1. Administrativa Föreskrifter

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Solna Stad Håkan Jacobsson Upphandling Familjerådgivning SN/2012:255 Sista anbudsdag: ansökansdag: Anbud kan lämnas löpande Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Administrativa Föreskrifter 1.1. Allmän orientering Utifrån Solna stads beslut om att tillämpa lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV) har stadens socialnämnd beslutat att genomföra upphandling av familjerådgivning i enlighet med LOV för att kunna erbjuda Stadens invånare en sådan verksamhet from Familjerådgivningen i Solna drevs under perioden på entreprenad av AB Vårljus tillsammans med övriga nordvästkommuner. Sedan 2006 har familjerådgivningen i Solna efter en upphandling enligt LOU drivits enligt en kundvalsmodell av AB Vårljus, Acord HB och Attendo IOF varav ds tom Syftet med upphandlingen är att utifrån Socialtjänstlagens krav och Solna stads mål och riktlinjer kunna tillgodose olika behov och önskemål hos medborgarna och erbjuda en verksamhet med god kvalitet till en rimlig kostnad. Solna stads socialnämnd är huvudman för verksamheten och Solna stad är ytterst ansvarig för verksamheten oavsett vem som utför den Referensnummer Stadens diarienummer för aktuell upphandling: SN/2012: Den upphandlande myndigheten Socialnämnden Solna stad Solna I förfrågningsunderlaget betecknas hädanefter Socialnämnden i Solna stad som Staden och anbudsgivaren som Leverantören. Mer information om Solna stad och dess verksamheter ges på Sida 1 av 14

2 Uppdraget och beräknad volym Leverantören ska för Stadens räkning utföra familjerådgivning. Enligt 5 kap 3 andra stycket, socialtjänstlagen (SoL) ska kommunen, genom kommunens försorg eller annars genom lämplig yrkesmässig rådgivare, sörja för att familjerådgivning kan erbjudas den som begär det. Med familjerådgivning avses samtal i syfte att bearbeta och i möjligaste mån lösa samlevnadskonflikter i parförhållanden och familjer. Familjerådgivning vänder sig till gifta, sammanboende, särboende eller separerade som frivilligt själva söker hjälp för att lösa olika typer av relationsproblem. Verksamheten som ska täckas genom upphandlingen utgår ifrån en beräknad volym på i nuläget totalt ca utförda timmar/år. Med ett samtalstillfälle avses 1,5 timmes samtal samt tid för förberedelser och efterarbete med 0,5 timmar, sammanlagt totalt 2 timmar Icke-valsalternativ De brukare som inte vill eller kan välja kommer att erbjudas familjerådgivning i ett rullande schema utifrån den tidsordning som godkända leverantörers ansökningar inkommer till Staden via Tendsign Godkännande av leverantör Leverantör blir godkänd efter att Staden granskat anbudet och fastställt att samtliga krav som ställts i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Om en leverantör inte godkänts kan leverantören ansöka om rättelse enligt 10 kap LOV. En leverantör som inte godkänts i ett valfrihetssytem kan återkomma med en ny ansökan Avbrytande av valfrihetssystem Även om Staden beslutat sig för att införa ett valfrihetssystem enligt LOV, kan staden besluta sig för att ändra beslutet eller att avbryta valfrihetssystemet. Om staden ännu inte godkänt sökanden kommer de sökande att få information om att systemet avbrutits. Om kontrakt tecknats mellan parterna kommer staden att häva kontrakten med befintliga leverantörer. Uppsägningstiden är 9 månader räknat från beslutsdatum Administrativa krav Ofullständiga anbud i vilka Leverantören inte accepterar angivna förutsättningar och krav, kommer inte att antas. Möjligheten att komplettera lämnade uppgifter i inlämnade anbud är mycket begränsad. Det är därför av stor vikt att anbudet innehåller alla begärda uppgifter Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). Upphandlingen annonseras i Tendsign, Solna stads hemsida och på Kontaktpersoner aktuell upphandling Kontaktperson hos Staden: Håkan Jacobsson Upphandlingsenheten Solna stad upphandling@solna.se Notera dock vad som sägs nedan under om att ställa frågor etc. Sida 2 av 14

3 Verksamhetsstart och handläggning av ansökningar För att Staden i enlighet med vad som stadgas i Socialtjänstlagen from ska kunna erbjuda familjerådgivning i tillräcklig omfattning ska leverantörer som önskar erjuda sina tjänster from detta datum inkomma med ansökan om att bedriva familjerådgivning senast Leverantörer som lämnar ansökningar senast förbinder sig att starta och kunna erbjuda efterfrågad verksamhet from 1 januari Ansökningar som inkommit senast kommer att bli behandlade så att kontrakt kan tecknas och börja löpa från den 1 januari Ansökningar som kommer in efter behandlas löpande. Handläggningstiden beräknas i normalfallet inte överstiga 3 månader från det att ansökan inlämnats till dess att kontrakt kan upprättas under förutsättning att ansökan är komplett. Leverantör som inkommit med ansökan efter förbinder sig att starta överenskommen verksamhet senast 6 månader efter att kontrakt tecknats med staden. Ansökan om att få bli godkänd som Leverantör är bindande i sex månader från det att ansökan inkommit till Staden. Sökande vars ansökan inte har blivit godkänd har möjlighet att lämna in en ny ansökan. Den nya ansökan ska vara utformad enligt det vid den aktuella tidpunkten gällande förfrågningsunderlaget Ansökans form, innehåll och språk Ansökan ska vara skriftlig och avfattad på svenska språket. Undantag får göras för enstaka fackuttryck och/eller tekniska beskrivningar Att lämna ansökan och ställa frågor Ansökan ska lämnas elektroniskt genom För tillgång till OPIC TendSign krävs en kostnadsfri inloggning. Användarnamn och lösenord fås genom en enkel registrering via Om leverantören anser att förfrågningsunderlaget är ofullständigt eller otydligt i något avseende är det viktigt att frågor ställs i så god tid som möjligt innan ansökan lämnas in. Frågor om ansökan ställs via likaså ges här svar på inkomna frågor. Under pågående ansökningsperiod uppmanas deltagande Leverantörer som ej registrerat sig i systemet att regelbundet kontrollera om ny information tillkommit i form av: - Svar på ställda frågor - Förtydliganden eller kompletteringar till förfrågningsunderlaget För frågor om hanteringen av systemet kontakta OPIC TendSigns support telefon eller per e-post tendsignsupport@opic.com Rättelse av ansökan som uppfyller de formella kraven Uppenbara felskrivningar, felräkningar eller något annat uppenbart fel i ansökan får rättas. Staden får också medge att ansökan rättas, förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning Prövning av ansökningar Prövning av ansökningar kommer att utföras av en grupp tjänstemän inom Staden. Sida 3 av 14

4 Prövningen sker, enligt följande. 1. Formell prövning av sökandens ekonomiska och tekniska möjlighet att genomföra uppdraget. 2. Kontroll av att alla krav på Leverantör och verksamhetens innehåll är uppfyllda. När det anges att ett visst dokument eller vissa uppgifter ska bifogas ansökan eller att Leverantör skriftligen ska redovisa/beskriva något måste detta ske. Ansökningar som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Därefter kan sökande komma att bjudas in till en intervju för att klargöra eventuella otydligheter i ansökningsdokumenten. Den skriftliga ansökan samt eventuella intervjuer utgör grund för bedömning av ansökan. Granskning utförs av en grupp sammansatt av tjänstemän inom Staden. Gruppen lämnar förslag till socialnämndens förvaltningschef som fattar beslut om godkännande av ansökan Tilldelningskriterier Samtliga ansökningar som uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget tilldelas kontrakt. Om det under tiden mellan att tilldelningsbeslut och kontraktstecknande framkommer styrkt information om att antagen sökande inte fullgör sina lagenliga skyldigheter gentemot samhället vad avser betalning av gällande skatter och avgifter, eller att förhållanden i ansökan på annat sätt har förändrats på kritiska områden, kommer Staden att diskvalificera den aktuella sökanden. Någon rätt till ekonomisk ersättning för den berörda sökanden uppkommer inte på grund av denna förändring Uteslutningsgrunder Den upphandlande myndigheten får enligt 7 kap LOV utesluta en sökande om: - sökande är försatt i konkurs eller likvidation - sökande är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande - sökande är dömd för brott avseende yrkesutövningen eller gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen som kan påvisas - sökande inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet - sökande har i sin ansökan i något väsentligt hänseende underlåtit att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar Uteslutning ur valfrihetssystemet kommer även att ske av sökande som dömts för brott som regleras inom EU-rätten med avseende på: - deltagande i kriminell organisation - bestickning enligt EU-reglerna om korruption inom den privata sektorn - bedrägeri enligt reglerna om skydd för EU:s finansiella intressen - penningtvätt Underättelse av godkännandebeslut Godkännandebeslutet ger upplysningar om skälen till beslut. Det skickas i första hand via vanlig post, men kan även komma att skickas elektroniskt, varför det är viktigt att de sökande även anger sin e-postadress som kontaktväg Kontrakt och start av verksamhet Kontraktsoriginal kommer att skickas för undertecknande till godkänd sökande som Staden avser att teckna kontrakt med, snarast efter Stadens beslut. Det skriftliga kontraktet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och godkänd Sida 4 av 14

5 ansökan. Kontraktet ska upprättas i två exemplar som utväxlas mellan parterna. Kontraktet blir giltigt först efter det att kontrakt har skrivits på av båda parter, förutsatt att upphandlingen inte har blivit föremål för överprövning av rättsinstanser. Kontraktets giltighet kan påverkas om upphandlingen blir föremål för domstolsprövning. Vare sig tidsförskjutningar eller andra konsekvenser som beror på domstols hantering av eller dom i upphandlingsärende, ska utgöra grund för skadestånd eller annan ersättning Förfarande om ansökan inte godkänts Om sökanden inte blivit godkänd kan denne ansöka om rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen till förvaltningsdomstolen inom tre veckor från det att staden lämnade underrättelse om beslutet till sökanden Begäran om sekretess Leverantör kan begära att uppgifter i ansökan ska omfattas av sekretess enligt 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen, OSL, så kallad affärssekretess. Sekretessprövningen sker i samband med att någon begär ut handlingar från den upphandlande myndigheten. Om Leverantören anser att någon uppgift i ansökan bör omfattas av affärssekretess enligt ovan ska han eller hon redovisa detta nedan. Enligt bestämmelserna i OSL måste den upphandlande myndigheten självständigt genomföra en sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Detta innebär att Leverantörens begäran om sekretess inte är en garanti för att handlingarna slutligen omfattas av sekretess. Begärs sekretess för hela/delar av ansökan? (Ja/Nej svar) Nej Ja Ange vilka delar av ansökan som bör sekretessbeläggas och vilken skada som skulle kunna uppstå om uppgifterna offentliggörs. (Fritextsvar) 1.3. Krav på leverantören För att godkännas ska sökande godkänna och uppfylla samtliga nedan ställda krav samt lämna erforderliga uppgifter enligt vad som anges nedan Prövning av Leverantören Kvalificeringskraven ska uppfyllas av Leverantören vid utvärderingen av ansökan och under hela kontraktstiden. Om Leverantören inte uppfyller ställda krav vid prövningen kommer ansökan att diskvalificeras. Om Leverantören inte uppfyller kraven under hela kontraktstiden kan det utgöra grund för att häva kontraktet. I samband med undertecknande av kontrakt ska även en sanningsförsäkran undertecknas där Leverantören bl a försäkrar att han uppfyller samtliga i förfrågningsunderlaget angivna krav. Sida 5 av 14

6 Uppgifter om Leverantören Leverantören ska fylla i nedanstående uppgifter om företaget. Företagets namn (Fritextsvar) Firmatecknare (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Företagsform (Fritextsvar) Företagsadress (Fritextsvar) Telefonnummer (Fritextsvar) Fax (Fritextsvar) E-postadress (Fritextsvar) Webbadress (Fritextsvar) Övrigt (Fritextsvar) Kontaktperson för ansökan (Fritextsvar) Kontaktpersons telefonnummer (Fritextsvar) Kontaktpersons e-postadress (Fritextsvar) Uteslutningsgrunder enligt LOV Leverantören kan komma att uteslutas från upphandlingen om det föreligger grund för uteslutning enligt 7 kap LOV, se Ekonomisk ställning Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning i förhållande till de uppdrag som anbudet omfattar. För bedömning av ekonomisk stabilitet gäller att företagets riskklassificering enligt affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe inte får understiga 40 enligt värden redovisade vid utgången av det senast registrerade och avslutade räkenskapsåret (eller motsvarande hos likvärdigt affärs- och kreditupplysningsföretag). I det fall lägre riskklassificering erhålls från Creditsafe eller att Leverantören ej omfattas av ratingsystemet kan denne ändå anses uppfylla dessa krav om Leverantörens auktoriserade revisor kan lämna en sådan förklaring som klargör att Leverantören innehar ekonomisk stabilitet. Nystartade företag, eller företag under bildande som ännu inte omfattas av ratingsystemet ska bifoga en affärsplan inklusive en finansiell plan. Startkapitalet ska minst täcka kortfristiga skulder. Staden kommer att göra en bedömning om startkapitalet räcker för att tillgodose kravet på att ansökanden har tillräckliga resurser för att bedriva verksamheten. Såsom bevis för att leverantörens ekonomiska resurser är tillräckliga kan denne på anmodan och före kontraktsskrivningen uppvisa ett styrkande aktiekapital, en bankgaranti eller en koncerngaranti. I de fall en garanti är aktuell ska omfattningen, giltighetstiden samt villkoren tydligt framgå. Det ska även framgå att garantin kommer att vara kopplad till det kontrakt som tecknas mellan parterna i enlighet med detta förfrågningsunderlag och lämnad ansökan. Staden kommer att genomföra en egen kreditupplysning via Creditsafe. Annan kreditupplysning ombesörjs och bekostas av Leverantören. Staden gör en självständig prövning av revisionsintyg och eventuella garantier/borgensförpliktelser. För att kvalificeras krävs en rating om minst 40 hos CreditSafe, vilket motsvarar lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet. Ratingintervall och beskrivning enligt CreditSafe Sida 6 av 14

7 Mycket god kreditvärdighet God kreditvärdighet Kreditvärdig Kredit mot säkerhet 0-14 Kredit avrådes Notera: Dokument som styrker detta krav ska inte bifogas ansökan Yrkesmässig kapacitet och erfarenhet - referenser Leverantören ska lämna uppgifter från tre (3) referenter vilka under de senaste tio åren har varit beställare, med treårigt kontrakt eller längre, för aktuell verksamhet hos Leverantören, som kan intyga att Leverantören kan tillhandahålla efterfrågade tjänster. Var och en av referenterna ska bekräfta huruvida Leverantören uppyllt/uppfyller följande: 1. Leverantören har erbjudit en väl fungerande familjerådgivningsverksamhet utifrån upprättat kontrakt. 2. Leverantören har inom aktuell verksamhet givit brukarna ett gott bemötande. 3. Leverantörens personal har inom aktuell verksamhet haft tillräcklig kompetens för uppdragets genomförande. 4. Leverantören har följt upp och åtgärdat brister samt utvecklat avtalad verksamhet. 5. Leverantören har förmått att samarbeta med beställaren på ett tillfredställande vis och har hållit beställaren informerad om uppdragets genomförande inom aktuell verksamhet. För att kunna styrka erfarenhet och referenser ska Leverantören lämna uppgifter om bedriven verksamhet och referenser. Staden kan komma att kontrollera att Leverantören har utfört angivna uppdrag inkl intygade uppgifter. 1 a. Uppgifter om åberopad referent nr 1 (referentens namn och befattning, inkl. uppgift om ev. förändring): (Fritextsvar) 1 b. Referentens uppdragsgivare (kommun med kontrakt för verksamheten i fråga): (Fritextsvar) 1 c. Referentens aktuella kontaktuppgifter (kommun etc, telenr, e.mail): (Fritextsvar) 2 a. Uppgifter om åberopad referent nr 2 (referentens namn och befattning, inkl. uppgift om ev. förändring): (Fritextsvar) 2 b. Referentens uppdragsgivare (kommun med kontrakt för verksamheten i fråga): (Fritextsvar) 2 c. Referentens aktuella kontaktuppgifter (kommun etc, telenr, e.mail): (Fritextsvar) 3 a. Uppgifter om åberopad referent nr 3 (referentens namn och befattning, inkl. uppgift om ev. förändring): (Fritextsvar) 3 b. Referentens uppdragsgivare (kommun med kontrakt för verksamheten i fråga): (Fritextsvar) 3 c. Referentens aktuella kontaktuppgifter (kommun etc, telenr, e.mail): (Fritextsvar) Ny ansökan från leverantör där staden tidigare har sagt upp kontraktet Vid ny ansökan från leverantör där tidigare kontrakt har sagts upp av staden måste Leverantören för att åter bli godkänd påvisa att de brister som medförde hävningen är Sida 7 av 14

8 åtgärdade Acceptans av krav Accepteras samtliga krav i avsnitt 1.3? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sanningsförsäkran Underskriven sanningsförsäkran ska lämnas till Staden innan kontrakt undertecknas. Accepteras kravet om sanningsförsäkran? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.4. Krav på tjänsten Nedan anges innehållet i och omfattningen av den tjänst som Staden upphandlar. Samtliga de krav på tjänsten som redovisas, s.k. ska-krav, måste uppfyllas för att en Leverantör ska kunna tilldelas kontrakt. Leverantören måste både vid prövningen av ansökan och under hela kontraktstiden uppfylla samtliga i förfrågningsunderlaget angivna krav. Om Leverantören inte uppfyller ska-kraven under hela kontraktstiden kan det utgöra grund för att häva kontraktet Krav gällande verksamhetens innehåll och omfattning Leverantören ska tilhandahålla familjerådgivning med samtal som syftar till att bearbeta samlevnadsproblem och kriser i parförhållanden och familjer. Familjerådgivningens syfte är att i möjligaste mån lösa samlevnadskonflikter och leda till en positiv förändring i relationen. Familjerådgivningen ska vara en verksamhet som erbjuds till par och familjer som själva söker hjälp för samlevnadsproblem och kriser i parrelationer samt för andra familjerelationsproblem mellan vuxna som syskon eller föräldrar med vuxna barn. Leverantörens familjerådgivning ska tillhandahålla högst fem samtalstillfällen per par/familj. En ny samtalsomgång får påbörjas tidigast ett år efter tidigare avslutad samtalsomgång. Efter godkännande av Staden, dvs. av verksamhetsansvarig vid Solna stads socialförvaltning kan vid behov antalet samtalstillfällen utökas eller påbörjas tidigare än inom ett år efter att tidigare samtalsomgång avslutats. Med ett samtalstillfälle avses 1,5 timmes samtal samt tid för förberedelser och efterarbete med 0,5 timmar, sammanlagt totalt 2 timmar. lättförståeligt sätt informera om innehåll och omfattning i den famijerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav gällande metoder och arbetssätt Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska kännetecknas av trygghet, kontinuitet, objektivitet, delaktighet, gott bemötande, respekt för den personliga integriteten och professionalitet. Sida 8 av 14

9 Leverantörens familjerådgivning ska ha ett barnperspektiv och bedrivas utifrån vad som sägs i barnkonventionen. Leverantörens familjerådgivning ska utgå ifrån en evidensbaserad praktik, dvs. de tjänster som erbjuds ska bygga på beprövad erfarenhet, bästa tillgängliga kunskap och utformas i nära samverkan med brukarna. Leverantörens familjerådgivning ska bedrivas med en tydlig metodik och struktur. Leverantörens familjerådgivning ska vara politiskt och religiöst obundet. lättförståeligt sätt informera om metoder och arbetssätt i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Särskild inriktning/profil på verksamheten Det är önskvärt att Leverantörens familjerådgivningsverksamhet kan erbjuda en särskild inriktning och profilerar sig. I det fall verksamheten har en särskild inriktning/profil ska det tydligt framgå vad som kan erbjudas utöver grundtjänsten. Särskild inriktning/profil på verksamheten kan t.ex. vara specialistkunskap inom sexologi, styvfamiljsproblematik, inriktning på HBT (homo-bi-och transsexuella personer). I upphandlingen ställs inga krav på att Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska ha en särskild inriktning/profil och detta kommer därmed inte heller att utvärderas. Ev. särskild inriktning/profil och dess omfattning kan också förändras under kontraktstiden. lättförståeligt sätt informera om ev. särskild inriktning/profil i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav om tillgång till tjänsten och byte av utförare Familjerådgivning ska vara en öppen verksamhet som inte är behovsprövad. För att få tillgång till familjerådgiving ska brukare kunna vända sig direkt till den leverantör av familjerådgivning som brukarna själva väljer. Leverantörens familjerådgivning ska kunna ta emot alla brukare som väljer verksamheten och får inte tacka nej till brukare. Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska kontrollera att minst en av de rådgivningssökande brukarna som tas emot är folkbokförda i Solna stad. Brukare har inom ramen för rådgivningens omfattning rätt att byta leverantör utan att ange orsak. lättförståeligt sätt informera om villkoren för tillgång till tjänsten i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav gällande lokaler, tillgänglighet och väntetid Leverantören ska erbjuda familjerådgivning i lokaler belägna inom Stockholms län som är Sida 9 av 14

10 lättillgängliga för boende i Solna. Lokalerna ska vara ändamålsenliga för familjerådgivning, vara trivsamma, hålla en god standard och vara sådana att de garanterar brukarnas integritet samt att kraven på sekretess kan upprätthållas. Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska ha möjlighet att i ordinarie lokaler eller i annan för kunden lämplig lokal kunna ta emot brukare med funktionsnedsättning eller allergier. Leverantören ska erbjuda besökstider för familjerådgivning minst tre helgfria vardagar per vecka under dagtid. Besökstiderna ska vara flexibla och det ska även finnas möjlighet till besök på kvällstid. Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska minst tre helgfria vardagar per vecka ha telefontider som är regelbundna och varierade för information, tidsbeställning och rådgivning. Utöver telefontid ska telefonsvarare finnas. Leverantörens familjerådgivning ska kunna erbjuda information per telefon i samband med tidsbeställning och förfrågningar. Leverantörens väntetid för ett första familjerådgivningssamtal får inte överstiga tre veckor. Leverantören ska informera brukare om möjligheten till avgiftsnedsättning/avgiftsbefrielse via Staden. lättförståeligt sätt informera om lokaler, tillgänglighet inkl. fullständiga kontaktuppgifter, uppgifter om telefontider och om väntetider samt om om möjligheten till avgiftsnedsättning/avgiftsbefrielse i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan. Leverantören ska i samband med att kontrakt upprättas lämna fullständiga och aktuella kontaktuppgifter, inkl. uppgifter om telefontider, för familjerådgivningsverksamheten via mejl till Stadens verksamhetsansvarige Krav gällande bemanning och kontinuitet Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska ha minst fyra familjerådgivare anställda. Både manliga och kvinnliga familjerådgivare ska finnas representerade i verksamheten. Leverantörens familjerådgivning ska ha särskilda rutiner för att kontinuitet i samtalskontakterna säkras. Leverantörens familjerådgivning ska ha en beredskap för att kunna bibehålla utlovad kvalitet trots medarbetares sjukdom, vakanser etc. Leverantörens familjerådgivning vid våldsärenden kan behöva använda två familjerådgivare dubbelbemanning. lättförståeligt sätt informera om sin bemanning och hur den säkrar kontinuiteten i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan. Sida 10 av 14

11 Krav gällande kompetens Enligt 3 kap. 3 SoL ska det för utförandet av socialnämndens uppgifter finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet vilket innebär att verksamhetens medarbetare ska ha den kompetens som krävs för att utföra familjerådgivning i enlighet med avtalat uppdrag. Verksamhetens familjerådgivare ska minst ha följande kompetens: Minst en av familjerådgivarna ska uppfylla Föreningen Sveriges kommunala familjerådgivare, KFR:s krav på auktorisation. Samtliga familjerådgivare ska ha erfarenhet av att ha arbetat som familjerådgivare minst ett år med minst 50 procents tjänstgöringsgrad. Samtliga medarbetare ska ha socionomexamen eller beteendevetenskaplig högskoleutbildning med vidareutbildning. Med lämpliga vidareutbildningar avses grundläggande psykoterapiutbildning (steg 1), familjeterapiutbildning (minst motsvarande tidigare 30 högskolepoäng) eller Socialhögskolans vidareutbildning i psykosocialt arbete (minst motsvarande tidigare 30 högskolepoäng). Samtliga medarbetar ska ha flerårig erfarenhet av psykosocialt behandlingsarbete. Leverantören ska inte vidta några förändringar av fastlagda kompetenskrav eller utlovad bemanning för verksamheten under kontraktstiden. Vid eventuell nyanställning gäller samma krav som i föreliggande förfrågningsunderlag. lättförståeligt sätt informera om sina medarbetares kompetens i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan. Leverantören ska utifrån de ställda kraven nedan lämna utförliga och tydliga uppgifter om kompetens för var och en av familjerådgivarna i aktuell verksamhet. Beskrivning på uppfyllande av krav för varje familjerådgivare: (Fritextsvar) Krav gällande medarbetarnas introduktion och kompetensutveckling Leverantören ska tillgodose att alla familjerådgivare inom aktuell verksamhet erhåller introduktion, handledning, kollegialt utbyte, kompetensutveckling, fortbildning samt information och omvärldsorientering inom verksamhetsområdet. Nyanställda familjerådgivare inom verksamheten ska alltid erhålla introduktion som ska innefatta individuell introduktionshandledning av en erfaren kollega. Vederbörliga kontroller ska göras vid anställning av all personal. Leverantörens samtliga familjerådgivare inom verksamheten ska ha regelbunden extern handledning inriktad på uppdraget som familjerådgivare. Leverantörens familjerådgivare ska ha tillgång till relevant fortbildning inom området, t.ex. inom psykoterapi, familjeterapi, gruppterapi och psykosocialt behandlingsarbete Krav gällande kvalitetsarbete och Lex Sarah Kvalitetsarbetet inom Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska syfta till att avtalade Sida 11 av 14

12 tjänster systematiskt och fortlöpande säkras och utvecklas. För att uppnå detta ska verksamheten uppfylla de krav som ställs i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 (M och S). För verksamheten ska det utifrån dessa allmänna råd och föreskrifter finnas ett ledningssystem anpassat för verksamhetens inriktning och omfattning. Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska följa Socialtjäntslagens bestämmelser om Lex Sarah samt ha arbetssätt och rutiner som följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Lex Sarah, SOSFS 2011:5 (S) Krav gällande information till Staden om verksamheten, samverkan och om anmälningsplikt Leverantören ska se till att Staden kontinuerligt informeras om eventuella väsentliga förändringar och avvikelser i upphandlad familjerådgivningsverksamhet, vid behov inbjuda till diskussion om verksamhetens utveckling och i samverkan med Staden verka för att verksamheten kontinuerligt utvecklas. Leverantören ska till Staden omgående förmedla tillsynsmyndigheters eventuella synpunkter på den upphandlade familjerådgivningsverksamheten. Leverantören ska ha skriftliga rutiner för verksamheten som säkerställer att familjerådgivarna har kunskaper om, iakttar och lämnar information till brukarna om den anmälningsplikt som enligt 14 kap. 1 SoL gäller för den som är verksam inom familjerådgivning. lättförståeligt sätt informera om anmälningsplikten enligt 14 kap. 1 SoL i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav gällande dokumentation Leverantören ska inom familjerådgivningsverksamheten tillse att all dokumentation i ensklida ärenden sker enligt gällande lagar och i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:5). Leverantören ska tillse att brukarna inom familjerådgivningsverksamheten informeras om de villkor som gäller för dokumentation som rör enskilda brukare. Leverantören ska inom familjerådgivningsverksamheten tillse att handlingar som rör enskilda brukare förvaras på ett betryggande sätt. lättförståeligt sätt informera om villkoren för dokumentation i enskilda ärenden i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav gällande tolk och språkkunskaper Leverantörens familjerådgivningsverksamhet ska ombesörja att vid behov anlita tolk för enskilda brukare. Leverantören kan debitera Staden skäliga kostnader för tolk. Medarbetarna inom familjerådgivningsverksamheten ska behärska svenska språket i tal och skrift på ett sådant sätt att brukarnas trygghet och säkerhet inte åsidosätts. Det är önskvärt att Leverantören kan erbjuda familjerådgivning på andra språk än svenska. Det finns dock inget krav på att verksamheten ska erbjuda familjerådgivning på andra språk Sida 12 av 14

13 än svenska och det kommer därmed inte heller att utvärderas. Förändringar vad avser medarbetarnas ev. ytterligare språkkunskaper utöver svenska kan också förändras under kontraktstiden. lättförståeligt sätt informera om möjligheterna till tolk och ev. språkunskaper hos medarbetarna i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav gällande tystnadsplikt Leverantören ska svara för att verksamhetens medarbetare informeras om och efterlever gällande lagstiftning kring sekretess och tystnadsplikt. Familjerådgivare förbinder sig att iaktta den sekretess som krävs enligt 26 kap 3 1 stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). lättförståeligt sätt informera om tystnadspikten i den familjerådgivning som erbjuds, se även pkt nedan Krav gällande säkerhet Leverantören ska för aktuell verksamhet ha rutiner och tydliga arbetssätt för att hantera hot och våld och andra kritiska situationer som kan beröra verksamheten och i enlighet med Lagen om Skydd mot Olyckor (LSO) bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Leverantören ansvarar för eventuellt införskaffande, drift och underhåll av trygghetslarm och personlarm för medarbetarna inom aktuell verksamhet Krav gällande statistik Leverantören ska för upphandlad verksamhet fortlöpande föra statistik över genomförda samtalstilfällen och antal timmar samt ev. samtalstillfällen (inkl antal timmar) utöver fem samt ev. samtalstillfällen (inkl timmar) med tolk för att månatligen till Staden lämna dessa uppgifter i samband med fakturering. Härutöver ska Leverantören kunna ta fram och till Staden överlämna den statistik som Staden och Socialstyrelsen kan efterfråga om Leverantörens familjerådgivning Krav gällande uppföljning Staden har det övergripande ansvaret för att följa upp att Leverantören utför vad som överenskommits med i upprättat kontrakt. Stadens socialnämnd har ansvaret för hur kontraktsuppföljningen genomförs vad avser upprättat kontrakt om familjerådgivning. Kontraktsuppföljningen kommer att genomföras i enlighet med socialförvaltningens rutiner. Kontraktsuppföljningen genomförs enligt följande: 1.Leverantörens verksamhet ska besvara frågor, t.ex. i form av särskilda frågeformulär, för uppföljning och kontroll av verksamheten från Stadens sida. 2.Leverantörens verksamhet ska medverka i och vara behjälpliga i att genomföra eventuella brukarundersökningar som genomförs av Staden. 3.Leverantörens verksamhet ska ta emot Stadens företrädare för såväl aviserade som oaviserade besök i verksamheten. Staden kan även uppdra åt fristående konsult, revisor eller dylikt att utföra uppföljning, kontroll eller utvärdering. Leverantören och verksamheten förbinder sig i sådant fall att bereda denne tillträde och insyn i sådan utsträckning att denne kan genomföra sitt uppdrag. Sida 13 av 14

14 4. Staden kontrollerar återkommande Levarantörens finansiella ställning och lagenliga skyldigheter avseende skatter och avgifter. På begäran ska Leverantören inkomma med årsredovisning, andra ekonomiska underlag eller annan dokumentation som Staden efterfrågar för sin ekonomiska uppföljning. 5. Leverantören ska löpande och snarast inkomma med uppgifter om eventuella förändringar i aktuell verksamhet som kan ha betydelse för avtalat uppdrag likaså med resultatet av ev. egna uppföljningar och utvärderingar av verksamheten. Åtgärder vid om brister framkommit i samband med kontraktsuppföljning eller på annat sätt: 1. Leverantörens verksamhet ska efter samråd med Staden upprätta en åtgärdsplan inkl. tidplan för när av Staden ev. påpekade brister senast ska vara åtgärdade. 2. Leverantörens verksamhet ska i enlighet med ev. upprättad åtgärdsplan underrätta Staden om att påpekade brister är åtgärdade i tid. 3. Vid ev. mindre brister som inte åtgärdats i tid enligt tidigare upprättad åtgärdsplan och om Leverantörens verksamhet därefter inte omgående åtgärdat påpekade brister kan kontraktet hävas. 4. Vid allvarligare brister som inte åtgärdats i tid enl upprättad åtgärdsplan kan kontraktet omedelbart komma att hävas. 5. Om lagar eller föreskrifter för Leverantörens verksamhet eller upprättade kontraktsvillkor inte följs kan kontraktet hävas Krav gällande information om verksamheten till allmänhet och brukare Staden kommer via sin hemsida - solna.se - att informera allmänheten om kundvalssystemet samt de olika Leverantörer Staden tecknat kontrakt med för familjerådgivning. Informationen kommer att inkl. kontaktuppgifter för var och en av utförarna i enlighet med vad som ovan sagts. Leverantören ska i enlighet med vad som sagts ovan i föreliggande förfrågningunderlag på egen hemsida/webbsida på ett tydligt och lättförståeligt sätt tillhandahålla och ge egen information till allmänhet och brukare om den familjerådgivning som erbjuds. Härutöver står det Leverantören fritt att sprida egen information om verksamheten på olika sätt. Det är från Stadens sida önskvärt att Levarantören också kan erbjuda skriftlig information om verksamheten i broschyrform eller motsvarande. Leverantören ska i god tid innan upphandlad verksamhet startar underlätta för Staden och medverka till att Staden kan länka till Leverantörens hemsida med information om upphandlad familjerådgivingsverskamhet. Leverantören ska kontinuerligt under hela kontraktstiden uppdatera och hålla sin egen information om verksamheten aktuell samt informera Staden om ev. uppdateringar så att den information Staden ger om verksamheten kan hållas aktuell. Verksamhetens marknadsföring ska vara förenlig med gällande lagar och direktiv och utformas enligt god marknadsföringssed Acceptans av krav Accepteras samtliga krav i avsnitt 1.4? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sida 14 av 14