572 Resurscentrum Delårsrapport

Transkript

1 572 Resurscentrum Delårsrapport Januari April Datum: Diarienummer:

2 Innehållsförteckning Kundperspektivet... 3 Bedömning av måluppfyllelse... 3 Väsentliga insatser och resultat... 3 Utfall nyckelindikatorer - kundperspektivet... 5 Processperspektivet... 6 Bedömning av måluppfyllelse... 6 Väsentliga insatser och resultat... 6 Utfall nyckelindikatorer - processperspektivet... 8 Medarbetarperspektivet... 9 Bedömning av måluppfyllelse... 9 Väsentliga insatser och resultat... 9 Utfall nyckelindikatorer - medarbetarperspektivet Ekonomiperspektivet Bedömning av måluppfyllelse Väsentliga insatser och resultat Utfall nyckelindikatorer - ekonomiperspektivet Fördjupad ekonomisk analys Resultat per affärsområde/verksamhet Bilaga 1: Helårsbedömning

3 Produktionsenhetschefens reflektion Regionaliseringen har inneburit två nya verksamheter till Resurscentrum, det är Regionarkivet och Regionbiblioteket. Integrationsarbetet har varit framgångsrikt med insatser både från de nya verksamheterna, regionstaben och REC:s egen stab. Regionarkivet har under första kvartalet genomfört en organisationsjustering för en mer decentraliserad och effektiv styrning i vardagen, samt lyckats rekrytera upp de brister som fanns vid årsskiftet. Båda enheterna tillför nya och spännande dimensioner till Resurscentrum. Region Östergötland har under första kvartalet bytt bank för både transaktioner och löneutbetalningar. Bytet har genomförts på ett mycket professionellt sätt där samverkan krävts från regionstab, löneenheten, vår systemförvaltning, HR direkt och kommunikationsenheten. Mycket glädjande se den goda samverkan från olika delar av vår verksamhet som ger ett bra resultat. Våra kundtjänster fortsätter att utvecklas och stabilisera sina insatser. I vår egen uppföljning ser vi hög tillgänglighet och en förbättrad lösningsgrad. Vår positiva bild förstärks med den kundenkät som genomförts under första kvartalet där båda våra kundtjänster erhåller ett högt betyg vad gäller bemötande, lösningsgrad och tillgänglighet. Den största förbättringspotentialen ligger i att skapa en tydlighet i vilka tjänster/ärenden man kan få hjälp med i kundtjänsten. Årets kunddialoger har genomförts under aktuell mätperiod, vi möter ett bra samtalsklimat med våra kunder och får konstruktiv kritik. Våra medarbetares insatser och därmed Resurscentrums tjänster uppskattas, jag känner tydligt hur vi mer och mer driver utvecklingen av våra processer tillsammans med våra kunder. Det innebär stora möjligheter till en stabil prestation och ett bra utvecklingsklimat inom samtliga våra professionsområden. Förbättringspotentialer finns förstås hela tiden, flexibilitet i resurser så vi kan möta efterfrågan när den kommer, understödja utvecklingen av de stabsteam som börjar växa fram på produktionsenheterna och en medverkan till enkla tjänster och gränssnitt för verksamhetens chefer och medarbetare. Gemensamt stöd och service börjar mer och mer ta form genom det gemensamma arbetet i ETT projektet. Rapportering av behovsanalysen gav en tydlig indikation på att vi är på rätt väg genom vårt gemensamma projekt. Våra kunder önskar enhetlighet, samordning och enkelhet. Den första leveransen i ETT-projektet förbereds nu under våren med en enhetlig portal för våra tjänster. Samtliga enheter jobbar nu med beskrivning av våra tjänster, det breda engagemanget borgar för en god förankring. Jag ser med spänning fram emot resultatet som kommer under tidig höst, ett första steg mot vårt gemensam stöd och service. BI projektet har nu levererat sin första modul, ekonomimodulen. Det innebär flera saker för oss inom Resurscentrum, i BI objektet jobbar vi nu fram nya förvaltningsrutiner och arbetssätt, inom den regionövergripande processen planering och uppföljning utbildas i verktyget och nya arbetssätt fastställs. Till sist förändras givetvis även Resurscentrums egna ekonomiuppföljning med utbildning för våra egna chefer i BI-verktyget. Vår första upplevelse av verktyget är positiva och vi kommer få en positiv effekt av detta arbete. 1

4 Med stor stolthet kunde jag tillsammans med våra fackliga kollegor konstatera att vi genomfört en lyckosam lönerevision, i vår enkät visade att hela 76,4% procent av våra medarbetare ansåg att det finns en röd tråd mellan utvecklings-, uppföljnings- och lönesamtal. Ett gediget och bra arbete av våra chefer med stöd från HR professionen. Under senare delen av våren och sommaren kommer Resurscentrum vara nästan fullbemannade på chefs- och stabssidan och det innebär att vi kommer kunna driva verksamheten för fullt både vad gäller vardags- som utvecklingsarbete. Det innebär att jag med stor tillförsikt ser fram emot resterande del av verksamhetsåret där vi på ett aktivt sätt ska bidra till Region Östergötlands resultat. Linköping Resurscentrum Magnus Sjöberg 2

5 Kundperspektivet Strategiskt mål Med värdeskapande tjänster löser vi tillsammans kundens behov Måluppfyllelse Framgångsfaktorer Flexibel leverans i rätt tid med rätt kvalitet Ledningsstöd som gör skillnad Minimerad resurs och tid lagd på administration Resultat Bedömning av måluppfyllelse Resurscentrum har och kommer fortsättningsvis under året att arbeta aktivt med förbättrad och utökad dialog med sina kunder och användare. Låga resultat på upplevelse av dialog har tidigare varit den enskilt största faktorn till låga resultat i de uppföljningar som gjorts. De flesta mätningar som genomförs för att följa måluppfyllelse sker dock endast en gång årligen via kundundersökning vars resultat presenteras på hösten. Resultatet på det strategiska målet får fortsättningsvis endast betraktas som delvis uppfyllt, då inga mätbara resultat kan påvisas att förbättring skett, även om arbete har intensifierat. Ambitionen är dessutom att Resurscentrum har fler åtgärder att genomföra för att få de resultat som behövs för att få det strategiska målet att anses uppfyllt. Nuvarande uppskattning av måluppfyllese för helåret är att det strategiska målet kommer fortsätta vara enbart delvis uppfyllt, men med förbättrade resultat inom flera framgångsfaktorer med tillhörande nyckelindikatorer. Arbetet med att nå det strategiska målet får ses som ett långsiktigt arbete. Väsentliga insatser och resultat Ökad och förbättrad dialog Flera av de aktiviteter som Resurscentrum genomför under 2015 inom kundperspektivet handlar om ökad och förbättrad dialog på olika sätt och inom olika forum. Framförallt framgångsfaktorn flexibel leverans i rätt tid med rätt kvalitet är ett kundupplevelsemått som kräver tät dialog med kund för att förstå behov och snabbt kunna förändra leveransen när behovet förändras. Resurscentrum har återupptagit de kundmöten som under 2014 legat nere på grund av låg chefsbemanning, där chef för löneadministration och redovisningsenhet träffar chefer inom Region Östergötland som är användare av dessa tjänster. Dock har intresset för detta varit något lägre hos användarna vid denna förfrågan, jämfört med Under 2015 planerar Resurscentrum också att genomföra ett antal användarmöten kopplat till för verksamheten viktiga system. Detta är ett sätt att öka användarförståelsen och för att hitta möjligheter till förbättringsarbeten. Mötena sker genom mindre fokusgrupper. Genom att trimma och anpassa system så att de passar användaren, likväl som förenkla och förtydliga, så bör detta 3

6 bidra till mindre resurs och tid lagd på administration inom Region Östergötland, vilket är en av Resurscentrums viktigaste framgångsfaktorer för att vara ett välfungerande Shared Service Center. Under våren genomförs kunddialoger med samtliga centrum. Fokus ligger delvis på uppföljning, men framförallt gällande framtida arbetsätt med leveransmodellerna inom HR och ekonomi. Framgångsfaktorn flexibel leverans i rätt tid med rätt kvalitet visar på kundens upplevelse av de tjänster Resurscentrum levererar inom respektive leveransmodell. Det finns en vikt i att kunden får möjlighet i att förstå hela modellen för att kunna nyttja tjänster optimalt, och en vikt för Resurscentrum att förstå kundens behov för att kunna leverera rätt tjänster på rätt sätt i leveransmodellen. Under maj och juni sker också dialog direkt med sjukhusens medarbetare inom Stöd och service på plats, en samordnad aktivitet med övriga stödcentrum där personer från respektive stödcentrum en dag i veckan besöker sjukhusens matsal. Leveransmodeller Under 2015 har Resurscentrum fortsatt arbetet med att driva HR- och ekonomiarbete i leveransmodellerna. Resurscentrum ska kunna erbjuda ledningsstöd som gör skillnad vilket betyder att varje kompetens måste nyttjas på bästa möjliga vis. Detta har krävt nya organisationsstrukturer och är nu i den fas att arbetssätten i dessa strukturer måste sättas. Här blir olika former av rollförflyttningar och arbetsuppgiftsförflyttningar viktigt. Detta måste ske såväl i konsultleden både nära verksamheten samt inom de olika expertområdena, likväl som i mer administrativa processer och i kundgränssnitt som kundtjänsterna. ETT-projektet effektivare tjänster tillsammans Viktigt för Resurscentrum under 2015 blir involveringen i ETT-projektet, som jobbar för ett samlat tjänsteutbud, gemensam kundtjänst och gemensam kunddialog. Via ETT-projektet kommer Resurscentrum tillsammans med övriga stödcentrum kunna bidra både till flexibel leverans i rätt tid med rätt kvalitet samt mindre resurs och tid lagd på administration, då kunden enklare och snabbare ska kunna hitta, förstå och beställa de tjänster som önskas. Fokus under 2015 blir primärt att bidra till leverans av första delmålet, att kunden ska kunna hitta enhetligt tjänsteutbud via gemensam tjänsteportal tillsammans med övriga stödcentrums tjänster. Projektet anses prioriterat och möjlighet till att avsätta resurser till projektet framöver kommer vara viktigt för Resurscentrum, då resultatet av ETT-projektet är en av de insatser som bör ge mest kundnytta på framförallt lång och medellång sikt. Nya kund- och användargrupper I och med att Östsam och Landstinget i Östergötland gick samman i Region Östergötland vid årsskiftet 2015 tog Resurscentrum över nya verksamheter i form av Regionarkiv, Regionbibliotek samt Samhällsorientering. Regionarkiv har en huvudsaklig målgrupp internt, vilket är ett kundoch användargränssnitt som Resurscentrum tidigare haft vana av. De har dock även en hel del kontakt med medborgarna direkt, vilket Resurscentrum tidigare främst haft inom patientadministration. Inom Regionbiblioteket finns uppdrag som direkt vänder sig mot medborgarna på ett helt annat sätt än Resurscentrum tidigare jobbat, där verksamheten bedrivs utifrån både ett samhällsperspektiv och ett medborgarperspektiv. Både folkbibliotek samt Östergötlands kommuners nyanlända medborgare är att betrakta som verksamhetens primära kunder. De tillkomna verksamheterna är vana att jobba inom dessa områden, men för integrationsarbetet i Resurscentrum organisation finns ett arbete att utföra under

7 Utfall nyckelindikatorer - kundperspektivet Strategiskt mål Med värdeskapande tjänster löser vi tillsammans kundens behov Framgång sfaktor Nyckelindikator Föregående utfall Mål 2015 Utfall Måluppfyllelse Nöjd kund index (NKI)* 2014/08: Användarnöjdhet gällande Resurscentrums dialog* 2014/08: Flexibel leverans i rätt tid med rätt kvalitet Användarnöjdhet gällande Resurscentrums flexibilitet* Användarnöjdhet gällande Resurscentrums tillgänglighet* 2014/08: /08: Andel besvarade samtal inom 45 sekunder för HRdirekt/ekonomikundtjänsten 2014/12: 71 % 90 % 78 % Kunder och uppdragsgivare som upplever att Resurs-centrums tjänster skapar mervärde (skala 1-5) 2014/08: 3,9 4,0 - Ledningsstöd som gör skillnad Kunder och uppdragsgivare som upplever att Resurscentrum levererar vägledande underlag/ rådgivning (skala 1-5) 2014/08: 4,3 4,3 - Måluppfyllelse för rollförflyttning i önskvärd riktning (nedlagd del av arbetstid för) ekonomiska kalkyler 2014/12: 3,7 % 10 % 4,9 % Måluppfyllelse för rollförflyttning i önskvärd riktning (nedlagd del av arbetstid för) förändringsledning 2014/12: 10 % 12,5 % 11 % Minimerad resurs och tid lagd på administration Användarnöjdhet med kundtjänst och IT-system HR, ekonomi och BI Användarnöjdhet gällande Resurscentrums tydlighet* 2014/08: 84 % 2014/08: % Ej data färdigt 72 - Användarnöjdhet gällande Resurscentrums kvalitet* 2014/08: *Index från årlig kundundersökning. 80 anses vara goda målvärden, även där tidigare utfall redan överstigit målet. Mål satta lägre än utfall är att anse som en prioritering. 5

8 Processperspektivet Strategiskt mål Måluppfyllelse Framgångsfaktorer Resultat Värdeskapande ledningsstöd och effektiva administrativa processer Arbeta i kvalitetsäkrade effektiva processer med ständiga förbättringar av arbetssätt och metoder Säkerställ resursflexibilitet, synergier och effektiva IT system Tillgängligt, tydligt och relevant tjänsteutbud Effektivt och systematsikt miljöarbete Bedömning av måluppfyllelse Processperspektivets strategiska mål är ett värdeskapande ledningsstöd och effektiva administrativa processer, i syfte att skapa mervärde för våra kunder. Arbetet med att skapa ett leaninspirerat ledningssystem fortgår under 2015, med fokus på kvalitetssäkrade processer, kvalitetsgranskade processer, ständiga förbättringar och produktionsplanering. Det strategiska målet inom processperspektivet nås endast delvis vid DÅ04 samt att flera av nyckelindikatorerna mäts först i årsredovisningen. Ett kontinuerligt arbete pågår mot en högre måluppfyllelse i slutet på Då Resurscentrum under 2015 har två nya enheter i verksamheten kan det totala resultatet komma att påverkas. Väsentliga insatser och resultat Kvalitetssäkrat arbetssätt Projektet kvalitetssäkrat arbetssätt har pågått sedan 2013 och är en viktig del i det leanarbete som utvecklas på Resurscentrum. Leanarbetet syftar till ett arbete i kvalitetssäkrade och effektiva processer med ständiga förbättringar av arbetssätt och metoder. Projektet avslutas under maj 2015 och övergår sedan i löpande verksamhet. Efter två års arbete med processkartläggning är 290 processer påbörjade varav 205 är kvalitetssäkrade. Resurscentrums nya enheter, Regionarkivet och Regionbiblioteket, kommer att påbörja detta arbete under hösten 2015 och har då möjlighet att lära av övriga enheters framgångsfaktorer. En förutsättning för att arbeta vidare med processkartläggningen är nyttjandet av den tid som varje medarbetare har avsatt för utvecklingsarbete. I Resurscentrum leaninspirerade ledningssystem ingår arbetet med ständiga förbättringar. Arbetssättet börjar sätta sig och målet att avsluta avvikelser och förbättringsförlag inom fyra veckor nås. 6

9 För att säkerställa att det finns en hög kvalitet samt att det sker en utveckling av leanarbetet genomförs kvalitetsrevisioner av alla enheters minst en gång per år. Arbetet är påbörjat och resultaten hitintills är positiva. Produktionsplanering Produktionsplanering är en framgångsfaktor för verksamhetssyrning på lång och kort sikt och en del i att säkerställa resursflexibilitet, synergier och effektiva IT system. Arbetet med produktionsplanering påbörjades redan under 2014 och inför 2015 har målet tydliggjorts så att Resurscentrums enheter har en både kort- och långsiktig planering. Vid mätningen efter årets första fyra månader nås inte målet. Under våren arbetar chefsgruppen med att ta fram kriterier för detta arbete och i ett senare skede tas bättre och gemensamma verktyg för produktionsplanering fram. ETT-projektet effektivare tjänster tillsammans För att nå det strategiska målet värdeskapande ledningsstöd och effektiva processer är ett tillgängligt, tydligt och relevant tjänsteutbud en förutsättning. ETT-projektet stöder Resurscentrums arbete med att ta fram ett tjänsteutbud som är tillgängligt för kunderna. Enheterna på Resurscentrum är inne i ett skede där såväl tvingande som valbara tjänster beskrivs utifrån syfte, mål, målgrupp, pris, betalningssätt och leverans. Detta arbete slutförs under maj månad. I ett nästa steg går projektet vidare med att ta fram en gemensam tjänsteportal. Miljöarbetet För att Resurscentrums miljöarbete ska vara effektivt och systematiskt har en kvalitetssäkrad miljöprocess, som beskriver arbetssätt gällande miljön, tagits fram. En handlingsplan för miljö finns framtagen för I miljöplanen finns bland annat aktiviteter kopplade till RH check miljö, källsortering i fikarummen på Brevduvan, samt utredning kring behov av Lync och inköp av cyklar. Under januari till april har arbetet Vårda miljön legat i fokus på Resurscentrums enheter, vilket är en av flera delar i 2015 års miljöplan. 7

10 Utfall nyckelindikatorer - processperspektivet Strategiskt mål Värdeskapande ledningsstöd och effektiva administrativa processer Framgångsfaktor Nyckelindikator Föregående utfall Mål 2015 Utfall Måluppfyllelse Andel processer som är kvalitetssäkrade 2014/12: 70 % 90 % 70 % Arbeta i kvalitetsäkrade effektiva processer med ständiga förbättringar av arbetssätt och metoder Andel kvalitetssäkrade processer som är kvalitetsgranskade under året Andel avvikelser/ förbättringsförslag som är avslutade inom 4 veckor 2014/12: 100 % Nytt 60 % 100 % - 60 % Avsatt tid för utvecklingsoch förbättringsarbete 2014/12: 3,6 % 5 % 3,0 % Säkerställ resursflexibilitet, synergier och effektiva IT system Andel enheter som produktionsplanerar på lång och kort sikt Nytt 50 % 33 % Tillgängligt, tydligt och relevant tjänsteutbud Effektivt och systematsikt miljöarbete REC tjänsteutbud finns framtaget och är tillgängligt för kunderna Andel genomförda miljöförbättrande åtgärder i enighet med fastställd handlingsplan för miljö Nytt Ja - Nytt 100 % - 8

11 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål En attraktiv arbetsgivare som utvecklar och når resultat Måluppfyllelse Framgångsfaktorer Vi gör det bättre med respekt för varandra och andra Attrahera, behålla och utveckla Resultat Bedömning av måluppfyllelse Förutsättningar för en framgångsrik kunskaps- och kompetensorganisation är chefer som uppmuntrar, vägleder och stödjer medarbetarna samt medarbetare som har ett gott bemötande mot såväl kollegor som kunder och som ansvarar för sin egen och verksamhetens utveckling. Fokus är att Resurscentrum upplevs som en attraktiv arbetsgivare som utvecklar och når resultat. De flesta av måltalet mäts i samband med medarbetaruppföljningen, dock pågår ett kontinuerligt arbete för att målen ska uppnås under året. Väsentliga insatser och resultat De insatser som har genomförts under årets första månader återfinns inom framgångsfaktorn attrahera, behålla och utveckla, vilket är en av två framgångsfaktorer för att nå Resurscentrums strategiska mål. Lean som verksamhetsstrategi Resurscentrum har under flera år arbetat aktivt med att införa en verksamhetsstrategi enligt lean och därmed viljan att skapa en kultur där öppenhet råder och där medarbetarna känner trygghet och vågar ifrågasätta när något känns fel och vågar fråga varför. En del i detta arbete har varit införandet av ett arbetssätt där samtliga medarbetare har 2-4 uppföljningssamtal, varav ett av samtalen är det årliga utvecklingssamtalet. I uppföljningssamtalen förs det dialog kring följande parameterar: Uppdrag och mål: Verksamhetens uppdrag och mål samt arbetsuppgifter (produktionsplan och debiteringsgrad) Prestation: Arbetsresultat i förhållande till mål/överenskommelser. Vilka arbetsuppgifter fungerar bra/mindre bra samt om det finns några hinder som gör att medarbetaren inte kan utföra sitt arbete på ett optimalt sätt. Arbetsmiljö och hälsa: Balans mellan arbete och fritid Kompetensmatris och avstämning individuell utvecklingsplan REC:s Värdegrund: Individuella bedömningsinstrumentet 9

12 I samband med utvärderingen av löneöversyn, utvärderades detta arbetssätt. Glädjande kan konstateras att övervägande delen av Resurscentrums medarbetare upplever att uppföljningssamtalen är en uppföljning på utvecklingssamtalet och att dialog förs kring ovanstående parametarar, utfall 76,4 %, (målvärde 75 %). Kompetensförsörjning Resurscentrum Under årets första fyra månader har arbetet med att säkra upp kompetensförsörjningen inom Resurscentrum fortsatt. I samband med Regionbildningen så tillkom två nya enheter Regionbiblioteket och Regionarkivet samt att generationsväxlingen gör sig påmind då nya medarbetare rekryteras in och vikten av en bra introduktion är högaktuell. I januari genomfördes den första gemensamma, Resurscentrumövergripande introduktionsdagen följd av ytterligare ett tillfälle i februari. Totalt var det ca 50 medarbetare som deltog. Under dagen får nya medarbetare ta del av Resurscentrums vision, mål, uppdrag och ekonomisk styrning samt vad det innebär att vara medarbetare inom Region Östergötland och Resurscentrum, dvs ta del av medarbetarinformation som finns på Lisa och information om Lean, kvalitetssäkring, värdegrund, ledarskap och medarbetarskap. En enkel utvärdering har gjorts efter varje tillfälle där det kan konstateras att dagarna har varit mycket uppskattade samt att konstruktiva förslag på vidareutveckling av den gemensamma dagen har framförts. Nästa tillfälle är i höst. Målsättningen är att genomföra två dagar per kalenderår, ett tillfälle i januari/februari och ett tillfälle i september/oktober. Kompetensportalen Arbetet med att införa Kompetensportalen har fortsatt under Nu har även de nya enheterna inom Resurscentrum fått introduktion och har börjat använda kompetensportalen. I samband med årets utvecklingssamtal så är målsättningen att alla medarbetare inom Resurscentrum ska ha en utvecklingsplan registrerad i kompetensportalen, vilket kommer att uppfyllas med några få undantag och med naturliga förklaringar. Flera enheter har påbörjat ett arbete med att revidera befintliga befattningsutvecklingsmodeller och i samband med det arbetet tydliggöra vilka utbildningar som ska läggas in i kompetensportalen och som är av vikt att följa utifrån de kompetenskrav som finns på olika befattningar inom Resurscentrum. Målsättningen under 2015 är att samtliga enheter har uppdaterade befattningsutvecklingar för sina respektive befattningar. Arbetsmiljödag Resurscentrum vill vara en hälsofrämjaden arbetsplats i utveckling och målsättningen är att minst 80 % av medarbetarena tycker det är roligt att gå till jobbet. För att nå detta pågår flera aktiviteter som införande av produktionsplanering och den veckovisa temperaturmätaren med syfte att skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö samt underlag till diskussion om arbetssituationen. För att ytterligare belysa vikten av arbetsmiljön så genomförs en arbetsmiljödag den 7 maj. Förmiddagen genomförs enhetsvis utifrån respektive enhetsplanering, men gemensamt är att tiden ägnas ut RHcheck, skyddsrond och information/diskussion om vår gemensamma arbetsmiljö. Eftermiddagen avslutas med en gemensam föreläsning med fokus på vårt välbefinnande, Hälsa som resurs vems ansvar? och Vad är stress, varför stressar vi? och hur kan vi balansera stressen i arbetslivet. 10

13 Utfall nyckelindikatorer - medarbetarperspektivet Strategiskt mål En attraktiv arbetsgivare som utvecklar och når resultat Framgångsfaktor Nyckelindikator Föregående utfall Mål 2015 Utfall Måluppfyllelse Vi gör det bättre med respekt för varandra och andra Samarbetet inom Resurscentrum fungerar bra* 2014/05: Medarbetarnas samlade upplevelse av ledarskapet inom Resurscentrum* 2014/05: Medarbetarnas samlade upplevelse på gruppen/ kollegorna Medarbetarnas upplevelse av sin egen situation på arbetsplatsen Nytt 77 - Nytt 78 - Attrahera, behålla och utveckla Totalindex medarbetaruppföljning* 2014/05: Medarbetare som tycker det är roligt att gå till jobbet 2014/12: 73 % 80 % 70 % Medarbetarnas upplevelse av att årets uppföljningssamtal har varit en uppföljning på utvecklingssamtalet Nytt 75 % 76,4 % Avsatt tid för kompetensutveckling 2014/12: 3,1 % 4 % 3,2 % *Ingångsvärdet kommer inte att vara helt jämförbart med utfall 2015 pga att frågorna i medarbetaruppföljningen har reviderats 11

14 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål Ekonomi som skapar handlingsfrihet Måluppfyllelse Framgångsfaktorer En kostnadseffektiv verksamhet En ekonomi i balans Resultat Bedömning av måluppfyllelse En god ekonomisk situation där kostnader och intäkter är i balans och där ekonomin är vägledande men inte negativt dämpande för verksamheten gör att det strategiska målet ekonomi som skapar handlingsfrihet är att betrakta som uppfyllt. Resurscentrum förväntar sig i dagsläget ett nollresultat. Oplanerade kostnader har uppstått men möjlighet finns att parera med omprioritering av aktiviter som planerats under året. Resurscentrum har också kunnat genomföra sina rekryteringar inom den budgetram som funnits, något som är av yttersta vikt för att kunna uppnå ett gott ekonomiskt resultat. Bedömningen är att måluppfyllelsen fortsätter betraktas som uppfylld vid årets slut. Väsentliga insatser och resultat Ekonomisk integration av nytillkomna verksamheter Under första kvartalet 2015 har fokus varit på integrationsarbete för de vid årsskiftet nytillkomna verksamheterna från Östsam och ledningsstaben. Det finns dock ingen oro för resultatet, utan arbetet är mer av strukturell karaktär. Men detta skapar ändå osäkerheter där verksamheten inte kan följas på ett fullt tillfredställande sätt, vilket är orsaken till att Resurscentrum som helhet inte upplever framgångsfaktorn en ekonomi i balans som uppfylld. Fortfarande behövs ingående balans för 2015 korrigeras samt att sätta rutiner och arbetssätt för projektredovisning inom Regionbibliotekets verksamhet, för att de ska kunna hantera detta inom Region Östergötlands ramar. Arbetet med detta fortgår under 2015, där kvarvarande frågor beräknas vara lösta till delårsrapportering 08. Verktyg och arbetssätt Under 2015 läggs fokus också på att med hjälp av nytt BI-verktyg förändra och förenkala rapporter för planering och uppföljning. I och med ökade tekniska möjligheter har Resurscentrum redan hittade tidsbesparande åtgärder. Det som kvarstår är att hitta nya arbetssätt som är både tidsbesparande och kvalitetshöjande för både chefer men också Resurscentrums kunder. I och med detta kan Resurscentrum jobba mer aktivt med framgångsfaktorn en kostnadseffektiv verksamhet för att hitta tid som kan sparas eller användas till mer värdeskapande uppgifter. En fortsatt stor insats under året blir att introducera Resurscentrums chefer och medarbetare i de nya verktygen, en insats som påbörjats men som intensifieras under hösten

15 Vinsthemtagning och målarbete I den leanssatsning som görs under 2015 har påvisande av vinsthemtagning varit en viktig aktivitet. Här har dock inget arbete påbörjats och denna aktivitet ligger för närvarande nere när olika insatser och aktiviteter fått prioriteras mot varandra. Istället jobbas aktivt med mer processorienterade mål där ledtider inom de olika verksamheterna kan mätas. Ledtidsmått är ett sätt för Resurscentrum att framöver kunna mäta en kostnadseffektiv verksamhet där flaskhalsar och resursslöserier ska kunna identifieras för att aktivt kunna arbeta med att minska och ta bort dessa. Snabbare ledtider bör också leda till ökad upplevelse av Resurscentrums ledningsstödjande tjänster samt minskad risk för exempelvis sena inbetalningar och utbetalningar. Detta blir första gången Resurscentrum jobbar med processmål istället för mål inom respektive linjeverksamhet. Arbetet drivs tillsammans med berörda enhetschefer, inom den leansatsning som görs under Utfall nyckelindikatorer - ekonomiperspektivet Strategiskt mål Ekonomi som skapar handlingsfrihet Framgångsfaktor Nyckelindikator Föregående utfall Mål 2015 Utfall Måluppfyllelse Andel enheter med lönekostnadsutveckling ej överstigande årsbudget Nytt 100 % 94 % En kostnadseffektiv verksamhet Resurscentrums totala lönekostnadsutveckling (löne- och personalförändringar) 2015 inkluderar lönemål och verksamhetsövergång i samband med regionbildning 2014/12: 1,2 % 19,6 % 13,8 % En ekonomi i balans Andel enheter med ekonomiskt årsresultat som ej är sämre än 1 % av enhetens omsättning Nytt 90 % 94 % Årsresultat lika eller bättre än budgeterat årsresultat 2014/12: 2,4 mkr 0,0 mkr 0 mkr 13

16 Fördjupad ekonomisk analys Gemensamma kostnader Resurscentrum stryker vissa aktiviteter som budgeterats för med centrala medel inom gemensamhetskostnader. Vissa insatser och aktiviteter kan också genomföras med lägre kostnader. Även hyra och löpande centrala kostnader beroende på vakanser och sjukdom bland chefer och stabsadministration innebär lägre kostnader än budgeterat. Dock innebär chefsrekryteringar med inhyrda konsulter som täcker upp i mellantiden att en del av detta överskott minskar. Enda större ej budgeterade kostanden som tillförts under 2015 är finansiering för delprojektledare e-frikort, som finansieras genom andra strukna utbildnings- och utvecklingsinsatser. Affärsområde HR Affärsområde HR har en god ekonomisk prognos. Framförallt låg odebiterbarhet på HR-konsulter innebär bra ekonomiskt resultat. Även löneadministration har en hög andel kundtid vilket genererar ett visst överskott. Enda negativt avvikande är HR-direkt där satsningar på utveckling som sker under året kommer innebära att Resurscentrum under en period bär ökade kostnader och därmed ett sämre resultat än budgeterat. Affärsområde ekonomi Inom affärsområde ekonomi har enbart redovisningsenhet resultat som bör klara budget inom helåret, men som kräver insatser och god kontroll framöver både på kostnads- och intäktssidan. Specialistekonomi kommer inte att leverera något överskott som planerats, då omstruktureringar och introduktioner innebär att intäkterna blir mindre än budgeterat. Inom patientadministration finns vissa ofinansierade tjänster som utförs, vilket skapar ett sämre resultat än budgeterat och verksamhetsekonomi kommer liksom specialistfunktionen inte leverera sitt planerade överskott. Verksamheter/enheter utanför affärsområden BI-enheten har en ekonomi i balans där eventuellt överskott återbetalas till finansiärer vid årets slut. I år är intäktsfördelning mellan objekt och enhet betydligt bättre i balans. Både för Regionarkivet och Regionbibliotekets verksamhet finns fortfarande rutiner att sätta för att anpassa verksamheten till Resurscentrums och Region Östergötlands arbetssätt. Båda verksamheterna har en historik av ekonomi i balans, precis som helårsbedömningen för 2015 tyder på, varpå arbetet mestadels gäller rutinhantering. Övriga verksamheter och objekt Gällande både facklig verksamhet samt ST-verksamhet så ser kostnadsutvecklingen ut att ligga inom total budgetram för de respektive verksamheterna. För de tre objekten inom Resurscentrum ser också ekonomin ut att hamna inom beslutat belopp för respektive objekt, förutom HR-objektet där en prioriteringsplan kommer att tas fram och presenteras för styrgruppen. Inom både HR- och Ekonomi & upphandlingsobjektet så flyttas IT-nära kostander och intäkter till CMIT under För samtliga ovan nämnda verksamheter betalas eventuellt överskott tillbaka till ägarna/ finansiärerna vid årets slut, varpå det innebär ett nollresultat för Resurscentrum. 14

17 Resultat per affärsområde/verksamhet Affärsområde/verksamhet (mkr) Helårsbedömning 2015 Budget 2015 Bokslut 2014 Ledning/stab inkl gemensamhetskostnader -0,25-0,5-0,3 Affärsområde HR 0,95 0,5 1,2 Affärsområde ekonomi -0,7 0 1,6 BI-enhet Regionbibliotek inkl samhällsorientering Regionarkiv ST-kansli inkl International Office Facklig verksamhet Övrigt inkl förvaltningsobjekt, entreprenörsenheten och vidarefakturering 0 0-0,1 Summa 0 0 2,4 15

18 Bilaga 1 Bilaga 1: Helårsbedömning

19 Bilaga Resurscentrum i Österg Helårsbedömning 04 Resultaträkning (tkr) Aktuell helårsbedömning Föregående helårsbedömning Ack utfall 04 Budget 2015 Bokslut 2014 Not Intäkter Försäljning utbildning Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag Försålt mtrl varor övr intäkt Summa Intäkter ) Personalkostnader Lönekostnader Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader Summa Personalkostnader ) Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet Verksamhnära material o varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa Övriga kostnader Avskrivningar Avskrivningar Summa Avskrivningar ) Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Årets resultat Noter till resultaträkningen: 1) Lägre andel av övertagen verksamhet från Östsam finansieras av kulturbidrag, än vad som budgeterats för. 2) Antalet anställda jämfört mot budget har ökat till prognos HÅ04. 3) Avskrivningstakten för licenser ärendehanteringssystem har ökat.

20 Bilaga Resurscentrum i Österg Kassaflödesanalys Aktuell helårsbedömning DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat 0 Justering för av- och nedskrivningar 648 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital 648 Ökning/minskning kortfristiga fordringar -25 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 26 Kassaflöde från den löpande verksamheten 648 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar -375 Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Bidrag materiell anläggningstillgång (långfristig skuld) Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten -375 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde 273 Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut Noter till kassaflödesanalysen:

21 Investeringsredovisning Bilaga 1 Föregående Investeringar Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Budget 2015 Bokslut 2014 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier ) Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till investeringsredovisning: 1) Investering endast i fastigheten på klostergatan, samt inventarier i samma fastighet. Inga immateriella invetseringar i form av licenser som planerat under 2015.

22 Bilaga Resurscentrum i Österg Balansräkning (tkr) UB Aktuell helårsbed 2015 IB Bokslut 2014 Not TILLGÅNGAR Immateriella Inventarier Summa Anläggningstillgångar Förutbet kostn upplupna intäkt Kassa och bank Summa Omsättningstillgångar ) SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital Årets resultat Summa Verksamhetens eget kapital Semlöneskuld okomp övertid mm Upplupna kostn förutbet intäkt Summa Skulder ) SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Noter till balansräkningen: 1) Främst årsabonnemang betalade i förväg 2) Främst regionranding ST-läkare