Förstudierapport inom Profil- och Presentartiklar

Transkript

1 inom Profil- och Presentartiklar Dnr

2 Datum Sid 2 (54) Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Föregående upphandling Nuvarande ramavtal Informationsspridning av ramavtalen Behovsundersökning Marknadsundersökning Hållbarhet Överprövningsmål inom området Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd Elektroniska anbud Förvaltning E-beställningar Rekommendation Källförteckning PoP

3 Datum Sid 3 (54) 1 Sammanfattning Sedan 2013 finns det ett statligt ramavtal inom området Profil- och presentartiklar. Ramavtalet kan användas av samtliga myndigheter som omfattas av den statliga inköpssamordningen. Detta ramavtal löper ut den 22 september Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har initierat en förstudie för att utreda huruvida en ny upphandling bör genomföras. Denna förstudie utgör underlag för detta beslut. Förstudien visar på omfattning, inriktning, utformning och upplägg av eventuell kommande upphandling inom det aktuella området. Ramavtalen inom området nyttjas av uppskattningsvis 150 myndigheter. År 2015 var den totala redovisade omsättningen 28 miljoner SEK. I förstudien har en enkätundersökning genomförts, riktad till myndigheter. Som ett komplement till enkätundersökningen har ett antal intervjuer och möten genomförts. En referensgrupp med deltagare från olika myndigheter har medverkat i förstudien och bidragit med värdefull information och synpunkter. Av dialogen med myndigheterna framgår att det är viktigt att leverantören har ett brett sortiment samt tillhandahåller bra service. Flertalet myndigheter är överlag mycket nöjda med nuvarande ramavtal och dess utformning. Projektgruppen har även haft möten med ramavtalsleverantörer respektive branschorganisation för att få deras syn på det nuvarande ramavtalet och på branschen och dess utveckling. Ramavtalsleverantörerna är generellt nöjda med ramavtalet och dess utformning. Ramavtalsleverantörerna önskar dock att den kommande upphandlingen bidrar till att myndigheterna i större utsträckning avropar miljövänliga varor. Projektet har dragit slutsatsen att det finns fortsatt behov av ett statligt ramavtal inom området profil- och presentartiklar och rekommenderar att en upphandling genomförs. en är framtagen av: Birgitta Engström Jeanette Hemmingsson Pendar Solimani Gabriella Sydorw PoP

4 Datum Sid 4 (54) 2 Inledning 2.1 Bakgrund till förstudien Förstudien är genomförd av och omfattar Profil- och Presentartiklar dock inte gåvokort där separat förstudie kommer att ske. vid Kammarkollegiet övertog från och med ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Detta innebär att har som uppdrag att ingå ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingarna för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. 2.2 Mål med förstudien Syftet med förstudien är att samla information och kunskap om pågående utveckling inom området samt om vilka behov som myndigheterna har. Förstudien ska även belysa förutsättningarna för att en upphandling inom området ska genomföras. Målet är att arbeta fram ett underlag som kan ge stöd inför ett eventuellt arbete med att ta fram ett förfrågningsunderlag. Samtliga rekommendationer som lämnas i samband med denna förstudie kan komma att prövas på nytt, ändras och anpassas i en kommande upphandling då ny information kan tillkomma och förutsättningar kan ändras med tiden. 2.3 Omfattning och avgränsningar i förstudien Syftet med förstudierapporten har inte varit att ta fram en kravspecifikation till en kommande upphandling, och således är eventuella krav som kan ställas endast beskrivna på en övergripande nivå. en beskriver nuläge och erfarenheter av användningen av ramavtalen inom området. Den innehåller avropande myndigheters och leverantörers synpunkter på det nuvarande ramavtalet samt deras förslag rörande upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Därtill innefattar förstudierapporten en analys av myndigheters behov och marknadens utbud. Ramavtalen inom detta område kan i dag användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. PoP

5 Datum Sid 5 (54) Kommuner och landsting har således inte rätt att avropa från de statliga ramavtalen på detta område. Därtill omfattar förstudien inte arbetskläder, t.ex. skydds-/varselkläder eller utmärkelser i form av NOR för nit och redlighet i rikets tjänst, såsom klockor, medaljer och sköldar eller liknande. Vidare omfattar förstudien inte PR- och reklamtjänster eller gåvokort. På några av de ramavtal som förvaltas av finns varor som även omfattas av ramavtalet för profil- och presentartiklar. Nedan beskrivs vilka ramavtal och varor som det rör sig om: Kontorsmaterial: Pennor 1, notisblock, mappar, nyckel och mobilband. Tryckeritjänster: Trycksaker, t.ex. kollegieblock. Projektet bedömer att konsekvenserna av dessa överlappningar är begränsande, och bör kunna hanteras i vägledning om hur ramavtalen ska användas. 2.4 Målgrupp Förstudien riktar sig till berörda personer inom och de myndigheter som avropar från ramavtalet samt de leverantörer och branschorganisationer på området som är intresserade av en eventuellt kommande upphandling. 2.5 Metod för förstudien Förstudiearbetet har utförts i enlighet med s projektstyrningsmetodik. Den innefattar: initiering av projektet med definition av projektets huvudsakliga mål i form av ett projektdirektiv, detaljerad planering, dvs. en projektbeskrivning och planering av projektets aktiviteter, genomförande som omfattat informationsinsamling, analys och författande av, förstudierapporten, leverans av förstudien med föregående kvalitetssäkring. Informationsinsamlingen till förstudien har skett genom att en enkät har skickats ut till avropande myndigheter innehållande frågor kopplade till det nuvarande ramavtalet och till utformningen av en eventuellt kommande upphandling. Därtill har en referensgrupp med 1 Som exempel på hur myndigheterna avropar från de olika ramavtalen kan nämnas att då en myndighet vill ha profilerade pennor till ett event eller dylikt beställer myndigheten pennorna inklusive tryck från leverantören av profil- och presentartiklar. Om myndigheterna har behov av pennor utan förädling (tryck) beställs pennorna istället via ramavtalet gällande kontorsmaterial. PoP

6 Datum Sid 6 (54) deltagare från olika avropande myndigheter deltagit i förstudien och bidragit med värdefull information och synpunkter. Vidare har projektgruppen haft möten med leverantörer respektive branschorganisation för att få deras syn på det nuvarande ramavtalet och diskutera upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Möte har hållits med ansvarig ramavtalsförvaltare från. Det kommer att göras en samlad bedömning av all information som inkommer i förstudien för att på så sätt undersöka hur en upphandling ska utformas på bästa sätt. Det kan innebära att förslag från enskilda intressenter inte alltid kan beaktas vid utformningen av en eventuellt kommande upphandling. 2.6 Definitioner och förklaringar I förstudien förekommer ett antal begrepp som används i branschen. Med hänsyn till den kommande upphandlingen definieras och förklaras nedan ett antal begrepp Definitioner från Swedwatch 2 Better Cotton Initiative är ett industri- och organisationssamarbete som t ex tagit fram en klassificering för hållbar bomull vad gäller bland annat miljöpåverkan och socialt ansvar. Business Social Compliance Initiative (härefter BSCI) lanserades 2003 på initiativ av Foreign Trade Association (FTA) som svar på den ökande efterfrågan på bättre transparens och förbättrade arbetsvillkor i den globala leveranskedjan. BSCI samlar över 1400 företag runt en gemensam uppförandekod och ska stödja dem i deras insatser för att bygga en etisk leverantörskedja genom en modell som gäller för alla sektorer och sourcingländer. Ethical Trading Initiative (ETI) är en sammanslutning av organisationer, företag, fackförbund och branschförbund. Medlemmar åtar sig att arbeta aktivt för att förbättra arbets- och miljövillkor i leveranskedjan, i enlighet med riktlinjer. Fairtrade är en märkning som ställer krav på att mänskliga rättigheter respekteras samt att inköparen har betalat ett minimipris för råvaran eller produkten. Kriterier utarbetas och kontrolleras av Fairtrade. Global Reporting Initiative (GRI) är en USA-baserad nätverksorganisation som tillhandahåller ett ramverk för hållbarhetsrapportering, ger feedback, erbjuder utbildning i att rapportera och certifierar godkända hållbarhetsrapporter. 2 Definitionerna är hämtade från Swedwatchs rapport, Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal. PoP

7 Datum Sid 7 (54) GOTS - The Global Organic Textile Standard, är en internationell märkning för kläder och textil av naturfiber. Märkningen omfattar miljömässiga, och även vissa sociala krav, för hela produktionskedjan. Fibern måste till minst 75 % vara ekologiskt odlad, GMO 3 är inte tillåtet och ILO:s åtta kärnkonventioner om mänskliga rättigheter samt levnadslön ingår som kriterier. 4 Labelling Organisations International (FLO). I dagsläget innehåller kriterierna för textilier endast krav i odlingsledet. ÖKO-TEX är en märkning för textilier som innebär att plagget testats så att det inte innehåller skadliga kemikalier. ÖKO-TEX har vidareutvecklat sitt arbete och har nu Made in green-certifiering och märkningen STeP som utöver grundkraven kräver att tillverkningen ska ske i miljövänliga processer och ta sociala hänsyn utifrån ILO:s åtta kärnkonventioner Övriga definitioner EU-Blomman, är ett gemensamt europeiskt miljömärke som även kallas EU Ecolabel. EU- Blomman är EU:s officiella miljömärkning och beslutad av EU-kommissionen. Kriterierna tas fram av nationella organisationer i EU:s medlemsländer på uppdrag av EUkommissionen. Varorna granskas ur ett livscykelperspektiv från råvara till avfall. För att licensiera en vara krävs att den uppfyller höga krav på miljö, hälsa, funktion och kvalitet. 6 Reach, är en förordning för EU som antagits för att förbättra skyddet för människors hälsa och miljön från risker som kan förorsakas av kemikalier. Förordningen främjar även alternativa metoder för en farlighetsbedömning av ämnen för att minska antalet djurförsök. Dessutom innehåller förordningen krav på användare av kemikalier. 7 Specialbeställning, med specialbeställningar avses en specifik vara som egentligen inte finns på marknaden - den ska designas och tillverkas specifikt efter kundens önskemål. 3 GMO är en förkortning för genetiskt modifierad organism. 4 GOTS syftar till att underlätta för konsumenten att välja textilprodukter där ett helhetsperspektiv tagits med hänsyn till både miljö och socialt ansvar i hela kedjan. Kedjan innefattar flera steg; odling, plockning, beredning och tillverkning av själva plagget. Märkningen ställer krav på att tyget ska innehålla minst 95 procent ekologiskt material och att miljömässigt och socialt ansvar tagits vid produktionen. Konstgödsel, kemiska bekämpningsmedel, klorblekning under odling och produktion är ej tillåtna, och gränsvärden sätts för användande av kemikalieanvändning i tillverkningen. Krav ställs även på slitage, färg- tvätt- och ljusbeständighet. Texten i fotnoten bygger på information från samt Certifiering enligt ÖKO-TEX kan ske för varor i alla olika steg i den textila kedjan från fibrer till färdiga slutprodukter samt tillbehör. ÖKO-TEX miminerar användandet av kemikalier vid tillverkningen av varor och kan därför ses som en indirekt miljömärkning även om råvarorna inte är ekologiskt framställda Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 om registrering, utvärdering, godkännande och begränsning av kemikalier (Reach) och inrättande av en europeisk kemikaliemyndighet. PoP

8 Datum Sid 8 (54) Svanen, är en officiell och gemensam miljömärkning för Norden. Kriterierna ställer krav på t.ex. innehåll och användning av miljöfarliga kemikalier, utsläpp till luft, vatten och mark, energi- och resursanvändning samt avfallshantering. Dessutom ställs krav på bra kvalitet och funktion. Kraven tas fram i samråd med experter från näringsliv, miljöorganisationer och myndigheter. Innan kraven beslutas skickas de ut på öppen remiss. 8 Varukorg, ett antal utvalda varor som är framtagna utifrån myndigheternas generella behov. Varorna i varukorgen ingår i leverantörens ordinarie sortiment/kataloger och ska kunna levereras med kort leveranstid. Övrigt sortiment, alla varor som ingår i leverantörens ordinarie sortiment/kataloger och därmed inte behöver specialbeställas PoP

9 Datum Sid 9 (54) 3 Föregående upphandling 3.1 Upphandlingsform och tidpunkter för anbudsgivning och tilldelning Den föregående upphandlingen genomfördes enligt ett öppet upphandlingsförfarande och som tilldelningsgrund användes ekonomiskt mest fördelaktiga. Förfrågningsunderlaget publicerades och sista anbudsdag var Ramavtalen för det aktuella delområdet A, Profil- och presentartiklar, började gälla från och med Upphandlingens omfattning Upphandling omfattade profil- och presentartiklar med syfte att tillgodose beställarens behov av dylika varor och tjänster samt alternativ transformativ lösning 9, Anbudsområden Upphandlingen var indelad i två anbudsområden: A) Profil- och presentartiklar I området ingår profilkläder, profilartiklar, presentartiklar, give-aways, förädling, lagerhållning av förädlade varor samt kundanpassad webbshop med lagerhållning. B) Gåvokort I området ingår gåvokort där mottagaren har möjlighet att välja mellan olika varor och upplevelser dock inte kontanter Leverantörskvalificering, krav och utvärdering Utöver sedvanliga krav ställdes särskilda krav på ekonomisk ställning om lägst Kreditvärdig (dvs. lägst 40 poäng) enligt Credit Safe eller likvärdig bedömning. För Profil- 9 Med en transformativ lösning avses exempelvis att flytta över traditionen att endast ge bort varor, som pennor, väskor, paraplyer till att också ge bort smart service såsom e-böcker, appar och ringsignaler. 10 Transformativa lösningar definieras av Upphandlingsutrednings delbetänkande lösningar som ger samma service som konventionell teknik men till ett energi- och resursutnyttjande som är minst 80 % lägre. Se Upphandlingsutredningens delbetänkande SOU 2011:73 s Observera att gåvokort inte ingår i denna förstudie då den kommande upphandlingen inte ska omfatta dessa varor. Förstudie och upphandling avseende gåvokort kommer att ske separat. PoP

10 Datum Sid 10 (54) och presentartiklar ställdes krav på minimiomsättning på minst 15 MSEK från det senaste bokslutsåret 12. Vidare ställdes krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet samt på kvalitetssäkrande arbete. Utvärderingen genomfördes utifrån ekonomiskt mest fördelaktiga (mervärdesmodell). De utvärderingskriterier som beaktades utöver pris var: 1. Case 1 - Försvarsmakten (FM) 2. Case 2 - Sveriges geologiska undersökning (SGU) 3. Förädlingskvalitet 4. Rabatter hade bestämt att det totala maximala mervärdet uppgick till SEK, vilket var fördelat enligt nedan: 1. Case 1: SEK 2. Case 2: SEK 3. Förädlingskvalitet: SEK 4. Rabatter: SEK Beräkning av anbudssumma Anbudssumman beräknades genom att lämnat pris i prismatrisen, multipliceras med redan angiven kvantitet (inbördes vikt). Detta skedde för varje rad i prismatrisen. Därefter summerades samtliga rader i prismatrisen. Nästa steg var att pris varukorg, som hade vikten 80 % och pris webb, som hade vikten 20 %, summerades varvid totalsumman utgjorde anbudssumman. Beräkning av jämförelsesumma Lämnade bilder/ritningar/skisser för utvärderingskriterierna 1 (Case 1 - FM) och 2 (Case 2 - SGU) och lämnade prover för utvärderingskriteriet 3 (förädlingskvalitet) samt utvärderingskriteriet 4 (rabatter) utvärderades och tilldelades ett betyg som omvandlades till ett mervärde. Ett avdrag beräknades för respektive utvärderingskriterie i förhållande till hur stor del av maximalt mervärde för kriteriet som uppnåddes. Det framräknade mervärdet för respektive utvärderingskriterie subtraherades från respektive anbuds beräknade 12 Om inte anbudsgivaren uppfyllde omsättningskravet för 2012 ansågs kravet ändock uppfyllt om anbudsgivaren innehaft en omsättning om minst 15 MSEK de två föregående bokslutsåren (2010 och 2011) samt innehaft en omsättning för 2012 års bokslut som inte avvek med mer än 10 % från omsättningskravet om 15 MSEK. PoP

11 Datum Sid 11 (54) anbudssumma vilket utgjorde en jämförelsesumma. Anbudet som fick den lägsta jämförelsesumman var det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Jämförelsesumma = Anbudssumman anbudets eventuella avdrag för mervärde/-n. Ramavtal tecknades med fem ramavtalsleverantörer, vilket var maximalt angivet antal förutsatt att tillräckligt antal leverantörer uppfyllde ställda kvalificeringskrav. 3.5 Överprövning Upphandlingen av Profil- och presentartiklar, överprövades inte. 3.6 Synpunkter och erfarenheter från föregående upphandling Ansvarig upphandlare har ställt samman en erfarenhetsrapport innehållande erfarenheter och synpunkter från föregående upphandling. Erfarenheter och synpunkter som framkommit från tidigare upphandling är enligt följande: Definiera vad som avses med underleverantör i den aktuella branschen. Detta med anledning av de olika leden inom branschen, såsom grossister, producenter, etc. Om varukorg ska användas är det viktigt att varukorgen speglar myndigheternas behov. Överväg att använda en belastningssumma på varan, bestäm hur detaljerat varan ska definieras, om mått anges, t.ex. vilken avvikelse accepteras? Problematiken med att få in efterfrågade uppgifter i produktbladet. Vid utvärderingen av varukorgen i den föregående upphandlingen saknades vissa uppgifter på produktbladet. Exempel på efterfrågade uppgifter som saknades var artikelnummer, förslag till vara, hänvisning till katalog eller liknande. Ta fram en metod för att säkerställa att anbudsgivarna kommer in med alla efterfrågade uppgifter. Under den föregående utvärderingen av prover och case framkom att det skulle vara bra om det även var möjligt att bedöma leverantörernas kreativa förmåga och vad som är unikt i deras förslag. PoP

12 Datum Sid 12 (54) 4 Nuvarande ramavtal 4.1 Avtalens löptid Ramavtalen, som började gälla från , är maximalt förlängda och gäller till och med Avropsordning För detta ramavtalsområde gäller en kombination av fastställd rangordning och förnyad konkurrensutsättning beroende på avropets beräknade värde (se tabell nedan) eller om avrop avser produkt ur varukorgen, kundanpassad webbshop eller lagerhållning. Volym SEK. Rangordning Förnyad konkurrensutsättning <= Ja Nej > Nej Ja Varukorgsprodukter 13 Ja Nej Kundanpassad Nej Ja Webbshop Lagerhållning Nej Ja Transformativ lösning Nej Ja 4.3 Antagna ramavtalsleverantörer Följande ramavtalsleverantörer antogs och anges i rangordning: 1. MER i Textil & Reklam Östersund AB, Roupéz Profile AB, Prendo AB, Master Design Sverige AB, TriffiQ Företagsprofilering AB, Samtliga ramavtalsleverantörer anses utgöra s.k. små företag, då företagen har mellan anställda. 13 Avrop av varor från varukorgssortimentet avropas genom rangordnat förfarande oavsett belopp. PoP

13 Datum Sid 13 (54) 4.4 Försäljningen på ramavtalen Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att en gång per år redovisa statistik över den försäljning som skett på ramavtalen Total omsättning på ramavtalet Nedan redovisas omsättningsstatistik avseende Q3/Q t.o.m. Q Statistiken baseras på uppgifter lämnade av de fem ramavtalsleverantörerna Omsättning per ramavtalsleverantör Ramavtalsleverantörer Q 3/ MER i Textil & Reklam Östersund AB SEK SEK SEK 2. Roupéz Profile AB SEK SEK SEK 3. Prendo AB SEK SEK SEK 4. Master Design Sverige AB SEK SEK SEK 5. TriffiQ Företagsprofilering AB SEK SEK SEK Summa per år SEK SEK SEK Omsättning per produktområde/tjänsteområde Nedan redovisas statistik som inkommit under förstudieprojektet avseende omsättningens fördelning på produkt/tjänstegrupper (i SEK). Statistiken stämmer inte helt överens med omsatt totalbelopp eftersom statistik inte behöver redovisas mer än en gång per år. Det bör vidare observeras att t.ex. transformativa artiklar kan ingå i produktgrupperna istället för att redovisas separat, se punkt PoP

14 Datum Sid 14 (54) Omsättning på varukorg Nedan redovisas den statistik som inkommit under förstudieprojektet avseende Q3/Q t.o.m. Q avseende omsättningens fördelning på artikelnivå i varukorgen. Pos Artikel i varukorg Antal % Pos 1 Kortärmad T-shirt, 140 g 743 0,49 % Pos 2 Kortärmad T-shirt, 180 g ,06 % Pos 3 Kortärmad T-shirt, 160 g 387 0,25 % Pos 4 Kortärmad T-shirt, 170 g, funktionsmaterial 336 0,22 % Pos 5 Kortärmad Pikétröja, dam, 160 g 61 0,04 % Pos 6 Kortärmad Pikétröja, herr, 160 g 22 0,01 % Pos 7 Kortärmad Pikétröja, dam, 190 g 36 0,02 % Pos 8 Kortärmad Pikétröja, herr, 190 g 159 0,10 % Pos 9 Kortärmad Pikétröja, dam, 220 g 110 0,07 % Pos 10 Kortärmad Pikétröja, herr, 220 g 270 0,18 % Pos 11 Kortärmad Pikétröja, dam, 170 g, funktionsmaterial 0 0,00 % Pos 12 Kortärmad Pikétröja, herr, 170 g, funktionsmaterial 0 0,00 % Pos 13 Kasse ca 100 g, 420x380 mm ,53 % Pos 14 Kasse ca 75g, 400x350 mm, Non-wowen 138 0,09 % Pos 15 Laptopfodral, ca 15-17, Neopren 32 0,02 % Pos 16 Laptopväska, 600D, polyester 141 0,09 % Pos 17 Ryggsäck med datorfack, 600D, polyester 63 0,04 % Pos 18 Paraply, hoppfällbart 672 0,44 % PoP

15 Datum Sid 15 (54) Pos 19 Paraply, stormsäkert 183 0,12 % Pos 20 Kaffemugg med öra, stapelbar ,55 % Pos 21 Take away mugg, keramik 594 0,39 % Pos 22 Ståltermos mugg med handtag 308 0,20 % Pos 23 Ståltermos 109 0,07 % Pos 24 Vattenflaska i plast ,00 % Pos 25 Nyckelband, 20 mm ,97 % Pos 26 Nyckelband, rundstickad 203 0,13 % Pos 27 Mjukreflex, slapwrap ,82 % Pos 28 Mjukreflex, hangers ,62 % Pos 29 Kulspetspenna i plast ,53 % Pos 30 Kulspetspenna, miljöalternativ ,11 % Pos 31 Blyertspenna stiftpenna, 0, ,83 % Pos 32 Blyertspenna stiftpenna, 0,7, miljöalternativ 0 0,00 % Administrativ avgift Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att betala en administrativ avgift motsvarande 1 % på totalt fakturerat nettobelopp som avropande myndighet fakturerat Revision Två revisioner har genomförts på området, en under slutet av 2014 och ytterligare en under början av Vid den första revisionen kontrollerades: 1. Att korrekt omsättning redovisats. 2. Fakturerade priser i förhållande till varukorgspriser i ramavtalet. 3. Fakturerade priser i förhållande till rabatt i ramavtalet. 4. Kontroll av giltigt certifikat SS-EN ISO 9001 (eller motsvarande), alternativt kontroll av leverantörens arbete med reklamationshantering. Vid den andra revisionen kontrollerades: 1. Fakturerade priser i förhållande till rabatt i ramavtalet och användandet av listpriser. 2. Eventuell fakturering av fraktkostnader. Vad avser utfallet i den första revisionen så fanns det avvikelser som bl.a. avsåg debitering av fraktkostnader, för lågt given rabatt avseende övrigt sortiment och dålig spårbarhet vad gällde specialbeställningar. Dessa punkter följdes sedan upp med ytterligare en revision under 2016, där det kunde konstateras att det fortfarande är svårt att kontrollera prissättningen vad gäller specialbeställningar, men att det i övrigt var färre avvikelser vad avsåg feldebitering av frakt. PoP

16 Datum Sid 16 (54) Slutsatsen är att det föreligger vissa svårigheter att kontrollera om leverantörerna har lämnat ramavtalsenlig rabatt, då priserna för dessa artiklar ofta inkommer per telefon till leverantörerna. Spårbarheten brister således vilket leder till att det är svårt att avgöra om korrekt belopp har debiterats. 4.5 Ramavtalsanvändare Det finns inte någon sammanfattad dokumentation över vilka myndigheter som avropat och till vilka belopp. Ramavtalsleverantörerna lämnar ofta frivilligt statistik per kvartal i samband med omsättningsredovisningen. Förvaltaren har analyserat avropsvärde från ca 150 myndigheter avseende Tabellen nedan avser värdet på samtliga fakturor som respektive myndighet fått under 2015, t.ex. noteras Arbetsförmedlingen för 13 fakturor med det sammanlagda värdet i tabell nedan. Vissa myndigheter, som Länsstyrelserna, är gemensamt summerade i tabellen och avser 17 olika Länsstyrelser med 46 olika fakturor. Det finns inte något hinder i ramavtalet för att en faktura kan avse debitering av flera avrop som t.ex. skett i nära anslutning till varandra, så det går inte att dra slutsatsen att antal fakturor motsvarar antalet avrop. Avropsvärde 2015 >1 mnkr 500tkr 999tkr 400tkr 499tkr Myndighet AF, FMV, Länsstyrelserna SiS, Skatteverket, Försvarsmakten, Linköping (gemensamt värde), Mittuniversitetet, Skogsstyrelsen, SLU, Södertörns universitet, Lunds Specialpedagogiska Högskola, Åklagar- universitet, MSB, Skolmyndigheten, myndigheten. Skolverket. Umeå universitet. 4.6 Avstegsanmälan Mellan åren 2013 och 2015 har totalt 14 avsteg lämnats till. Avstegens beräknade värde uppgår till ca 6 mnkr för avtalsperioden. Dock avser tre av 14 avsteg upphandling av egen webbshop vilka tillsammans omfattar 4,4 mnkr av avstegens totala värde. Nedan anges de huvudsakliga skälen för avstegen: Få lägre pris Få snabbare leverans Produkt saknas Få mer kundspecifik webbshoplösning, bl.a. så att såväl externa som interna användare kan nyttja webbshopen Få lokal leverantör PoP

17 Datum Sid 17 (54) 4.7 Förvaltning av ramavtalet Ramavtalet förvaltas av enheten för ramavtalsförvaltning vid Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen Ansvarig ramavtalsförvaltare har ställt samman en förvaltningsrapport innehållande erfarenheter från förvaltningen av ramavtalet samt förslag och synpunkter inför kommande upphandling. Det nu gällande ramavtalet fungerar i stort bra och det är få klagomål från avropande myndigheter. Det finns en nöjdhet med möjligheten att kunna avropa rangordnat vid lägre belopp och för plötsliga behov. Det finns inga klagomål på att ramavtalen är rikstäckande. Nedanstående bör dock ses över inför en eventuellt kommande upphandling: Ramavtalets texter bör uppdateras och förtydligande införas istället för att hänvisa till annan källa. Lämpligt antal leverantörer? Det bör tydliggöras vad som utgör övrigt sortiment och vad som utgör specialbeställningar. Detta för att klargöra vilka artiklar som inte rabatteras. Är prisjustering relevant inom området? Kan webbshop-funktion utvidgas? Tydligare definition av begreppet underleverantör. Möjlighet att lägga leverantör i karantän viss tid. Värdegränser och förtydligande i specialfall vid eventuell kombinerad avropsordning. Justera krav på försäljningsstatistik utifrån s behov. Finns det möjlighet att kravställa sökbarhet på leverantörens webbplats? Ingen leverantör har till dags dato (juni 2016) begärt någon prisjustering av artiklarna i varukorgen. PoP

18 Datum Sid 18 (54) 5 Informationsspridning av ramavtalen Information om ramavtalen förmedlas på Det är enheten för ramavtalsförvaltning på som är ansvarig för att webbplatsen kontinuerligt uppdateras med relevant information om ramavtalen och ser även till att stöddokumentation i form av exempelvis vägledningar och avropsblanketter finns att tillgå. PoP

19 Procent Datum Sid 19 (54) 6 Behovsundersökning I förstudien har det genomförts en enkätundersökning samt ett referensgruppsmöte med deltagare som i enkäten anmält sitt intresse för att delta i referensgruppen. 6.1 Myndighetsenkät En enkät gick ut till 340 avropsberättigade myndigheter. Enkäten besvarades av 187 respondenter, vilket ger en svarsfrekvens på 55 %. Syftet med enkäten var att undersöka behovet av samt önskemål kring Profil- och presentartiklar inom ramavtalsområdet. Vidare var syftet att ge myndigheterna möjlighet att dela med sig av sina erfarenheter rörande det befintliga ramavtalet och ge generella synpunkter avseende en eventuellt kommande upphandling av ett statligt ramavtal. Vad gäller antalet respondenter har utskicket till domstolarna studsat tillbaka pga. spaminställningar hos myndigheterna. Utskick till domstolarna har därefter gjorts manuellt, siffran 340 kan till viss del därför vara missvisande Hur många anställda har myndigheten? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 46.0% 30.5% 23.5% Majoriteten av respondenterna har mellan anställda. Av 187 respondenter är det 86 stycken som har mellan anställda, 57 stycken respondenter har mellan 1 50 anställda och 44 respondenter har fler än 500 anställda. PoP

20 Procent Procent Datum Sid 20 (54) Har ni avropat från det statliga ramavtalet gällande Profil- och presentartiklar? På frågan om avrop gjorts från ramavtalet uppgav 54 % av respondenterna att avrop hade gjorts. Detta innebär att 101 respondenter gjort avrop från ramavtalet Är ni nöjda med det befintliga ramavtalet? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 71.8% 19.4% 8.7% Ja Nej Vet ej 103 respondenter har besvarat frågan och 74 respondenter är nöjda med befintligt ramavtal. 9 respondenter är inte nöjda med befintligt ramavtal och 20 respondenter vet inte/kan inte svara på frågan om de är nöjda med befintligt ramavtal Varför använder ni inte det statliga ramavtalet gällande Profil- och presentartiklar? 100% 90% 80% 70% 60% 65.1% 50% 40% 30% 20% 10% 16.3% 7.0% 11.6% 0% Inget behov Inget behov tidigare, dock kommer vi nyttja ramavtalet framöver Kände inte till ramavtalet Vi kommer att göra en egen upphandling, vänligen ange skäl här: PoP

21 Procent Datum Sid 21 (54) Av de 86 respondenter som uppgett att de inte gjort avrop från det statliga ramavtalet har majoriteten angett att inget behov förelegat samt i övrigt följande: Fick inget svar på avropsförfrågan när vi använde det statliga ramavtalet. Vi har ett eget ramavtal. Ramavtalet uppfyllde inte myndighetens behov Hur lätt/svårt har det varit att avropa från ramavtalet? 100% 90% 80% 76.7% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 14.6% 8.7% 0.0% Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt 103 respondenter har besvarat frågan och 88 av dessa anser att det är mycket lätt eller lätt att avropa från ramavtalet. Det innebär att 15 respondenter anser att det varit svårt att avropa från ramavtalet. Det kan dock konstateras att myndigheterna anser att det är ett ramavtal som är användarvänligt. PoP

22 Procent Datum Sid 22 (54) Vad avropar ni från ramavtalet? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 59.8% 28.4% 51.0% 40.2% 39.2% Artiklar som finns i ramavtalets varukorg Presentartiklar med eller utan logotype (artiklar Transformativ lösning - härmed avses exempelvis Namn utöver varukorg) att förändra traditionen att ge bort produkter, som Procent Artiklar som finns i ramavtalets varukorg 59,8 % Profilkläder med logotype (artiklar utöver varukorg) 28,4 % Profilartiklar med logotype (artiklar utöver varukorg) 51,0 % Giveaways med logotype (artiklar utöver varukorg) 40,2 % Presentartiklar med eller utan logotype (artiklar utöver varukorg) 39,2 % Miljövänliga artiklar/miljömärkta artiklar 17,6 % Kundanpassad Webbshop 4,9 % Kundanpassad lagerhållning av förädlade varor 5,9 % Transformativ lösning - härmed avses exempelvis att förändra traditionen att ge bort varor, som pennor, väskor, paraplyer till att också ge bort smart service såsom e-böcker, appar, ringsignaler etc. 4,9 % Kostnadsfri rådgivning med genomförbara och kreativa idéer om varor, var logotyp ska presenteras på produkten och hur de kan användas utifrån era mål och budgetramar 5,9 % Antal respondenter % 4.9% 5.9% 4.9% 5.9% 102 respondenter har besvarat frågan om vad som avropas från ramavtalet. Som framgår avropar majoriteten av respondenterna artiklar från varukorgen och/eller profilartiklar med logotype. Även giveaways med logotype och/eller presentartiklar med eller utan logotype avropas av en stor del av respondenterna Vilka positiva erfarenheter har ni från avrop från nuvarande ramavtal? Nedan listas ett urval av myndigheternas positiva erfarenheter från nuvarande ramavtal. Lätt att avropa. Bra återkoppling och snabba besked. Bra med leveransavtal och att vi har en kundansvarig. Mycket bra bemötande. Bra information och förslag till varor då de vi tänkt oss inte funnits att tillgå. Lättillgängliga leverantörer. Snabba offerter. Bra leveranstid. Det har funkat bra. Det som beställts har levererats i tid och med förväntad kvalitet. Leveranssäkra leverantörer, bra spridning, elektronisk fakturering fungerar. Låg reklamation på produktion och tryck. PoP

23 Datum Sid 23 (54) Många varor att välja emellan. Tillmötesgående vid framtagning av nya varor Vilka mindre bra erfarenheter har ni från avrop från nuvarande ramavtal? Nedan listas ett urval av myndigheternas mindre bra erfarenheter från nuvarande ramavtal samt förslag på frågor att se över inför kommande upphandling. Trycket (förädling) blir dåligt på många varor, vilket resulterat i en hel del reklamationer. Vissa leverantörer har haft svårt att leverera rätt, följa manus etc. Många gånger har de varor som avropats och avtals om utgått i sortiment när beställningen väl gjorts vilket resulterat i att vi fått en likvärdig vara. Detta innebär en del merarbete och att vi får tumma på vissa detaljer för att kunna få leveransen i tid. Leveransförseningar och missförstånd vid beställningar. Svårt att veta att vi får rätt priser och rabatter. Svårt att uppskatta värdet på avropet då man i förväg inte vet vad en vara kan komma att kosta. Dyrt vid mindre kvantiteter. Avropsblanketten är svår att förstå och det är lätt att skriva fel för de som svarar på avropet. Mer klarspråk, lättsammare uppställning och tydligare var text ska fyllas i. Leveranstider varierar mycket utan ytterligare information. Leverantören kan vilja ge sken av att kunna erbjuda en viss vara för att få ett uppdrag, men det visar sig sedan att deras vara endast är likvärdig. När det gäller profilering är estetiken ofta viktig och små nyanser kan göra stor skillnad. Möjligheten till anpassning av varor (förädling) är ofta mycket begränsad. Små tryckytor på stora varor och liknande begränsningar. Få leverantörer svarar på avropsförfrågan. Meddelar inte att de inte kommer att lämna anbud. Ibland svårt att få snabba svar. Många av våra inköp överstiger SEK vilket medför många förnyade konkurrensutsättningar. Detta skapar långa ledtider vilket är problematiskt då vi många gånger har behov av ett snabbt förfarande. Dessutom tar det mycket extra arbete när vi har många inköp igång samtidigt. Man måste ofta gå vidare till företagets produktsida för att hitta det som vi är ute efter. Produktlistan är begränsad. Vi önskar även ett större fokus på miljöanpassat material. Förenkla texten i de gemensamma dokumenten i t.ex. vägledande text. Varukorgen skulle behöva innehålla fler varor för att förenkla vår inköpsprocess. Mer miljövänliga varor och lättare att hitta dem. Att få miljövänliga varor är inget problem idag, men oftast blir priset för högt. Förslag: ha ett antal mindre, dyra artiklar som är miljömärkta, exempelvis block, penna, mugg, mössa, vantar, reflex, läppglans. PoP

24 Datum Sid 24 (54) Vad är att föredra vid beställning/avrop inför kommande upphandling? Rangordning med flera leverantörer 49.6% Kombinatorisk indelning (KOMBO) såsom tidigare, d.v.s. vid omsättning över kr sker en förnyad konkurrensutsättning. Under kr sker avrop enligt rangordning 37.4% Förnyad konkurrensutsättning 13.0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Procent 115 respondenter har besvarat frågan och 57 respondenter föredrar rangordning med flera leverantörer. 43 respondenter föredrar en kombo och 15 respondenter föredrar förnyad konkurrensutsättning Om Kombinatorisk indelning önskas, ange vilka gränser som skulle vara intressanta? Nedan listas ett urval av myndigheternas förslag till beloppsgränser: SEK (såsom tidigare) SEK SEK SEK SEK SEK SEK, samt rangordning på produktlista som tidigare. Rangordning upp till SEK samt vid köp från produktlistan. Upp till 300 tygpåsar med flerfärgstryck ska vara enkelt att beställa utan förnyad konkurrens. PoP

25 Procent Procent Datum Sid 25 (54) Hur vill ni kunna göra era beställningar? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 54.8% 42.6% 20% 17.4% 10% 10.4% 1.7% 0% Online via ramavtalsleverantörens Via egen kundanpassad Webbshop Via s avropsblankett Webbshop Namn Procent Online via ramavtalsleverantörens Webbshop 54,8 % Via ert e-handelsystem, t.ex. Proceedo, Agresso, Raindance 42,6 % Via egen kundanpassad Webbshop 17,4 % Via telefon och/eller mail 53,0 % Via s avropsblankett 10,4 % Annat sätt, vänligen ange vilket: 1,7 % Antal respondenter % 115 respondenter har besvarat frågan om hur de vill kunna göra beställningar från ramavtalet. Majoriteten kunna göra beställningar online via ramavtalsleverantörens webbshop, via sitt egna e-handelssystem och/eller telefon/mail. 20 respondenter vill kunna avropa via egen kundanpassad webbshop och/eller 12 respondenter vill kunna avropa via s avropsblankett Vilken/vilka typer av e-handel använder ni? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 24.3% 23.5% Anslutning via EDI där vi skickar order från katalog (Pricat eller motsv.) som innehåller de artiklar vi avropat Punch-out till leverantörens webbutik 44.3% Fritextformulär eller enklare katalog (Excel eller motsv.) 22.6% Annat sätt, vänligen ange vilket: PoP

26 Procent Datum Sid 26 (54) Namn Procent Anslutning via EDI där vi skickar order från katalog (Pricat eller motsv.) som innehåller de artiklar vi avropat 24,3 % Punch-out till leverantörens webbutik 23,5 % Fritextformulär eller enklare katalog (Excel eller motsv.) 44,3 % Annat sätt, vänligen ange vilket: 22,6 % Antal respondenter respondenter har besvarat frågan om vilken/vilka typer av e-handel som används. 28 respondenter har angett att det görs genom en EDI-anslutning. 27 respondenter har angett att det görs genom en punch-out till leverantörens webbutik. 51 respondenter har angett att det görs genom ett fritextformulär eller en enklare katalog. Ett antal respondenter har angett att det görs på ett annat sätt och angett följande sätt: Agresso. Beställning via mejl. Beställningen via Proceedo. Punch-out under utveckling. SAP Skickar era leverantörer av profil- och presentartiklar e-fakturor till er om ni begär det? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 44.3% 53.0% 30% 20% 10% 0% 2.6% Ja Nej Vet ej 115 respondenter har besvarat frågan och 51 respondenter anger att e-fakturor skickas om det begärs. Ett fåtal har angett nej. 61 respondenter känner inte till om e-fakturor skickas om det begärs. Intressant i sammanhanget är att veta om det är en/flera särskild/-a leverantör/-er som skickar eller inte skickar e-fakturor. Detta framgår dock inte av enkäten. 14 SAP är ett fullskaligt affärssystem som hanterar olika funktioner inom ett företag: ekonomi och redovisning, kunder, leverantörer, lager, personal med mera. PoP

27 Procent Procent Datum Sid 27 (54) Inom vilken tid anser ni att en leverantör bör kunna bekräfta en beställning (orderbekräftelse)? 100% 90% 80% 70% 67.0% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 12.2% Samma dag som beställning inkommit Inom en arbetsdag efter att beställning inkommit 20.0% Inom två arbetsdagar efter att beställning inkommit 0.9% Annat, vänligen specificera: 115 respondenter har besvarat frågan. Merparten av respondenterna (77 stycken) anser att leverantörerna bör kunna bekräfta en beställning inom en arbetsdag efter att den inkommit. En mindre del av respondenterna (23 stycken) anser att en beställning bör bekräftas inom två arbetsdagar efter att beställning inkommit. Dessutom anser en liten del av respondenterna (14 stycken) att en beställning bör bekräftas samma dag som beställning inkommit. 1 respondent har angett att en beställning bör bekräftas inom max en vecka, under förutsättning att det är en enkel order. Respondenten anser dock att bekräftelse bör få lämnas inom två veckor om leverantören behöver leta delar eller liknande Inom vilken tid anser ni att en leverantör bör kunna leverera sina lagerhållna varor? Gäller inte specialbeställningar. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 0.0% Samma dag som beställning inkommit 10.4% Inom en arbetsdag efter att beställning inkommit 22.6% Inom två arbetsdagar efter att beställning inkommit 31.3% 32.2% Inom tre Inom fyra-fem arbetsdagar efter att arbetsdagar efter att beställning inkommit beställning inkommit 3.5% Annat, vänligen specificera: PoP

28 Datum Sid 28 (54) Namn Samma dag som beställning inkommit Inom en arbetsdag efter att beställning inkommit Inom två arbetsdagar efter att beställning inkommit Inom tre arbetsdagar efter att beställning inkommit Inom fyra-fem arbetsdagar efter att beställning inkommit Annat, vänligen specificera: Antal respondenter Antal 0 st. 12 st. 26 st. 36 st. 37 st. 4 st. 115 st. 115 respondenter har besvarat frågan. Majoriteten av respondenterna, totalt 73 stycken, anser att leverans av lagerhållna varor bör kunna ske inom 3 alternativt 4 5 arbetsdagar efter att beställning inkommit. 26 respondenter anser att leverans av lagerhållna varor bör kunna ske inom 2 arbetsdagar efter att beställning inkommit. Respondenterna som ansett att en annan tid är mer lämpligt har angett följande: Köper endast anpassat - med logotype. 10 arbetsdagar. Det beror på order och varor. Det kan variera. Sammanfattning av myndighetsenkät Av myndighetsenkäten framgår att de respondenter som använt ramavtalet är nöjda med ramavtalet och tycker att det varit lätt eller mycket lätt att avropa ifrån. Vid en kommande upphandling föredrar omkring 50 % av respondenterna ett rangordnat ramavtal med flera leverantörer. Majoriteten av respondenterna vill kunna göra beställningar från ramavtalet online via ramavtalsleverantörens webbshop, via sitt egna e-handelssystem och/eller telefon/mail. Vidare visar enkäten att myndigheterna önskar snabba leveranser och snabb återkoppling. 6.2 Möte med myndigheter Om referensgruppsmöten Under förstudieprojektet har ett referensgruppsmöte hållits. Vid referensgruppsmötet deltog ansvarig projektledare, projektmedlem, biträdande ramavtalsförvaltare samt ett urval av avropsberättigade myndigheter av olika storlekar som använder det befintliga ramavtalet på området. Rent generellt är myndigheterna nöjda med det befintliga ramavtalet. Nedan följer de viktigaste diskussionspunkterna från referensgruppsmötet Prover Den generella uppfattningen bland myndigheterna på referensgruppsmötet var att det är bra med möjligheten att kunna beställa varuprover. PoP

29 Datum Sid 29 (54) Varuprover efterfrågas i syfte att kunna göra en kvalitetskontroll. Det är inte alltid nödvändigt att begära in varuprover men möjligheten måste finnas kvar. En vanligare form av kontroll är via e-post, vilket går snabbare. Vill man kontrollera t.ex. färg eller tryck är prover bra. Vid referensgruppsmötet framkom även att då myndigheterna avropar en ny vara av större kvantitet vill myndigheten gärna klämma och känna på varan. Möjligheten att vid avrop beställa prover och referensexemplar samt kontrollera korrektur finns i det befintliga ramavtalet Kundanpassad webbshop och lagerhållning Vid möten med befintliga ramavtalsleverantörer framkom att lagerhållning avropas i mycket begränsad mängd. Vid den tidigare upphandlingen utgjorde möjligheten att lagerföra varor ett ska-krav. Den allmänna uppfattningen bland deltagarna på referensgruppsmötet är att det är fortsatt intressant med både webbshop och lagerhållning, båda bör därför finnas kvar. För att lagerhållning ska fungera väl krävs god omsättning på varorna, den stora fördelen är att beställningstiderna förkortas avsevärt. Problematiken med lagerhållning är bl.a. att avgöra vem som äger varorna och hur hanteringen av lagret ska ske när avtalstiden löper ut. Om leverantören ska köpa upp lagret leder detta till ett högre pris. Det är en avvägning mellan kostnad och nytta och hur mycket utrymme som kan avvaras. Dessutom blir varor gamla, tryck torkar och den grafiska profilen uppdateras. Inga av de deltagande myndigheterna använder sig i nuläget av lagerhållning men det kan komma att ändras över tid. En av totalt sex referensgruppsdeltagare använder idag av webbshop Transformativa tjänster I kort kan noteras att transformativa tjänster har avropats i mycket begränsad omfattning. Trots att ramavtalet har löpt över halva avtalstiden ställer sig majoriteten av referensgruppsdeltagarna frågande till vad som utgör transformativa tjänster Avropsform: kombo och gräns för denna Deltagarna vid referensgruppsmötet var av åsikten att kombo är att föredra jämfört med bara rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. Fördelen är att det ger viss flexibilitet. Kombo ger möjligheten till snabba avrop och pressar även priserna. Upplägget med varukorg fungerar och det är bra med fem leverantörer, istället för två som i ett tidigare ramavtal. Från leverantörernas sida har det framförts att beloppsgränsen bör höjas från dagens SEK till åtminstone SEK, för att marknaden annars slås ut. Referensdeltagarna har olika åsikter i frågan, vissa vill höja gränsen för att inte behöva göra förnyade konkurrensutsättningar hela tiden medan andra anser att PoP

30 Datum Sid 30 (54) kronorsgränsen fungerar väl. En slutsats är att myndigheterna anser att det bör röra sig om en skälig beloppsgräns Eventuella förslag på utvärderingskriterier i ramavtalsupphandling och eventuell förnyad konkurrensutsättning Utvärdera på CSR krav. Miljö. Leveranstid viktig aspekt. Produktegenskaper Förslag på övriga förändringar/förbättringar Det behöver bli tydligare vad som ingår i ramavtalet (ramavtalets omfattning). Det är svårt att hitta rabatterna och det är svårt att hitta varor. Den befintliga avropsblanketten är mycket svår att använda och behöver ses över. Det är för mycket text och många fält. En modernare layout önskas. Det är krångligt med många flikar med omfattande information. Hanteringen av underleverantörer är en mycket viktig aspekt. Ramavtalsleverantörerna är dåliga på att märka upp försändelser vilket leder till problem när artiklarna levereras till bl.a. godsmottagningar. Utan märkning av t.ex. inköps- och ordernummer är det svårt att veta vad som levereras och till vem (ansvarig person/avdelning). Det blir svårt att göra uppföljningar på vad som levererats och när leverans har skett. Tygpåsarna i varukorgen behöver vara av bättre kvalitet. Schabloner och kostnader förknippade med dessa bör undersökas. Det är orimligt att det tillkommer kostnader för schablon vid varje tryck. Det borde vara möjligt att spara schablonen och använda en och samma till den slits ut. 6.3 Sammanfattning av referensgruppsmöte Överlag var de myndigheter som var representerade vid referensgruppsmötet nöjda med det befintliga ramavtalet. En av de positiva aspekterna som man vill behålla till ett eventuellt framtida ramavtal är möjligheten att kunna beställa varuprover. Det framkom även att det är rimligt med tre till fem leverantörer, dock inte fler än fem. Den allmänna uppfattningen bland deltagarna på referensgruppsmötet var att det är fortsatt intressant med både webbshoppar och lagerhållning och att dessa två därför bör PoP

31 Datum Sid 31 (54) finnas kvar. Det ska dock noteras att webbshoppar och lagerhållning har avropats i mycket begränsad utsträckning. Därtill bör kort kommenteras att även transformativa tjänster har avropats i mycket liten omfattning och att det är svårt för myndigheterna att ta till sig innebörden av vad som utgör en transformativ lösning. Två aspekter som behöver ses över i ett eventuellt kommande upphandlingsprojekt är kostnaderna förknippade med schabloner och märkningen av leveranser. PoP

32 Datum Sid 32 (54) 7 Marknadsundersökning Marknadsundersökningen har genomförts genom att analysera marknaden för att få deras syn på branschen och dess utveckling. En viktig informationskälla har varit de möten som genomförts med branschorganisation och befintliga ramavtalsleverantörer. 7.1 Marknaden Då det saknas en särskild branschkod för presentreklam är det svårt att uppskatta hur många företag som finns marknaden. Branschorganisationen Svensk Branschförening för Profil- och Reklamprodukter (nedan SBPR) uppskattar att det finns ca företag på marknaden som säljer presentreklam. Företagen drivs mycket olika och består av allt från enmansföretag (1 000-tals) till stora etablerade företag. Av dessa är företag mer aktiva och mer etablerade i branschen. Branschen kan erbjuda allt från små och billiga giveawayartiklar till dyra designade varor samt upplevelsepresenter. Av de företag som är medlemmar i branschorganisationen SBPR är flertalet små och medelstora företag. På marknaden råder stor konkurrens och priserna är pressade. En orsak är att det är lätt att starta ett företag då inträdeshindrena på markanden är små. Exempelvis finns inte några kostnader såsom lager och hyra. Konstruktionen på marknaden är kund-återförsäljare-grossist. Vissa återförsäljare har även egen import och produktion och är själva grossister. En grossist är oftast inte en producent utan köper hem varor från tillverkaren. Lagerhållning kan erbjudas av grossisten och ibland av återförsäljare. Vissa återförsäljare går direkt till fabrik för att få bättre priser. Det förekommer att importörer och återförsäljare slår sig samman i intressegrupper. Det finns ett antal grupper bland återförsäljarna, t.ex. Gosh, Fronta och New Wave Profile, och ett antal grupper bland importörerna, t.ex. PWA. Vad gäller specialbeställningar måste dessa tillverkas på plats, dvs. kravspecifikationproduktion-färdig vara-förädling-leverans. Därför kan leveranstiderna för dessa variera och vara långa. PoP