TQI Team Quality Index

Transkript

1 TQI Team Quality Index Team Quality Index, TQI (tidigare HRI, varumärke som ägs av Utvecklingsledaren i Sverige AB, delägare i Aprinova) är ett mått på en organisations medskapande, välbefinnande, arbetslust, effektivitet och potential, med flera mjuka värden. Eftersom det länge har funnits ett behov av att på ett enhetligt sätt beskriva hur det står till med organisationens viktigaste tillgång medarbetarna har detta index tillkommit. TQI, är framför allt en produkt av svensk arbetslivsforskning tillsammans med olika insatser från arbetsmarknadens parter inom ramen för arbetsmiljö- och samverkansområdet. TQI är ett medskapande index. Viktiga teoretiska bidrag har t.ex. lämnats av arbetslivsforskare som Gunnar Aronsson och Bengt Arnetz. Även SAMKO, TCO:s kommitté för samarbetsfrågor på arbetsplatsen, och Metalls projekt Det Goda Arbetet är exempel på ett omfattande arbete som möjliggjort utvecklingen av TQI. Enkelt uttryckt är TQI ett mått på en hundragradig skala som sammanfattar individernas sammantagna upplevelse av sin arbetssituation utifrån två grundläggande dimensioner: 1. Om den sammantagna upplevelsen är positiv eller negativ 2. Om den sammantagna situationen upplevs som påverkbar eller inte Det teoretiskt högsta TQI -värdet är 100 och kan bara uppstå hos en individ som uteslutande upplever sin arbetssituation som positiv, samtidigt som hon känner sig ha full kontroll över den. Motsatsen, en negativ situation som inte går att påverka, leder således till ett lågt värde och det lägsta teoretiska värdet är noll. Det förekommer att enstaka individer uppnår dessa extremvärden men på gruppnivå förekommer de aldrig. Det högsta uppmätta frekventa TQI -värdet för en grupp 1 är 78 och det lägsta är 22. Normeringen är baserad på närmare individer i Sverige men är giltig även vid en global jämförelse 2. Effektivitet och hälsa hänger ihop När den nya arbetsmiljölagen kom i slutet av 70-talet så var den en anpassning till det framväxande tjänstesamhället. Arbetsmiljöbegreppet fick en vidare innebörd och kom att även innefatta de psykosociala faktorerna. Länge ansågs dessa vara svåråtkomliga och därmed omöjliga att kvantifiera och mäta. I Metalls projekt Det Goda Arbetet utvecklades en undersökningsmetod som byggde på Hjuletmetodens principer, vilken hade utvecklats av Shalit m.fl. inom FOA, Försvarets Forskningsanstalt. Genom att föra samman denna metodik med arbetslivsforskningens resultat kunde man skapa en modell med bestämda definitioner och mått som gjorde det möjligt att jämföra olika arbetsplatser. Från början riktades intresset mot medarbetarnas upplevelse och attityd så som det relaterades till Metalls definition av det goda arbetet. För att få arbetsgivarnas tillåtelse 1 Med grupp avses här tio personer eller mer. 2 Den internationella jämförelsen innehåller ca observationer från Europa, USA, Latinamerika, Asien och Afrika.

2 att genomföra mätningarna argumenterade man för tesen att medarbetare som mår bra också presterar bra. Som belägg för denna tes kunde man påvisa konkreta samband mellan ett högt välbefinnande och hög produktivitet, på så sätt att fabriker inom en och samma koncern uppvisade stora skillnader i uppmätta värden och ett signifikant samband mellan välbefinnande och produktivitet. De bästa resultaten och de bästa prestationerna hängde samman med goda mätresultat. De goda resultaten visade sig inte heller bero på slumpen. Tvärt om var de ett resultat av medvetna utvecklingsåtgärder. Den fabrik som hade det bästa värdet av alla var t.ex. den som hade kommit längst i sina försök att skapa hela jobb, dvs. bryta det löpande bandets monotoni och tristess. TQI är ett mått på lagets arbetslust, prestation och medskapande Att det finns en stor spännvidd mellan olika gruppers arbetslust och välbefinnande bekräftas i Karolinska Institutets m.fl. projekt Hållbar Hälsa i Kommuner och Landsting som omfattade nära medarbetare. I projektet undersöktes varje individs TQI (HRI) parallellt med att man besvarade KI:s stora livsstilsformulär med två års mellanrum. Individerna var identifierade med hjälp av Notarius Publicus vilket gjorde det möjligt att jämföra resultaten mellan de båda tillfällena. Genom att analysera och jämföra informationen upptäcktes tydliga och viktiga samband mellan TQI 3 och hälsan. En individ med höga värden och som ingår i en grupp med höga värden har t.ex. fördubblad chans till vitalitet, dvs. hållbar hälsa. På motsvarande sätt löper en individ med låga värden och som ingår i en grupp med låga värden fyrdubbel risk för att bli utbränd. Se fig. 3 TQI, (Team Quality Index), ger ett värde på en hundragradig skala där 100 utgör maxvärdet som innebär att gruppen upplever sig ha mycket positiv arbetssituation samtidigt som man upplever sig har stora möjligheter att påverka den. Ett högt TQI -värde kan beskrivas som hög arbetslust och ett högt välbefinnande. Den svenska normeringen bygger på observationer av mer än individer från olika branscher.

3 I nära anslutning till KI:s studie gjordes en annan studie och där samma metod användes för att mäta gruppernas TQI. Av studien som redovisas här framgår ett annat viktigt samband sambandet mellan arbetslust, välbefinnande och höga prestationer. Grupper med hög arbetslust, mår bra och trivs samtidigt som de presterar bättre resultat än andra grupper. Studien gällde åtta likvärdiga arbetsplatser runt om i Sverige och genomfördes årsskiftet 2004/2005 och innehöll många likheter med KI:s projekt, vilket gjorde det möjligt att göra jämförelser på flera viktiga punkter. Resultatet innebar flera ömsesidiga bekräftelser och en förstärkning av de båda utvärderingarnas slutsatser. Den mindre studien gällde visserligen bara ca 300 medarbetare men utvärderingen kunde i stället genomföras under närmast laboratorieliknande förhållanden. Medarbetarna var organiserade i likvärdiga grupper i form av åtta regionkontor med ca 40 medarbetare på varje ställe. På varje kontor var medarbetarna också indelade i mindre undergrupper. Alla kontor hade fått i uppgift att under en tvåmånadersperiod genomföra ett utvecklingsarbete som skulle kulminera i samband med ett tvådagars internat. Alla hade fått samma uppgift under internatet, nämligen att ringa in sina viktigaste utvecklingsbehov och att upprätta en gemensam åtgärdsplan. Grupperna hade samma ålders- och kompetensmässiga sammansättning och de hade samma tidsmässiga förutsättningar att under två heldagar genomföra processen för att åstadkomma ett resultat. I en nollmätning som föregick arbetet fick man fram varje grupps TQI -värde och en rapport som visade hur gruppen såg på sig själv, sin arbetssituation och på varandra. Den gav också ett värde som visade hur gruppen uppfattade organisationen och ledarskapets förmåga att skapa förutsättningar för dem i det dagliga arbetet. Rapporten var ett viktigt underlag när gruppen skulle lösa sin uppgift. Den bestod av att under två dagars process ta fram en gemensam målsättning och plan för att utveckla den egna verksamheten. Processen utmynnade i gruppens gemensamma bild av det önskvärda och möjliga i den framtida verksamheten. I efterhand bedömdes bildens kvalité enligt några bestämda kriterier. Under processens gång gjordes även observationer av hur mycket tid grupperna använde för de olika stegen i processen och med vilken kvalité processen genomfördes. För att bedöma kvalitén användes även här några bestämda kriterier. Den slutliga bedömningen av gruppernas prestationer genomfördes genom att väga ihop de olika observationerna till en samlad bedömning som fick ligga till grund för jämförelserna mellan grupperna och en indelning i tre kategorier: A. Högpresterande (två grupper); B. Medelpresterande ( fyra grupper); C. Lågpresterande (två grupper). I nedanstående tabell redovisas några uppmätta värden tillsammans med de kvalitativa bedömningarna av processen och gruppernas resultat.

4 Tabell: Gruppernas TQI och prestation KATEGORI Grupp nr TQI -värde Ledarskap Tidsåt gång Processens kvalité Resultatets kvalité A: Högpresterande Mindre Hög Hög Mindre Hög Hög B: Medelpresterande Medel Medel Medel Medel Medel Medel Medel Medel Medel Medel Medel Låg C: Lågpresterande Mer Medel Låg Mer Låg Låg Den maximala och tillgängliga tiden var bestämd till 16 timmar. Med Mindre tidsåtgång menas att gruppen inte behövde hela den tillgängliga tiden utan fick 2-3 timmar över när uppgiften var klar. Med Medel avses att den tillgängliga tiden räckte och förbrukades. Med Mer avses att den tillgängliga tiden inte räckte till utan att den i stället utökades och därutöver ytterligare skulle behövt förlängas till sammanlagt 3-4,5 timmar utöver de 16 timmarna. Ytterlighetsfallen skulle därmed indikera en skillnad på 7,5 timmar effektiv tid vilket motsvarar 57 %. Observationerna visade genomgående att de högpresterande grupperna kommunicerar på ett bättre sätt än de medelpresterande i allmänhet och de lågpresterande i synnerhet. De högpresterande grupperna hade också en hög positiv skattning av den egna chefens förmåga att skapa goda förutsättningar för medarbetare och grupp i den dagliga verksamheten. I de lågpresterande grupperna var bilden den omvända. Sambandet mellan TQI -värde och prestation är signifikant. Man bör samtidigt observera att det handlar om ett relativt värde, en färskvara som påverkas av om situationen uppfattas som stabil eller föränderlig. En situation som upplevs som stabilt positiv ger ett TQI -värde som ligger strax över 50 medan en stabilt negativ situation hamnar strax under. Extrema värden visar i allmänhet på en föränderlig situation. Höga positiva värden, dvs. från 55 och uppåt visar att gruppen antingen upplever situationen som mycket bra eller att man just varit med om en stark förbättring. Låga negativa värden, dvs. 45 eller lägre visar på motsvarande sätt att gruppen upplever situationen som mycket negativ, alternativt att man just har varit med om en stor försämring. Observationerna bygger på ett antal i förväg definierade kriterier. Tabellerna på nästa sida redovisar kriterierna som låg till grund för de kvalitativa bedömningarna.

5 BEDÖMNING AV PROCESSENS KVALITET KRITERIER Gruppens förmåga att bygga samsyn och förståelse för olikheter Gruppens förmåga att ta vara på allas engagemang och bidrag Gruppens beteende och sätt att kommunicera MEDSKAPANDE GER HÖGA POÄNG Gruppen knyter ofta an till gemensamma begrepp och erfarenheter. Försäkrar sig om att alla fått tillfälle att bidra till den gemensamma bilden Den som berättar möts av intresse och nyfikenhet för att man vill förstå GER LÅGA POÄNG Inbördes konkurrens där ständiga missförstånd uppstår av andras begrepp och avsikter. Polarisering i gruppen där några personer dominerar medan andra blir passiva. Den som berättar avbryts eller möts av ointresse, ifrågasättanden och privata värderingar BEDÖMNING AV RESULTATETS KVALITET KRITERIER GER HÖGA POÄNG GER LÅGA POÄNG Struktur och komplexitet Idéhöjd och nytänkande Realism och handling Resultatet innehåller många perspektiv och förståelse för helheten Resultatet bygger på ett aktiv ansvarstagande och egna initiativ från gruppen Resultatet utgår från faktiska ramar och förutsättningar och ger konkreta svar på hur, när och vem som ska agera? Resultatet utgår från snäva egenintressen och begränsade perspektiv Resultatet påpekar problem och brister med förväntningar på att andra ska ta ansvar och agera Resultatet inriktas mot ifrågasättandet av givna förutsättningar utan preciseringar av hur, när och vem som ska agera? De resultat och slutsatser som här redovisas har även bekräftas genom fältstudier av olika verksamheter. Generellt kan sägas att TQI är ett relativt stabilt mått som framför allt gäller grupper i storleksordningen personer. Mindre grupper och enstaka individer kan lättare nå extrema värden. Större grupper tenderar i stället att hamna kring medelvärden. Detta är för övrigt ett känt statistiskt fenomen. Arbetet med att analysera och normera TQI fortsätter i syfte att skapa ytterligare kunskap och för att underlätta olika former av benchmarking. Källa: Utvärdering av HAKuL-projektet, Hållbar Hälsa i Kommuner och Landsting på uppdrag av Kommunal, Karolinska Institutet, AFA m.fl. Version juni 2006