Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp. Namn Skolskjuts samt övriga elevrelaterade resor

Transkript

1 Dalslandskommunernas kommunalförbund Avtalsform Avtal/Ramavtal/Enstaka köp Namn Skolskjuts samt övriga elevrelaterade resor Diarie Flda2014 Upphandlare Katarina Gip Detta dokument är en kopia på upphandlingens elektroniska skallkravsformulär. Skallkravsformuläret ska besvaras elektroniskt genom att du klickar på knappen Lämna anbud som du finner till vänster i annonsen eller inbjudan på Krav på anbudsgivaren Krav 1.1 Anbudsgivaren skall vara momsregistrerad samt inneha F-skattsedel. Anbudsgivaren skall vara fri från skatteskulderoch sociala avgifter. Upphandlande myndighet kommer att själv kontrollera detta via Skatteverket. För utländskaanbudsgivare gäller motsvarande.anbudsgivare får inte enligt lagakraftvunnen dom vara dömd för sådan ekonomisk brottslighet som anges i LOU,10 kapitel 1, ej heller vara föremål för de omständigheter som anges i LOU, 10 kapitel 2. På anmodan skallanbudsgivare lämna kopia på det vid anbudstillfället gällande registreringsbevis utfärdat av behörig officiellmyndighet (motsvaras i Sverige av Bolagsverket). Krav 1.2 Anbudsgivaren skall ha en sådan stabil ekonomisk bas och finansiell ställning att denne klarar att fullgöra uppdraget under hela avtalstiden med förlängning. Detta innebär att anbudsgivaren vid tidpunkten för sista anbudsdag antigen skall ha en kreditrating om lägst riskklass 3 enligt kreditvärderingsföretaget Upplysningscentralens ratingskala, minst inneha rating kreditvärdig hos CreditSafe AB eller motsvarande i annan källa. Upplysningar kommer att tas av Färgelanda kommun i samband med anbudsöppning. Anbudsgivare uppmanas att själv undersöka sin kreditrating inför anbudsgivning. För det fall en anbudsgivare saknar rating eller har lägre rating än ovan kommer en individuell bedömning för eventuellt godkännande ske. För att möjliggöra en sådan bedömning, skall till anbudet bifogas en sådan förklaring att det kan anses som klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar: a)garanti från moderbolag eller annan garant gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet. Sådana intyg skall bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan skall i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b)nystartade företag skall redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden med förlängning. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning, bankgaranti eller revisorsintyg. Eventuell bankgaranti skall uppgå till minst kronor för anbudsgivaren. Med nystartat företag avses ett företag som är i uppstartsfasen, d.v.s. högst två (2) år efter registrering av företag hos Bolagsverket, eller för utländska företag motsvarande myndighet i hemlandet. c)för de fall kreditvärdering inte utfärdats för anbudsgivaren skall senaste verksamhets- berättelse och bokslut bifogas. Detta kan vara fallet för t.ex. enskild firma, handelsbolag, förening, stiftelse eller dylikt. 1/9

2 Krav 1.3 Anbudsgivaren skall ha kännedom om samt följa och tillämpa de lagar, författningar, tillämpningsföreskrifter och övriga anvisningar som gäller. 2.0 Teknisk förmåga och kapacitet Krav 2.1 Anbudsgivaren skall vara verksam inom transportområdet samt ha tillräckliga resurser för tillhandahållande av uppdrag av den typ som omfattas av denna upphandling. Anbudsgivaren skall bifoga kortfattad beskrivning av: Företaget/organisation (företags-/organisationsform) År i branschen Verksamhet Erfarenhet av liknande uppdrag Bemanning Kompetensutveckling etc. En väl utvecklad verksamhetsidésom belyser allmänna förutsättningarna för uppdraget Tillgång till fordon och förare Rutiner/system för t.ex. intern kvalitetskontroll, kvalitetsuppföljning och klagomålshantering En samlad bedömning kommer ske av de uppgivna resurserna. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för uppdraget skall detta anges i anbudet. Ett skriftligt juridiskt bindande åtagande (t.ex. avtal) från företagen i fråga skall uppvisas senast i samband med avtalstecknande. Av åtagandet skall framgå att anbudsgivaren kommer förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet skall fullgöras. Krav på bilaga 2.2 Vid inlämning ska [ Beskrivning av företaget och uppdraget ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Anbudsgivaren skall bifoga kortfattad beskrivning av: Företaget/organisation (företags-/organisationsform) År i branschen Verksamhet Erfarenhet av liknande uppdrag Bemanning Kompetensutveckling etc. En väl utvecklad verksamhetsidésom belyser allmänna förutsättningarna för uppdraget Tillgång till fordon och förare Rutiner/system för t.ex. intern kvalitetskontroll, kvalitetsuppföljning och klagomålshantering 3.0 Yrkesmässig förmåga och kapacitet Krav 3.1 Anbudsgivaren skall lämna minst två referenser. Referenserna skall avse liknande uppdrag som upphandlingen avser och genomförts de senaste tre (3) åren (räknat från sista anbudsdag). För nystartade 2/9

3 företag som saknar möjlighet att lämna referenser, skall referenser istället lämnas för den person som kommer ansvara för uppdragets genomförande. Färgelanda kommun kommer kontakta angivna referenter för att säkerställa att svaren i referensformuläret är korrekta. De frågor som kommer ställas till referenterna framgår av bifogat referensformulär. För de fall fler än två referenser lämnas kan samtliga referenter komma att kontaktas (dock minst två). Kan två referenser inte erhållas inom skälig tid från det att referenterna kontaktas kommer anbudsgivaren diskvalificeras från upphandlingen. Angivna referenter bör sålunda vara vidtalade om att de angivits som referenter. Skriftliga omdömen från referenter skall anges på svenska språket. Färgelanda kommun kontrollerar svaren genom att kontakta (ringa) de angivna referenterna. Kommunen kontrollerar att de uppgifter som de lämnat gällande nivåer är korrekta, är de inte korrekta enligt referenten dvs. att referenten inte fyllt i de angivna svaren är det grund för uteslutning.är svaren korrekta är de godkända enligt skallkravet. Notera att bra eller dålig referens spelar ingen roll utan våra skallkrav sätter nivån på leveransen och brott mot detta beivras till exempel genom viten. Färgelanda kommun förbehåller sig rätten att beakta eventuella egna erfarenheter av anbudsgivaren. Krav på bilaga 3.2 Vid inlämning ska [ Referensformulär ] bifogas anbudet. Filen bifogas i steg två av tre (2/3) av denna inlämning. Bifogad bilaga "referensformulär" ska fyllas i och bifogas anbudet. 4.0 Miljöplan Krav 4.1 Anbudsgivaren skall vid avtalsstart ha ett strukturerat miljöarbete som avser uppdraget och minst innehåller följande: Rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs Rutiner för att minska bränsleförbrukningen och utsläpp av växthusgaser Rutiner för att förarna håller gällande hastighetsbestämmelser Rutiner och metoder för att efterleva miljökrav enligt avtalet samt rutiner för avsteg från detta Rutiner och metoder för kommunikation och redovisning/rapportering Anbudsgivare kan redovisa detta med en beskrivning i anbudet eventuellt kompletterat med certifikat för ISO 14001, EMAS, FR 2000, branschspecifikt ledningssystem eller likvärdigt. Beskriv hur ni uppfyller kravet. 5.0 Trafiksäkerhetsplan Krav 5.1 Anbudsgivaren skall vid kontraktstart ha rutiner för trafiksäkerhet som minst innehåller följande: En implementerad policy som omfattar trafiksäkerhet Rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs Rutiner rörande droger, alkohol, medicin samt rutiner för att hantera alkohol-, drog-, och medicinproblematik En nödläges- och krisplan Rutiner för att säkerställa att alla förare som omfattas av uppdraget har rätt behörighet för de fordon och den trafik som utförs 3/9

4 Rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter samt säkerhetskrav på skyddsanordningar efterlevs Rutiner för övriga faktorer för trafiksäkerhet såsom; Användning av mobiltelefon Arbetstider, kör- och vilotider Ordningsregler ombord Anbudsgivaren kan redovisa detta med en beskrivning i anbudet eventuellt kompletterat med certifikat för ISO 9001, EMAS, FR 2000, branschspecifikt ledningssystem eller likvärdigt. Beskriv hur ni uppfyller kravet. 6.0 Krav på anbudet Krav 6.1 Planeringsprocessen är beteckningen på arbetsuppgiften att inför varje nytt skolår ta fram en ny skolskjutsplanering utifrån aktuella förutsättningar. Förutsättningarna förändras inför varje nytt skolår med att eleverna förändras. Uppdragsgivarens ansvar i planeringsarbetet omfattar att: Bevilja (elever) skolskjuts utifrån skolskjutsreglemente och trafiksäkerhetsmodell Tilldela (elever) upphandlad skolskjutstrafik Planera upphandlad skolskjutstrafik utifrån skolskjutsreglementet och trafiksäkerhetsmodellen Tilldela (elever) hållplatser Planera skolskjutsrutter omfattande elever, tider, hållplatser, sträckning, etc. Genomföra planeringsmöten med anbudsgivaren (sammanställa dokumentation) I samråd med anbudsgivaren kvalitetssäkra skolskjutsen Justera skolskjutsrutterna Informera elever och vårdnadshavare Genomföra möten för uppföljning av uppdragets genomförande Justera ersättningen till anbudsgivaren enligt prismodellen i avtalet Anbudsgivaren skall utan krav på ersättning aktivt delta i verkställandeprojektet inför skolstart HT2015. Till skolstart HT2015 skall skolskjutsrutterna i förfrågningsunderlaget omsättas till en skolskjuts-planering med de då aktuella skolskjutseleverna, vilket innebär justering av skolskjutsrutterna. Anbudsgivaren skall delta i implementeringsmöten med övriga deltagare som skolskjutsplanerare, skola, konsulter, m.fl. Arbetet genomförs i projektform och anbudsgivaren uppskattas delta i fyra implementeringsmöten, förutom ordinarie möten för kvalitetssäkring. De viktigaste aktiviteterna är att säkerställa att skolskjutsrutterna är trafiksäkra, tidsmässigt rimliga samt att framkomligheten för fordonen är godtagbar. Implementeringsprojektet är utformat för att anbudsgivaren skall få förutsättningar att tillsammans med övriga involverade parter få upparbeta sin kunskap om skolskjutsuppdraget, samt eventuella särskilda rutiner kopplade till skola eller elev. Anbudsgivaren skall utan krav på ersättning ansvara för att kvalitetssäkra skolskjutsplaneringen och redovisa genomförandet av uppdraget. Anbudsgivaren skall direkt informera uppdragsgivaren om olika frågeställningar som är av vikt för uppdragets genomförande. 4/9

5 I övrigt skall anbudsgivaren utan krav på ersättning delta i utvecklingsaktiviteter för skolskjutsverksamheten. Uppstår för anbudsgivaren extraordinära kostnader i samband med utvecklings-aktiviteter regleras detta i dialog med uppdragsgivaren. Anbudsgivaren skall utan krav på ersättning kvalitetssäkra skolskjutsplanering, omfattade fordon, rutter (hållplatser, tider, sträckning) och trafiksäkerheten i samband med dessa. Kvalitetssäkringen genomförs under perioden mars till maj inför nästkommande skolår. Kvalitetssäkringen omfattar ett (1) planeringsmöte med uppdragsgivaren under vilket uppdragsgivaren presenterar skolskjutsplaneringen inför nästkommande skolår. Anbudsgivaren skall genomföra alla aktiviteter som uppdragsgivaren anser är nödvändiga för att godkänna skolskjutsplaneringen. Inom en månad skall anbudsgivaren återkoppla med eventuella nödvändiga justeringar eller förslag till förbättringar till uppdragsgivaren. Anbudsgivaren skall utan krav på ersättning delta i årlig uppföljning av uppdragets genomförande. Uppföljning genomförs i formen av ett (1) uppföljningsmöte under perioden september till oktober. I samband med uppföljningsmötet diskuteras och kontrolleras nedanstående frågor och krav: Trafiksituationen Trafiksäkerhetsfrågor Ordning i fordon m.m. Rutiner för registerkontroll Kontroll av fordon och utrustning enligt avtal Kontroll av miljökrav på fordon och bränsle Kontroll av förarnas utbildning enligt avtal Genomgång och utvärdering av inkomna synpunkter samt inrapporterade fel och brister Kontrollen genomförs delvis genom uppvisande av myndighetsbevis, blanketter m.m. och delvis genom fysisk genomgång av t.ex. fordon, utrustning, m.m. Anbudsgivaren beviljas åtgärdstid för att avhjälpa eventuella brister i utbildning och utrustning, förutsatt att lagar och förordningar efterlevs. Brister som innebär ökad risk för resenärer skall åtgärdas utan fördröjning, och är grund för sanktioner enligt avtalet. Ersättningsunderlaget kontrolleras och eventuella misstag kan regleras retroaktivt. Krav 6.2 Färgelanda kommun har följande kvalitetsområden som är viktiga för att ge resenärerna en positiv och trygg upplevelse. Fordonen Resenärsbemötande Punktlighet Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning Trafiksäkerhet Kvalitetskontroll och utveckling Miljöpåverkan Kvalitetsområdena är inte prioriterade sinsemellan. Anbudsgivaren skall ansvara för att säkerställa hög kvalitet inom kvalitetsområdena under hela avtalsperioden. Bekriv hur ni uppfyller kravet. 5/9

6 7.0 Inställning av trafik Krav 7.1 Vid påverkan av yttre faktorer utom parternas kontroll (t.ex. väderleken) förbehåller sig uppdragsgivaren rätt att ställa in delar eller hela skolskjutstrafiken utan dröjsmål. Anbudsgivaren skall bevaka kända yttre faktorer (t.ex. väderlek) och informera uppdragsgivaren när dessa förorsakar ökade risker inom skolskjutsen. Uppdragsgivaren (skolan) skall i samråd med anbudsgivaren besluta om skolskjutstrafiken skall ställas in och tidperioden för detta. 8.0 Krav på fordon Krav 8.1 Senast skall anbudsgivaren uppfylla samtliga fordonskrav enligt denna rubrik "krav på fordon" Krav 8.2 Buss (högst 22 passagerare, klass A och B) skall ha en högsta ålder om tio (10) år räknat från första registreringsdatum (gäller löpande under hela avtalsperioden). Buss (över 3,5 ton, över 22 passagerare, klass,, ) skall ha en högsta ålder om tolv (12) år räknat från första registreringsdatum (gäller löpande under hela avtalsperioden). Krav 8.3 I samband med nyanskaffningar av bussar under avtalstiden skall anbudsgivaren tillse att varje ny buss (eller anskaffad begagnad buss) som används för uppdraget minst uppfyller emissionsnivåerna för gällande miljöklass vid anskaffningstillfället. Krav 8.4 Samtliga fordon som används i uppdraget skall ha följande utrustning: Fordon skall vara utrustade med alkolås godkänt av Transportstyrelsen (SS EN ). Fordon skall vara utrustade med skolskjutsskylt. Fordon skall vara utrustade med förbandslåda. Fordon skall vara utrustade med nackstöd på samtliga platser. Fordon skall vara utrustade med trepunktsbälten på samtliga platser. Fordon skall vara utrustade med utropsanläggning med vilken föraren kan meddela resenärer. Fordon skall vara utrustade med brandsläckare. Brandsläckaren skall vara monterad/förvaras så att denna inte utgör någon fara vid t.ex. en kollision. Fordon skall vara utrustade med reflexvästar och ficklampa. Reflexvästarna skall vara lika många som antalet sittplatser i fordonet. Fordon skall vara utrustade med bälteskuddar. Bälteskuddarna skall vara lika många som elever som understiger 135 cm. Uppdragsgivaren informerar om antalet elever. Fordon skall vara helt rökfria. Fordon skall ha minst det antal sittplatser som är specificerat i förfrågningsunderlaget och om fordon med flera sittplatser används skall det vara framkomliga på de aktuella vägarna. Fordon skall vara godkända av Svensk bilprovning eller annan ackrediterad fordonsbesiktning. Fordon skall vara utrustade med däck efter årstid och väglag. Vid vinterväglag skall fordon vara utrustade med vinterdäck på alla hjul. S.k. året runt däck eller allrounddäck tillåts inte. 6/9

7 Krav 8.5 Underhåll av fordon skall utföras utifrån tillverkarens anvisningar. Underhållet skall dokumenteras där det framgår de funktioner som kontrollerats, tidpunkt för kontrollen och vilka åtgärder som vidtagits. Fordonsvårdsprodukter som används skall uppfylla de produktrelaterade kriterierna för miljömärkningen Svanen, EU-blomman eller Bra miljöval förutsatt att anbudsgivaren inte kan bevisa att nödvändig produkt saknas på marknaden eller är olämplig för den avsedda användningen. Fordonen skall tvättas och underhållas så att lagar och regler gällande miljöpåverkan uppfylls. Yttre tvätt och inre städning skall ske i sådan omfattning att fordonen upplevs som rena och välvårdade av resenärerna. Inre städning skall utföras så ofta och på ett sådant sätt att problem för resenärer med luftvägs- (astmatiska) problem minimeras. Krav 8.6 Samtliga fordon som används inom ramen för uppdraget skall finnas förtecknade i särskild pärm eller fil med information om: Registeringsbevis tidpunkt för första registrering (oavsett land) Gram CO2 per km (blandad körning) Miljöklass Gällande trafikförsäkring Typ av drivmedel Senaste besiktningsprotokoll och bevis för att ev. anmärkningar åtgärdats Underhållsplan med fortlöpande noteringar om genomförda serviceåtgärder inkl. däckbyten Bränsleförbrukning enligt EU:s körcykel (gäller endast fordon som anskaffats under avtals-tiden) Krockresultat enlig EuroNCAP eller liknande (gäller endast fordon som anskaffats under avtalstiden) 9.0 Krav på förare Krav 9.1 Förare skall ha adekvat erfarenhet och fackkunskap för uppdraget. Förare skall behärska svenska språket. Förare skall ge resenärerna god service och gott bemötande. Förare skall ha god lokalkännedom inom de områden som uppdraget omfattar. Förare skall bära uniform eller uniformsliknande klädsel samt namnbricka. Förare skall ha god kunskap om de hjälpmedel som kan vara nödvändigt för uppdragets genomförande. Förare skall ha dokumenterad utbildning i Första hjälpen, HLR och hantering av handbrandsläckare. Utbildningen får inte vara äldre än fyra (4) år. Förare skall vara kontrollerade mot belastningsregistret. Uppdragsgivaren kräver att ingen av anbudsgivarens personal har dömts för brott mot minderåriga. Färgelanda kommun förbehåller sig rätten att stänga av förare från uppdraget om denne inte efterlever eller uppfyller kraven ovan Krav på uppdragets genomförande Krav /9

8 Punktlighet Tidtabeller för skolskjutsrutterna styr resenärernas planering av sina resor. Förseningar eller uteblivna skolskjutsrutter medför konsekvenser för både resenär, vårdnadshavare och skola. Det är av största betydelse att de fastställda tiderna är möjliga att efterleva och att detta görs. De av uppdragsgivaren tillhandahållna skolskjutsrutterna skall efterlevas av anbudsgivaren. Om tiderna av någon orsak inte kan efterlevas skall anbudsgivaren omgående meddela detta till uppdragsgivarens utsedda kontaktperson. Anbudsgivaren skall innan en ny skolskjutsplan börjar gälla granska den noga och meddela beställaren om eventuella svårigheter att följa de uppgjorda planerna. Vid förseningar i förhållande till uppgjord tidtabell och beställning ska anbudsgivaren meddela berörda skolor samt kontrollera om någon resenär kommer att missa sin anslutning till annan skolskjuts eller rutt i linjetrafik. Anbudsgivaren skall i så fall i möjligaste mån ordna annan transport för dessa resenärer så att de kommer fram till sitt mål. Krav 10.2 Anbudsgivaren skall ansvara för resenärer under den tid resan pågår. Krav 10.3 Anbudsgivaren skall omgående rapportera incidenter, tillbud och risker i trafikmiljön under uppdraget och runt hållplatser till uppdragsgivaren. I det fall anbudsgivaren noterar incidenter som medför att en eller flera elever kan tänka sig uppleva sig kränkta under uppdraget eller i anslutning till detta skall anbudsgivaren omgående rapportera detta till uppdragsgivaren. Krav 10.4 Anbudsgivaren skall ha en dokumenterad plan omfattande organisation, rutiner och ansvar för sin verksamhets hantering av en krissituation och/eller extraordinära händelser. Anbudsgivaren skall medverka till att konsekvenser av krissituationer och/eller extraordinära händelser minimeras. Det kan handla om att samordna extra rutter, informera resenärer, informera uppdragsgivaren, etc. Anbudsgivaren skall utan krav på ersättning medverka om Färgelanda kommun kallar till krishanteringsmöten. Det kan vara krisförberedande- och krisuppföljningsmöten, t.ex. genomgång av krissituationen och rutinerna då vädret påverkar framkomligheten och förhindrar uppdragets genomförande, genomgång av krissituationen och åtgärdsplan för då elever upplever sig kränkta av någon part Priser Krav 11.1 Samtliga prisuppgifter skall anges i SEK exkl. moms. I angivna priser skall ingå samtliga kostnader för arbetsledning, förbrukningsmaterial, kontroll av utfört arbete, övriga lönekostnader samt försäkringar enligt gällande lagar och avtal. Färgelanda kommun ersätter inga övriga kostnader eller avgifter. Utöver skolskjuts till och från skolan, skall fordonen i avtalet vid behov kunna användas för resor till idrott, bad, slöjd, och övriga aktiviteter i anslutning till skolans verksamhet. Kompletterande resor till idrott, bad, slöjd, och övriga aktiviteter i anslutning till skolans verksamhet skall ingå i anbudspriset, ingen extra ersättning utgår för dessa resor. 8/9

9 Om anbudsgivaren anger prisuppgiften i ett intervall kommer högsta priset i intervallet vara det som används vid utvärderingen. 9/9