Värmdö Gymnasium Datorkunskap DAA1201. Ordbehandling med Word 2002

Transkript

1 Värmdö Gymnasium Datorkunskap DAA1201 Ordbehandling med Word 2002

2

3 Ordbehandling med Word 2002 Innehållsförteckning Grundläggande funktioner i Word 2002 (G)...6 Starta Word Olika delar i programfönstret...6 Skapa ett nytt dokument...7 Börja skriva en text...8 Markera text...9 Byta ut eller radera markerad text...9 Klippa ut, klistra in och kopiera text Ångra senaste kommando/inmatning Spara ett dokument Spara dokument under annat namn Spara i olika filformat Öppna ett dokument Senast använda dokument Växla mellan öppna dokument Flytta eller kopiera text mellan olika dokument Stänga dokument Avsluta Word Använda Hjälpfunktioner i Word Office-assistenten Hjälpmenyn Knappen Hjälp Ändra textens utseende (G)...17 Formatera text Två sätt att formatera text Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text Ändra teckenstil (G)...18 Fetstil Kursiv stil Understrykning Kombinera flera textstilar Teckenfärg Menyvalet Tecken Justering av text Formathämtning Ställa in hur dokumentet visas (G)...21 Visningsläge Värmdö Gymnasium Detta material är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering får inte ske utan skriftligt tillstånd.

4 4 Word 2002 Värmdö Gymnasium Förstoringsgrad Inställningar för hela dokumentet (G)...23 Marginaler Utskriftsformat Sidhuvud och sidfot (VG)...25 Lägga till sidhuvud och sidfot Växla mellan sidhuvud och sidfot Avsluta redigering av sidhuvud och sidfot Autofält Infoga sidnummer Infoga sidantal Infoga datum Infoga tid Kombinera vanlig text och autofält Skriva ut dokument (G)...27 Förhandsgranska Skriv ut Ange sidintervall Antal kopior Ange skrivare Starta utskrift Bilder och grafik...30 Infoga ClipArt (G) Infoga bildfiler (G) Markera bild (G) Ändra storlek på bild (G) Flytta bild (G) Rita figurer (VG) Ordna objekt (VG) Gruppera objekt (VG) Dela upp grupp (VG) Infoga WordArt (VG) Kantlinjer och fyllning (VG)...35 Färgöverstrykning Kantlinjer Dialogrutan Kantlinjer och fyllning Tabbar...37 Standardtabbar (G) Vänsterställda, högerställda och centrerade tabbar (VG) Decimaltabbar (VG) Lägga till tabbar (VG) Tabbar med utfyllnadstecken (MVG) Dialogrutan Tabbar Dolda tecken Inställningar för stycke...41 Vänster indrag (G) Höger indrag (G) Indrag av första raden (VG) Hängande indrag (VG) Ställa in indrag för ett stycke (VG) Rad- och styckeavstånd (VG) Automatiska listor...43 Punktlista (G) Numrerad lista (G) Dialogrutan Punkter och numrering (VG)... 44

5 Värmdö Gymnasium Word Anpassa listor (MVG) Mjuk radbrytning (MVG) Speciella tecken...46 Infoga symbol (VG) Upphöjd och nedsänkt text (VG) Anfanger (VG) Infoga sidbrytning (VG) Hårt mellanslag (MVG) Hårt bindestreck (MVG) Språkverktyg...48 Stavning (VG) Ändra språk (VG) Synonymer (VG) Avstavning (MVG) Mjukt bindestreck (MVG) Sök och Ersätt (VG) Räkna ord (VG) Tabeller...53 Infoga tabell (G) Markera celler, rader eller kolumner (G) Ändra cellstorlek (G) Infoga rader och kolumner (VG) Ta bort rader och kolumner (VG) Formatera en tabell (VG) Tabellformat (VG) Infoga speciella objekt (MVG)...57 Sätta ihop flera Worddokument Infoga Excel kalkylblad Equation Editor Fotnoter och slutkommentarer Spalter (MVG)...61 Dela upp en sida i spalter Infoga spaltbyte Utjämna spaltlängd Mallar (MVG)...62 Använda dokumentmallar Skapa en egen dokumentmall Formatmallar Anpassa Word (MVG)...65 Ställa in personlig sökväg Visa/dölja verktygsfält Lägga till eller ta bort knappar i verktygsfält Autokorrigering Skydda dokument (MVG)...69 Lösenord... 69

6 6 Word 2002 Värmdö Gymnasium Ordbehandling med Word 2002 Grundläggande funktioner i Word 2002 Starta Word 2002 För att starta Word 2002, gör på ett av följande sätt: Klicka på Startmenyn och välj Program>Microsoft Word. Om det finns en genväg för Word 2002 på Skrivbordet, dubbelklicka på den. Olika delar i programfönstret När du startar Word får du upp en skärm som ser ut ungefär som den nedanstående: Bild 1. Grundläggande delar i fönstret för Word 2002 De delar som är markerade med siffror är i tur och ordning: Namnlisten Visar programnamnet (Microsoft Word), samt namnet för det dokument som visas för tillfället. Kallas ibland också för Titelraden. Innehåller också vanliga Windowsknappar (Minimera, Maximera/Återställ, Stäng fönster, ) som påverkar hela programfönstret. Om man t.ex. klickar på knappen Stäng fönster (krysset), stängs hela Word 2002 ner.

7 Värmdö Gymnasium Word ! Menyraden Verktygsfält Linjalen Statusfältet Arbetsytan Rullgardinsmenyer för Word Fälls ner när man klickar på en av dem (om man t.ex. klickar på ordet Arkiv fälls Arkivmenyn, med flera menyval, ned). Menyraden har också samma Windows-knappar som Namnlisten, men dessa knappar påverkar bara det dokument du håller på med, inte själva programfönstret. Ett verktygsfält består av flera knappar eller listmenyer. Varje knapp utför något kommando, t.ex. öppnar eller sparar ett dokument. De flesta knappar gör samma sak som något menyval, men ofta är det skönt att ha en genväg i verktygsfälten istället för att behöva klicka sig fram genom menyerna. För att ta reda på vad en knapp i något verktygsfält gör, håll muspekaren stilla ovanför knappen en liten stund, så kommer det fram en liten ruta med en förklarande hjälptext. OBS! Eftersom man på många sätt kan anpassa Word efter sina egna önskemål, t.ex. välja vilka verktygsfält som ska visas, vilka knappar som ska ingå i vilket verktygsfält o.s.v., ser din skärm förmodligen inte ut precis som bilden ovan. Läs mer om att anpassa Word och verktygsfält i avsnittet Anpassa Word. En linjal utmed sidans övre del. Man kan här bl.a. ställa in marginaler, tabbstopp och indrag, samt se vilken del av sidan som visas på arbetsytan. Om du befinner dig i Sidlayoutläge (V sa>sidlayout) i har du också en linjal i höjdled, till vänster om dokumentet. Statusfältet, längst ner i programfönstret, visar t.ex. var du befinner dig i dokumentet. Från vänster anges Sida (sidnummer för den sida som visas i fönstret), Avs (avsnittsnummer för denna sida), Siffra/Siffra (Nuvarande sida/totalt antal sidor i dokumentet). Vid anger hur stort avståndet är från insättningspunkten (markören) till sidans överkant, Ra anger numret på den rad som markören står på, och Kol anger avståndet i antal tecken från vänstermarginalen till markören. Det utrymme där du skapar ditt dokument (d.v.s. ditt papper ). Rullningslister Om dokumentet är för stort för att rymmas på skärmens arbetsyta, använder man rullningslisterna och pilarna på sidan av dessa för att flytta sig uppåt och nedåt (eller i sidled) i dokumentet. Skapa ett nytt dokument För att skapa ett nytt, tomt dokument som du kan börja redigera, klickar du på knappen Nytt i verktygsfältet eller trycker Ctrl + N. Man kan också välja Arkiv>Nytt i menyerna. Markera Tomt dokument på fliken Allmänt och klicka på OK. När du startar Word finns det redan ett tomt dokument, men eftersom man kan ha flera dokument öppna samtidigt i Word så gör det ingenting om du skapar ett extra. Se nedan i Växla mellan öppna dokument hur du väljer vilket dokument du vill visa på skärmen och redigera i.

8 8 Word 2002 Värmdö Gymnasium Börja skriva en text Den text som du skriver på tangentbordet hamnar på det ställe där den blinkande markören (insättningspunkten) befinner sig (när du skapat ett nytt dokument finns markören överst på pappret). Word sköter automatiskt om s.k. radbrytningar, d.v.s. markören hoppar automatiskt fram till nästa rad när den har kommit ut till den högra marginalen. Enda tillfället när du behöver trycka på radmatningstangenten (Retur, ) är då du vill påbörja ett nytt stycke, d.v.s. när du vill tvinga fram ett radbyte på ett speciellt ställe fast raden inte är slut. För att flytta markören till något ställe på skärmen kan du antingen klicka med muspekaren på det ställe i din text där du vill att markören ska hamna, eller använda Piltangenterna,, eller på tangentbordet, som flyttar markören ett steg i taget åt det håll som pilen visar. När du har markören på det ställe du önskar kan du lägga till text (om markören står mitt i ett textavsnitt kommer texten som kommer efter markören att flyttas så att den nya texten får plats). Radera text som står bredvid markören med, backsteg (raderar tecknet till vänster om markören) eller Delete (raderar tecknet till höger om markören). Andra tangenter som kan vara praktiska vid textredigering: Home, flyttar markören längst ut i vänsterkanten på den rad där markören står. End, flyttar markören så långt åt höger som raden går. Page Up och Page Down, flyttar markören en skärmhöjd uppåt respektive nedåt. Observera att om du ska kunna flytta markören nedåt i texten, måste du tidigare ha skrivit någonting där du försöker ställa markören. Exempelvis måste du för att kunna flytta markören ner till slutet av en tom sida åtminstone ha gjort tomma radmatningar fram till detta ställe förut. Om tangenten Ctrl hålls nedtryckt ändras tangenternas funktioner: Ctrl + backsteg Ctrl + Del Ctrl + Ctrl + Ctrl + Page Up Raderar hela det ord som står till vänster om markören. Raderar hela det ord som står till höger om markören Flyttar markören ett ord till vänster Flyttar markören ett ord till höger Flyttar markören en sida upp i dokumentet Ctrl + Page Down Flyttar markören en sida ner i dokumentet Ctrl + Home Ctrl + End Flyttar markören till dokumentets början (högst upp på första sidan) Flyttar markören till dokumentets slut (längst ner på sista sidan)

9 Värmdö Gymnasium Word Markera text För att kunna påverka en redan inskriven text, t.ex. flytta den eller byta storlek eller färg på den, måste man markera texten så att Word vet vilken del av dokumentet som ska påverkas. En markerad text blir inverterad, d.v.s. ljus text på mörk botten (se bild 2 nedan). Det finns olika sätt att markera en textmängd: Bild 2. Markerad och omarkerad text Klicka med muspekaren där du vill att din markering ska börja och håll nere knappen. Dra sedan muspekaren (med knappen nedtryckt) fram till det ställe där du vill att markeringen ska sluta. Släpp upp knappen när den text som du vill ha med är markerad. Håll ner Shift och använd piltangenterna åt det håll som markeringen ska utvidgas. För att markera ett enstaka ord, dubbelklicka (klicka gånger efter varandra på vänster musknapp) på ordet. För att markera en hel mening, håll ner Ctrl och klicka någonstans i meningen du vill markera. För att markera ett helt stycke (d.v.s. all text mellan två radmatningar), trippelklicka (klicka tre gånger i följd med vänster musknapp) någonstans i stycket. För att markera en hel rad, flytta muspekaren ut i marginalen till vänster om raden tills muspekaren får formen av en pil som pekar snett uppåt höger. Klicka med musen så markeras hela den rad som finns till höger om muspekaren. Markera flera rader genom att hålla knappen nere och dra pekaren uppåt eller nedåt. För att markera hela dokumentet, välj Redigera>Markera allt eller tryck Ctrl + A. Byta ut eller radera markerad text En text som är markerad ersätts av det du skriver in på tangentbordet. Det här kan man utnyttja t.ex. om du vill byta ut en mening mitt i en text. Markera den mening som du vill byta ut, och skriv sedan in den nya meningen. Du har nu ersatt den gamla meningen med den nya! Du kan radera ett längre avsnitt, t.ex. ett stycke, genom att först markera stycket och sedan trycka på backsteg eller Delete. Du kan också radera en markering genom menyvalet Redigera>Radera. Vilket alternativ du än väljer, så sparar du tid jämfört med att radera varje tecken för sig

10 10 Word 2002 Värmdö Gymnasium Klippa ut, klistra in och kopiera text För att flytta en text från ett ställe till ett annat gör du på samma sätt, oavsett om du flyttar texten inom samma Worddokument, mellan två olika Worddokument, eller rent av mellan två olika program. Du klipper ut texten från sitt gamla ställe, och klistrar sedan in den igen på det ställe där du vill ha den. Det finns fyra sätt att klippa ut och klistra in en text: Markera den text du vill flytta, och välj sedan Redigera>Klipp ut. Flytta sedan markören till det ställe där du vill klistra in texten, och välj Redigera>Klistra in. Markera den text du vill flytta, högerklicka på den och välj Klipp ut på snabbmenyn. Flytta markören till det ställe där du vill klistra in texten, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn. Markera den text du vill flytta, och tryck Ctrl + X. Flytta markören till inklistringspositionen, och tryck Ctrl + V. Markera den text du vill flytta, och klicka på knappen Klipp ut i verktygsfältet. Flytta markören till inklistringspositionen, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet. Du kan också kopiera texten, d.v.s. både behålla den på det gamla stället och kopiera den till ett nytt. Även här finns det fyra sätt: Markera den text du vill flytta, och välj Redigera>Kopiera. Flytta sedan markören till det ställe där du vill klistra in texten, och välj Redigera>Klistra in. Markera den text du vill flytta, högerklicka på den och välj Kopiera på snabbmenyn. Flytta markören till det ställe där du vill klistra in texten, högerklicka och välj Klistra in på snabbmenyn. Markera den text du vill flytta, och tryck Ctrl + C. Flytta markören till inklistringspositionen, och tryck Ctrl + V. Markera den text du vill flytta, och klicka på knappen Kopiera i verktygsfältet. Flytta markören till inklistringspositionen, och klicka på knappen Klistra in i verktygsfältet. Du kan också (istället för att klippa ut och klistra in) flytta runt text i ditt dokument, ungefär som du flyttar lappar på en anslagstavla. Det gör du genom att dra och släppa en markering: Markera texten du vill flytta. Placera muspekaren ovanpå markeringen så att pekaren blir till en pil. Klicka med musen och håll nere knappen medan du drar markeringen till det ställe dit du vill flytta den. Ett grått streck visar var i texten din markering kommer att hamna när du släpper den. När strecket är på det ställe där du vill ha texten, släpper du upp musknappen och texten flyttas. Ångra senaste kommando/inmatning Nästan alla kommandon du utför i Word kan ångras, t.ex. inmatningar, raderingar, formateringar etc. Enklast är att använda knappen Ångra i verktygsfältet. Ett klick på denna gör det senaste kommando du gav ogjort. Andra sätt att ångra är menyvalet Redigera>Ångra eller att trycka Ctrl + Z. Vill du ångra ångrandet, d.v.s. ta tillbaka kommandot igen, kan du använda knappen Gör om verktygsfältet. Man kan ångra och göra om flera steg i rad, Word kommer ihåg flera kommandon bakåt i tiden. i

11 Värmdö Gymnasium Word Spara ett dokument När du sparar ett dokument för första gången måste du dels bestämma var du vill spara det (d.v.s. om du vill spara det på hårddisken, på diskett, eller någonstans på nätverket etc.), dels måste du ge dokumentet ett namn. Detta gör du genom att antingen välja Arkiv>Spara, trycka Ctrl + S, eller klicka på knappen Spara i verktygsfältet. Du får då upp fildialogrutan Spara som på skärmen: Spara i Fillista Bild 3. Spara ett dokument med fildialogrutan Spara som I den här rutan anges den aktuella mappen, d.v.s. i vilken mapp dokumentet kommer att sparas när du trycker på knappen Spara. Klicka på listpilen till höger om rutan, så fälls en lista med alla de till datorn anslutna enheterna ner. För att spara på disketten väljer du A:, för hårddisken C: o.s.v. Se bild 4 nedanför. Om du vill spara ett dokument i någon av Windows specialmappar, t.ex. Mina Dokument eller på Skrivbord, så finns det genvägar till dessa i dialogrutans vänstra del. Här visas en lista över alla de filer och mappar som finns i den aktuella mappen. För att öppna en av dessa mappar och göra den till aktuell mapp, dubbelklicka på den. Namnet i Spara i-rutan ändras. Upp en nivå För att flytta dig upp en nivå i filträdet, klicka på denna knapp. Namnet i Spara i- rutan ändras. Skapa ny mapp För att skapa en ny mapp i den aktuella mappen, klicka på denna knapp. En mapp skapas i listan. Skriv in det namn du vill ha på mappen, och tryck Retur. Filnamn Spara Här anges det namn man vill ge dokumentet när det sparas. Word föreslår automatiskt dokumentets första mening (som oftast är rubriken) som filnamn. Om du vill ha ett annat filnamn skriver du själv in det filnamn du vill ha. Du behöver inte ange filslutet.doc (som Windows identifierar alla Wordfiler genom), det läggs till automatiskt. Klicka på Spara när du gjort alla inställningar enligt ovan.

12 12 Word 2002 Värmdö Gymnasium Klicka på listpilen för att visa anslutna enheter Bild 4. Listpilen visar alla anslutna enheter För att avbryta Spara och återgå till dokumentet, klicka på Avbryt i fildialogen (eller escapeknappen). Spara dokument under annat namn När du en gång sparat ett dokument, och alltså angivit sökväg och filnamn, kommer du varje gång du väljer Spara att skriva över det gamla dokumentet, utan att du behöver gå igenom proceduren med fildialogen ovan. Det innebär att man kan arbeta vidare på ett dokument, och uppdatera den sparade filen medan tiden går. Men ibland vill man kanske spara två olika varianter av ett dokument, eller kanske byta sökväg (t.ex. spara ett dokument på diskett istället för som man brukar, på hårddisken). För att tvinga Word att visa en fildialogruta där man kan byta dokumentnamn och/eller sökväg, väljer man då Arkiv>Spara som på menyerna. Man kan då på samma sätt som ovan göra nya inställningar, och spara en helt ny kopia av dokumentet. Spara i olika filformat Olika program sparar sina dokument på olika sätt, i olika filformat. Om inget annat väljs, kommer ett dokument som sparas att skrivas i Word 2002:s filformat. Eftersom alla kanske inte har Word 2002, kan man välja att spara sitt dokument i ett format som kan läsas av andra program än Word När man sparar sitt dokument kan man i listrutan Filformat ange vilken sorts fil man vill spara. Standardformatet som är valt från början är Word-dokument (*.doc), men genom att klicka på listpilen kan man välja bland andra filformat, t.ex. Endast text (vanlig text utan någon formatering), RTF-format (textfil med formatering) eller Word 6.0/95 (filformat som äldre versioner av Word förstår). Bild 5. Ändra vilken sorts dokument som sparas under listrutan Filformat Man kan också välja att spara sitt dokument som HTML-kod, d.v.s. det sidspråk som beskriver webbsidor på Internet. För att spara ett dokument som HTML-kod, välj Arkiv>Spara som webbsi da.

13 Värmdö Gymnasium Word ! OBS! Den HTML-kod som skapas är inte felfri, men konverteringen fungerar ganska bra för sidor som inte är alltför avancerade i layouten. Dokumentfilen får filändelsen.htm om inget annat anges. Öppna ett dokument För att öppna ett tidigare sparat dokument från t.ex. diskett eller hårddisk, gör ett av följande: Välj Arkiv>Öppna från menyerna. Tryck Ctrl + O. Klicka på knappen Öppna i verktygsfältet. Alla tre alternativen tar dig till fildialogrutan Öppna, som fungerar nästan precis som fildialogrutan Spara dokument. Bild 6. Fildialogrutan Öppna, med Worddokumentet Viktigt dokument.doc markerat Välj rätt sökväg på samma sätt som när du sparar, genom att först (om det behövs) välja rätt enhet i listrutan Leta i, och sen klicka dig ner till rätt mapp tills du ser den fil du vill öppna i fillistan. Klicka på filen för att markera den, och klicka sedan på knappen Öppna. Alternativt kan du dubbelklicka på filen, så öppnas den. Dokumentet visas i arbetsytan, så att du kan fortsätta att arbeta med det. Klicka på Avbryt för att återgå till programmet utan att öppna något dokument. Senast använda dokument Word kommer, precis som Windows, ihåg de senaste dokumenten som du haft öppna. Längst ner i Arkivmenyn (innan avsluta) finns som standard de fyra senast öppnade dokumenten som snabbval. Om du på menyn väljer Arkiv> filnamn öppnas dokumentet med namnet filnamn (beroende på vad dina dokument heter) utan att du behöver gå via fildialogen. Det här är praktiskt om du ofta jobbar med ett och samma dokument. Växla mellan öppna dokument Du växlar mellan öppna fönster enklast med alt+tab, det går också bra att gå in på fönster i menyn och där välja valfritt dokument. Som nämnts tidigare, kan du ha flera dokument öppna samtidigt i Word. I normalfallet visas bara ett av dem i taget, det s.k. Aktiva dokumentet.

14 14 Word 2002 Värmdö Gymnasium Ett sätt att ha flera dokument öppna samtidigt är att helt enkelt öppna flera sparade dokument i rad, ett annat är att skapa flera nya dokument efter varandra, eller en kombination av dessa. Det dokument som öppnades eller skapades sist är det dokument som blir aktivt, och de andra dokumenten ligger bakom det aktiva dokumentet. För att göra ett annat av de öppna dokumenten till Aktivt dokument använder du menyn Föns er. t Längst ner på den menyn finns alla de öppna dokumenten uppradade. Välj det dokument som du vill arbeta med, så blir det aktivt. Det dokument som för tillfället är aktivt har en liten bock framför sitt namn. Dokument med namn som Dokument1, Dokument2, Dokument3 etc. är nya dokument som ännu inte sparats (och därför inte fått något namn). Bild 7. Välj på Fönstermenyn vilket dokument som ska visas Flytta eller kopiera text mellan olika dokument För att flytta ett textstycke mellan två dokument, kombinerar vi nu våra kunskaper om Klipp&Klistra, samt växling mellan två öppna dokument. Öppna eller skapa/skriv två dokument, där du vill flytta text från det ena till det andra. Gör originaldokumentet, d.v.s. det dokument där texten från början finns, till Aktivt dokument. Markera och klipp ut texten som ska flyttas. Växla det aktiva dokumentet till måldokumentet, d.v.s. det dokument dit texten ska flyttas. Flytta markören till det ställe där texten ska klistras in. Klistra in texten. Klart! Att det här fungerar, beror på att Windows hanterar alla urklipp, och har ett klippbord som är gemensamt för alla urklipp eller kopior man gör, oavsett vilket program man använder. Det här innebär att man inte bara kan klippa och klistra mellan olika Worddokument, man kan lika gärna kopiera en bild från t.ex. en webbsida på Internet, och sedan klistra in den i ett Worddokument. Stänga dokument För att stänga det aktiva dokumentet, gör ett av följande: Klicka på knappen Stäng på Menyraden. Det aktiva dokumentet stängs. Välj Arkiv>Stäng på menyerna.

15 Värmdö Gymnasium Word Om du har gjort ändringar i ditt dokument sedan du senast sparade det (du kanske har glömt bort det), kommer du att få en fråga om du vill spara ändringarna i dokumentet innan du stänger det. Bild 8. Kontrollfråga vid stängning av ej sparat dokument Om du vill spara klickar du Ja, så får du en fildialogruta som vanligt. Klickar du Nej stängs dokumentet utan att ändringarna sparas, och klickar du Avbryt så avbryts Stäng-kommandot, och du återgår till dokumentet. Avsluta Word För att avsluta hela programmet Word, gör du ett av följande: Klicka på knappen Stäng på Namnlisten. Välj Arkiv>Avsluta på menyerna. Alla dokument som är öppna kommer att stängas, och Word avslutas. För varje öppet dokument som du har redigerat men inte sparat de senaste ändringarna för, kommer du att få en kontrollfråga som den du får när du stänger ett dokument i avsnittet ovan. Använda Hjälpfunktioner i Word I Word, precis som i Windowsprogram överhuvudtaget, finns möjligheten att få reda på hur olika saker fungerar via hjälpfilerna, som är en sorts manual som finns installerad på datorn. Det finns tre huvudsakliga sätt att utnyttja hjälpen i Word; Office-assistenten, Hjälpmenyn och knappen Hjälp (knappen F1 på tangentbordet ger hjälp i de flesta program). Du kan också få hjälp genom att gå till adressen Office-assistenten Office-assistenten är en liten animerad figur i Word, som visas i ett eget litet fönster. Beroende på hur den är inställd kan den på eget initiativ dyka upp och visa tips, eller bara svara på tilltal. I standardinställningen så visas Office-assistenten när Word startas, men kan stängas av. Om den inte visas kan man ta fram den genom att välja Hjälp>Visa Office-assistenten. Bild 9. Office-assistenten svarar på frågor, förhoppningsvis den man ställer

16 16 Word 2002 Värmdö Gymnasium För att ställa en fråga till Office-assistenten, klickar man på den. Office-assistenten visar då en frågeruta där man skriver in den fråga som ska ställas till Words hjälpfiler. Klicka på Sök, så visas en lista över de ämnen i hjälpfilen som enligt Word verkar passa bäst in på frågan. Välj det ämne i listan som verkar bäst, så visas en hjälptext som förhoppningsvis svarar på frågan. Hjälpmenyn För att söka hjälp utan att använda Office-assistenten ser man till att den är inaktiverad, och väljer sedan Hjälp>Hjälp om Microsoft Word. Hjälpen för Word har tre flikar, Innehåll (som är en innehållsförteckning), Index (som är ett register över vissa nyckelord) och den som är mest användbar, Svarsguiden (som låter användaren söka efter ett eller flera ord i alla hjälpavsnitt).! Bild 10. Söka efter hjälp om Excel-kalkylblad i Words hjälpfiler Svarsguide-rutan innehåller tre delar. I den översta vänstra rutan skriver man det ord/de ord som man vill leta efter. I nedersta vänstra rutan visas då rubrikerna för de avsnitt i hjälpen som matchar sökfrasen. I den högra rutan visas det hjälpavsnitt vars rubrik är markerat i den vänstra nedre rutan. I exemplet visas alla hjälpavsnitt som innehåller Excel-arbetsbok. Eftersom rubriken Dra bilder, text eller kalkylbladsceller är markerad så visas detta avsnitt i den högra rutan. OBS! Första gången man startar Words sökfunktion måste man skapa den ordlista som man söker i. En ruta med instruktioner kommer upp då på skärmen, följ dessa. Knappen Hjälp Knappen Hjälp finns i namnlisten på de flesta dialogrutor. Ett klick på denna får muspekaren att anta formen av en pil med ett frågetecken. Klicka på den del av dialogrutan som du vill ha hjälp med, så visas en hjälptext om det du klickade på.

17 Värmdö Gymnasium Word Ändra textens utseende Formatera text Text som skrivs in i Word kommer i grundinställningen att visas och skrivas ut med ett standardteckensnitt, oftast Times New Roman (kan ställas om av användaren). Ett teckensnitt är ett utseende på bokstäverna, t.ex. är rubrikerna i den här skriften satta i ett teckensnitt, medan den löpande texten är satt i ett annat. Teckensnitt kallas också ibland för font. Att ställa in utseendet för sitt dokument, t.ex. genom att välja teckensnitt, kallas för att formatera texten. Man kan t.ex. ha olika utseende för olika sorters dokument, eller för olika delar av samma dokument. Förutom att byta teckensnitt kan man också ändra t.ex. stilen och placeringen för sin text, välja i vilken färg och storlek man vill skriva texten o.s.v. Två sätt att formatera text Det finns två sätt att ändra utseendet för en text: Ställa in utseendet innan man skriver in själva texten, d.v.s. göra alla meny- och knappval innan själva textinmatningen. All text som man sen skriver kommer då att få det utseende man ställt in. Först skriva in texten utan att bry sig om utseendet, och formatera texten efter det att man har skrivit in den. Man markerar då den del av texten man vill formatera, och gör sedan meny- och knappvalen man önskar. Den text som är markerad kommer att formateras enligt de val man gör, medan den text som är omarkerad kommer att lämnas oförändrad. I bägge fallen gör man meny- och knappvalen på samma sätt. De beskrivs i avsnitten som följer. Ange teckensnitt och teckenstorlek för en text Det enklaste sättet som används mest för att ställa in teckensnitt och teckenstorlek, är att gå via verktygsfältet, och listorna Teckensnitt och Teckenstorlek,. Listrutan till vänster anger vilket teckensnitt som för tillfället är valt, och listrutan till höger anger teckenstorleken. Den sistnämnda mäts i enheten (bild-)punkter, och standardstorlek för löpande text i ett A4-dokument brukar oftast sättas till 10 eller 12 punkter. För att ändra någon av dessa inställningar, klicka på pilen till höger om rutan. En lista av möjliga val fälls ut. Använd rullningslisten och dess pilar för att bläddra i listan, och välj det teckensnitt/den teckenstorlek som önskas. Innehållet i listrutan ändras till det du valt. Bild 11. Välj teckensnitt och teckenstorlek på verktygsfältet Formatera

18 18 Word 2002 Värmdö Gymnasium Om någon text är markerad kommer den att ändras till det teckensnitt som valts i listan (i ovanstående fall Arial respektive 14 punkter). Om ingen text är markerad kommer istället all text som skrivs in i fortsättningen att visas med de inställningar som gjorts. OBS! När man väljer vilka teckensnitt man ska ha i sitt dokument så är det bäst att välja ett s.k. TrueType-teckensnitt. Dessa teckensnitt gör att man kan förstora och förminska texten som man vill, men ändå alltid få jämna och fina bokstäver vid utskrift.! Teckensnitt som inte är TrueType får hackiga kanter när de förstoras eller blir svåra att tyda när de förminskas för mycket, medan ett TrueType-teckensnitt alltid skrivs ut jämnt (även om det ibland kan se kantigt ut på skärmen). Man känner igen TrueType-teckensnitt på att de har en TrueType-symbol,, till vänster om sina namn i teckensnittslistan. Ändra teckenstil Nästa steg är att ändra teckenstilar, d.v.s. ställa in om man vill ha Fetstil, Kursiv stil, Understrykning etc.! Fetstil För att ställa in fetstil används enklast knappen Fetstil i verktygsfältet. När man klickar på denna ändras den markerade texten/text som skrivs i fortsättningen till fetstil. Knappens utseende ändras till en nedtryckt knapp (för att visa att fetstil är aktiverat), med lite ljusare färg. För att ta bort fetstil, klicka på den nedtryckta knappen igen. Knappen släpps upp, och fetstil slås av. OBS! För att ta bort fetstil från en text som redan finns, måste texten vara markerad när du trycker bort fetstilsmarkeringen. Ett snabbkommando på tangentbordet för att få fetstil är Ctrl + F. Kursiv stil För att slå på/av kursiv stil används knappen Kursiv stil kursiv stil är Ctrl + K. i verktygsfältet. Snabbkommando för Understrykning För att slå på/av understrykning används knappen Understruken Snabbkommando för understrykning är Ctrl + U. i verktygsfältet. Kombinera flera textstilar Det går alldeles utmärkt att kombinera flera av de ovanstående textstilarna, t.ex. får man fet, understruken text genom att först klicka på och sedan på (eller tvärtom). Teckenfärg För att ställa in den färg man vill ha på sina tecken, använder man sig enklast av knappen Teckenfärg med tillhörande färgvalslista. I understrykningen under bokstaven A syns den färg som för tillfället är vald. För att ändra textfärgen till den valda färgen, klicka på knappens vänstra del (den med bokstaven A).