2013-12-06 1(5) Plats och tid Beslutare Övriga deltagare Vinnova huvudkontor, Stockholm 2013-12-06 kl. 08.30-14.00 Kristina Alsér, ordförande Bengt Benson Agneta Bladh Peter Högberg Eric Sjöström Kjell Åke Hansson, verkställande direktör Cilla Nergårdh, marknadschef (adj 8) Ordförande Kristina Alsér Sekreterare Kjell Åke Hansson
2013-12-06 2(5) I anslutning till sammanträdet får styrelsen information om Vinnovas verksamhet av Peter Eriksson, chefsstrateg på Vinnova. 1 Sammanträdet öppnas. Ordföranden öppnar sammanträdet och hälsar alla välkomna. 2 Godkännande av dagordning och kallelse Föreliggande dagordning och kallelse godkänns. 3 Val av protokollförare och protokolljusterare Till att föra dagens protokoll utses Hansson och till justerare Glennfalk. 4 Föregående sammanträdes protokoll. Genomgång av protokoll från sammanträde 2013-09-27. Protokollet godkännes och läggs till handlingarna. 5 Summering av överläggningar med Kulturrådet Ordföranden sammanfattar föregående dags (2013-12-05) överläggningar med Kulturrådets styrelseordförande Kerstin Brunnberg, generaldirektör Kennet Johansson och ALMA-kansliets Helen Andersson. Konstateras att Kulturrådets ledning markerar vikten av samarbete med Astrid Lindgrens Näs gällande Litteraturpriset till Astrid Lindgrens minne, samt öppnar för ytterligare samarbeten med bolaget och Vimmerby kommun kring litteratur och läsfrämjande. Positivt gensvar på Sjöströms förslag om att ha första pressträffen med pristagaren i Vimmerby. Alsér, Sjöström och Hansson för frågan vidare visavi kansliet, Brunnberg och Kulturrådets nye generaldirektör 2014.
2013-12-06 3(5) 6 Verksamhetsrapport VD rapporterar om verksamheten sedan senaste styrelsemöte. Preliminär helårsprognos visar på nollresultat enligt budget. Antalet registrerade besök blir enligt prognosen över 30 000, beroende på utfallet av julmarknaden kommande helg. Det innebär i så fall en ökning på drygt 10 procent. Temautställningen under sept-okt besöktes av sammantaget 2755 personer. Planering och ombyggnad inför högsäsong 2014 pågår. Samtal har inletts med extern konsult angående serveringen (se arbetsmaterial via mejl till styrelsen 2013-11-15) om samarbete vad gäller koncept- och affärsutveckling. Glennfalk påpekar vikten av att hitta rätt positionering för serveringen. Sjöström påminner om att alla delar på ett besöksmål är viktiga och att mat inte får nedprioriteras. Bladh menar att maten på Astrid Lindgrens Näs bör positioneras högt i förhållande till andra museer, på grund av kopplingen till Astrid Lindgrens värderingar. VD får styrelsens uppdrag att driva frågan vidare genom samarbetet med den externe konsulten, samt att förankra åtgärder och utveckling i kommunstyrelsen. Nergårdh redogör för förankringsarbetet, med bland annat publika informationsmöten riktade till besöksnäringen i Vimmerby och allmänheten. Nergårdh redogör för sponsorsarbetet, där positiva samtal förs med flera huvudsponsorer. Arbete pågår också med ett antal mindre sponsorer. 7 Ändrad bolagsordning VD redogör för protokoll från extra bolagsstämma 21 oktober 2013. Vid bolagsstämman fastställdes ny bolagsordning (bilaga 1). Styrelsen noterar den nya bolagsordningen och lägger den till handlingarna. 8 Årsplan 2014 VD redogör för förslag till årsplan 2014 (bilaga 2). Noteras att Första kapitlet i trädgårdarna på Astrid Lindgrens Näs invigs 14 juni, att ambitionen ligger fast att anordna författarkvällar, Bokens Dag och andra evenemang samt att fortsätta utveckla julmarknaden i december 2014. Årsplanen skall ses som ett levande dokument under året. Styrelsen beslutar att anta förslaget till Årsplan 2014.
2013-12-06 4(5) 9 Ny organisationsmodell. Sjöström redogör för det fortsatta arbetet med ny organisation. Sonderingar har gjorts med jurister och stiftelseexpertis. Styrelsen ger Sjöström och VD fortsatt uppdrag att arbeta fram ett konkret förslag och förankra en tänkt framtida organisationsmodell hos alla berörda parter. VD utarbetar en särskild promemoria som ställs till de privata intressen som är berörda. 10. Budget 2014 VD redogör för budgetförslag 2014 (se arbetsmaterial via mejl till styrelsen 2013-12-05, bilaga 3). Konstateras att budgeten förutsätter en intäktsökning på drygt 35 procent vad gäller entréavgifter jämfört med innevarande år, samt att målet för sponsringsfinansiering är satt till drygt 1 miljon kronor. I synnerhet det senare måste räknas som en osäker intäkt, även om bedömningen idag är att det är fullt möjligt att nå upp till målet. Beräkningen av entréintäkter har gjorts, dels i Förslag till ny intäktsmodell (Bilaga 2, styrelseprotokoll 2013-09-27), dels i reviderad kalkyl för entréintäkter som föredras av VD vid sammanträdet. Intäktsökningen antas i budgeten uppstå genom införandet av ny entréavgift (120 kronor för basutställningen samt tillgång till hela området) samt att antalet besökare ökar med 10 procent jämfört med föregående år. VD bedömer att beräkningen är realistisk, men framhåller också att det inte finns någon erfarenhet av den nya prissättningens effekt på publikantalet. Benson poängterar att det även med en ny entrémodell och inhängnad av området och trädgårdarna måste vara möjligt för besökare att fritt kunna besöka ägarfamiljens fastigheter och verksamheter. Styrelsen uppdrar åt VD att tillse att korrekt information ges till de besökare som så önskar. VD påpekar att intäktskalkylen bygger på förutsättningen att besökarna erbjuds och betalar för en helhetsupplevelse på området. Styrelsen beslutar att anta föreliggande förslag till Budget 2014. Styrelsen beslutar också att den nya entrémodellen efter sommaren 2014 skall utvärderas gemensamt av ägarfamiljen och bolaget.
2013-12-06 5(5) 11 Sammanträdesplan 2014. Styrelsen beslutar att anta följande mötesplan för 2014: 18 mars Ordinarie styrelsessammanträde 11.00-15.00 Vimmerby 25 mars ALMA-tillkännagivandet 13.00 Kungl Biblioteket Stockholm 26-27 maj ALMA-pristagaren, Astrid Lindgren-konferensen Vimmerby 2 juni ALMA-prisutdelning, Konserthuset Sockholm 14 juni Invigning trädgårdarna på Astrid Lindgrens Näs Vimmerby 3 okt Ordinarie styrelsesammanträde 09.00-12.00 Vimmerby Framtidsdag på Astrid Lindgrens Näs 12.00-16.00 Vimmerby 4-5 dec Ordinarie styrelsesammanträde, tid meddelas senare Stockholm 12 Övriga frågor Inga övriga frågor anmäldes. 13 Sammanträdet avslutas. Ordföranden tackar styrelsen för visat engagemang och avslutar mötet.