HUMiA. Hjälpmedel och utveckling av metoder i arbete IFS/CS Steg för Steg. Ullabritt Zoannos

Transkript

1 HUMiA Hjälpmedel och utveckling av metoder i arbete IFS/CS Steg för Steg Ullabritt Zoannos

2 Innehåll Introduktion Sammanfattning Bakgrund... 5 IFS/CS Steg för Steg ett socialt företag för personer med psykosproblematik... 5 Arbetsrehabilitering... 6 Kognitiv funktionsnedsättning... 8 ESL-Pedagogik... 8 Handledarrollen... 9 Studiecirklar och folkbildning Syfte Genomförande Projektgruppens sammansättning Projektets styrgrupp Projektstart DEL 1 METOD Fas II Metodanalys, nuläge Nulägesanalys ESL-metod och hjälpmedelsanvändning Handledning Dagliga rutiner Möten Individuella möten med handledare Miljö Manualer Hjälpmedelsanvändning Datorer och program Egna ansvarsområden Prioriteringar av områden för metodutveckling Områden för metodutveckling Handledning Manualer Studiecirklar Möten Nya deltagare Egenutvärderingar och självskattningar Hjälpmedel ESL-pedagogiks sju kriterier Fas III Metodutveckling och dokumentation METODUTVECKLING Handledning... 18

3 Manualer Studiecirklar Möten Nya deltagare Egenutvärderingar och självskattning Del 2 - HJÄLPMEDEL Fas IV och V Hjälpmedelsutvärdering-, användning och dokumentation Resultat Övergripande resultat Handledning Manualer Studiecirklar Möten Nya deltagare Egenutvärderingar och självskattning Hjälpmedel Slutsatser och rekommendationer Bilagor... 61

4 Introduktion Steg för Stegs syfte med att genomföra projektet HUMiA var att fler personer med psykisk/kognitiv funktionsnedsättning skulle kunna få tillgång till metoder som ger stöd i administrativt arbete. I HUMiA byggde Steg för Steg upp metoder i administrativt arbete och utvärderade hjälpmedel utifrån metoden ESL-metodik. När projektet började hade Anita Lindståhl sedan 2007 byggt upp många rutiner med ESL-pedagogik som grund. Med sin årtiondelånga erfarenhet av att arbeta med TEACCH-metoden är Anita en föregångare på området. Att Anita sedan har lång erfarenhet av administrativt arbete ger henne en kompetens som passade på Steg för Steg. Utan Anita hade inte projektet HUMiA varit möjligt att genomföra. Att arbeta med handledning innebär att man måste ha kunskap om allt det man ska handleda i. Då kommer vi osökt över till Bength Norberg. Bength arbetar som handledare för dem som sköter de ekonomiska uppdragen till Steg för Stegs kunder. Därutöver sköter Bength Steg för Stegs ekonomiska redovisning och alla våra datorer och program. Han är en sann tusenkonstnär. Ulla Elfving Ekström Ordförande IFS/CS Ullabritt Zoannos Verksamhetschef Steg för Steg 1

5 1. Sammanfattning Steg för Stegs syfte med att genomföra projektet HUMiA, Hjälpmedelinventering och -utvärdering samt utveckling av metoder i administrativt arbete var att fler personer med psykisk/kognitiv funktionsnedsättning skulle få tillgång till metoder som ger stöd i administrativt arbete och därmed ge dem större möjligheter att komma in på arbetsmarknaden. IFS/CS, Intresseföreningen för personer med schizofreni och liknande psykoser i Centrala Stockholm är en lokalförening som tillhör Schizofreniförbundet. IFS/CS driver verksamheten Steg för Steg som består av arbetsverksamheterna Kontor & Administration, Café REKOmmenderas (f.d. Café MerSmak) och Ateljé Sticket samt utbildningar i många ämnen. Personer med schizofreni och liknande psykoser hör till den grupp i samhället som drabbas hårdast av utanförskap och arbetslöshet. Steg för Steg är ett socialt företag som skapats med individens behov av arbete i fokus. Arbetsverksamheten Kontor & Administration på Steg för Steg som drev projektet HUMiA startade ESL-pedagogik är en metod som har utarbetats av psykolog Kerstin Wennström, IVH, Institutet för Vård och Hälsopsykologi, speciellt för socialtjänstens personal. ESL-pedagogik har ett strukturerat sätt att bemöta vardagssvårigheter, att lösa problem och träna färdigheter i det dagliga livet 1. Personal från IVH har fungerat som handledare under uppbyggnaden av ESL-pedagogik i verksamheten Kontor & Administration och psykolog Kerstin Wennström från IVH var också handledare för handledarna på Steg för Steg tiden före starten av HUMiA- projektet. Handledaren är en viktig resurs för deltagare och anställda med psykisk funktionsnedsättning. Den första handledaren anställdes på Steg för Steg Då tog också Kontor & Administration sin nuvarande form och uppdragsbasen har ökat successivt sedan dess. Syftet med HUMiA-projektet är att fler personer med psykisk/kognitiv funktionsnedsättning får tillgång till metoder och hjälpmedel som ger stöd i ett administrativt arbete så att självständigheten i arbetsrollen ökar och därmed också möjligheten att få och behålla ett administrativt arbete. I pro

6 jektet också tillgänglighet och förskrivning av arbetshjälpmedel i Stockholms Stad. Tio anställda/deltagare från Steg för Stegs verksamhet Kontor & Administration har varit projektets arbetsgrupp. Projektledningen har bestått av en projektledare och två handledare. På Steg för Steg hade den uppbyggnad av struktur och tydlighet som metoden kräver påbörjats när HUMiA startade. En nulägesanalys genomfördes för att dokumentera startpunkten för projektet. Arbetet genomfördes som en inventering av vilka arbetsmetoder som använts liksom vilka metoddokument och manualer som färdigställts. Från nulägesanalysen valde projektgruppen ut följande sju områden för metodutveckling: handledning manualer studiecirklar möten introduktion av nya deltagare egenutvärderingar och självskattningar hjälpmedel I projektet togs metoder för handledning fram. En kort och lättläst manualtyp utvecklades och en modell togs fram för mer omfattande och sammansatta manualer. En generell studiecirkelmetod togs fram som kan användas i kompetensutveckling, arbetsprocesser, vidareutbildning och övergång till ny IT-plattform m.m. En metod för mötesstruktur togs fram. Metoder för att ta emot nya deltagare utvecklades. Egenutvärdering användes för att utvärdera funktionen hos hjälpmedel, handledning, attityder och manualer. En självskattningsmetod togs fram för att den anställde skulle kunna bedöma sitt eget behov av hjälpmedel. Ett femtontal hjälpmedel utvärderades och det webkalenderbaserade påminnelsesystemet Memo Comai som används för att fördela arbetsuppgifter bland de anställda analyserades. En kravspecifikation togs fram för hur ett optimalt webkalendersystem skulle kunna fungera. Steg för Steg har tagit fram följande rekommendationer i projektet: IFS/CS och verksamheten Steg för Steg ska verka för att samhället fördelar mer resurser till målgruppen och de verksamheter som har metoder för att stödja anställda personer med psykosbakgrund. 3

7 Steg för Steg ska bidra till spridningen av den kunskap som verksamheten har fått genom projektet till organisationer, myndigheter och personer. Detta ska ske genom föreningen IFS/CS intressepolitiska verksamhet. Steg för Steg ska fortsätta bygga upp handledarkunskap inom ESLpedagogik på Steg för Steg för att stödja handledarna i deras gärning att sin tur ge stöd till anställda och deltagare på Steg för Steg. Några av de viktigaste områdena som återstår att vidareutveckla är följande: handledarrollen och handledarkunskap manualframtagning och processdokumentation egenutvärderings- och självskattningsmetoderna så att det blir självklart för anställda och deltagare att själva bedöma funktioner hos arbetsverktyg och metoder samt att bedöma sina behov av hjälpmedel och stöd samarbetet med Arbetsförmedlingen Rehab för att se om det finns möjlighet att utveckla en webbkalender som uppfyller Steg för Stegs behov uppbyggnad av kvalitetssäkringssystem i hela organisationen som stödjer ESL-pedagogik med värdegrund, struktur och dokumentation. Sprida information om de resultat Steg för Steg uppnått i projektet och om framtida rön i arbete med ESL-pedagogik i arbetet. 4

8 2. Bakgrund IFS/CS Steg för Steg ett socialt företag för personer med psykosproblematik IFS/CS, Intresseföreningen för personer med schizofreni och liknande psykoser i Centrala Stockholm är en lokalförening som tillhör Schizofreniförbundet. IFS/CS verksamhet Steg för Steg består av arbetsverksamheterna Kontor & Administration, Café REKOmmenderas (f.d. Café MerSmak) och Ateljé Sticket samt utbildningar som t.ex. förberedelser för folkhögskola, individuell undervisning i data och måleri samt studiecirklar i olika datainriktningar, stickning, historia, spanska, svenska för invandrare, samhällskunskap, hälsa, målning och skrivarverkstad. Steg för Steg är ett socialt företag som skapats med individens behov av arbete i fokus. Arbetsverksamheten Kontor & Administration startade Syftet med verksamheten är att erbjuda människor med psykisk funktionsnedsättning arbete, sysselsättning och arbetsträning i administrativt arbete och kontorsservice. Steg för Steg vänder sig i huvudsak till personer som har psykisk funktionsnedsättning efter schizofreni och liknande psykoser. Personer med schizofreni och liknande psykoser hör till den grupp i samhället som drabbas hårdast av utanförskap och arbetslöshet. Det beror dels på att psykisk sjukdom fortfarande är omgärdad av fördomar, dels på att rehabilitering för personer med psykisk/kognitiv funktionsnedsättning är ett område under utveckling. Detta gäller i ännu högre grad för arbetsrehabilitering. Individer hamnar ofta i sysslolöshet och isolering. De kognitiva funktionsnedsättningar som ofta uppkommer efter psykossjukdom drabbar just de funktioner som är nödvändiga för att kunna återerövra/lära sig arbetsuppgifter. Administrativt arbete utmanar i högsta grad de kognitiva förmågorna hos människan. Det ställs stora krav på förmåga att strukturera, planera och organisera när man har ett administrativt arbete. Steg för Steg utgår från att man återfår självförtroendet och får möjlighet till återhämtning när man har ett arbete att gå till. Förlorade förmågor kan återfås genom träning, andra 5

9 kan höjas eller kompenseras genom stöd av handledare, strukturerade arbetsmetoder och hjälpmedel. Steg för Steg är ett socialt företag. IFS Centrala Stockholm (IFS/CS) som driver verksamheten arbetar för att personer med schizofreni och liknande psykoser ska kunna vara delaktiga i samhället. IFS/CS består till övervägande del av anhöriga och majoriteten av de anställda på Steg för Steg är antingen personer med egen erfarenhet av psykossjukdom eller anhöriga. För anhöriga innebär det en minskad börda om en närstående som insjuknat i psykos har ett arbete eller sysselsättning att gå till dagligen. Att ha ett arbete innebär högre grad av delaktighet i samhället. Steg för Stegs verksamhet är på så sätt en viktig del av föreningens intressepolitiska gärning. Frågor kring arbete och sysselsättning som kommer upp i verksamheten diskuteras i föreningen och föreningen för i sin tur viktiga frågor vidare till arbetsverksamheterna. Utveckling av metoder är en sådan fråga. Inom arbetsområdet studerar Steg för Steg olika metoder som till exempel ESL, Supported Employment med Individual Placement and Support som beskrivs mer ingående nedan. Verksamheten Kontor & Administration på Steg för Steg utför administrativt arbete åt ett tio-tal fasta kunder. Det rör sig om posthantering, distribution, inventering, registervård, blanketthantering, databashantering, konferensadministration, bokföring, lönehantering och skatter, bokslut, fakturering, kundreskontra, arkivering och kassaredovisning. Kontor & Administration ansvarar också för intern service och en del städuppgifter på Steg för Steg. Arbetsrehabilitering Diskussioner har förts på Steg för Steg om arbetsverksamheterna har rehabilitering som grund eller om de ska ses som företag i sin egen rätt. Steg för Steg liknar i mycket ett traditionellt företag. Arbetsuppgifterna är verkliga, kunderna förväntar sig att de uppdrag som de ger Steg för Steg utförs med god kvalitet. Å andra sidan så har Steg för Steg verksamhetsbidrag från Stockholms Stad och statsbidrag för sysselsättningen genom Socialstyrelsen. Dessa bidrag utgör en viktig del av Steg för Stegs intäkter. Bidragen möjliggör bland annat för Steg för Steg att erbjuda daglig handledning till de anställda. Kostnaderna för handledarlönerna går inte att täcka med intäkter från kunduppdragen. Steg för Steg har utvecklats i denna form just för att IFS/CS ville skapa förutsättningar för personer med psykosbakgrund att arbeta. Till viss del liknar Steg för Stegs sätt att ge de anställda stöd av handledare utan tidsgräns metoden Supported Employment/ IPS, Individual 6

10 Placement and Support, som riktar sig till personer med psykisk funktionsnedsättning, men det finns också stora skillnader. I boken Psykiska funktionshinder 2 - stöd och hjälp vid kognitiv funktionsnedsättning beskriver författare de framgångsfaktorer som inverkar på en persons möjlighet att få ett arbete. Att ha haft arbete tidigare, som denne har varit nöjd med är en faktor. Att personen förväntar sig att få arbete är en annan. Förbättrad funktionsförmåga, ett stabilt boende och få dygn i slutenvård är också positiva faktorer. Å andra sidan försvåras möjligheterna om personen har kvarvarande symtom och brister i den kognitiva förmågan. Författarna visar på den komplicerade bilden av arbetsinriktad rehabilitering i Sverige. Arbetsrehabilitering kan vara en del i psykiatrisk behandling men också finnas i Arbetsförmedlingens och Försäkringskassans regler för rehabilitering. Verksamheter och projekt som arbetar enligt IPS-modellen, Individual Placement and Support, visar bäst resultat i att hjälpa personer med allvarlig psykisk funktionsnedsättning till arbete på den öppna arbetsmarknaden. I IPS-metoden har individen en aktiv roll och arbetssökandet startar så snart personen uttrycker en önskan om att arbeta. Arbetsrehabiliteringen integreras i den psykiatriska behandlingen. Målet är reguljärt arbete och stödet är inte tidsbegränsat. Steg för Steg har erfarenhet av att personer med psykisk funktionsnedsättning och psykosbakgrund ofta far runt i de system som ska stödja dem till att få arbete. De står ofta mycket långt från arbetsmarknaden. Myndigheterna prioriterar resultat och när personer med psykisk funktionsnedsättning behandlas som en enhetlig grupp går insatserna ofta till dem som står närmast arbetsmarknaden. IPS-metoden i sin programtrogna form är tänkt att användas för personer med allvarlig psykisk funktionsnedsättning där personer med schizofreni och psykosproblematik är en kärngrupp. Steg för Steg ser att det långsiktiga arbete och den långsamma genomströmningstid som det innebär att fokusera på den gruppen inte passar in i verksamheter som måste ha stora deltagargrupper och få ut människor i jobb på kort tid 3. 2 Förhandsinformation från Lennart Lundin om kommande ny utgåva av Psykiska funktionshinder stöd och hjälp vid kognitiva funktionsnedsättningar, Lennart Lundin och Sophia Mellgren (red), planerad tryckning på Studentlitteratur i början av Arbete för alla? införande och resultat av Supported Employment i en svensk kommun, Markström, Nygren, Sandlund. 7

11 Kognitiv funktionsnedsättning Steg för Steg gör inga bedömningar av arbetsförmåga. Det beror inte enbart på att handledarna saknar arbetsterapeututbildning. Steg för Steg är ett socialt företag som har skapat arbetsplatser för personer med psykosproblematik efter övertygelsen att alla kan arbeta om arbetet anpassas efter var och ens förmåga och att stöd och hjälp finns i form av handledning. Detta utesluter inte att handledarna behöver kunskap om psykisk/kognitiv funktionsnedsättning för att förstå hur arbetsförmågan påverkas och hur anpassningen av det administrativa arbetet behöver göras. I boken Psykiska funktionshinder beskrivs kognitiva funktionsstörningar inom tankeprocesserna: Funktionsstörningar i tankeprocesserna påverkar viktiga områden som tidsuppfattning, initiativförmåga, uppmärksamhet, förmåga att skapa struktur, att motivera sig och att planera och organisera. Steg för Steg ger de anställda stöd genom handledning. I ett administrativt arbete där förmågan att organisera, planera, koncentrera sig och minnas ständigt utmanas så påverkar störningar i tankeprocesserna arbetsförmågan. Steg för Steg har inte aktivt fokuserat på att medarbetarna ska ha kunskap om kognitiv funktionsnedsättning. Frågorna dyker upp de gånger då Arbetsförmedlingen förhandlar om lönebidragsanställningar. De flesta anställda har lätt för att uttrycka sina behov av stöd i dessa diskussioner. ESL-Pedagogik ESL-pedagogik 5 är en metod som har utarbetats av psykolog Kerstin Wennström, IVH, Institutet för Vård och Hälsopsykologi, speciellt för socialtjänstens personal. ESL-pedagogik har ett strukturerat sätt att bemöta vardagssvårigheter, att lösa problem och träna färdigheter i det dagliga livet 6. ESLpedagogik förmedlar både ett allmänt förhållningssätt och en pedagogisk metod i kontakten med personer med psykisk funktionsnedsättning. Metoden bygger på delar av ESL-programmet utarbetat av dr Robert Paul Liberman i USA och som har anpassats till svenska förhållanden av psykolog Per Borell 7. 4 ibid 5 ESL är en förkortning för Ett Självständigt Liv Manualen för Ett Självständigt Liv heter Steg för Steg men den har ingen koppling till IFS/CS verksamhet Steg för Steg. Manualen kan tankas ner från nätet på PDF 8

12 Steg för Stegs verksamhet Kontor & Administration började arbeta enligt ESL-pedagogiken på ett mer utvecklat sätt tre år innan projektet HUMiA startade Anpassningen av ESL-pedagogiken är ett mödosamt arbete. Utvecklingen av arbetsrutiner görs av de anställda med stöd av handledaren samtidigt som det dagliga arbetet med kunduppdrag och internservice ska skötas. Metoden är inte analyserad, färdigutvecklad eller beskriven. I verksamheten hade inte hjälpmedel anpassade till administrativt arbete identifierats eller använts i någon större utsträckning. Personal från IVH fungerade som handledare under uppbyggnaden av ESLpedagogik i verksamheten Kontor & Administration och psykolog Kerstin Wennström var handledare tiden före starten av HUMiA- projektet och även under hela projekttiden. Handledarrollen Handledaren är en viktig resurs för deltagare och anställda med psykisk funktionsnedsättning. Den första handledaren anställdes på Steg för Steg Då tog också Kontor & Administration sin nuvarande form och uppdragsbasen har ökat successivt sedan dess. Eftersom personer med kognitiv funktionsnedsättning och psykosbakgrund har svag förankring på arbetsmarknaden så är det svårt att hitta information och litteratur om metoder för handledning, handledares kunskap och förhållningssätt. I sin bok Arbeta med Asperger syndrom. Hantverket och den professionella rollen 8 beskriver Gunilla Gerland hur verksamheter kan utveckla hantverket och professionaliteten hos personal som stödjer personer med Asperger syndrom men arbets- och synsättet kan mycket väl användas av verksamheter som arbetar med personer som har kognitiv funktionsnedsättning som en följd av psykossjukdom. Studiecirklar och folkbildning Studiecirkelmetoden hör till folkbildningspedagogiken som bygger på samarbete, dialog, reflektion och inflytande. Folkbildningen bygger på att individen studerar på egna villkor och stärker sina möjligheter att påverka de egna livsvillkoren och påverkar och förändrar förhållanden i samhället en demokratisk samhällskultur grundad på tolerans mot oliktänkande och respekt för sakliga argument och fattade beslut 8 Gunilla Gerland och Pavus Utbildning AB,

13 att deltagarna har stort inflytande och är med och formar innehåll och upplägg 3. Syfte Syftet med HUMiA-projektet är att fler personer med psykisk/kognitiv funktionsnedsättning får tillgång till metoder och hjälpmedel som ger stöd i ett administrativt arbete så att självständigheten i arbetsrollen ökar och därmed också möjligheten att få och behålla ett administrativt arbete. I projektet ska också tillgänglighet till och förskrivning av arbetshjälpmedel i Stockholms stad studeras. 4. Genomförande Projektgruppens sammansättning Tio anställda/deltagare från Steg för Stegs verksamhet Kontor & Administration har varit projektets arbetsgrupp. Fyra av dem är anställda med lönebidrag. Projektledningen har bestått av en projektledare och två handledare. En handledare har varit huvudansvarig för projektets följsamhet till ESLpedagogiken. I övrigt har handledarna fördelat utvecklingsarbetet sinsemellan. Projektets styrgrupp Projektets styrgrupp har varit arbetsutskottet i föreningens styrelse. Projektgruppen och arbetsutskottet har träffats en gång varannan månad och diskuterat olika utvecklingsfrågor i projektet. Projektstart Ett startmöte hölls med projektledning och arbetsgruppen i januari En kort introduktion av projektets mål, syfte och önskvärt resultat gjordes. Projektet presenterades i IFS/CS styrelse. Planering av nulägesanalysen gjordes liksom rapportupplägg och genomgång av områden där ESL-pedagogik implementerats. DEL 1 METOD Fas II Metodanalys, nuläge Nulägesanalys ESL-metod och hjälpmedelsanvändning På Steg för Steg hade den uppbyggnad av struktur och tydlighet som metoden kräver påbörjats när HUMiA startade. 10

14 En nulägesanalys genomfördes för att dokumentera startpunkten för projektet. Nulägesanalysen gjordes under tre månader, mars-maj Arbetet genomfördes som en inventering av vilka arbetsmetoder som använts liksom vilka metoddokument och manualer som hade färdigställts under åren. I nulägesanalysen dokumenterades följande områden: Handledning Handledarens stöd till personal och deltagare: Handledarens roll är att hjälpa anställda och deltagare att själva utföra sina uppgifter. Handledaren ska vara frikostig med positiv feedback. Handledaren ska också hjälpa deltagaren med motivationen genom att ge arbetsuppgifter som intresserar denne. När handledaren överlämnar ett arbete till deltagaren måste handledaren själv göra uppgiften först för att se att det inte uppstår problem på vägen. Om arbetet är komplext eller omfattande kan det behöva delas upp i olika delmoment. Den som utför uppgiften ska helst klara av den på en gång. Felaktigheter rättas genast. Handledaren visar hur man ska göra först genom att sitta bredvid och tala om hur man ska göra. Det är också ett sätt att ta reda på hur mycket deltagaren förstår av uppgiften. Momenten repeteras några gånger både med muntlig instruktion och med manual tills handledaren vet att deltagaren kan utföra uppgiften på egen hand. Om deltagaren har svårt att göra uppgiften själv trots upprepade försök så kan uppgiften vara för svår. Då är det viktigt att förklara att det inte är ett misslyckande. Handledarens arbetsrutiner: Det är viktigt att handledaren planerar för morgondagen genom att förbereda arbetsuppgifter. Dessa läggs in i påminnelsesystemet Memo Comai. Individuella dagsscheman skrivs på morgonen före morgonmötet. Minnesanteckningar om dagen skrivs i slutet av dagen. Det är viktigt att inte ändra arbetsuppgifter under dagen. För att inte orsakastress ska överraskningar i möjligaste mån undvikas. Det som händer om det kommer in arbetsuppgifter oanmält gör att den anställde får problem med att prioritera. Det händer ofta på Steg för Steg att uppgifter dyker upp som ska utföras med kort varsel. Den övergripande arbetsfördelningen av inkommande arbeten och uppdrag sköts av handledaren. Vid komplexa uppdrag och uppdrag med täta kundkontakter tar handledaren ansvar för en del arbetsuppgifter. Det kan handla om övergripande diskussioner på telefon med en kund om hur ett uppdrag ska läggas upp. Vid kundmöten gäller det att föra mycket noggranna anteckningar om överenskommelser och upplägg. Mejlkorrespondens kan också vara komplicerad och bestå av mycket information. Detsamma gäller avtalsdiskussioner och prissättningar. Sådana processer ställer stora krav på att den anställde vet när man ska säga ja eller nej, när man ska agera eller 11

15 inte. Man måste känna var gränsen för sitt eget ansvar går. Att handledaren tar dessa komplicerade uppgifter är en hjälp till den anställde att komma vidare i sin arbetsuppgift. Dagliga rutiner Det är viktigt att dagarna ser så lika ut som möjligt. Det har vi skapat genom att ha fasta gemensamma tider för kaffe och fast egen tid för lunch liksom en del arbetsuppgifter som görs vid fasta tider och veckodagar. Man utför uppgifter i samma ordning varje gång. Möten Morgonmöten Varje morgon går gruppen igenom dagens uppgifter på ett morgonmöte. Mötena får ta högst 15 min. Dagens uppgifter gås igenom. De finns nerskrivna på ett dagsschema med allas uppgifter. De som behöver får ett blad med sitt eget dagsschema. De som har webbkalendern Memo Comai uppdaterar sina mobiltelefoner. Kontorsmöten Kontorsmöten hålls en gång i veckan. De får ta högst en timme. På mötena går gruppen igenom veckoplanering för arbete översiktligt och bestämmer vem som ska göra vad. Man går igenom vilka uppgifter som är pågående och handledaren informerar om vilka arbetsuppgifter som är på gång. Man tar också upp problem som uppstår vid olika arbetsuppgifter. Planeringsdag En gång per år har Kontor & Administration planeringsdag då det gångna året summeras och framtiden planeras. Halvårs- och årsplanering görs. Gruppmöten Utöver kontorsmötena behövs ibland möten som kallas ihop med kortare varsel. Handledaren kallar till sådana möten främst när det är bråttom. Det är korta möten på högst en timmes längd. Det kan handla om till exempel att gruppen behöver diskutera olika förfrågningar om uppdrag som ska utföras. Individuella möten med handledare Varje deltagare och anställd träffar handledaren på egen hand en gång per månad. Dessa individuella möten tar cirka 30 minuter men ska inte ta mer än en timme varje gång. På mötena går handledare och deltagare eller anställd igenom mål och nuläge liksom vilket behov av stöd det finns. De mål som läggs upp ska vara konkreta och uppnåeliga. Deltagare/anställd går 12

16 igenom en checklista där man kryssar i sin uppfattning på en skala. På de individuella mötena ska också behov av hjälpmedel tas upp. Miljö De anställda har varsin arbetsplats, totalt fyra platser. Ytterligare två fasta arbetsplatser finns för dem som har sysselsättning på Kontor & Administration och arbetar vid olika arbetstider. Ett gemensamt arbetsrum finns för uppdrag som görs i grupp, distributionsuppdrag och kontorsmöten. Det är trångt i arbetsrummen och ljudnivån kan bli störande ibland. Manualer Det finns drygt 20 manualer framtagna i Kontor & Administration. Gruppmanual: Om en uppgift består av flera moment så skriver den anställde eller handledaren en manual. Andra personer provar också manualen för att se om den går att förstå. Individuell manual: Ofta behövs det manualer som är individuellt anpassade eftersom man tänker olika. Handledaren sitter bredvid och skriver ner i vilken ordning man vill göra momenten för att kontrollera att man inte glömmer. Hjälpmedelsanvändning Idag finns en del hjälpmedel i Kontor & Administration och hjälpfunktioner/tillbehör för dator som fungerar som hjälpmedel. Ett av de viktigaste hjälpmedlen är Memo Comai som är en Internetbaserad tjänst med tillhörande kompatibla mobiltelefoner som ger påminnelse i mobilen om vilka arbetsuppgifter man har. Arbetsuppgifterna läggs in i dator av handledaren och skickas till de anställdas mobiler. Deltagarna får inte ta del av Comaitjänsterna eftersom de inte är anställda på Steg för Steg med eller utan lönebidrag från Arbetsförmedlingen. Användningen av hjälpmedlen varierar från person till person och över tid. Rent generellt så är fokus på hjälpmedel lågt. Med undantag för Memo Comai har enstaka småhjälpmedel tagits fram vid behov. Något helhetsgrepp har inte tagits för att inventera behov och tillgång av hjälpmedel i administrativt arbete. Förutom Memo Comai används följande hjälpmedel på Kontor & Administration: Pausprogram i datorn Genvägar och kom ihåg på skrivbordet i datorn Gruppalmanacka Individuell pappersalmanacka Schema för dagen, sätts upp på tavlan efter genomgång 13

17 Schema individuellt, sätts upp på tavlan efter genomgång Manualer Checklistor Hörlurar till datorerna Datorer och program På Steg för Steg har den begränsade ekonomin lett till att datorer och datorprogram inte är helt optimalt anpassade till behoven i verksamheten. Idag finns olika program installerade på olika datorer beroende på vem som arbetar mest med programmet. Konsekvensen blir att personal och deltagare ibland får låna någon annans dator för att kunna utföra en uppgift. Den datorn kan ha annorlunda genvägar och skrivbord som inte ser likadant ut som det egna. Arbetsplatsen i sig ser också annorlunda ut med en annan ordning än den egna. Det orsakar förvirring hos den som ska utföra arbetsuppgifter och påverkar möjligheten att vara konsekvent i handledningen. Steg för Steg har sökt fondmedel till att köpa in program och uppgradera datorer så att IT-strukturen blir mer anpassad till behoven. Genom avtal med organisationen Tech-Soup är Steg för Steg med i Microsoft sponsorprogram för ideella organisationer som gör att kostnaderna för inköp av programvaror blir mycket kraftigt reducerade. Egna ansvarsområden Alla har egna arbetsuppgifter som man ansvarar för och tre av de anställda har egna kunder. En av de anställda arbetar mest med interna uppgifter och kontorsservice. Två deltagare arbetar med en tillfällig kund och interna arbetsuppgifter. Alla hjälps åt vid arbeten med olika utskick. Nya deltagare I formuläret Deltagarintresse kan deltagaren välja arbetsuppgifter som denne tycker är intressanta (se nedan). Blanketten ger också information till handledaren om vilka arbetsuppgifter som kan vara bra att ge till en ny deltagare. Att stämpla kuvert är ett bra arbete att börja med som ny deltagare i Kontor & Administration. Den nya deltagaren får också Steg för Stegs informationsmapp med broschyrer att läsa. Tidrapporten gås igenom liksom personallista. 14

18 Studiecirklar/ internutbildning På Kontor & Administration används studiecirkelformen för genomgångar av komplexa arbetsuppgifter. Då samlas all personal och deltagare och arbetar tillsammans för att lära sig hur en arbetsuppgift går till. Det kan röra sig om administrativa uppgifter på dator eller andra ämnen. Studiecirklarna har hållits i datorsalen på Steg för Steg. Internutbildningar har hållits i konferensadministration Dream Weaver uppläggning av databaser i Excel och Access biblioteksregistrering mappstruktur i datorn 15

19 Prioriteringar av områden för metodutveckling Områdena i nulägesanalysen prioriterades utifrån följande frågeställningar. 1. Vad inverkar mest på de anställdas och deltagarnas möjligheter att uppnå självständighet i arbetet? 2. Vad är genomförbart inom ramen för projekt HUMiA? 3. Vad måste vara på plats för att ESL-pedagogik ska bli en fungerande metod på Kontor & Administration? 4. Vad kan genomföras i projektet HUMiA samtidigt som det dagliga arbetet med kunduppdragen fungerar och hög grad av brukarinflytande uppnås? Områden för metodutveckling Efter nulägesanalysen valde projektgruppen ut följande sju områden ut för metodutveckling: handledning manualer studiecirklar möten introduktion av nya deltagare egenutvärderingar och självskattningar hjälpmedel Hjälpmedelområdet låg som del 2 i projektansökan redan från början. De övriga sex områden valdes ut genom en prioritering av nuläget. Nedan följer korta beskrivningar av varje område. Handledning Handledaren fyller en viktig funktion för anställda men i synnerhet för nya deltagare på Steg för Steg. Handledaren fördelar arbetsuppgifter och strukturerar nya uppgifter tillsammans med den anställde eller deltagaren. Handledarrollen och handledarens arbetsbeskrivning är inte tydliga på Steg för Steg. Handledarfunktionen är inte utvecklad som en tydlig yrkesroll på Steg för Steg med arbetsbeskrivning och uttalat förhållningssätt. Manualer Manualer är ett viktigt instrument för att uppnå självständighet. Manualerna ligger till grund för inlärning, att klara sin arbetsuppgift självständigt, att göra rätt och att veta var man befinner sig i uppgiften. De tjugotal manualer 16

20 som finns framtagna är skrivna i berättande form och upplevs ibland som krångliga och svårlästa. De är svåra att revidera. Studiecirklar Studiecirkeln fyller en viktig funktion som form för utbildning, kompetensutveckling, gemensamma arbetsgenomgångar m.m. Studiecirklarna ger också tillfälle till gemensamt arbete och social samvaro. Möten Möten fyller en viktig funktion som kommunikationssätt, planeringsbas och social arena. De främjar också inflytande och delaktighet. Nya deltagare Med nya deltagare avses personer som kommer till Steg för Steg med biståndsbedömning för sysselsättning i verksamheten. För intresseföreningen för schizofreni i Centrala Stockholm, IFS/CS, som driver verksamheten Steg för Steg, är sysselsättningsverksamheten en viktig del i arbetet med att öka delaktigheten i samhället för brukarna. ESL-pedagogik med sin höga grad av struktur, tydlighet och kontinuitet ska bidra till nya deltagares självständighet. Nya deltagare på Steg för Steg ges mycket stöd från handledarna. Egenutvärderingar och självskattningar Genom egenutvärderingar ska personal och deltagare ge sin egen bedömning av hur studiecirklar, möten, hjälpmedel, förhållningssätt m.m. fungerar. Utifrån dessa bedömningar förbättras sedan rutiner, arbetssätt, produktval och metoder. Egenutvärderingar ökar brukarinflytandet och engagerar personalen i processer. Att ha kunskap om sin arbetsförmåga och om vilken påverkan ens funktionsnedsättning har inom olika områden är viktigt för personer med kognitiv funktionsnedsättning. På Steg för Steg gör inte handledarna några skattningar av personalens och deltagarnas funktionsnedsättning eller arbetsförmåga. Genom självskattning kan den anställde själv bedöma sin förmåga och komma fram till vilket stöd denne behöver. Hjälpmedel Hjälpmedel är viktiga instrument på vägen till ökad självständighet i arbetsrollen. För personer med psykisk funktionsnedsättning kan hjälpmedel vara svåra att hantera. Påminnelsesystemet Memo Comai med mobilanvändning fungerar inte optimalt idag men det fyller en viktig funktion som dagligt planeringshjälpmedel för handledare och anställda. 17

21 ESL-pedagogiks sju kriterier Tillsammans med Kerstin Wennström identifierade handledarna sju kriterier inom ESL-pedagogik som skulle uppfyllas inom de sju metodområdena ovan. Dessa kriterier är struktur tydlighet självständighet kontinuitet återkoppling utvärdering Schemat på omstående sida, Översikt ESL-pedagogik byggdes upp med de sju utvalda metodområdena i projektet på en vertikal axel. De sju kriterier, som man kan se som mål för metoden, lades horisontellt. Handledarna beskrev vartefter projektet fortskred hur kriterierna uppfylldes inom varje utvecklingsområde. (Schemat ligger också som Bilaga 1) Fas III Metodutveckling och dokumentation METODUTVECKLING Handledning Genomförandet av metodiken för handledningen på Steg för Steg innebar i mångt och mycket att börja från början med sökande efter definitioner, förhållningssätt, utbildning, och litteratur i ämnet. I nulägesanalysen syntes det att Steg för Stegs handledare hade byggt upp strukturer med början underifrån, i handledarens dagliga arbete med anställda och deltagare. Ytterligare dimensioner av handledarrollen behövde förtydligas och identifieras på Steg för Steg. Handledningsmetod diskuterades under många möten med ledning och idégrupper på Steg för Steg under projektiden. Det var svårt att hitta fram till tydliga beskrivningar av vad Steg för Steg vill att handledning ska stå för i verksamheten. Psykolog Lennart Lundin 9 var inbjuden på ett idémöte på Steg för Steg. Lundin gav handledarna rådet att pröva idéer, att tänka i stödsystem, tänka fritt kring teknik och metod: det finns datorer och annan teknik. Man kan använda alla sinnen - känna, se, höra. Man kan träna upp det man är bra på. Lundin tryckte på vikten av att inge hopp och att ge hjälp. 9 Lennart Lundin är leg. Psykolog och verksamhetssamordnare för Psykiatri Psykos vid Sahlgrenska sjukhuset. 18

22 Manualer måste finnas, struktur och metoder måste gå ner till lägsta detaljnivå det finns inga genvägar. Handledarna på Steg för Steg, och två personer ur IFS/CS styrelse, totalt sex personer är utbildade i ESL-pedagogik av psykolog Kerstin Wennström. I utbildningen utgår Wennström från att tydlighet och struktur ska genomsyra verksamhet, förhållningssätt och arbetsmetoder 10. Wennströms exempel från grundutbildningen i ESL-pedagogik läggs till grund för vårt eget förhållningssätt. I litteraturstudierna gav Gunilla Gerlands bok Arbeta med Asperger syndrom, 2011, många ingångar till vad professionalitet i handledning består av och vilka förhållningssätt som är viktiga. Gerland beskriver delvis samma förhållningssätt som Wennström och Lundin när hon beskriver vad professionalitet är. Det gäller att reflektera, ha ett kunnande om funktionsnedsättning och att se flera sidor av en sak. Dessutom, menar Gerland, så måste diskussioner föras på arbetsplatsen om vad professionalitet är. Gerland beskriver att handledaren ska befinna sig i en utvecklingsprocess. Lundin ger rådet att handledarna ska tänka fritt och pröva nya idéer. Gerland betonar liksom Wennström och Lundin vikten av rutiner och dokumentation. Handledare måste få träna upp sin förmåga till reflektion eftersom det är grunden i att lära sig att bli professionell. Verksamheter behöver rutiner och metoder för att inte professionaliteten ska gå förlorad. Med utgångspunkt i litteraturen av Wennström, Lundin och Gerland har en mycket tydligare bild av handledningens andra dimension, professionaliteten, trätt fram. Under projektets gång har handledarna samlat handledarkunskap i en handbok för att få en bättre helhetsbild av handledarrollen. Handboken kallas Att handleda på Steg för Steg (bilaga 3). Den ska utvecklas och kompletteras med tiden och fungera som stöd och ge kontinuitet i handledarnas arbete. Den ska också fungera som utbildningsdokumentation i fortbildningen för handledare. Alla rön i projektet HUMiA har inte lagts in i handboken eftersom det inte har ingått i projektet. 10 Grundkurs i ESL-pedagogik för personal i Socialtjänsten, IVH, Institutet för Vård & Hälsopsykologi AB 19

23 Gerlands, Lundins och Wennströms syn på förhållningssätt, professionalism och kunskap har varit inspirationskällor för ett kapitel om förhållningssätt i handboken. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3 20

24 En första litteraturlista för internutbildning och ett utbildningsprogram samt information om Steg för Stegs obligatoriska handledning för handledare har tagits fram. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3. 21

25 Steg för Stegs utbildning i ESL-pedagogik för handledare och tillämpningsstöd/handledning för handledare. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3. 22

26 Handledarens dagliga arbete med planering och handledning. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3. 23

27 Utvärdering av handledningen Handledningen på Steg för Steg utvärderades av Kerstin Wennström, IVH i september I utvärdering framkommer det att de anställda är nöjda med sin arbetsplats bortsett från trångboddheten. De svarar att kontorsmötena, handledarnas instruktioner och manualer är bra och handledarna finns till hands när de behövs. En reflektion som gjordes var att manualerna inte är enhetliga och därför borde göras av handledarna. Arbetsgruppen tycker att utvecklingssamtal ska hållas en gång per år och individuella samtal lite när som helst. Arbetsgruppen räknade upp några exempel på hjälpmedel som de använder i sitt arbete såsom linjal, miniräknare, påminnelser, memolappar, checklistor, kalender i mobilen manualer. Någon efterfrågar klocka för tidsuppfattning. Gruppen uttrycker missnöje med webbkalendern Memo Comai eftersom den påminner hela tiden om arbetsuppgifter som ska göras. Det stör i arbetet. På frågan om handledaren är ett nödvändigt stöd svarar arbetsgruppen jakande. Handledarna är lätta att nå men de skulle vilja att de satt i närheten. Handledarna har olika specialistkunskap så man kan inte fråga dem om allt. En del uppgifter tillåts inte de anställda sköta själva det känns besvärligt för en del. Arbetsgruppen definierar en bra handledare som kunnig kompis, uppmuntrande, rättvis och handledaren har tålamod och står ut med dumma frågor. Handledning är bättre nu än förr menade gruppen. Instruktioner är tydliga mycket bättre än på andra arbetsplatser. På frågan om något saknas på Steg för Steg så svarar arbetsgruppen att Steg för Steg borde ha en checklista för att ta emot nya deltagare och konstorsanställda. Arbetsgruppen uttrycker missnöje med att det ibland brister i framförhållning när arbetsuppgifter lämnas till Kontor & Administration från interna och externa uppdragsgivare. Att handledarna är arbetsledare tyckte någon var mindre bra. Bilaga 2. Manualer Utvecklingen av manualer skedde i studiecirkelform. Arbetsgruppen och handledarna började med att ta fram ett antal äldre manualer och diskuterade för och nackdelar med dessa. Nästa steg var att testa olika formateringar (fetstil, kursivt, understrykning, typsnitt, färgning m.m.). Både personer som kunde uppgiften och personer som aldrig hade gjort uppgiften tidigare deltog. 24

28 Alla fick varsin manual att förbättra. Olika formateringar testades. Därefter jämfördes manualerna och för- och nackdelar med de olika förslagen diskuterades. Den manualtyp som valdes var uppdelad i tre delar: hur man gör, var man gör det och vad man gör. Manualtypen uppfyllde önskemålet att inte ha för mycket text i beskrivningarna. En äldre manual arbetades om i den nya tappningen. Den testades och efter utvärdering ändrades formen till HUR VAD VAR (HVV). Manual, Hur-Vad-Var (HVV) 25

29 För att generalisera modellen togs ytterligare fem manualer fram i samma form. Manualnamn Manualtyp Godkänd datum Infomappar HVV Registrera artiklar i HVV VISMA Mejla fakturaunderlag HVV för bokbeställningar Registrera skickade HVV fakturor Skriva ut fakturor i HVV VISMA Konferens e-post HVV Därefter arbetades en instruktion till handledare fram som beskriver hur inlärning via Hur-Vad-Var- manualen ska gå till. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3. 26

30 Att hitta en övergripande struktur för manualer till alla olika arbetsuppgifter på Kontor & Administration är ett omfattande arbete. Projektledningen diskuterade hur metoden för detta ska se ut. Flera olika manualtyper kan behöva finnas i verksamheten. De kortfattade HUR-VAD-VAR-manualerna fungerar bra till inlärning av formulärstyrda datorprogram med fast och relativt oföränderlig uppbyggnad som till exempel bokförings- och löneprogrammet VISMA, databashantering i Excel och Access och beställningar via Internet. För ett mer komplext fast kunduppdrag som innehåller många moment måste en serie av manualer samordnas i en övergripande manual. Det gjordes för ett distributionsuppdrag som Steg för Steg utför till en kund innan HUMiA-projektet startades. En del av momenten i det uppdraget kräver handledning. För komplexa uppdrag av engångskaraktär måste en ny manual skapas för varje uppdrag. För en del anställda och deltagare kan manualer behöva individualiseras. Projektgruppen studerade en komplex process av engångskaraktär och gjorde en modell för en engångsmanual till handledare som visar hur de ska styra arbetsuppgifterna till de anställda i webbkalendern Memo Comai 11. Processbeskrivning för handledare: Konferens Uppdrag Ansv. Handl: Daglig uppgiftslista Memo Comai Konferens Orbaden SA Möte för att informera om konferensen i grupp och med ansvarig administratör Upprätta förslag till projektplan SA Gör ett förslag på projektplan för konferens Orbaden Kontrollera och tidssätt projektplan SA Återkommande uppgift: Möte med handledare för avstämning av projektplan Löpande arbete SA Återkommande uppgifter: Kontrollera epost för konferensen och Arbeta enligt projektplan Etiketter utskrift SA Skriv ut etiketter Telefonbevakning SA, MM Svara i konferenstelefonen Svara i konferenstelefonen Läs mer om Memo Comai under avsnittet Hjälpmedel 27

31 För att få en översikt över sambandet mellan de olika komponenterna individuell arbetsbeskrivning/arbetsområde, arbetsuppgifter, manualer, handledning och kvalitetskontroll gjordes en modell för en översiktsmanual. Den används av både handledare och personal som arbetar med uppgifterna. På det sättet blir det tydligt för alla som arbetar med ett komplext uppdrag vilka som kommer att arbeta med uppgifterna. Modell för översiktsmanual för konferensadministration Ansvarig för arbetsområde: SA Ansvarig handledare: RS Arbetsområde Uppgift Ansvarig Manual Handledningsinsats Kvalitetskontroll Konferensadministration Projektplan SA Föregående konferens Kontrollera förslag till projektplan, ta fram tidsplan gemensamt Handledare gör löpande kontroll+ slutkontroll Registrera anmälda deltagare SA Reg. deltagare Excel Inskrivning i daglig uppgiftslista. Motläsning och avbockning* SA+kollega/. slutkontroll - handledare Fakturera MM, AB Fakt. VISMA Daglig uppgiftslista Motläsning och bockning + slutkontroll handledare *Motläsning, bockning: Kontrollmetod där en person läser underlaget som inmatning gjorts efter, en annan kontrollerar lista utskriven efter inmatning och bockar av eller justerar. Processbeskrivningen och översiktsmanualen ska läggas in i handboken Att handleda på Steg för Steg under kapitlet Arbetsprocesser. Studiecirklar Studiecirkelmetoden är anpassad efter personer med psykisk funktionsnedsättning. Man arbetar i små grupper och långsam takt. I studiecirkeln har studiecirkelledaren en mer nertonad roll än en traditionell lärare har. Enligt studiecirkelmetoden ska det ämne man vill studera diskuteras och bestämmas gemensamt. I HUMiA-projektet gjordes ett avsteg från den principen dels för att projektledare och handledare hade den övergripande projektkunskapen, dels för att arbetet i HUMiA tog mycket tid och kraft av arbetsgrup- 28

32 pen och arbetet med kunduppdragen kunde bli lidande om alltför mycket arbete lades över på anställda och deltagare. Syftet med att arbeta i studiecirkelform var dels att få fram en standardiserad form för internutbildning oberoende av vilket ämne man ska studera, dels ta reda på hur studiecirkelformen fungerar som inlärningsmetod för olika arbetsuppgifter och utbildningar. Studiecirklarna pågick under tiden maj 2010 juni Arbetet med att ta fram den yttre formen för studiecirkelmetoden skedde under de första tre månaderna. Därefter skedde det mesta projektarbetet i studiecirkelform. Som cirkelledare fungerade en av handledarna som har lång erfarenhet som cirkelledare. En handledare övervakade studiecirklarna och noterade vad som sades och hände i rummet. Steg för Steg hade under projekttiden köpt in nya operativsystem och programvaror och uppgraderat datorerna. Så stora förändringar ställer ofta till problem i arbetssituationen då man inte känner igen sig i miljön. Studiecirklarna i de olika IT-ämnena ställde stora krav på kursmaterial, lokaler och förberedelser. I början hölls studiecirklarna i datarummet. För att det skulle bli lättare att arbeta med sin egen dators konfiguration och generalisera arbetsuppgifterna till sina egna arbetsuppgifter så flyttades studiecirklarna senare in i arbetsgruppens arbetsrum. Studiecirklar hölls inom olika områdena i projektet HUMiA som manualer, och hjälpmedel liksom i dagliga uppgifter från gruppens eget arbete i Kontor & Administration. Studiecirklarna fungerade också som plattform för arbetsgruppens egenutvärdering av studiecirklarna i sig och av manualer och hjälpmedel. På det här sättet utvecklades studiecirkelmetoden för inlärning av olika arbetsuppgifter, datorfunktioner och program. Samtidigt användes studiecirkelmetoden för manualframtagningen i projektet. Processen följde en PDCA-cykel 12 där man planerade, genomförde, kontrollerade och modifierade upplägget tills man kom fram till ett godkänt resultat. Förutsättningarna, förberedelserna och studiepassen utvärderades av gruppen och handledarna kontinuerligt och diskuterades i projektgruppen i en 12 PDCA är en förkortning för Plan, Do, Act, Check. 29

33 pågående process. När formen för studiecirkeln fastställts så dokumenterades studiecirkelmetoden, instruktioner till handledare togs fram liksom en fast agenda för studiecirklar. Studiecirklar- handledarinstruktion. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3 30

34 Studiecirklar arbetsgång och studiepass. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, Bilaga 3 31

35 Studiecirklarnas ämne, lokalbehov, kursmaterial och handledarinstruktion Det visade sig i projektet att även om studiecirkelmetoden är densamma oberoende av ämne så är det också viktigt att välja rätt lokal, sätta ihop kursmaterialet omsorgsfullt, förbereda hur kursmaterialet ska presenteras och följa metoden. Det ställdes stora krav på att studiecirkelledaren själv kunde uppgiften så att han/hon inte spred osäkerhet i studiecirkeln. Lokalen ska helst vara samma som i det dagliga arbetet. Kursmaterialet ska bestå av faktiska arbetsuppgifter, exakta skärmdumpar och övningsexempel ur verkligheten. Studiecirkelämne Rum Kursmaterial Handledn.- instr. Hjälpmedel Konf. Schema, ev. manual, produkt Att handleda på Steg för Steg Manualframtagning Microsoft Office Arb.plats Arb.plats Schema, manual som ska revideras eller rutinbeskrivning Schema, skärmdumpar på program, övningsexempel, arbetsuppgift Konferens Arb.plats Schema, projektplan med tidsplan, exempel på konferensmaterial, rapporter, anmälningslistor, fakturaunderlag m.m. Skrivare, skanner, kopiator m.m. Arb.plats, skrivarrum Schema,manual,skärmdump, arbetsuppgift Att handleda på Steg för Steg Att handleda på Steg för Steg Att handleda på Steg för Steg Att handleda på Steg för Steg I bilagorna 4 a-c finns exempel på upplägg och genomförande av studiecirklar i olika ämnen. Möten Arbetsgruppen diskuterade gemensamt hur de ville att mötena skulle genomföras för att de skulle bli effektivare. Gruppen identifierade flera områden som behövde förändras. Man fann att mötena behövde göras färre och 32

36 kortas ner och dagordningen behövde ses över. I en process där man utvecklade mötena under tiden som mötena hölls utvecklades en fast struktur som alla i arbetsgruppen tyckte fungerade bra. Den innehåller bland annat fast dagordning, tidskontroll med timstock 13 och protokoll som formuleras gemensamt. 13 Var-Dags-Hjälp. Exempel på produkter som kan vara till hjälp att klara vardagen. Sid 7. Hjälpmedelsinstitutet Kan beställas som broschyr eller hämtas i pdf-format på 33

37 Nya deltagare På Kontor & Administration har inte sysselsättningsverksamheten varit särskilt omfattande. Det innebär att de anställda inte har någon större vana vid att förhålla sig till att nya medarbetare introduceras i verksamheten. Innan nya deltagare eftersöktes till sysselsättningsplatserna fördes en intern diskussion i arbetsgruppen på Kontor & Administration. Funderingar dök upp om hur man skulle reagera om personer med stora och omfattande problem skulle komma in i gruppen. Tidigare erfarenheter från personer som arbetstränat i verksamheten blev en negativ referensram för hur några i arbetsgruppen tänkte sig att nya deltagare skulle kunna bete sig. För att ta reda på hur alla anställda förhöll sig till de olika beteenden som människor kan ha på en arbetsplats tog projektgruppen fram en enkel enkät där man ställde frågor om olika beteenden som människor kan ha på en arbetsplats. Fjorton personer från hela organisationen deltog i undersökningen. Frågorna gällde både allmänna företeelser och beteenden på en arbetsplats men också specifika frågor kring yttringar av psykisk funktionsnedsättning och olika symtom till exempel en av psykossjukdom. Man gav sin uppfattning på en fem-gradig skala där 1 stod för att man tyckte att ett beteende var OK och 5 stod för Inte OK. Enkätsvaren sammanställdes så att man kan se hur många medarbetare som svarade med respektive värde 1-5 på varje fråga (bilaga 5). Utifrån enkätsvaren kan man se att precis som på vilken arbetsplats som helst så skiljer sig uppfattningarna hos medarbetare om vilka beteenden och förhållningssätt som man tycker är acceptabla eller inte. Enkäten låg inte till grund för någon värdering av vem som skulle kunna få sysselsättning på Steg för Steg. Den förutsättning som gäller för sysselsättning på Kontor & Administration är att personen ska ha kunskap om och/eller intresse för administrativt arbete, grundläggande datorvana och kunskap i MS Office-programmen och tillhöra IFS/CS målgrupp. Med enkäten som grund fick projektgruppen däremot förkunskap om uppfattningar hos medarbetarna på Steg för Steg. Sent under våren 2011 togs två deltagare med biståndsbedömning emot på Kontor & Administration. Då hade diskussioner förts mellan biståndsbedömare, deltagare, anhöriga och handledare på Steg för Steg och man hade kommit fram till hur sysselsättningen skulle läggas upp i schema och syssel- 34

38 sättningstid. Deltagarna togs emot på vanligt sätt. Det innebar att handledaren registrerade vad som fanns och vad som saknades i dokumentation och metod för att ta emot nya deltagare. I analysen hade handledaren identifierat följande befintliga dokument som kan stödja handledaren i arbetet med en ny deltagare: Mall för kartläggning av deltagarens intresse för olika arbetsuppgifter på Kontor & Administration Formulär för inskrivning av ny deltagare Tidrapport Olika broschyrer som beskriver föreningen IFS/CS och Steg för Stegs verksamhet Mall för månadsvisa I-samtal (individuellt samtal) där handledare och deltagare diskuterar mål med sysselsättningen, vad som går bra och vad som är svårt, hjälpmedelsbehov, arbetstider m.m. Schema som visar alla anställdas och deltagares arbetstider Manualer, drygt 20 stycken I handledningen tryckte Kerstin Wennström på att Steg för Steg skulle införa användandet av genomförandeplaner för sysselsättningen. Genomförandeplanerna ska utgå från den biståndsbedömning som gjorts av socialpsykiatrin, om deltagaren har biståndsbedömning. Utifrån syfte, mål och behov som deltagaren och handläggaren tagit fram under biståndsbedömningen gör handledaren och deltagaren tillsammans upp en aktivitetsplan som skrivs in i genomförandeplanen och följs upp av handledaren. Om biståndsbedömaren så kräver sänds en kopia av genomförandeplanen till denne. Kerstin Wennström rekommenderade också att Steg för Steg ska använda en problemlösningsmetod för att hjälpa deltagaren att hitta en stegvis väg ut ur vissa svårigheter. Det kan handla om närvaro, att passa tider, att öka sin uthållighet m.m. Formulär för både genomförandeplan och problemslösning har införlivats i handledningen av nya deltagare. Formulären finns att hämta ner från IVH: s hemsida med tillstånd från Kerstin Wennström. 14 Under projektets gång togs följande dokument fram som ger stöd i handledning av nya deltagare. En del av dokumenten togs fram i andra delar av projektet. 14 Institutet för Vård- och Hälsopsykologi, 35

39 I handboken Att handleda på Steg för Steg beskrivs arbetsplaneringen och handledningen för nya deltagare liksom processen för hur nya deltagare kommer till Steg för Steg (bilaga 3). Välkomstbroschyr för nya deltagare (bilaga 10) Genomförandeplan Problemlösningsmall Daglig uppgiftslista kalender ur Memo Comai webbkalender, se omstående sida Hjälpmedelsschema med användarutvärdering, se Metodutveckling - Hjälpmedel En beskrivning av rutiner för att ta emot nya deltagare har lagts in i handboken Att handleda på Steg för Steg. Bilaga 3. Nya deltagare. Utdrag ur Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3 36

40 Egenutvärderingar och självskattning Egenutvärderingar Egenutvärderingar gjordes av arbetsgruppen under tiden september september Gruppen utvärderade studiecirkellupplägg, studiecirkelinnehåll, manualer, hjälpmedel, kontorsmöten och attityder på Steg för Steg inför introduktionen av nya deltagare. Utvärderingarna skapades på olika sätt: 1. Enkäter för studiecirklar togs fram av handledarna för utvärdering av studiecirklar eller deras innehåll. Enkäterna modifierades löpande om de inte gav tillräcklig information eller om arbetsgruppen tyckte att de behövde ändras. 2. Arbetsgruppen och handledarna gjorde testunderlag gemensamt i en studiecirkel för att utvärdera webbkalendern Memo Comai. 3. En allmän enkät skapades för utvärdering av övriga hjälpmedel 37

41 1. Enkäter för utvärdering av studiecirklarna De första enkäterna gällde studiecirklarnas utformning och var konstruerade med frågor som skulle besvaras med ett kryss på en skala som gick från Lätt till Svår. Skalan var inte indelad i steg utan man fick placera sitt kryss på det avstånd man tyckte passade mellan de båda ändpunkterna. Spridningen på svaren blev god men handledarna ville ha mer uttömmande svar för att kunna modifiera studiecirklarna enligt mer detaljerade svar från arbetsgruppen. Bilaga 9a. Handledarna skapade därför enkäter med frågor som krävde berättande svar. Efter ett par diskussionsrundor i projektgruppen och några tester i studiecirklarna enades man om vilka frågor man skulle ställa. Enkäterna skiljde sig åt beroende på vad projektet behövde få svar på. Bilagor 9 b och 9c. 2. Testunderlag för utvärdering av webbtjänsten Memo Comai I en studiecirkel som bestod av två kurstillfällen satte arbetsgruppen och handledarna ihop ett testunderlag för att utvärdera webbtjänsten Memo Comai. Man skrev 3 frågor var som kunde användas för utvärdering (bilaga 9 d). Frågorna sammanställdes till ett formulär som besvarades. Enkätsvaren sammanställdes övergripande och redovisads under avsnitten Hjälpmedel, bilaga Enkät för utvärdering av övriga hjälpmedel Övriga hjälpmedel utvärderades vid två tillfällen en starttidpunkt i juni 2010 innan hjälpmedel hade börjat diskuteras i arbetsgruppen (bilaga bilaga 8 under avsnittet Hjälpmedel) och en sluttidpunkt när hjälpmedlen hade provats färdigt under projekttiden. Även den enkätomgången sammanställdes övergripande (bilaga 8 under avsnittet Hjälpmedel). Självskattningar I projektet HUMiA: s diskuterades bedömningar av arbetsförmåga. Diskussionerna fördes i handledning/tillämpningsstödet med Kerstin Wennström och i projekt- och styrgrupp. Frågan har flera olika dimensioner som grundar sig bland annat i intressepolitisk syn, organisation, verksamhet och brukarfokus. Så här fördes diskussionerna: På Steg för Steg görs inga bedömningar av arbetsförmåga. Det har sin grund först och främst i att Steg för Steg är ett socialt företag som erbjuder arbete, sysselsättning, studier och fritidsaktiviteter till personer med psykisk funktionsnedsättning och med schizofreni-/psykosbakgrund och för att förenings- 38

42 styrelsen i IFS/CS valt att ha brukarfokus som en av sina grundpelare i den intressepolitiska verksamheten. Steg för Steg har sysselsättningsplatser för personer med psykisk funktionsnedsättning. Deltagarna kommer i huvudsak från Stockholms Stad men också från kranskommunerna. Steg för Steg har vuxit fram som socialt företag och vill bevara den identiteten. Om Steg för Steg införlivar myndighetsliknande rutiner och system så är risken stor att verksamheten tappar en viktig del av identiteten men också legitimiteten i brukarnas ögon. I projektet HUMiA har det varit ett viktigt fokus att de utvecklingsområden som valts ut också utvecklas med högsta grad av brukarmedverkan- och inflytande. Personer med psykosbakgrund har ofta lång erfarenhet av vård- och omsorgsinsatser. Det innebär att de måste genomgå olika bedömningar av förmåga, livssituation och hälsa. Arbetet på Steg för Steg däremot ska vara ett riktigt jobb och man ska få det stöd man behöver för att klara av jobbet utan att bedömas. Det utesluter inte att en anställd någon gång trots det omfattande stöd som finns kan ha så nedsatt arbetsförmåga att det blir svårt för denne att klara arbetet. I sådana fall startar ledningen på Steg för Steg en process som liknar den på ett traditionellt företag med samtal med medarbetaren, dokumentation av vilka svårigheter som finns i att utföra arbetsuppgifterna och diskussioner om rehabiliteringsmöjligheter med Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. På avdelningen Kontor & Administration har man sin anställning med Steg för Steg som arbetsgivare. Man kan också ha en biståndsbedömd sysselsättning. Kontor & Administration arbetar med kunduppdrag och intern administration inom ekonomi och administration. Precis som vilket företag som helst så ska Kontor & Administration utföra sina uppdrag med god kvalitet. Och precis som vilket företag som helst så gör Steg för Steg inga bedömningar av anställdas eller deltagares arbetsförmåga. På Kontor och Administration har de anställda en arbetsbeskrivning och tydliga arbetsuppgifter som ska utföras. Till skillnad från en arbetsplats på ett mer traditionellt företag får de anställda individuell handledning anpassad till deras behov under hela sin anställningstid. Var och en arbetar efter sin egen förmåga. Det är den anställde som avgör när denne behöver hjälp från en handledare men en handledare kan också upptäcka behov när inte den anställde eller deltagaren gör det. Hjälpen kan vara lik den som en medarbetare får i traditionella företag av chefer och kolleger men är också mycket mer stödjande med ingående instruktioner genom handledning, manualer och påminnelse- och uppgiftssystem. Arbetet planeras så att stress undviks. På Steg för Steg stödjer de anställda också varandra genom att dela med sig av sina specialistkunskaper precis som i traditionella företag. 39

43 Diskussioner fördes i handledningen med Kerstin Wennström som tryckte på vikten av att göra någon form av bedömningar av förmåga för att kunna mäta en deltagares utveckling. Projektgruppen beslutade att man skulle genomföra egenutvärderingar och självskattningar på något område. Eftersom projektet innehöll utvärdering av hjälpmedel och att deltagarnas behov av hjälpmedel på något sätt måste bedömas så beslutades att göra dessa bedömningar genom självskattningar. Uppgiften att ta fram kriterier för en anställds självskattning av sitt hjälpmedelsbehov var komplicerat. Handledarna utgick ifrån de kognitiva funktionsnedsättningar som Lennart Lundin och Kerstin Wennström beskriver 15. Terminologin förenklades och anpassades till arbetsuppgifter och olika situationer som är relevanta i ett administrativt arbete. Arbetet väckte frågor och en oro hos en del i arbetsgruppen eftersom ett tydligt fokus på hjälpmedel förtydligar varför man behöver hjälpmedel. Diskussioner fördes också med Lennart Lundin och Kerstin Wennström om hur mycket man ska fokusera på en persons funktionsnedsättning. Båda menade att kunskap om funktionsnedsättningen gör att man också ser vilka behov av stöd man har. Den metod som utarbetades har arbetsuppgifter som utgångspunkt. Handledarna tog fram en mall där man har en lista över de hjälpmedel som står till buds och ytterligare en lista som visar olika områden som kan höra till en medarbetares funktionsnedsättning och vilket stöd hjälpmedlet ger denne. De hjälpmedel som arbetsgruppen har utvärderat finns beskrivna i kapitlet Hjälpmedel. I formuläret anger medarbetaren vilket/vilka hjälpmedel man använder inom ett arbetsområde och vilket kognitions-/funktionsområde det stödjer. Handledare ger stöd till om något hjälpmedel glöms bort. Nästa steg är att gå tillbaka till den första arbetsuppgiften och hjälpmedlet. Man frågar om alla hjälpmedel är nödvändiga eller om några kan tas bort, om några ska ersättas med ett annat hjälpmedel eller om hjälpmedel behöver läggas till. Handledaren frågar också om den anställde/deltagaren har fått rätt hjälp med de svårigheter som finns. De kommentarer som kommer upp i självskattningen tas upp på nästa individuella möte. 15 Lennart Lundin, Psykiska funktionshinder stöd och hjälp vid kognitiv funktionsnedsättning, Cura 2002 och Kerstin Wennströms undervisningsmaterial vid grundkurs i ESLpedagogik 40

44 Självskattningsformulär, hjälpmedelsbehov i arbetsuppgifter. Det kompletta formuläret finns som bilaga nr 6 Handledarnas reflektioner kring självskattningsmodellen är att den är svår för en del av medarbetarna att överblicka eftersom den innehåller tre parametrar som ska hållas i minnet samtidigt. Handledaren kan då underlätta genomgången av skattningsformuläret genom att ta ett moment i taget, antingen vertikalt eller horisontellt. 41

45 Självskattningsformuläret uppdelat i två moment - första delen. Självskattningsformuläret uppdelat i två moment - andra delen Självskattningarna görs kvartalsvis för att förändringar i behov ska uppmärksammas. Diskussioner på de regelbundna mötena gör att alla får tips och kunskap om de hjälpmedel som är i bruk. Eventuella andra behov tas också upp då. Del 2 - HJÄLPMEDEL Tillgång och förskrivning För att lära mer om hur personer med psykisk funktionsnedsättning får tillgång till hjälpmedel i arbetslivet använde projektgruppen Hjälpmedelsinstitutets litteratur. 42

46 I skriften Vägar till hjälpmedel och samhällsstöd för personer med funktionsnedsättning 16 beskriver Hjälpmedelsinstitutet att begreppet hjälpmedel saknar en tydlig definition och att begreppet har breddats till att omfatta också metoder, ny teknik och de produkter som betecknas som hjälpmedel. Hjälpmedel är avsedda för personer med funktionsnedsättning för att: förebygga framtida förluster av funktion och förmåga, förbättra och vidmakthålla funktion och förmåga, kompensera för nedsatt eller förlorad funktion och förmåga att klara det dagliga livet. De hjälpmedel som möjliggör för en person med funktionsnedsättning att arbeta definieras som arbetshjälpmedel. Ansvaret för arbetshjälpmedel ligger hos arbetsförmedlingarna och försäkringskassorna. De hjälpmedel som används för att motverka att arbetsskador uppstår i arbetet, är ett arbetsgivaransvar och benämns arbetstekniska hjälpmedel. I Vägar till hjälpmedel beskriver Hjälpmedelsinstitutet att det är landstingen och kommunerna som har skyldighet att tillhandahålla hjälpmedel till personer med funktionsnedsättning. Varje landsting och kommun kan sätta sina egna regler för hjälpmedel eftersom Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) är en ramlag. Det betyder också att möjligheten att få hjälpmedel, och kostnaden för dem, kan variera beroende på var man bor. Stockholms läns landsting (SLL) har tagit fram Hjälpmedelsguiden 17 som är landstingets regelverk för hjälpmedelsförskrivning. Den är tänkt att i första hand fungera som ett stöd till förskrivare av hjälpmedel. I guiden informerar SLL om insatsen Fritt val av hjälpmedel som är ett alternativt sätt att få hjälpmedel i Stockholms läns landsting och syftar till att öka brukares inflytande vid val av hjälpmedel. SLL förskriver hjälpmedel enligt behovstrapporna där de fyra områdena aktiviteter i dagliga livet, att förflytta sig, kommunicera samt vård och behandling ingår. Arbetshjälpmedel nämns som andra samhällsinsatser och hänvisning ges till arbetsgivaren, Försäkringskassan och Länsarbetsnämnd. Stockholm Stad hänvisar dem som söker hjälpmedel till vårdcentral eller till primärvårdsrehabiliteringen Hjälpmedelsinstitutet, Vägar till hjälpmedel och samhällsstöd för personer med funktionsnedsättning, rev 2011, PDF,

47 I Stockholms stad sker upphandling av sysselsättning för personer med psykisk funktionsnedsättning enligt Lagen om valfrihet, LOV, av vissa insatser i socialpsykiatrin. Enligt förfrågningsunderlaget ska utföraren stå för arbetstekniska hjälpmedel och Stockholms läns landsting bekostar personliga hjälpmedel. Utföraren ska också verka för att den enskilde får de personliga hjälpmedlen 19. Fas IV och V Hjälpmedelsutvärdering-, användning och dokumentation Hjälpmedelsinventering och -utvärdering på Steg för Steg I projektet HUMiA inventerade och utvärderade arbetsgruppen olika hjälpmedel utan att skilja på om de är arbetshjälpmedel eller arbetstekniska hjälpmedel. I den här rapporten använder vi genomgående begreppet arbetshjälpmedel oberoende av om de är arbetstekniska eller personliga. Aktivitetsplanen för projektmomentet innehöll följande aktiviteter. En inledande utbildning om hjälpmedel från Hjälpmedel i Fokus/Hjälpmedelsinstitutet Påminnelsetjänsten Memo Comai utvärderas av både administratörer och användare Framtagning av kravspecifikation för en tjänst med uppgifts- och återkopplingshantering samt med påminnelse- och igångsättningsfunktion Inventering av vilka övriga arbetshjälpmedel som arbetsgruppen använder, söka nya hjälpmedel och utvärdera dessa 19 Se länk till Opic eller Allego. Upphandling av Vissa insatser i socialpsykiatrin i Stockholms Stad, FFU DEL 1, Allmänna Bestämmelser, SON Dnr /

48 Inledande utbildning om hjälpmedel För att arbets- och projektgruppen skulle få översiktlig kunskap om hjälpmedel för personer med kognitiv funktionsnedsättning så höll Kerstin Wennström från Institutet för Vård- och Hälsopsykologi en utbildning i hjälpmedel på uppdrag av Hjälpmedel i Fokus/Hjälpmedelsinstitutet i januari Tio personer från arbets-, projekt- och styrgrupp deltog. Kerstin Wennström berättade om varför man kan behöva hjälpmedel som stöd när man har en kognitiv funktionsnedsättning. En del av hjälpmedlen fanns att prova och känna på. De hjälpmedel som Kerstin Wennström informerade om var 20 : nyckelring med inspelningsbar funktion för korta meddelanden olika medicindoserare timstock tids- och planeringshjälpmedlet Handi tidur där man själv ställer in tiden och som visar hur mycket tid som är kvar sportklockan Timex Iron Man med tidvisning, påminnelse- och meddelandefunktion kedje- och bolltäcken som stimulerar och stödjer kropp, sinne och sömn planeringstavlor Utvärdering av Memo Comai webbkalendersystem Memo Comai är ett webbkalendersystem som företaget Comai har tagit fram. Tjänsten tillhandahålls av Arbetsförmedlingen Rehab till anställda med lönebidrag. 20 Se till exempel Hjälpmedelsinstitutets skrift Var-Dags-Hjälp!, Exempel på produkter som kan vara till hjälp att klara vardagen,

49 Innan projektet HUMiA påbörjades hade handledarna redan byggt upp en process där Memo Comai webbkalender användes för att dela ut dagliga arbetsuppgifter till de anställda på avdelningen Kontor & Administration. Webbkalendern kommunicerar med användarnas mobiltelefoner så att användaren får en påminnelse när en arbetsuppgift ska utföras. Mobilsignalen blir också ett igångsättningsstöd. Funktionerna i Memo Comai är anpassade för påminnelser till en användare i dennes vardag. Steg för Steg hade behov av utveckling av funktioner i webbkalendern för att anpassa det till en administrativ arbetsmiljö. Handledarna kompletterade därför webbkalenderfunktionen i Memo Comai med en manuell återkopplingsrutin. Processkartan på omstående sida visar hur Steg för Steg använder Memo Comai webbkalender. Processkartan finns också som bilaga i handboken Att handleda på Steg för Steg, bilaga 3. Handledarna på Steg för Steg hade fört diskussioner med Arbetsförmedlingen Rehab och deras samarbetspartners Flexénita och Comai 21 före projektstarten om vilka möjligheter det fanns att anpassa och utveckla funktioner i Memo Comai för att tjänsten skulle passa Steg för Stegs behov. Utvärderingen av Memo Comai gjordes utifrån följande plan: 1. De utestående frågor som Steg för Steg har kring Memo Comais funktion behöver samlas ihop. Därefter tas diskussion upp med Flexénita/Comai om vilka av dessa frågor kan lösas. 2. Göra en enkätundersökning i arbetsgruppen som visar användarnas uppfattning om tjänstens funktionalitet och användbarhet. 3. Göra en skiss på hur en webbkalender borde fungera för Steg för Steg. 4. Informera Arbetsförmedlingen Rehab om status för användningen av Memo Comai. 1. Utestående frågor kring Memo Comais funktion De utestående frågor som fanns kring Memo Comai handlade om både smärre ändringar som gick att rätta till och om mer genomgripande förändringar som Comai inte kunde genomföra. I tabellen på omstående sida har frågor, svar och konsekvenser sammanställts. Comai meddelade under våren 2011 att Memo Comai inte skulle utvecklas vidare och att många av de funktioner som Steg för Steg uttryckt önskemål 21 och 46

50 om att få med i Memo Comai numera finns i efterföljaren Multi Comai. Frågan fördes vidare till Arbetsförmedlingen Rehab. 2. Enkätundersökning i arbetsgruppen De fyra anställda på avdelningen Kontor & Administration utvärderade Memo Comai i februari 2011 genom att besvara en enkät. Då hade de använt tjänsten i drygt två år. Alla hade Ericsson-mobiler som de fått förskrivna av Jens Altnäs på Arbetsförmedlingen Rehab. Enkäten bestod av fjorton frågor som togs fram av de anställda under två studiecirkeltillfällen. Alla frågor avsåg användning av mobiltelefon. Alla fyra anställda besvarade frågorna men tre personer avstod från att svara på sex av frågorna. En av användarna svarade att tjänsten var lätt att komma igång med eftersom den är logisk och det gick snabbt att komma igång med att lägga in egna arbetsuppgifter liksom att radera och uppdatera. Användarna upplevde också en hel del tekniska problem med tjänsten. Tre av användarna hade problem med att starta eller avsluta tjänsten. De beskrev också att programvaran krånglar ibland eller hoppar ur i vissa lägen och hänger sig. En anställd tyckte att tjänsten fungerar dåligt ibland. Tre användare ville ha möjlighet att bekräfta att arbetsuppgifter är klara i stället för att endast bekräfta att de fått påminnelse. En person ville ta bort tidsangivelserna vid arbetsuppgifterna. (Bilaga 7) Handledarna upptäckte i slutet av projekttiden att några av de anställda bara använde Memo Comai-mobilen på arbetet för att ta emot påminnelserna för arbetsuppgifterna. Med tiden hade två anställda köpt egna Iphones. Eftersom de också hade manuellt utskrivna daglistor med arbetsuppgifter så använde de den förskrivna mobilen alltmer sällan. 3. En skiss på krav för en webbkalenders funktion på Steg för Steg I projektgruppen diskuterades en alternativ lösning till Memo Comai där Steg för Steg använder en webbkalender som är kompatibel med marknadens Androider och Iphones. Den ska vara baserad på en standardkalender som t.ex. Google Kalender. Den diskussionen grundar sig i att många personer med psykiska funktionshinder inte vill ha hjälpmedel som skiljer sig från vanliga produkter. I webbkalendern ska en uppgiftsfunktion finnas där arbetsuppgifter kan läggas in, bockas av, tas bort och kommenteras av användare och handledare. 47

51 Handledare och enskilda användare ska kunna se uppgifternas status på både individ- och gruppnivå. Lista med gruppens arbetsuppgifter Uppgift Användare Status Kommentar Arbetsuppgift A Per Arbetsuppgift B Per Arbetsuppgift C Lena Hann inte med Arbetsuppgift D Lena Lista med egna arbetsuppgifter Uppgift Användare Status Kommentar Arbetsuppgift A Per Arbetsuppgift B Per 4. Informera Arbetsförmedlingen Rehab om status för användningen av Memo Comai. Arbetsförmedlingen Rehabs handläggare Jens Altnäs har förskrivit Memo Comai som arbetshjälpmedel för de anställda som har lönebidrag. Projektgruppen och Jens Altnäs diskuterade om en övergång till Multi Comai var en lämplig väg att gå eller om en alternativ lösning skulle studeras. Projektgruppen träffade också utvecklingschefen på Arbetsförmedlingen Rehab för att diskutera förutsättningarna för att utveckla en webbkalender för personer med kognitiv funktionsnedsättning och som har anställning. En kravspecifikation för en alternativ webbkalender har tagits fram. Arbetsförmedlingen Rehab och Steg för Steg fortsätter att arbeta med frågan under Inventera arbetshjälpmedel, söka nya hjälpmedel och utvärdera. Efter den introducerande hjälpmedelsutbildningen i januari 2010 valde arbetsgruppen att utvärdera två av hjälpmedlen som presenterades - Timstocken och Handi. En timstock inlånades av Hjälpmedelsinstitutet och en Handi II fanns redan hos Steg för Steg. En deltagare på Steg för Steg sökte och beviljades sportklockan Timex Iron Man Datalänk som personligt hjälpmedel. Timstocken Timstocken visar med lampor hur lång tid som är kvar. Den piper och blinkar när tiden är slut 22. De anställda provade om timstocken fungerade för att 22 Se Hjälpmedelsinstitutets skrift Var-Dags-Hjälp, 2010, 48

52 hålla tiden och komma ihåg pauser i arbetet. Få ville ta ut timstocken för att till exempel bevaka rasttiden. Hjälpmedlet uppfattas som för stort och lite klumpigt. Timstocken användes också som tidshjälpmedel på kontorsmötena på Kontor & Administration i ett år under projekttiden. Det ingår numer i metoden för möten på Kontor & Administration. Handi Timstock Handi Handi är en handdator från företaget Handitek som fungerar som tids- och planeringshjälpmedel. Handledarna på Steg för Steg fick en introduktion av hjälpmedlet på ett möte med Lars-Åke Berglund från Handiteks. Handitek såg inga möjligheter att utveckla Handi till ett hjälpmedel som kunde passa i Kontor & Administrations arbetsmetoder. För anställda på Steg för Steg skulle användningen av Handi som hjälpmedel innebära att flera skulle tvingas hantera både en Handi i arbetet och en egen mobil som man själv valt. Handi Handifon En anställd i Kontor och Administration utvärderade en Handifon som Steg för Steg har i sin ägo. Handifon är en Handi som man kan ringa, skicka sms och fotografera med. Hjälpmedlet uppfattades som lätt att lära sig men 49

53 också som klumpigt i designen, för tungt och med barnsliga bilder. Den anställde tyckte också att manualen var svår att förstå. Sportklocka Hjälpmedelsutbildningen ledde till att en deltagare på Steg för Steg sökte och beviljades sportklockan Timex Iron Man Datalänk som personligt hjälpmedel. Sportklockan visar tid, dag, månad och år. Den hanterar också påminnelser och meddelanden. Handledarna på Steg för Steg gav deltagaren stöd i att programmera klockan och komma igång. Sportklockan Timex Iron Man Datalänk Hjälpmedelsinventeringen påbörjades i juni 2010 med att arbetsgruppen fick besvara en första enkät med frågorna Vilka hjälpmedel finns det idag på din arbetsplats? Vilka hjälpmedel använder du idag? Vilka hjälpmedel behöver du ytterligare? Har du hjälpmedel idag som du själv tycker att du inte behöver? I så fall vilka? Enkätsvaren visar att arbetsgruppen hade en mycket vid uppfattning om vad hjälpmedel är. Exemplen sträckte sig från kontorsmöbler och handledare till påminnelse- och tidshjälpmedel. Hjälpmedel diskuterades sedan i studiecirklar och på kontorsmöten och med tiden så begränsade arbetsgruppen sig till arbetshjälpmedel och arbetstekniska hjälpmedel. Hösten 2011 gjordes en slutlig enkät där arbetsgruppen fick ange bra och mindre bra egenskaper med de hjälpmedel som identifierats och tagits fram under projektets gång. Det rörde sig om ett femtontal olika hjälpmedel. På omstående sida finns arbetsgruppens svar från båda enkäterna. Sammanställningarna ligger också i bilageförteckningen som bilaga 8. 50

54 De hjälpmedel som Kontor & Administration har arbetat med har sammanfattats nedan. Listan har också lagts in i handboken Att handleda på Steg för Steg under avsnittet Hjälpmedel. Efter listan följer en redovisning av hjälpmedelsanvändningen under projekttiden. Hjälpmedelslista, utdrag ur handboken Att handleda på Steg för Steg Bilaga 3 51