JÄRVSÖ VÅRDINFORMATIK. JVFlex Bemanning

Transkript

1 JÄRVSÖ VÅRDINFORMATIK JVFlex Bemanning

2 INTRODUKTION JVFlex Bemanning är ett lättanvänt och flexibelt administrationsprogram som är speciellt framtaget och anpassat för att passa kommunala bemanningsenheter som har till uppgift att tillhandahålla vikarier till omsorgen. Programmet består av ett antal basfunktioner som kommer att presenteras på de följande sidorna. Många av dessa funktioner kan specialanpassas och kompletteras så att programmet verkligen passar för de speciella villkor som gäller vid varje enskild verksamhet. ABONNEMANG Eftersom JVFlex är ett abonnemangsbaserat program behöver man inte göra några större investeringar för att komma igång. Istället betalar man så länge man använder systemet en fast månadsavgift som inkluderar drift, support och säkerhetskopiering. Investeringsrisken är därför betydligt lägre med JVFlex eftersom man när som helst kan säga upp abonnemanget om programmet mot förmodan inte skulle motsvara verksamhetens krav. DRIFT OCH SÄKERHET Att JVFlex är ett webbaserat system innebär att både programmet och all information i det finns lagrad på en hårt bevakad Internetansluten server som står i skyddad miljö hos en av våra samarbetspartners. Genom att vi ansvarar för drift och underhåll av servern så slipper ni själva bekymra er över omständliga och tekniskt krävande sysslor som säkerhetskopior, installationer och uppdateringar och behöver därför inte belasta sin lokala ITavdelning nämnvärt. Genom att programmet körs centralt på våra servrar så har du dessutom alltid tillgång till de senaste uppdateringarna i samma sekund som de lanseras, utan att behöva uppdatera varje enskild dator separat. All information mellan de datorer som används i verksamheten och vår server är krypterad med samma teknik som används av många Internetbanker för att förhindra otillåten avlyssning och intrång. 2 / 9

3 FÖRFRÅGNINGSHANTERING JVFlex hjälper till under hela personalförfrågningsprocessen från det att en förfrågan mottas till att debiteringsunderlaget är klart att skickas ut. Processen börjar med att en kundenhet registrerar en förfrågan, antingen direkt i programmet via Internet, eller genom att ringa in eller faxa till bemanningskontoret. Programmet skapar därefter en lista på vilken personal som är lämplig att ringa till genom att kontrollera vilka som har behörighet att jobba vid den sökande enheten och som inte redan har något inbokat den aktuella dagen. Listan sorteras sedan efter ett antal inställbara kriterier som t.ex. vem som haft längst sammanhängande ledighet eller vem som har minst timmar i timbanken, allt för att sannolikheten att personen man ringer först både ska kunna och vilja ta passet. När man hittat en vikarie för det aktuella passet så skickas automatiskt en bekräftelse med information om vem som kommer tillbaka till den beställande enheten samtidigt som passet bokas in på personalens schema. Det går även att plocka fram statistik över hur många förfrågningar som kommer in från varje enhet tillsammans med svarsfrekvens för dessa samt hur många förfrågningar som varje person tackat ja eller nej till. 3 / 9

4 BOKNINGAR På bokningssidan kan personalen själva registrera ledighet eller justera eventuella avvikelser för de pass de redan jobbat. Informationen på denna sida ligger till grund för tjänstgöringsrapporten så all information som skall in på denna registreras också här, som t.ex. sjukfrånvaro, friskvårdstimmar och dylikt. Denna information används även för att automatiskt skapa mer detaljerade översiktsscheman både för enskild personal och för personalgrupper. 4 / 9

5 TJÄNSTGÖRINGSRAPPORTER Programmet sammanställer information om alla arbetade pass till en detaljerad tjänstgöringsrapport och räknar automatiskt ut OB-tid och eventuella jourtillägg. Även frånvarotid räknas fram automatiskt med hjälp av personens individuella grundschema. Tjänstgöringsrapporten kan antingen skrivas ut och lämnas in till lönekontoret som vanligt men kan också integreras direkt med vissa lönehanteringssystem (tilläggsfunktion). Systemet kan även skapa separata reseräkningrapporter om man fyllt i fälten ressträcka/restid på bokningssidan. 5 / 9

6 AVSTÄMNINGAR För verksamheter som arbetar enligt timbanksmodellen så kan programmet skapa avstämningsrapporter antingen för enskilda anställda eller för hela personalgrupper. Att sammanställa dessa för hand är annars ett arbete som kräver oerhört mycket tid och tålamod för att det ska bli rätt. 6 / 9

7 DEBITERINGSUNDERLAG JVFlex sammanställer automatiskt debiteringsunderlag att skicka ut till kundenheterna där det i detalj framgår vilka vikarier som varit där och vid vilka tillfällen. Om man använder differentierad timdebitering så går det även att dela in personalen i olika debiteringsgrupper för t.ex. outbildade, undersköterskor och sjuksköterskor för att kunna redovisa nyttjandegraden av dessa grupper separat. 7 / 9

8 INTERNPOST JVFlex innehåller också ett enkelt internpostsystem som kan användas för att skicka ut meddelanden antingen till enskilda personer, vissa personalgrupper eller till hela personalstyrkan. På många verksamheter är det ofta svårt och tidsödande att distribuera information till all personal eftersom personalen är utspridd och jobbar udda tider. Att ha en meddelandecentral som alla kommer åt både hemifrån och när de är ute på uppdrag hos kundenheterna underlättar detta avsevärt. 8 / 9

9 LISTOR För att personalen alltid ska ha snabb tillgång till uppdaterad information finns det i JVFlex ett antal informationslistor över saker som: Kontaktuppgifter till personal Kontaktuppgifter till kundenheter och enhetschefer Vilken personal som har behörighet att jobba vid en enhet Grundscheman Samt olika schemavyer för enskilda anställda och översiktscheman för personalgrupper. KONTAKT För mer information om JVFlex, kontakta: Ingalill Fahlström, Produktansvarig ingalill@jvinformatik.com / 9