Dokumentansvarig Ronny Holmström-Wall ANBUDSBEGÄRAN 1(5) Datum Dokumentets id 2015-11-05 Ag-it12-2015 Mottagare Öppen anbudsbegäran Anbudsbegäran server och lagringsutrustning Ålands Gymnasium begär anbud på IT-utrustning enligt nedanstående. Anbudsbegärans bakgrund Ålands gymnasium är i behov av att utöka server- och lagringskapaciteten. Avsikten är att utöka befintlig utrustning med ytterligare kapacitet i form av flera servers och utökad lagring. Lösningen ska fortsättningsvis vara en komplett redundant lösning med hög tillgänglighet och hög prestanda i form av bl.a. dubblerade servrar och dubblerade lagringsenheter. 1. Anbudsbegärans innehåll Detta dokument är indelat i fem avsnitt 1.Anbudsbegärans innehåll 2.Omfattning och förutsättningar 3.Krav på anbudsgivare 4.Kravspecifikation 5.Anbudets innehåll 2. Upphandlingens omfattning och förutsättningar Upphandlingen omfattar server- och lagringsutrustning enligt specifikation. Upphandlingen ska godkännas av Ålands gymnasiums styrelse. 2.1 Kontaktuppgifter Frågor om upphandlingen under anbudstiden riktas till IT-chef Ronny Holmström-Wall, +358 457 529 5050 ronny.holmstrom@gymnasium.ax 2.2 Lämnande av anbud Anbud ska vara Ålands gymnasium tillhanda senast måndag 23.11.2015 kl 15:00. Anbud lämnas per e-post till info@gymnasium.ax eller per post till: Adress Telefon www-adress E-post Ålands gymnasium +358-18- 532 580 www.gymnasium.ax info@gymnasium.ax PB 150 AX-22101 MARIEHAMN ÅLAND
2(5) Ålands gymnasium IT-chef Ronny Holmström-Wall PB 150 AX-22101 Mariehamn Märk kuvertet med eller ange som e-postmeddelandets ämne anbud it 12/2015 Anbud inlämnade per e-post ska levereras i PDF-format. Anbudet ska vara giltigt i minst 30 dagar efter anbudstidens utgång. Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För anbud inlämnade per e-post kan digital signering eller inskannat anbud användas. Anbud som lämnas in per e-post ska skickas från en e-postadress inom företagets officiella e-postdomän. 2.3 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2006:41) gällande upphandlingar. Upphandlingsformen medger inte förhandling varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 2.4 Annonsering Upphandlingen utannonseras i tidningspressen på Åland samt publiceras på Ålands gymnasiums webbplats www.gymnasium.ax som fungerar som myndighetens officiella anslagstavla. 2.5 Frågor under anbudstiden Frågor under anbudstiden lämnas skriftligt via e-post till kontaktpersonen senast sju dagar innan anbudstidens utgång. Endast skriftliga svar är bindande för Ålands gymnasium. 2.6 Offentlig handling Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts. När upphandlingskontrakt slutits blir som huvudregel alla anbud offentliga handlingar. 2.7 Utvärdering Efter anbudstidens utgång öppnas samtliga anbud och först kontrolleras att kraven på anbudsgivare i kapitel 3 är uppfyllda. Endast de anbudsgivare som bedöms fylla kraven går vidare till en kontroll av att samtliga ska-kraven är uppfyllda. Om de inte är uppfyllda beaktas inte anbudet vidare. Sedan görs en värdering av bör-krav, enligt nedanstående utvärderingsmetod: Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt kravlista och vikt-% kommer att antas: Pris, vikt 60 % Bör-krav, vikt 40 %
3(5) 2.8 Pris Anbudet gäller ett totalpris för all utrustning enligt specifikation. Anbudet med det lägsta totalpriset erhåller tre poäng. Poängtalet för de övriga anbuden beräknas enligt följande: Poäng = lägsta pris/givet anbudspris x 3. Vid bedömningen används två decimaler med matematisk avrundning. 2.9 Bör krav Vid bedömningen av bör-kraven används information som framkommer i anbudet. Varje bör-krav tilldelas 0-3 poäng enligt följande skala Poäng Bedömning 0 Saknas eller ofullständigt beskrivet i anbudet 1 Låg 2 Medel 3 Hög Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet bör-krav. För bedömningen ansvarar IT-avdelningens personal vid Ålands gymnasium. 2.10 Sammanräkning och resultat Anbudsgivarens slutpoäng för respektive kriterium multipliceras med den viktprocent som gäller för det kriteriet. Summan av dessa utgör anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas som likvärdiga (erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden att rangordnas enligt pris. 2.11 Tilldelningsbesked Samtliga anbudsgivare kommer att få meddelande om beslut. En besvärsanvisning bifogas delgivningen. 2.12 Avslutad upphandling Upphandlingen avslutas i o m att Ålands gymnasiums styrelse fattar beslut i ärendet. Anbudsgivaren förbinds därmed till leverans enligt inlämnat anbud. Ålands gymnasium förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det. Ålands gymnasium förbehåller sig också rätten att inte anta något av de inlämnade anbuden. 3. Krav på anbudsgivare Anbudsgivaren ska kunna leverera all den utrustning och tjänster som ingår i anbudsbegäran. 3.1 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denna klarar av att fullgöra uppdraget. Anbudsgivaren ska även ha betalat skatter och lagstadgade socialskyddsavgifter. 3.2 Intyg, beskrivning mm Anbudsgivaren bekräftar ovan ställda krav genom att till anbudet bifoga: Anbudsgivarens kontaktuppgifter, FO-/organisationsnummer och ansvarig person.
4(5) En kortfattad beskrivning av företaget t.ex. företagsform, år i branschen, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, garanti- och servicevillkor etc. 4. Kravspecifikation Anbudsgivaren ska tillhandahålla följande: S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 Totalpris för komplett utrustning enligt anbudsbegäran Detaljpris per enhet Anbudets giltighetstid Leveransdatum och leveransvillkor Garantitid samt vad garantin omfattar Köpevillkor Produktbeskrivning för Anbudet bör uppfylla kriterierna enligt: B1-B5 Specifikationskrav enligt kapitel 5 4.1 Anbudets innehåll Anbudet ska innehålla följande uppgifter: Totalpris för utrustningen enligt anbudsbegäran, alternativ kan föreslås. Detaljpriser per enhet/produkt Anbudets giltighetstid Leveransdatum och villkor Garantitid samt garantins omfattning och servicevillkor köpevillkor Produktbeskrivningar Beskrivning av installationstjänser Av anbudet bör även framgå att anbudsgivaren uppfyller kraven på producentansvar för elektriska och elektroniska produkter (ÅFS 2005:25, FFS 852:2004). 4.2 Pris Samtliga prisuppgifter ska anges i euro exkl. Moms 5. Anbudsbegärans innehåll Servers, tre st i kluster B1 Vardera server bör ha följande egenskaper Rackmonteringsbar modell Dubbla Intelprocessorer med hög prestanda för virtualisering (t.ex Intel ES-2640- v3) Minst 256 GB RAM (DDR4), utbyggningsbart. Feltolerant intern disk eller SD-kort för VMvare-programvaran Minst 12 X10 Gbit Eth Base T per server. Intern DVD-station
5(5) Redundant arkitektur, inkl hot-plug fläkt och strömförsörjning Remote Access Controller 5 års garanti med on-site service B2 Lagringsutrustning, primär och sekundär lagringsenhet. Rackmonteringsbar modell Primär lagring med nettokapacitet ca 30 TB. Helt redundant arkitektur HotSwap diskar 10 Gbit iscsi portar 16 GB cache Sekundär lagring med nettokapacitet ca 48 TB Helt redundant arkitektur HotSwap diskar 10 Gbit iscsi portar 16 GB Cache 5 års garanti med på platsen service B3 Nätverk 10 Gbit LAN & iscsi. Dubbla switchar (två st) för redundant kommunikation. Minst 24 x 10 Gbit Base-T ports. Redundanta nätaggregat och fläktar. B4 Programvara och licenser Replikering, Snapshot och Thin Provisioning Auto-Snapshot manager for Windows, VmWare och Linux Hanteringsprogramvara för SAN B5 Installation och igångsättning av levererad utrustning Leverantören skall ange en fast summa eller en kostnad per timme för en grundinstallation av levererad utrustning. Grundinstallationen avser en grundläggande igångsättning så att den levererade utrustningen är klar för att importera befintliga virtuella servrar från annan befintlig hårdvara som körs på VMware ESXi 5.5. Ronny Holmström-Wall, IT-chef, Ålands gymnasium