Drivkrafter Myndigheterna anger fler drivkrafter (utöver direkta kostnadsskäl) att utkontraktera IT-driften: Att kunna kravställa IT-driften: utifrån verksamhetens behov utifrån ett kundperspektiv på affärsmässiga grunder Att skapa ett tydligare ansvar mellan användare och utförare Att kunna frigöra resurser för utv. av kärnverksamheten Att IT-driftskostnaderna ska bli tydliga och förutsägbara Sid 2 2
Kammarkollegiets ramavtal för IT-drift Avropsläget 2015-02-01: 36 genomförda avrop av Helhetsdrift, 72 genomförda avrop av Påplatsdrift 24 genomförda avrop av Användarnära funktioner 12 genomförda avrop av Hosting Omsättning från leveransavtalen: 2011: 216 miljoner kr 2012: 322 miljoner kr 2013: 513 miljoner kr 2014: 742 miljoner kr Sid 3
Nyttor med ramavtalen Administrativa besparingar genom kortare förberedelsetider Standardiserade avtal och villkor Kvalitetssäkrade leverantörer Vägledningar och checklistor för: avropsförfarandet kravspecifikationen leveransavtalet vitesmodeller Förvaltningsstöd och erfarenhetsutbyte med Kammarkollegiet Sid 4
Genomförda avrop från IT-driftstjänster Helhetsdrift rev. 2015-02-16 Energimarknadsinspektionen A ESF-M A Exportkreditnämnden A FMV A Insp. för socialförsäkringen A Kommerskollegium A Konsumentverket A LFV A M. för vårdanalys A Naturvårdsverket A Pensionsmyndigheten A Post &Telestyrelsen A Riksantivarieämbetet A Sametinget A SBU A SI (Svenska Institutet) A SIDA A Skatteverket/Kronofogden A Skolinspektionen A Statens servicecenter A TLV A Borås (B31) Eskilstuna A Haninge/Nynäs/Södertälje A Knivsta/Heby A Lerum A Solna A Ulricehamn A Västerås A Landstinget Västernorrland A Region Skåne 1+2 A SKL A Sid 5
Möjligheter Systemöversyn på köpet Förutsägbarhet av samtliga driftskostnader Möjlighet till incitamentsmodeller Funktionella krav (ej tekniska) ställs vid avrop Omfattande kravställningar är kostnadsdrivande Avsevärda tidmässiga besparingar med ramavtal De flesta nystartade M har outsourcat sin IT-drift Sid 6
Svårigheter Sårbarhetsaspekter Informationssäkerhet Begränsade möjligheter till förhandling Införande/omställningskostnader Legala: OSL PUL Sid 7
Avropet Beslut om outsourcing Förberedelser Skapa underlag Genomförandet av avropet Val av leverantör / Avtalstecknande Uppföljning av leverans Sid 8
Beslut om outsourcing Varför outsourca? Vill fokusera på ka rnverksamheten Vill ska ra kostnader Vill a stadkomma fo rutsa gbara kostnader Vill kravsta lla IT-driften på ett affa rsma ssigt saẗt Det finns ingen mo jlighet att utfo ra drifttja nster i egen regi Sid 9
Mål? Beslut om outsourcing Mätbara, så att parterna respekterar målen Realistiska, exempelvis besparing om 20% till oförändrad kvalitet Mät både före och efter genomförandet Vad? Begränsa och definiera vad som ska ingå och vad som ligger utanför Ta fram ansvarsmatriser Behåll minst beställarkompetens Sid 10
Förberedelser Lägg mycket tid på planering och förberedelser Se till att bemanna med rätt kompetens i projektet Inventera behovet Håll workshops med verksamheten, utred både plus och minus i dagens leverans, sälj in internt Ha dialog med leverantörerna (RFI), sälj in avropet till leverantörerna Sid 11
Förberedelser Etablera beställarfunktion redan innan avropet Genomför Risk- och Konsekvensanalys Kontinuitetsplanering Samverka med andra myndigheter, anslut till Erfanätverket på Kammarkollegiet Sid 12
Skapa underlag Hitta rätt nivå på kravställning efter behovet För hårda krav ger få svar från leverantörerna och onödigt höga priser För låga krav leder till sämre leverans än behov Arbeta med användningsfall, testa flexibiliteten hos leverantörerna Utmana leverantörerna, hitta alternativa lösningar Ta fram tydliga och transparenta utvärderingsmodeller som tar hänsyn både till pris och kvalitet (TCO) Sid 13
Genomförandet av avropet Se till att leverantörerna är på tå när förfrågan skickas ut Ställ förfrågan till samtliga leverantörer inom avtalsområdet Se till att leverantörerna får tillräckligt med tid för att besvara förfrågan, ger högre kvalitet på svaren Tänk på att leverantörer kan ställa försåtliga frågor, tänk igenom svar Undvik att skicka ut förfrågan strax innan semestrar Sid 14
Val av leverantör / Avtalstecknande Utvärdera anbuden enligt utvärderingsmodellen Låt leverantörerna hålla en anbudpresentation Arbeta med förtydliganden, oklarheter leder till merkostnader och i värsta fall val av leverantör på felaktiga grunder Sid 15
Val av leverantör / Avtalstecknande Få med tydliga tjänstebeskrivningar i avtalet där det klart framgår vad som ingår i leveransen och vad som är tillägg Få till att avtalet ger flexibilitet volymmässigt både uppåt och nedåt under avtalstiden Se till att avtala kring avvecklingen Avtala om förtur på köp av utrustning Genomför eventuellt Due diligence Sid 16
Uppföljning Sätt upp samverkansforum med leverantören Strategiskt Taktiskt Operativt Fortsätt ställa krav, gå tillbaka till avtal när så krävs (avtalsforum) Arbeta med incitament Samla erfarenheter inför nästa avrop Sid 17
Framtid Multisourcing allt mer vanligt Delar av IT-verksamheten utkontrakteras börja med arbetsplatser och skrivare Drift i molnet där så är lämpligt Egen personal behålls för att säkra beställarkompetensen Myndighetssamverkan ex. inom gemensam sektor och med samma huvudman Sid 18