Verksamhetsberättelse 2015 Hemtjänstkompaniet i Solna AB

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2015 Hemtjänstkompaniet i Solna AB Bakgrund Vårt företag har sitt ursprung från 90-talet och har sedan dess utvecklat sin hemtjänstverksamhet i norra Storstockholm. Vi finns idag etablerade i Österåker, Täby, Sollentuna, Danderyd, Solna, Vällingby och Alvik. Vår värdegrund är: Respekt - Vi respekterar varje individs styrkor och möjligheter och uppskattar olika människor. Öppenhet - Vi lovar transparens, insyn och är öppna i allt vi gör. Leverans - Vi genomför det vi lovar, är tydliga med vad vi erbjuder och vi levererar högklassig service. Verksamhetens kvalitetsberättelse Under 2015 har verksamheten främst fokuserat på att säkerställa alla våra distrikt för att nå en än mer tillfredsställande kvalitet och lönsamhet. Vi har vidtagit en del förändringar på organisationsnivå så som omfördelning av medarbetare, slagit ihop tre kontor till två i västerort baserat på geografiska områden, samt för en bättre lokal närvaro till kund. Vi har även tillsatt en ny VD/verksamhetschef, Hannah Lindgren. Med lång erfarenhet inom branschen och med ett brinnande hjärta för vår organisation, medarbetare och kunder. Vi har under år 2015 kommit långt med utveckling av ledningssystem, lönsamhet samt en plattare organisation för bättre samarbete kring medarbetare och chefer. Vi har löpande implementering hos våra medarbetare avseende rutiner, lagstiftningar samt de krav våra kommuner ställer inför oss via APT samt intern central utbildning vid nyanställning med handledning av rekryterings/bemannings-ansvarig och flera chefer. Verksamhetsbeskrivning Vi strävar mot att vara det första självklara valet inom hemtjänst i de kommuner vi verkar. Vi vill att våra kunder skall känna trygghet, våra medarbetare skall känna stolthet, driv för stark gemenskap och engagemang. 1

2 Vi är i dagsläget verksamma i Österåker, Täby, Sollentuna, Danderyd, Solna, Alvik samt Vällingby. Vi inriktar oss på alla områden inom äldre samt att utföra hushållsnära tjänster föra att kunna tillmötesgå allas enskilda önskemål som komplement till enskilda biståndsbeslut. Vårt huvudsakliga uppdrag är att tillgodose den enskildes personliga behov utifrån biståndsbeslut och tillsammans med primärvård, terapeuter, anhöriga och andra instanser samverka för den enskildes rättigheter, säkerställa den enskildes behov för en skälig levnadsnivå samt kunna bo kvar i det enskilda hemmet. Riskanalys Under 2015 har vi som nämnt ovan gjort en del organisationsförändringar som kan komma att påverka kund och medarbetare, för vilka det under året gjorts löpande riskbedömningar samt tagits vid möten enskilt tillsammans med Kommunal. Vi har begränsat lokala kontor i västerort, för att sänka lokalkostnader samt få ett tätare samarbete kring chefer och kunna planera medarbetare på ett mer effektivt sätt på fältet avseende de geografiska områden vi har. Vi hade under 2015 ett s.k. Västerorts-projekt, där vi granskade verksamheten, möjliga vinster och risker i omorganisering samt löpande förbättringsarbeten tillsammans med chefer och övriga anställda. Vi hade en tuff period med flytt, men upplever i dagsläget en positiv effekt av tagna beslut och nuvarande situation. Vi höll ständig uppdatering gentemot kunder och informerade om kommande händelser löpande. Mycket fokus under 2015 har även legat på personal och kundkontinuitetens uppbyggnad avseende områden samt att tillsvidareanställa de vikarier som arbetade mycket och gav positiv effekt för företaget. Vi önskar att satsa mycket på den anställda som påverkar företaget på ett väldigt positivt sätt och fortbildar löpande genom att erbjuda tid för undersköterskan utbildning samt andra utbildningar årsvis som HLR och ergonomiska utbildningar. Utöver detta har vi även planer för att anställa en egen SSK, som utöver hälso- och sjukvårdsuppgifter även kan bibehålla en god framtid vad gällande utbildningar inom demens och andra prioriterade områden för våra medarbetare. Vår tillgänglighet har även förbättrats vi går att nå per telefon dygnet runt, alla dagar om året och är således alltid kontaktbara via vår arbetsledarjour. Denna roterar mellan ca tio chefer på rullande schema vilket skapat en ännu större trygghet hos våra medarbetare. Vid Hemtjänstkompaniet i Solna genomförs under våren årligen en riskanalys hemma hos kunden för att bedöma vilka riskområden som finns. Vid den kontrolleras eventuella riskfaktorer som kan medföra skada för kund eller för medarbetare. Tillsammans med kunden beslutas det vilka omedelbara åtgärder som kan utföras för att minska risken för brister. I samband med detta kan, med kundens medgivande, arbetsterapeut och sjukgymnast kontaktas för att bedöma vilka hjälpmedel eller åtgärder i hemmet som kan komma att behövas. Vid behov kontaktas även vårdcentral och biståndshandläggare. Medarbetarna, framförallt kontaktpersonerna, tar också del av den information som framkommit genom analys av riskbedömningar för att trygga deras arbetsmiljö samt för att 2

3 göra dem uppmärksamma på vilka riskfaktorer man bör hålla utkik efter vid förändringar hos kund. Ofta har de mycket god insyn i kundens situation och vid behov görs löpande förändringar i riskbedömningen för att den ska hållas aktuell. Uppföljning genom egenkontroll För kunder har verksamheten en årlig kundenkät utöver socialstyrelsens kundenkät. Därutöver förs en löpande dialog med kunderna både genom chefer och kontaktpersoner. För att utvärdera relationen mellan medarbetare och chefer på företaget har vi regelbundna medarbetarsamtal (ett per år) av verksamhetsledare/verksamhetschef, samt två gånger om året medarbetarenkäter, vilket gett uppföljning och åtgärdsprogram för att stärka medarbetarstolthet som hos oss är mål minst 80 % total nöjdhet. Samtliga kunders akter granskas och följs upp av cheferna löpande under året för att kontrollera att de stämmer överens med kundernas behovsbild. Hemtjänstkompaniet i Solna har under året genomfört olika former av egenkontroll för att försäkra att kunden får den hjälp de är beviljade utförd. Vid uppstart har kunden oftast fått en genomförandeplan skriven inom två veckor. För befintliga kunder gjordes en omfattande uppföljning av genomförandeplaner i mars och april månad. Även hembesök för att etablera en personlig kontakt med kunderna genomförs succesivt av cheferna för att säkerställa att rätt insatser utförs och behovet tillgodoses. I samband med att genomförandeplanerna uppdaterades gjordes en årlig riskbedömning i kundens hem för att bedöma vilka typer av risker som fanns för såväl kundens som medarbetarnas säkerhet, samt för att förebygga eventuella framtida skador eller risker. Om kundens behov eller tillstånd förändras allvarligt görs en uppföljning med ny genomförandeplan och riskbedömning. Under året har social dokumentation utförts skriftligt hemma hos kund och registrerats i Phoniro. Medarbetare har fått tydliga instruktioner om vad som ska dokumenteras och hur. Samtliga anteckningar finns tillgängliga för alla medarbetare och kontaktpersonen har särskilt ansvar att följa upp. Slutligen görs även en egenkontroll för personalkontinuiteten hos kund. Målet är att varje kund ska ha besök av max 10 stycken medarbetare per månad. Vissa avsteg har gjorts, framförallt hos kunder med många dubbelbemannade besök per dag. Kontroller görs två gånger per månad, i mitten och slutet av månaden. Under 2015 har inga arbetsrelaterade olyckor skett och endast enstaka incidenter har rapporterats från kunder. En del arbete kvarstår till 2016 i att göra genomförandeplaner tydligare ur kundens perspektiv och mer inkluderande av kundens önskemål. Den sociala dokumentationen har generellt varit bra, men det krävs mer arbete med medarbetarna för att social dokumentation ska blir en fullt integrerad del av arbetet. Förbättringsarbete inför nästa år finns även inom kontinuiteten. Det krävs bättre förberedelser och eftertanke, framförallt vid korttidssjukskrivningar. Därutöver sker även avvikelserapportering löpande av medarbetare om något inte stämmer, dessa kallar vi numera händelserapport. Generellt arbetar Hemtjänstkompaniet med såväl intern som extern rapporthantering. I de interna avvikelserna har vi sett klar förbättring då kunderna i större utsträckning får sina behov tillgodosedda. 3

4 Utredning avvikelser Vi har på APT diskuterat och gått igenom vad en Lex Sarah utredning/anmälan kan innehålla och omfatta. Skriftliga rutiner för vad som kan leda till en anmälan samt hur man ska gå tillväga finns tillgängliga på kontoret. Där finns även information om vår skyldighet samt varför. Chef påtalar regelbundet att vi som utförare är skyldiga att rapportera allvarliga händelser. Samtliga större avvikelser genomgås av verksamhetschefen. Under året har fyra Lex Sarah utredningar genomförts. Den första händelsen gällde en kund som varit på sjukhus och oanmäld kom hem. Kunden tog senare själv kontakt och informerade att denne var hemma. Den andra händelsen gällde ett uteblivet besök hos kund. Händelsen orsakades av att medarbetaren inte följt Hemtjänstkompaniets interna rutiner. Den tredje händelsen gällde en stöld i en kunds hem. Händelsen är anmäld till polisen. Förundersökningen nedlagd och ingen skyldig har kunnat utpekas. Den fjärde och sista händelsen skedde då en medarbetare inte kom till arbetet. Detta upptäcktes först då en kund hörde av sig. Befintlig personal löste situationen behjälpligt. Rutiner har förtydligats samt nya rutiner har upprättats för hur en liknande situation ska hanteras. Ingen av händelserna bedömdes som allvarlig och är inte anmäld till IVO. Anmälningarna har lett till förändringar av rutiner för både chef och medarbetare för att säkerställa att händelserna inte upprepas. Samtliga händelser finns sammanställda skriftligen dock anonymiserade och finns tillgängliga på kontoret för medarbetare att läsa. Vi har under APT gått igenom vilka anmälningar som gjorts under året och diskuterat vilka förhållanden som gjort att dessa situationer uppstått. Medarbetarna hade många bra synpunker, varav flera inkluderades i den nya rutinen för att förebygga framtida missförhållanden. Synpunkter och klagomål Under 2015 har ett klagomål kommit verksamheten tillhanda gällande synpunkter om vikarierande chefs bemötande av kunder på sommaren. Kunder har ringt in och framfört önskemål om vilka medarbetare som ska vikariera för den ordinarie kontaktpersonen under semesterperioderna och blivit dåligt bemötta. Vi tar till oss detta och kommer inte ha samma vikarierande chef igen, även samtalat om hur man bemöter kunder och anhöriga som kontaktar oss. Vid ett par tillfällen under 2015 har omvårdnadsförvaltningen påpekat att personalkontinuiteten inte har varit tillräckligt bra. Detta har berott på semestertider och att ny personal kommer in och vikarierar för fastanställda, likaså på chefsnivå. Då verksamheterna sedan återgått till det normala har även personalkontinuiteten förbättrats till dess normala nivå och inga handlingsplaner har behövts upprättas för att få bukt med problemen. För enstaka kunder har även verksamheterna behövt besvara varför antalet besökare varit mer än vanligt under en period, vilket har varit pga. sjukfrånvaro av ordinarie personal eller pga. av att undersöka vilka nyanställda som fungerar socialt och språkligen med kunderna. 4

5 Vi har mottagit synpunkter gällande städning hos kunder då de inte tycker att städningen levt upp till deras förväntningar. Vi har blivit mer tydliga med riktlinjerna från Solna Stad och pratat medmedarbetare, samt återkopplat till kunderna och kompenserat dem med extra städning. Samverkan Samverkan sker löpande med DSK, SSK, läkare, arbetsterapeuter, dietister, biståndshandläggare, sjukgymnaster etc. Vi strävar alltid efter hög lokal samverkan för att på bästa sätt tillgodose våra kunders behov och arbeta tätt och nära individen på ett aktivt sätt. När det uppstår en situation där vi upplever att andra professioner bör bli involverade kontaktar vi dem per telefon eller kontaktar biståndshandläggare för att får råd om vidare åtgärd. Vi har nära kontakt med DSK och vårdcentraler. För att få så nära och korrekt kontakt som möjligt för kunden är det främst kontaktpersoner som samverkar med vårdcentraler och övriga enheter. Om en allvarlig försämring har skett i kundens tillstånd överlämnas samverkansansvaret till verksamhetsledaren. För att undvika eventuella missförstånd eller att information går förlorad informerar kontaktperson samordnare/verksamhetsledare om aktuell situation, som i sin tur informerar relevanta medarbetare. Vi har även samverkan med kommunens verksamhet då vi inte har verksamhet dygnet runt. Vi uppdaterar och informerar ständigt medarbetare om de lokala rutiner som gäller, t.ex. informera den kommunalt drivna nattpatrullen om kunder inte är hemma. Hemtjänstkompaniet arbetar med att nå en allt bättre kontakt med biståndshandläggare, distriktssköterskor och vårdcentraler inom kommunen genom såväl telefonsamtal, mailkontakt samt gemensamma hembesök. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Vi arbetar ständigt med att förbättra kontinuiteten för våra kunder, samt att kontinuerligt följa upp kontaktmannaskap för att säkerställa att kunderna har en kontaktman som de trivs och känner sig trygga med. APT är det bästa verktyget vi har till att säkerställa att rutiner följs samt uppdatera kring nya och vägleda medarbetare på ett bra sätt att efterleva dessa. APT är dessutom ett forum där personalen kan diskutera olika förhållanden på arbetsplatsen, vilket i många fall leder till förbättrade rutiner. Vi har ett årshjul med samtliga punkter inom arbetsmiljö samt andra viktiga områden vi ständigt följer upp via dessa personalträffar. Medarbetarna är de som har närmast och störst insikt i kundernas situation, med inblick i deras behov och önskemål. Därför är deras synpunkter av största vikt i vårt arbete för en högkvalitativ hemtjänst. Efter möten med nya rutiner sätts dessa in i specifik pärm på våra lokala kontor för att vara tillgängliga alla medarbetare. 5

6 Vi arbetar efter vårt interna års- och månadsflöde. Här finns alla viktiga aktiviteter och rutiner att uppdatera medarbetare om samt när vi utför våra interna utbildningar, egenkotroller och riskbedömningar. Brandskyddsarbete På Hemtjänstkompaniet i Solna har vi brandsläckare och brandvarnare för att skydda medarbetare och lokalen mot eventuella skador som kan uppstå vid brand. Samtliga som vistas i lokalerna är informerade om var nödutgångar finns samt var samlingsplats på lämpligt avstånd befinner sig. För att undvika skador i kundernas hem informerar vi årligen både kunder och medarbetare om vilka brandrisker som finns. Under 2015 gjordes detta i november, då brandrisken i många hem ökar runt jul med tända ljus och annat som hör julen till. Vi skickade även ut en broschyr för att ytterligare varna för brandrisk i hemmet och uppmana till aktsamhet. Sammanställning, analys och resultat Förbättringsarbetet under 2015 har löpt på som planerat, även om tidsplanen inte alltid följts till fullo. Riskanalyser, egenkontroller och arbete med avvikelser har skett löpande under året enligt det interna årsflödet och har följts upp av framförallt verksamhetschef. Det finns arbete kvar med att involvera medarbetarna mer och göra dem mer uppmärksamma på vad som kan vara en risk, samt hur man förmedlar information. Vad gäller utvecklingsplanen för 2015 har vi ökat kundnärvaron och gett mer tid till kund som planerat. Medarbetarna är bättre informerade om interna rutiner och arbetet kommer att fortsätta löpande under Exempelvis har rutinerna kring social dokumentation blivit bättre sedan föregående år. Detta arbete kommer fortsätta kommande år. Vi har även under året arbetat mycket med kundbemötande och tillgänglighet för att försäkra att våra kunder känner sig hörda och sedda. Det är viktigt för oss att våra kunder känner sig trygga nog att höra av sig till oss med klagomål och synpunkter och vi upplever att majoriteten av kunder och anhöriga känner denna trygghet och vänder sig till oss när det så behövs. Det är emellertid framförallt genom kontakten mellan kund och kontaktman som möjlighet att påverka de tjänster som utförs förmedlas, där även närstående är välkomna att delta och ofta gör det. Kvaliteten på genomförandeplaner och social dokumentation har förbättrats men för att nå fullgod kvalitet kommer arbetet med det att fortgå under Tillämpning av rutiner och riktlinjer har förbättrats avsevärt, vilket har tillförts som ett stående punkt på APT-möten (årsflöde) så att alla rutiner kontinuerligt gås igenom med de anställda samt implementeras på våra lokala kontor. Under året som har gått har flertalet chefer och medarbetare vidareutbildat sig och fått bättre kompetens inom ledarskap, bättre folkhälsa för äldre, vårdutbildning, ergonomiska utbildningar samt även vår centrala utbildning vi håller ett flertal gånger per år för främst nyanställda. Två vårdbiträden påbörjade under året en undersköterskeutbildning och förväntas vara klara i juni Samtliga anställda ges möjlighet att gå en intern HLR- och ergonomiutbildning årligen, en satsning som är mycket uppskattad och välbesökt. Vi har implementerat Solna Stads kvalitetsdeklaration genom att inkludera den i våra interna rutiner. Alla kunder ska ha en kontaktman och vi förklarar att rätten finns att byta kontaktman om 6

7 man så önskar. Det är upp till verksamhetsledare och rekryteringsansvarig att kontrollera att samtliga anställda har rätt kompetens och därtill följer våra rutiner kring bemötande, kontakt med andra professioner/enheter, förseningar samt nyckel- och kontanthantering. Vårt kvalitetsarbete säkrar att genomförandeplaner är uppdaterade och tydligt visar kundens önskemål. Det är en del av vårt dagliga arbete och en utgångspunkt för kvalitetskontroll. I Solna har vi dessutom anställt en ny chef som började i augusti. Vi ser framemot god chefskontinuitet med verksamhetsledare och samordnare som arbetar för kundens bästa och levererar hemtjänst av hög kvalitet. Vi ser en god utveckling i och med vår nya ledning med mångfaldig erfarenhet inom äldreomsorg och ett brinnande intresse för allas välmående och enorma kompetens. Vi har även på chefsfronten blivit en än mer sammanhållen mindre grupp, med mer strukturerat dagligt arbete och en märkbar starkare relation sinsemellan tack vare mindre volym. Vi hoppas fortsätta med det löpande förbättrings- och kvalitetsarbete vi utgår ifrån dagligen, med vårt mål som det första självklara valet inom hemtjänst. Vi fortsätter bedriva vår verksamhet med respekt mot alla olika individer och deras olika styrkor, vår öppenhet och insyn i allt vi gör kring våra kunder samt genomför det vi lovar, stärker vår tillit och gemenskap. Vi fortsätter vara tydliga med vad vi erbjuder och fortsätter leverera högklassig service. Hannah Lindgren Verksamhetschef Katarina Kosiarska & Camilla Mercurio Verksamhetsledare 7