572 Resurscentrum verksamhetsplan 2017 inklusive årsbudget

Transkript

1 572 Resurscentrum verksamhetsplan 2017 inklusive årsbudget Resurscentrum REC

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Presentation av produktionsenheten... 3 Vision och verksamhetsidé... 4 Resurscentrums verksamhetsidé... 4 Perspektivet Kund... 6 Nuläge/bakgrund... 6 Strategiska mål och framgångsfaktorer... 6 Nyckelindikatorer Kund... 7 Perspektivet - Process... 9 Nuläge/bakgrund... 9 Strategiska mål och framgångsfaktorer... 9 Nyckelindikatorer Process...11 Perspektivet - Medarbetare Nuläge/bakgrund...13 Strategiska mål och framgångsfaktorer...13 Nyckelindikatorer Medarbetare...15 Perspektivet - Ekonomi Nuläge/bakgrund...17 Strategiska mål och framgångsfaktorer...17 Nyckelindikatorer Ekonomi...19 Årsbudget Förslag till beslut

3 Presentation av produktionsenheten Resurscentrum erbjuder ett stort antal tjänster inom ekonomi-, HR- och sområdet. Det direkta stödet av ekonomer och HR-konsulter tjänstgörande i Region Östergötlands basverksamhet uppgår till nästan 80 medarbetare som stöttar chefer och Affärsområde/verksamhet Centrumledning/stab 9 Affärsområde HR 104 Affärsområde Ekonomi 117 Regionarkiv 22 Regionbibliotek 22 Kärnverksamhet 274 ST-kansli 6 Bemanningsservice 2 Facklig verksamhet 33 Övrig verksamhet 41 TOTALT 315 *antal anställda medarbetare, främst inom de vårdproducerande enheterna, med ett brett kvalificerat ekonomi- och HR-stöd. Resurscentrum ger även stöd i mer specialiserade områden såsom komplexa rehabiliteringsärenden, kalkylering och utbildning i kalkylstöd samt utveckling av utdata och rapporter från ekonomi, HR-, läkemedel-, vårddatalager och Cosmic. Inom Resurscentrum bedrivs Regionens arkivverksamhet samt löneoch redovisningsproduktion som också tillhandahåller specialistkompetens inom sina områden. I uppdraget ingår att utveckla bättre arbetssätt och rutiner inför framtiden. Resurscentrum fortsätter sin utveckling som ett Shared Service Center, med att utveckla både kärnprocesser och verksamhetssystem. Efter 2015 års regionalisering har Resurscentrum i uppdrag att genom regionbiblioteket driva regional utveckling inom regionbibliotekets verksamhetsområde, samt hantera utbildningsverksamhet inom området samhällsorientering. Resurscentrum har också ett administrativt ansvar för andra ledningsstödsenheter såsom ST-kansli samt ett antal av Region Östergötlands olika förvaltningsobjekt (system). Resurscentrum är även arbetsgivaransvarig för fackliga företrädare inom Region Östergötland beräknas Resurscentrum ha drygt 300 medarbetare. Resurscentrum har lokaler på Klostergatan i Linköping. Resurscentrum har också lokaler för ST-kansliet vid Universitetssjukhuset i Linköping, ett regionarkiv på Tornbyområdet i Linköping samt regionbibliotek i lokaler tillsammans med Linköpings stadsbibliotek. Många konsulter är också uthyrda till regionens övriga verksamheter på heltid och har därmed sina arbetsplatser hos kunden. 3

4 Vision och verksamhetsidé Visionen för Region Östergötland beskriver det önskvärda tillstånd som vi vill uppnå för regionen. Ledorden pekar på viktiga fokusområden för oss och andra aktörer att arbeta med. Region Östergötland drivkraft för hållbar utveckling och livskvalitet Attraktivitet Handlingskraft Goda livsvillkor Varje människa bär på tankar och förhoppningar om framtiden om dagen i morgon, om barnens uppväxt, om stimulerande arbete och om det goda livet tillsammans med familj och vänner. Där det finns gott om utrymme att växa som individ och skapa egen livskvalitet där väljer människor att bo, arbeta och leva. Där skapas det hållbara samhället med gemensamma krafter. Resurscentrums verksamhetsidé Resurscentrum levererar tjänster och service inom HR, ekonomi, business intelligence och arkivverksamhet till våra kunder och på uppdrag från regionsledningen. Vi utgör regionens kompetensstöd inom våra discipliner och ansvarar för att erbjuda kvalitativt ledningsstöd genom effektiva processer. Genom regional biblioteksverksamhet främjar vi också Östergötlands folkbiblioteks verksamhets- och kunskapsutveckling. I nära samverkan med våra kunder och uppdragsgivare utvecklar vi regiongemensamma processer för att på bästa sätt och över tid stödja verksamheten och regionens utveckling. Resurscentrums uppdrag Resurscentrum ansvarar för regionövergripande administrativa processer inom sina uppdrag, inom områdena ekonomi, HR, BI och arkivering. Uppdraget genomförs genom att: samla resurser inom en organisation inom Region Östergötland - delad service säkerställa rekrytering, introduktion och kompetensutveckling för dessa grupper säkerställa bemanning för samtliga processer i sina uppdrag driva, förbättra och utveckla processerna så att de drivs effektivt och med hög kvalitet Resurscentrum ska tillgodose behovet av tjänster till produktionsenheter och ledningsstaben inom ramen för sitt uppdrag. Resurscentrum har också ett uppdrag inom regional utveckling för Regionbiblioteket och den tillhörande verksamheten Samhällsorientering, samt att ansvara för hanteringen av STkansliet och fackliga företrädare i organisationen. Resurscentrums målbild Vi har en framgångsrik samverkan med våra uppdragsgivare där vi är drivande och våra kunder ser oss som en framåtriktad, lyhörd och stabil partner. Våra medarbetare och ledare utmärks av kundfokus, utvecklingsbenägenhet och professionalitet. Tillsammans med regionens övriga stödcentrum levererar vi enhetligt stöd och service för våra kunder. Genom helhetsyn i våra leveransmodeller skapar vi resultat inom våra uppdrag som bidrar till Region Östergötlands utveckling. 4

5 Resurscentrums strategier Samverka med våra kunder och uppdragsgivare, med ett tydligt kundfokus Arbeta utifrån ett leaninspirerat verksamhetssystem Främja ett aktivt medarbetar- och ledarskap enligt lean baserat på värdegrund Tillämpa och utveckla organisationsformen Shared Service Center Nyttja nya och befintliga IT-stöd för att utveckla och effektivisera de processer vi ansvarar för Arbeta med leveransmodeller som skapar helhetssyn i vårt tjänsteutbud Tillse jämlik tillgång till litteratur, information och bibliotekstjänster samt god kunskap om det svenska samhället för nyanlända 5

6 Perspektivet Kund Perspektivet Kund beskriver de viktigaste målsättningarna för Region Östergötlands verksamheter för att invånarnas behov ska tillgodoses på bästa sätt. Nuläge/bakgrund Resurscentrum har en god kundnöjdhet. Nöjd Kund Index (NKI) ligger stabilt på en godkänd nivå, där de allra flesta nyckelindikatorer har utvecklats positiv under Kunderna ger positiv återkoppling kring tjänsteutbud, tjänsters utförande, samt medarbetares och chefers kompetens och beteende. Medan Resurscentrums tjänster och medarbetarnas prestationer får höga värden, får däremot Resurscentrum som organisation något lägre värden från kunderna. I fördjupad dialog med Resurscentrums kunder framkommer att det efterfrågas förbättringar kring ett antal områden. Kunderna önskar snabbare leveranser vad gäller bemanning av konsulter inom både ekonomi och HR. Det efterfrågas också högre och flexiblare leveransförmåga i tjänsteproduktion med egna resurser eller underleverantörer, samt en bättre samordning med övriga stödcentrum. Flera kunder framhåller ökad grad av service och kundfokusering (konsultativt förhållningssätt) samt att Resurscentrums medarbetare ges möjlighet till att få en ökad förståelse för vårdens situation. Utifrån ovan beskrivna nuläge ska arbetet inom kundperspektivet dels stabilisera de starka och positiva delarna och dels utveckla de områden som har en utvecklingspotential. Strategiska mål och framgångsfaktorer Delaktiga och nöjda kunder Dialoger och utbyte måste ske med kunder och uppdragsgivare på olika plan, dialogen ska ha både strategiskt och operativt fokus. Resurscentrum måste utveckla förmågan att samla inkommen information från flera forum och sedan agera på den. Hög kundnöjdhet erhålls genom service och tjänster som ger ett tydligt mervärde. Resurscentrum måste utveckla bemötandet mot kund och arbeta med att alla kundmöten är viktiga. Tjänsternas utformning och utbud måste hela tiden utvärderas och utvecklas med hög delaktighet från kunderna. Det blir viktigt för Resurscentrum att utbudet blir lättillgängligt och tydligt för kunderna, samt att även innehållet i respektive tjänst blir mer tydligt. Här krävs fortsatt arbete med Stöd- och Serviceportalen. Genom att förenkla processer för vårdens medarbetare kan tid på administration minskas. Resurscentrum måste förbättra gränssnitt som verksamheten jobbar i, vilket kan göras genom en fortsatt ökad digitalisering. Det är också viktigt att titta över rutiner inom internkontroll för att hela tiden minimera det administrativa tidsuttaget för vårdpersonal. Hög tillgänglighet till Resurscentrums verksamhet Resurscentrums kunder ska uppleva att det är lätt att komma i kontakt med Resurscentrum och att kundmöten sker på ett bra sätt. Resurscentrums kundtjänster ska ha öppettider som passar vården och väntetider ska vara korta. Vid uppdrags- och tjänsteförfrågningar ska snabba kontakter tas och tydlighet och tempo ska prägla uppdragsdialogen. Genom utveckling av bemanningsmodeller ska Resurscentrum säkerställa en snabb leverans till kund. Ta emot och acceptera uppdrag kommer bli en viktig delprocess under

7 Trygg och ändamålsenlig hantering Resurscentrums kunder ska kunna förvänta sig en kvalitetssäkrad trygg och ändamålsenlig hantering. Grunden för detta läggs genom kvalitetssystem och organisationens leanorienterade arbetssätt. Viktiga delar i det arbetssättet är att minska personberoendet samt att arbeta med daglig drift och ständiga förbättringar. Det är av vikt att säkra medarbetarnas möjlighet till att förstå kundernas verksamheter, samt att se resultat av de rollförflyttningar som är på gång för att kunna vara ett mer verksamhetsnära stöd. Prioriterade aktiviteter inom kundperspektivet 2017 Genomföra olika former av utvecklings- och utbildningsinsatser för att arbeta vidare inom temat Konsultativt förhållningssätt. Säkerställa och prioritera kundmöten på samtliga nivåer. Kunden ska få möjlighet att få samtliga dialoger som de önskar. Förväntan på ledare inom kundperspektivet 2017 Skapar förutsättningar för dialog och utbyte med kunder och uppdragsgivare Använder kundernas synpunkter i det interna förbättringsarbetet Kommunicerar tydligt med Resurscentrums kunder Förväntan på medarbetare inom kundperspektivet 2017 Jobbar med återkoppling i sina processer både i allmänna och riktade insatser Har ett kundorienterat fokus jag hjälper dig du har kommit rätt Säkerställer kvalitetssäkra leveranser och vågar ta till sig feedback från kunder Nyckelindikatorer Kund Strategiskt mål: Delaktiga och nöjda kunder nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 1 Användarnöjdhet gällande Resurscentrums dialog 2 Väl fungerande dialog med våra kunder Användarnöjdhet gällande Resurscentrums tydlighet 3 Andel genomförda kunddialoger 4 Ingångs- Mål Mål Period Källa värde Kundenkät DÅ Kundenkät DÅ08 89 % (16/18) 90 % 90 % Intern Nöjd kund index (NKI) Kundenkät DÅ08 5 Kunder och Hög kundnöjdhet uppdragsgivare som upplever att Resurscentrums tjänster skapar mervärde (skala 1-5) 6 Användarnöjdhet med Minimerad resurs kundtjänst (medelvärde) och tid lagd på 7 administration hos Användarnöjdhet våra kunder gällande Resurscentrums kvalitet 4,0 4,0 4,0 Kundenkät DÅ Kundenkät, utökad kundenkät DÅ Kundenkät DÅ08 7

8 Strategiskt mål: Hög tillgänglighet till Resurscentrums verksamhet nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 8 Användarnöjdhet gällande Resurscentrums Flexibel leverans i flexibilitet rätt tid med rätt 9 Användarnöjdhet kvalitet gällande Resurscentrums tillgänglighet 10 Medelväntetid i sekunder i HR Direkt Tillgänglighet till 11 kundtjänster Medelväntetid i sekunder Patient och ekonomikundtjänsten Kundenkät DÅ08 30, Intern 47, Intern Strategiskt mål: Trygg och ändamålsenlig hantering nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 12 Kunder och uppdragsgivare som upplever att Resurscentrum levererar vägledande underlag/ rådgivning (medelvärde) Ledningsstöd som 13 Rollförflyttning i önskvärd gör skillnad riktning (nedlagd tid för) ekonomiska kalkyler 14 Rollförflyttning i önskvärd riktning (nedlagd tid för) förändringsledning Ingångs- Mål Mål Period Källa värde Kundenkät DÅ08 Ingångs- Mål Mål Period Källa värde Kundenkät DÅ08 3,2 % 10 % 10 % Intern 11,4 % 12,5 % 12,5 % Intern 8

9 Perspektivet - Process Perspektivet Process beskriver de viktigaste målsättningarna för Region Östergötlands arbetsprocesser för att målen i kundperspektivet ska kunna uppfyllas. Nuläge/bakgrund Inom Resurscentrums uppdrag levereras tjänster med hög kvalitet i syfte att skapa mervärde för kunderna. För att kunna utföra sitt uppdrag arbetar Resurscentrums medarbetare i enighet med överenskomna och standardiserade arbetssätt. Resurscentrums visualiserar sina arbettssätt i ett digitalt kvalitetsledningssystem där såväl processer och dokument som arbetet med ständiga förbättringar, kvalitetsarbete och produktionsplanering finns med. Ett fristående kvalitetsledningssystem i sig säkerställer inte att verksamheten håller en hög kvalitet över tid. För att uppnå kvalitetseffekter krävs ett kontinuerligt arbete med kvalitetsgranskning, ständiga förbättringar och processutveckling. Detta är områden som Resurscentrum arbetar med löpande under året. Ett arbete som pågår på varje enhet varje dag är arbetet med ständiga förbättringar, även leanarbetet i form av processkartläggning, framtagande av styrande dokument samt fungerande leantavlor och styrhyllor hanteras på enhetsnivå. På en övergripande nivå genomförs kvalitetssäkring och kvalitetsgranskning av kvalitetsledningssystemet. Detta sammantaget leder till utveckling av arbetssätt och metoder samt höjd kvalitet. Utveckling av kvalitetsledningssystemet är något som Resurscentrum arbetar vidare med under För att ytterligare förbättra kvaliteten behöver arbetet med processutveckling förädlas. Utvecklingen av Leanarbetet har pågått under flera år och är ett arbete som måste hållas levande och som ständigt behöver utvecklas, vilket Resurscentrum kommer att göra även under I avsikt att nyttja resurserna på bästa sätt för Region Östergötland behöver Resurscentrum under 2017 utveckla arbetet med produktionsplanering ytterligare. Strategiska mål och framgångsfaktorer Värdeskapande ledningsstöd Processperspektivets huvudsakliga fokusområde under 2017 är fortsatt utveckling och implementering av Resurscentrums kvalitetsledningssystem. Det strategiska målet värdeskapande ledningsstöd syftar till att på bästa sätt nyttja resurserna samt vara ett ledningsstöd för vårdverksamheten. Framgångsfaktorn ett tillgängligt, tydligt och relevant tjänsteutbud ska göra det enkelt för Resurscentrums kunder att hitta rätt tjänst. I detta arbete är den gemensamma stöd och serviceportalen ett viktigt verktyg. Genom framgångsfaktorn effektiva systemstöd till Resurscentrums kunder säkerställs att IT-stöden, på bästa sätt, stöder aktuella verksamhetsprocesser. I framgångsfaktorn en aktiv och strategisk utvecklingsverksamhet följer Resurscentrum medarbetarnas upplevele av hur väl verksamheten tar till sig nya metoder inom Resurscentrums områden. Här får utvecklingen inom digitaliseringsområdet en stor plats. Effektiv och säker verksamhet Inom det strategiska målet effektiv och säker verksamhet finns framgångsfaktorn arbeta i kvalitetssäkrade processer. Resurscentrums kvalitetsledningssystem stödjer såväl det strategiska målet som framgångsfaktorn arbeta i kvalitetssäkrade processer, här följs arbetet 9

10 med kvalitetsgranskning och kvalitetssäkring av processer. Såväl kvalitetssäkring som kvalitetsgranskningen säkerställer att processerna håller en hög kvalitet över tid samt att en utveckling av dessa sker. För att nå full effekt i detta arbetssätt krävs ett högt engagemang och en hög delaktighet från Resurscentrums medarbetare och chefer, vilket bland annat genomförs genom att Resurscentrums ledning kontinuerligt arbetar med implementering av nya arbetessätt och metoder. En process som håller en hög kvalitet över tid kännetecknas av: Processen är kartlagd digitalt i processkartläggningsverktyget och kommunicerad med arbetsflöde, överlämningspunkter, olika funktioners ansvar och befogenheter Dokumentation finns kopplad till den kartlagda processen, så att det tydligt framgår vilken dokumentation som används i varje process och aktivitet Det finns ett system för lagring, uppdatering och revision av styrande och redovisande dokument Det finns relevanta kvalitetsmål kopplade till processen Processutveckling sker Det sker årsvis av processens efterlevnad genom kvalitetsgranskning av utbildade kvalitetsrevisorer Avvikelser i samband med kvalitetsrevisionen åtgärdas inom sex veckor Ledningens genomgång genomförs årligen Inom framgångsfaktorn systematisk, analys och åtgärdshantering mäts medarbetarnas upplevelser av arbetet med ständiga förbättringar, parallellt med detta gör Resurscentrum varje månad en av hur arbetet med ständiga förbättringar utvecklas. För att säkra att Resurscentrums medarbetare har utrymme för och även nyttjar tiden till förbättringsarbetet mäts avsatt tid för utvecklings- och förbättringsarbete. Verksamhetens säkerhet säkerställs genom att alla enheter har kontinuitetsplaner samt att en årlig genomgång av RH-check för kontinuitets-, avvikelse- och riskhantering genomförs. Framgångsfaktorn en hög resurseffektivitet säkerställs genom att Resurscentrums enheter arbetar med produktionsplanering, i syfte att nyttja resurserna på bästa sätt. Under 2017 finns ett fortsatt fokus på produktionsplaneringen och hur samverkan av resurser kan ske mellan enheterna. Klimatneutral och giftfri verksamhet Det strategiska målet klimatneutral och giftfri verksamhet är en viktig del av Resurscentrums arbete, där varje medarbetare aktivt ska delta. Resurscentrum miljöarbete stödjer framgångsfaktorn ett systematiskt miljöarbete och kan genom olika insatser bli ännu bättre. Det finns en framtagen miljöprocess som beskriver arbetssätt inom det sytematiska miljöarbetet. I processen finns aktuella miljödokument kopplade, så att det blir lätt att göra rätt. RH-check miljö genomförs årligen, liksom konceptet Vårda miljön. Vårda miljön är ett bra sätt att involvera och engagera alla medarbetare i miljöarbetet. Under 2015 och 2016 framkom mycket positiv respons och ett flertal egna miljöåtgärder togs fram. Resurscentrums miljöarbete finns med som en av flera delar i introduktionsprogrammet för nya medarbetare. Inom framgångsfaktorn god hushållning av energi och naturresurser har digitaliseringsarbetet en framträdande roll, under 2017 kommer fokus att ligga på utveckling inom följande områden: Ta fram en strategi för e-handel och plan för implementering av denna Utreda om utläggshantering kan hanteras elektroniskt genom att: 10

11 o Utreda om kvitton (vid utlägg) kan scannas och hanteras i Heroma o Utreda om friskvårdsersättning kan hanteras elektroniskt i Heroma Elektronisk hantering av anställningsavtal, vilket leder till minde papper skickas i organisationen Elektroniska personalakter, vilket leder till att anställningshandlingar, betyg mm hanteras elektroniskt Elektroniska lönespecifikationer till alla medarbetare, där medarbetaren själv måste göra ett aktivt val för att skriva ut sin lönespecifikation på papper Genom ovan beskrivna miljöarbete anser sig Resurscentrum ha tydliga miljömål och ett miljöarbete som är väl integrerat i verksamheten. Prioriterade aktiviteter inom processperspektivet 2017 Genom digitalisering höja kvaliteten och öka effektiviteten Utveckling av Resurscentrums kvalitetsledningssystem genom kvalitetssäkring, kvalitetsgranskning och processutveckling Fortsätta satsningen inom lean, med extra fokus på utveckling av produktionsplanering Förväntan på ledare inom processperspektivet 2017 Aktivt arbeta med att implementera och utveckla Resurscentrums kvalitetsledningssystem utifrån bland annat processkartläggning, kvalitetssäkring, kvalitetsgranskning, processutveckling, ständiga förbättringar och produktionsplanering Förväntan på medarbetare inom processperspektivet 2017 Aktivt delta i och utveckla Resurscentrums kvalitetsledningssystem och leanarbete Nyttja avsatt tid för utvecklings- och förbättringsarbete, i syfte att utveckla såväl sig själv som verksamheten Nyckelindikatorer Process Strategiskt mål: Värdeskapande ledningsstöd nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 15 Tillgängligt, tydligt och relevant tjänsteutbud 16 Effektiva systemstöd 17 En aktiv och strategisk utvecklingsverksa mhet Kunder som upplever att REC är bra på att informera om sina tjänster Nuvarande IT-stöd stödjer de verksamhetsprocesser som finns inom REC område (medelvärde) Medarbetare som anser att forskningsresultat används på arbetsplatsen för att utveckla verksamheten Ingångs- Mål Mål Period Källa värde ,0 3,1 3,2 Kundenkät DÅ08 61 % 70 % 75 % Kundenkät DÅ Medarbetar DÅ

12 Strategiskt mål: Effektiv och säker verksamhet nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 18 Kvalitetssäkring av processer leder till bättre Arbeta i arbetssätt kvalitetssäkrade 19 Andel kvalitetssäkrade processer processer som är kvalitetsgranskade 20 Nyttjad tid för utvecklingsoch förbättringsarbete 21 Inom REC sker 22 Systematisk, analys och åtgärdshantering kontinuerliga förbättringar Andel enheter som har kontinuitetsplaner 23 Andel enheter som genomfört RH-check 10 Kontinuitets-, avvikelseoch riskhantering 24 Andel enheter som produktionsplanerar utifrån Säkerställa enhetens behov i syfte att resurseffektivitet nyttja resurserna på bästa sätt Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa Medarbetar 100 % 100 % 100 % Intern 3,3 % 5 % 5 % Rebus Medarbetar DÅ08 Nytt 100 % 100 % Intern 100 % 100 % 100 % Intern 100 % 100 % 100 % Intern Strategiskt mål: Klimatneutral och giftfri verksamhet nr Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa 25 Tydliga miljömål och ett miljöarbete som är väl integrerat i verksamheten JA JA JA Intern 26 Andel enheter som 100 % 100 % 100 % Intern genomfört "Vårda miljön" 27 Årligen genomföra RHcheck Ja Ja Ja Intern 28 Systematiskt miljöarbete miljö Andel upphandlingar där Nytt 75 % 100 % UC miljöperspektivet har fått ett dokumenterat genomslag 29 Genomgång av miljöarbetet Ja Ja Ja Intern på introduktionsdagar för nya medarbetare 30 En strategi för e-handel och Nytt Ja Ja Intern God hushållning plan för implementering är med energi och framtagna 31 naturresurser Elektronisk hantering av Nytt Ja Ja Intern anställningsavtal 32 God hushållning Elektroniska personalakter Nytt Ja Ja Intern med energi och 33 naturresurser Införa elektroniska Nytt Ja Ja Intern lönespecifikationer 34 Utreda om Nytt Ja Ja Intern utläggshantering kan hanteras elektroniskt Period DÅ08 Period 12

13 Perspektivet - Medarbetare Perspektivet Medarbetare beskriver hur medarbetarnas resurser tillvaratas och utvecklas inom ramen för en hälsofrämjande arbetsplats. Nuläge/bakgrund I den kunskaps- och kompetensorganisation som Resurscentrum verkar i är såväl chefernas som medarbetarnas kompetens och bemötande avgörande. För att möta kundens behov av en kvalitetssäkrad och flexibel leverans krävs ett klimat som stimulerar medarbetarnas vilja och möjligheter till utveckling. Varje medarbetares resurser måste tillvaratas samt att medarbetarna ges möjlighet till utveckling, för att i förlängningen bidra till Region Östergötlands vision. Det kräver ett chefs- och ledarskap som skapar förutsättningar, sätter tydliga mål och tillvaratar medarbetarnas kompetens. Inom Resurscentrum eftersträvas ett engagerat medarbetarskap där alla medarbetare, oavsett roll, har ett gott bemötande mot kunder och kollegor, ansvarar för sin egen och verksamhetens utveckling, är engagerade samt både efterfrågar och ger återkoppling. För att nå dit pågår ett ständigt arbete med att levandegöra Resurscentrums värdegrund på bland annat tavelmöten, arbetsplatsträffar, utvecklings-samtal och smöten i både grupp och individuellt. Under flera år har Resurscentrum haft fokus på och aktivt arbetat med att införa en verksamhetsstrategi enligt lean. Detta arbete har genomsyrat de kompetensutveckligsatser som har genomförts inom centrumet. Under 2015 och 2016 har satsningen på lean för alla chefer som påbörjades 2014 fortsatt med kontinuerliga insatser under året. Under 2015 preciserades samordnarrollen och under 2016 har ett samordnarnätverk startas upp. Med start under våren 2017 kommer Resurscentrums samordnare att erbjudas en Resurscentrumanpassad utbildning som bygger på utbildningen ledare men inte chef. Strategiska mål och framgångsfaktorer Engagerat medarbetarskap Resurscentrums konkurrenskraft är nära kopplat till förmågan att attrahera, motivera och behålla kommande och nuvarande medarbetare. Det är därför viktigt att skapa miljöer där medarbetarna känner delaktighet, arbetsglädje och har möjlighet att delta i utvecklingsarbete. Viktiga förutsättningar för att skapa sådana miljöer är att verksamheten organiseras för både produktion, lärande och utveckling samt att ledningen på samtliga nivåer har insikt i ledarskapets betydelse för lärande- och utvecklingsprocesser. För att uppnå detta krävs ett engagerat medarbetarskap vilket är ett av de strategiska målen. Resurscentrum vill att alla medarbetare ska ta ett individuellt ansvar för att uppnå delaktighet, inflytande och ett gott samarbete samt verka för ett klimat som gynnar förbättrings- och utvecklingsarbete. Resurscentrums värdegrund är den bas som ska ge vägledning i hur chefer och medarbetare ska vara och agera med syftet att tydliggöra respekt för individen, samarbete och kundorientering. Målsättningen är att skapa en kultur där öppenhet råder och medarbetarna känner trygghet i sina arbetsuppgifter, vågar ifrågasätta när något känns fel och fråga varför. Ständiga förbättringar ska vara i fokus och strävan ska vara att släppa individuellt fokus till fördel för gruppen som ytterst ska gynna våra kunder genom en leverans av tjänster med hög kvalitet. 13

14 Medarbetare och chefer ska tycka att det är roligt att gå till jobbet vilket mäts och följs upp kontinuerligt. Syftet är att ge underlag till diskussioner om arbetssituationen och vad som påverkar, såväl positivt som mindre positivt. Då sjukfrånvaron ökat under de senaste två åren är det viktigt att arbeta systematiskt för att inte denna utveckling ska fortgå. Tydligt och hållbart chefs- och ledarskap För att få en fungerande verksamhet så är det viktigt att mål är tydligt kommunicerade så att varje individ förstår sitt bidrag och känner engagemang för uppdrag, mål, utveckling och resultat. Alla medarbetare på Resurscentrum ska ha en individuell utvecklingsplan dokumenterad i kompetensportalen. Allt det kräver god kommunikation och dialog mellan chef och medarbetare. Såväl chefer som medarbetare ska ges förutsättningar att utföra sina arbetsuppgifter och få det stöd de behöver. En del i detta arbete är utveckling av samordnarrollen på Resurscentrum. Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag och framtida utmaningar Det strategiska målet strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag och framtida utmaningar handlar om hur Resurscentrum kan vara en attraktiv arbetsgivare som på ett strukturerat och långsiktigt sätt arbetar med kompetensförsörjning och använder medarbetarnas kompetens på rätt sätt. Fokus under 2017 är att säkerställa att samtliga befattningar har befattningsutvecklingar framtagna och att dessa hålls uppdaterade. För att säkra såväl den kortsiktiga som den långsiktiga kompetensförsörjningen avsätts tid för kompetensutveckling. Prioriterade aktiviteter inom medarbetarperspektivet 2017 Fortsätta arbetet med Lean ledarskap, där fokus ligger på att utveckla och utbilda samordnarna i verktyg och metoder Tydliggöra karriärvägar för medarbetare inom Resurscentrums verksamheter Säkerställa att samtliga befattningar har befattningsutvecklingar framtagna, samt att redan framtagna är genomgånga och uppdaterade Förväntan på ledare inom medarbetarperspektivet 2017 Drivande i utvecklingsarbetet, styra och leda genom målstyrning, efterfråga resultat och operativt styra och följa den dagliga verksamheten Utveckla ett coachande ledarskap där tydlig och målgruppsanpassad kommunikation är av vikt Förväntan på medarbetare inom medarbetarperspektivet 2017 Bidra till ett engagerat medarbetarskap genom att ta eget ansvar för att uppnå delaktighet, inflytande och ett gott samarbete med respekt för varandra och andra Hög delaktighet i utvecklingsarbetet genom att vara aktiva i processkartläggning, målstyrda grupper och kundsamverkan 14

15 Nyckelindikatorer Medarbetare Strategiskt mål: Ett engagerat medarbetarskap nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 35 Medarbetare som känner delaktighet och 36 Medarbetare som är delaktiga samverkan Medarbetare som tycker att det är roligt att gå till jobbet 37 Medarbetare som upplever att närmaste chef skapar Möjligheter att förutsättningar för delta i förbättrings förbättrings och och utvecklingsarbete utvecklingsarbete 38 Medarbetare som medverkar aktivt i att utveckla verksamheten 39 Andel medarbetare som upplever att de utsatts för kränkande särbehandling eller mobbning 40 Andel enheter som Hälsofrämjande genomfört RH-check 8 arbetsplats i Arbetsmiljö utveckling 41 Andel medarbetare med sjukfrånvaror >30 dagar 42 Andel medarbetare som nyttjar friskvårdsbidraget Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa Medarbetar 83 % 80 % 80 % Intern Medarbetar Medarbetar 4,6 % 3,5 % 3,0 % Medarbetar 100 % 100 % 100 % Intern 1,25 % 1,2 % 1,2 % HRrapporter 53 % (2015) Strategiskt mål: Tydligt och hållbart chefs- och ledarskap nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 43 God kommunikation och dialog 44 Chefer som har rätt förutsättningar och som får stöd Medarbetarnas samlade upplevelse av ledarskapet inom REC Chefernas samlade upplevelse av sin situation på arbetsplatsen Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa Medarbetar Medarbetar Period DÅ08 DÅ08 DÅ08 DÅ08 55 % 55 % HRrapporter Period DÅ08 DÅ

16 Strategiskt mål: Strategisk kompetensförsörjning som stödjer verksamhetens uppdrag och framtida utmaningar nr Framgångsfaktor Nyckelindikator En arbetsgivare som är attraktiv Medarbetare som känner stolthet och engagemang för sina arbetsuppgifter Nyttjad tid för kompetensutveckling Strukturerat och långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Kostnader för bemanningsföretag (helårsbed.) Andel medarbetare som anser att REC arbetar effektivt med kompetensutveckling 49 Medarbetare som Rätt använd upplever att närmaste kompetens chef tar tillvara kompetens Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa Medarbetar Period DÅ08 2,6 % 4 % 4 % Rebus 2,6 mkr 2,5 mkr 2,5 mkr Rebus Medarbetar DÅ Medarbetar DÅ

17 Perspektivet - Ekonomi Perspektivet Ekonomi beskriver hur Region Östergötland genom ständiga förbättringar och kostnadseffektiva lösningar ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en stark ekonomi som ger handlingsfrihet. Perspektivet behandlar ekonomin för de verksamheter och uppdrag som ingår i Region Östergötland. Nuläge/bakgrund Resurscentrum är sedan flera år tillbaka ett centrum med stabil ekonomisk situation. Största andelen av Resurscentrums intäkter kommer från intern försäljning av tjänster. Vissa delar är dock finansierade via årliga bidrag och inom Resurscentrums ekonomi ryms också verksamheter där det ekonomiska utfallet ägs av ledningsstaben. Kostnaden för att driva Resurscentrum uppgår vid senaste årsredovisningen till ca 1,5 % av Region Östergötlands totala kostnader, vilket då inkluderar samtliga verksamheter. De största verksamheterna är affärsområde ekonomi och affärsområde HR, där båda utgör runt 0,5 % vardera av regionens totala kostnader. Varje vår genomförs ett prisärende vilket tillsammans med uppdraget att bromsa regionens kostnadsutveckling sätter ramarna för Resurscentrums verksamhet. Inför 2017 höjs det totala priset med 1 % års prisärende innebär samma antal prisklasser och inga större kostnadsförskjutningar mellan prisklasser. Under 2016 har Resurscentrum inom ekonomiperspektivet främst fokuserat på att genomföra och hantera de besparingar som gjorts inom ramen för åtgärdsprogrammet. Fokus har varit både på att ställa om utvecklingsarbete med mindre resurser, men också att arbeta hårt med att klara av personalkostnadsutveckling inom ram. Båda dessa aktiviteter har haft ett gott utfall. Dessutom har Resurscentrum arbetat med att minska köp av externa konsulter, där det gjorts en minskning men som inte riktigt beräknas nå budgeterade nivåer. Arbete med ST-verksamhetens medel för nya verksamheter inom International Office har genomförts under 2016 och grunderna för framtida ekonomisk plan är framtagen. Inom verksamheterna har också arbete skett med övertagande av avtalsansvar för flera avtal inom HR och ekonomi. Hanteringen har gjorts i respektive linje med gott utfall. Under 2016 har också utveckling av srapporter skett för att bättre följa kostnader och intäkter. Bättre belyser problematik inom främst produktionsredovisning, vilket är ett viktigt framtida utvecklingsområde. Strategiska mål och framgångsfaktorer Ekonomi som ger handlingsfrihet Plan för kostnadsbesparingar genom effektiviseringar främst genom IT-stöd fortsätter 2017 enligt tidigare beslutad åtgärdsplan. Besparingar har skett på de fasta kostnader där det ansetts funnits utrymme. Eftersom nästan 70 % av Resurscentrums kostnader är personalkostnader så är det den viktigaste faktorn för att hålla kostnader i balans framöver. Resurscentrum har ett gott utfall inom personalkostnadsutveckling, samtidigt som neddragningar av bemanningskostnader skett, dock inte riktigt till budgeterad nivå. Arbetet sker fortsatt enligt samma metoder som under 2016 då detta gett gott resultat. 17

18 Långsiktigt hållbar ekonomi Eftersom Resurscentrum i huvudsak får sina intäkter kopplat till varje enskild arbetstimme som görs mot kund, så finns en problematik i att omprioritera kostnader till utvecklingsinsatser där kunden inte får en direkt arbetsinsats eller omgående vinning. Resurscentrum måste därför hitta sätt att finansiera dessa långsiktiga investeringar för att nå framgångsfaktorn ekonomiskt utrymme för framtida utvecklingsinsatser. Likaså är det viktigt att Resurscentrum kan fördela om resurser till det arbete som sker med att öka och förbättra samarbetet mellan de olika stödcentrumen, så att inte möjligt förbättringsarbete blir försenat eller bortprioriterat. Kostnadseffektiv verksamhet Inom det strategiska målet, är framgångsfaktorn att ha ersättningssystem som stödjer effektivitetsutveckling. Här finns olika upplägg som ska vara bäst anpassade efter respektive tjänst. Samtliga konsulter produktionsredovisar, ibland kopplat till intäkt per arbetstimme och ibland enbart som underlag för produktionsplanering. För att i framtiden kunna fortsätta arbetet med produktionsplanering så är det viktigt att fortsätta arbetet med god produktionsredovisning för att få ett så bra underlag som möjligt. Utbildningsinsatser kommer ske inom respektive enhet, för att förenkla, förtydliga och samordna redovisningen. Förståelsen för varför produktionsredovisning sker är av betydande vikt. Ett arbete måste även ske med utveckling av rapportverktyg för att följa utfallet på ett enkelt sätt för både chef och medarbetare. Via Rebus finns goda möjligheter att på ett enkelt sätt följa detta. Dock kommer det vara ett ständigt pågående arbete för att utveckla detta. Främst bör rapporter vara standardiserade för att förenkla, men eftersom olika enheter och verksamheter har olika logik kopplad till redovisningen, så kommer även unika rapporter vara nödvändigt. Inom de enheter där debiteringen är rörlig så finns det förutom koppling till produktionsplanering, även viktiga incitament i att rätt redovisning ska ge rätt debitering. Dessa enheter kommer att prioriteras i arbetet med utveckling och utbildning. Prioriterade aktiviteter inom ekonomiperspektivet 2017 Ökad och utbildning i produktionsredovisning för ett mer korrekt och rättvisande resultat, både för rätt intäkter och för underlag till god produktionsplanering. Produktionsredovisning ska användas både inom det interna arbetet, men också fungera som underlag för kunder (ekonomi- och HR-chef) som har nytta av det. Säkra finansiering till övriga perspektivs prioriterade aktiviteter, såsom gemensam kundtjänst och elektroniska personalakter. Förväntan på ledare inom ekonomiperspektivet 2017 Aktivt arbete med respektive enhets ekonomi där varje chef äger sin egen ekonomi Tillämpning av leanledarskap med fokus på att klara respektive enhets budget Uppmärksamma och genomföra de möjligheter för effektivisering som finns Förväntan på medarbetare inom ekonomiperspektivet 2017 Ansvar för kvalitativ och rättvisande produktionsredovisning Delaktighet i och kunskap om respektive enhets ekonomi Uppmärksamma och kommunicera de möjligheter för effektivisering som finns 18

19 Nyckelindikatorer Ekonomi Strategiskt mål: Ekonomi som ger handlingsfrihet nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 50 Årsresultat lika eller bättre än budgeterat årsresultat (helårsbed.) Balans mellan 51 Andel enheter med intäkter och avvikelse mot budget kostnader som ej är sämre än 1 % av enhetens omsättning (helårsbed.) 52 Verksamhet anpassad till kostnadsutveckling Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa Period 0 mkr 1,5mkr 0 mkr Rebus 88 % 90 % 90 % Rebus -0,9 % <7,3 %* Ska följa index Rebus *) Lönekostnader beräknas öka då 2016 haft flera vakanser, där verksamheten antingen stått utan personal eller köpt tjänsten istället. Helårseffekt på International Office innebär också ökade lönekostnader med tre nya anställda. Även Samhällsorientering för nyanställda har utökat antalet anställda då kommunerna köper mer tjänst, ca två heltider. En ökning av HR-konsulter ute i verksamheten med totalt tre heltider och två tjänster som projektekonom till RUN har också inneburit utökningar. Samtliga utökningar är finansierade. Nyckelindikatorn bygger på den preliminära siffran att jämförbara individer inte överstiger 2,5 %. Strategiskt mål: Kostnadseffektiv verksamhet Nr Framgångsfaktor Nyckelindikator 53 Period Ersättningssystem som stödjer effektivitetsutveckling (väl fungerande prissättning) Balans inom respektive prisklass, ej ekonomiskt årsresultat som är sämre än -0,5 mkr inom någon av de fem prisklasserna (helårsbed.) 54 Kundtid för transaktionsverksamhet med rörlig debitering 55 Kundtid för specialistkonsultverksamhet inom HR med rörlig debitering Ingångsvärde Mål 2017 Mål 2019 Källa 100 % 100 % 100 % Intern Resurscentrums totala lönekostnadsutveckling (löne- och personalförändringar) 85 % 83 % 83 % Rebus 78 % 75 % 75 % Rebus 19

20 Årsbudget Resurscentrums intäkter kommer till största delen från internt sålda tjänster, där priset årligen hanteras via prisärende, som inför 2017 ökats med totalt 1,0 %. Ökningen bygger på en indexuppräkning på 2,6 % där besparingar korrigeras i respektive kunds anslag, samt att det bidrag kopplat till riktad besparing som betalats in till koncernen under 2016 upphör. Viss beräknad omsättningsökning med helårseffekt 2017 sker genom ökade anslag till International Office för tre nya tjänster, samt att efterfrågan på stöd av Samhällsorientering har ökat med flera tjänster, varpå intäkter från kommunerna ökar i samma grad. Efterfrågan på övriga tjänster inom Resurscentrum bedöms också öka något utifrån en helårseffekt 2017, för tjänster som redan är tillsatta under Utökningar är tjänster som är placerade ute hos kund, huvudsakligen projektekonomer och HR-konsulter. Resurscentrum tillämpar självkostnadsprincipen vid försäljning av sina tjänster. Varje prisklass är prissatt så att det bör bli ett nollresultat. Dock gör vissa grupperingar och även enheter positiva respektive negativa resultat inom dessa prisklasser. För en enskild enhet och/eller verksamhetsenhet är således ett negativt årsresultat godkänt så länge det är bättre än budget. För enheter med ett budgeterat positivt resultat krävs att detta nås. För 2017 genomför Resurscentrum ett antal olika åtgärder för att istället för normalt nollresultat kunna leverera resultat på 1,5 mkr. Detta är en del i Region Östergötlands gemensamma åtgärder för att få en ekonomi i balans. För Resurscentrums del innebär detta en fortsatt lägre nivå på utvecklings- och utbildningskostnader som även genomfördes Likaså kommer Resurscentrum behöva jobba med sina personalkostander. Under 2017 planerar Resurscentrum för att införa digitala personalakter inom affärsområde HR. För vissa tekniska investeringar går det att nyttja del av investeringsbudgeten, men stor del är kostnader som måste tas under innevarande år, vilket framförallt är kopplat till iordningställande av material och tid för scanning, samt till tid för projektledning och vissa uppstartskostnader. För Resurscentrums kunder kommer detta innebära snabbare och bättre service, men också minskade kostnader för att fysiskt leta i arkivet. Finansieringen av detta har inte kunnat lösas i befintlig budgetram, och kommer därmed ske så snart som finansieringsfrågan är löst. Förslag på ett gemensamt stödcentrum är ej behandlat i budget, då beslut om genomförande inte är taget. Resurscentrum räknar med att sammanslagningen kommer innebära kostnader under både 2017 och troligtvis Till detta föreslås eget kapital användas, då ekonomisk situation inte tillåter utrymme för detta på något annat sätt. Om förslaget om ett stödcentrum ej beslutas, så räknar Resurscentrum även med att kostnad för sammanslagning av kundtjänster kan uppkomma. Inte heller det är taget höjd för i budget, eftersom förslaget om ett gemensamt stödcentrum i dagsläget bedöms som ett mer troligt alternativ. Separat dialog om detta kommer ske med ledningsstaben efter taget beslut. Förvaltningsobjektens ramar hanteras via förvaltningsplaner. 20

21 Förslag till beslut Resurscentrum föreslår regiondirektören besluta att godkänna verksamhetsplanen. Resurscentrum Magnus Sjöberg 21

22 Bilaga Resurscentrum i Österg Resultaträkning (tkr) Budget 2017 HÅ Bokslut 2015 Intäkter Koncernbidrag Patientavg sjukvård/tandvård Försäljning utbildning ) Försäljning övriga tjänster Statsbidrag Bidrag för personal Övriga bidrag ) Försålt mtrl varor övr intäkt Summa Intäkter Personalkostnader Lönekostnader ) Arbetsgivaravgifter Övriga personalkostnader ) Summa Personalkostnader Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet ) Verksamhnära material o varor Lämnade bidrag Övriga verksamhetskostnader Summa Övriga kostnader Avskrivningar Avskrivningar Summa Avskrivningar Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter Finansiella kostnader Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Årets resultat Noter till resultaträkningen: 1) Helårseffekt på 3,8 mkr av ökning såld utbildning samhällskommunikation till Östergötlands kommuner 2) I prognos 2016 ingår även Koncernbidrag i denna post 3) Lönekostnader beräknas öka då 2016 haft flera vakanser, där verksamheten antingen stått utan personal eller köpt tjänsten istället. Helårseffekt på International Office innebär också ökade lönekostnader med tre nya anställda. Även Samhällsorientering för nyanlända har utökat antalet anställda då kommunerna köper mer tjänst. En viss ökning av HR-konsulter och tjänsten projektekonom har också inneburit utökningar, samtidigt som det finns neddragningar inom transaktionsverksamhet. Samtliga utökningar är finansierade. 4) Helårseffekt på Internationa Office med provtjänstgöring 2,8 mkr samt helårseffekt av köpt tjänst LAS-samordnare. 5) Helårseffekt på Internationa Office med utökad köpt utbildningsverksamhet 4,8 mkr.

23 Bilaga Resurscentrum i Österg Kassaflödesanalys Budget 2017 DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat Justering för av- och nedskrivningar 839 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 0 Kassaflöde från den löpande verksamheten INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar 0 Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar -500 Försäljning av materiella anläggningstillgångar Investering i finansiella anläggningstillgångar 0 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten -500 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde Likvida medel vid årets början Likvida medel vid årets slut Noter till kassaflödesanalysen:

24 Bilaga 1 Investeringsredovisning Investeringar Budget 2017 HÅ Bokslut 2015 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier ) Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa Noter till investeringsredovisningen: 1)Avser främst inventarier på klostergatan

25 Bilaga Resurscentrum i Österg Balansräkning (tkr) * *(enl helårsbedömning ) TILLGÅNGAR Inventarier ) Summa Anläggningstillgångar Förutbet kostn upplupna intäkt ) Kassa och bank Summa Omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital Årets resultat Summa Verksamhetens eget kapital Semlöneskuld okomp övertid mm Upplupna kostn förutbet intäkt ) Summa Skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Noter till balansräkningen: 1) Större delen av Resurscentrums anläggningstillgångar är inom Regionarkivets verksamhet 2) Avser främst årsabonnemang, där största delen är kopplat till biblioteksdatabas som Regionbiblioteket ansvarar för. 3) Största delen avser medel för Samhällsorientering (uppdrag åt Östergötlands primärkommuner), samt projektmedel kopplat till Regionbibliotekets verksamhet. Avser även Regionranding och inhyrda konsulter

26

27