1. Administrativa föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Linköpings universitet Jessica Kindqvist Upphandling Ramavtal Blommor LiU Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa föreskrifter 1.1 Bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 3,4 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Filosofisk fakultet, Medicinsk fakultet, Teknisk fakultet och Utbildningsvetenskap. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även betydande verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Stockholm. För mer information hänvisas till Beskrivning Denna upphandling avser främst snittblommor, buketter, mindre och större arrangemang med/utan kruka, begravningsarrangemang, kondoleansblommor och julblommor. Även anbudsgivarens övriga sortiment som krukor, växter, hälsningskort, blomdekorationer m.m. ingår i upphandlingen. Ovan nämnda typer är bl.a. aktuellt vid uppvaktningar, disputationer, dekorationer/utsmyckning av lokal, sjukdom, begravningar och kondoleanser. Leverans till hemadress, begravning och till Linköpings universitets olika Campi i Östergötland är aktuellt. Leveranser utanför Östergötland kan bli aktuellt. LiU, som statlig myndighet, följer de statliga rekommendationer som finns gällande beloppsgränser för representation. Linköpings universitet har tre campusområden i Östergötland, Campus Valla, Campus US och Campus Norrköping. Linköpings universitet avser att teckna avtal med tre leverantörer för område Linköping (Campus Valla och Campus US) och tre leverantörer för område Norrköping (Campus Norrköping). Då flera av våra beställare önskar kunna titta på Sida 1 av 20

2 sortiment och utforma buketter/arrangemang i samråd med anbudsgivaren finns behov av butik inom 25 minuters promenadavstånd. För anbudsgivare för Campus Valla och Campus US: Högst 25 minuters promenadavstånd från antingen Sandbäcksgatan 7 eller Mäster Mattias väg 10. För anbudsgivare för Campus Norrköping: Högst 25 minuters promenadavstånd från Bredgatan 33. Vid kontroll av avstånd kommer LiU att använda sig av Google maps tjänst för vägbeskrivning. Linköpings tätort, respektive Norrköpings tätort. Om en anbudsgivare vill lämna anbud på både område Linköping och område Norrköping ska två separata anbud lämnas. Linköpings universitet köper blommor för cirka SEK årligen. Beloppet ska ses som ett riktvärde och är inte någon garanterad inköpsvolym. LiU:s ramavtal och ramavtalsleverantörer presenteras för samtliga universitetets cirka 4000 medarbetare i en universitetsgemensam avtalsdatabas. Vi följer upp våra ramavtal och strävar mot hög ramavtalstrohet. Linköpings universitet kommer inte att lämna någon ersättning för kostnader förknippade med anbudslämning. 1.3 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.4 Avropsordning Avropsordning LiU avser att teckna avtal med maximalt tre leverantörer för område Linköping och tre leverantörer för område Norrköping. Avrop sker genom tillämpning av villkoren i ramavtalet. Beställaren väljer den avtalsleverantör som bäst kan tillgodose beställarens behov vid avropstillfället med hjälp av fördelningsnyckel. Fördelningsnyckel i denna upphandling är beställarens behov gällande: - Pris - Sortiment - Leveransmöjlighet - Miljöanpassat utbud Inga andra kriterier kommer att vägas in vid valet av leverantör. 1.5 Avtalsperiod Upphandlingen avser slutande av ett ramavtal för en period av två (2) år, t.o.m , med option om årlig förlängning i ytterligare ett (1) + ett (1) år, dock längst till och med Begäran om förlängning ska vara leverantören tillhanda senast tre månader före avtalstidens utgång. Förlängning sker endast på LiU:s begäran och kan inte nekas av anbudsgivaren. 1.6 Upphandlande enhet Linköpings universitet Upphandlingsenheten Linköping Sida 2 av 20

3 1.7 Kontaktperson Linköpings universitet Jessica Kindqvist Upphandlingsenheten E-post: 1.8 TendSign LiU använder sig av det webbaserade upphandlingsverktyget TendSign för hantering av upphandling. TendSign är en oberoende tredje part och ägs av Visma Commerce AB. Företrädare för anbudsgivaren ansluter sig personligen till tjänsten TendSign genom formuläret på TendSigns hemsida, Anbudsgivning genom TendSign innebär bl.a. att: Anbudsgivaren registrerar ett användarkonto. Anbud skickas krypterat, vilket innebär att endast anbudsgivaren och LiU kan läsa innehållet. Anbud skickas med ett tidlås som gör att LiU inte kan öppna anbuden före sista anbudsdag. Anbudsgivaren uppmanas att registrera användarkontot i god tid innan inlämning. Tänk på att: Bifogade dokument bör vara i Word, Excel eller i PDF-format medan bilder även kan vara i JPEG eller GIF-format. Anbudssvar på frågor och krav ska endast lämnas på anvisade platser i TendSign. Vid Fritextssvar kan separat bilaga lämnas. Anbudsgivaren ska i sådant fall hänvisa till bilagans namn, och eventuellt bilagenummer, vid aktuell fråga. Vid frågor eller support kring hanteringen av systemet kan TendSigns support kontaktas på telefon Det är även möjligt att komma i kontakt med TendSign via deras hemsida, Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support. Den e-postadress som anbudsgivare använt för sin inloggning i systemet, är den som gäller för all vidare kommunikation gällande upphandlingen både från och till LiU. 1.9 Frågor och svar Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign. Linköpings universitet besvarar frågor via samma funktion. Om anbudsgivaren inte har möjlighet att ställa frågor via TendSign kan dessa mailas till ovanstående kontaktperson. Svar kommer dock endast publiceras i TendSign. Om anbudsgivaren upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydligt i något avseende är det viktigt att Linköpings universitet kontaktas så att missförstånd kan undvikas. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av Linköpings universitet via systemet TendSign under anbudstiden är bindande. Sida 3 av 20

4 Frågor ska ställas i god tid, sista dag för frågor är Frågor ställda senare kommer inte att besvaras Formella krav på anbudet Anbudets giltighetstid Lämnat anbud ska vara bindande till och med Anbudsgivaren godkänner ovanstående giltighetstid (/ svar) Anvisning för komplett anbud Anbudet ska omfatta svar på samtliga ställda krav och frågor i förfrågningsunderlaget. Om svar inte lämnas kommer detta tolkas som att kravet inte är uppfyllt. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. Anbudet ska vara skrivet på svenska men bilagor på engelska accepteras Inlämning av anbud LiU föredrar att anbudsgivare lämnar sina anbud i det webbaserade systemet TendSign. Alla anbudsgivare som lämnat anbud i TendSign måste bekräfta sitt anbud genom att skriva under försäkran, del 5. Försäkran ska signeras av behörig företrädare, skannas och bifogas anbudet. Anbudsgivare som av någon anledning inte har möjlighet att lämna sitt anbud via Tendsign.com eller har dokument som inte kan lämnas i elektronisk form kan sända detta till nedan angivna adress, tydligt märkt med "Anbud Dnr LiU " Postadress: Linköpings universitet Registrator Linköping Anbud via telefax eller e-post tas ej emot då sekretess ej kan säkerställas. I det fall anbudet avses lämnas personligen eller genom bud skall det lämnas till LiU:s registrator, Hus Origo, Campus Valla, Linköping, under registratorskontorets öppethållande vardagar (Observera att registrators postinkast har begränsad storlek och klarar inte större försändelser som t ex en pärm.) Sista dag för inlämnande av anbud Anbud ska vara Linköpings universitet tillhanda senast Anbud inkomna efter anbudstidens utgång kommer inte att prövas av Linköpings universitet Utvärdering Utvärderingsprocessen Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven på anbudet är uppfyllda, se punkt Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer en prövning att göras av leverantören. De leverantörer som uppfyller ställda krav i leverantörskvalificeringen kommer att gå vidare i Sida 4 av 20

5 processen. Sedan kommer en prövning av de obligatoriska kraven i anbudet att göras. De anbud som går vidare kommer slutligen att utvärderas Leverantörskvalificering Under leverantörskvalificeringen kommer anbudsgivarnas lämplighet att kontrolleras mot ett antal krav (avsnitt 2). Anbudsgivare som inte klarar samtliga krav kommer att uteslutas från vidare prövning Prövning av anbud Prövningen av inkomna anbud sker i två steg: 1. Uppfyllande av obligatoriska krav, ska-krav: Prövning att anbudsgivaren uppfyller samtliga ställda obligatoriska krav. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga ska-krav kommer att uteslutas från vidare prövning. 2. Utvärdering av anbud: De anbud som sedan kvarstår utvärderas enligt principen om ekonomiskt mest fördelaktigt Utvärdering av anbud Det för LiU ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Följande utvärderingskriterier kommer att ligga till grund för utvärderingen. Utvärderingskriterierna är rangordnade och viktade enligt nedan. 1. Kvalitet 50% 2. Pris Varukorg 20% 3. Pris Leverans 20% 4. Miljö 10% Kriteriet "Kvalitet" utvärderas genom att anbudsgivarens svar på utvärderingskraven i kravspecifikationen kommer att poängsättas i förhållande till en poängskala. Poängskalan anges vid varje utvärderingskrav. Poäng för utvärderingskraven summeras varefter anbudet erhåller poäng för "Kvalitet" enligt modellen: (erhållen poängsumma/maximalt möjlig poängsumma) * 100. Kriteriet "Pris Varukorg": Prisuppgifter skall anges i Bilaga A. Anbud med lägst offererad summa får 100 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: (lägst summa/offererad summa) * 100. Kriteriet "Pris Leverans": Prisuppgifter skall anges i Bilaga A. Anbud med lägst offererad summa får 100 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: (lägst summa/offererad summa) * 100. Kriteriet "Miljö" utvärderas genom att anbudsgivarens svar på utvärderingskraven i kravspecifikationen kommer att poängsättas i förhållande till en poängskala. Poängskalan anges vid varje utvärderingskrav. Poäng för utvärderingskraven summeras varefter anbudet erhåller poäng för "Miljö" enligt modellen: (erhållen poängsumma/maximalt möjlig poängsumma) * 100. Respektive poäng viktas sedan med viktningstalet för respektive kriterie och summeras till en viktad totalpoäng som används som jämförelsetal med andra anbud. Om två anbudsgivare hamnar på samma totalpoäng kommer de särskiljas genom högst Sida 5 av 20

6 poäng på kvalitet Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagna säljare. Under avtalsfristen, 10 dagar, kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till: Förvaltningsrätten i Linköping Adress: Box 406, Linköping E-post: forvaltningsrattenilinkoping@dom.se Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande avtal Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att anbud som huvudregel utgör allmän offentlig handling. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud formulera ett önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. LiU gör dock en självständig prövning av om kommersiell sekretess föreligger. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Sida 6 av 20

7 2. Leverantörskvalificering 2.1 Juridisk och ekonomisk ställning Anbud från anbudsgivare som inte uppfyller kraven gällande leverantörskvalificering kommer att förkastas Företagsregistrering Anbudsgivaren ska vara registrerat i ett officiellt organisationsnummer-register (gäller ej enskilda näringsidkare). Anbudsgivare ska bifoga en kopia på registreringsbevis från Bolagsverket eller motsvarande där aktuell firmatecknare framgår. Har en kopia av registreringsbevis eller registerutdrag bifogats anbudet? (/ svar) Obligatorisk uteslutning Enligt LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en anbudsgivare från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar deltagande i en kriminell organisation, mutor, bedrägeri, eller penningtvätt. Anbudsgivaren intygar härmed att denne inte är föremål för brott enligt ovan. (/ svar) Frivillig uteslutning Enligt LOU får en anbudsgivare uteslutas från att delta i en upphandling, om anbudsgivaren 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Anbudsgivaren intygar härmed att denne inte är föremål för omständigheter enligt ovan. (/ svar) Skatter och avgifter svenska anbudslämnare Anbudsgivare ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter, vara registrerad för mervärdeskatt samt vara godkänd för F-skatt. Som en del av leverantörskvalificeringen kontrollerar LiU att anbudsgivaren uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Ovanstående krav ska vara uppfyllda per den dag LiU Sida 7 av 20

8 inhämtar uppgifterna från Skatteverket. 2.2 Företagsuppgifter Anbudsgivaren ska nedan lämna följande uppgifter: Anbudsgivarens namn och adress (Fritextsvar) Anbudsgivarens organisationsnummer (Fritextsvar) Anbudsgivaren telefon och e-post (Fritextsvar) Anbudsgivaren kontaktperson avseende anbudet (inklusive adress, telefon och e-post) (Fritextsvar) 2.3 Avstånd från LiU:s Campi Då flera av våra beställare önskar kunna titta på sortiment och utforma buketter/arrangemang i samråd med anbudsgivaren ska anbudsgivarens butik finnas inom 25 minuters promenadavstånd från LiU:s Campi. För anbudsgivare för område Linköping (Campus Valla och Campus US): Högst 25 minuters promenadavstånd från antingen Sandbäcksgatan 7 eller Mäster Mattias väg 10. För anbudsgivare för område Norrköping (Campus Norrköping): Högst 25 minuters promenadavstånd från Bredgatan 33. Vid kontroll av avstånd kommer LiU att använda sig av Google maps tjänst för vägbeskrivning. Uppfylls kravet? (/ svar) Sida 8 av 20

9 3. Kravspecifikation 3.1 Obligatoriska krav Krav på tjänst Område Anbudsgivaren ska nedan ange om de önskar lämna anbud på område Linköping eller område Norrköping. Om en anbudsgivare vill lämna anbud på både område Linköping och område Norrköping ska två separata anbud lämnas. Ange område: (Fritextsvar) Brett sortiment Anbudsgivare ska ha ett brett sortiment av snittblommor och blomsterarrangemang i krukor. Uppfylls kravet? (/ svar) Större leveranser Anbudsgivaren ska erbjuda blommor till stora evenemang som hålls på LiU, t.ex. examenshögtid, konferenser etc vid behov. Dessa evenemang kräver leveranser av t.ex. bordsdekorationer för ca gäster, ca scendekorationer och ett färre antal övriga buketter och arrangemang.dock kan volymen variera. Uppfylls kravet? (/ svar) Binderi Anbudsgivaren ska utföra alla vanligt förekommande typer av binderi. Uppfylls kravet? (/ svar) Utbildning Minst en av anbudsgivarens personal ska ha utbildning eller minst fem (5) års arbetslivserfarenhet inom blommor och binderi. Anbudsgivaren ska bifoga CV som bekräftar detta. Utbildningen ska vara i nivå med: a. Gymnasieskolans hantverksprogram (tre år) samt minst ett års allsidig fackhandelspraktik (heltid) efter utbildningen. Totalt fyra år. Eller b. Floristutbildning under 40 veckor (kompletterande vuxenutbildning, exempelvis inom ramen för KY) samt minst två års allsidig fackhandelspraktik (heltid) före eller efter denna utbildning. Totalt minst tre år (gäller för vuxenelever). Likvärdiga utbildningar inom området godkänns om anbudsgivaren kan beskriva och bevisa Sida 9 av 20

10 likvärdigheten i anbudet. Uppfylls kravet? (/ svar) Bifoga CV: (Bifogat dokument) Rabatt på ordinarie listpriser Utöver blommor och arrangemang ska beställningar ur anbudsgivarens övriga sortiment också kunna göras inom ramavtalet. Anbudsgivaren ska, för hela sitt sortiment, ange en rabatt i % som ska gälla mot anbudsgivarens ordinarie listpriser. Ordinarie prislista ska motsvara de priser som anbudsgivaren erbjuder i butik. Rabattsatsen ska gälla under hela avtalsperioden och ska lämnas i Bilaga A. Uppfylls kravet? (/ svar) LiU-inköp LiU använder ett elektroniskt beställningssystem för beställningar av varor och tjänster kallat LiU-Inköp. Anbudsgivaren ska erbjuda en koppling till LiU-Inköp för beställning av produkterna genom en elektronisk produktkatalog med bilder som LiU kan vara behjälplig med att ta fram. Minimum är att anbudsgivaren ska tillhandahålla en bevakad e-postadress dit beställningen kan skickas. Orderbekräftelse ska alltid skickas till beställaren. Kopplingen till LiU:s e-handelssystem inklusive bilder ska vara genomförd senast en månad efter avtalets tecknande och anbudsgivaren ska verka för att främja en sådan koppling. För mer information om de olika anslutningsformerna och vilka tekniska format som krävs se LiU:s informationssida om e-handel, Uppfylls kravet? (/ svar) Kontaktperson e-handel Kontaktperson för e-handel hos anbudsgivaren ska anges: Namn och befattning: (Fritextsvar) Telefonnummer: (Fritextsvar) E-postadress: (Fritextsvar) Krav på produkten Kvalitet I Blommorna ska vara fria från skadedjur, sjukdomar, frost- eller värmeskador. Uppfylls kravet? (/ svar) Kvalitet II Kvalitetsgaranti ska vara 96 timmar på snittblommor och 2 veckor på blomarrangemang i kruka efter leverans, förutsatt att beställaren följer anbudsgivarens skötselråd. Uppfylls kravet? (/ svar) Sida 10 av 20

11 Karaktär Blommorna ska vara i sådan utveckling att en del knoppar visar färg och någon blomma är utslagen, i de fall växten är av blommande karaktär. Uppfylls kravet? (/ svar) Hälsningskort Hälsningskort (cirka 90mm x 55mm) ska vid önskemål skickas med till alla beställda buketter och arrangemang och ska i så fall alltid ingå i priset. Uppfylls kravet? (/ svar) Allergi Anbudsgivaren ska i möjligaste mån undvika att leverera blommor/växter som är allergiframkallande eller starkt doftande. Uppfylls kravet? (/ svar) Tillbehör Emballage och snöre samt textat band vid begravningsblommor ska alltid ingå i priset. Cellofan ska ingå i priset för överräckningsbuketter. Uppfylls kravet? (/ svar) Utformning i samråd Buketter, exempelvis avtackningsbuketter, begravningsarrangemang, säsongsbetonade buketter och arrangemang ska utformas i samråd med beställaren och kunna göras i speciella färgtoner om beställaren så önskar. Uppfylls kravet? (/ svar) Krav på beställning / leverans LiU-inköp Beställning ska i första hand läggas via LiU:s elektroniska beställningssystem (LiU-inköp), till en av anbudsgivaren utpekad bevakad orderadress men beställning ska i undantagsfall även kunna läggas via telefon eller över disk. Uppfylls kravet? (/ svar) Sida 11 av 20

12 Beställning och hämtning Anbudsgivarens butik ska vara öppen måndag - fredag, kl för att möjliggöra beställning och hämtning i butik. Detta gäller ej helgdagar som infaller på en av dessa veckodagar. Uppfylls kravet? (/ svar) Leveransplats Leverans ska ske till av beställaren angiven plats. Leveranser kommer i de flesta fall att beställas till olika adresser inom Linköping tätort respektive Norrköpings tätort, men anbudsgivaren ska också kunna tillhandahålla leverans till andra orter i Sverige. Oberoende till vilken ort i Sverige som varan ska levereras så ska beställning alltid göras hos anbudsgivaren. Om leverans önskas inom övriga Sverige ska anbudsgivaren ansvara för att en motsvarande vara som beställts levereras. Priser på utkörning inom område Linköping eller Norrköping och utkörning inom övriga Sverige ska lämnas i bilaga A. Uppfylls kravet? (/ svar) Utkörning Utkörning till angiven plats ska ske helgfri måndag - fredag kl. 10:00-20:00, lördag kl. 10:00-14:00. uppfylls kravet? (/ svar) Mindre beställning Om mindre beställning gjorts innan kl 14:00 ska hämtning/utkörning ske nästkommande dag (dock inte söndag). Med mindre beställning menas enstaka buketter eller enstaka blomsterarrangemang. Uppfylls kravet? (/ svar) Större beställning Utkörning/hämtning av beställningar ska ske inom två (2) arbetsdagar efter beställning när det gäller större beställningar. Med större beställningar menas flera buketter eller flera blomsterarrangemang. uppfylls kravet? (/ svar) Större evenemang Utkörning/hämtning av beställningar ska ske inom två (2) veckor efter beställning vid beställningar till större evenemang enligt pkt Sida 12 av 20

13 Uppfylls kravet? (/ svar) Överenskommelse om avlämningstid och plats Anbudsgivaren ska garantera att mottagaren/beställaren kontaktas via telefon av budet för att komma överens om tid och plats för avlämning. Uppfylls kravet? (/ svar) Personlig leverans Vid utkörning ska blommorna alltid levereras personligen till mottagaren såvida annan leveransplats inte överenskommits. Uppfylls kravet? (/ svar) Leverans i vattenbehållare Anbudsgivaren ska vid önskemål leverera blommor tillsammans med en enklare vattenbehållare (t.ex. plasthink), då det efter att blomman har levererats kan dröja innan mottagaren tar emot den. Uppfylls kravet? (/ svar) 3.2 Utvärderingskrav Kvalitet Kvalitet För att LiU ska kunna utvärdera kriteriet Kvalitet ska anbudsgivaren bifoga bilder på nedan efterfrågade exempel. Bilderna ska vara fotograferade av anbudsgivaren och vara daterade. Bilderna kommer att vara underlag för utvärderingen av kriteriet Kvalitet. Bedömning görs av kvalitet, innehåll och estetisk utformning. Anbudsgivaren ska bifoga två bilder per efterfrågat exempel, totalt 16 bilder. Den första bilden ska vara fotograferad med vit bakgrund och snett uppifrån så att hela blomman syns från sidan. Den andra bilden ska vara fotograferad rakt uppifrån så att hela bukettens/arrangemangets omfång syns uppifrån. Respektive bukett/arrangemang kommer att bedömas från skala 1-5. Varje bukett/arrangemang kommer att utvärderas av en grupp bestående av 7 personer, därför blir maxpoängen per bukett/arrangemang 35 poäng och maxpoäng för kriteriet Kvalitet blir 280 poäng. Utvärderingen kommer att vara anonymiserad. Gruppen kommer inte att få reda på vilken anbudsgivare som lämnat respektive fotografier. Angående Blomsterbukett Födelsedag 250 SEK och Planterings/arrangemang i skål/kruka Födelsedag 250 SEK ska anbudsgivaren bifoga bilder på två olika varianter av buketter/arrangemang. LiU följer de beloppsgränser för representation som gäller för inköp av blommor. Beloppen Sida 13 av 20

14 avser endast blommor exklusive moms och budavgift. Observera att två bilder måste bifogas i varje dokument. Ett dokument per efterfrågat exempel nedan. Dokumentet är exempelvis Word men även andra format går bra. Namnge dokumenten med ordningsnummer och/eller begrepp som används nedan. 1. Blomsterbukett för födelsedag 250 SEK (Variant 1) (Bifogat dokument) 2. Blomsterbukett för födelsedag 250 SEK (Variant 2) (Bifogat dokument) 3. Plantering/arrangemang i skål/kruka för födelsedag 250 SEK (Variant 1) (Bifogat dokument) 4. Plantering/arrangemang i skål/kruka för födelsedag 250 SEK (Variant 2) (Bifogat dokument) 5. Kondoleansblomma för 250 SEK (Bifogat dokument) 6. Begravningsdekoration Hög inklusive textat band för 1000 SEK (Bifogat dokument) 7. Begravningsdekoration Låg inklusive textat band för 1000 SEK (Bifogat dokument) 8. Begravningskrans inklusive textat band för 1000 SEK (Bifogat dokument) Miljö/rättvisemärkt Miljö Anbudsgivaren bör tillhandahålla snittblommor som uppfyller kriterierna för Fair Flowers Fair Plants eller likvärdig märkning. Kopia av intyg ska medfölja anbudet. Bifogas inget intyg tilldelas anbudslämnaren betyg 0. Bifogas intyg? (0 eller 10 p) (Fritextsvar) 3.3 Pris Utvärdering av pris Anbudsgivaren ska lämna priser för varukorgen och priser för leverans i Bilaga A. Anbudsgivaren ska fylla i samtliga gula fält i bilagan som sedan ska bifogas anbudet. De priser som kommer att utvärderas är totalsumman på varukorgen och totalsumman på leveranspriserna. Produkterna i prisbilagan ska erbjudas under hela avtalstiden, med undantag för naturliga säsongsvariationer och liknande. Om möjligt ska anbudsgivaren i sådana fall kunna erbjuda en likvärdig produkt. Bifoga ifylld Bilaga A: (Bifogat dokument) Sida 14 av 20

15 4. Kommersiella villkor 4.1 Allmänna avtalsvillkor Acceptans av kommersiella villkor Samtliga nedan ställda kommersiella villkor ska accepteras i sin helhet. Krav uppfylles: (/ svar) Avtalshandlingar/rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Ev. skriftliga ändringar och tillägg till avtal Avtal Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat 2015-xx-xx Säljarens anbud, daterat 2015-xx-xx Avtalstid Avtalet gäller from tom LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Eventuell förlängning ska meddelas senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Sådan förlängning ska vara skriftlig. Förlängning sker endast på LiU:s begäran och kan inte nekas av Säljaren Säljarens åtagande Säljaren åtar sig att leverera avtalade varor i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt Säljarens anbud. Säljaren svarar för att tjänsten utförs fackmannamässigt, i enlighet med branschpraxis Avrop Avtalen i denna upphandling är ramavtal med alla villkor fastställda. Vid avrop styrs valet av leverantör enligt särskild fördelningsnyckel enligt LiU:s specifika behov gällande sortiment, pris, leveransmöjlighet och miljöanpassat utbud vid var tid Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna Statistik Leverantören ska efter anmodan, en (1) gång per år, kostnadsfritt lämna statistik. Statistiken ska överlämnas via datafil i t.ex. Excel. Statistiken ska som minst visa till vilket belopp LiU köpt tjänster för av Säljaren Kontaktpersoner Vardera parten ska utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. Kontaktperson LiU: Sida 15 av 20

16 Kontaktperson Säljaren: LiU-inköp Avtalet kommer att publiceras i LiU-inköp med avtalsinformation och kontaktuppgifter. LiU använder ett elektroniskt beställningssystem för beställningar av varor och tjänster kallat LiU-Inköp. Anbudsgivaren ska erbjuda en koppling till LiU-Inköp för beställning av produkterna genom en elektronisk produktkatalog med bilder som LiU kan vara behjälplig med att ta fram. Minimum är att anbudsgivaren ska tillhandahålla en bevakad e-postadress dit beställningen kan skickas. Orderbekräftelse ska alltid skickas till beställaren. Kopplingen till LiU:s e-handelssystem inklusive bilder ska vara genomförd senast en månad efter avtalets tecknande och anbudsgivaren ska verka för att främja en sådan koppling Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 4.2 Ekonomiska villkor Pris [Priser enligt Bilaga A, Säljarens anbud.] Säljaren erbjuder även en procentuell rabatt om [x %] på angränsande sortiment och tillbehörs listpriser som ska gälla under hela avtalsperioden. Listpriserna ska finnas allmänt tillgängliga för marknaden så att LiU enkelt kan kontrollera att rätt rabatterat pris erbjuds vid varje avropstillfälle Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Moms tillkommer. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Inga tillkommande avgifter accepteras Fakturering Faktura till LiU ska vara antingen en pappersfaktura eller en elektronisk faktura i format Svefaktura. Vid LiU inkommer samtliga pappersfakturor till en central adress, skannas in för att sedan distribueras ut till respektive institution i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställarreferens måste anges tydligt för att fakturan ska hanteras i det elektroniska flödet. Fakturan ska skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Exempel på referensens format: 1234 Nils Nilsson Leverantören bör under avtalsperioden erbjuda e-faktura i formatet Svefaktura. Faktura i Sida 16 av 20

17 pdf-format accepteras inte som elektronisk faktura. För mer information om e-faktura och e-beställningar se LiU:s informationssida om e-handel, Prisreglering Fasta priser gäller för första avtalsåret. Därefter får prisjustering ske årligen enligt följande: LiU, som statlig myndighet, följer de statliga riktlinjer som finns gällande beloppsgränser för representation. Dessa beloppsgränser är fasta, vilket innebär att det är buketternas/blomsterarrangemangens ingående komponenter som kan behöva justeras vid eventuella prisjusteringar. Vid en eventuell prishöjning på enstaka blommor ska Säljaren sträva efter att inte minska antal ingående delar i buketterna/blomsterarrangemangen utan i stället välja andra blommor i den mån det är möjligt. Vid prishöjning får prisjustering ske, vilken ska följa förändring i SCB:s konsumentprisindex, definitivt värde. Basmånad ska vara april Prisjustering måste meddelas LiU skriftligen minst tre (3) månader innan den börjar gälla. Vid en eventuell förlängning av avtalet sker prisjustering enligt samma modell. Förändringar vars resultat enligt beräkning ovan understiger 2 % justeras inte. 4.3 Beställningsvillkor Beställning Beställning kan göras av LiU-anställd med hänvisning till detta avtal. Beställning ska i första hand göras via LiU:s elektroniska beställningssystem (LiU-inköp), till en av anbudsgivaren utpekad bevakad orderadress. Beställning ska dock i undantagsfall även kunna göras via telefon eller över disk i butik. Orderbekräftelse ska alltid skickas via e-post till beställaren efter beställning. Anbudsgivarens butik ska vara öppen måndag - fredag, kl för att möjliggöra beställning och hämtning i butik. Detta gäller ej helgdagar som infaller på en av dessa veckodagar. 4.4 Leveransvillkor Leveranstid Om mindre beställning gjorts innan kl 14:00 ska hämtning/utkörning ske nästkommande dag (dock inte söndag). Med mindre beställning menas enstaka buketter eller enstaka blomsterarrangemang. Utkörning/hämtning av beställningar ska ske inom två (2) arbetsdagar efter beställning när det gäller större beställningar. Med större beställningar menas flera buketter eller flera blomsterarrangemang. Utkörning/hämtning av beställningar ska ske inom två (2) veckor efter beställning vid beställningar till större evenemang. Med större evenemang menas t.ex. bordsdekorationer för ca gäster, ca scendekorationer och ett färre antal övriga buketter och blomsterarrangemang Överenskommelse om avlämningstid och plats Sida 17 av 20

18 Säljaren ska garantera att mottagaren/beställaren kontaktas via telefon av budet för att komma överens om tid och plats för avlämning Utkörning Utkörning till angiven plats ska ske helgfri måndag - fredag kl. 10:00-20:00, lördag kl. 10:00-14: Leveransplats Leverans ska ske till av beställaren angiven plats. Leveranser kommer i de flesta fall att beställas till olika adresser inom [Linköpings] [Norrköpings] tätort, men Säljaren ska också tillhandahålla leverans till andra orter i Sverige. Oberoende till vilken ort i Sverige som varan ska levereras så ska beställning alltid göras hos Säljaren. Om leverans önskas inom övriga Sverige ska Säljaren ansvara för att en motsvarande vara som beställts levereras Felaktig/försenad leverans Vid felaktig leverans ska Säljaren, inom en (1) timme från att beställaren anmält felet, genomföra en omleverans enligt överenskommelse med beställaren. Om leveransen är mer än en timme försenad har LiU rätt till 50% avdrag på ordervärdet eller rätt att avboka ordern Emballage Kostnader för emballage vid större evenemang ska ej debiteras. 4.5 Övriga villkor Force Majeure Part är inte ansvarig för skada eller dröjsmål som beror på omständigheter utanför partens kontroll, som denne skäligen inte kunnat räkna med vid avtalets tecknande och vars följder skäligen inte kunnat undvikas eller övervinnas. Som sådan händelse kan räknas svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om parten själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet ska utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden, eller på annat sätt bryter mot villkor i avtalet, däribland vad som stadgas om ersättning, och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har mottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om Säljaren: - är under likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar, - är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, - är representerad av en person som är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, Sida 18 av 20

19 - har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, - inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker Marknadsföring Säljaren får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal ska avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Säljaren får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. Sida 19 av 20

20 5. Försäkran 5.1 Bekräftelse av anbud Försäkran Försäkran ska signeras av behörig företrädare, skannas och bifogas anbudet, se punkt Härmed försäkras att lämnat anbud är korrekt: Anbudsgivare (Fritextsvar) Ort och datum (Fritextsvar) Underskrift (Fritextsvar) Namnförtydligande (Fritextsvar) Befattning (Fritextsvar) Sida 20 av 20