Sourcinganalys och upphandling IT-drift

Transkript

1 REFERENS: TRANSPORTSTYRELSEN Sourcinganalys och upphandling IT-drift Förflyttning till en tjänstebaserad leverans hos ny leverantör Om Transportstyrelsen Transportstyrelsen är en myndighet som arbetar för säkra och miljövänliga transporter på vägar, på sjön, i luften och på järnväg. Verksamheten startades den 1 januari 2009 och har bildats genom sammanslagning av flera olika myndigheter: Järnvägsstyrelsen, Luftfartsstyrelsen, Sjöfartsinspektionen, Vägtrafikinspektionen och delar av Länsstyrelsen och Vägverket. Transportstyrelsen finns på 14 orter i landet och har idag cirka medarbetare. Den största delen av verksamheten finns i Borlänge, Örebro och i Norrköping där huvudkontoret också är beläget. Genom att skapa en myndighet som har ett samlat ansvar för järnvägs-, luftfarts-, sjöfarts- vägtrafik-, körkorts- och yrkestrafikfrågor får man en bättre samsyn mellan de olika trafikslagen. Bakgrund och utmaning Hur skall den framtida IT-driften levereras och hur sker förflyttningen dit? 2012 tog Transportstyrelsen fram en försörjningsstrategi som angav att IT-drift kunde vara en lämplig del att outsourca. I samma plan beslutades att Transportstyrelsen inte skulle äga egen infrastruktur, med drifthallar och dylikt, utan skulle avyttra detta till en framtida leverantör och köpa driften som helhetstjänst. Kontract IS Services AB anlitades för att tillsammans med Transportstyrelsen driva arbetet med att genomföra en analys i syfte att skapa ett beslutsunderlag för framtida IT-drift. Syftet med beslutsunderlaget var att klargöra de olika alternativen, dess för- och nackdelar, verksamhetspåverkan, strategiska passform och konsekvenser samt att föreslå och beskriva det lämpligaste alternativet. I uppdraget ingick även att efter sourcingbeslut leda arbetet med att justera avtal och arbetssätt tillsammans med befintlig leverantör, eller driva upphandling av ny leverantör från kravinsamling till färdig transformation. Vi räknar med att sänka kostnaderna avsevärt, höja kvaliteten i leveranserna och få en ännu stabilare drift även om den är bra redan i dag, säger Daniel Karlsson, IT-direktör på Transportstyrelsen till Computer Sweden. Daniel Karlsson ser affären som ett sätt att framtidssäkra Transportstyrelsen på IT-sidan.

2 Genomförande och lösning Skräddarsydd sammansättning av kompetenser från Kontract Fas 1: ANALYS Beslutsunderlag inför nytt IT-driftavtal En viktig förutsättning var att bygga analysen och de följande rekommendationerna på den nyligen framtagna IT-försörjningsstrategin. En annan tydlig förutsättning var att arbetet skulle bedrivas i samverkan med Transportstyrelsens egna resurser. Analysen skulle svara på följande frågeställningar: 1. Vilka är förutsättningarna för ett nytt IT-driftavtal? 2. Vilket är det rekommenderade scenariot för IT-driften? 3. Vilka är de mätbara målsättningarna med nytt IT-driftavtal? 4. Hur passar det föreslagna scenariot in i övergripande verksamhets-/effektmål? 5. Vilka är de strategiska fördelarna med det nya driftalternativet och är det realistiskt? 6. Är beslutet i fas tidsmässigt med strategiska och operativa planer för verksamheten? 7. Vad är innebörden för IT-organisationen och styrningen av IT-driften? 8. Vilka blir de finansiella följderna? 9. Hur ser den övergripande planen ut? För varje uppdrag sätter Kontract ihop ett unikt team med just de kompetenser som behövs för uppdraget. Kontracts konsulter har erfarenhet från både ledning, styrning och verksamhetsutveckling tillsammans med teknisk specialistkunskap. Teamet sattes ihop med hänsyn till frågeställningarna ovan. Det grundliga analysarbetet tog sin utgångspunkt i olika sorters inhämtad dokumentation, tekniska stickprovskontroller, ett stort antal workshops och ett flertal djupintervjuer som gjordes med olika befattningshavare. Resultatet av analysen utgjorde grund till rekommendationen att outsourca IT-driften till extern part genom att starta en upphandling. Transportstyrelsen beslutade enligt förslaget. Det blir en väldigt bra lösning, vi har inget behov av fysisk hårdvara i egna lokaler. En del av den analys som vi gjort är att vi ska köpa det som tjänst i stället. Dessutom kan vi med det här avtalet bli en del i ett större sammanhang och kunna ta del av ett mer standardiserat utbud så att vi snabbare får tillgång till ny teknik och snabbare kan få ut nya tjänster. Det handlar också om att kunna skala upp och ner efter behov säger Daniel Karlsson till Computer Sweden. Fas 2: PLANERING Förberedelse inför upphandling Efter upphandlingsbeslutet vidtog en ganska omfattande planeringsfas. I planeringsfasen genomfördes ett antal aktiviteter i syfte att förbereda inför kommande upphandling. Dessa var bland annat: Etablerande av intern projekt- och upphandlingsorganisation Riskplanering och -hantering Inventering av befintlig infrastruktur, system och systemsamband Inventering och uppdatering av dokumentation Omvärldsbevakning och marknadsanalys Val av upphandlingsform I planeringsfasen fastställdes att Transportstyrelsen önskade ett längre avtal i syfte att ett större antal potentiella leverantörer skulle kunna finna ekonomiskt intresse att delta i upphandlingen.

3 Inför upphandlingen utvärderades olika upphandlingsformer och vilka möjligheter dessa erbjöd. När det gällde upphandlingsform valdes konkurrenspräglad dialog tidigt bort på grund av att upphandlingsformen bara funnits på marknaden en kort tid. Både marknaden och Transportstyrelsen har därför begränsad erfarenhet gällande formerna för denna typ av upphandling. Transportstyrelsen valde att använda förhandlat förfarande vilket myndigheten tidigare använt vid ett flertal tillfällen. Vi har använt ett förhandlat förfarande där vi efter annonseringen gick vidare med max sju leverantörer. Man behöver ha en dialog för att få adekvata svar. Mina erfarenheter av den här modellen är goda och det tror jag leverantörernas är också., säger Daniel Karlsson till Computer Sweden. Fas 3: UPPHANDLING Genomförande av upphandling I upphandlingsfasen genomfördes ett antal aktiviteter. Huvudaktiviteterna var: Framtagande av kravspecifikation Framtagande av upphandlingsunderlag Annonsering, utskick och frågor-och-svar Utvärdering Förhandling Framtagande av och tecknande av avtal Innan kravfångstarbetet påbörjades var det centralt att bestämma vilka områden som skulle utvärderas och att fastställa processen och flödet för hela utvärderingen. Styrande för utvärderingskriterierna var effektmålen från IT-försörjningsstrategin: Prioritet Kort sikt Lång sikt 1 Driftstabilitet Driftstabilitet 2 Standardisering Kostnadseffektivitet 3 Kapacitet att stötta verksamhetsförändringar 4 Kostnadseffektivitet Kapacitet att stötta verksamhetsförändringar För att få värdefull information om vilka tjänster som kunde erbjudas av marknaden samt vilka eventuella krav som skulle kunna vara alltför kostnadsdrivande inleddes dialog med ett urval leverantörer redan innan annonsering om upphandling skedde. Efter att tagit hänsyn till marknadens svar och den kravställning som verksamheten förmedlat tog projektgruppen fram ett förfrågningsunderlag. Detta underlag gick ut på remiss till samtliga leverantörer för att tidigt få respons om felaktigt ställda eller onödigt fördyrande krav och eventuellt få förslag på alternativa lösningar som skulle kunna vara bättre än de som redan fanns i förfrågningsunderlaget. I utvärderingsfasen genomförde samtliga kvarvarande leverantörer fördjupade anbudspresentationer och därefter utvärderades anbuden. Utvärderingen fokuserade på: Leveransförmåga Kvalitet i normaldrift Framtida tjänsteutveckling Pris för drift efter transition Pris för drift efter transformation Due diligence och slutförhandling följdes av tilldelning och avtalstecknande och allt följde den uppsatta tidplanen. Redan två veckor före deadline kunde avtal skrivas utan att några överklaganden hade kommit in. Fas 4: TRANSITION &TRANSFORMATION Överföring av ansvar till ny leverantör I skrivande stund är denna fas under uppstart.

4 Resultat Moderna, enhetliga tjänster och ökad kontroll Transportstyrelsen har etablerat ett långsiktigt avtal med en partner för att över tid transformera dagens IT-drift till en modern tjänstebaserad leverans. Transportstyrelsen har inlett ett arbete med att skapa likformighet i arbetssätt med gemensamma processer och beställningsrutiner för driftrelaterade frågor. Transportstyrelsen har ökat sin kontroll över avtalets innehåll, leverans och associerade kostnader för området.

5 Kontracts bidrag Drivande expertis med bred palett Kontract har bistått med strategisk rådgivning då de drivit arbetet med inriktningsbeslutet samt drivit stora delar av upphandlingsprocessen. Till detta har Kontract tillfört expertkompetens på flera områden av teknisk karaktär men även inom förändringsledning, organisation, process- och IT-styrning. Det har varit oerhört stimulerande att arbeta med Transportstyrelsen, inte minst genom den oerhörda energi och vilja som både medarbetare på Transportstyrelsen och dess leverantörer visat under detta förändringsarbete. Det har inte alltid varit enkelt, men viljan att komma framåt med lösningar istället för att fokusera på problem har hela tiden genomsyrat det starka samarbetet. Kontract har bemannat uppdraget med vår unika blandning av kompetenser och specialister inom olika områden vilket skapat en grund för den gemensamma framgången. Mikael Cullberg, Key Account Manager på Kontract.

6 Värde för kunden Sammanfattning Oberoende Kontract kunde som oberoende part hjälpa Transportstyrelsen att tydliggöra både nuläge och framtida möjligheter och dess konsekvenser med ett oberoende perspektiv, utan kopplingar till leverantörsledet. Faktabaserat angrepp Faktabaserade underlag för beslut gör att det finns en koppling mellan rekommendation och effekt. Stöd och drivkraft Kontract, som är vana att driva denna typ av upphandling och genomförandeprojekt, bidrog med ett starkt stöd till Transportstyrelsens egen organisation med både drivkraft, erfarenhet och expertstöd från andra upphandlingar av liknande karaktär. Kontract hjälpte därigenom myndigheten att fokusera på rätt saker vid rätt tidpunkt genom hela arbetet. Uppdraget bredare än bara upphandling Kontract har hjälpt Transportstyrelsen att både identifiera och genomföra aktiviteter inom ett antal områden som behövde hanteras innan den nya leverantören kom på plats, vilket har stärkt möjligheten till en bra affär för myndigheten. Om Kontract Kontract är ett oberoende konsultbolag med fokus på att lösa utmaningar i organisationer med komplexa IT- och affärsutmaningar. Kontract kombinerar kunskap inom verksamhetsutveckling med specialistkompetens inom IT och är experter på att stötta organisationer där IT är verksamhets- och affärskritiskt. Utöver Loomis, stöttar Kontract kunder som exempelvis Billerud- Korsnäs, Mölnlycke Health Care, Transportstyrelsen och Martin & Servera att uppnå ökat affärsvärde av IT. Kontract arbetar med kunder över hela Sverige. Med det här avtalet blir vi en del i ett större sammanhang och kan ta del av ett mer standardiserat utbud så att vi snabbare får tillgång till ny teknik och snabbare kan få ut nya tjänster. Daniel Karlsson, IT-direktör på Transportstyrelsen Vill du veta mer? Vill du veta mer? Tel: info@kontract.se Webb: