Printer/Scanner Unit Type Handbok för skanner. Bruksanvisning

Transkript

1 Printer/Scanner Unit Type 7500 Bruksanvisning Handbok för skanner Sända skannade filer med e-post Sända skannade filer till mappar Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen Leverera skannade filer Skanna original med nätverkets TWAIN-skanner Olika skannerinställningar Bilaga Läs denna handbok noga innan du använder maskinen och ha den till hands för framtida bruk. För att maskinen ska kunna användas på ett säkert och korrekt sätt är det viktigt att du läser säkerhetsinformationen i Om den här maskinen innan du börjar använda den.

2 Inledning Denna bruksanvisning innehåller detaljerade instruktioner om maskinens drift och anmärkningar om produktens användning. För din egen säkerhet rekommenderar vi att du läser igenom bruksanvisningen noggrant innan du använder maskinen. Ha boken nära till hands. Viktigt! Innehållet i denna handbok kan ändras utan föregående meddelande. Under inga omständigheter ansvarar företaget för några direkta skador, indirekta skador, specialskador, tillfälliga skador eller följdskador som uppkommer som en följd av att maskinen hanterats eller använts. Kopiera inte och skriv inte ut material som det är förbjudet i lag att reproducera. Lokala lagar förbjuder i allmänhet kopiering eller utskrift av följande: sedlar, skattemärken, obligationer, aktiebrev, postväxlar, checkar, pass och körkort. Föregående förteckning är endast ämnad som vägledning och är inte heltäckande. Vi tar inget ansvar för att den är komplett eller riktig. Om du har några frågor om lagligheten vid kopiering eller utskrift av några särskilda handlingar bör du rådgöra med juridisk expertis. Två typer av måttenheter används i denna handbok. Referera till den metriska versionen för denna maskin. Vissa bilder i denna handbok kan skilja något från maskinen. Vissa tillvalsmöjligheter kanske inte erbjuds i en del länder. Kontakta din lokala återförsäljare för mer information.

3 Maskinens handböcker Var god se de handböcker som gäller för de användningsområden som du vill använda maskinen för. Om den här maskinen Det är viktigt att du läser säkerhetsinformationen i handboken innan du använder maskinen. Denna handbok ger en introduktion till maskinens olika funktioner. Här beskrivs också kontrollpanelen, hur man förbereder sig för att använda maskinen, hur man skriver in text och hur man installerar de CD-romskivor som medföljer. Handbok för allmänna inställningar Förklarar Användarverktygens inställningar och adressbokens procedurer, t.ex. att registrera e-postadresser och användarkoder. Hänvisa även till denna handbok för information om hur du ansluter maskinen. Felsökning Ger anvisning om hur vanligare problem kan lösas och förklarar hur man byter papper, toner, häftklamrar och andra förbrukningsartiklar. Säkerhetsreferens Denna handbok är avsedd för maskinadministratörer. Den förklarar de säkerhetsfunktioner som administratörerna kan använda för att skydda data mot manipulering eller skydda maskinen mot obehörig användning. Handboken beskriver också hur man gör för att registrera administratörer och lägga in användar- och administratörsverifiering. Handbok för kopiator/dokumentserver Beskriver kopiator- och dokumentserverfunktioner och hur de används. I denna handbok finner du också beskrivningar av hur man lägger i original. Handbok för skrivare Beskriver skrivarfunktionerna och hur de används. Handbok för skanner Beskriver skannerfunktionerna och hur de används. Handbok för nätverk Förklarar hur man konfigurerar och använder maskinen i ett nätverk och hur den medföljande programvaran används. Handboken omfattar samtliga modeller och av den anledningen finns eventuellt vissa funktioner och inställningar inte på denna maskin. Bilder, illustrationer och de operativsystem som stöds kan också skilja sig från vad som gäller för denna maskin. i

4 Andra handböcker Maskinens handböcker Säkerhetsinformation Lathund för kopiator Lathund för skrivare Lathund för skanner PostScript 3 Tillägg UNIX-tillägg Handböcker för DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite Setup Guide DeskTopBinder Komma igång Guide till Auto Document Link Obs Handböckerna som medföljer är specifika för respektive maskintyp. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader måste vara installerat för att man skall kunna använda handböckerna i PDF-format. Besök vår webbplats eller kontakta en auktoriserad återförsäljare om du behöver en kopia av UNIX-tillägg. PostScript3 Tillägg och UNIX-tillägg innehåller beskrivningar av funktioner och inställningar som kanske inte är tillgängliga på den här maskinen. För följande programvaruprodukter används generella benämningar: Produktnamn DeskTopBinder Lite och DeskTopBinder Professional * ScanRouter EX Professional * och ScanRouter EX Enterprise * Generell benämning DeskTopBinder ScanRouter leveransprogramvara * Tillval ii

5 INNEHÅLL Maskinens handböcker...i Handbokens användning...1 Symboler...1 Om skannerfunktionerna...2 Display...3 Förenklad display...3 Displayer för statusinformation...4 Skannerfunktioner Sända skannade filer med e-post Innan man sänder skannade filer med e-post...9 Sammanfattning av hur man sänder skannade filer med e-post...9 Förberedelser för att skicka e-post...10 Registrering av e-postadresser i adressboken...10 E-postskärmen...11 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post...12 Växla till e-postskärmen...15 Ange e-postmottagare...16 Välja mottagaradressen i maskinens adressbok...16 Att skriva in en e-postadress manuellt...19 Välja mottagaradresser genom att söka på en LDAP-server...20 Registrering av direktinmatad mottagaradress i adressboken...23 Att ange e-postavsändaren...24 Välja en avsändare från listan...24 Använda ett registreringsnummer för att ange en avsändare...25 Välja en avsändare genom att söka i maskinens adressbok...25 Ange e-postmeddelandets ämne...28 Lägga till text i e-postmeddelande...29 Välja ett meddelande från listan...29 Skriva in ett meddelande manuellt...30 Samtidig lagring och sändning av e-post...31 Sända URL:en med e-post Sända skannade filer till mappar Innan man sänder skannade filer med Skanna till mapp...35 Sammanfattning av hur man sänder skannade filer med Skanna till mapp...35 Förberedelser för sändning med skanna till mapp...37 Registrering av mottagarmappar i adressboken...38 Skärmen Skanna till mapp...39 Grundläggande om hur man skannar till mapp...41 Växla till skärmen Skanna till mapp...43 iii

6 Ange mottagarmapp för Skanna till mapp...44 Välja mottagaradressen i maskinens adressbok...44 Sända filer till en delad nätverksmapp...48 Sända skannade filer till en FTP-server...51 Sända filer till ett NDS-träd eller en NetWare-server Registrering av sökväg till vald mottagare i adressboken...56 Samtidig lagring och sändning med Skanna till mapp Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen Innan man lagrar filer...59 Sammanfattning av fillagring med skannerfunktionen...59 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man lagrar skannade filer...61 Ange filinformation för en lagrad fil...63 Ange ett användarnamn...63 Ange ett filnamn...64 Ange ett lösenord...65 Visa listan över lagrade filer...66 Lista över lagrade filer...66 Sökning i listan över lagrade filer...67 Granska lagrade filer...69 Granska en lagrad fil från listan...69 Kontrollera lagrade filer från en klientdator...70 Sända en lagrad fil...72 Sända lagrade filer...72 Hantera lagrade filer...74 Att radera en lagrad fil...74 Ändra information för en lagrad fil Leverera skannade filer Innan man använder funktionen leverera...79 Sammanfattning av funktionen Leverans av skannade filer...79 Förberedelser för att leverera en fil...80 Installera DeskTopBinder Lite från medföljande CD-romskiva...81 Skärmen Leveransskanner för nätverk...82 Grundläggande tillvägagångssätt för att leverera filer...83 Växla till skärmen leveransskanner för nätverk...86 Ange leveransmottagare...87 Välja leveransmottagare registrerade i leveransserverns adressbok...87 Ange avsändaren...91 Välja en avsändare från avsändarlistan i leveranserverns mottagarlista...91 Välj en avsändare genom att skriva in registreringsnumret...92 Välja avsändare genom att söka i leveransserverns mottagarlista...93 Ange ämnet för e-postmeddelandet som skall sändas med leveransservern...95 Samtidig lagring och leverans...96 iv

7 5. Skanna original med nätverkets TWAIN-skanner Innan man använder nätverkets TWAIN-skanner...97 Sammanfattande om nätverkets TWAIN-skanner...98 Förbered att använda TWAIN-nätverksskanner...99 Installera TWAIN-drivrutinen från den medföljande cd-romskivan Grundläggande användning av TWAIN-skanner Olika skannerinställningar Skaninställningar De olika skannerinställningarna Skanningstyp Upplösning Skanningsformat Redigera Justera bilddensitet Inställning av originalmatning Originalets riktning Originalinställningar Bunt, SADF Dela upp Skanning av flera sidor av original till en fil Ställa in filtyp och filnamn Ställa in filtyp Ange filnamn Säkerhetsinställningar för PDF-filer Program Registrera ofta använda inställningar Hämta registrerade inställningar Ändra ett registrerat program Radera program Ändra det registrerade programmets namn Registrera startvärden i startmenyn Skannerinställningar när TWAIN-skanner används Inställning av originalets riktning på TWAIN-skannern När man skannar original av blandade format med TWAIN-skannern Bilaga Förhållandet mellan upplösning och filstorlek När e-post, sändning till mapp, lagra och nätleveransfunktionen används När maskinen används som TWAIN-skanner Förhållandet mellan den filtyp som angivits för skanning och filtyperna som angivits för att skicka med e-post och sända till mapp Programvara som medföljer på CD-rom snabb installation TWAIN-drivrutinen DeskTopBinder Lite v

8 Värden för inställningar av sändnings-, lagrings- och leveransfunktioner Sändningsfunktion Lagringsfunktion Funktionen för nätverksleverans Specifikationer INDEX vi

9 Handbokens användning Symboler I denna handbok används följande symboler: Betecknar viktig säkerhetsinformation. Om du inte följer anvisningarna kan det leda till allvarliga skador eller dödsfall. Se till att läsa denna information. Informationen finns i avsnittet Säkerhetsinformation i Om den här maskinen. Betecknar viktig säkerhetsinformation. Om du inte följer anvisningarna kan det leda till medelsvåra eller lättare personskador, eller skador på maskinen eller andra materiella skador. Se till att läsa denna information. Informationen finns i avsnittet Säkerhetsinformation i Om den här maskinen. Betecknar viktiga saker att beakta då man använder maskinen samt förklaringar på troliga orsaker till felmatning av papper, skador på original eller förlust av data. Se till att läsa dessa förklaringar. Betecknar kompletterande beskrivningar av maskinens funktioner och anvisningar på hur man klarar av handhavandefel från användare. Denna symbol finns i slutet av varje avsnitt. Den visar var du kan finna ytterligare information av värde. [ ] Anger benämningen på knappar som visas på maskinens display. { } Anger benämningen på knappar på maskinens kontrollpanel. 1

10 Om skannerfunktionerna I detta avsnitt beskrivs funktionerna i skannerläge. Information om varje funktion finns i respektive kapitel. Sända skannade filer Det finns flera sätt att sända inskannad information som filer till datorer. Sända skannade filer med e-post Mer information finns i kapitel 1 Skicka skannade filer med e-post. Sända skannade filer till en delad mapp Detta beskrivs i kapitel 2 Sända skannade filer till mappar. Sända skannade filer till en FTP-server Detta beskrivs i kapitel 2 Sända skannade filer till mappar. Sända skannade filer till en NetWare-server Detta beskrivs i kapitel 2 Sända skannade filer till mappar. Sända skannade filer med hjälp av leveransservern Detta beskrivs i kapitel 4 Att leverera skannade filer. Skanna original med hjälp av TWAIN-drivrutinen Använd TWAIN-drivrutinen för att från en klientdator ange den maskin där originalen skall skannas. Mer information finns i kapitel 5 Att skanna original med TWAIN-nätverksskanner. Lagra filer Du kan lagra skannade filer på maskinens hårddisk. Lagrade filer kan sändas vid ett senare tillfälle. Mer information finns i kapitel 3, Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen. Obs Maskinen piper och en grå sida sänds eller lagras om du skannar ett original som skrivits ut med kopiatorfunktionen för datasäkerhet när en säkerhetsenhet för kopieringsdata är installerad. Du kan använda loggfilen om du vill kontrollera vem som skannade det konfidentiella originalet. Mer information om kopiatorfunktionen för datasäkerhet finns i Handbok för säkerhet. Referens s.9 Sända skannade filer med e-post s.35 Sända skannade filer till mappar s.79 Leverera skannade filer s.97 Skanna original med nätverkets TWAIN-skanner s.59 Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen 2

11 Display I detta avsnitt beskrivs den förenklade displayen och tre skärmbilder för statusinformation: Kontrollera lägen, Förhandsgranskning och Status för sändningsfil. I denna handbok finns beskrivningar av skärmbilderna för e-post, skanna till mapp, lista över lagrade filer samt för leveransskanner för nätverk. Information finns i E-postskärm, Skärm för skanna till mapp, Lista över lagrade filer samt Skärm för leveransskanner för nätverk. Referens s.11 E-postskärmen s.39 Skärmen Skanna till mapp s.66 Lista över lagrade filer s.82 Skärmen Leveransskanner för nätverk Förenklad display I detta avsnitt beskrivs hur man växlar till förenklad display. När du trycker på knappen {Förenklad display}, så växlar skärmen från startskärmen till en förenklad display. Text och knappar visas i en större storlek, vilket underlättar användningen. Exempel på förenklad display ANP042S AMW001S SV 1. [Tangentfärg] Tryck för att växla färg på knappen och öka ljusstyrkan på displayen. Detta gäller inte för skannerns startskärmbild. 3

12 Obs För att återgå till startskärmbilden, tryck på {Förenklad display} igen. Vissa knappar visas inte på den förenklade displayen. Displayer för statusinformation I detta avsnitt beskrivs tre displayer för statusinformation: Kontrollera lägen, Förhandsgranskning och Status för sändningsfil. Kontrollera lägen I detta avsnitt beskrivs vad som visas på skärmen Kontrollera lägen och hur man tar fram skärmen. Använd skärmen Kontrollera lägen för att kontrollera inställningarna för skanning och sändning. Då man trycker på knappen [Kontrollera lägen] så växlar skärmbilden från skannerns startskärmbild till skärmen för Kontrollera lägen. Kontrollera lägen AMW002S SV 1. Original Visar skannerinställningar, matningstyp för original och andra inställningar för skanning. 2. Ikon för sändningsmetod Visar ikonen för den sändningsfunktion som används. 3. Avsändare och mottagare Visar avsändare och sändnings- eller leveransmottagare. 4. Sändningsinställning Visar sändningsinställningar, som avsändare och ämne. 4

13 Förhandsgranskning Detta avsnitt beskriver vad som visas på skärmen Förhandsgranskning och hur man tar fram den. Använd skärmen förhandsgranskning för att kontrollera att originalen har skannats riktigt. Man kan visa skärmen förhandsgranskning då man skickar filer med e-post eller skannar till mapp, använder leveransfunktionen eller samtidigt vid sändning och med leveransfunktionen. För att visa skärmen förhandsgranskning, tryck på knappen [Förhandsgranska], och starta sedan skanningen medan knappen [Förhandsgranska] fortfarande trycks. Förhandsgranskning 1. [Zooma ut] och [Zooma in] Tryck för att förminska eller förstora den förhandsgranskade bilden. 2. [ ][ ][ ][ ] Tryck för att ändra visningsområde. 3. [Avbryt sänd.] Tryck för att avsluta förhandsgranskningen och avbryta sändning. 4. [Fortsätt sänd.] Tryck för att avsluta förhandsgranskningen och fortsätta sändning. 5. Visa fil Visar filnamn och -storlek. 6. Visa sida Visar numret på den sida som för tillfället visas, totala antalet sidor, sidstorlek och färginställning. 7. [Byt] Tryck för att växla sida som skall visas i den valda filen. 8. Visa läge Visar bildens läge då den förstoras. Obs Förhandsgranskning är inte tillgänglig om en fil lagrats med hjälp av [Lagra enbart]. Förhandsgranskning är inte tillgänglig när en lagrad fil sänds. Man kan se en lagrad fil med hjälp av skärmen Förhandsgranskning från listan över lagrade filer. Detaljerad information om visning av lagrade filer finns i Kontrollera en lagrad fil på listan. Om skanningen misslyckades eller bildfilen är skadad kan det hända att man inte kan göra en förhandsgranskning. Om så är fallet, skanna originalet igen. Referens s.69 Granska en lagrad fil från listan AMW003S SV 5

14 Status för sändningsfil Detta avsnitt beskriver vad som visas på skärmen Status för sändningsfil och hur man tar fram skärmen. Använd skärmen Status för sändningsfil för att kontrollera resultatet av e-postsändning, skanning till mapp och via leveransfunktionen. Tryck på [Status, skannade filer] för att visa skärmen Status för sändningsfil. Resultaten för upp till 9 sändningar eller leveranser kan visas samtidigt. Tryck på [U] eller [T] för att växla mellan resultaten. Status för sändningsfil AMW004S SV 1. Datum/Tid Visar tid och datum då sändningen registrerades av denna maskin eller tid och datum då det bekräftades att den var slutförd, att det uppstått ett fel, eller att den avbrutits. 2. Ikon för sändningsmetod Visar ikonen för den sändningsfunktion som används. 3. Mottagare Visar mottagaren av sändningen. Om flera mottagare har valts, visas den först valda mottagaren. 4. Avsändare Visar avsändarens namn. 5. Filnamn Visar filnamnet på filer som samtidigt sänds och lagras, eller lagrade filer som sänds. 6. Status Visar ett av följande alternativ för sändningsstatus: Slutförd, Sänder, Väntar, Fel eller Avbruten. 7. [Stoppa sänd.] För att avbryta en sändning, välj en fil som har status [Väntar] och tryck sedan på knappen [Stoppa sänd.]. 8. [Skriv ut lista] Tryck här för att skriva ut resultaten av sändningen. 6 Obs Man kan inte kontrollera sändningsresultaten av skannerfunktionen genom att trycka [Jobblista] längst ner på skärmen. För att kontrollera sändningsresultat, tryck på [Status, skannade filer] och visa skärmen Status för sändningsfil. Vissa sändningsresulat kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna.

15 Skannerfunktioner I det här avsnittet beskrivs skannerinställningarna. För att visa skärmen Skannerinställningar, tryck på {Användarverktyg/Räknare}. Information om inställningar finns i Handbok för allmänna inställningar. Allmänna inställningar Poster Byt titel Uppdatera mottagarlista för leveransserver Sök mottagare Standbytid för TWAIN Visar mottagarlista prioritet 1 Visar mottagarlista prioritet 2 Skriv ut & Radera skannerjournal Skriv ut skannerjournal Radera skannerjournal Beskrivning Ställer in vilket index som skall användas när maskinens förteckning över mottagare visas. Låter dig uppdatera leveransserverns mottagarlista genom att trycka på [Uppdatera mottagarlista för leveransserver]. För att använda denna funktion under [Systeminställning], ställ [Utmatningsalternativ] i läge [På]. Specificera standardlistan för sökning av mottagare från maskinens adressbok eller från LDAP-servern. För att söka på en LDAP-server, registrera LDAP-servern under [Systeminställning] och ställ sedan [LDAPsökning] to [På]. Välj maskinens svarstid om en klientdator försöker använda TWAIN-skannern medan skanning pågår. Välj standardlista för mottagare från maskinens mottagarlista eller från den mottagarlistan som hanteras av leveransservern. Välj om adresslistan för e-post eller mottagarlistan för mappar skall ges prioritet. Ange hur maskinen skall reagera om det maximala antalet skannerjournaler överskrids. Ger dig möjlighet att skriva ut skannerjournalen. Efter utskrift raderas journalen. Ger dig möjlighet att kunna radera journalen utan att skriva ut den. Skaninställningar Poster Väntetid för Nästa original: Originalglas Väntetid för nästa original: SADF Beskrivning Ställ in vad maskinen skall göra medan den väntar på nya original efter skanning från originalglaset. Ställer maskinen i kö för flera original efter skanning av originalen med dokumentmataren (ADF). Funktionen är endast tillgänglig när ADF-enheten är installerad. 7

16 Sändningsinställningar Poster Kompression (Svartvitt) Kompression (Gråskala) Max. e-poststorlek Dela & skicka e-post Informationsspråk för e-post Ant. siffror för ensidiga filer Lagrad fil e-postmetod Beskrivning Ange en komprimeringsmetod för filer som skannas i gråskala eller svartvitt. Ange en komprimeringsmetod för filer som skannas i gråskala. Välj om det skall finnas en begränsning eller inte för storleken på e-postmeddelanden med bifogade filer. Välj om filer som överskrider den gräns som angivits med [Max. e-poststorlek] skall delas upp och sändas som flera e-postmeddelanden. Välj på vilket språk dokumentinformation som rubrik, datum och administratörens namn skall sändas. Ange antalet siffror i serienumren som används som filnamn för enkelsidiga filer. Förinställning av om filen skall bifogas e-postmeddelandet eller om en URL-länk skall infogas, då lagrade filer sänds med e-post. Grundinställningar Poster Skydda meny Beskrivning Förinställning av åtkomstnivån för funktioner där inställningarna kan ändras även av andra användare än administratören. 8

17 1. Sända skannade filer med e-post Skannade filer kan bifogas med e-postmeddelanden och sändas via nät som LAN och Internet. Innan man sänder skannade filer med e-post I detta avsnitt beskrivs hur man förbereder och sänder skannade filer med e- post. Sammanfattning av hur man sänder skannade filer med e-post I detta avsnitt sammanfattas hur det går till att sända skannade filer med e-post. ZZZ508S 1. Denna maskin En skannad fil kan bifogas ett e-postmeddelande och skickas till en postserver. 2. SMTP-server Man måste ha anslutning till en e-postserver som stöder SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) för att kunna sända skannade filer med e-post. Det är dock inte nödvändigt att ha en e-postserver inom det LAN som maskinen tillhör. Den överför ett mottaget e-postmeddelande för en angiven mottagare genom ett LAN eller över Internet. 3. Klientdator Använd ett e-postklientprogram för att ta emot e-postmeddelanden och skanna bilagor som skapats med denna maskin. 4. LDAP-server Använd denna server för att administrera e-postkonton, söka över nätet och för att autentisera datorerna som ansluts till maskinen. Man kan söka efter mottagare från maskinen genom LDAP-servern. 9

18 Sända skannade filer med e-post Förberedelser för att skicka e-post 1 Detta avsnitt beskriver förberedelser och inställningar för att kunna sända skannade filer med e-post. A Anslut maskinen till nätverket. Anslut maskinen till nätverket med en Ethernetkabel eller en IEEE 1394-kabel eller genom ett trådlöst LAN (IEEE b). B Ställ in nätverksinställningarna i [Systeminställning]. Om maskinen har anslutits till nätverket med en Ethernetkabel görs följande inställningar. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. Definiera maskinens IPv4-adress och subnätmask. Definiera IPv4-gatewayadress. I [Aktivt protokoll], aktivera [IPv4]. Ange SMTP-servern. C Om så krävs, ändra inställningar i [Sändningsinställn.] under [Skannerinställningar]. Obs För att ansluta maskinen till nätverket med en IEEE 1394-kabel eller ett trådlöst LAN (IEEE b), behövs ett 1394-kort (tillval) respektive ett kort för trådlöst LAN (tillval). Ytterligare information finns i Handbok för nätverk. Poster att ställa in i [Systeminställning] varierar beroende på nätverksmiljön. Mera information om nätverksinställningar finns i Handbok för allmänna inställningar. För mer information om [Skannerinställningar], se Handbok för Allmänna Inställningar. Registrering av e-postadresser i adressboken 10 Man kan registrera ofta använda e-postadresser i adressboken. Registrera e-postadresser i [Hantera adressboken] under [Admin.verktyg] i [Systeminställning]. Adresser kan också registreras som grupper. Obs Information om hur man registrerar e-postadresser i adressboken finns i Handbok för allmänna inställningar. Man kan också registrera e-postadresser i adressboken med Web Image Monitor eller SmartDeviceMonitor for Admin. Information om hur man installerar dessa program finns i Handbok för nätverk. Information om hur man registrerar adresser i adressboken finns under hjälpfunktionen i respektive program. Beroende på maskintyp kan det hända att du inte kan använda maskinen när den uppdaterar adressboken med hjälp av CSV-filer (hämtade via SmartDeviceMonitor for Admin) som innehåller användarkoder.

19 Innan man sänder skannade filer med e-post E-postskärmen Detta avsnitt beskriver skärmen för sändning av skannade filer med e-post. Funktionsalternativen som visas fungerar som valtangenter. Du kan välja eller specificera ett alternativ genom att trycka lätt på det. När du väljer eller specificerar en post i displayen tänds den som [ ]. Tangenter som inte kan väljas visas som [ ] Mottagarfält Den angivna mottagaren visas. Om mer än en mottagare har angivits, tryck på [U] eller på [T] för att bläddra bland mottagarna. 2. E-post / Mapp Tryck på dessa flikar för att växla mellan e-postskärmen och skärmen för Skanna till mapp. Växla skärmbild även när samma filer både skall sändas med e-post och skannas till mapp. 3. E-postikon Indikerar att e-postskärmen visas. Visar de mottagare som har registrerats i leveransservern eller i maskinen. 4. [Manuell inm] Tryck på denna knapp för att ange mottagare som inte finns registrerade i adressboken och skriv in e-postadresserna med tangentbordet som visas på skärmen. ALQ006S SV 5. [Reg.nr] Tryck här för att ange en mottagare med ett femsiffrigt registreringsnummer. 6. Mottagarlista Visar de mottagare som har registrerats i maskinen. Om inte alla mottagare kan visas tryck på [U]eller [T] för att växla skärmbild. Grupper betecknas med den här symbolen ( ). 7. [Text][Ämne][Avsändarnamn][Mottag ningsmed.] Skriv in meddelandet och ange ämne och avsändare, samt om Message Disposition Notification (MDN) skall användas eller inte. 11

20 Sända skannade filer med e-post Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post 1 I detta avsnitt beskrivs grundfunktionerna för att sända skannade filer med e- post. A Kontrollera att inga föregående inställningar är kvar. Om en föregående inställning finns kvar, tryck på {Nollställ}. B Byt till e-postskärmen om skärmen för leveransskanner för nätverk eller skärmen för skanna till mapp visas. Information finns i Växla till e-postskärmen. C Placera original. D Tryck vid behov på [Skaninställningar] för att ange skannerinställningar som upplösning och skanningstorlek. Mer information finns i Skannerinställningar. E Vid behov, ange skanningdensiteten. Mera information finns i Inställning av bildens densitet. F Vid behov tryck på [Originalmatning] för att ange inställningar som t.ex. originalriktning. Mer information finns i Inställning av originalmatning. 12

21 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post G Tryck vid behov på [Filnamn/Typ] för att ange inställningar som filnamn och filformat. Mera information finns i Inställning av filtyp och filnamn. H Ange mottagaren. Man kan ange flera mottagare. Mera information finns i Ange e-postmottagare. I Tryck vid behov på [Text] för att skriva in e-postmeddelandet. Mera information finns i Skriva in e-postmeddelande. J Tryck vid behov på [Ämne] för att ange e-postmeddelandets ämne. Mera information finns i Ange e-postmeddelandets ämne. K Tryck på [Avsändarnamn] när du vill ange e-postavsändaren. Mera information finns i Ange e-postavsändare. L Tryck på [Mottagningsmed.] om du vill använda Message Disposition Notification. Om man väljer [Mottagningsmed.], kommer den angivna e-postavsändaren att få en kvittens via e-post, när e-postmottagaren har öppnat e-postmeddelandet. M Tryck på {Start}. Om du skannar buntar av dokument, lägg i de nästföljande originalen. 1 Obs Om två eller flera mottagare har valts kan mottagarna visas en efter en genom att trycka på [U] eller [T] närmast mottagarfältet. För att avbryta en vald mottagare, visa den mottagaren i mottagarfältet och tryck sedan på {Radera/ Stopp}. Man kan avmarkera en mottagare som valts från adressboken genom att trycka på den valda mottagaren igen. I [Systeminställning] kan man ange administratörens e-postadress som standardinställning för avsändarnamn. Detta gör det möjligt att sända e-post utan att skriva in något i [Avsändarnamn]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. Beroende på vilka säkerhetsinställningar som gjorts kan den inloggade användaren också anges som [Avsändarnamn]. För att använda Message Disposition Notification, loggar man in på maskinen som användare och anger avsändaren. Observera dock att det kanske inte sänds något [Mottagningsmed.] via e-post, om mottagarens e- postprogram inte stöder Message Disposition Notification. Genom att trycka på {Kontrollera lägen} kan man växla från skannerns startskärm till skärmen Kontrollera lägen, så att man kan kontrollera inställningarna. Mera information finns i Kontrollera lägen. 13

22 Sända skannade filer med e-post 1 Om man trycker på [Förhandsgranska] och sedan skannar ett dokument visas skärmen Förhandsgranska. Mer information finns i Förhandsgranska. För att avbryta denna inställning, tryck på {Radera/ Stopp}. Man kan också lagra en skannad fil och samtidigt sända den med e-post. Mer information finns i Samtidig lagring och sändning med e-post. Referens s.15 Växla till e-postskärmen s.103 Olika skannerinställningar s.112 Justera bilddensitet s.113 Inställning av originalmatning s.122 Ställa in filtyp och filnamn s.16 Ange e-postmottagare s.29 Lägga till text i e-postmeddelande s.28 Ange e-postmeddelandets ämne s.24 Att ange e-postavsändaren s.4 Kontrollera lägen s.5 Förhandsgranskning s.31 Samtidig lagring och sändning av e-post 14