Revisionsrapport på uppdrag av bolagets lekmannarevisorer Externa tjänster

Transkript

1 Revisionsrapport på uppdrag av bolagets lekmannarevisorer Nils Fredholm Kristina Lindhe Externa tjänster Sölvesborgshem AB

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning 1 2. Inledning Bakgrund Granskningens syfte och metod 2 3. Upphandlingar och avtal Egen regi och upphandling Iakttagelser och bedömning 5 4 Större entreprenader Iakttagelser och bedömning 6 5 Kontroll av leveranser Iakttagelser och bedömning 7

3 1. Sammanfattande bedömning PwC har fått i uppdrag av bolagets lekmannarevisorer att granska hur löpande externa tjänster anlitas och hur de kontrolleras. Vi gör följande bedömningar. Det är inte tillräcklit god ordning på vilka löpande avtal som finns, hur de förvaras och sprids för internt bruk. Bolagets pågående arbete med att sammanställa avtalsförteckningen behöver slutföras. För att sprida information om befintliga avtal, och villkor i dessa, kan det vara lämpligt den finns tillgänglig på bolagets interna hemsida. Vi har identifierat några tjänsteområden där bolaget behöver överväga formerna för anlitande av leverantör. Konkurrensmöjligheterna har enligt vår bedömning inte tillräckligt beaktats. För att kontrollera leveranser finns en blankett som ska följa med fakturan. Om den om den är rätt ifylld, oftast bovärdens uppgift, styrks att arbetet är utfört på rätt sätt och till överenskommet pris. Därmed är fakturan klar för utbetalning. Vårt stickprov ur redovisningen visar att blanketten ofta saknas som komplement till fakturan. Detta har inom bolaget, och med anledning avgranskningen, nu påtalats för bovärdarna. Sammanfattande innebär detta att bolagets interna kontroll behöver förbättras på det område granskningen har att bedöma. Rapporten i övrigt beskriver bakgrund till granskningen och hur den har genomförts. 1

4 2. Inledning 2.1 Bakgrund Enligt Aktiebolagens 10 kapitel, Allmän och särskild granskning, ska lekmannarevisorerna granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt till fredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Kommunens revisorer granskade 2012 samhällsbyggnadskontorets rutiner för anlitande av externa tjänster och hur dessa styrs och kontrolleras. Motsvarande uppdrag har nu givits till PwC vad avser de kommunägda bolagen Sölvesborgshem AB och SEVAB. Som allmän bakgrund kan också framhållas att det i planering och genomförande måste det finnas god ordning, struktur och kontroll. Brister kan leda till merkostnader eller att inte förväntad funktion och kvalitet uppnås. Brister i kontroll kan också öppna upp för oegentligheter där bolagets, och i förlängningen kommunens, förtroende och anseende kan skadas. Det är den generella bakgrunden till att lekmannarevisorerna beslutat om externa tjänster som ett granskningsområde. 2.2 Granskningens syfte och metod Syftet är att granska företrädesvis hur de löpande avtalen med externa leverantörer upphandlats och tillämpas men också, på ett översiktligt sätt, hur några större entreprenader upphandlats. Upphandling av tjänsterna ska ske i enlighet med lagstiftningen, för Sölvesborgshems del och vad avser denna granskning, Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Granskningen har följande revisionsfråga: Har bolagen en ändamålsenligt intern kontroll avseende anlitande av entreprenörer och uppföljning av utförda arbeten. Följande revisionskriterier är underlag för bedömningarna: Hur har externa tjänster anlitats och finns avtal? När används ramavtal och när sker separata upphandlingar? Hur sker kontroll av leverantörers arbete och fakturor? Rapportens följande avsnitt följer dessa tre frågeställningar. De två förstnämnda har lagts samman i ett gemensamt avsnitt. 2

5 Inledningsvis har undersökts i vilken omfattning externa tjänster anlitas, på vilka områden, och hur bolagets bedömning är av vad som ska skötas i egen regi och vad bättre lämpar sig att upphandla externt. Det senare valet kan naturligtvis ha flera orsaker, såsom större entreprenadprojekt, specialkompetens, tillfälligt behov etc. Genomgången avser främst tjänster som köps återkommande och som normalt har ramavtal som grund. De kan avse mark- och anläggningsrelaterade tjänster, serviceområden, konsulter m.m. För att kunna bedöma detta har vi undersökt vilka avtal som finns samt gått igenom redovisade belopp för respektive tjänsteområde och leverantör under 2013 fram till mitten av november. Även belopp för 2012 har tagits fram för att få jämförande uppgifter. Den samlade avtalsgenomgången bedömer framförallt huruvida de är aktuella och heltäckande i förhållande till egna och övergripande regelverk. Undersökning sker av hur konkurrensaspekter har beaktats. Om upphandling inte skett i konkurrens har skälen för detta efterfrågats. Dessutom har vi undersökt om det har förekommit att upphandlingar överprövats och eventuellt utfall av sådana. Granskningen har genomförs i två steg. Vid en inledande träff erhöll vi avtal och annan dokumentation samt tillgång till bolagets redovisningssystem. Vid intervjun medverkade VD, ekonomichef och cheferna för bovärdar och reparatörer. Efter genomgång av dokument och redovisning återstod ett antal frågor som vi tog upp vid en andra träff med nämnda personer. Rapporten har sakavstämts av boagets VD. 3

6 3. Upphandlingar och avtal 3.1 Egen regi och upphandling Utgångspunkt för vad som ska skötas i egen regi, och vad som är lämpligare att upphandla externt, avgörs av kompetens och behov av sådan. Bolaget har strategin att återkommande behov inom vissa områden ska tillgodoses genom egen personal. Därför ökar andelen egen regi i förhållande till externa köp. Framförallt behövs kontaktpersoner för de boende. Sex bovärdar finns i relativ näret till de boende. I genomsnitt svarar bovärdarna för kontakterna gentemot drygt 200 lägenheter vardera. De har också ett visst eget ekonomiskt ansvar. Det finns också en övergripande boserviceansvarig person. Under denne finns också sex miljövärdar som arbetar med den yttre miljön runt fastigheterna såsom städning, gräsklippning och snöröjning. För reparationer finns fem repatatörer med olika arbetsuppgifter som också utför snickeri- och målningsarbeten. Det finns även en ansvarig person för denna verksamhet. Samverkan sker mellan bovärdar och reparatörer i speciella situationer, exempelvis vid behov av snöröjning. Upphandling görs framförallt av golv- och måleriarbeten. Bolaget har inte heller någon egen elektriker eller fullt el-behörig tekniker på vitvaruområdet. Det ska betonas att nybyggnation och större projekt sker genom externa separata upphandllingar. Projektledning sker genom bolagets, för dessa projekt, ansvarige person. Upphandlingar av löpande externa tjänster sker ofta i samverkan med andra, framförallt inom kommunkoncernen men också och med bostadsföretagen som ägs av kommunerna Karlshamn, Bromölla och Olofström. I flera upphandlingar som Sölvesborgshem valt att delta i är belopp som utbetalats till leverantörerna under 2013 oftast i storlekslassen upp till 50 tkr, således mindre belopp. Deltagandet i upphandlingarna med åtföljande avtal utgör dock en administrativ fördel. Avtalen avser bevakning, finanstjänster, försäkringstjänster, service köksutrustningar, företagshälsovård, besiktningar och service av brandlarm. Det finns även avtal som avser produkter, såsom arbetskläder, där Sölvesborgshem valt att delta i kommunens upphandling. Upphandling av konsulter har skett i samverkan inom kommunkoncernen. Områden avser arkitekter, VVS-tekniska tjänster, VA-utredningar, byggtekniska tjänster, geoteknik, landskapsarkitekter, byggteknik och processkonsulter. Sölvesborgshem har valt att medverka på fyra områden där behov finns. Inom den allmännyttiga bostadssektorn finns också Husbyggnadsvaror HBV i Förening, ett företag som ägs av de kommunala bostadsbolagen. Upphandlingar sker för hela landets behov (ca lägenheter). 160 olika ramavtal finns för 4

7 närvarande. Sölvesborgshem köper vitvaror och annan materiel genom HBV men inte tjänster, även om detta också erbjuds av HBV. Sölvesborgshem har under 2013 köpt för cirka 3 mnkr från HBV. 3.2 Iakttagelser och bedömning Vår granskning av upphandlingar har skett genom att begära en sammantällning över befintliga ramavtal och att jämföra denna med redovisningen för 2012 och 2013 till mitten av november vad avser leverantörer och belopp. Bolaget har en pärm med förteckning över ett antal avtal avseende både tjänster och produkter. I denna finns uppgift om avtalsperiod och i övrigt dokument som visar på att förlängning av avtal skett. I begränsad omfattning finns också avtalen med i denna pärm. Ett arbete pågår i bolaget för att komplettera sammanställningen. Relativt nya regler i LOU kräver att upphandlade leverantörer ska rangordnas, där den som rankats som nummer ett alltid först ska tillfrågas. Tidigare regler gav möjlighet för beställaren att fritt välja bland de som utsetts som ramavtalsleverantörer. I de uppgifter om avtal vi kunnat ta del av, har denna rangordning skett. Vår genomgång av redovisningen, och de belopp som utbetalts till leverantörer på dessa avtalsområden, visar att den högst rangordnade leverantören också har anlitats. Det avser områdena golvarbeten, målning, ventilation och konsulter. På VVS-området, som omfattar relativt stora belopp, resulterade den senaste upphandlingen i ett leverantörsbyte under året. Detta har fungerat. Den förre leverantören har ersatts för ett par mindre insatser efter beslutet, men uppdragen var beställda sedan tidigare. Vår genomgång av redovisningen visar på att det finns många företag som erhållit ersättningar som betydligt överstiger beloppen till de som man har avtal med. Exempel på detta är markarbeten, där det ofta är fråga om relativt omfattande åtgärder för att färdigställa ett område. Sammtaget har cirka 2 mnkr utbetalts under 2013 till anlitad entreprenör. Vidare har vi inte återfunnit något avtal avseende trappstädning. Ersättningen är c:a 800 tkr. Möjligheter att upphandla service av styr- och reglersystem bör undersökas, liksom lås- och säkerhetsinstallationer, återvinning från miljörum och glasmästartjänster. Ett förtag som anlitades för sanering efter brand har anlitats med 800 tkr i ersättning. Här medges dock avsteg från upphandlingsreglerna på grund av att åtgärder behöver sättas in med kort varsel. Vi rekommenderar att bolaget i sin plan för intern kontroll uppmärksammar förekomst av avtal avstämd mot redovisade ersättningar till leverantörer. 5

8 4 Större entreprenader Iakttagelser och bedömning Under flera år har inga större nybyggnationer skett. De två senaste åren har däremot tre större projekt genomförts eller är pågående. Ljungaviken och ytterligare ett byggnation har genomförts med s.k. partneringavtal, vilket efter en upphandling ska bygga på ett företroende mellan parterna. I båda dessa träffades avtal med två olika regionala byggföretag. Som generell beskrivning brukar framhållas att målet är att skapa öppenhet vad gäller det aktuella projektet. Inspiration till partneringavtal har erhållits från industriell verksamhet där beställare och utförare gått från köp/sälj till utveckling av komponenter. Partnering är mer ett sätt att se på relationer än en entreprenadform. En viktig aspekt är att det krävs två jämbördiga parter om man ska använda sig av denna form vid byggnationer. I det senaste projektet, ett LSS-boende, har bolaget inte använt sig av partnering utan i stället en traditionell totalentreprenad. Tre anbud erhölls med små prisskillnader mellan anbud 1 och 2. Det tredje hade högre pris. Anbud med lägsta pris erhöll uppdraget, men det ingår också en bedömning av referenser. Inga överprövningar av tilldelningsbeslut har skett. Vi har endast granskat att det skett upphandlingar och i viss mån utfallet av dessa. 6

9 5 Kontroll av leveranser 5.1 Iakttagelser och bedömning I intervjuerna framhålls att det finns en kostnadsmedvetenhet hos bovärdarna, som har ett ekonomiskt ansvar, och att man känner sig trygg med de rutiner som tillämpas. Det finns en blankett Egenkontroll som är avsedd att säkra en tillräcklig kontroll av utfört arbete. Bovärdarna, som oftast är berörda, ska här skriftligen intyga att leveransen har utförts på överenskommet sätt och att rätt pris har tillämpats. Blanketten ska åtfölja fakturan och därmed vara klar för utbetalning. Det är ett begränsat stickprov vi gjort av redovisningen, men i flera fall saknas blanketten avseende egenkontroll. Detta har inom bolaget, och med anledning av granskningen, påtalats för bovärdarna. Sölvesborg den 18 februari 2014 Nils Fredholm PwC 7