SSAB guide för CIF-kataloger Ariba, Inc. All rights reserved.

Transkript

2 Innehåll Skapa en CIF-katalog från mallen Uppladdning och publicering av CIF-katalog på Ariba Network Uppdatera en CIF-katalog 2

5 Mallen för CIF-Kataloger De fält med röd text som visas i mallen är obligatoriska fält. (Data måste fyllas i dessa fält) De fält med blå text som visas i mallen är obligatoriska fält och får inte ändras. De fält med grön text är valfria och kan lämnas tomma, men SSAB rekommenderar att så mycket information som möjligt om artiklarna fylls i. Använd inte radbrytning i något fält (alt + enter) Ta inte bort eller lägg till kolumner i CIF-mallen Ta inte bort DATA och ENDOFDATA Ta bort färger och kommentarer ur mallen innan du laddar upp din katalog 5

6 Header (Rubrik) Data (Exempel) 6

7 Beskrivning av rubrikdelen (Header) CIF_I_V3.0: Specificerar katalogens format (CIF 3.0), ändra inte detta värde. CHARSET: cp1252 Specificerar typen av datakodning, ändra inte detta värde. LOADMODE: F = Full mode stöds av Aribas applikationer. ändra inte detta värde CODEFORMAT: UNSPSC. Används för datafältet SPSC-kod. Specificerar kodningen av artiklarna i katalogen. CURRENCY: Specificerar valutan för angivna priser. Standardvärdet är USD (United States Dollar) men kan ändras till annan valuta. (SEK, EUR) OBS! De enda fälten i denna del av mallen som du ska ändra är: CURRENCY (valuta) ITEMCOUNT (artikelantal) TIMESTAMP (tidsangivelse) Alla andra fält är förbestämda och ska inte ändras. SUPPLIERID_DOMAIN: Ska vara satt till värdet networkid.specificerar domänen som används för att identifiera leverantören. (NetworkID : IDnummer för leverantören på Ariba Network) ITEMCOUNT: Specificerar antalet föremål i katalogen. Här måste du ange antalet artiklar eller tjänster som din katalog innehåller. TIMESTAMP: Här måste du ange datumet du skapade din katalog. UNUOM: Värdet ska vara TRUE COMMENTS: Valfritt fält för att lägga till kommentarer om din katalog Ariba, Inc. All rights reserved.

8 Data Fyll i data och vänligen säkerställ att det inte överskrider de max antal tillåtna tecknen Supplier ID Beskrivning: Fyll i ditt ID-nummer från Ariba Network. Finns längst upp till höger på Ariba Network-kontot. Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Ja Exempel: AN OBS: Om du ska publicera katalogen på ditt testkonto, lägg till -T på ditt ANID. Supplier Part ID Beskrivning: Leverantörens nummer för att identifiera artikeln eller tjänsten. Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande : Ja Exempel: A31673 Manufacturer Part ID Beskrivning: Tillverkarens egna nummer för att identifiera produkten. Datatyp : String Max antal tecken : 255 Tvingande : Nej Exempel: TTSIBM412CID 8

9 Item Description Beskrivning: Beskrivning av artikeln eller tjänsten som erbjuds, ska vara så tydlig som möjligt, (modell, typ, färg etc.) Datatyp : String Max antal tecken : 2000 Tvingande : Ja Exempel: Skrivare, Laser, A4, Epson Stylus Color 740 SPSC Code Beskrivning: Klassificiering av produkterna och tjänsterna enligt UNSPSC koderna. Datatyp: String Max antal tecken: 40 Tvingande: Ja Exempel: OBS: Använd alltid UNSPSC-koderna från dokumentet SSABs Godkända UNSPSC-koder för kataloger och nivå 3 eller 4. Unit Price Beskrivning: Avtalat pris per enhet Datatyp: Decimal Tvingande: Ja Exempel: OBS: VIKTIGT! Punkten ska användas och inte kommatecken. T ex och inte 199,90. Se mer information om detta på nästa sida. Om priset är t ex ska inga decimaler anges, utan endast Ariba, Inc. All rights reserved.

10 Ytterligare information om Unit Price För att kunna ange en decimal med en punkt. istället för kommatecken, kan du komma att behöva göra en inställning i din Excel för att skapa katalogfilen korrekt. Om mallen som du laddar ner från SSAB EMEA s Informationsportal för leverantörer visar Unit price som exempelvis 3365,90 istället för när du öppnat den i Excel och anger pris, måste följande göras för att kunna ange priset rätt: Klicka på Arkiv Alternativ Avancerat. Bocka ur rutan Använd Systemavgränsare och ange punkten. i rutan för decimaltecken. OBS! Kom ihåg att ändra tillbaka detta till att använda systemavgränsare och kommatecken som decimaltecken när du arbetat klart med katalogen Ariba, Inc. All rights reserved.

11 Data Unit of Measure Beskrivning: Måttenheten relaterad till enhetspriset. Datatyp: String Max antal tecken: 32 Tvingande: Ja Exempel: EA (EA=EACH=STYCK) OBS: En fil med giltiga måttenheter finns på din Portal för leverantörsinformation. Lead Time Beskrivning: Uppskattad leveranstid på produkten/tjänsten utifrån beställning(antal arbetsdagar) Datatyp: Integer Max antal tecken: 40 Tvingande: Nej Exempel: 1 Manufacturer Name Beskrivning: Namnet på tillverkaren av produkten. Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande : Nej Exempel : Hewlett-Packard Ariba, Inc. All rights reserved.

12 Data Supplier URL Beskrivning: URL (webbadress) till leverantören.(statisk sida) Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Nej Exempel: Manufacturer URL Beskrivning: URL (webbadress) till tillverkaren.(statisk sida) Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Nej Exempel: Supplier Part Auxiliary ID Beskrivning: Används för att identifiera en artikel som kan finnas i flera utföranden med samma artikelnummer. T ex böcker skrivna på flera språk, eller artiklar tillgängliga i flera olika måttenheter Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Nej Ariba, Inc. All rights reserved.

14 Data Language Beskrivning: Specificerar språket som används för att identifiera artikeln. Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Ja Exempel: sv_se OBS: En fil med tillgängliga språkkoder kan hittas via Hjälp-knappen på ditt Ariba Network konto. Currency Beskrivning: Specifies the currency used for the prices. Datatyp: String Max antal tecken: 32 Tvingande: Ja Exempel: SEK Short Name Beskrivning: Kort beskrivning av artikeln eller tjänsten. Datatyp: String Max antal tecken: 50 Tvingande: Nej OBS: Om detta fält lämnas tomt kommer de 50 första tecknen från kolumnen Item Description automatiskt visas i fältet för Short Name. 14

15 Data Image Beskrivning: URL(webadress till en bild på artikeln) eller filnamnet på bilden i skickad ZIP-fil. Bildformat som stöds;.jpg,.jpeg,.gif,.png,.bmp Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Nej OBS: Storlek: 1MB max Upplösning: 400 x 400 pixlar max Namnet på dina bildfiler måste vara identiskt med namnet du anger i kolumnen för «Image» i CIF-mallen, inklusive gemener/versaler och filändelsen. Bilder ska skickas i en ZIP-fil till följande adress: SSABSupplierEnablement@ariba.com Felaktigheter i filen kommer leda till att den avvisas och skickas tillbaka för korrigering. Thumbnail Beskrivning: Ikon eller mindre bild av produkten som visas i katalogen på kundens sida. (Kan skilja sig från bilden i kolumn Image ) Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Nej OBS: Upplösning 75 x 75 pixlar rekommenderas. Samma formats stöds som för kolumnen Image. Om detta fält lämnas tomt kommer eventuell bild angiven i kolumnen Image visas i en mindre storlek. 15

16 Ytterligare information: Image För att bilder som anges via en URL ska fungera måste följande kriterier vara uppfyllda: 1. Din URL måste sluta med en godkänd fil-ändelse (Bildens format ska specificeras, tex.jpg eller.gif) 2. Din URL får inte innehålla blanksteg, eftersom det inte är ett giltigt tecken i en URL. 3. Certifikatet för domänen där bilden är lagrad måste vara klassad som pålitlig av Ariba. 4. Din URL måste peka på själva bildfilen, inte sidan som visar bilden. 5. Din URL får inte peka på en bildfil som är större än Ariba tillåter. (1MB) OBS! Om du har frågor kring varför dina bilder inte fungerar, vänligen kontakta Ariba Support Ariba, Inc. All rights reserved.

17 Data Förpackningsstorlek Beskrivning: Används för att specificera förpackningsstorleken vid försäljning av t ex låda, förpackning, påse, rulle, etc. Datatyp: String Max antal tecken: 255 Tvingande: Ja Exempel: 48 OBS: Om artikeln säljs styckvis, ange 1 som förpackningsstorlek. 17

18 Kontrollera att de tvingande fälten har fyllts i: 18

21 Växla till ditt Testkonto På Ariba Network måste din katalog först skapas på ditt TEST-konto. Du kommer kunna ladda upp din katalog på din produktionssida först när katalogens publicerats och godkännts på ditt TEST-konto. Växla till test På användarnavigatorn klickar du på ditt användarnamn sedan växla till Testkonto och klicka OK 21

22 Katalogfliken När du är inloggad på ditt Ariba Network Test konto, klicka på Katalogfliken på din Startsida. Sidan för kataloger visas nu. 22

23 Skapa din katalog Klicka på knappen Skapa standard 23

24 Katalog - Detaljer Ange information om din CIF-katalog Katalogsadministratören hos din kund kommer kunna identifiera din katalog utifrån dessa fält på Ariba Network. - Katalognamn: Döp alltid katalogen efter följande standard; <Leverantörsnamn>_CIF_Katalog_SSAB_EMEA - Beskrivning: Beskriv kortfattat innehåller i din katalog. - Varugrupper: UNSPSC-koden som överensstämmer bäst med innehållets familj/grupp. SSAB rekommenderar att ni använder en kod på nivå 3. Klicka på Nästa 24

25 Katalog - Abonnemang Välj Privat och välj SSAB i din kundlista. OBS: Om inte SSAB finns i din kundlista innebär det att affärsrelationen inte godkänts ännu av kunden. Klick på Nästa 25

26 Katalog - Innehåll Välj din katalog genom att klicka på: Välj fil Validera Publicera OBS: Ariba Network stöder en Excel fil (zippad eller ej) upp till 1 MB. Om din fil är större än så behöver du omvandla den till en.cif fil. (Se kommande sidor.) 26

27 Omvandla din Excelfil till en.csv-fil Om din Excelfil överskrider 1 MB, måste du omvandla den till formatet.cif för att kunna ladda upp din katalog på din konto. Först, omvandla Excelfilen till formatet.csv. Öppna din katalogfil, välj Spara som. I fönstret som öppnas, klicka på Verktyg och välj Webbalternativ. I fönstret för Webbalternativ, klicka på fliken Kodning och välj Unicode (UTF-8). Spara filen som en.csv och klicka sen OK. Spara katalogfilen. 27

28 Omvandla din.csv-fil till en.cif-fil När din mall är en CSV-fil, öppna den med programmet Notepad ++ eller liknande CSV-redigerare. 1. Ta bort alla, och ; från rubrikområdet (Header) 2. Ta bort alla ; före och efter DATA/END OF DATA samt i raden för FIELDNAMES 3. Ersätt alla ; med, i dataraderna. Spara filen när detta är gjort. Döp sedan om filen med filtillägget.cif (istället för.csv): T ex. Test_katalog.cif 28

29 Validering av katalogen Valideringsprocessen kan ta ett antal minuter beroende på katalogens storlek. Det finns möjlighet att ladda andra kataloger medan Ariba Network håller på och validerar. För att se katalogens status, klicka på Uppdatera. När valideringsprocessen är komplett kommer statusen ändras från Valideras till någon av de status som redovisas på sidan 30 i denna guide. 29

30 Validering av katalogen 30

31 Hittade fel Om några fel hittas måste du granska och korrigera dem innan du fortsätter processen. Det finns två typer av fel: - Fel hittade av Ariba Network - Fel hittade av kunden (SSAB) Klicka på den röda länken för mer detaljer. 31

32 Korrigera fel som hittats av Ariba Network Hitta katalogvalideringsfelen med en detaljead beskrivning under flik 3: Fel Åtgärda dessa genom att korrigera din fil och ladda upp den igen. 32

33 Korrigera fel som hittats av SSAB Om din katalog inte kan valideras på grund av fel som hittats av kunden, vänligen kontakta SSAB på för klargörande och vilka åtgärder som krävs av dig som leverantör. 33

35 Uppdatera en katalog: Ladda ner den föregående versionen Leverantören ansvarar för att hålla sin katalog uppdaterad på Ariba Network För att uppdatera innehållet i en katalog, måste leverantören ladda ner katalogfilen (CIF mallen) från deras Ariba Network konto. Välj katalogen du vill uppdatera och klicka på Visa/redigera 35

36 Uppdatera en katalog: Ladda ner den föregående versionen Klicka på fliken Innehåll och sedan knappen Hämta Katalogfil. 36

37 Uppdatera en katalog: Ladda ner den föregående versionen Spara CIF-katalogen på din dator, antingen i.cif eller.xls format. Klicka på Stäng när du laddat ner den. Uppdatera din katalogfil och spara den på ditt skrivbord. 37

38 Uppdatera en katalog: Ladda upp den nya versionen När du uppdaterat din CIF-mall, ladda upp den nya filen igen, som en ny version av din CIF-katalog. OBS: SKAPA INTE EN NY KATALOG: Använd samma katalognamn som den tidigare versionen när du publicerar en uppdatering av din katalog, som ska anses vara en ny version och inte en helt ny katalog. Klicka på Katalognamnet som du vill uppdatera, sedan på fliken Innehåll och slutligen knappen Överför katalogfil. 38

39 Uppdatera en katalog: Ladda upp den nya versionen Hitta den nya katalogfilen genom knappen Välj fil och klicka sedan på Validera och publicera 39