Så lyckas du med din kravinsamling

Transkript

1 Så lyckas du med din kravinsamling Kunskap om vad kravarbete innebär och hur vi på bästa sätt fångar in kraven är central för att kunna arbeta kostnadseffektivt och samtidigt leverera de system verksamheten behöver.

2 Har du också varit med i projekt där verksamhetskraven förbisetts och nyttoeffekterna uteblivit, trots att kravinsamlingen på pappret hade alla rätt? I kreativa workshopar har olika intressenter tillsammans fått prata kring vad de behöver, allt noga antecknat och sammanställt. Ändå gick någonting fel. Med denna guide vill vi hjälpa dig att lyckas med din kravinsamling. ANPASSA DIN WORKSHOP FÖR EFFEKTIVARE KRAVFÅNGST Workshopen är en populär mötesform som används i många sammanhang där kravhantering är inblandat. Sin popularitet till trots är det en kravinsamlingsmetod som ställer stora krav på såväl deltagare som på dig som kravhanterare. Om du inte är uppmärksam är det stor risk att du missar att fånga upp verksamhetskrav och att projektet i sin tur levererar lösningen som varken löser problemet eller, som det var tänkt bidra till ökad nytta för verksamheten. KNÄCK DEN SOCIALA KODEN OCH KREATIVITETSBOOSTA För att nå bra resultat i en workshop krävs det kreativa deltagare och för att våga vara kreativ måste man känna sig trygg. En workshop är ofta sammansatt med deltagare som representerar olika intressentgrupper med motstridiga krav. Det är därför viktigt att skapa en miljö där alla vågar uttrycka sin åsikt. Vissa deltagare är extroverta och andra har ett mer avvaktande förhållningssätt. Det gäller för både dig som kravhanterare och för workshopledaren att vara uppmärksam på deltagarna och se till att alla kommer till tals. För varje deltagare som hamnar i skymundan under workshopen ökar risken för att viktiga krav missas. En viktig faktor för att skapa en trygg workshopmiljö är att ha tydliga mötesregler, som att ha en diskussion åt gången och inte värdera varandras åsikter. En viktig faktor för att skapa en trygg workshopmiljö är att ha tydliga mötesregler, som att ha en diskussion åt gången och inte värdera varandras åsikter. SKAPA STRUKTUR OCH VÄGLEDNING Workshopens karaktär som kreativt forum för idéer kräver kontrasterande nog en hög grad av struktur för att tiden skall utnyttjas effektivt. Den som bjuder in till en workshop måste vara tydlig med agenda och mål redan i inbjudan, så att deltagarna har en möjlighet att förbereda sig. Under workshopen är det workshopledarens ansvar att se till att givna tidsramarna hålls. Detta innebär i praktiken att hen tar initiativet till att bryta diskussioner som tappat kontext och att parkera frågor som inte kommer att kunna lösas inom given tid. För dig som kravhanterare är workshopen en ständig balansgång mellan att hinna fånga krav inom alla agendans diskussionsområden och samtidigt utforska områdena tillräckligt djupt för att säkerställa så fullständig kravfångst som möjligt. 2

3 KOMPLETTERA MED ANDRA KRAVINSAMLINGSMETODER Under workshopen kommer du sannolikt att få input som du som kravhanterare inte har möjlighet att följa upp mer ingående under pågående workshop. Dessutom kan det vara så att vissa deltagare som sitter på verksamhetskrav av olika anledningar inte ha kommit till tals i den utsträckning som krävs för att du skall lyckas fånga upp deras krav. Därför är det ofta nödvändigt att komplettera workshopen med andra kravinsamlingsmetoder för att få en så komplett bild av verksamhetskraven som möjligt. Intervjuer är ett bra komplement som gör att du kan följa upp de kravembryon som kom upp under workshopen, men som det inte gavs tillfälle att gå på djupet med vid sittande bord. Personliga intervjuer är också ett bra sätt att undersöka krav och förväntningar hos intressenter som inte var representerade, eller inte riktigt kom till tals på workshopen. SÅ BLIR INTERVJUN ETT BRA VERKTYG I DIN KRAVINSAMLING Intervjuformatet är liksom workshopen en populär insamlingsmetod. Den är lättillgänglig och, om det görs på rätt sätt, kan intervjuerna generera uttömmande svar och vara informativa. För att få ut mesta möjliga av både din och respondentens tid vid en intervju bör du vara väl förberedd och beväpnad med penna och papper, dator eller eventuell inspelningsapp, samt en bra struktur. Har du dessutom koll på för- och nackdelarna med intervjun som kravinsamlingsmetod är du väl rustad. PLANERA FÖR INTERVJUN Alla intervjuer kräver planering för att du ska kunna tolka och använda resultatet på ett bra sätt i kravarbetet. Visst kan du få användbar information när du stöter ihop med en kollega vid kaffeautomaten, men för att du skall kunna hitta mönster i svaren från olika intressenter, eller ha möjlighet att jämföra olika personers svar, behöver du en struktur. Om du inte har funderat igenom frågor och syfte, finns det stor risk att ni missar många viktiga områden helt. Graden av struktur är därför den första aspekten du bör ta med i planeringen av din intervju. Ett tips är att skicka ut en inbjudan med en eller ett par inledande frågor som din respondent kan fundera kring inför intervjun. En strukturerad intervju styrs av ett färdigt manus med ett antal väl förberedda frågor. Inga andra frågor eller följdfrågor ställs under intervjun. En strukturerad intervju ställer krav på att frågorna är noga genomtänkta, eftersom det blir svårt om du efter ett par intervjuer skulle komma på att du vill lägga till en fråga. 3

4 Den semistrukturerade intervjun utgår ifrån ett par förberedda frågor som ställs till alla och följdfrågor som läggs till beroende på vad den du intervjuar svarar. Den här strukturgraden är väl lämpad för kravinsamling eftersom den är flexibel, men ändå ger möjlighet till jämförelse mellan olika intressenters syn på samma frågor. Ett tips är att skicka ut en inbjudan med en eller ett par inledande frågor som din respondent kan fundera kring inför intervjun. Då kommer hen automatiskt att påbörja tankearbetet, som bidrar till att respondenten kan utveckla sina svar under intervjun på ett bättre sätt. STÄLL BÅDE ÖPPNA OCH SLUTNA FRÅGOR Under själva intervjutillfället får du mest ut av samtalet om du ställer både öppna och slutna frågor. Vill du att intressenten ska få mer frihet att utveckla sitt svar, väljer du en fråga av öppen karaktär. En öppen fråga bjuder in den intervjuade att berätta mer och fördjupa sitt resonemang. Öppna frågor börjar vanligtvis med något av orden vem, vad, varför, hur, när, eller vilken. Vid kravinsamling med intervjuer är denna typ av frågor att föredra. Slutna frågor kännetecknas av att intressenten ska svara ja eller nej. De börjar oftast med ett verb, till exempel tycker, vill, menar, ser, har osv. De slutna frågorna används framgångsrikt för att få respondenten att bekräfta ett påstående. 4

5 FÖLJDFRÅGOR FÅ MER UT AV SVARET För att få ut så mycket information som möjligt bör du inte nöja dig med respondentens första svar, utan fråga efter mer information. Ett enkelt sätt är att bjuda in den du intervjuar att utveckla sitt svar genom att ställa en följdfråga. Vilken följdfråga du väljer beror naturligtvis på vad du vill att respondenten ska utveckla. Att följa upp med frågan upplever du att det finns något/någon ytterligare <problem/behov/mål/intressent>? gör att den du intervjuar får tänka efter en gång extra och kan fylla på om hen har glömt något. Ibland är det svaren som börjar med Ja, just det ja som plockar fram ytterligare behov eller blottlägger helt nya områden för kravinsamling. ATT UNDVIKA LADDADE ORD Värdeladdade ord är ord som visar ett ställningstagande, antingen negativt eller positivt. Dessa ord används för att skapa en känsla hos någon och är ett alldeles utmärkt grepp för att få till en lysande debattartikel. Det är dock något som bör undvikas i intervjuer vid kravinsamling. Frågor som Vad tycker du egentligen om det här skitsystemet vi har här på säljavdelningen? eller Varför tror du att medarbetarna på säljavdelningen är så inkompetenta? är exempel på dåliga intervjufrågor som tvingar respondenten att ta ställning, snarare än att utveckla sitt resonemang utifrån egna perspektiv och värderingar. Under själva intervjutillfället får du mest ut av samtalet om du ställer både öppna och slutna frågor. DIN RELATION TILL RESPONDENTEN? Inför intervjun är det också viktigt att tänka igenom vilken relation du har till respondenten. Är du en chef och den du planerar att intervjua en av dina medarbetare? Är du leverantör av ett system som ska intervjua en slutanvändare strax efter en problematisk uppgradering? Är respondenten din dotters bästa väns mamma? Var medveten om att relationen mellan dig och den du intervjuar kan påverka de svar du får. 3 RÅD HUR DU LYCKAS MED ICKE-FUNKTIONELLA KRAV Många kravdokument brister i beskrivningen av icke-funktionella krav*. Att beskriva VAD systemet ska kunna göra är i sig en utmaning att beskriva, men att sätta ord på HUR systemet ska agera är ännu svårare: Hur snabba ska funktionerna vara? Hur gör systemet om databasen rasar? Hur hanteras säkerhet för användare? Lite slarvigt kan vi kalla dessa icke-funktionella för HUR-krav. Men hur viktigt är denna typ av krav? Och hur gör du för att lyckas formulera och hantera icke-funktionella krav? Här är 3 råd som hjälper dig på vägen: *ICKE-FUNKTIONELLA KRAV Krav som beskriver hur systemet ska agera och inte vad det ska göra kallas för icke-funktionella krav. 5

6 1. BYGG EN PROTOTYP Ett underskattat sätt att samla in krav är att bygga en prototyp. Den behöver inte vara komplicerad för att kunna fånga behoven. Kan prototypen ge en bild av användargränssnittet kan den vara nog så kraftfull, i synnerhet när det kommer till ickefunktionella krav. För det är först när vi ser eller kanske interagerar prototypen med systemet, som du kan få svar på frågorna som rör HUR-kraven. Till exempel: Kommer det ta lång tid att söka? Kommer webbgränssnittet fungera i Chrome? Skickas mina inloggningsuppgifter krypterat? Med en prototyp kan de icke-funktionella kraven samlas in på ett relativt tidigt stadium. Sedan kan kraven uppdateras för att skapa maximal kundnytta för produkten. Alternativet är att dessa krav kommer upp först när produkten är nästan färdig. Då blir ändringar betydligt dyrare eller kanske rent av omöjliga att genomföra inom projektets ramar. Med en prototyp kan de icke-funktionella kraven samlas in på ett relativt tidigt stadium. 2. ANPASSA EFTER FEEDBACK FRÅN SLUTANVÄNDARE För att uppnå kvalitet på produkter och tjänster är feedback en otrolig förbättringspotential i många organisationer. Många organisationer är dåliga på att samla in och hantera återkopplingen från slutanvändaren in i kraven på ett bra sätt. Detta trots att den informationen är helt avgörande för kundnöjdheten och den affärsnytta som levereras. Det gäller givetvis inte bara icke-funktionella krav, men dessa krav har en dold talang i att glömmas bort eller på andra sätt lämnas utanför allmän kännedom. Den feedback som kommer in ska naturligtvis också få effekt på kommande uppdateringar. Inte bara på produkten i fråga, utan på hela portföljen och sättet organisationen jobbar på. 3. VÄLJ RÄTT NIVÅ PÅ DE ICKE-FUNKTIONELLA KRAVEN Icke-funktionella krav kan ofta beskrivas som tekniska eller designrelaterade begränsningar i ett projekt. Till exempel är krav på stöd för en viss plattform sällan ett valbart krav, utan en absolut begränsning som projektet måste förhålla sig. Det gör det ännu viktigare att tidigt identifiera vilka ickefunktionella krav som innebär begränsningar för det projekt du är aktiv i, eftersom begränsningarna påverkar både andra krav och tidsestimat. 6

7 Balansgången ligger i att identifiera begränsningarna samtidigt som du bör vara noga med att specificera kraven på rätt detaljnivå. I ivern att vara detaljerad, kristallklar och utförlig är det lätt att låsa in sig och missa lösningar som kanske möter de verkliga behoven bättre än den lösning som beskrivits i detaljspecifikationen. Här gäller det att inse och acceptera att krav har olika abstraktionsnivåer. VILL DU HA MER KUNSKAP OM KRAVHANTERING? För dig som arbetar med systemutveckling eller systemförvaltning ligger grunden för att bygga dina system rätt och för att bygga rätt system i kraven. Kunskap om vad kravarbete innebär och hur vi på bästa sätt fångar in kraven är därför centralt för att kunna arbeta kostnadseffektivt och samtidigt leverera de IT-system verksamheten behöver. Vi hoppas att du får nytta av denna guide och önskar dig lycka till i ditt fortsatta kvalitetsarbete. Vill du ha hjälp att samla in krav, analysera, planera eller leda ditt kravarbete paketerar vi gärna lösningar som passar just din verksamhet. Välkommen att kontakta oss så berättar vi mer! OM ADDQ På ADDQ utgår vi från den verklighet du verkar i och hjälper dig att möta de utmaningar som ditt företag och era målgrupper står inför. Vill du också ha stöd i krav- och kvalitetsarbetet guidar vi gärna dig och ditt företag genom förändringsarbetet mot effektivare kvalitetssäkring för rätt kvalitet och maximal affärsnytta. Vi bistår även med konsulter för att täcka företagets resursbehov på både kort och lång sikt. Våra kompetenser spänner från management consulting och förändringsledning av hela utvecklingsprocessen till kvalitetsspecialister inom enskilda delar av processen. Wallingatan Stockholm info@addq.se 7