Telefonnummer: Diarienummer: RS

Transkript

1 Ann Selberg Datum: 201x-xx-xx Telefonnummer: Diarienummer: RS E-post: Avtalsnummer: xxx Avtal gällande Avtalsparter Stomiprodukter för öppen- och slutenvården Västra Götalands läns landsting Ange företagets namn 1(8)

2 1. Avtalsparter Organisationsnamn Västra Götalands läns landsting Organisationsnummer Regionens Hus Postadress Göteborg Kontaktperson för avtalet Telefon E-post GLN - Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting, nedan kallad Regionen och Ange Avtalspart nedan kallad Leverantören. 2. Avtalets omfattning Leverantören åtar sig att för Regionen att inom område Stomiprodukter för öppen- och slutenvård leverera produkter enligt bifogad artikelspecifikation. Målet med avtalet är säkra leveranser, konkurrensmässiga priser samt rätt kvalité på de produkter som Regionen efterfrågar. Syftet är att säkerställa god vård och ett gott liv för Västra Götalandsregionens invånare. Beställaren förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet prova produkter med motsvarande funktion från annan Leverantör. Likaså förbehåller sig Beställaren rättigheten till kompletteringsköp när särskild anpassning efter brukares behov krävs. Förskrivning av produkter är ett Hälso- och sjukvårdsansvar och ska föregås av noggrann utprovning av Västra Götalandsregionens stomiterapeuter. Det är viktigt ur patientsäkerhetsperspektiv att introduktion och utprovning sker enligt Västra Götalands fastställda rutiner. Det är förskrivarens ansvar att introducera produkter för patienterna varför utskick av produktprover direkt till patient inte är lämpligt. 3. Avtalstid Avtalet gäller från och med den till och med den och upphör att gälla utan föregående uppsägning. Regionen har ensidigt rätt förlänga avtalet i ytterligare månader, längst till och med , varefter det upphör att gälla utan föregående uppsägning. Om avtalet ska förlängas ska Regionen meddela Leverantören senast 3 månader innan avtalet löper ut. Avtalet kan förlängas i sin helhet eller enbart med avseende på vissa positioner/produktgrupper. 2(8)

3 4. Arbetsgivaransvar Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören ska vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet. Leverantören ska förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta innebär bl. a att Leverantören självt har att svara för skador som vållas av företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till täckande av skadestånd. 5. Underleverantör/Distributör Om leverantören utnyttjar underleverantör/distributör för genomförande av viss del av uppdraget, ska avtalsleverantören svara för underleverantörens/distributörens arbete som för eget. 6. Avrop mot avtal VGR:s depåer Skövdedepån och Sisjödepån, har exklusiv rättighet att avropa avtalade produkter. Leverantören svarar för att avtalade priser gäller även om inte hänvisning sker till avtalet vid avrop. Detta avtal gäller ramavtal. Avrop sker från den leverantör som antagits för en specifik produktgrupp. För avtalet tillämpas annan fördelningsnyckel då patienternas behov är olika och målet med avtalen är att uppnå optimal behandling och hög patientsäkerhet. Fördelningen av volymer mellan de antagna leverantörerna styrs av det faktiska behovet hos patienten och/eller vårdgivaren. Val görs utifrån varje enskild patient. Ingen garanti lämnas om avrop av viss volym eller till vissa värden. 7. Avtalspriser För leveranser enligt detta avtal gäller de nettopriser som framgår av detta avtal och bifogad Artikelspecifikation. Priser skall vara netto i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och skall inkludera samtliga åtaganden, såsom frakt, emballage, REPA-avgift, försäkring, transport, tull och miljöavgift. Samtliga kampanjer eller erbjudanden som Leverantören vill erbjuda Beställaren skall kommuniceras med och godkännas av ansvarig inköpare. Priserna får inte höjas under avtalsperiodens första 12 månader. Möjlighet till justering kan därefter endast ske efter skriftlig aviserad förhandling. 3(8)

4 8. Prisjustering 12 månader efter avtalsstart gäller nedanstående. Om Leverantörens kostnad, avseende produkt som omfattas av detta avtal skulle förändras sedan senaste justeringsdatumet, ska vardera parten äga rätt att begära förhandling om justering av priset. Leverantören ska styrka sin önskan om justering med relevant dokumentation. Det är Beställaren som avgör vilken dokumentation som är relevant. Justering kan träda i kraft tidigast en (1) månad efter avslutad förhandling, dock tidigast när justering enligt avtal kan ske. Justering får endast ske vid månadsskifte. Överenskommen justering skall gälla 12 månader. Om enligt ovan, begärd justering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan tre (3) månader efter det datum då begäran om justering avvisades. Fram till denna tidpunkt ska i så fall det tidigare avtalade priset gälla. Valutajustering medges ej. 9. Leveransförutsättningar Leverantören ska hålla ett säkerhetslager för Västra Götalandsregionens räkning av antagna produkter motsvarande minst fyra (4) veckors förbrukning för Västra Götalandsregionen (baserat på leverantörens försäljning av produkten till Västra Götalandsregionen de senaste 3 månaderna). Om säkerhetslagret vid någon given tidpunkt sjunker under fyra (4) veckors förbrukning ska ansvariga handläggare på Skövdedepån, Sisjödepån, CLP och koncerninköp omedelbart informeras. Vid underlåtenhet att informera enligt ovanstående äger beställaren rätt att döma ut vite. Fyra (4) veckor innan avtalsslut och fram till avtalsslut kan leverantören leverera ut säkerhetslagret. Förutom ovanstående krav ska leverantören omgående, senast nästkommande vardag, efter mottagen beställning meddela avroparen om angiven leveranstid ej kan hållas. Vid leveransförsening äger beställaren rätt att döma ut vite. Leverans av beställda produkter ska ske fritt beställaren till angiven leveransadress enligt Incoterms 2010 DDP, Delivered Duty Paid, utan koppling till ordervärde eller förpackningsstorlek. För övriga leveransförutsättningar se punkt 10 och punkt 11 Allmänna villkor för leverans av varor. 10. Leveranstider och leveransadress Samtliga produkter avropas av Skövdedepån. Vissa produkter kommer även att bli aktuella för avrop av Sisjödepån. Leverans till depå Skövde och depå Sisjön beställda produkter skall erhållas inom 2 arbetsdagar. Leverans skall ske under ordinarie arbetsdagar mellan (8)

5 11. Fakturaadress och fakturahantering Fakturaadress anges av avropande enheter vid beställning. Se även Allmänna villkor för leverans av varor samt Allmänna villkor Elektronisk handel. 12. Viten vid leveransförsening Vid leveransförsening äger Beställaren rätt att ta ut vite. För varje påbörjad sjudagarsperiod beräknas vite till 20 % av värdet av leverans, som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock skall vitet i sin helhet inte överstiga 60 % av sagda värde. Vid underlåtenhet att informera i de fall säkerhetslager sjunker under fyra (4) veckor förbrukning, enligt punkt 9 ovan, äger beställaren rätt att ta ut 5000 SEK exkl. moms i vite. Detta vite gäller utöver ovanstående vite. Om Leverantören önskar ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig produkt ska detta först kommuniceras och godkännas av Beställarens kontaktperson på CLP. Priset för en sådan vara ska vara samma eller lägre än den ursprungliga avtalsprodukten. Beställaren förbehåller sig rättigheten att debitera administrationsavgift på 3000 SEK exkl. moms som administrationsavgift vid varje enskilt tillfälle vitesklausulen åberopas/nyttjas. 13. Logistikpåverkande krav Inköpsordernummer ska anges på all korrespondens. Gods skall vara märkt med köparens leveransadress och godsmärkning såväl på kolli som på följesedel. Följesedel ska, per levererad produkt, innehålla information som möjliggör en direkt koppling mellan följesedel och produkt. Detta för att en korrekt leveranskontroll skall kunna göras. Följesedel ska vara på svenska och innehålla leverantörens ordernummer samt artikelnummer. Följesedel ska sitta väl synlig på transportemballage. Förpackningar ska vara märkta med produktnamn, artikelnummer samt i förekommande fall batchnummer, datum och hållbarhet. Detta omfattar såväl produktförpackning som avdelnings- och transportförpackning. Respektive produkt skall vara väl emballerad för sitt ändamål. Transportförpackningar förutsätts vara av starkt material och väl förslutna. Förpackningen bör vara av sådan kvalitet samt vara neutrala och diskreta i utförandet att den kan användas för direkt leverans till slutkund/patient. På avdelnings- och transportförpackning skall antal enheter per förpackning tydligt framgå. De olika förpackningarna skall vara anpassade till respektive användningsområde. 5(8)

6 Eventuellt pall-lastat gods får ej överstiga 1,9 m från golvnivå. Om vikten per enskilt kolli överstiger 10 kg bör maxhöjden vara 1,5 meter. Överhäng på pall accepteras ej. Godset skall vara förankrat på ett säkert sätt. Pallöverföringssystem skall användas. Om blandat gods förekommer på samma pall skall det framgå av märkningen på pallen och av följesedeln. Pall ska ha samma mått som EUR-pall. Pallarna bör vara plastade med återvinningsbar plast. Min- och maxtemperaturer för produkten under transport och lagring ska anges om särskild hänsyn behöver tas. Minst tvåtredjedelar (2/3), dock minst 2 år, ska kvarstå av hållbarheten på produkt vid leveranstillfället. 14. E-handel Västra Götaland har system för elektronisk handel. Förutsättningar för denna handel och leverantörens åtagande beskrivs i Allmänna Villkor Elektronisk handel och Allmänna villkor för leverans av varor. Observera att leverantörens artikelnummer i e-handelssystemet måste överensstämma med de artikelnummer som framgår av förpackningarna. Information om e-handelssystemet finns även på: Dokumentation All text i medföljande instruktioner, information och bruksanvisningar för handhavande, användning och förvaring ska vara avfattade på svenska alternativt internationella standardiserade symboler. Information på svenska rörande produktens handhavande och användning ska ingå efter behov och vara kostnadsfri för Västra Götalandsregionen. Med produktinformation avses beskrivning av produktens egenskaper, utformning och användningsområde. Denna information eller utbildning bör ske om möjligt i beställarens lokaler. Kompletterande dokumentation om produkterna kan begäras in av Beställaren vid behov. Vid begäran om kompletterande dokumentation ska denna skyndsamt delges beställaren. Bruksanvisning på svenska skall medfölja minsta beställningsbara förpackning ut till patient/slutkund. Under löpande avtalsperiod ska avtalsägare, produktkonsulent och matrialkonsulent ha information om produktnyheter. Kompletterande dokumentation om produkterna kan begäras in av Beställaren vid behov. Vid begäran om kompletterande dokumentation skall denna skyndsamt delges beställaren. 6(8)

7 16. Utbildning Leverantör ska erbjuda kostnadsfri, grundläggande utbildning i handhavandet av produkten i samband med avtalsstart. Utbildning ska ges på svenska för personer i verksamheten som Beställaren utser. Utbildning på svenska rörande produktens handhavande och skötsel ska ske efter verksamhetens behov och vara kostnadsfri. Med utbildning avses beskrivning av produktens egenskaper, utformning och användningsområde. Centrum Läkemedelsnära produkter har i sitt uppdrag att tillhandahålla producentobunden produktvisning av upphandlat totalsortiment. Om VGR:s olika verksamheter har ytterligare behov av produktinformation ska de kunna avropa detta på eget initiativ från leverantör. Centrum Läkemedelsnära produkter förutsätter att leverantörer förväntas delta i av CLP arrangerade kompetenshöjande aktiviteter där produktinformation är en del i temat. 17. Uppföljning av avtal Leverantören ska delta i möten för avtalsuppföljning under avtalsperioden där båda avtalsparterna träffas för att följa upp avtalade villkor och samarbetet i stort. Övriga frågor kan tas upp på endera avtalspartens begäran. Beställaren är sammankallande. 18. Produktförändringar Vid eventuell förändring eller utbyte av avtalad produkt ska detta meddelas avtalsansvarig, produktkonsulent på CLP och materialkonsulent på koncerninköp senast tolv (12) veckor innan önskad förändring eventuellt genomförs (se även Allmänna villkor Leverans av varor, punkt 3 och punkt 5) Koncerninköp och CLP äger rätten att ej godkänna produktförändring eller utbyte, i detta fall ska leverantören fortsatt leverera avtalad produkt fram till avtalstidens slut. 19. Omförhandling Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan vara omorganisation, förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga förändringar av befintlig verksamhet. Omförhandling skall skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför föreligger. 20. Bild Senast fjorton dagar efter avtalsstart ska leverantören förse och tillhandahålla Produktkatalogen med korrekt information och bilder. 3 månader innan avtalsstart ska leverantören förse CLP: administratör med bilder på samtliga i avtalet specificerade produkter. Ovanstående gäller också vid nya eller förändrade produkter. 21. Avtalshandlingar I avtalet ingår följande handlingar: 1. Detta avtal inklusive prisbilaga 2. Allmänna kontraktsvillkor Etiskt och socialt ansvar 7(8)

8 3. Allmänna villkor E-handel 4. Allmänna villkor för leverans av varor 5. RS Kravspecifikation 5.1 RS Produktspecifika krav Påsar 1-dels pos RS Produktspecifika krav Plattor pos RS Produktspecifika krav Påsar 2-dels pos RS Produktspecifika krav Tillbehör 1 pos RS Produktspecifika krav Hudskydd pos RS Produktspecifika krav Tillbehör 2 pos RS Produktspecifika krav Barnprodukter pos RS Förfrågningsunderlag 7. Leverantörens Anbud Avtalshandlingarna ska i första hand tolkas så att de överensstämmer med varandra. Om det trots sådan tolkning finns villkor i avtalshandlingarna som strider mot varandra gäller de i ovan angiven rangordning. 22. Avtalstecknare Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt original. Västra Götalands läns landsting Ange Ort, ÅÅÅÅ-MM-DD Ingemar Sesevic Koncerninköp Enhetschef Medicinsk & Kirurgisk sjukvård Ange Avtalspart Ange Ort, ÅÅÅÅ-MM-DD Förnamn Efternamn Titel 8(8)