Upprättat av: Anders Stegersjö, Helsingborg stad och Frida Mattelin, Skåne Nordväst Datum:

Transkript

1 Fördjupnings PM HR Servicecenter Skåne Nordväst Upprättat av: Anders Stegersjö, Helsingborg stad och Frida Mattelin, Skåne Nordväst Datum: Bakgrund Föreliggande PM kompletterar och fördjupar frågeområden i underlag som tagits fram inom ramen för projektet Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare rörande HR Servicecenter Skåne Nordväst. Då Skåne Nordvästs styrelse informerades om projektet (8feb, Helsingborg) låg både material i föreliggande PM och material ifrån tidigare framtaget beslutsunderlag (HR Servicecenter, ) till grund för presentationen. De kompletteringar och fördjupningar som genomförts och som presenteras i föreliggande PM är kopplade till följande rubriker: - Nulägesbeskrivning - Tjänster och prismodell - Organisationsform - Lokalisering - Ekonomisk kalkyl - Färdplan Nulägesbeskrivning Tabell 1: Generella uppgifter som beskriver nuvarande förutsättningar för löne- samt pensionsadministration i respektive kommun.

2 Tabell 2: Antal personer och heltidstjänster med huvudsaklig arbetsuppgift lön/pension i respektive kommun Tabell 3: Nuvarande kostnader och nyckeltal Tjänster och prismodell

3 Prismodellen föreslås utformas i två steg. Vid anslutning år 1 (år 2014) föreslås kundkommunerna behålla sina nuvarande kostnader, d.v.s. kundkommunerna betalar samma belopp till HR Servicecenter som verksamheten kostat på hemmaplan. År 2 (år 2015) förutsätts att HR Servicecenter kunnat genomföra ett tillräckligt omfattande effektiviserings- och harmoniseringsarbete så att en gemensam prissättning per lönespecifikation kan införas. Prissättningen per lönespecifikation kommer dock att vara differentierad mellan kundkommunerna utifrån i anspråkstagande av centrets resurser. Exempel på faktorer som kan påverka prissättningen är andel medarbetare som använder självservice. Den differentierade prissättningsmodellen ska skapa incitament för såväl centret som respektive kundkommun att arbeta med effektiviserande åtgärder. Läs mer under rubriken Ekonomiskkalkyl för beräkningar kring förväntat utfall av prismodellen. Organisationsform I det beslutsunderlag som tagits fram inom ramarna för projektet Gränslöst Attraktiva Arbetsgivare ( ) hanteras frågan om organisationsform endast beskrivande. De olika alternativen belyses och för- och nackdelar presenteras. I Kommundirektörsgruppen Skåne Nordväst hanterades frågan om organisationsform vid sammanträde 24jan år Där beslutades att föreslå att HR Servicecenter bildas genom samverkansavtal. Argumenten för detta var enligt följande: - Servicecenter kan dra nytta av värdkommunens resurser och kompetens - Kostnader för ledning blir mindre än om en egen organisation bildas och risk för kostsamma administrativa överbyggnader minimeras - Kan anses vara en snabbare väg framåt, ett första steg som sedan kan utvecklas om behov uppstår Ovan nämnda associationsform är den som Kommundirektörsgruppen Skåne Nordväst i nuläget bedömt som sammantaget mest fördelaktig. Det finns andra organisationsformer som är möjliga, men Kommundirektörsgruppen föreslår att samverkansavtal är lämpligast i nuläget. Lokalisering Projektet har genomfört en fördjupad lokaliseringsutredning för de tre kommuner som bedömdes kunna vara aktuella om organisationsform via samverkansavtal valdes: Ängelholm, Helsingborg och Landskrona. Bland annat har representanter för de tre kommunerna intervjuats om önskan och kapacitet att agera värdkommun och fakta kring pendling osv har samlats in. De svar som intervjurundan i de tre kommunerna resulterat i är: - Helsingborg är positiva till att både gå med i HR Servicecenter samt att oavsett driftsform vara värdkommun - Landskrona är positiva till att vara värdkommun och ser att man har både kapacitet och möjlighet samt ett gott geografiskt läge ur ett kompetensförsörjningsperspektiv. Vill gärna se att de två större kommunerna även ansluter sig - Ängelholm är positiva till att vara värd för ett juridiskt bolag, dvs om driftsformen blir bolag. Man önskar ej vara värdkommun om det sker genom samverkansavtal

4 Faktaunderlag kring pendlingstider, tillgängliga lokaler osv kan sammanfattas enligt nedan: Ängelholm: - Större tveksamhet om lokaler finns (jämfört Hbg, L-krona) - 41 min genomsnittlig pendlingstid kollektivt, (byte i Hbg för hälften), 32 min med bil - 11 medarbetare bor inom kommunen (av 74) Landskrona: - Lokaler finns där kommunen har långa kontrakt - 46 min genomsnittlig pendlingstid kollektivt, (byte i Hbg för hälften), 38 min med bil - 9 medarbetare bor inom kommunen (av 74) Helsingborg: - Lokaler finns - 32 min genomsnittlig pendlingstid kollektivt (inga byten), 30 min med bil - 15 medarbetare bor inom kommunen (av 74) Kommundirektörsgruppen Skåne Nordväst hanterade lokaliseringsfrågan vid sammanträde 24jan år 2013 och gjorde då den samlade bedömningen att Helsingborg stad är den kommun med godast förutsättningar att agera värdkommun för föreslagen verksamhet. Argumenten för detta var enligt följande: - God administrativ kapacitet att serva HR Servicecenter med t.ex. juridik, upphandling, ekonomi, HR osv - God kapacitet att etablera verksamhet som inkapslad genom bildande av ny avdelning inom staden - Goda pendlingsmöjligheter Ekonomisk kalkyl Projektet har genomfört en fördjupad utredning rörande lokala ekonomiska konsekvenser av föreslagen samverkan i HR Servicecenter. Det är viktigt att ha i åtanke att beräkningen nedan gäller utifrån ett antal antaganden som projektet gjort, skulle någon av dessa förutsättningar förändras behöver räkneexemplet revideras. Förutsättningar för ekonomisk konsekvensbedömning Beräkningarna har genomförts med förutsättningen att elva kommuner ansluter sig till HR Servicecenter Beräkningarna har gjorts utifrån antagandet att samtliga av aktuell befintlig personal väljer att följa med och att pensionsavgångar sker i förväntad utsträckning (14pers under kommande 5år) Ytterligare antaganden som gjorts i kalkylen rör kvarvarande kostnader i kommunerna. Ett antal arbetsuppgifter kommer med stor sannolikhet att ligga kvar i respektive kommun. En

5 uppskattning som projektet gjort utifrån diskussioner med ansvariga HR chefer i Skåne Nordväst är att kostnaderna för detta är ca 7kr/ lönespecifikation. Potential till ytterligare besparing finns om kommunen skulle klara sig utan extra bemanning för dessa arbetsuppgifter. Prissättningen per lönespecifikation år 3 har i räkneexemplet nedan grundats på förväntat i anspråkstagande av centrets resurser baserat på nuvarande andel medarbetare som använder självservice och/eller nuvarande låga kostnader per lönespecifikation. Färdplan Uppdaterad färdplan för genomförande: Projekt ansvarig Kommun ansvarig