Klarna Online. Användarmanual

Transkript

1 Klarna Online Användarmanual

2 Välkommen till Klarna! Vi älskar det vi gör. Att göra det enklare för konsumenter att handla i din butik. Att skapa förtroende mellan säljare och köpare. Och att öka din försäljning. Som du säkert vet är Klarna Nordens ledande leverantör av betalningslösningar för e-handeln. Tjänster som erbjuds av tusentals e-butiker och som har använts av miljontals konsumenter. I takt med att siffran för vår första anslutna butik gick från 1 till har vi lärt oss en hel del om både e-handel och om vad som krävs för att öka försäljningen i din butik. Det första steget mot ökad försäljning har du precis tagit genom att erbjuda marknadens populäraste betalsätt! Om manualen Den här manualen är ett verktyg för dig som använder Klarna online systemet där du hanterar ordrar. Här får du tips på hur du enklast hanterar köp, ordrar och returer. Men även hur du förenklar din bokföring genom att generera ekonomiska rapporter och sammanställningar. Ibland kan informationen skilja sig något åt beroende på vilket land du säljer i eller till. Dessa avsnitt har vi markerat med landsspecifika flaggor. Om du exempelvis säljer till både Sverige och Tyskland är det informationen vid den tyska flaggan du ska använda dig av när det gäller försäljningen i Tyskland. Om det dyker upp frågor eller funderingar under arbetets gång är du mer än välkommen att kontakta oss på butikssupporten. Kontaktuppgifter finns på sista sidan. 2

3 Innehåll Välkommen till Klarna! 2 Om manualen 2 Innehåll 3 1. När ett köp görs Kreditprövning Varför görs en kreditprövning? Hur påverkar detta kunden? 4 2. Passiv faktura eller reservation Skillnaden mellan en passiv faktura och en reservation Passiv faktura Hur påverkas kunden? För- och nackdelar med passiva fakturor Reservation Hur påverkas kunden? För- och nackdelar med reservationer 5 3. När ett köp har godkänts Hur hittar jag mina fakturor? Hur hittar jag mina reservationer? Ändring av order Hur ändrar jag en passiv faktura? Hur ändrar jag en reservation? Hur påverkas kunden? Avbeställning av ej skickad order Hur tar jag bort en passiv faktura Hur tar jag bort en reservation Aktivering Hur aktiverar jag en passiv faktura? Hur aktiverar jag en reservation? Delaktivering Hur delaktiverar jag en reservation? Hur påverkas kunden? 7 4. Returer, rabatter och förfallodatum Retur Hur gör jag en retur? Hur påverkas kunden? Delretur Hur gör man en delretur? Hur påverkas kunden? Rabatt Hur ger jag rabatt? Hur påverkas kunden? Hur påverkas jag? Hur flyttar jag ett förfallodatum? Hur påverkas kunden? 9 5. Utbetalning Hur betalar Klarna ut pengar? Hur kan jag se vad jag fått 10 betalt för? Rapporter Vilka rapporter finns tillgängliga och hur används de? Kostnader Avräkningsnota Fakturaunderlag Transaktionsnota (endast för svenska butiker) Fordran Batch-rapport Skapa en manuell faktura i Klarna online Ny kund Postförskottsfakturor Hur skapar jag en postförskottsfaktura? Hur påverkas kunden? Butiksinformation Kontaktinformation till Klarna Hur ändrar jag informationen som står på fakturan? Hur lägger jag till en logotyp på fakturan? Användare Vad innebär de olika användartyperna? Hur lägger jag till nya användare? Hur kontaktar jag Klarna? Sverige Finland Norge Danmark Tyskland Nederländerna Österrike Internationellt 18 3

4 1. När ett köp görs När en kund väljer att handla med Klarna genomför vi ibland en kreditprövning. Prövningen tar bara någon sekund och ger kunden besked direkt om köpet godkänts eller inte. 1.1 Kreditprövning När en kreditprövning sker görs ett flertal kontroller på den personen som köpet avser. Det är därför viktigt att kunden skriver in korrekt information som efterfrågas. När en kreditprövning genomförs behöver vi ibland göra en upplysning hos ett kreditupplysningsföretag. 1.2 Varför görs en kreditprövning? Att göra en kreditprövning ingår i god kreditgivningssed. Samtidigt är det ett sätt för oss att veta vilka vi ska ge krediter till. Ser vi att en person inte kommer att ha möjlighet att betala tillbaka en kredit vill vi heller inte riskera att personen skuldsätts. 1.3 Hur påverkar detta kunden? Våra kreditprövningar delas aldrig med en tredje part vilket betyder att de aldrig syns hos andra bolag som lånar ut pengar. På så sätt påverkar en kreditprövning aldrig kundens kreditvärdighet. När vi genomför en prövning kommer kunden att enligt lag få hem en kopia på upplysningen. 4

5 2. Passiv faktura eller reservation När ett köp har godkänts skapas det antingen en passiv faktura eller en reservation. Vilken typ som skapas beror på hur din e-butik kommunicerar med oss. Nedan hittar du information om vad som skiljer en passiv faktura från en reservation. 2.1 Skillnaden mellan en passiv faktura och en reservation Den största skillnaden mellan passiva fakturor och reservationer är att den passiva fakturans varulista endast går att ändra i Klarna online. Medan en reservations varulista ändras genom ett API-anrop. Använder du reservationer kan du även lägga till en annan faktureringsadress. 2.2 Passiv faktura En passiv faktura skapas när du använder en så kallad standardintegration. Med en sådan integration genereras fakturan automatiskt i Klarna online, och innehåller då en färdig varulista. Fakturan är därför redo att bli aktiverad när beställningen är klar för leverans. En passiv faktura kan manuellt ändras i Klarna online. Mer om detta hittar du under Ändring av order. Läs mer om våra integrationstyper på integrationsguiden. 2.3 Hur påverkas kunden? När en passiv faktura skapas upptar köpbeloppet kundens kredit. Detta sker fram till dess att fakturan aktiveras och slutligen blir betald, eller till dess att den passiva fakturan tagits bort. För att kundens kreditutrymme inte ska bli fullt är det viktigt att du tar bort den passiva fakturan om kunden avbeställer sitt köp. 2.4 För- och nackdelar med passiva fakturor Fördelar Det enda som krävs för att en order ska skapas hos oss är att din butik anropar en funktion. När den är installerad kan du enkelt hantera dina ordrar direkt i Klarna online. Nackdelar Alla ändringar i den passiva fakturan måste göras i Klarna online. 2.5 Reservation En reservation skapas när du använder en så kallad avancerad integration. Med en sådan integration reserveras endast köpbeloppet på kundens kredit. Eftersom vi endast reserverar ett belopp kan varulistan alltid ändras genom ett API-anrop till oss vid leverans. Detsamma gäller för det reserverade beloppet som även det enkelt kan ändras genom ett API-anrop, exempelvis om kunden vill lägga till fler produkter till sin ursprungliga beställning. Läs mer om våra integrationstyper på integrationsguiden. 2.6 Hur påverkas kunden? Reservationer har alltid en reservationstid på 7 dagar. Det innebär att kundens kredit reserveras under lika många dagar. Under den här tiden ska beställningen aktiveras och skickas till kunden. Först när kunden betalar sin faktura återfås krediten. 2.7 För- och nackdelar med reservationer Fördelar Det går att ändra innehållet i en order fram tills leverans genom API-anrop. Dessutom kan man ange olika faktura- och leveransadresser för en reservation. Nackdelar För att ta bort eller aktivera reservationer i Klarna online måste ett API-anrop göras. 5

6 3. När ett köp har godkänts beror på hur din butik kommunicerar med oss, det vill säga om du ska skapa en passiv faktura eller en reservation. I detta kapitel förklarar vi hur du gör för att hantera en order, oavsett typ. 3.1 Hur hittar jag mina fakturor? Det finns två sätt: A. Genom att använd sökrutan Faktura-/Ordernummer. Här skriver du in det fakturanummer som skapats av oss, eller ordernumret. Tryck sedan på Enter. Du har nu antingen hamnat på fakturasidan eller fått en lista på alla fakturor med samma ordernummer. B. Genom att klicka på Sök fakturor. Här gör du en mer avancerad sökning för att hitta fakturor. Maximalt kan du få upp träffar per sökning. 3.2 Hur hittar jag mina reservationer? Det finns två sätt: A. Genom att använda sökrutan Faktura-/Ordernummer. Här skriver du in reservationsnumret och trycker på Enter. Du har nu hamnat på reservationssidan. B. Genom att klicka på Sök reservationer. Här gör du en mer avancerad sökning för att hitta reservationer. 3.3 Ändring av order Om kunden ångrar sitt köp eller vill ha en annan produkt måste ordern ändras. 3.4 Hur ändrar jag en passiv faktura? 1. Välj den passiva fakturan du vill ändra 2. Klicka på Ändra varulista i menyn 3. Klicka på Spara I menyn Ändra varulista kan du, förutom att lägga till eller ta bort varurader, lägga till avgifter så som faktura och fraktavgift. Här kan du även ändra artikelnummer, kvantitet, produktbeskrivning, pris, rabatt och moms. 3.5 Hur ändrar jag en reservation? 1. Gå till den reservationen du vill ändra 2. I beloppsrutan ändrar du beloppet 3. Aktivering gör du sedan genom ett API-anrop Observera! Du kan endast ändra beloppet i Klarna online, inte i själva varulistan. 3.6 Hur påverkas kunden? När du gör en ändring som ökar fakturabeloppet kommer en kreditkontroll att genomföras. Detta för att säkerställa så att kunden kan handla för det nya beloppet. Om kundens köp nekas visas felmeddelande Credit limit exceeded. 3.7 Avbeställning av ej skickad order Ibland händer det att kunden ångrar sin beställning. När detta sker är det viktigt att du tar bort ordern från Klarna online så att den inte tar upp kundens kredit med köpbeloppet. 3.8 Hur tar jag bort en passiv faktura 1. Välj den passiva fakturan du vill ta bort 2. Klicka på Ta bort i menyn 3. Klicka på Ja för att bekräfta Observera! Det går inte att ångra en raderad passiv faktura. 3.9 Hur tar jag bort en reservation För att ta bort en reservation måste ett API-anrop göras. Läs mer om hur API fungerar på integrationsguiden Aktivering När en aktivering görs börjar kundens kredittid att räknas ner. Samtidigt skickas ett meddelande till oss om att varan kommer att levereras till kund och att du därför ska få betalt av oss. Det är därför viktigt att aktiveringen 6 alltid sker det datum varan är beräknad att levereras. För att kunden inte ska missa sin faktura rekommenderar vi att fakturan skickas tillsammans med 6

7 beställningen. Fakturan kan även skickas som ett brev eller via e-post. Observera! Oavsett om kunden gjort ett faktura- eller delbetalningsköp sker aktiveringen på precis samma sätt Hur aktiverar jag en passiv faktura? Du kan aktivera fakturan på två sätt; antingen en i taget eller flera på samma gång. Gör så här för att aktivera en faktura i taget: 1. Välj den faktura som du vill aktivera 2. Klicka på Aktivera i menyn 3. Kontrollera varulistan och klicka sedan på Aktivera 4. Tryck på knappen Skriv ut aktiverad faktura för att få upp fakturan som en utskrivbar pdf. Vill du istället skicka fakturan som ett brev eller via e-post går du tillbaka till fakturan och väljer något av alternativen längst ner i fönstret Gör så här för att aktivera flera fakturor samtidigt: 1. Klicka på Passiva fakturor och förskottsfakturor i huvudmenyn 2. Här markerar du alla de fakturor du vill aktivera 3. Välj sedan på vilket sätt du vill att fakturorna ska skickas. Här väljer du mellan att skriva ut och skicka fakturan med beställningen, skicka den som ett brev eller via e-post 3.12 Hur aktiverar jag en reservation? För att aktivera en reservation måste du göra ett APIanrop. Läs mer om hur API fungerar på integrationsguiden. Hur påverkas kunden? När en passiv faktura eller en reservation aktiveras börjar kundens kredittid att räknas ner. Om kundens betalning skulle utebli skickas en påminnelse, och om påminnelsen i sin tur inte betalas flyttas ärendet vidare till vår bifirma Segoria. Härifrån skickas sedan ett inkassobrev. Eftersom allt sker automatiskt innebär detta att du som butik enbart behöver aktivera och skicka den första fakturan till kunden. Om kunden mot förmodan inte skulle betala är du givetvis garanterad betalning från oss. Om kunden skickar tillbaka varor är det viktigt att du gör en retur. Mer om detta hittar du under avsnittet Retur Delaktivering Om de varor som kunden har beställt inte finns i lager behöver du göra en delaktivering. Det innebär att du endast aktiverar de varor som finns i lager. Hur delaktiverar jag en passiv faktura? 1. Välj den faktura du vill delaktivera 2. Klicka på Aktivera i menyn 3. Byt kvantitet eller ändra de produkter som du vill restnotera genom att bestämma antal varor som du kan leverera 4. När du är klar, klicka på Aktivera Nu har du delaktiverat fakturan med de produkter som du kan leverera. Det har samtidigt skapats en ny passiv faktura som innehåller de varor som inte aktiverades. Aktivering av den nya fakturan gör du på precis samma sätt. För att skicka den delaktiverade fakturan, klicka på fakturanumret som tillhör den aktiva fakturan och tryck sedan på någon av följande knappar; skriv ut, skicka via post eller via e-post Hur delaktiverar jag en reservation? Det enda sättet att delaktivera en reservation är genom ett API-anrop. Läs mer om hur API fungerar på integrationsguiden Hur påverkas kunden? Eftersom du aktiverar den del av fakturan som kan levereras kommer kunden därför bara att behöva betala för dessa varor. Kredittiden för betalningen är den som tidigare avtalats om. Om kunden skulle ångra sin resterande delorder är det viktigt att den passiva fakturan tas bort. Om detta inte görs kommer den annars att ta upp kundens kredit i onödan. 7

8 4. Returer, rabatter och förfallodatum I detta kapitel hittar du information om hur du gör en retur och varför det är så viktigt att returen registreras i Klarna online. Här hittar du även enkla steg-för-steg-guider för hur du ger rabatter och förlänger förfallodatum. 4.1 Retur När en kund returnerar sina varor måste du registrera detta som en retur på fakturan. Om du inte gör detta kommer kunden att få hem en påminnelse vilket kan resultera i en dålig köpupplevelse, och på sikt bidra till att kunden väljer att handla i en annan butik. 4.2 Hur gör jag en retur? 1. Välj den faktura du vill göra retur på 2. Välj Retur/rabatt i menyn 3. Klicka på Returnera hela fakturan 4. Klicka på Nästa 5. Klicka sedan Ja 4.3 Hur påverkas kunden? Om kunden inte har betalat Då kan kunden bortse från fakturan. Om kunden har betalat Klarna återbetalar kunden Delretur Om enbart en del av ordern returnerats ska du göra en delretur. Det är viktigt att du gör returen då kunden annars kommer att få en påminnelse från oss för de resterande varorna. 4.5 Hur gör man en delretur? 1. Välj den faktura du vill göra delretur på 2. Välj Retur/rabatt i menyn 3. Välj Returnera/rabattera enskilda varor 4. Ändra kvantitet på de varor som du vill göra retur på 5. Om du även vill ta bort faktura- eller fraktavgiften 6. trycker du på Ta bort 7. Tryck på Spara 4.6 Hur påverkas kunden? Om kunden inte har betalat Då måste du meddela kunden om hur mycket som ska betalas in på originalfakturan. Här är det viktigt att du även flyttar fram förfallodatumet så att en påminnelse inte skickas ut. Mer om detta hittar du under Förlänga kredittid. Om kunden har betalat originalbeloppet Klarna återbetalar kunden. 8

9 Om kunden har betalat för de varorna som behållits Då behöver du göra en retur för de varor som returnerats. Om returen inte görs efter att kunden betalat för de varor som behållits kommer vårt system tro att kunden vill delbetala sitt köp. Ett delbetalningskonto kommer då att automatiskt skapas samtidigt som information om detta skickas ut till kunden. 4.7 Rabatt Rabatt kan användas om du till exempel vill ge kunden ett lite lägre pris mot att produkten inte returneras. 4.8 Hur ger jag rabatt? 1. Välj den faktura du vill rabattera 2. Välj Retur/rabatt i menyn 3. Välj Ge rabatt på belopp och klicka på Nästa 4. Skriv in den summa som du vill rabattera med, klicka på Spara 4.9 Hur påverkas kunden? Om kunden inte har betalat Då måste du meddela kunden om hur mycket som ska betalas in på originalfakturan. Här är det viktigt att du även flyttar fram förfallodatumet så att en påminnelse inte skickas ut. Mer om detta hittar du under Förlänga kredittid Förlänga kredittid Ibland behöver du flytta fram förfallodatumet. Detta kan göras för alla original- och påminnelsefakturor Hur flyttar jag ett förfallodatum? 1. Välj den faktura du vill förlänga förfallodatumet på 2. Välj Förfallodatum i menyn 3. Välj det datum du vill flytta förfallodatumet till och klicka på Nästa Observera! När ett förfallodatum flyttas fram kan det tillkomma en kostnad. Den väljer du att antingen ta själv, eller lägga ut på kunden. Om du väljer att lägga ut den på kunden måste hon eller han godkänna detta Hur påverkas kunden? Den ursprungliga kredittiden är 14 dagar. När du flyttar fram ett förfallodatum kommer kunden därför att få fler dagar på sig att betala för sitt köp. Om du väljer att lägga ut den eventuella avgiften på kunden, istället för att ta den själv, måste kunden först godkänna detta. Om kund har betalat hela beloppet Klarna återbetalar kunden Hur påverkas jag? Om du ännu inte fått betalt från oss Då kommer det att visas en positiv och en negativ post i din avräkningsnota; en för försäljningen och en för rabatten. Pengarna har alltså aldrig satts in på ditt bankkonto. Om du har fått betalt av oss Då kommer ett avdrag för rabatten att göras på din nästa utbetalning från oss. 9

10 5. Utbetalning I detta kapitel berättar vi mer om hur utbetalningen sker för varje godkänt köp. 5.1 Hur betalar Klarna ut pengar? Som Klarna-ansluten butik är du alltid garanterad betalning när du har aktiverat en faktura och levererat ordern. Utbetalningen sker alltid periodvis. I ditt avtal ser du när du ska få dina utbetalningar från oss. Här i har vi även specificerat de avgifter som automatiskt dras från det belopp som du ska få av oss. Avdraget sker alltid i samband med utbetalningen. 5.2 Hur kan jag se vad jag fått betalt för? I menyn Rapporter hittar du mer information om våra utbetalningar till dig. Här berättar vi även om vilka typer av rapporter som finns och hur du får fram dessa. Exempel: Köp genom Klarna Klarnas avgifter Utbetalningssumma SEK 45,1 SEK 954,9 SEK 1 0

11 6. Rapporter Här berättar vi om alla de rapporter som du kan skapa i Klarna online. 6.1 Vilka rapporter finns tillgängliga och hur används de? Det finns totalt åtta stycken rapporter; kostnader, avräkningsnota, fakturaunderlag, transaktionsnota, avstämning, misslyckade köp, fordran och batch-rapport. 6.2 Kostnader Rapporten kostnader visar alla de avgifter som belastat din butik under en vald period. Den visar även den totala försäljningen och eventuella returer för samma period. Förutom att hålla koll på din försäljning och kostnader kan rapporten användas för att göra en preliminär beräkning av kommande veckas utbetalning. Observera att en kostnadsrapport max kan visa 31 dagar. Gör så här för att få fram en kostnadsrapport: 1. Klicka på Rapporter i huvudmenyn 2. Välj Kostnader 3. Fyll i önskat datumintervall 4. Välj försäljningsland i rullistan Land och valuta 5. Klicka på Visa PDF En specifikation över alla kostnader och försäljning har nu skapats. Beräkna kommande veckas utbetalning Är du nyfiken på hur stor nästa veckas utbetalning kommer att bli? Här hjälper vi dig att beräkna utbetalningen för den kommande veckan. Observera att du endast får fram en preliminär utbetalningssumma eftersom eventuella returer kan påverka den slutliga utbetalningen. 1. Börja med att fastställa vilken försäljningsperiod som kommer att avräknas vid nästkommande utbetalning. Tips! Ta hjälp av avräkningsnotorna för att se vilken försäljningsperiod som avräknades vid den senaste utbetalningen. Perioden anges högst upp till vänster på avräkningsnotan. Låt oss säga att senaste utbetalningen hade till (vecka 25) som försäljningsperiod. Kommande avräkning kommer alltså att avräkna den försäljning som skedde till (vecka 26). 2. Klicka vidare till rapporten Kostnader 3. Ange kommande avräkningsperiod 4. Klicka sedan på Visa PDF för att se din preliminära utbetalning. Se summan som anges vid Summa utbetalning 6.3 Avräkningsnota Vad är en avräkningsnota? En avräkningsnota är den rapport som ligger till underlag för de utbetalningar som vi löpande gör till dig. Under menyn Avräkningsnotor hittar du alla de avräkningsnotor som skapats för din butik. Om du vill se en avräkningsnota gällande en utbetalning som är äldre än 31 dagar förlänger du bara det angivna datumintervallet. Om du har fler försäljningsländer klickar du på rullistan Land och valuta och väljer önskat försäljningsland. Vad visar avräkningsnotan och hur tolkar jag den? Avräkningsnotan listar alla fakturor som aktiverats under den försäljningsperiod som utbetalningen avser. Här ser du även eventuella returer som skett fram till och med söndagen innan utbetalningsdatumet. När du tittar på en specifik avräkningsnota kan du klicka på Visa avräkningsnota som PDF för att skapa en överskådlig specifikation som visar periodens totala försäljning, eventuella returer och kostnader. Summan som anges vid Summa utbetalning motsvarar den utbetalning som du ska få av oss. Skräddarsydda avräkningsnotor Om du vill kan du få avräkningsnotor som skräddarsydda filer för att kunna importera dessa direkt till ditt order- eller affärssystem. Det vi behöver veta är hur filen ska se ut och vilket filformat filen ska ha. Exempel på filer kan vara xml, txt eller csv-filer. Dessa filer kan vi skicka genom en FTP till dig, lägga på ett FTP-konto hos oss, alternativt att du hämtar dem manuellt vid varje utbetalning. Vill du veta mer om detta eller få en fil som passar ditt system, kontakta vår butikssupport. Kontaktuppgifter finns på sista sidan. 1 1

12 6.4 Fakturaunderlag Fakturaunderlag är den rapport som visar de avgifter som vi har tagit ut, till exempel factoring- och fakturaavgift. Varje avgift finns specificerad per faktura. Om du vill ha alla avgifter fakturerade på separata fakturor måste du ha ett specialavtal. Kontakta vår säljavdelning om du vill veta mer om detta. 6.5 Transaktionsnota (endast för svenska butiker) Vad är en transaktionsnota? Transaktionsnota är den rapport som visar de transaktioner som skett mellan din butik och oss under en vald period. Eftersom transaktionsnotan innehåller alla transaktioner som skett ser du inte bara information om försäljning och kostnader, utan även utbetalningar som gjorts till din butik. Viktigt att tänka på är att utbetalningarna för den angivna perioden inte speglar försäljningen för samma period. Detta beror på att utbetalningen är något fördröjd. När en transaktionsnota skapas genereras även en kontering, det vill säga en ifylld bokföringsstämpel. Fördelen med en kontering är att du antingen manuellt eller automatiskt kan läsa in den som bokföringsunderlag i ditt redovisningssystem. Transaktionsnotor kan öppnas i olika format; pdf-fil, textfil och SIE-fil. Om du öppnar underlaget som en pdf får du en översiktlig specifikation över den totala försäljningen, alla kostnader samt utbetalningar. Underlaget innehåller även detaljerad information om varje enskild faktura under den valda tids- och utbetalningsperioden. Kan jag skapa en transaktionsnota manuellt? Ja, det går bra. Att manuellt skapa en transaktionsnota är att rekommendera när du antingen vill se hur transaktionsnotorna ser ut utan att behöva aktivera dem. Eller när du vill kontrollera att dina kontoinställningar blivit korrekt inställda. Att skapa en transaktionsnota manuellt är också att föredra om du vill återskapa en transaktionsnota från en tidigare period. Observera! Transaktionsnotor som skapas manuellt kan inte sparas i Klarna online. De får heller inget verifikationsnummer. Det innebär att de inte kommer att påverka befintliga eller kommande transaktionsnotor. Gör så här för att skapa en transaktionsnota: 1. Klicka på Rapporter i huvudmenyn 2. Välj Transaktionsnota 3. Underst på sidan står Klicka här för att skapa en transaktionsnot, för ett godtyckligt tidsintervall 4. Skriv in önskat datum, maxintervall är 31 dagar. Klicka sedan på Skapa 5. När sidan har uppdaterats trycker du på Visa transaktionsnota som PDF. Här kan du även testa att öppna transaktionsnotan som en textfil eller SIE-fil Inställningar och aktivering nnan du aktiverar en transaktionsnota behöver du gå igenom följande inställningar. Detta ska göras för att transaktionsnotorna ska passa din verksamhet så bra som möjligt. 1. Klicka på Transaktionsnota, Inställningar och välj sedan önskad periodicitet. Med periodicitet menas hur ofta du vill att transaktionsnotan ska skapas. Idag har vi fyra olika alternativ, dessa finns beskrivna vid inställningen 2. Längst ner på sidan hittar du Utskick, här väljer du valfritt brytdatum. Med brytdatum menas det datum då ditt räkenskapsår börjar och verifikationsserien startar om. Om räkenskapsåret löper från den första januari till den sista december är din brytmånad 1 och brytdag 1, det vill säga den 1:a januari 3. Välj sedan det verifikationsnummer som du vill att den första transaktionsnotan ska få. Tryck på Spara 4. Gå sedan in under Kontoinställningar. Här kan du ändra inställningarna så att dessa stämmer överens med den kontoplan som din butik använder. Tryck på Spara. Det är viktigt att du även ändrar kontot för retur/rabatt om du exempelvis ändrar ditt bokföringskonto för försäljning Observera! Innan du går vidare och aktiverar transaktionsnotorna rekommenderar vi dig att skapa en transaktionsnota manuellt. På så vis kan du enkelt kontrollera att dina kontoinställningar är korrekta. För instruktioner om hur du skapar en transaktionsnota manuellt, se ovanstående rubrik, Kan jag skapa en transaktionsnota manuellt?. 5. När alla inställningar är gjorda är det dags att aktivera transaktionsnotorna. Detta görs genom att klicka på Aktivera i menyn till vänster Vad händer efter aktivering? Transaktionsnotorna kommer nu att genereras enligt den valda periodiciteten och med tidsintervallet som namn. Du hittar transaktionsnotorna under Transaktionsnota. Här kan du välja att öppna transaktionsnotan som en pdf-fil, textfil eller SIE-fil. 1 2

13 Pdf-fil Fördelen med en pdf är att den gör transaktionsnotan lättöverskådlig och utskriftsvänlig. Textfil Genom att öppna transaktionsnotan som en textfil får du fram transaktioner som listats i kommaseparata kolumner. Fördelen med detta format är att uppgifterna enkelt kan kopieras och klistras in i annat program för bearbetning och avläsning. SIE-fil Med en SIE-fil kan du läsa in informationen i ett bokförings- och affärssystem som stödjer filformatet. Har din butik en ftp-server? Då kan du få transaktionsnotan skickad direkt till din ftp-adress. Fördelen med att använda en ftp är att du inte behöver logga in på Klarna online för att få tillgång till dina transaktionsnotor. 6.6 Fordran Vad visar fordran och hur tolkar jag underlaget? En fordran är den rapport som visar hur stor din fordran eller skuld är mot Klarna under en angiven period. I rapporten hittar du även en summering av den totala fordran samt de fakturor som fordran avser, det vill säga alla aktiverade fakturor som inte blivit utbetalda till din butik. Rapporten visar även eventuella returer som ännu inte korrigerats. 6.7 Batch-rapport Batch-rapport kan endast användas av dig som använder just batch som ett sätt att skicka information till oss. I rapporten ser du alla batch-filer som skickats till oss, och om dessa kommit fram. De rapporter som tilldelats en felkod är sådana rapporter som bland annat inte kommit fram. Vill du ha hjälp med batch-rapporterna, kontakta vår butikssupport. Kontaktuppgifter finns på sista sidan. Observera! Filen som skickas till en tfp-server är alltid i textfilsstandard. Gör så här för att få transaktionsnotan skickad till din ftp-adress: 1. Gå till Transaktionsnotor 2. Klicka på Inställningar 3. Fyll i informationen vid avsnittet FTP 4. Klicka på Spara 1 3

14 7. Skapa en manuell faktura i Klarna online Ibland kan du behöva skapa en faktura manuellt till en kund. Här berättar vi hur du går tillväga. För att kunna skapa en ny faktura måste du först skapa ett kundnummer till kunden. Hur du gör detta hittar du i avsnittet Ny kund. Gör så här för att manuellt skapa en ny faktura: 1. Klicka på Ny faktura i huvudmenyn till vänster 2. I fältet Kundnummer anger du kund-, person eller organisationsnummer. Skriv även in ordernummer, telefonnummer samt e-postadress 3. Om kunden har valt att dela upp sin betalning väljer du kampanj 4. Klicka på Skapa 5. Välj Ändra varulista och lägg till de varor som ska finnas med 6. Avsluta med Spara 7. Aktivera sedan fakturan och skicka den till kunden i samband med leverans 7.1 Ny kund När du ska skapa en faktura manuellt behöver du skapa ett fiktivt kundnummer. Varje gång kunden genomför ett köp, eller försöker handla med Klarna, skapas ett nytt fiktivt kundnummer. Dessa hittar du under kundens KundID. Gör så här för att skapa ett nytt kundnummer: 1. Klicka på Ny kund i huvudmenyn till vänster 2. Välj alternativ B 3. Fyll sedan i alla fält som är stjärnmarkerade. Det är viktigt att uppgifterna är korrekta 4. Klicka på Skapa Observera! En kreditprövning görs i samband med att du sparar varulistan. Överskrider fakturans totalbelopp kundens kreditgräns visas varningstexten Credit limit exceeded. 1 4

15 8. Postförskottsfakturor Postförskottsfakturor används för att efterfakturera en kund som inte har hämtat ut sin försändelse eller fakturaorder. För att du ska kunna använda funktionen måste kunden i fråga ha godkänt detta. Godkännandet får du i samband med köptillfället om du i dina köpvillkor har specificerat att kunden debiteras en avgift vid outhämtade paket. 8.1 Hur skapar jag en postförskottsfaktura? 1. Klicka på fliken Postförskottsfakturor i Klarna online 2. Fyll i kundens namn och adress samt fakturans totalbelopp, dock inte mer än det som står avtalat under villkoren på din hemsida. Här behöver du inte fylla i kundens personnummer då ett fiktivt nummer istället kommer att skapas. Det fiktiva personnumret börjar med FF 3. När alla uppgifter är ifyllda klickar du på Skapa, aktivera och skicka ut. Fakturan skickas sedan ut dagen därpå 8.2 Hur påverkas kunden? Om kunden inte betalar fakturan kommer en påminnelse att skickas ut. Om påminnelsen i sin tur inte betalas flyttas ärendet över till vår bifirma Segoria som då skickar ut en inkassofaktura. Observera! Vi debiterar för närvarande 19,00 kr/faktura exkl. moms. När kunden har betalat fakturan kommer vi att göra en utbetalning till dig. 1 5

16 9. Butiksinformation När du fyller i din butiksinformation är det viktigt att du fyller i korrekta uppgifter. Dels för att vi ska kunna kontakta dig, och dels för att informationen kommer att stå med på de fakturor som skickas till dina kunder. På så sätt ser de att fakturan kommer från just din butik. 9.1 Kontaktinformation till Klarna Gör så här för att fylla i dina kontaktuppgifter: 1. Klicka på Visa butik i menyn 2. Välj avsnittet Butikens adress och kontaktinformation (används av Klarna) 3. Fyll i all den information som efterfrågas och klicka sedan på Spara 9.2 Hur ändrar jag informationen som står på fakturan? 1. Klicka på Visa butik i menyn 2. Välj avsnittet Fakturainformation 3. Fyll i alla de uppgifter som du vill visa på fakturan och klicka på Spara Om du inte är nöjd med hur din logotyp ser ut kan du ändra storlek och position. Det gör du genom att ändra värdena där du laddade upp din logotyp, se ovan. Observera! Använd inte transparenta bilder då de blir inverterade, det vill säga att vitt blir svart. Vill du ta bort logotypen behöver du ersätta den med en vit bild. Du lägger upp en sådan bild på samma sätt som när du laddar upp en logotyp. 9.3 Hur lägger jag till en logotyp på fakturan? 1. Klicka på Visa butik i menyn 2. Välj avsnittet Fakturautformning 3. För att ladda upp din logotyp klickar du på Browse 4. Leta fram rätt logotyp 5. Klicka på Spara 6. Välj Visa testfaktura om du vill se hur fakturan ser ut 1 6

17 10. Användare I Klarna online kan du välja mellan olika användartyper. Dessa konton finns till för att du ska kunna bestämma vem och hur många som ska ha tillgång till systemet och din butiks fakturor. Som standard skapas alltid en administratör utifrån de uppgifter som antecknats i avtalet mellan din butik och Klarna. Som administratör har du fullständig tillgång till Klarna online och alla dess funktioner Vad innebär de olika användartyperna? Du kan välja mellan fem olika användare där varje användartyp skiljer sig åt i termer av behörighet. Administratören är den enda med full behörighet till Klarna online. Administratören kan därför se de ekonomiska rapporterna, hantera fakturor samt lägga till nya användarkonton Hur lägger jag till nya användare? 1. Klicka på Användare i huvudmenyn 2. Välj Lägg till ny användare och skriv in din kollegas e-postadress samt vilken roll hon eller han ska ha 3. Ett aktiveringsmejl kommer nu att skickas till den angivna e-postadressen, följ instruktionerna Användaren - har samma rättigheter som ovan men kan inte lägga till nya användarkonton. Aktiveraren - kan endast sköta fakturaadministrationen. Läsrättigheter - kan endast gå in och se fakturor. Rapporter - kan endast se ekonomiska rapporter. 1 7

18 11. Hur kontaktar jag Klarna? 11.1 Sverige Butikssupport Nederländerna Butikssupport Kundservice Finland Butikssupport Kundservice Österrike Butikssupport Kundservice Norge Butikssupport Kundservice Internationellt Butikssupport Kundservice Kundservice Danmark Butikssupport Kundservice Tyskland Butikssupport Kundservice 1 8

19 All rights reserved. Klarna AB (publ). Sveavägen 46, Stockholm. Organization number: