Socialnämndens dokumenthanteringsplan Antagen av socialnämnden genom Beslut

Transkript

1 Socialnämndens dokumenthanteringsplan Antagen av socialnämnden genom Beslut

2 Innehåll Inledning... 3 Bakgrund...3 Struktur...3 Viktiga begrepp...3 Registrering av handlingar...3 Digitala handlingar, IT-system, bild- och ljudupptagningar...4 Verksamhetssystem...5 Gallring inom socialtjänsten...6 Arkivbeskrivning för socialförvaltningen Socialnämnden Administrativa avdelningen Personaladministration Ekonomiadministration Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Anmälan enligt tobakslagen Anmälan enligt lagen om detaljhandel med nikotinläkemedel Arbetscentrum Handikappomsorg Individ- och familjeomsorg Familjerätt Adoption Vårdnad, boende och umgänge

3 Inledning Bakgrund Enligt arkivreglemente för Haninge kommun ska varje myndighet (nämnd) upprätta en dokumenthanteringsplan. Planen ska fungera som en katalog över de handlingar som hanteras av nämnden och ska tillsammans med olika verksamhetssystemen ge en heltäckande bild av vilken dokumentation som finns att tillgå inom nämndens verksamhetsområde. Struktur I dokumenthanteringsplanen redovisas de olika typer av handlingar som förvaras på socialförvaltningen. Handlingarna redovisas per avdelning och ibland per specifikt arbetsområde i bokstavsordning. Handlingar som är gemensamma för hela förvaltningen redovisas enbart under Administrativa avdelningen, exempelvis handlingar som gäller ekonomi, personal, e-post etc. I dokumenthanteringsplanen anges under kolumn Ordning/förvaring/registrering: 1. Var eller hos vem som handlingen finns 2. På vilket sätt original handlingen är ordnad 3. I vilket verksamhetssystem är handlingen registrerad Viktiga begrepp Följande termer används i planen: Haningearkivet: Pappersåtervinning: : Efter: Till: Gallras: : Handlingen ska sparas (arkiveras) Handlingen ska kastas (gallras) Handlingen ska förstöras (gallras) innehåller sekretess! Det antal år som handlingen förvaras på angiven plats innan den kastas/förstörs eller arkiveras Plats där handlingen förvaras till dess att den ska förstöras/kastas eller arkiveras Handlingen förstörs eller kastas Mindre arkiv på respektive avdelning och/eller enhet Registrering av handlingar Enligt 5 kap 1 offentlighets- och sekretesslag är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registreringsskyldigheten gäller inte om: 1. En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. 2. Offentliga handlingar behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. T ex i en systematisk förvaring i en pärm. 3. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T ex enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden mm. 3

4 4. Regeringen meddelat särskilda föreskrifter om att handlingar av ett visst slag hos en myndighet inte behöver registreras. Av registret ska framgå: 1. Datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. Diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. I korthet vad handlingen rör. Uppgifter enligt första stycket 3 eller 4 ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten. Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna handlingar som inkommit eller upprättas av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen ger anvisningar i vilket verksamhetssystemolika handlingar ska registreras eller på annat sätt hållas ordnade. Digitala handlingar, IT-system, bild- och ljudupptagningar Enligt 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen begreppet handling omfattar utöver framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Det innebär att digitala handlingar, uppgifter i olika IT-system samt bild- och ljudupptagningar ska behandlas på samma sätt som andra skriftliga framställningar. Oavsett om en handling finns på papper eller enbart i digital form gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. 4

5 Verksamhetssystem På socialförvaltningen används ett flertal verksamhetssystem i vilka handlingar registreras och förvaras digitalt. Nr System Verksamhetsområde Används av 1 Agresso Ekonomisystem Samtliga förvaltningar 2 Serveringstillstånd/tillsyn Administrativa avdelningen 3 OL2 Tillsyn över försäljning av folköl, Administrativa avdelningen tobak och nikotinläkemedel 4 Web Care öppna primärvården och kommen Landstinget 5 Baltzar Elektronisk fakturahantering Samtliga förvaltningar 6 C-2 Synpunktshantering Samtliga förvaltningar 7 GW Arbetsmarknadsåtgärder Arbetscentrum Arbetsmarknad 8 Kommunoffice Samtliga förvaltningar Postlista Registrering av inkommen och utgående post Diarium Ärendehantering till nämnd och utskott FPS Upprättande av föredragningslista och protokoll 9 Marsh Plus Säkerhet och hantering av tillbuds- Samtliga förvaltningar och personskadeanmälningar 10 Socialtjänst Individ- och familjeomsorg 11 Time Care Arbetsschema för vårdpersonal Handikappomsorgen 12 WM-omsorg Socialtjänst och LSS Handikappomsorgen 13 Heroma självservice Personaladministration PA-system Samtliga förvaltningar och löner m m 14 PUL databas Personuppgiftsombuden Samtliga förvaltningar 15 Web Care Gemensam databas för slutna och Handikappomsorgen och 16 GroupWise Socialförvaltningens myndighetsbrevlåda Inkomna och utgående e-post meddelanden Samtliga avdelningar Samtliga avdelningar Särskilda brevlådor För mottagande av tjänsteansökningar 5

6 Gallring inom socialtjänsten Gallringsregler inom socialtjänsten regleras i SoL 12 kap 1 och 2 samt i LSS 21 c och 21 d. Det innebär att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden ska gallras ut (förstöras) fem år efter den senaste anteckningen gjordes i akten. Undantag från gäller för: Handlingar rörande faderskap Handlingar rörande adoption Handlingar rörande underårigs placering för vård i annat hem än det egna; som familjehem, hvb-hem eller annat enskilt hem Av socialnämnden godkända avtal om vårdnad, boende och umgänge för barn som ännu inte fyllt 18 år Handlingar för forskningsändamål. Det gäller akter för personer som är födda på dag 5, 15 eller 25 Bevarande och gallring i digitala akter Dokumentationen inom socialtjänsten är uppdelad i dels fysiska pappersakter dels i digitala akter i olika IT-baserade verksamhetsstöd. I de fysiska akterna förvaras t.ex. inkomna handlingar, utredningar och beslut. I de digitala akterna förvaras socialtjänstens egna upprättade handlingar; som journalanteckningar, utredningar, beräkningsunderlag för ekonomiska bistånd, betalningar av vårdkostnader och ekonomiska bistånd. De digitala akterna är en del i socialregistret och na gäller lika för både fysiska akter och digitala akter. Inom individ- och familjeomsorg finns som IT-stöd. Inom handikappomsorg finns WM-omsorg som IT-stöd. Rensning av personakter När ett ärende är avslutat ska personakten städas. Handlingar som saknar aktualitet och betydelse för ärendets bedömning rensas ut. 6

7 Arkivbeskrivning för Socialförvaltningen Enligt arkivlagen ska en arkivbeskrivning vara upprättad hos samtliga myndigheter. Syftet med beskrivningen är att visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation från och med tidpunkten för senaste större omorganisation, arkivets struktur (huvudarkiv, delarkiv mm.) samt vilka gallringsregler som tillämpas. Den ska också upplysa om vem eller vilka som ansvarar för myndighetens arkivvård. Socialförvaltningen leds av en förvaltningschef och består av fyra avdelningar; Administrativa avdelningen, Arbetscentrum, Handikappomsorg samt Individ- och familjeomsorg. Administrativa avdelningen har ansvaret för frågor som rör personal, ekonomi, information, allmänna utredningar och remisshantering. Avdelningen ansvarar för förvaltningens registratur och nämndhantering. Inom avdelningen ligger även ansvar för systemförvaltning och framtagande av statistik. Ansvaret för handläggning av ansökningar om serveringstillstånd, tillsyn enligt alkohollagen, tillsyn av försäljning av tobak enligt tobakslagen samt tillsyn över försäljningen av nikotinläkemedel ligger inom denna avdelning. Arbetscentrum samordnar olika arbetsmarknadspolitiska insatser i kommunen. Syftet är att förbereda och underlätta för arbetslösa att komma in på arbetsmarknaden. Avdelningen ansvarar även för olika rehabiliteringsinsatser och administration av kommunens feriearbeten. Handikappomsorgen ansvarar för stöd och service till kommuninvånare under 65 år som har fysiska- och/eller psykiska funktionsnedsättningar. Verksamheten styrs av lagen och stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), socialtjänstlagen (SoL), lag om assistansersättning LASS, hälso- och sjukvårdslagen (HSL) samt lagen om färdtjänst. Avdelningen har dels en enhet för myndighetsutövning enligt lagstiftning samt en organisation för utförande av beslutade insatser som; personlig assistans, gruppboende, daglig verksamhet samt boendestöd. Inom avdelningen finns ett resursteam där sjuksköterskor, arbetsterapeuter samt sjukgymnaster fungerar som ett stöd för hela verksamheten. Individ och familjeomsorg bistår enskilda personer och familjer med socialt stöd i form av ekonomiskt bistånd, vård- och behandlingsinsatser, råd- och stödinsatser. Avdelningen har en familjerättsenhet samt ansvar för samordning av kommunens flyktingmottagande. Verksamheten styrs av socialtjänstlagen (SoL), lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM), lag med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU), föräldrabalken FB. Avdelningen har en bred organisation för myndighetsutövning inom lagstiftning med indelning i tre sektioner. En för handläggning av ekonomiska bistånd samt flyktingärenden, en för barn- och familjeärenden/familjerätt och en för ungdom- och vuxenärenden. Inom avdelningen finns egen öppenvårdsverksamhet i olika former för barn- och familj samt missbruksbehandling. 7

8 1. Socialnämnden Handlingens namn Allmänna hemvärnet Ansökningar om föreningsbidrag Ansökan om statsbidrag eller EU-bidrag m m Underlag till ansökan Underlag ansökningar om föreningsbidrag Diarieförda handlingar Diarier och register till diarier samt ett exemplar av varje använd diarieplan Delegationsbeslut Kallelse och föredragningslistor till socialnämndens och utskottens sammanträde Meddelanden till socialnämnden eller utskott Nämndens budgetförslag Närvarolista Ordning/förvaring/ registrering Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium FPS Digital förvaring FPS Digital förvaring FPS Digital förvaring Postlistan och Diarium Efter Till Anmärkning 3 år Haninge- Arkivet 3 år Haninge- Arkivet 3 år Haninge- Arkivet 3 år Pappersåtervinning 3 år Haninge arkivet 3 år Haninge arkivet 3 år Haninge arkivet 1 år Pappersåtervinning Sekretess Gäller originalansökan, sammanställning över ansökningar samt beslut När beslutet fattas av socialnämnden T ex verksamhets-, årsberättelser, budgetförslag Gäller handlingar som är av betydelse för verksamheten Protokollsbilaga 8

9 Protokoll Protokoll från Socialnämnden Protokoll från socialnämndens arbetsutskottet Protokoll från Socialnämndens individutskott Remisser Remissvar Styrdokument och planer antagna av socialnämnden Uppropslista Verksamhetsberättelse/årsb erättelse Styrdokument antagna av socialnämnden Verksamhetsuppföljningar Voteringslista Postlistan och Diarium FPS FPS FPS Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Systematiskförvaring Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium Postlistan och Diarium 3 år Haninge arkivet 1 år Haninge arkivet 1 år Pappersårervining 1 år Pappersårervining protokoll från kommittéer, samarbetsorgan, samrådsgrupp o dyl., tillsatta av nämnden eller där nämnden har sekreteraransvar och som innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten Kopia på protokolls paragraf förvaras i diarieakt Kopia på protokolls paragraf förvaras i diarieakt Kopia på protokolls paragraf rörande enskilt ärende förvaras i personakt och gallras enligt lag Gäller samtliga avdelningar och enheter T ex Mål- och budget, planer, policys, riktlinjer m.m. T.ex. verksamhetsstatistik, kvalitetsuppföljningar 9

10 1.1 Administrativa avdelningen Handlingens namn Ordning/förvaring/ registrering Anteckningar Ansvarig chef med Minnesanteckningar från personalansvar olika möten Ansökningar om statsbidrag m m Avtal Begäran att del av allmänna handlingar Ansvarig chef Postlistan Avtalsdiariet AVTAL föredragandekod 400 efter diarienummer Ansvarig tjänsteman Dokumenteras i relevant verksamhetssystem Avslag på begäran att lämna ut handlingar Digitala logglistor i server såsom e-postloggar, cookiefiler och globalfiler Enkäter Enkäter, sammanställningar Underlag och svar till egna Ansvarig handläggare enkätsammanställningar Socialförvaltningens myndighetsbrevlåda E-post inkommande och utgående e-post av betydelse E-post av tillfällig karaktär eller ringa betydelse Fotografier, filmer, videoeller ljudband som rör verksamheten Efter Till Anmärkning 2 år Pappersåtervinning Postlistan Ansvarig tjänsteman Inom 3 månader Relevant verksamhetssystem Ansvarig handläggare Informatör et Digitalt raderas Under giltighetstiden Haningearkivet Raderas 1 år Pappersåtervinning Vid inaktualitet Vid inaktualitet Raderas Vid inaktualitet Raderas 1 år Haningearkivet Ex APT, ledningsgrupp När beslut fattas av Tjänsteman Ex samarbetsavtal, interna avtal, samverkansavtal Raderas automatiskt efter 3 mån Besvarade enkäter Egna enkätundersökningar Inkommande e-post vidarebefordras till socialförvaltningens myndighetsbrevlåda Utgående e-post skickas som hemlig kopia till socialförvaltningens myndighetsbrevlåda Se vidare under utgående- och inkommande skrivelser 10

11 Informationsskrifter, broschyrer eller liknande som framställts inom den egna verksamheten Inventarieförteckning Informatör et Minnesanteckningar från möten med ledningsgrupp, referensgrupp eller liknande Personuppgift, begäran om registerutdrag enligt 26 PuL Personuppgifter, anmälda behandlingar enligt PuL Pressmeddelanden Rapporter (slutbehandlade) och handlingar från utredningar och projekt som görs inom eller på uppdrag av den egna verksamheten Rutiner, lathundar för interna verksamhet Röstbrevlåda, meddelande av betydelse för beslut Röstbrevlåda, meddelande av ringa betydelse Ansvarig chef med personalansvar Personuppgiftsombud Personuppgiftsombud PU-databas Informatör Ansvarig chef Ansvarig tjänsteman Dokumenteras i relevant verksamhetssystem Ansvarig tjänsteman 1 år Haningearkivet Mallar Ansvarig tjänsteman Vid inaktualitet 3 år Haninge- Arkivet Pappersåtervinning 2 år Vid inaktualitet 1 år Pappersåtervinning 2 år Haningearkivet Under giltighetstiden 2 dygn resp. 3 mån 2 dygn resp. 3 mån Raderas Raderas Ett exemplar av varje. Löpande lämnas till arkivet Omfattar även ev. utdrag samt svar. Redovisas varje år till socialnämnden Meddelandens om avlyssnas gallras efter 2 dygn Meddelande som inte avlyssnas gallras efter 3 månader Meddelandens om avlyssnas gallras efter 2 dygn Meddelande som inte avlyssnas gallras efter 3 månader 11

12 SMS av betydelse för beslut Ansvarig tjänsteman Dokumenteras i relevant verksamhetssystem Vid inaktualitet Raderas SMS av ringa betydelse Ansvarig tjänsteman Vid inaktualitet Raderas Synpunkter på Ansvarig chef 3 år verksamheten C-2 Svar på synpunkter på Ansvarig chef 3 år verksamheten C-2 Tidningsurklipp som har direkt anknytning till verksamheten Informatör 2 år Haningearkivet Utbildningsmaterial Ansvarig tjänsteman Vid inaktualitet 1.2 Personaladministration Ordning/förvaring/ Handlingens namn registrering Anmälan till Ansvarig chef Arbetsmiljöverket om Marsh Plus personskada Arbetsskadeutredning Annons, kravprofil, meritförteckning, anteckning från intervju, från referenstagning, namnlista på inkomna ansökningar via e-post Ansökningshandlingar vid tjänstetillsättningar Anställningavtal och lönebeslut Arbetsbetyg, tjänstgöringsintyg Arbetsskadeanmälan/ tillbudsskadeanmälan Bilavtal Närmaste chef med personalansvar Sytematisk i pärm GroupWise särskild brevlåda Närmaste chef med personalansvar Sytematisk i pärm Närmaste chef med personalansvar Sytematisk i pärm Heroma självservice Närmaste chef med personalansvar Sytematisk i pärm Respektive avdelning Marsh plus Sytematisk i pärm Efter Till Anmärkning Vid inaktualitet Pappersåtervinning 2 år Pappersåtervinning 2 år Pappersåtervinning Vid anställni ngens slut Vid inaktualitet Vid anställni ngens slut Ansökan, CV, examen, betyg 12

13 Läkarintyg, läkarutlåtande, handlingar rörande rehabiliteringsutredning Lönelistor Mertids-/övertidsjournal Närmaste chef med personalansvar Hos närmaste chef Kopia Hos närmaste chef Kopia 1 år Pappersåtervinning 2 år Pappersåtervinning Gäller även OSA och trygghetsanställningar Förvaras inlåst Original hos KSF Omplaceringsbeslut Hos PA-konsult Vid inaktualitet Protokoll från MBLförhandling Protokoll från skyddsrond Protokoll från samverkansgrupp Protokoll från löneförhandling Protokoll från förhandling med arbetstagarorganisation Postlista Postlista n Postlista Semester/ledighetsansök ningar Tjänstgörings-/ tidsrapporter Tjänstgöringsschema Uppgiftsfördelning arbetsmiljö Heroma självservice Hos närmaste chef Heroma självservice Hos närmaste chef 2 år Haningearkivet 2 år Haningearkivet 2 år Haningearkivet 2 år Haningearkivet 2 år Haningearkivet Pappersåtervinning Tidigast efter 2 år Sekretessförbindelse Hos närmaste chef Vid inaktualitet Raderas 2 år Pappersåtervinning 2 år Pappersåtervinning Heroma självservice 2 år Pappersåtervinning Vid uppdragets slut Uppgifterna finns digitalt Vid anställningens slut 1.3 Ekonomiadministration Ordning/förvaring/ Handlingens namn registrering Attestförteckning Förvaras hos ekonomiassistent Efter Till Anmärkning 2 år Pappersåtervinning 13

14 Dokumentation tertialbokslut (delårsrapport) Sof Dokumentation årsbokslut 10 år Pappersåtervinning 10 år Pappersåtervinning Fakturajournal 10 år Pappersåtervinning Fakturaunderlag 10 år Pappersåtervinning Verifikationer 10 år Pappersåtervinning bokföringsorder Verifikationer internräkningar Verifikationer leverantörsfakturor Digitala Manuella och sekretessfakturor Agresso Agresso Baltzar Agresso 10 år Pappersåtervinning 10 år Pappersåtervinning Årsvis Årsvis Kronologisk ordning Förvaras i nummerordning Förvaras i nummerordning Förvaras i nummerordning Förvaras i nummerordning 1.4 Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen Handlingens namn Ordning/förvaring/ registrering Efter Till Anmärkning Anmälan om försäljning av öl 2 år Pappersåtervinnig Anmälan om ändrade ägarförhållanden Anmälan om utsedda serveringsansvariga personer Ansökan om stadigvarande serveringstillstånd Ansökan om tillfälligt serveringstillstånd Beslut i ärende om stadigvarande serveringstillstånd Vid inaktualitet 3 år Efter det att verksamheten upphört Så fort en ny anmälan inkommer förstörs den gamla Akten rensas och arkiveras tre år efter det att verksamheten upphört. Akten rensas och arkiveras tre år efter det att verksamheten upphört. 14

15 Beslut om tillfälligt serveringstillstånd Beslut i ärende om varning och sanktioner Domar Egentillsynsprogram Minnesanteckningar/ PM från polisen Restaurangrapporter Sammanställningar av provköp Sammanställningar av berusningsstudier Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner När verksamheten upphört Pappersåtervinning 10 år 2 år Haningearkivet 2 år Haninge arkivet Akten rensas och arkiveras tre år efter det att verksamheten upphört Tre år efter det att verksamheten upphört 2 år Handling som tillförs tillsynsutredning, se under tillsynsutredning 3 år Bör sparas i ärenden som lett till villkor, varning eller återkallelse Tjänsteskrivelse /förslag till beslut i ärende om stadigvarande tillstånd, tillsynsärende rörande återkallelser, varning och sanktioner av serveringstillstånd Tillståndsbevis Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel och/eller servering av öl Tillsynsutredningar som avskrivs I butiksordning hos ansvarig tjänsteman När verksamheten upphört Tre år efter det att verksamheten upphört. Tre år efter det att verksamheten upphört Handling som tillförs tillsynsutredning, se under tillsynsutredning Samtliga handlingar i ärendet 15

16 Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Yttrande från andra myndigheter, ekonomiska räkenskaper och kontrakt Andra handlingar av ringar betydelse för beslutet Underlag för beslut om tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten och till slutna sällskap Yttranden till andra myndigheter Ärenden där sökanden återtagit ansökan Överklaganden Samtliga handlingar i ärendet 3 år Samtliga handlingar i ärendet 3 år Samtliga handlingar 1 år Pappersåtervinning Lotteriinspektionen 3 år Samtliga handlingar Tre år efter det att verksamheten upphört 1.5 Anmälan enligt tobakslagen Handlingens namn Ordning/förvaring/ registrering Anmälan enligt tobaksslagen OL2 Beslut om vite OL2 Beslut om förbud OL2 Beslut om föreläggande OL2 Egentillsynsprogram OL2 Efter Till Anmärkning 2 år Haningearkivet 2 år Pappersåtervinning 16

17 Tillsynsrapporter OL2 2 år Pappersåtervinning 1.6 Anmälan enligt lagen om detaljhandel med nikotinläkemedel Handlingens namn Ordning/förvaring/ Efter Till Anmärkning registrering Anmälan OL2 2 år Haningearkiv et Efter det att verksamheten upphört Egentillsynsprogram Tillsynsrapporter OL2 OL2 2 år Pappersåtervinning 2 år Pappersåtervinning 17

18 2. Arbetscentrum Handlingens namn Ordning/förvaring/ Efter Till Anmärkning registrering Avtal och kontrakt Ansvarig enhetschef 2 år enskilda brukare Dokumentation i G W Digital förvaring 5 år Gallras Arbetsmarkand G W Arbetsmarkand Journalanteckningar 2 år Psykologer på Oden Läkarintyg, läkarutlåtande Vid inakt- Gällande brukare som inte har anställning i G W Arbetsmarkad ualitet kommunen Organisationsplaner 10 år Sammanställning av 2 år Avser egna enkäter enkäter Postlistan Statsbidrag ansökningar 10 år Statsbidrag underlag till 2 år ansökningar Postlistan Statsbidrag beslut 10 år Postlistan 5 år Överenskommelse/ arbetsplan, visstidsanställda/praktikanter. Anställningsbeslut Överenskommelse/arbets plan, visstidsanställda/praktikanter Anställningsbeslut G W Arbetsmarkand 10 år 18

19 3. Handikappomsorg Handlingens namn Anmälan om personskada brukare till länsstyrelsen enligt 23 LSS Anmälningar och ansökningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Avgiftsunderlag för beräkning av avgift för hemtjänst, trygghetslarm, boende m.m. enligt taxa Ordning/förvaring/ registrering Diarium Efter Till Anmärkning 2 år WM-omsorg 10 år Fakturajournal 10 år Avgiftsunderlag för beräkning av matavgifter vid korttidsvistelse och daglig verksamhet. (LSS) WM-omsorg 10 år Avtal med kontaktperson Beslut om kontaktperson Avtal för vårdplats Dokumentation rörande brukare vid genomförande av insatser enligt SoL/LSS: Genomförandeplan Hälsoanteckningar Omvårdnadsjournal Enhetsuppföljning WM-omsorg Heroma WM-omsorg WM-omsorg på respektive verksamhet I vissa fall förvaras handlingarna hos den enskilde Hälsoanteckningar överförs till Resursteamet Avdelningschef Postlista (Scannas) Handlingarna inte i personakt Ramavtal, individavtal Dokumentationen är den enskildes egendom. Den enskilde eller god man bestämmer om akten ska följa brukaren vid flytt till annat boende eller till annan verksamhet. 10 år Förvaras på avdelningen för att bevara historik 19

20 Färdtjänst Ansökan Läkarintyg Utredning Beslut Riksfärdtjänst Ansökan Läkarintyg Utredning Beslut Habiliteringsersättning LSS Handlingar rörande ärenden enligt SoL och LSS: Ansökan om god man, förvaltare, förmyndare Ansökan om insats Beslut Domar Fullmakter Förhandsbesked Individuella planer Journalblad Korrespondens av betydelse Utredningar Ärendeblad Överklagan Hyreskontrakt, där kommunen innehar 1:a handskontrakt Hälso- och sjukvårdsjournaler Journalanteckningar i personärende Kontaktpersons-/ kontaktfamiljs-utredning Korrespondens av tillfällig eller rutinmässig betydelse Förvaras i personakt 2 år Originalhandlingar sänds till landstinget för beslut Förvaras i personakt 2 år Originalhandlingar sänds till landstinget för beslut Sytematisk i pärm Aggressor WM-omsorg Resursteamet WM-omsorg WM-omsorg 2 år 10 år Gäller för brukare. 10 år Haninge- Arkivet Vid inaktualit et 20

21 Kvitton och redovisningar av enskilda brukares privata medel på respektive gruppboende/särskilt boende eller hos boendestödjare 10 år Måste förvaras inlåst Larmrapporter 2 år Gäller för boendestöd under 65 år LASS-beslut från 2 år försäkringskassan LASS-beslut. Redovisning av utförda timmar till Försäkringskassan 2 år Lex Sarah enligt SoL och LSS. Anmälan och utredning om allvarliga missförhållanden enligt SoL 14 kap 2 och 24a LSS Lönelistor på arvoden till kontaktpersoner Meddelande från landstinget om färdigbehandlade patienter Nyckelkvittenser Diarium WM-omsorg Heroma WebCare Verksamheternas kontor 10 år Vid inaktualit et Handlingarna förvaras inte i personakt Gallras av landstinget Måste förvaras inlåst Vårdfakturor Aggresso 10 år Sekretess 21

22 4. Individ- och familjeomsorg Handlingens namn Ordning/förvaring/ registrering Anmälan/ansökan som inte tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Anmälan/ansökan som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Ansvarsförbindelse Ansökan om ekonomiskt bistånd/ försörjningsstöd Attestlista Avtal med familjehem respektive enhet Uppdragstagarakt Efter Till Anmärkning 2 år Beslut om att inte inleda utredning registreras i. Aktualiseringar underåriga barn ska dokumenteras i särskilt BBIC-formulär där även statistik förs om vilket beslut som fattas med anledning av aktualiseringen. I kronologiska pärmen finns ett försättsblad med en förteckning över de diarienummer som finns i pärmen 10 år Haningearkivet Om det finns en personakt ska inkommen aktualisering förvaras där, även om den inte ger upphov till nytt ärende. Aktualiseringar underåriga barn ska dokumenteras i särskilt BBIC-formulär där även statistik förs om vilket beslut som fattas med anledning av aktualiseringen Gäller oftast hvb-hem 22

23 Avtal med kontaktpersoner/ kontaktfamiljer Begäran om yttrande från förvaltningsdomstol Beräkningsunderlag för beslut om ekonomiskt bistånd Beslut och beslutsmeddelanden Beslut om betalning i behandlingsärenden Beslutsunderlaget Beslut om föräldraavgifter för placerade barn/ Beslut om eftergift av föräldraavgifter Dom/beslut från förvaltningsdomstol Dödsboanmälan Dödsfallsintyg Släktutredning Boutredning Fullmakter Bouppteckningsintyg Ekonomiska Redovisningar et c Fullmakter Uppdragstagarakt Sytematisk förvaring efter barnets namn Vid Pappers tugg inaktualitet Vid inaktualitet Underlag till beslut antecknas som journalanteckning Beslut om eftergift kan endast fattas för ett år i taget. Fakturering av föräldraavgift görs av assistent på IFO 23

24 Förfrågan från skatteverket Förundersökningsprotokoll Handräckningsbegäran Genomförandeplan för beslutad insats Journalanteckningar i personärende Journalanteckningar/ minnesanteckningar i insatser som utförs av kommunens öppenvård Kallelse till rättegång mm Konsultationsdokument skola/hälsa Kopia av kvitton, räkningar, hyresavier o dyl Korrespondens av betydelse i ärende 6 mån Pappers tugg Vid inaktualitet Pappers tugg gallringsbestäm- melser Före 2009 personakt Från 2009 Vid inaktualitet gallringsbestäm- Vid inaktualitet melser Genomförandeplan för insatser till underåriga barn ska skrivas i särskilt BBIC-formulär Anteckningar förvaras digitalt i personakt i under handläggningstiden. Skrivs ut och tillförs de personakter som är undantagna från gallring Anteckningar förs på papper hos behandlingsenhet under insatsens genomförande. Efter avslutad insats tillförs handlingarna personakten. Digital dokumentation påbörjas 2009 Gäller utredningar om underåriga barn. Dokumentation skrivs i särskilt BBIC-formulär 24

25 Korrespondens av tillfällig eller rutinmässig betydelse Personutredning Förfrågan om uppgifter från kriminalvården Placeringsbeslut Placerings-meddelande kan rensas Polisrapport missbruk, Lob et c Polisrapport om brott eller misstanke om brott Remiss till behandlingsenhet Underrättelse från hyresvärd om uppsägning, hyresskuld et c / Systematisk i pärm / Systematisk i pärm Underrättelse om el-skuld Underrättelse från Kronofogde om avhysning Vid inaktualitet 1 år Journalanteckning om händelsen förs in i Vid inaktualitet 2 år Om det finns en personakt ska inkommen aktualisering förvaras där, även om den inte ger upphov till nytt ärende Vid inaktualitet Om det finns en personakt ska inkommen aktualisering förvaras där, även om den inte ger upphov till nytt ärende 6 mån Aktualiseras i. Om underrättelse leder till utredning förvaras den i personakt eller tillförs befintlig personakt. Förvaras annars i pärm under 6 mån Vid inaktualitet Om ärendet är aktuellt så tillförs uppgiften till personakten. Om ärendet är okänt så tuggas underrättelsen omedelbart 2 år Aktualiseras i. Om underrättelse leder till utredning förvaras den i personakt. Förvaras annars i pärm under 2 år 25

26 Underställning till länsrätt av beslut enligt LVU och LVM Uppdrag till behandlingsenhet Uppföljning av beslutad insats Utbetalning och inbetalning av bidrag och vårdkostnader Utredning av familjehem och kontaktperson/familj Utredning enligt 11 kap 1 SoL 11 kap 7 LVM Utredningsplan Uppdragsakt Uppföljning av insats för underåriga barn skrivs i särskilt BBIC-formulär Vårdfakturor förvaras i pärmar tillsammans med attestlista Utredningar underåriga barn ska skrivas i särskilda BBICformulär där även statistik förs om vilket beslut som fattas Utredningsplan för underåriga barn skrivs i särskilt BBIC-formulär Omprövning/ övervägande av vård Videofilm från behandlingsärende Vårdfaktura Förvaras på enheten Vid inaktualitet 10 år Haningearkivet Omprövning/övervägan de av placeringar av underåriga barn skrivs i särskilt BBIC-formulär Förvaras hos behandlingsenheten under insatsen. Raderas vid behandlingens slut Vårdfaktura betalas via och tillförs personakt digitalt 26

27 Vårdplan Vårdplan för underåriga barn skrivs i särskilt BBIC-formulär Yttrande till förvaltningsdomstol/ åklagare Återkravsärende/ Återbetalningsplan för ekonomiskt bistånd/ Faktura Överklagande med bilagor 10 år Haningearkivet Kopia i personakt Originalet i pärm 10 år 4.1 Familjerätt Handlingens namn Handlingar rörande faderskap och föräldraskap: Bekräftelse av faderskap och föräldraskap Beslut och domar Inkommen och utgående handling av betydelse i ärende Intyg Journalanteckningar Korrespondens med föräldrar Olika protokoll för utredande av faderskap och föräldraskap Rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar Styrkande av identitet Underrättelser från skatteverket om nyfödda Inflyttade barn upprättad handling Av betydelse i ärende Ordning/förvaring/ registrering Efter Till Anmärkning 2 år Haningearkivet Handlingar rörande faderskap och föräldraskap ska bevaras enligt socialtjänstens gallringsregler i 12 kap

28 Vårdnadsfrågor Handling av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär i ärende rörande faderskap och föräldraskap Vid inaktualitet 4.2 Adoption Handlingens namn Handlingar rörande adoptionsärende Ansökan om medgivande Ansökan till tingsrätt om adoption Beslut och domar Inkommen och utgående handling av betydelse i ärende Intyg om adoptionsutbildning Referenser Upprättad handling av betydelse i ärende Utdrag ur register Utredning, journalanteckningar Yttranden från olika myndigheter m.m. Handling av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär i ärende rörande adoption Ordning/förvaring/ registrering Efter Till Anmärkning 2 år Haningearkivet Beslut om adoption fattas av tingsrätten efter att den inhämtat upplysningar om barnet och sökanden från socialnämnden. Handlingar rörande adoption ska bevaras enligt socialtjänstens gallringsregler i 12 kap 2. 28

29 4.3 Vårdnad, boende och umgänge Handlingens namn Ordning/förvaring/ registrering Handlingar i ärende rörande vårdnad, boende och umgänge Ansökningar Av socialnämnden godkända avtal Beslut Domar Inkommen och utgående handling av betydelse i ärende Remisser Tingsrättens begäran om utredning Uppdrag Upprättad handling av betydelse i ärende Utdrag ur register Överenskommelser Utredningar, journalanteckningar Handling av tillfällig betydelse och rutinmässig karaktär i ärende rörande vårdnad, umgänge och boende Efter Till Anmärkning 5 år Gallras Avtalen får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Avtal för barn som är födda dag 5, 15 eller 25 bevaras. Övriga avtal gallras 5 år efter barnet fyllt 18 år. Vid inaktualitet 29