1. Ansökan familjerådgivning

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Lidingö stad Upphandling Familjerådgivning, LOV Kerstin Thuresson 11/124 Sista anbudsdag: ansökansdag: Anbud kan lämnas löpande Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Ansökan familjerådgivning 1.1. Allmän orientering / uppdragsbeskrivning Ärendets diarienummer (dnr) är SN/2010: I stadens upphandlingssystem får upphandlingen även ett referensnummer, 11/ Information Lidingö stad arbetar aktivt med att öka valfriheten för sina kommuninvånare inom de områden som staden ansvarar för. Kommunfullmäktige i Lidingö stad beslutade den 30 maj 2011 att införa valfrihet enligt Lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV, inom familjerådgivning. Kommunfullmäktige har i ett av de strategiska målen angett att "Lidingöborna upplever största möjliga valfrihet". Socialnämnden har preciserat det strategiska målet i ett verksamhetsmål "Kunderna ska vara med vid planering och val av insats". Det är mot den bakgrunden som staden nu beslutat införa valfrihet inom familjerådgivningen. Ni bjuds härmed in att ansöka om godkännande för att bli leverantör av Lidingö stads familjerådgivning Beskrivning av upphandlingen När staden beslutat att tillämpa valfrihetssystem avseende tjänster inom hälsovård och socialtjänster som är upptagna i kategori 25 i förteckningen över tjänstekontrakt (B-tjänster) i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU, är det LOV som reglerar utformningen av valfrihetssystemet. Även i denna upphandling, liksom i LOU, beaktas de EU-rättsliga grundprinciperna som gäller för all offentlig upphandling. Det betyder att upphandlande myndighet ska behandla leverantörer (sökande) på ett likvärdigt och icke diskriminerande sätt, kraven ska vara proportionerliga och ömsesidigt erkännande av intyg och certifikat ska gälla samt att upphandlingen genomförs med öppenhet/transparens. Det fria valet ska ge en ökad fokusering på kvalitet. De leverantörer som staden skriver Utskrivet: :36 Sida 1 av 11

2 kontrakt med kommer att konkurrera med varandra. Leverantörer garanteras inte någon volym i denna upphandling eftersom det är den enskilde som väljer leverantör. Om den enskilde inte gör ett aktivt val erbjuder staden ett ickevalsalternativ. Kunden kan alltid göra ett nytt val av leverantör. Inom LOV är den ersättning som leverantör får fastställd i förväg och lika för alla Beskrivning av uppdraget Enligt socialtjänslagen (SoL) 5 kap. 3 andra stycket ska staden, genom stadens försorg eller annars genom lämplig yrkesmässig rådgivare, sörja för att familjerådgivning kan erbjudas den som begär det. Med familjerådgivning avses samtal i syfte att bearbeta samlevnadskonflikter i parförhållanden och familjer. Familjerådgivning vänder sig till gifta, sammanboende, särboende eller separerade. Inga övriga tjänster än de som upphandlas är tillåtna att utföras inom ramen för kommande avtal. Antal samtalstillfällen är högst fyra (4). Om det finns särskilda skäl kan antalet utökas efter begäran och motivering från leverantören. Prövningen görs av socialförvaltningen. Staden är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten. Ansvarig nämnd är socialnämnden. Lidingö stad hade vid årskiftet 2010/2011 cirka invånare. Antalet par som erhöll familjerådgivning under 2010 var 187 stycken Information och marknadsföring Staden kommer att informera om leverantörernas verksamhet på stadens webbsida. Staden kommer att komplettera denna information med skriftligt informationsmaterial. Leverantören har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Leverantören ska utforma sin marknadsföring på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar det som påträngande eller i övrigt stötande. Leverantören ansvarar för att uppgifterna är aktuella så att vid behov en uppdatering av stadens information kan ske. Anbudssökande accepterar rutinen för information och marknadsföring. (/ svar) Ickevalsalternativ I det fall en person som söker familjerådgivning inte själv väljer en av de leverantörer som staden tecknat avtal med tilldelas denna person stadens egen familjerådgivning. Anbudssökande accepteras följande rutin. (/ svar) Rutiner för omval Kunden har alltid rätt att byta leverantör bland de leverantörer som staden tecknat avtal med. Byte av leverantör ska ske smidigt med minsta möjliga påverkan för kunden. Det totala antalet samtalstillfällen för den som söker familjerådgivning ska dock vara fyra (4), om inte särskilda skäl finns, varvid prövning av behovet ska göras av socialförvaltningen. Utskrivet: :36 Sida 2 av 11

3 Rutinen för omval ska accepteras av anbudssökanden. (/ svar) Handläggning av ansökan Staden handlägger och godkänner kompletta ansökningar löpande. Handläggningstiden är normalt sex (6) veckor. Undantag gäller dock för sommaruppehåll och längre sammanhängande helgdagar där handläggningstiden kan bli längre. Sökandens ansökan om att få bli godkänd av staden som leverantör är bindande i tre månader Godkännande och kontraktsskrivning För att bli godkänd som leverantör måste samtliga villkor som anges i annons och förfrågningsunderlag vara uppfyllda samt att sökande inte har uteslutits med stöd av 7 kap 1 LOV eller 10 kap 1-2 LOU. När beslut om att godkännande eller icke godkännande har tagits lämnas skriftligt besked till de sökande elektroniskt via upphandlingssystemet Tendsign. Efter godkännande tecknas avtal snarast möjligt. Ett godkännande och avtalstecknande innebär inte att leverantören är garanterad kunder. Sökande som inte har godkänts har möjlighet att överpröva beslutet hos förvaltningsrätten i Stockholms län Ej godkännande av ansökan Den sökande har möjlighet att komplettera/justera sin ansökan under kontrolltiden endast på stadens begäran Ansökningsförfarande/ administrativa bestämmelser Ansökans form, innehåll och språk Ansökan ska vara skriven på svenska. Sökande ska i sin ansökan besvara samtliga frågor i förfrågningsunderlaget och lämna efterfrågade uppgifter. Svar på frågor ska i största möjliga utsträckning lämnas i direkt anslutning till frågan. Lidingö stad strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för sökande och upphandlande myndighet. Därför används elektronisk ansökning via upphandlingssystem Visma Tendsign i denna upphandling. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på Det är kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. Bilagor till ansökningsformuläret kan bifogas direkt i Tendsign. Bilagor innehållande mycket text kan även översändas per post till: Lidingö stad, Konsult- och servicekontoret, upphandlingsenheten, Lidingö. Märk försändelsen "Familjerådgivning - LOV". Efter genomförd registrering får sökande omedelbar tillgång till systemet. Om sökande har frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet ska sökande kontakta Visma Tendsigns support via e-post tendsignsupport@visma.com eller på telefon Utskrivet: :36 Sida 3 av 11

4 Supporten har telefontid vardagar under normal kontorstid. Sökanden får genom Visma Tendsign: - tillkommande information - kontroll av att ställda frågor i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet av anbud - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda Om sökande inte registrerar sig på utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan Lidingö stad inte garantera att all tillkommande information under anbudstiden kommer sökande till handa. Sökande ansvarar då själv för att kontrollera och hämta tillkomna upplysningar via Visma Tendsign. Uppgifter i ansökan ska vara aktuella och om de ändras under ansökningstiden ska de nya uppgifterna omgående meddelas Lidingö stad. Bifogad Kontaktlista ifylls av sökanden. Kontaktlistan kommer att läggas till avtalet och uppdateras vid förändringar under avtalsperioden. (Fritextsvar) Frågor och svar samt kompletteringar Sökande ska snarast meddela upphandlaren om det finns felaktigheter eller oklarheter i ansökningsunderlaget. Frågor om upphandlingen ställs genom frågor- och svarsfunktionen i Visma Tendsign. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till den upphandlande myndigheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftlig information genom Visma Tendsign Upphandlingssekretess Det är offentlighets- och sekretesslagen, OSL, (2009:400) som reglerar frågor om handlingssekretess och tystnadsplikt. I ett valfrihetssystem under LOV finns inget behov av absolut sekretess eftersom alla sökande inte konkurrerar om godkännandebeslut. Alla som uppfyller kraven godkänns och avtal tecknas med dem. Uppgifterna i en ansökan är som huvudregel offentliga. Om sekretess begärs för anbudsdelar eller bilagor ska detta preciseras i fritextfältet nedan. Sökande preciserar vilka uppgifter och skälen för sekretessansökan samt vilken skada den sökande kan drabbas av om uppgifterna röjs. De sekretessbegärda delarna läggs i ett separat bilaga och märks med texten "Sekretess begärd". Sekretessprövning kan inte göras i förväg utan sker först när någon begär att få ta del av uppgiften. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan inte lämnas. I undantagsfall kan en upphandlande myndighet sekretessbelägga uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållanden. Om sekretess begärs för anbudsdelar eller bilagor ska detta preciseras i fritextfältet nedan samt läggas i separata bilagor märkta "Sekretessbegäran". (Fritextsvar) Insyn Utskrivet: :36 Sida 4 av 11

5 Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål lämna sådan information som avses i 3 kap 19 a Kommunallagen. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts. Leverantören är inte skyldig att lämna information om det inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för leverantör eller om det strider mot lag eller annan författning som till exempel personuppgiftslagen eller offentlighets- och sekretesslagen Lagar, förordningar och föreskrifter Leverantör måste följa gällande lagar, förordningar och föreskrifter som är tillämpliga inom avtalat område Information om elektronisk faktura Lidingö stad har idag elektronisk handel / fakturahantering med flera avtalsleverantörer och fördelarna är många, bland annat ökad avtalstrohet och effektivare fakturahantering. Syftet är att få ett helt elektroniskt flöde från upphandling till betalning av faktura. Kommande avtalsparter är en viktig del i Stadens effektiviseringsarbete med e-handel/e-faktura. För er som Leverantör till Staden finns olika alternativ att skicka en elektronisk faktura. Det går oftast att skicka den på ett effektivt sätt från det ekonomisystem/affärssystem som ni använder. Leverantören kan skicka Svefaktura alternativ SFTI Fulltextfaktura eller använda sig av Stadens fakturaportal Vidare finns det andra lätthanterliga och prisvärda lösningar som så kallade virtuella skrivare. Stadens kontaktperson för e-handelsfrågor och e-fakturering är Anneli Krube, chef ekonomienheten, tel: , e-post: anneli.krube@lidingo.se 1.3. Krav på leverantör/sökande Detta avsnitt innehåller krav på sökande i egenskap av leverantör. Syftet med dessa krav är att säkerställa att staden får registrerade leverantörer av familjerådgivning samt att de som antas för uppdraget, har kapacitet och kunskap så att stadens alla krav uppfylls under avtalsperioden Uteslutningsgrunder enligt 7 kap. LOV Enligt 7 kap. 1 LOV kan en ansökan uteslutas från deltagande i de fall leverantören inte uppfyller lagkraven. Lagkraven i LOV är de samma som i Lagen om offentlig upphandling, LOU, 10 kap 1-2. Staden kommer vid avvikelser att kontrollera sökanden i officiella register och/eller begära försäkran eller en utsaga som avgetts på heder och samvete från sökanden. Sökande försäkrar att skäl för uteslutning saknas enligt ovan angivna lagkrav. (/ svar) Registreringar Sökande ska uppfylla de i Sverige ställda lagkrav avseende registrerings-, skatte- och Utskrivet: :36 Sida 5 av 11

6 avgiftsskyldigheter. Sökande ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknade register. Ansökan kan även lämnas av aktiebolag under bildande. Godkänd leverantör måste senast vi avtalstecknandet kunna förete bevis på att företaget är bildat. Bevis ska visa att denne är en juridisk person och innehar F-skattebevis. Ansökan kan också lämnas av ekonomisk eller ideell förening. Till ansökan ska bifogas stadgar samt protokoll som visar vilka personer som ingår i styrelsen. Sökande ska i ansökan redovisa sitt organisationsnummer. Staden kommer att kontrollera att sökande vid ansökan och under avtalsperioden fortlöpande uppfyller lagkraven. Vid upphandlingar och under avtalsperioden samverkar Lidingö stad med Skatteverket. Om ni är aktiebolag under bildande, ekonomisk eller ideell förening ska ni bifoga bevis i enlighet med ovanstående krav. Har detta gjorts? (/ svar) Ange organisationsnummer för det bolag som står som sökande. (Fritextsvar) Har sökanden uppfyllt alla angivna obligatoriska krav? (Fritextsvar) Åberopa andra företags kapacitet Sökande får åberopa andra företags ekonomiska, tekniska eller yrkesmässiga kapacitet för att uppfylla ställda krav. Sökande ska uppvisa bevis att sökande förfogar över nödvändiga resurser under kontraktstiden. Bevisen bifogas ansökan. Antagen leverantör ansvarar för annans resurs som för sitt eget samt att denne uppfyller ställda krav på leverantör. Bifoga bevis om att ni förfogar över nödvändiga resurser under kontraktstiden. Ange även vilka resurser ni åberopar. (/ svar) Har eventuellt åberopande av andra företags kapacitet styrkts? (/ svar) Efterforskningsförbud Sökanden ska, med undantag av vad som anges nedan, förbinda sig att inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande på så sätt som framgår av 1 kap. 1 tredje stycket i tryckfrihetsförordningen (1949:105). Samma krav ska gälla underleverantörer till sökanden. Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter och som skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enligt OSL. Utskrivet: :36 Sida 6 av 11

7 Accepteras kravet på efterforskningsförbud? (/ svar) Geografiskt område, lokaler, handikapp, allergier mm Sökandes lokaler ska för kunderna ligga geografiskt lättillgängliga inom Stockholms län. Sökande ska även ha möjlighet att i den ordinarie lokalen eller annan för kunden lämpligt geografiskt placerad lokal ta emot personer med funktionsnedsättningar eller allergier. Staden ska ges möjlighet att besöka sökanden för att bl.a. bedöma lokalens/lokalernas lämplighet för verksamheten. Ovan angivna krav ska accepteras/bekräftas samt beskrivas där så anges. Uppfyller sökande ovan angivna krav på lokalerna? (/ svar) Redogör för ovan angivet krav på lokalernas lättillgänglighet inom Stockholms län. (Fritextsvar) Redogör för hur ni uppfyller ovan angivna krav på lämpligt geografiskt placerad lokal för att ta emot personer med funktionsnedsättningar eller allergier. (Fritextsvar) Har verksamheten kontrollerat ovan angivna krav samt godkännt dem? (Fritextsvar) Kvalitetsarbete Sökande ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2006:11 (S) Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL. Sökande ska även ha rutiner för klagomålshantering. Ovanstående krav ska accepteras/bekräftas samt beskrivas där så anges. Bekräfta att systematiskt kvalitetsarbete bedrivs i enlighet med ovan angivna föreskrifter och råd. (/ svar) Redogör för hur ni bedriver ert kvalitetsarbete i enlighet med ovanstående krav. Kvalitetsarbetet kan vid omfattande text bifogas som bilaga. (Fritextsvar) Bekräfta att ni har rutiner för klagomålshantering. (/ svar) Beskriv era rutiner för klagomålshantering. Rutiner kan bifogas som bilaga vid omfattande text. (Fritextsvar) Har verksamheten kontrollerat att svaren stämmer överens med kraven? (/ svar) Utskrivet: :36 Sida 7 av 11

8 Uppföljning Nedanstående krav ska accepteras av leverantören. Som ett led i stadens uppföljning av familjerådgivningsverksamheten genomför staden en enkätundersökning till dem som erhållit familjerådgivning. Enkäten är anonym vad gäller kundens identitet men leverantörens namn framgår av svaret. Leverantören ska varje år, under en tvåmånadersperiod (oktober/november) lämna en enkät och ett frankerat svarskuvert till alla kunder i anslutning till ett samtalstillfälle under perioden. Kunden ska erbjudas möjlighet att fylla i enkäten på plats och lämna den till leverantören, vilken sedan skickar den till stadens representant. Staden eller dess företrädare ska alltid, utifrån vad reglerna om sekretess medger, få den insyn i verksamheten som krävs för uppföljning, kvalitetskontroll eller utvärdering. Leverantören ska acceptera de uppföljningar som staden eller dess representanter för denne genomför. Leverantören ska vid alla uppföljningar/utvärderingar biträda staden. Detta gäller även för uppgifter som staden ska redovisa till kommunfullmäktige och stat. Stadens kvalitetsuppföljning utvecklas ständigt och kan komma att kompletteras över tid. Upptäcks brister vid kvalitetskontroller kommer staden att begära att att åtgärder vidtas så att felaktigheter rättas till. Accepteras ovanstående ställda krav på uppföljning? (/ svar) Referenser Sökande ska lämna tre referenser över liknande uppdrag som sökande genomfört under de senast tre åren. För nybildade företag gäller att referenserna gäller uppdrag som genomförts av minst en av personerna i ledande ställning i företaget. Staden förbehåller sig rätten att kontakta egna referenser där sådana finns. Referenterna ska vara vidtalade och vara insatt i uppdraget. Om felaktig referens lämnats, kan detta medföra att referensen underkänns. Följande frågor kommer att ställas muntligen via telefon till tre referenspersoner. 1. Vilken relation har du till leverantören? 2. När hade du senast professionell kontakt med leverantören? 3. Är det lätt att samarbeta med leverantören? (ja eller nej) 4. Bedömer du leverantören som kompetent i professionen som familjerådgivare? (ja eller nej) 5. Kan du rekommendera leverantören som familjerådgivare? (ja eller nej) I bedömningen av ansökan ingår en intervju av leverantören. Leverantör som ansökt om att delta i valfrihetssystemet kommer att kallas till möte med staden för avstämning av kraven Utskrivet: :36 Sida 8 av 11

9 på uppdraget och leverantörens förståelse för uppdraget. Efter genomförd referenstagning och genomförd intervju görs en sammanvägd bedömning av leverantörens förutsättningar att godkännas för uppdraget under förutsättning att övriga krav på leverantören och uppdraget uppfyllts. Referensperson 1, ange namn, adress, e-postadress, telefonnummer: (Fritextsvar) Referensperson 2, ange namn, adress, e-postadress, telefonnummer: (Fritextsvar) Referensperson 3, ange namn, adress, e-postadress, telefonnummer: (Fritextsvar) Stämmer lämnade referenser överens med ovan ställda krav? (/ svar) Bedöms leverantören ha förutsättningar för uppdraget? (/ svar) 1.4. Krav på tjänsten och genomförandet Krav på genomförandet Nedanstånde krav ska besvaras genom accept eller beskrivas i avsett fritextfält. Leverantören ska bedriva verksamheten enligt gällande lagar och regler samt enligt allmänna råd, riktlinjer och förordningar för området. Rådgivning ska bedrivas enligt vetenskap och beprövad erfarenhet. Leverantören ska nogsamt beakta barnperspektivet och vid behov vara beredd att låta barn delta i samtalen. Leverantören har på samma sätt skyldighet att följa socialtjänstlagens (SoL) bestämmelser om anmälningskyldighet om missförhållanden där barn utnyttjas sexuellt eller utsätts för fysisk eller psykisk misshandel i hemmet SoL 14 kap 1. Leverantören förbinder sig att iaktta den tystnadsplikt som gäller enligt 15 kap. 2 SoL. Leverantören ansvarar för att samtlig personal inom verksamheten har kännedom om den speciella tystnadsplikt som gäller för familjerådgivning samt ser till att den efterlevs. Leverantören ansvarar för att skriftlig försäkran undertecknas av personalen. Försäkran ska uppvisas vid begäran för staden. Leverantören ska kontrollera att minst en av de/den som söker familjerådgivning är mantalsskriven på Lidingö. Accepteras och försäkrar ni att samtliga krav på genomförande av uppdraget efterlevs? (/ svar) Utskrivet: :36 Sida 9 av 11

10 Mottagnings- och väntetider samt tolk Nedanstående krav ska bekräftas eller besvaras i avsett fritextfält. Leverantören förbinder sig att ta emot de kunder som valt leverantören. Leverantören ska erbjuda mottagningstid dagtid vardagar samt minst en kväll i veckan. Leverantörens väntetider får inte överstiga två (2) veckor för nybesök, om inte annat avtalats med kunden. Undantaget är juni - augusti då längre väntetider kan accepteras. Väntetiden för akuta besök bör vara kortare än två veckor. Leverantören ska se till att tolk finns att tillgå vid behov. Tolk tillhandahålls kostnadsfritt för leverentören genom staden. Beställning ska ske via stadens handläggare. Om leverantören kan ge familjerådgivning på fler språk än svenska anges språken nedan. Accepteras kravet på att ta emot de kunder som valt Er? (/ svar) Accepteras kravet på mottagningstid? (/ svar) Accepteras kravet på maximal väntetid för nybesök enligt ovan? (/ svar) Ange vilken väntetid ni har för akuta besök. (Fritextsvar) Accepteras kravet att se till att tolk finns att tillgå vid behov? (/ svar) Ange ytterligare språkkunskaper utöver svenska språket. (Fritextsvar) Utbildning, kompetens Leverantörens kompetens, kunskap och erfarenhet är avgörande för kvalitén. Leverantören ska ha sådan kompetens som krävs för att utföra familjerådgivning. Den personal som utför rådgivningen ska ha följande utbildning/erfarenhet; - adekvat högskoleutbildning - utbildning i familjeterapi - minst två års erfarenhet av familjeterapeutiskt arbete Som bevis för att kompetenskravet uppfylls bifogas en företeckning/cv för varje familjerådgivare som kommer att utföra tjänsten åt staden. Leverantören ska se till att den personal som bedriver familjerådgivning har tillgång till relevant fortbildning inom området som exempelvis psykoterapi, familjeterapi, gruppterapi och psykosocialt behandlingsarbete. Det är också viktigt att möjlighet finns för kollegialt erfarenhetsutbyte. Personalen ska även ha tillgång till regelbunden extern handledning minst en gång i månaden. Ovanstående krav ska bekräftas samt beskrivas där så anges. Utskrivet: :36 Sida 10 av 11

11 Uppfyller er personal kraven på utbildning och kompetens? (/ svar) Bifoga förteckning/cv för varje familjerådgivare enligt ovanstående krav. Svaren bifogas i separat namngiven bilaga märkt "Kompetens". (/ svar) Erhåller personal relevant fortbildning och regelbunden extern handledning samt möjlighet till erfarenhetesutbyte enligt kraven ovan? (/ svar) Redogör för hur ni tillgodoser tillgången på relevant fortbildning, erfarenhetsutbyte och extern rådgivning, enligt ovanstående krav. (Fritextsvar) Uppfyller redogörelserna kraven på utbildning, kompetens och fortbildning samt erfarenhetsutbyte? (Fritextsvar) Utskrivet: :36 Sida 11 av 11