Travelize Användarmanual Innehållsförteckning

Travelize Användarmanual Innehållsförteckning Systemadministration... 8 Användaröversikt... 8 Logglista användaraktivitet... 8 Grundparametrar... 9 Ändra text... 9 Ändra vanligt förekommande texter... 10 Installera OCR-Typsnitt... 10 Kontaktadministration... 11 Support... 11 Supportcentralen... 12 Regler för barnrabatter... 12 Reseadministration... 13 Reseresurser introduktion... 13 Lägg upp / ändra produkt... 13 Lägg upp ny transport... 14 Uppdatera Transport... 16 Lägg upp ny tidtabell... 17 Ändra tidtabell... 17 Hotell och rumsallotment - översikt... 18 Lägg upp nytt hotell... 18 Lägg till rumstyp... 18 Lägg till rumsallotment... 19 Ändra rumsallotment... 21 Ändra rumsallotment 2... 21 Uppdatera rumsallotment på daglig bas... 22 Garantiallotment... 22 Sätt säljstopp på hotell... 22 Pensionsalternativ på hotell... 23 Söka/administrera pensionsalternativ för hotell... 24 Administrera pensionsalternativ... 24 Lägg upp nytt projekt... 25 Projektöversikt... 29 1

Sammanställd projektinformation... 29 Lasta projekt... 30 Uppdatera projekt, massuppdatering... 33 Lägg till avancerade tillval... 34 Lägg upp nya hytter... 36 Ändra på hytter... 36 Ändra transport/lägg upp hyttallotment... 37 Ändra Färja... 37 Katalogadministration... 39 Broschyrer... 39 Ändra broschyr... 39 Nya broschyrbeställningar... 39 Skriv ut etiketter... 40 Etikettutskrift... 40 Sätt bekräftade broschyrer till ej utskrivna... 40 Bokning intern... 41 Boka nu... 41 Bokning steg 1... 41 Bokning steg 2... 41 Bokning steg 3/sök/ändra kund... 42 Bokning steg 3... 42 Bokning steg 4... 43 Boka Chaufför / reseledare... 43 A la carte bokning... 43 A la carte bokning steg 1... 44 A la carte bokning steg 2... 44 A la carte bokning steg 3... 44 A la carte bokning steg 4... 45 Agenter... 46 Lägg till agenter... 46 Ändra agenter... 46 Lista alla agenter... 47 Lista agentfakturor... 47 Fakturering... 47 Meddelande... 47 2

Avräkning... 47 Lägg till provisionskategori... 48 Leverantörer... 49 Leverantör... 49 Ändra leverantörer... 49 Ändra leverantör/sök... 49 Visa alla... 49 Registrera leverantörsfaktura... 49 Sök leverantörsfaktura... 50 Visa alla/sökresultat leverantörer... 50 Leverantörsskuld per valt datum... 50 Leverantörsstatistik... 50 Ingående momsrapport... 51 Upplupna boendekostnader, registrering per bokning... 51 Requests... 51 Rapporter Statistik... 53 Statistik... 53 Översikt bokningar... 54 Senaste Internetbokningarna... 55 Transportöversikt... 55 Översikt anslutningar... 55 Statistik per avresedatum och försäljningsdatum... 55 Försäljningsutveckling... 55 Nettoförsäljning... 56 Använd egna jokertecken... 56 Rapporter Produktion... 57 Översikt kommande resor... 57 Översikt rumstillgång... 57 Paxlista... 57 Deltagarlista... 58 Anslutningslista... 58 Paxlista per avreseort... 59 Lista resenärer per viss avreseort... 59 Hyttlista... 59 Rumslista... 59 3

Rumslista per projekt... 60 Hotellgäster viss dag... 61 Statuslista för skickade rumslistor... 61 Ankomstöversikt... 62 Rumsöversikt med bokningsmöjlighet... 62 Översikt bokade hotell... 63 Lista alla fullt betalda bokningar med ingen skickad voucher... 63 Tilläggsförsäljning... 63 Rapporter Special... 64 Hotell voucher... 64 Lista avbeställningsskydd... 64 Lista reseförsäkringar... 65 Statuslista för Paxport export... 65 Exportera Paxport-filer... 65 Transportvoucher... 66 Åldersrapport... 66 Prislista... 66 Prislista projekt... 67 Manuella rabatter... 68 Kundadministration... 69 Skriv ut nya bokningsbekräftelser... 69 Skriv ut enskild bekräftelse... 69 Kopia på nya e-bekräftelser... 69 Internationell bokningsbekräftelse... 70 Utskriftskö... 70 Omskickning bokningsbekräftelser... 70 Skriv brev/meddelande... 70 Skicka brev till vald person... 72 Bekräftelse på meddelande... 72 Sök bokning... 72 Ändra bokning... 72 Ombokning... 73 Avbokning... 73 Avbokningsbekräftelse... 73 Koppla bokning till ett nytt kundnummer... 73 4

Preliminärbokade... 74 Bokning och avbokning på bevakning/uppföljning... 74 Sök/ändra kund... 74 Lägg till kund... 75 Avancerad kundsök och export... 75 Exportera/importera namnrapport... 76 Delad faktura... 76 Snabbfunktion för namnändring resenärer... 77 Rumsfördelning... 77 Ändra anslutning på resenärer... 77 Frifaktura... 79 Frifaktura... 79 Order per status... 79 Skriv ut voucher för frifaktura... 80 Ekonomi Betalning... 81 Inbetalning... 81 Enskild inbetalning... 81 Importera OCR fil och registrera betalning... 81 Inbetalningstransaktioner... 82 Lista inbetalningar... 82 Betalningspåminnelse... 82 Visa delade fakturor på en inbetalning... 83 Editera kontokort... 84 Utfärda presentkort... 84 Ekonomi Bokföring... 85 Konto... 85 Valutatabell... 85 Bokför... 85 Återbetalningsrapport... 87 Totalt kundförskott per valt datum... 87 Kundfordringar per valt datum... 88 Täckningsbidrag per bokning... 88 Ekonomi Rapporter... 90 Fakturajournal... 90 Kundfordringar... 90 5

Inbetalt per projekt... 90 Cash flow... 90 Listfunktion avbeställningar... 91 Resemoms... 91 Översikt betalningar med kreditkort... 91 Skicka inbetalningskvitto med e-post... 91 Åldersfördelad saldolista... 92 Konton per projekt... 92 Kundreskontra per kund... 92 Rapport försäljning av annat koncernbolag (endast då Enterprisemodul används)... 92 Content Management... 94 Editorn... 94 Kategorier... 94 Destinationer... 94 Hotell... 96 Attribut... 98 Kategorisera Hotel... 98 Övriga sidor... 98 Nyheter... 98 Erbjudanden... 99 Bilder... 99 Bildspel... 100 Lägg till PDF dokument... 100 FTP konto för uppladdning av bilder och liknande... 100 Information för sökmotorer... 100 Marknad (tilläggsmodul)... 102 Nyhetsbrev HTML... 102 Mottagarlista... 103 Kundkategori... 103 Marknadskod... 103 Skapa kontakter... 104 Kopplade brev... 104 Rabattadministration... 104 Lägg till tillval... 106 Tillval... 106 6

Typreferenser... 106 Lägg till pris... 106 Flerspråksversion (tilläggsmodul)... 109 Flerspråksversion... 109 Översättningsmatris... 109 Översättning av vissa längre texter... 109 Flerföretagsmodul (tilläggsmodul)... 110 Flerföretagslösning... 110 Rapport för allt sålt av företaget för alla företag i koncernen... 110 Mellanavräkning, inbetalt annat företag... 110 Stugmodul (tilläggsmodul)... 112 Standardperioder för stugbokning (tilläggsmodul)... 112 Stugpriser... 112 Bokning mot externa system (tilläggsmodul)... 113 Regler för koppling mot externt flyg... 113 Kontrollista för Projektbokningar mot externa flygsystem... 113 Lista externa flygbokningar... 113 Sök / välj aktiva avrese- och ankomstflygplatser... 114 Seating (tilläggsmodul)... 115 Lägg upp ny buss... 115 Koppla buss till transport... 115 Lägg upp/ändra sittplatser... 116 Ändra på platser i bussen... 116 Hotelladministration (tilläggsmodul)... 117 Lägg upp Rum (endast i Hotelladministration modulen)... 117 Rumsfördelning (endast i Hotelladministration modulen)... 117 7

Systemadministration Användaröversikt Som standard visas endast aktiva användare, kryssa för Visa alla längst upp till vänster för att ta med även inaktiverade användare. Vilken typ av behörighet bestämmer den som lägger upp användare genom att markera ja/nej under lägg till användare. Följande behörigheter finns i systemet. Samtliga användare oavsett behörighet måste vara markerade som aktiva (ja). 1. Aktiv. Genom att kryssa i att användaren är aktiv kan de boka resor och få tillgång till de listor och funktioner som krävs för att boka en resenär och följa upp bokningen. 2. Användaradministration. Behörighet att lägga upp nya användare och ändra användare. 3. Reseadministration. Kan lägga upp och ändra i reseadministrationen, priser osv. 4. Ekonomi. Inbetalningsfunktioner, cash-flow och statistik funktioner. En användare som ska ha tillgång till samtliga funktioner ska således aktiveras i samtliga rutor. Att lägga upp användare: Användaradministratören lägger upp en ny användare. Ange användarnamn i systemet. Namnet ska vara unikt eftersom alla aktiviteter i systemet loggas på användarnamnet. Ange därefter för och efternamn och personens e-mail adress. Markera användaren som aktiv och uppdatera därefter. Ett mail går nu till den nya användaren med ett användarnamn och lösenord. Lösenordet är oftast komplicerat varför det enklaste är att kopiera det och klistra in det när man loggar in i systemet för första gången. När man har gjort detta och är inloggad kan man ändra lösenordet genom att gå in på ändra lösenord. Användaren bör lägga upp ett lösenord som är lätt att komma ihåg men som inte är självklart (anna lägger upp anna som lösenord tex). Kombinera gärna bokstäver med siffror. Inaktivera en användare eller redigera användare. Inaktivera en användare. Användaradministratören kan inaktivera en användare genom att sätta Ny på alla behörighet. Användaren kan direkt logga in igen. Om en användare har t ex har bytt e-mail adress kan du ändra den uppgiften på användaren. Uppdatera och tryck sedan på återställ. Nu skickas ett mail med ett nytt lösenord. Logglista användaraktivitet 8

Säkerhetsfunktioner. Dessa funktioner kommer endast användaradministratören åt. Säkerhetsfunktionerna beskrivs nedan: Inloggningar. Visar alla som har loggat in i systemet och från vilken IP adress de har loggat in. Inloggningsförsök. Visar alla inloggningsförsök i systemet och från vilken IP adress. Användaradministratör bör regelbundet kontrollera detta. Ändringar av lösenord. Visar alla ändringar av lösenord i systemet. Registrering av ny användare. Visar samtliga registerade användare i systemet. Grundparametrar Travelize har en mängd användarinställningar. Här kan du ändra allt från din företagsadress till om väntelistebokning ska vara aktiverad eller inte. Med tanke på mängden inställningar har vi underlättat funktionen genom att lägga till olika sökfunktioner. Sök. Ange ett sökord för att hitta de parametrar där sökordet förekommer. Observera att alla parametrar är skrivna på engelska så du måste ange det engelska ordet för funktionen. Testa detta genom att ange address för att få fram parametrar där du kan ändra din adress. sök efter nya parametrar. Med jämna mellanrum så bör du söka efter nya parametrar i systemet. Ange t ex datumet 2004-08-01 för att se alla nya parametrar, efter detta datum. Inställningar. En parameter kan ha olika inställningsmöjligheter. För att ändra på en parameter klickar du på ändra. Du kommer nu in i själva parameterdokumentet. Beroende på vilken typ av parameter det är så kan du göra något av följande alternativ: False/True. Här väljer du om parametern ska vara aktiv eller inaktiv. Välj alltså ja eller nej. Tryck på spara. String. Detta är ett textfält där du kan skriva in en ny text. Tryck på uppdatera. Samtliga parametrar är grupperade med olika rubriker. Om du vet vilken parameter du ska ändra på och vilken grupp den tillhör så kan du söka parametern direkt under grupptillhörigheten. Ändra text I denna funktion kan du lägga upp olika texter i systemet. Du kan lägga upp texter under följande rubriker: Introtext agenter. Meddelande på det mail som går ut till agenter när du lägger upp nya och det får ett mail med användarnamn och lösenord. 9

Välkommen till bokning. Den text som syns i bokningsmotorn i steg 1. Välkommen till vår resebutik eller liknande. Meddelande. Används för standardtexter i skriv brev/meddelande funktionen. Här kan du t ex lägga upp brev för inställd resa, avbokning osv. Fritext. Här lägger du in texter som ska kunna väljas som standardtexter på vouchers. Så här lägger du upp nya texter: Klicka på rubriken lägg upp nya texter. Typ. Välj typ. Namn. Skriv in namnet på texten (t ex inställd resa) Språk. Välj språk. Text. Skriv in texten. Uppdatera. Nu är texten lagrad under den typ du lade in. För att ändra i en text gå in i funktionen och klicka på texten. Ändra och uppdatera. Ändra vanligt förekommande texter Här väljer du först, genom att trycka på någon av knapparna, vilken funktions texter du vill ändra. Du får upp en lista med de texter du kan ändra. Vill du ha mer information om texterna så går det att klicka på namnet på texten för att få upp kommentaren till texten. Fyll bara i ny information och tryck på uppdatera. När man väljer att ändra Bokningsbekräftelsetexterna så kommer det längst ned på sidan en lista över tillgängliga mallar samt vilken just ert system använder. genom att trycka på någon av namnen på mallarna så öppnas ett nytt fönster med vald mall, där man kan se ändringarna man gjorde i texterna och hur det faktiskt kommer se ut. Installera OCR-Typsnitt 1. Ladda hem/köp ett OCR-typsnitt. Det finns bla. på www.myfonts.com/fonts/ecma/ocrb/familytree.html Travelize använder typsnittet OCRBLetM som är godkänt av bank. Typsnittet kallas även OCR B Letterpress M. 2. Kopiera in typsnittet i mappen fonts på den dator/datorer som bekräftelserna kommer skrivas ut ifrån. Normalt finner man denna mapp på "c:\windows\fonts\". Det är alltså dit som filen/filerna ska kopieras. Om man inte hittar den mappen kan man gå in i kontrollpanelen och där finns en länk till Fonts. När filerna är kopierade dit kan man kontrollera att de blivit rätt installerade genom att öppna ett ordbehandlingsprogram t ex 10

Word och se om man kan hitta typsnittet i listan över typsnitt. Övriga inställningar som måste göras vid utskrift av bekräftelser är i Arkiv/Uskriftsformat: - Sidhuvud och sidfotskolumnerna ska vara tomma. - Marginaler i topp och vänster skall normalt vara 6 mm och höger och botten så små som möjligt (ange 2 mm men skrivaren kommer troligen ändra till cirka 4 mm då de flesta skrivare inte klarar mindre än cirka 4 mm). Finjustera vid behov genom att ändra på topp eller vänstermarginal. OBSERVERA: Till skillnad från alla andra inställningar är de inställningar som berör utskrift datorberoende. Ni måste göra dessa inställningar/installera typsnitt på alla datorer som skall skriva ut bekräftelser. I svenska, norska och danska system använder sig Travelize av en metod kallad Modulus 10 för att räkna ut den sista siffran (kontrollsiffran) i OCR-numret. I Travelize system är OCRnumret sexsiffrigt + en kontrollsiffra. Detta behöver er bank känna till. Kontaktadministration Här visas kontakter som inkommit via hemsidan. När du går in på listan visas bara de som kräver åtgärd. Du får information vem som skickat det och när, statusinformation samt om någon är ansvarig. När man klickat på ett meddelande så kommer konversationen upp. Där kan man svara kontaktaren. I den stora rutan skriver du ditt svar. Förifyllt i rutan är en standardtext som bör ligga kvar längst ner i svaret - den gör det möjligt för kunden att svara på ert svar och detta kommer direkt in i er kontaktadmin så att ni kan se detta samlat. När det finns kontaktärenden som kräver åtgärd, dvs är nya eller där nytt svar inkommit från kund, visas länk till detta på startsidan. Annars finns alltid kontaktadministration under Systemadministration i menyn till vänster. I kontaktärende försvinner från startsidan när ni svarar på det. Om ni vill ta bort det från startsidan utan att skicka ett svar till kunden, så gå in på ärendet och tryck på "spara utan att skicka". Det går att sätta ett uppföljningsdatum på konversation, vilket innebär att det flaggas upp på er admin-sida när det datumet innefaller. Det går att ändra status och ändra ansvarig person. Om uppföljningsdatum är tidigare eller dagens datum visas kontaktärendet som aktivt även om det besvarats. Sätt då ett senare datum eller ta bort datum helt för att ta bort som aktivt. Vill du läsa en tidigare konversation så kan du söka på datum, i öppna intervall, och/eller på ansvarig person och/eller del av text. Support 11

Support för Travelize sker genom att använda den supportfunktion som finns i administrationen. Den användare som skickar in support meddelandet loggas som avsändare och supportärendet går in till Travelize supportcentral. Alla användare har dessutom tillgång till online manualen. Varje funktion i Travelize har en hjälpknapp där instruktion finns om funktionen. Dessa instruktioner kan skrivas ut var för sig eller om man så önskar hela manualen. Utöver det så har även användarna tillgång till en FAQ (frequently asked questions) funktion där de kan söka svar på olika frågor. Supportcentralen Alla supportärenden går in till vår support central. Du får svar på ditt supportärende skyndsamt. Du kan följa status på dina ärenden genom att klicka på rubriken supportsida i toppmenyn på startsidan i administrationen. Regler för barnrabatter Här beskrivs de barnrabattsregler som finns i systemet. Nya regler tillkommer vid uppdateringar. Detaljerad beskrivning av hur barnrabatten fungerar ges på engelska då samma matris används av alla arrangörer som använder systemet. Ni kan ge systemet ett namn på ert lokala språk som kommer att användas för att visa vilken rabattregel som gäller i ett tidigt skede när kunden bokar en resa. De regler som ni vill kunna koppla till era projekt sätter ni som aktiva. På projektet väljer ni som vanligt vilken regel som skall gälla ifrån en lista över de regler som ni satt som aktiva. 12

Reseadministration Reseresurser introduktion Resor kan bokas på två principiellt olika sätt; antingen som ett färdigt paket eller i en dynamisk bokning (även kallad a la carte / ALC) där de olika komponenterna sätts ihop vid bokningen. Som grund för både dessa sätt att boka på används reseresurser som läggs upp under reseadministration / lägg upp ändra reseresurser. Reseresurser är t ex transporter, hotell med rumstyper och rumsallotment för varje rumstyp, förjor, anslutingsnät för bussar (även kallad tidtabell), allotmentbaserade tillval med mera. Allotment sätts på alla dessa resurser. Projekt är det sammansatta paketet som man bokar på vid paketbokning. Varje projekt är en unik resa på en viss dag, till ett visst hotell osv. Projektet kopplas till de underliggande resurserna vilka alltså måste vara upplagda först. Projekt kan antingen läggas upp var för sig, kopieras från en tidigare eller lastas i serier. Priset för paketet sätts på projektet och kan räknas ut från de underliggande resurserna vid lastning vilket dock inte är ett krav. Allotmentbegränsning bestäms för den mest begränsande resursen som kopplats på projektet automatiskt. Vid dynamisk bokning används inte projektet utan här sätts istället regler upp för hur den dynamiska bokningen skall kunna göras och all prissättning sker direkt på de underliggande resurserna. Produkt är, till skillnad från övriga reseresurser, inte allotmentgrundande och gäller inte för en viss tidpunkt. Alla paket och även dynamisk bokning knyts till en Produkt som innehåller övergrinde information om resmål för att visa i bokningsmotor och liknande samt koppling till tillval som säljs utan allotmentbegränsning. Se vidare information under respektive reseresurs. Lägg upp / ändra produkt Produkten innehåller grundläggande information om resan samt de tillägg som går att boka på resan. Dessa tillägg har ingen allotmentbegränsning. Produktkod. Här lägger du en förkortning som lämpligtvis har anknytning till resmålet. Produktkoden används sedan vid uppläggning av hotell på hemsidan så att resan blir bokningsbar på hotellsidan. Produktkoden skall alltid innehålla min 3 bokstäver alt. siffror. Destination. Här anger du ort/destination i klartext. Land och intressekod används endast vid vissa exporter till externa metasöksystem som t ex Reseguiden i Sverige. 13

Tillval (Ny). Tillägg läggs upp under "Tillval". Alla tillval som finns upplagda och aktiva i systemet visas under produkten. Här väljer man fritt i listan det tillval som skall säljas per produkt. Efter att man kryssat det önskade tillvalet skall man också välja hur man vill att det skall hanteras på bokningen (Förval). Om du vill att tillägget ska vara obligatoriskt väljer du förvalet Obligatoriskt, välj förval Yes om du vill att tillvalet skall vara ikryssat men med möjlighet till att avboka i bokningsbilden. Välj förval Nej för att tillvalet skall visas som bokningsbart. Man kan också välja Admin för att göra tillvalet tillgängligt endast för inloggad admin. Denna information publiceras i bokningen i steg 3. Priset anges i prisfältet. Inkluderat i resan. Här anger du vad som är inkluderat i grundpriset. Denna text syns i bokningsbilden så att kunden har korrekt information om resans innehåll Ändringar. Klickar du på rubriken ser du alla de förändringar som gjorts på produkten. Bild och text används endast i vissa speciella designlösningar. Tillåt bokning på Väntelista I de fall ni inte har väntelista aktiverad kan ni ändå på produkterna markera detta genom att kryssa för att väntelista skall vara möjligt på produkten. Lägg upp ny transport I Travelize så lägger du upp en transport för ut och hemresan. Så fort du kopplar rumsallotment eller hytter så krävs det att du lägger upp ut och hemtransport. Den enda gången du inte behöver lägga upp två transporter för ett projekt är nu du ska lägga upp en dagstur. Du kan välja att lägga upp en helt ny transport eller så kan du kopiera en befintlig transport. Följande uppgifter behöver du fylla i: Namn. Bör innehålla kod för destination och datum för transporten. Namnet kommer automatiskt att förses med IN/OUT för uttransporter/hemtransporter. Exempel Got0920 (Göteborg 2004.09.20) HuvudID transport. Denna används när du ska lasta serier av transporter (periodiskt återkommande transporter). Huvudid enligt exemplet ovan blir Got. Transportsätt: Ange flyg, buss eller liknande. Denna skrivs endast ut och används inte för systemet i övrigt. Avresedatum: Ange transportens utresedatum (för UT transport) och ange ankomstdagen (för IN transporten) 14

Riktning: UT för uttransport (utresa) IN för hemresa. Allotment: Antal personer som transporten tar. Release. Ange antal dagar i release. När release sätter in sätts allotment automatiskt ner till 0. För att ändra på detta går du in på ändra transport och lägger till allotment. Observera att du även måste ändra på releasetiden då det sätts ner till 0 igen annars. Anslutning: Ange de anslutningar som betjänar denna transport. Flera kan anges genom att hålla nere CTRL tangenten. Skall vara tom om inga anslutningar används (normalt vid flygresa). Hytter: Hytter lägger du efter det att du har lagt upp transporten. Du kommer direkt till ändra transport efter att du tryckt på lägg upp och går lägger upp allotment genom att klicka på lägg upp. Speciellt tillval 1: Allotmentbelagt tillval som knyts till denna transport, kan vara sovbuss, business class eller liknande. Ange allotment och pristillägg för detta tillval. Allotment och pristillägg skall vara 0 även om tillvalet inte används. Speciellt tillval 2: Används inte för närvarande. Flygtillägg: Belopp som läggs på varje resenär. Skall vara 0 om det ej används. Säkerhetsavgift: Som ovan. Transporttyp. Denna använder du om du säljer resor med olika transportinnehåll och har valt att ha olika bokningsmotorer för de transportsätten. Kalkylunderlag. Kalkylunderlaget används för prisberäkning och kalkylering samt att sätta pris på endast transport (a la carte bokning). Välj valuta, konto och leverantör om du vill koppla kostnaden till kalkylen. Du kan välja att sätta en fast kostnad och/eller en rörlig kostnad när du kostnadskalkylerar transporten. Väljer du en fast kostnad får du ändra på personantalet så att den fasta kostnaden delas med antalet kalkylerade personer. Du kan även lägga till ett påslag för prisberäkningen. Pris ind används för de arrangörer som har a la carte bokning och som vill sälja endast transport. Ange priset här. Pris infants är ett enhetspris för spädbarn och endast transport. Avreseort. Om anslutning inte används för transporten anges här avreseort. Avresetid: Tidpunkt för avresa om transporten inte betjänas av anslutningar. Beräknad ankomsttid: Tidpunkt för ankomst om transporten inte betjänas av anslutningar. 15

Information om samlingsplats vid avresa: Anges om transporten inte betjänas av anslutningar. Lasta Denna del används endast om du ska lasta en serie av transporter. Sista utresedag för nedlastning. Ange det sista datumet för transporten. Du lastar ut och in transporter var för sig så om du lastar uttransporten ska det följaktligen vara sista utresedag. Intervall i antal dagar för lastning. Intervallet är perioden i nedlastningen. Om du har en transport som har utresa varje lördag är således intervallet 7 dagar. Startnummer vid numrering. Vid lastning sätts automatiskt en beteckning på transporten. Du har flera olika val. Om du vill sätta nummer (t ex veckonummer) på respektive transport anger du startvärdet för transportnumreringen här. Namnsättning. Du kan välja hur du vill att transportnamnet ska se ut; Huvudid med löpnummer med startvärde enligt ovan. Transporten döps till t ex Got1, Got2 osv. Huvudid + MMDD. Transporten döps till t ex Got 0920, Got 0927 osv. Huvudid + datum enligt lokalt datumformat. Transporten döps till t ex Got20040920 (SE) Got 20.09.2004 (NO) osv. Lägg upp! Uppdatera Transport Uppdatera transport gör det möjligt att uppdatera flera transporter samtidigt. Börja med att ange del av transportid. I transport-fältet anger ni en del av transportid, t ex ARN ger alla som innehåller ARN. Ni kan använda jokertecknet % för valfritt antal fria tecken, t ex A%N ger alla som innehåller ARN ABRRTRFDN, AN osv. Om ni vill tidsbegränsa anger ni från datum och tilldatum, lämna dem tomma för alla. Ange ett datumintervall om du vill begränsa urvalet. Anger du inget datum så tar den med alla transporter med den huvud ID du angett. Prisändring. Pris, allotment och flygtillägg kan ni ange som helt nytt värde eller som ett relativt förändringsvärde som läggs till eller dras ifrån det befintliga värdet. Övriga kan ni sätta till nya värden. Utelämna de värden som inte skall uppdateras. OBSERVERA, vid uppdatering av allotment beräknas begränsningsfaktorn om på alla berörda 16

projekt. Detta kan vara en omfattande beräkning och därför ta lång tid. Om du får ett script time-out fel så uppdatera en mer begränsad mängd transporter genom att sätta en begränsning i till och från datum. Lägg upp ny tidtabell När du lägger upp tidtabellen så gör du det på följande sätt: Kopiera från en redan upplagd tabell Lägg upp en helt ny tidtabell Kopiera. Välj den tidtabell du vill kopiera från. Om du behöver lägga till avreseorter gör du det genom att skriva in antalet i rutan (antalet fler avreseorter än ursprunglig tabell). Tryck på kopiera. Lägg upp helt ny tidtabell 1. Nytt antal avreseorter. Välj antal avreseorter. 2.Tidtabell. Döp tabellen till ett namn så att du lätt kan urskilja den från andra. Tidtabellsinformation. För att avreseorten ska vara bokningsbar ska rutan med aktiv vara förkryssad. Fyll i avreseort och avresetid (ska fyllas i som 08:00). Du behöver inte skriva in beräknad återkomsttid men måste ange ett värde (t ex 00:00). Om du tar betalt för anslutningen skriver du in beloppet under anslutningsavgift. Eventuell information om samlingsplats skriver du in under Information om avreseplats. Tryck på lägg upp. Ändra tidtabell Hämta den tidtabell du vill ändra på. 1. Om du vill ändra tid, påstigningsplats eller tid så gör det i den hämtade tidtabellen och uppdatera sen. 2. Om du vill lägga till en eller flera påstigningsorter så väljer du den tidtabell du ska lägga till och anger hur många nya påstigningsplatser du vill lägga till. Därefter trycker du på hämta. Observera att om du trycker på hämta innan du har angett antal fler påstigningsorter kommer du inte att kunna lägga upp nya! Aktiv/inaktiv: En tidtabell kan inaktiveras. Detta för att det skall vara enklare att välja tidtabell på transporten samt att det skall gå snabbare att skriva ut Anslutningslistan som endast tar med aktiva tidtabeller. Som standard visas i listan över de tidtabeller som kan redigeras endast de som är aktiva, klicka på Inkludera alla för att ta med även de som är inaktiva om du t ex vill aktivera en sådan. 17

Hotell och rumsallotment - översikt Hotell uppfyller två olika funktioner i Travelize. Dels för att göra boende bokningsbart, dels som ett content dokument för att presentera text och bild. Ska du inte publicera information om hotellet på din hemsida utan endast använda hotellet för att lägga upp rumsallotment så behöver du endast fylla i namnet under rubriken hotell. Ska du använda dig av lastning av en serie bör du även fylla i hotellkod (se instruktion lasta/reseadministration). För bokning måste även Rumstyper läggas upp och därefter Rumsallotment. Rumsallotment sätts alltid i perioder, t ex de säsonger med olika pris och tilldelat allotment. Allt detta speglas sedan ner på varje dag i perioden och kan därefter redigeras på daglig nivå. OBSERVERA: Om du har ändrat i den dagliga allotmentmentet och därefter ändrar i hela perioden, skriver ändringen som du gör för hela perioden över det som gjorts på daglig bas. Lägg upp nytt hotell Du lägger upp ett nytt hotell i samma struktur som du lägger upp hemsidorna. Orsaken till detta är att hotellet dels är en del av resans innehåll men kan också vara en del av det du vill publicera på hemsidan. Du gör på följande sätt: Hotell. Skriv in namnet på hotellet. Hotellkod. Om du lägger upp många hotell kan det vara vettigt att ange en kod för varje hotell. Den kan sen användas för att läggas till i projektkoden som en förkortning. Hotellklass. Om hotellet ska publiceras på hemsidan kan du använda systemets klassificering. Anger du 3 så kommer tre stjärnor att synas på sidan där hotellet presenteras. Produktkod. Här anger du samma kod som du döpte produkten till (ex Stockholm = STO i produktkod) Region/land. Vissa reseportaler selekterar informationen i regioner och land. Om du enbart säljer hotellrum och anger region och land här så kommer systemet att överföra den informationen till dessa system korrekt Leverantör. Om du använder Travelize leverantörsreskontra så ska du ange vilken leverantör som är förknippad med hotellet. Då registreras detta i leverantörsreskontran. Sökord. Ord som inte återfinns i texten om hotellet kan läggas in här för att utöka sökfunktionen. Aktiv. Denna måste vara förbockad för att sidan ska kunna visas på din hemsida. Hierarkiskt. Om du vill att just denna sida ska ha en viss sidplacering. Lägg till rumstyp 18

Här lägger du till de rumstyper du kommer att använda dig av. Har du en gång lagt upp en rumstyp så sparas det i systemet. Observera att du endast ska lägga upp en rumstyp en gång Rumstyp på lokalt språk. Här skriver du in rumstypen på svenska. Rumstyp på engelska. Den engelska texten kommer ut på hotellistan. Suffix till rumsnamn på lokalt språk. Denna använder du när du använder rumstypen till flera olika (dubbel med extrasäng, dubbel som dubbel med tombädd). Suffixet är t ex med havsutsikt. Följaktligen lägger du då upp en rumstyp som heter dubbelrum och suffix med havsutsikt. Antal personer/rum. Du anger 1 person för singelrum, 2 personer för dubbel etc. Aktiv. Måste vara ifyllt för att rumstypen ska kunna väljas vid upplägg av rumsallotment. Om rummet säljs som en... Denna funktion är till för de rumstyper som ska säljas som lägenheter eller där priset sätts per enhet och natt. Ett exempel är en lägenhet som maximalt kan inhysa fyra personer och där priset är detsamma oavsett om det bor på 4, 3, 2 eller 1 person. Sätt 4 i rutan så styr funktionen över till att hantera denna rumstyp som en enhet (för priset). Själva priset för lägenheten sätter du när du lägger upp rumsallotment (se lägg upp rumsallotment) Observera att du kan använda t ex ett dubbelrum som både enkel, trebäddsrum och fyrbäddsrum genom att använda extrasängar och tomsängar och du behöver inte skapa egna rumstyper för detta om du inte vill. Detta görs där du lägger upp rumsallotment. Lägg till rumsallotment Här lägger du upp rumsallotment för ett hotell. Det måste finnas både rumstyper och ett hotell upplagt för att du ska kunna skapa ett rumsallotment (se lägg upp hotell och lägg till rumstyp) Du har två möjligheter när du ska lägga upp rumsallotment: 1. Du har redan lagt upp rumsallotment på detta hotell tidigare. I den blåmarkerade rutan kan du hämta ett redan upplagt hotell allotment och kopiera det. När du hämtar ett hotell så får du upp de tidsperioder som allotment är upplagt för. 2. Du ska lägga upp ett helt nytt rumsallotment. Om du ska lägga upp ett allotment och inte vill kopiera det från ett redan existerande så börjar du genom att välja: Hotell. Sök upp det hotell du ska lägga upp allotment för. Här finns alla upplagda hotell och du väljer det hotell som du ska lägga upp allotment för. 19

Rumstyp. Du lägger upp allotment för en rumstyp i taget. Välj alltså den rumstyp du vill lägga upp allotment för. Period. Du väljer den period som du vill lägga upp allotment för. Om allotment varierar över en tidsperiod så får du lägga upp respektive period för sig för att allotment ska bli korrekt under varje given period. Det går dock bra att lägga upp allotment för t ex en hel säsong och sedan ändra priset för högsäsongsveckor. Det gör du genom att lägga upp ett nytt rumsallotment för just den perioden och ändra priset. Observera att om du har många olika priser och rumsallotment som varierar mycket så är det bättre att lägga upp respektive period för sig Release. Du kan sätta in ett releasedatum för en period genom att ange antal dagar i rutan. När releasen sätter in sätts rumsallotment automatiskt ner till 0. För att ändra på detta så får man gå in under ändra rumsallotment och lägga upp allotment igen samt ändra dagar på release. Allotment. Här anger du antalet rum som du har i allotment. Observera att om du använder ett dubbelrum som singelrum/dubbel med extrasäng så kommer dessa kategorier att ta allotment från de upplagda dubbelrummen. Allotment extrasäng. Här anger du hur många av dubbelrummen som kan förses med 1 resp 2 extrasängar. Ta inte bort 0 i någon ruta. OBSERVERA0 i allotment betyder om du har väntelista aktiverad att man kan boka detta på förfrågan. Sätt värdet till -1 för de alternativ som inte skall kunna bokas! Allotment tombädd. Samma princip som vid extrasäng. OBSERVERA 0 i allotment betyder om du har väntelista aktiverad att man kan boka detta på förfrågan. Sätt värdet till -1 för de alternativ som inte skall kunna bokas! Tillägg denna rumstyp (per person & natt). Det finns två sätt att hantera enkelrumstillägg i systemet. Antingen så anger du tillägget här. Då ska det anges per natt. Det andra alternativet är att du sätter tillägget på projektet. Observera att ett tillägg som sätts på projektet enbart kan användas om rumstypen dubbelrum med tombädd är upplagd. Det går alltså inte att lägga upp en rumstyp som heter enkelrum och lägga tombäddstillägget på projektet. Tillägg denna rumstyp (per rum & natt). Här sätter du priset per rumstyp och natt om du har valt en rumstyp där priset ska beräknas för enheten (t ex en lägenhet). Kalkylunderlag Kalkyldelen används av de arrangörer som använder någon eller några av följande funktioner: Request med koppling till leverantörsprickning Förkalkyl och efterkalkyl av projekt 20