Användarhandledning PDB Invest

Transkript

1 Sida 1 av 66 Dokumenthistorik: Version: Datum: Ändrat av: Orsak till ändring: Skapar dokument, utkast Gällande version för PDB Ny klientinstallation, länk till installation, ny bild för Produkter, nytt sätt att tilldela vy Kap , filen kan ligga i state Ersatt när ny version skapas Kap. 2 Tagit bort stycke om att PDB och IDA inte kan användas på samma klient PDB är en projektdatabas för Trafikverkets erings projekt, begreppet PDB står för projektdatabas samt att den ska stödja era processen. Dokumentet beskriver systemets grundläggande struktur och funktioner för att kunna hantera projektgemensam dokumentation. Beroende på användarbehörigheter, dokumentens state (läge) i sitt flöde och var i mappstrukturen det placeras kan dokumenten göras tillgänglig för kontrakterade användare och/eller andra intressenter som exempelvis kommun eller Länsstyrelse.

2 Sida 2 av 66 Innehåll 1 Allmän information Installation av klient Installation för interna användare Installation för externa användare Behörigheter Starta och logga in i PDB Utseende Statussymboler Mappstruktur Övergripande mappstruktur Mappen Documents System Admin System Config Custom Folders Saved Searches Projektstruktur Befintligheter samt styr och stöd Styrande och stödjande dokument Tidigare utredningar Befintligt underlag Typ och standardritningar System projektspecifikt Projekteringskontrakt Databasdokument... 13

3 Sida 3 av Modell PDF på begäran Ritning Ritning PDF Ritningsdefinitioner Samordningsmodeller Temporära dokument Textdokument Textdokument PDF Produkter Generella funktioner Öppna och titta på dokument Händelse vid dubbelklick Redigera dokument Öppna Uppdatera serverkopia Frigör Dokumentöversikt Skapa nytt dokument Registrera/lägg in ett dokument Wizard när man skapar/registrerar fil Exportera/Importera filer Export Import Kopiera ut Flytta/Kopiera dokument Genvägar Länkar i dokument... 40

4 Sida 4 av E-post Egenskaper på dokument Ändra egenskaper/dokumentattribut Ändra egenskaper på flera dokument samtidigt Vyer Gränssnitt Sök Snabbsökning Avancerad sökning Spara Sökning Dokument Set Rendera PDF Flöden Hantera dokumentets state (läge) i granskningsflödet Ändra state i arbetsflödet Ändra state manuellt i arbetsflödet Visa alla versioner Utbildningsmiljö Information om PDB Läs mer... 65

5 Sida 5 av 66 1 Allmän information PDB bygger på Bentleys programvara ProjectWise, det är ett fil- och dokumenthanteringssystem, med en Klient och en server lösning, byggd med en SQL databas med fillagring. Det är en integrerad projektserver där alla projektörer jobbar på en gemensam arbetsyta, alla har tillgång till samma underlag och man kan med behörigheter styra synligheten av modeller och ritningar via statushantering och godkännandeflöden. Användaren kan arbeta integrerat genom att CAD programvaran kan öppna PDB och öppna/spara filer direkt i PDB. PDB kan öppnas från valfri arbetsplats med internetuppkoppling. 2 Installation av klient För att kunna använda PDB krävs att en klient (en programvara) är installerad på din dator, den version som används för PDB är ProjectWise Explorer V8i (SELECTseries4) Version Commercial Release. Installationen kan användas även för IDA och Förbifart Stockholm. 2.1 Installation för interna användare. För användare med Trafikverksdator kan klient beställas från BerIT, programmet i BerIT heter Trafikverkets ProjectWise Explorer v Installation för externa användare. För externa användare kan klient hämtas från Trafikverket.se under Mer om PDB i ProjectWise

6 Sida 6 av 66 3 Behörigheter För att kunna använda PDB måste användaren ha en inloggning i Trafikverket. För externa användare måste ett externt användarkonto skapas ett så kallat 90-konto, projektets datasamordnare ansöker om dessa konton. Externa loggar in första gången via Trafikverket.se och får ett nytt lösenord, lösenordet gäller i 90 dagar, har man lösenord loggar man sedan in i PDB med ProjectWise klienten. För att få behörigheter till det projekt man ska jobba med i PDB måste man söka behörighet via Arthur. Se exempel för projekt Ostlänken, där det finns behörigheter för trafikverksanvändare och behörigheter för de användare som ska ingå i ett kontrakt. Projekten som sätts upp beställer sina egna AD-grupper, projekten lägger sedan själva in sina användare i rätt AD grupp, exempelvis gör projektets datasamordnare det. AD-gruppen synkas sedan in i ProjectWise så man kan logga in i PDB. När man väl har kommit in i PDB kan man delegera behörighetshanteringen till konsultuppdraget eller leverantören, de kan hantera sina egna grupper i PDB.

7 Sida 7 av 66 4 Starta och logga in i PDB För att starta PDB, välj Start -> Alla program > ProjectWise Explorer När ProjectWise Explorer startats visas huvudfönstret. Klicka på plustecknet bredvid PDB (Login Server 1) för att logga in. För interna användare på Trafikverket kan man kryssa i rutan Use Windows Single Sign- On for authentication (behöver endast fyllas i första gången), nästa gång loggas du in med automatik, du behöver inte ange ditt lösenord. Externa användare måste logga in med användarnamn enligt TRAFIKVERKET\användarnamn. Om du av någon anledning inte vill logga in automatiskt med Single Sign-On, glöm då inte att ange TRAFIKVERKET\ före ditt användarnamn.

8 Sida 8 av 66 Första gången du loggar in i PDB, kommer du att få frågan om var ditt Working Directory ska skapas. Working directory är den plats där PDB kommer att arbeta med temporär lagring av filer. Svara Ja på frågan om det föreslagna arbetsbibliotek ska skapas. Nej om man vill ha annan mapp. Internt rekommenderas att utcheckningsbiblioteket sätts till m:\projectwise\<datakälla> För externa, om de har motsvarande en hemmakatalog, annars c:\användare\<användarnamn>\<datakälla> Utcheckningsbibliotek kan bytas i efterhand under Tools -> Options välj fliken Settings, Working Directory och When Using ProjectWise Explorer.

9 Sida 9 av Utseende När man är inloggad så får man tillgång till arkivmappar och dokument som man har behörighet till. Huvudfönstret består av tre delar förutom snabbvalsknappar och menyer: 1. Datakällor och arkivmappar; visar de dokumentarkiv som finns. Under varje dokumentarkiv finns en mappstruktur som dokumenten ligger i. 2. Dokumentdelen; visar en lista över de dokument som finns i den arkivmapp man valt. Härifrån kan du öppna dokument, sortera, söka, skapa/registrera dokument mm. 3. Document Properties och Folder Properties visar en lista över attribut för det dokument eller den arkivmapp man valt. Dependency Service visar grafiskt referenser till det aktuella dokumentet (främst CAD-modeller).

10 Sida 10 av Statussymboler Dokument i PDB kan ha lite olika status symboler i dokumentlistan, exempelvis; Blå märklapp - Låst (endast läsrättigheter) Bock - Ändras av dig Hänglås - Ändras av någon annan Bok - Endast läsrättighet Penna - Skrivrättighet Diskett - Dokumentet är exporterat Anteckningsbok - Flatset, gruppering av dokument 5 Mappstruktur 5.1 Övergripande mappstruktur Övergripande anges ett antal systemadministrativa dokument och inställningsfiler, konfigurationsfiler samt mallar Mappen Documents Mappen documents inne håller följande System Admin Innehåller bla inställningsfiler, uppslagstabeller (valbara värden i attribut-menyer) och mallar för att skapa projekt.

11 Sida 11 av System Config Innehåller gemsamma systemparametrar tillgängliga för alla projekt i PDB. Där finns bla symbolbibliotek (2D och 3D), inställningsfiler för ritningsdefinitioner och modeller och dokumentmallar Custom Folders Anpassade mappar, används inte i PDB Saved Searches Innehåller sparade sökningar, man kan spara en sökning, exempelvis ge mig alla filer i ett visst teknikområde som är i state delad. 5.2 Projektstruktur Under mappen Projekt ligger projekten indelade på stråk Befintligheter samt styr och stöd Mappen Befintligheter samt styr och stöd användas för att hantera den information som beställaren vill göra tillgänglig för kontraktens medlemmar eller andra externa intressenter enligt mappstruktur nedan: Önskas nya undermappar eller borttagande av onödiga mappar som skapats utifrån den generella mallen kontaktas projektets datasamordnare Styrande och stödjande dokument Här läggs projektets gemensamma och övergripande dokumentation för t.ex. mallar och checklistor.

12 Sida 12 av Tidigare utredningar Här läggs projektets utredningar, förstudier etc Befintligt underlag Här läggs underlag i en mappstruktur som motsvarar strukturen för fortsatt arbete under mapp 10 Väg eller järnvägsplan och 20 Systemhandling (enligt struktur baserad på Byggtjänsts BSAB-koder, med Trafikverkets komplettering). Här läggs t.ex. underlag från underhåll, lantmäteriet, kommuner in Typ och standardritningar Om projektspecifika typ- eller standardritningar tas fram, läggs dessa in här System projektspecifikt Under denna mapp finns en struktur för att hantera CAD relaterad information Projekteringskontrakt Strukturen under Projekteringskontrakten är baserad på BSAB kodningen. Alla projekt har samma struktur.

13 Sida 13 av 66 Under varje BSAB (teknikområde) finns filerna man jobbar med. Under 00 Gemensam, kan exempelvis gemensamma filer för flera teknikområden läggas Databasdokument Databasdokument kan vara ett antal olika typ av filer såsom: koordinatfiler (PXY), LandXML-filer, spårgeometrier, AutoGRAF.dbf m.f Modell Med modell avses olika typer av modellfiler för respektive fackområde/teknikområde PDF på begäran PDF som arbetsmaterial Ritning Med ritning avses ett dokument i originalformat tex. Dwg, dgn. Ex. schemaritningar för el och signal Ritning PDF PDF som ska kontrolleras parallellt med ritningen

14 Sida 14 av Ritningsdefinitioner Ritningsdefinitioner, innehåller geografisk lägesbunden information som presenteras i ritningsform från modeller, ritningsdefinitionsfilen innehåller länkar till de modeller och inställningsfiler som används Samordningsmodeller Samordningsmodeller, används för att skapa samordningsmodeller för samordning, samgranskning exempelvis inför möten, mappen ligger på varje teknikområde, men kanske väljer man i ett projekt att jobba med de sammanslagna modellerna under 00 Gemensam Temporära dokument Temporära dokument filer utan status Bra att ha filer Textdokument Med textdokument avses dokument som normalt skapas via MS Office såsom Word, Excel, Powerpoint Textdokument PDF PDF som ska kontrolleras parallellt med textdokumentet Produkter I mapp produkter är tanken att produkterna ska paketeras, i dagens version av PDB är detta implementerat som temporära paketeringslösning.

15 Sida 15 av 66 6 Generella funktioner 6.1 Öppna och titta på dokument Om du endast vill öppna och titta på ett dokument kan du dubbelklicka på dokumentet eller markera dokumentet, högerklicka och välja Open as Read-Only Händelse vid dubbelklick I PDB är det inställt att när man dubbelklickar på dokument öppnas det skrivskyddat, om man vill ställa om så att dokumentet istället checkas ut och blir redigerbart vid dubbelklick gå in under Tools -> Options välj fliken Settings, gå till Documemt List -> Double click action till Open. 6.2 Redigera dokument Beroende på vilket state (läge) filen befinner sig, blir hanteringen för att redigera olika. Läs mer om flöden under rubriken 7 Flöden. Observera att det är endast i state Skapad som filen kan redigeras.

16 Sida 16 av Öppna För att ändra i ett dokument, högerklicka på det i dokumentlistan och välj Open. Dokumentet hämtas ut (checkas ut) till en temporär plats på den lokala hårddisken och öppnas sedan i exempelvis Word. När ett dokument öppnats eller checkats ut för att ändras kan inte andra användare ändra i dokumentet, dvs. dokument i IDA kan endast ändras av en användare i taget. Det är möjligt för andra användare att läsa eller hämta ut kopior av dokument som checkats ut. Första gången du öppnar ett dokument med en ny filtyp visas nedanstående meny. Kryssa i Använd alltid det här programmet om du i fortsättningen alltid vill använda samma program. Om man kryssar i valet Öppna dokumentet med enbart läsrättighet öppnas en skrivskyddad kopia.

17 Sida 17 av 66 När du är klar med dina ändringar och har sparat avslutar du programmet, får man automatiskt en fråga om du vill checka in, uppdatera serverkopia eller frigöra dokumentet. Välj Checka in dokumentet för att få med de senaste ändringarna till PDB Uppdatera serverkopia Väljer man Update Server Copy får man in ändringarna i PDB men dokumentet behålls utcheckat Frigör Om man av misstag checkat ut dokumentet, till exempel dubbelklickat istället för att Öppna skrivskyddat eller inte vill spara de senaste ändringarna i PDB kan man välja Free. Nästa gång du checkar ut dokumentet skrivs den lokala kopian över.

18 Sida 18 av Dokumentöversikt Om man avslutar PDB och har dokument utcheckade visas denna meny. Menyn visar alla dokument man själv checkat ut. I menyn kan man bland annat välja att checka in eller frigöra dokument. Menyn Dokumentöversikt finns under Tools -> Local Document Organizer eller under snabbknappen Local Document Organizer.

19 Sida 19 av Skapa nytt dokument Att skapa dokument rekommenderas att man gör direkt i PDB, man väljer mallar som är uppsatta i projekten, man får på så sätt rätt utseende/inställningar etc. på dokumenten. Har man redan skapade dokument som ska läggas in i PDB kan man dra och släppa in dokumenten i PDB, se rubrik Registrera/Lägga in ett dokument. Skapa ett nytt dokument. 1. Stå i den mapp som du vill skapa ett nytt dokument i, högerklicka och välj New -> Document 2. I dialogrutan som kommer fram Select a Wizard välj Advanced Wizard. Fortsätt med OK.

20 Sida 20 av Välj Nästa. 4. Om man markerat fel mapp att skapa filen i, kan man justera mappvalet i denna meny, välj Nästa.

21 Sida 21 av Välj mall, välj Select.

22 Sida 22 av Välj mall, se projektets Dokumenthanteringsplan/IT-handledning vilka mallar som ska användas, välj sedan Open. 7. Välj Nästa.

23 Sida 23 av Dokumentattribut (metadata) ska alltid fyllas i den omfattning som krävs för kvalitetssäkring av registrerat dokument, se mer i projektets Dokumenthanteringsplan/IT-handledning. Rubriker med vinklar <> är obligatoriskt att fylla i, välj Nästa. 9. Ytterligare en dialogbox med metadata att fylla i, välj Nästa.

24 Sida 24 av Ge dokument namn och beskrivning. För dokument under befintligheter finns möjlighet att ange dokumentets version t.ex. om det är ett dokument som redan har en fastställd version, välj Nästa.

25 Sida 25 av Dialogbox Create a Document, välj Nästa. 12. Välj Slutför.

26 Sida 26 av 66 Dokumentet (dvs. filen inklusive dess metadata) är nu skapad och ligger i state Skapad. Observera om modellfil i MicroStation (.dgn) skapas måste aktuellt nivåbibliotek (.csv) kopplas inne i MicroStation. 6.4 Registrera/lägg in ett dokument För att registrera/lägga till ett redan skapade dokument i PDB gör man genom s.k. dra och släpp från Utforskaren i Windows. 1. Markera önskad fil och dra över den till den mapp i PDB som du vill registrera dokumentet i och släpp. I dialogrutan som kommer fram Select a Wizard välj Advanced Wizard. Fortsätt med OK. 2. Välj Nästa.

27 Sida 27 av Om man markera fel mapp att dra in filen till kan man justera mappvalet i denna meny, välj Nästa.

28 Sida 28 av Använd dokumentet som registreras som mall, välj Nästa.

29 Sida 29 av Dokumentattribut (metadata) ska alltid fyllas i den omfattning som krävs för kvalitetssäkring av registrerat dokument, se mer i projektets Dokumenthanteringsplan/IT-handledning. Rubriker med vinklar <> är obligatoriskt att fylla i, välj Nästa. 6. Ytterligare en dialogbox med metadata att fylla i, välj Nästa.

30 Sida 30 av Ge dokument namn och beskrivning. För dokument under befintligheter finns möjlighet att ange dokumentets version t.ex. om det är ett dokument som redan har en fastställd version, välj Nästa.

31 Sida 31 av Dialogbox Create a Document, välj Nästa. 9. Välj Slutför. Dokumentet (dvs filen inklusive dess metadata) är nu inlagd och ligger i state Skapad.

32 Sida 32 av Wizard när man skapar/registrerar fil För att inte behöva klicka igenom så många menyer när ett dokument skapas eller registreras kan man välja vilka menyer som dyker upp. Gå in under Tools -> Wizard Manager, välj Document Creation Advanced Wizard Properties. Exempel på inställning under Wizard Pages.

33 Sida 33 av Exportera/Importera filer Export Om man vill checka ut ett eller flera dokument till en filtjänst kan man välja Export. Dokumenten blir låsta för redigering av andra, för att återföra dokumenten till PDB måste man sedan importera dokumentet/dokumenten. Vill man bara ta ut filerna för att kunna läsa dem eller som grund för att skapa nya dokument väljer man i Export menyn Copy Out.

34 Sida 34 av 66 Högerklicka på dokumentet alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl, högerklicka och välj Export. Välj Export på första sidan av exportguiden och sedan Nästa.

35 Sida 35 av 66 Välj målmapp för filerna. Välj Nästa och Slutför. Dokumenten nu låsta för redigering.

36 Sida 36 av Import Högerklicka på dokumentet alternativt markera flera dokument med shift eller ctrl högerklicka och väj Import. Dokumenten hämtas då från den plats de checkades ut till och läggs in i PDB. Dokumenten kan nu åter redigeras i PDB Kopiera ut För att kopiera ut ett eller flera dokument till filtjänst kan även Export användas, välj då alternativ Send to Folder och Nästa.

37 Sida 37 av 66 Välj målmapp för filerna, välj Nästa och Slutför. Dokumentet är nu ut kopierat till vald mapp.

38 Sida 38 av 66 Om man vill kopiera ut till den utcheckningsmapp som man har vald, välj istället Copy Out. 6.6 Flytta/Kopiera dokument Den enklaste metoden brukar vara att dra och släppa ett eller flera dokument mellan mappar. Copy-Paste fungerar också. Högerklicka på dokumentet och välj kommando. Använd alltid Wizarden när dokument kopieras. Det finns dessutom ett Copy to/move to kommando som öppnar en meny där man kan välja målmapp och filnamnet samtidigt. Exempel om man väljer kommandot Move To välj i menyn, vilken fil som ska flyttas (Source Dokument) och sedan vart dokumentet ska flyttas (Destination Document).

39 Sida 39 av 66 Behörigheter styr om man får kopiera/flytta, man måste ha "skapa" behörighet dit man flyttar/kopierar dokument och man måste ha behörighet att ta bort dokument från den mapp man flyttar ifrån. 6.7 Genvägar För att skapa en genväg, kan man kan ta tag i ett dokument eller mapp och dra det till skrivbordet eller utforskaren. Genvägen öppnar PDB och visar dokumentet eller mappen, om länken är till ett dokument markeras det i dokumentlistan men det öppnas inte automatiskt.

40 Sida 40 av Länkar i dokument Länkar kan skapas i exempelvis Office-dokument. Markera dokumentet, klicka i adressfältet och högerklicka. Väljer man Copy -> får man sökvägen i klartext när man ställer sig på länken. med hela Väljer man Copy URL-> får man med hela sökvägen i klartext men utan mellanslag när man ställer sig på länken.

41 Sida 41 av 66 Väljer man Copy URN -> får man en kortare sökväg, (GUID) denna variant måste man använda om man ska skicka länken med E-post. En rekommendation är att man använder URN länkar, den länken fungerar även om dokumentet flyttats. Länkar kan också skapas om man högerklickar på dokument och väljer Skapa länkar En webb-länk kan läsas utan inloggning i PDB, det är bara dokumentet som ligger i state Publicerad som kan läsas från länken.

42 Sida 42 av E-post Det går att skicka E-post till mottagare som länk eller bifogat dokument. Markera dokument/dokumenten som ska skickas med E-post. Högerklicka och välj Send To -> Mail Recipient As Link om dokumentet/dokumentet ska skickas som länkar. Alternativet för mottagare som inte har tillgång till PDB är att bifoga dokumentet. Välj då Send To -> Mail Recipient Outlook startas och dokument/dokumenten länkas eller bifogas i ett e-post meddelande.

43 Sida 43 av Egenskaper på dokument När dokument skapas/registreras i PDB fyller användaren i de dokumentattribut/metadata som krävs. För att se egenskaperna på ett dokument så markerar man dokumentet, högerklickar och väljer Properties (eller tryck mellanslag på tangentbordet). En Meny med olika flikar kommer upp. Under fliken General finns egenskaper såsom namn, beskrivning, version state etc. Fliken Security innehåller behörigheter. Flikarna Attributes och More Attributes innehåller dokumentets attribut, dessa flikar ser olika ut beroende på dokumenttyp, exempelvis om det är en modell eller textdokument. Exempel på dokumentattribut kan vara Stråk, Bandel, BSAB kod. Fliken Audit Trail innehåller historik om filen exempelvis vem som skapade dokumentet. Workspace används om man har satt upp konfigurationer till ex. MicroStation och fliken Spatial för geografiska egenskaper Ändra egenskaper/dokumentattribut För att ändra egenskaper/dokumentattribut på ett dokument så markerar man dokumentet, högerklickar och väljer Properties. Välj flik där man vill ändra dokumentattributen och spara ändringen med Save, stäng ner menyn med Close. Man kan även kopiera dokumentattribut från ett dokument för att sedan klistra in dem på ett annat.

44 Sida 44 av 66 Markera först dokumentet med de dokumentattribut som man vill kopiera, högerklicka och välj Attributes -> Copy Attributes. Markera sedan det dokument som ska få samma dokumentattribut, högerklicka och välj Attributes -> Paste Attributes. Egenskaper/dokumentattribut kan redigeras i alla state fram till Publicerad. Se mer om state och flöden, under rubriken 7 Flöden Ändra egenskaper på flera dokument samtidigt För att ändra dokumentattribut på flera dokument samtidigt, kan man markera filerna, högerklicka och välja Modify. I menyn som kommer upp kan man ändra dokumentattribut, det finns två flikar General och exempelvis Text Document Attributes (om man valt textdokument). Ändra eller lägg till dokumentattribut, Välj Apply för att få med ändringarna, men behålla meny kvar. Välj OK för att få med ändringarna och avsluta menyn.

45 Sida 45 av Vyer Vyer styr utseendet på dokumentlistan, alltså vilka kolumner som ska visas, man kan även sortera på kolumner. Ex. på vy för textdokument För varje mapp i strukturen där dokumenten lagras finns en fördefinierad vy, exempelvis för mappen Textdokument heter vyn Textdokument och för mappen Modell heter vyn Modellfiler. Vyer kan också väljas direkt från listan på huvudmenyn. Vyer kan vara globala eller privata, globala finns i systemet, medans privata vyer kan man skapa själv. 1. För att skapa en privat meny gå in under View -> Manage Views i menyn som kommer fram välj New. 2. Ge ett namn på vyn.

46 Sida 46 av Det finns tre kategorier att välja attribut ifrån: Grundkolumner - Basinformation som systemet registrerar, t.ex. namn, skapad av, dokumentläge, version. Mappkolumner - Mappens egenskaper (brukar sällan användas i listor). Lookup Table ex. File Identifier Attributes. 4. Klicka på plustecknet för att få tillgång till de valbara attributen som ska vara med i vyn. 5. För att få med sig attributen till den egna vyn markerar man dessa i vänstra fönstret och skickar över dem till högra fönstret med den gröna högerpilen, eller så dubbelklickar man direkt på attributet. Med pilarna upp och ner kan man ändra ordningen. Ordningen på kolumnerna kan senare ändras genom att dra och släppa direkt i dokumentlistan.

47 Sida 47 av Avsluta med OK. 7. För att välja vyn, klicka på pilen vid fältet View på huvudmenyn. Om man vill använda den egna vyn i speciell mapp i strukturen måste man tilldela vyn till mappen. Gå in under View -> Manage View, Markera Vy och välj Modify Välj fliken Set Defaults

48 Sida 48 av 66 Välj Folder och sedan Assign Markera mapp, för att komma ner i strukturen klicka på + tecknet. Om man vill markera en hel understruktur, högerklicka på mappen och välj alternativ Select Tree Branch. Avsluta med OK.

49 Sida 49 av Gränssnitt I PDB finns ett antal olika gränssnitt. I några fall kan man välja alternativa gränssnitt beroende vad man önskar registrera. Detta görs under Interface i aktivitetsfältet. Gränssnitten styr hur attributen visas under Egenskaper (Properties). Ex. gränssnitt Dokument Attribut Järnväg Ex. gränssnitt Förvaltning IDA 6.15 Sök Dokument kan sökas i datakällan genom att använda snabbsökning eller avancerad sökning med formulär. Sökning kan ske på dokumentattribut/metadata och/eller innehåll i dokument. Använd tecknet * i början, slutet eller både i början och i slutet för

50 Sida 50 av 66 att fånga in delsträngar. En förutsättning för att göra sökningar med dokumentattribut är att man angett relevanta attribut i varje dokument man skapat/registrerat Snabbsökning Snabbsökning fungerar ungefär som en sökmotor på nätet genom att skriva in sökordet i fältet. Sökningen sker normalt i aktuell arkivmapp med underliggande mappar, sökningen startas genom att klicka på den gröna pilen. Genom att klicka på förstoringsglaset kan olika sökkriterier ställas in, till exempel sökning i hela datakällan Avancerad sökning För att starta avancerad sökning med sökformulär högerklicka på en mapp och välj Advanced Search. Sökningen sker i den aktuella arkivmappen med underliggande mappar.

51 Sida 51 av 66 Man kan också välj kikaren i aktivitetsfältet, sökning med kikaren söker i hela datakällan om man inte begränsar med sökkriterier. I menyn som kommer fram kan man välja på två olika sökformulär. Search by Form liknar Egenskaper men flikar för Behörighet, Filegenskaper och Historik saknas. Fliken Full Text används för fritextsökningar. Formuläret används för att skapa, köra och spara avancerade sökningar för dokument i PDB. Snabbvalslistorna i sökformuläret speglar innehållet i databasen.

52 Sida 52 av 66 Det finns möjlighet att söka på många olika sätt, observera de olika flikarnas innehåll. Wildcard kan användas och motsvarar: * ett obegränsat antal tecken? ett tecken Vill du söka på t.ex. ett filnamn som börjar med A måste A* anges. Fyll i de attribut man vill söka på, starta sedan sökningen. OK söker och visar sedan egenskaper för det första dokumentet i träfflistan. Apply söker på samma sätt men behåller sökformuläret framme. Höger klickar man på ett dokument från träfflistan och väljer Open Folder visas mappen som dokumentet ligger i. Senast använda sökvillkor kan sparas för att senare kunna användas igen. Välj Saved Search längst ner i formuläret.

53 Sida 53 av 66 Om man inte får fram rätt attribut eller inga alls i formuläret, gå till fliken General och se till att det finns ett valt Environment name, om inte välj ett med Change. Define search används om man vill köra en avancerad sökning som letar efter mappar/projekt, men man kan även i detta formulär också söka efter dokument Spara Sökning Fritextsökning kan göras i snabbsökfältet eller i sökformuläret Search by Form under fliken Full Text.

54 Sida 54 av 66 Vid registrering av nytt dokument är det en viss fördröjning innan fritextsökning kan ske. Fritextsökning fungerar alltså inte direkt på ett nyregistrerat dokument men fördröjningen är oftast endast några minuter. Skannade PDF-filer fungerar inte att fritextsöka på eftersom de är jämförbara med en bild Dokument Set Ett dokumentset är en gruppering av dokument, dokumentseten länkar till befintliga dokument i projektets struktur och det finns en möjlighet att låsa ett dokument mot en given version. Dokumentset kommer att användas för paketering av produkter ex. Järnvägsplan, Systemhandling och bygghandling. För att skapa ett dokumentset markerar man den mapp som man vill länka dokument till, högerklicka i den högra visningsvyn, välj Set och New. Ange ett namn på setet, välj samma namn som mappen setet ligger i.

55 Sida 55 av 66 Exempel 1- Plankartor. I fönstret som kommer fram kan man dra och släppa in dokument från projektets struktur eller dra och släppa från sökningar man gjort av de dokument som ska ingå. Om man inte lägger in några dokument och stänger fönstret ovan så kommer inget set att skapas, det måste finnas minst ett dokument refererat för att setet ska skapas. För att ta bort en fil från ett dokumentset, öppna dokumentsetet, högerklicka på filen, välj Set -> Remove from Set.

56 Sida 56 av 66 För att ta bort ett dokumentset, högerklicka på setet och välj Radera. Bredvid varje dokument i ett dokumentset finns en kryssruta som heter Lock to version. Lock to Version ska vara i kryssad, om man vill att den versionen av dokumentet som man drar in alltid ska gälla i dokumentsetet, oavsett om man senare skapar en ny version av dokument så kommer den inte med. Observera då att om man låser dokument till en viss version, så måsta man välja att visa alla versioner för att kunna se den versionen om en ny version av det refererade dokumentet skapas. Lock to Version ska kryssas bort, om man alltid vill att den aktiva versionen av dokumentet ska ingå i dokumentsetet. Dokumenten som ligger i dokumentsetet är länkar till den plats där dokumentet ligger, man kan jobba med dokumentet i dokumentsetet exempelvis öppna filen, skicka vidare i flödet, skap ny version.

57 Sida 57 av 66 Observera att det inte går att dra in ett dokumentset in ett annat dokumentset. Under kommandot Set, finns också en funktion som skannar av och rättar till om det blivit något fel i referenser eller länkar till dokument. Set -> Scan References and Link Sets Rendera PDF I PDB finns stöd för att skapa PDF:er. PDF:er kan genereras från förutbestämda profiler. On Demand (på begäran) kan användas när man vill generera en PDF som arbetsmaterial och Review (kontroll) används när PDF ska kontrolleras parallellt med ritning eller textdokumentet. PDF-filer kan genereras från Ritningar, Ritningsdefinitionsfiler och textdokument i Word och Excel, attribut från originalformatet ärvs. PDF-generering för kontroll ska ske från och med state delad. PDF dokumenten för kontroll versionshanteras på samma sätt som originalformaten i PDB, men det finns ingen koppling mellan originaldokument och genererad PDF. PDF dokument på begäran kan exempelvis vara PDF som arbetsdokument. För att generera en PDF, markera dokument, högerklicka och välj Create Renditions Välj profil i menyn under Profile, välj med pilen.

58 Sida 58 av 66 On Demand PDF Generation for Documents Dokument på begäran, hamnar under mappen \PDF på begäran\textdokument On Demand PDF Generation for Drawings Ritning på begäran, hamnar under mappen \PDF på begäran\ritning Review Documents Generate PDF s for Review Dokument på begäran, hamnar under mappen \Textdokument PDF Review Drawings Generate PDF s for Review Ritning på begäran, hamnar under mappen \Ritning PDF Om man vill ha ett mail när renderingen är färdig bocka i Send notification on complete. 7 Flöden 7.1 Hantera dokumentets state (läge) i granskningsflödet Alla dokument som läggs in i PDB hanteras i ett förutbestämt flöde. Syftet är att möjliggöra och kvalitetssäkra en granskningsprocess. Varje flöde består i sin tur av ett antal states. Beroende på hur långt dokumentet har kommit i sitt flöde, vilken mapp det ligger i och behörighetsstrukturen kan dokumentet ses och skickas vidare i flödet av olika användargrupper. Vilket flöde ett dokument hamnar i beror på i vilken mapp de läggs in. Nedan visas det längsta flödet som har 11 states och gäller för dokument som läggs i

59 Sida 59 av 66 någon av mapparna modeller, ritningar eller textdokument och som har ett styrt arbetsflöde. En fil kan bara skapas och ändras i state skapad övriga state är bara kontrollägen och visningslägen. Ett dokument kan endast flyttas framåt ett state i taget dvs till nästa state i arbetsflödet. Om ett dokument behöver ändras skickas dokumentet tillbaka i arbetsflödet och hamnar alltid i state skapad där en ny version skapas, den tidigare versionen fryses och statusmärks som Ersatt När en handling ska färdigställas och alla ingående dokument är godkända läggs dokumenten i handlingen i state publicerad. Observera att när dokumentet hamnat i state Publicerat kan alla (leverantör+beställare+ besökare ) i hela PDB se dokumentet. När ett dokument har state ersatt, har en ny version av dokumentet skapats När ett dokument upphävs kommer det inte att gälla längre. Behörigheter/Roller styr vem som kan ändra dokumentets state. Mapparnas syfte styr vilket arbetsflöde som är kopplat till den enskilda mappen, det finns flera olika arbetsflöden. Exempel: Flöde för Temporära filer Flöde för PDF Godkännande

60 Sida 60 av 66 Det finns också mappar som inte har något styrt arbetsflöde, med dem har ändå states, exempelvis har de state skapad, sedan finns det andra states som man sätter manuellt, exempelvis delad eller publicerad. Mappen Samordningsmodeller och hela mappen Befintligheter samt styr och stöd har den funktionaliteten. Under mappen Befintligheter samt styr och stöd finns flödet befintligheter (men undantag av mapp 04 System projektspecifikt som har ett annat flöde). I dagsläget finns inga interna processer för godkännandehantering för dokument som läggs i någon av mapparna eller undermapparna under Befintligheter samt styr och stöd. Därför måste du själv säkerställa att när du lagt in ett dokument som du anser är färdigtställt, flytta detta dokument i flödet till state Publiserad. Vilket state ett dokument befinner sig i kan ses enligt nedan: Ändra state i arbetsflödet För att ändra state på ett dokument i arbetsflödet, markera dokumentet, högerklicka och välj Change State.

61 Sida 61 av 66 Godkänn flyttar upp dokumentet ett steg i arbetsflödet. Ett meddelande visar vilket state det flyttas till och ger möjlighet att ångra sig. Exempel: Ny version skapar en ny version och dokumentet hamnar i första läget i arbetsflödet. Den tidigare versionen fryses och statusmärks som Ersatt. Upphäv används i vissa flöden för att markera att ett tidigare publicerat dokument inte längre är gällande.

62 Sida 62 av Ändra state manuellt i arbetsflödet För att ändra state under Befintligheter och samordningsmodeller, som inte har något styrt arbetsflöde, högerklicka på dokument och välj Change State -> Change. Flytta därefter filen till rätt state antingen genom att använda pilen eller drag and drop. För att skapa en ny version av dokument som ligger under Befintligheter måste man först se till så att filen ligger i state Ersatt innan ny version kan skapas. Behörigheter/Roller styr vem som kan ändra.

63 Sida 63 av 66 När dokumentet ligger state Ersatt, markera dokumentet högerklicka och välj New -> Version Versionsbeteckning kan anges manuellt om specifik beteckning önskas (t.ex. om det är ett dokument som har en fastställd version enligt ett specifikt format som du manuellt vill ange). Om inte - lämna tomt. Den nya versionen hamnar också i state Ersatt, ändra till state Skapad för att kunna redigera filen.

64 Sida 64 av Visa alla versioner För att visa alla versioner av dokumentet gå in under Tools -> Options välj fliken Settings och Document List och bocka i Show alla versions. Visa alla versioner Visa senaste versionen

65 Sida 65 av 66 8 Utbildningsmiljö Det finns även en utbildningsmiljö för PDB uppsatt där det kommer att finnas möjlighet att gå in och prova på hur systemet fungerar. Mer information kommer. 9 Information om PDB Det har hållits ett webbinar om Projectwise, PDB-mallen. Powerpointpresentationen återfinns på länken nedan och presentationen inklusive ljudinspelning kommer att finnas på samma plats. r/webbinar.pptx 10 Läs mer Dessa dokument är under bearbetning, länkar kommer Dokument: Digital projekthantering dokumentflöden i PDB Digital projekthantering Metadata och gränssnitt i PDB Digital projekthantering informationsmodell för investeringsprojekt PW Workflow Matrix_Utförande Entreprenader_Små och Medelstora projekt Beskrivning Handledningen beskriver dokumentflöden, behörigheter och versionshantering i PDB Handledningen beskriver metadata och gränssnitt i PDB Handledningen beskriver informations- och behörighetsmodell för investeringsprojekt i PDB Beskriver arbetsflödet i PDB

66 Sida 66 av 66