Protokoll fört vid Partille Ridklubbs styrelsemöte, måndagen den 17 november, klubbhuset, Åstebo

Transkript

1 Protokoll fört vid Partille Ridklubbs styrelsemöte, måndagen den 17 november, klubbhuset, Åstebo Närvarande: Jens Howander, Christine Tunhall, Susanne Rasmusson, Michael Axelsson. Ulrika Hallberg, Johan Skattner, Maria Winroth-Ohldin 1. Mötets öppnande. Ordförandeöppnade mötet och hälsade alla välkomna. Klubbens vice ordförande, Jens Howander, leder mötet då ordinarie ordförande har förhinder att delta, Christine Tunhall ersätter Angela Fasth och Susanne Rasmusen ersätter Margareta Winberg 2. Godkännande av föredragningslistan. Mötet godkände föredragningslistan. 3. Val av justerare. Christine Tunhall valdes till justerare. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll var inte bifogade i det utskicket inför mötet eftersom det inte justerats. Det skickas ut tillsammans med protokollet från novembermötet. Det beslutas att protokollen i framtiden skall skickas ut till styrelsen snarast efter mötet även om de inte justerats. 5. Rapporter Ekonomistatus. Maria Winberg-Ohldin gick igenom ekonomin och det ser ut som om PRK kommer att avsluta året med ett litet överskott. Likviditetsprognosen ser bra ut och vi kommer inte att behöva använda vår kredit. Statusen på de erhållna bidragen från kommunen gicks igenom och det finns en del outnyttjade medel. Pengarna från New Body, Kakförsäljningen, Idrottsrabatten och Hästbarometern finns kvar orörda. Ungdomssektionens (US) rapport. US var inte representerade på mötet Ulrika meddelar att Denny från SISU kommer att ha ett möte med US (fem representanter) och att PRK kommer att skicka några från US på ungdomsledarutbildning till hösten 14/12 kommer julshowen att hållas Misstankarna om Kvarka i Södra gör att vi inte kan delta i Jonsereds julshow, detta är meddelat Sida 1 av 5

2 Hanna slutar den 7 december och Jessica går in som ersättare för henne. Jens tar på sig att kontrollera så att hon ligger med i styrelsesändlistan Ridskolechefens (RC) rapport. Det skall hållas intervjuer med de som sökt den utannonserade tjänsten. Ulrika föreslår att vi startar med en timanställning till att börja med. Björn, Annika och Maria hjälper Ulrika med anställningsintervjuerna. Ojunbats anställning som vaktmästare måste förlängas. o Styrelsen fattar beslut om att försöka förlänga hans anställning på klubben till slutet av juni o Det bör kallas till ett personalmöte för att diskutera hans situation på klubben då vi förväntas ge honom språkträning och det verkar svårt att få till detta på ett bra sätt. o Han bör erbjudas att vara med på Klubblördagarna då han då kan träffa mycket folk och bli insatt i olika saker som behöver göras. Om möjligt schemamässigt skulle han kunna växla en vardag mot en Klubblördag. Styrelsen efterlyser en kontaktlista för Södra/Gamla, Maria tar på sig att sammanställa en sådan. För denna grupp fungerar Face Book relativt bra som infokanal. Verkställande utskottet Inget att rapportera 6. Beslutsärenden 6.1 Styrelsen beslutar att senast den 1 december skall info på PRKs web om personalen finnas enligt mall från Storås ridklubb. De foton som läggs ut skall även användas för infotavlan i klubbhuset. Text och foton skickas till Michael. 6.2 Styrelsen beslutar att anta de uppdaterade arbetsbeskrivningarna som skickats ut inför möte med tillägget att överläggningar sker med ridskolechefen och en bilaga skall finnas med specifika arbetsuppgifter. Ulrika tar fram en arbetsbeskrivning för stallpersonal. 6.3 De, inför mötet, uppdaterade utbildningsplanerna antas. 6.4 Jens har haft kontakt med Floorit angående uppgradering av klubbens datorer och de kommer, att inom ramen för sin sponsring av klubben, bidra med 1 stationär dator, 1 Windows 7 licens och 2 Office 2013 licenser Klubben behöver också en skrivare med scannerfunktion Diskussion förs om att utvidga räckvidden för det trådlösa nätverket, kostnad för detta skall tas fram Inloggningsterminal för HM i hallen skulle vara bra, kostnad för detta tas fram Säker lagringsplats behövs, detta får utredas vidare. Sida 2 av 5

3 6.4.5 Det finns behov av en projektor men det är oklart var och till vad den skall användas, detta bör diskuteras med personalen innan beslut fattas. 6.5 Två olika varianter av ett årsplaneringsschema presenteras, ett för intern planering och ett för information till medlemmarna. Styrelsen besluta att klubben skall använda dessa dokument i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Johan ansvarar för att arbetet kommer igång, detta är beroende av en säker lagringsplats (se 6.4.4). 6.6 Det välkomstbrev som skickats ut inför mötet antas utan texten om att ridlärarna skall informera på ridlektionerna. Susanne tar fram en slutlig version. 6.7 Styrelsen beslutar att sälja den trasiga 4-hjulingen i befintligt skick, Björn ombeds att göra en beskrivning av felen inför annonseringen. 6.8 Styrelsen beslutar att skicka ett yttrande till trafikverket angående tvärförbindelsen innan den 10 december, infomöte om detta hålls den 19 november. Angela och Björn sammanställer synpunkterna och utformar yttrandet. 6.9 Styrelsen beslutat att ansvaret för Horsemanager övertas av ridskolechefen i enlighet med det dokuments om skickats ut inför mötet. 7. Diskussionsärenden 7.1 Nya stadgar skall antas vid årsmötet. Beslut fattas om att Susanne och Michael tar kontakt med de som har haft synpunkter på stadgarna för att informera om arbetat och hämta in synpunkter. 7.2 Diskussionen om förebyggande olycksarbete resulterar i att styrelsen ställer sig bakom förslaget. Ulrika kontaktar Denny som har kontakter med olika sportklubbar där fallträning ingår. 7.3 PRK behöver ett expertutlåtande om sandbanorna, Ulrika har haft kontakt med en av landets experter på området och styrelsen beslutar att även om detta är förknippat med en kostnad måste detta göras för att vi i framtiden skall ha fungerande banor. 7.4 Punkten om personalförmåner bordläggs då inget underlag finns. 7.5 Diskussion om antalet provridningar resulterar i ett förslag att under 2015 erbjuda 1 provridning 7.6 En arbetsgrupp (Angela, Ulrika, Jessica, Annika) skall arbeta med Kvalitetsmärkning av PRK i enlighet med det dokument som skickats ut inför mötet. 7.7 Ansvar för kaffemaskinen kommer i fortsättningen all ligga på personalen för den dagliga skötseln (sköljning och påfyllning av kaffe, choklad och mjölpulver) och på cafégruppen för veckoservicen. 7.8 Beslut tas om att det måste finnas anställningsavtal för all personal och att det måste upprättas retroaktivt för Märta som slutat. Alla avtal skall även samlas på i en pärm och även finnas tillgängliga i digital form. Det är ordförande som skall skriva under dessa avtal. 8. Information Valberedningen (Carina Axelsson, Stina Dahl, Camilla Glimfjord och Lena Schönberg) är inbjudan till styrelsemötet i december Sida 3 av 5

4 6-7 mars 2015 kommer det att hållas en 2 dagars konferens med övernattning. Konferensen vänder sig till nuvarande styrelse, kommande styrelse, US och även andra aktiva i föreningen som kan bidra och är intresserade 22 februari är föreslaget som datum för årsmötet 9. Avslutning. Mötet avslutades. Sida 4 av 5

5 Detta protokoll har godkänts vi e-post av ordförande och justerare Signerat protokoll finns på Partille Ridklubb Angela Fasth Ordförande Michael Axelsson Sekreterare Christine Tunhall Justerare Sida 5 av 5