Sänka kostnader och höja likviditeten genom snabbare processer

Transkript

1 Redovisning Solution Info Sänka kostnader och höja likviditeten genom snabbare processer Ekonomiavdelningar är huvudinsatsområdet för DocuWare. På grund av beviskraven finns det starka skäl för att använda ett elektroniskt arkiv. Ytterligare fördelar: Tydligt mindre efterforskningsarbete, stora platsbesparingar, högre inkomster och snabbare betalningsingångar. Inom redovisningen krävs det på grund av ekonomiska och rättsliga krav stora mängder av dokument som måste bevaras. Systematisk arkivering av underlagen utan ett dokumenthanteringssystem (DMS) kostar mycket tid och plats. Även efterforskningar efter dokument är ofta mycket tidskrävande om verifikationerna är raderade eller felaktigt sorterade. Rättsliga krav GoB - Grunderna i lagstadgad bokföring fullständighet, tidsriktighet, efterkontroll och maximet "Ingen bokföring utan verifikation" är det vi dagligen måste leva med på alla ekonomiavdelningar Nytta Mindre efterforskningsarbete Platsbesparande Revisionssäker arkivering Följer de lagstadgade kraven Högre inkomst - Period för bevarande Enligt skattelagstiftningen måste dokumenten bevaras upp till tio år. Dokumenten spelar till exempel en viktig roll vid produktansvar eller vid avtalsenliga anspråk. Inom de här områdena krävs ibland att de bevaras under en längre tid. 1

2 Interna förfaranden Åtkomsten av aktuell information som kostnadsställen eller bokningskoder måste alltid var möjlig. Nu kan det säkerställas att den interna kostnadsredovisningen levererar rätt tal. Effektiv med DocuWare Genom att använda dokumenthanteringssystemet DocuWare för redovisningen kommer en betydligt högre grad av transparens att uppnås. DocuWare organiserar interna kontrollprocesser säkert och snabbt. Genomlopps-, transport- och väntetiden för verifikationerna blir kortare eller försvinner helt. Decentraliserat samtidigt arbete är möjligt. Ett aktuellt informationsflöde till alla ansvariga säkerställs eftersom man genast kan söka efter alla verifikationer. Nödvändiga kontroller kan utföras enklare och bättre, arkivutrymme blir överflödigt och en verksamhetskontroll kan förberedas betydligt snabbare. DocuWare DMS DocuWare sammanför dokument av önskat format och ursprung i en central dokumentpool - som verifikationer, brev, listor, protokoll, filer eller e-post. Med DocuWare kan de här dokumenten skannas, förslagsord skickas, visas, bearbetas, tryckas, faxas och skickas med e-post. Via Internet får du tillgång till det centrala arkivet varifrån som helst i världen, när som helst. 2

3 Processen Debitbokföring Från det att fakturan skickas ut via påminnelse tills dess att pengarna kommer in är ofta en lång väg. Ofta dyker många frågor upp innan en kund betalar sin leverantör. Nytta med DocuWare När alla relevanta dokument ligger i en central dokumentpool, frågor genast kan klaras upp och verifikationskopior kan skickas med ett musklick är det inte längre någon svårighet att få in betalningarna i tid. Förhindrande av garantianspråk såväl som bättre kontroll och samarbete mellan de decentraliserade delarna är värdefulla fördelar. Genom att det tar mycket kortare tid att leta har medarbetarna mer tid för sin kärnuppgifter. Motivation och belåtenhet stiger tydligt. Kreditbokföring Från det att fakturan kommer in tills det att den betalas förflyter ofta mer tid än tillverkaren för kontots garanti har avsatt. Fakturakopior vandrar mellan många stationer innan de släpps fria och ofta saknas kontroll av nödvändig information som avtal eller leverantörssedlar; långa vänte- och bearbetningstider hör till regeln. Ofta är den aktuella godkännandenivån inte känd. Efterfrågor från leverantörer förorsakar tidskrävande efterforskningar och dessutom kopiering. Dubbla upplagor av original och cirkulationskopior förvirrar dock. Nytta med DocuWare DocuWare-dokumentpool har all nödvändig information redo och garanterar en transparent bearbetning, inkomsterna är säkrade. Bearbetningsprocessen blir betydligt kortare, sammanförandet av kopior och original såväl som dubbla upplagor försvinner. Hur DocuWare styr arbetsflödet inom redovisningen effektivt kan du läsa om på sidan tre. Även i kreditbokföring har medarbetarna genom att sökningen går snabbare mer tid för sina kärnuppgifter. Företaget drar fördel av de minskade totala kostnaderna för att kontrollera redovisningen. Bättre villkor hos leverantörer såväl som utnyttjande av avtalsvillkoren är uppenbara fördelar med att använda DocuWare. Uppmaningsavgifter och dubbla betalningar hör till det förgångna. 3

4 Avvikelseanalys Regelbundet framställer controllfunktionen detaljerade kostnadsställsanalyser så som utvärdering av kostnadsbärare och överlämnar ansvaret för styrningen av verksamheten. Här uppstår frågor som den kostnadsställesansvariga endast kan besvara genom att få tillgång till dokumenten. Nytta genom DocuWare Alla relevanta dokument, plan- och budgetändringar ligger i DocuWare-dokumentpoolen, redo att användas med ett tryck på knappen, frågor är enkla att hitta svaren på. Möjligheterna att kontrollera avvikelserna förbättras och utgiften för detta minskar samtidigt. En effektivare styrning av företaget blir konsekvensen. De rätta talen står till förfogande vid rätt tidpunkt. Planering I en (budget-)planering är olika personer och avdelningar inblandade vilket förutsätter en exakt koordination och avstämning. Nytta med DocuWare DocuWare gör i ordning alla planeringsvillkor, projekt och tidsplaner såväl som versionshantering för dokumentation av planeringsstegen i dokumentpoolen. Dessutom gör dokumenthanteringssystemet som kan styras via Workflowfunktioner i enskilda delsteg - att samtliga planer från föregående år såväl som från andra avdelningar finns tillgängliga. Den snabba åtkomsten av kostnadsställesevalueringar, räkningar, statistik och rapporter under den löpande perioden är säkerställd. Genom bättre planeringskvalitet reduceras samtidigt planeringskostnaden med hjälp av DocuWare. Fel på grund av olika versioner av planeringsfiler, planeringermallar eller premisser kan nu undvikas. 4

5 Styra fakturakontrollen med DocuWare Effektivt, snabbt och billigt styr DocuWare CONTENT-FOLDER och stämpelfunktionen i dokumenthanteringssystemet processen för att kontrollera redovisningen. Med tilläggsmodulen CONTENT- FOLDER kan man definiera uppgiftslistor och lägga detta på enskilda medarbetare. Via stämpelfunktionen läggs dokumenten för de enskilda bearbetnings- och beslutsstegen automatiskt i uppgiftslistan för nästa bearbetare. Exempel: Efter ingång dyker nya fakturor upp på den första bearbetarens uppgiftslista. Detta kopplar varje faktura till det aktuella kostnadsstället. Fakturorna visas nu automatiskt på uppgiftslistorna för de kostnadsställesansvariga. Från den här CONTENT-FOLDER-arbetsplatsen styr och övervakar du processen för att kontrollera redovisningen- du öppnar och bearbetar verifikationer med ett musklick. Efter din kontroll godkänns och ordnas räkningarna efter stämpel - återigen automatiskt - i den ansvariga bokförarens uppgiftslista. Workflow-processen är enkel att sätta upp. Genom hela verifikationshögen är bearbetningsstegen transparenta och lätta att genomföra. Pappersstämpeln har tjänat ut sin roll. Elektroniska stämplar styr kontrollprocessen pålitligt och transparent Då fakturor inkommer fastläggs statusen genom en elektronisk stämpel som styr processen. Från den här CONTENT-FOLDER-arbetsplatsen styr och övervakar du processen för att kontrollera redovisningen- du öppnar och bearbetar verifikationer med ett musklick. 5

6 Praktiken BARTEC Säkerhetsspecialisten BARTEC Componeneten und Systemet GmbH har integrerat dokumenthanteringssystemet DocuWare med den ekonomiska SAP-lösningen. Processer har blivit mer transparenta och medarbetare behöver inte längre leta i pappersarkivet. De kan koncentrera sig helt på sin kärnverksamhet. Före den elektroniska arkiveringen existerade hela verifikationsförvaltningen uteslutande på papper hos säkerhetsspecialisten i Bad Mergentheim. På en del arbetsplatser bevaras akter dessutom för central förvaring redundant. Medarbetare utan något eget arkiv har en lång väg att gå för att leta upp den centrala dokumentsamlingen. Idag arkiveras utgående verifikationer omeddelbart och automatiskt vid skapandet. Ingående verifikationer får ett Barcode-klistermärke. De kontrolleras och redovisas därefter i R/3-systemet. Först då hamnar dokumenten i arkivet och genom barcoden kommer de automatiskt att sorteras in i datasatsen. Därmed behöver bearbetningen inte omorganiseras. Medarbetarna kan direkt nå verifikationerna på sitt vanliga sätt utan att behöva byta till DMS: Dokumenten finns omeddelbart tillgängliga med ett knapptryck på bildskärmen, till exempel under ett telefonsamtal med kunden eller leverantören. BARTEC skyddar även säkerhetsaspekten: eld och vatten är inte längre någon risk. Uppgift: Platssparande och översiktig arkivering av dokument, Förkortning av söknings- och arkiveringstiden, Enkel åtkomst direkt från det vanliga användarprogrammet Fördelar: Tydig reducering av sökningstiden, Bättre informationsflöde, Bättre utförande av tjänst, Kostnadsbesparing 6

7 "Tack vare DocuWare sparar vi hela arkivutrymmet och alla dokument som relaterar till kunden är direkt nåbara från SAP/R3. Våra medarbetare har mer tid för en optimal service" Wolfgang Hornung ORG-/IT-ledare This document can also be found here: For more information please visit our website at 7