Produktblad Socialt Intranät / HL. Socialt intranät. Produkt-/Tjänstebeskrivning V5. Skeppsbron 24

Transkript

1 Produktblad Socialt Intranät / HL Socialt intranät Produkt-/Tjänstebeskrivning V5 imcode Partner AB Skeppsbron VISBY Org-nr WWW Telefon Fax info@imcode.com

2 Socialt intranät - ett nytt begrepp Sociala intranät är ett nytt begrepp i organisationsvärlden som handlar om att göra intranäten till ett arbetsverktyg där man tar till vara medarbetarnas samlade kompetens. imcode Partner AB har installerat både vanliga intranät och sociala intranät till myndigheter / kommuner. Utvecklingen till förmån för sociala intranät går snabbt, varför vi tagit fram ett standardiserat koncept som vi beskriver nedan. I dokumentet använder vi Sölvesborgs kommuns intranätdesign i exempelbilderna. Innehållet i bilderna är ett testinnehåll och inte kommunens skarpa. Vad är ett socialt intranät? Förra generationens intranät innehöll enbart information som man kunde se och läsa en enkelriktad kommunikation från intranätet till medarbetarna. I sociala intranät kan medarbetarna som tidigare ta del av alla information, men också interagera med sina kollegor på intranätet och bidra med egen information. Intranätet är alltså dubbelriktat så att du både kan hämta och lämna information. Ett socialt intranät synliggör medarbetarnas kompetens och därmed öka hela organisationens förmåga. Det är tex lätt att ställa frågan: Är det någon som vet...? Och snabbt få svar från någon annan i organisationen. På ett sätt fungerar det ungefär som Facebook, man kan snabbt kommunicera ut sina frågor och få svar, vilket gagnar organisationen som helhet. Ett socialt intranät ökar också möjligheten att enkelt arbeta tillsammans i olika grupper. Ofta finns en möjlighet att chatta, att arbeta i projektrum och att på olika sätt bidra med text, bild och information oavsett om det är ett socialt samtal eller yrkesmässiga frågeställningar. 2 (15)

3 imcodes sociala intranät imcodes sociala intranät för kommuner är byggt för att kunna anpassas till olika kommuners verksamheter. Intranätet: hanterar den mesta informationen i en myndighet och kan kommunicera med valfritt system, så länge det externa systemet tillåter det innehåller projektrum, gemensamma dokumentytor, Facebookliknande chattar etc. har inga inlåsningar, varken tekniska eller avtalsmässiga är byggt på öppen källkod, öppna standarder Kostnader och upphandling Implementeringskostnaden för ett intranät varierar starkt beroende på hur många olika funktioner och vilka funktioner man vill ha. Ett enkelt intranät i en kommunanpassad design, börjar från ca :-. Sen tillkommer kostnader ju mer komplext intranätet blir och ju fler kopplingar till bakomliggande system som görs. Andra kostnader kan vara för: konsultarbete (t ex för processtöd, planering och personalmöten), utbildning, drift, support och förvaltning. Inte i något fall har de implementeringar vi gjort gått över den lagstadgade upphandlingsgränsen. imcode Partner kan också leverera alla sin tjänster genom statliga ramavtal. Fråga oss för mer information. Vi ger gärna en uppskattning efter en närmare diskussion. Intranätet i ett sammandrag På följande sidor visar vi exempel på nyckeldelar av vårt sociala intranät. Informationsstrukturen är som standard byggd på funka.nu:s projekt för kommunala intranät. Exemplet från Sölvesborgs kommun är modifierat. Designen går att anpassa till de flesta kommuner genom CSS-förändringar. 3 (15)

4 Startsida Startsidan ger nyheter, gemenskap och social tillhörighet. Dessutom gör sidan det enkelt att diskutera med andra när man behöver prata om något genom en Facebookliknande chatt. På startsidan finns en navigering med sökmöjlighet En huvudyta för nyheter som styrs av redaktörerna 4 (15)

5 Facebookliknande chattmöjlighet På startsidan finns en sammanfattning av Min sida som ger mig direktaccess till mina egna bokmärken och till de funktioner jag själv anser viktigast, (t ex Personal- och lönesystemet). Här kan man också se om det t ex finns nya inlägg i något av de projektrum man är medlem i. (Gäller de användare som har individuell inloggning) På startsidan finna fler funktioner som Kalender och Veckans medarbetare Aktuell-widget 5 (15)

6 På Startsidan finns också en widget med Aktuellt en möjlighet att följa olika bloggar, kommentarer och erbjudanden. 6 (15)

7 Hjärtat i systemet Min sida Varje inloggad användare har en egen sida På sidan finns: egna uppgifter man själv kan förändra (och andra kan se) sammanställning av de egna aktiviteterna. Sammanfattning med markeringar t ex om någon lämnat meddelande. 7 (15)

8 Projekt och grupper I det sociala intranätet finns också ett projektrum där varje medarbetare kan tillåtas skapa egna projekt och egna grupper. Varje medarbetare kan vara med i valfritt antal projektgrupper, beroende av vilka denne är inbjuden till och vilka hen skapat. 8 (15)

9 Projektrummen kan vara öppna då kan alla läsa vad som står där, eller slutna, då enbart de inbjudna kan se och läsa det som skrivs. Projektrummet Till varje projekt kan projektägaren/-na bjuda in valfritt antal personer. I projektrummet kan man ha en egen projektkalender, ladda upp och läsa dokument och föra diskussioner. (Dessa fungerar som en vanlig Facebookinspirerad chatt dvs de är mycket lättanvända) 9 (15)

10 Telefonkatalog I systemet finns en inbygd telefonkatalog som kan hämta data från olika källor. Det är t ex möjligt att hämta kataloguppgifter automatiskt från en telefonväxel (om den tillåter det), mata in uppgifter manuellt etc. Sökresultatet redovisas i form av enkla kort med basuppgifter. Om man klickar på ett av kortet visas personens Min sida mer mer information. 10 (15)

11 Sökfunktioner På samma sätt som man söker telefonnummer och kontakter, kan man söka dokument och sidor i systemet. Allt som ligger i intranätet indexeras automatiskt och blir därför direkt sökbart. 11 (15)

12 Undersidor I varje avdelning kan man skapa valfritt antal undersidor och sammanställningar. Systemet är helt dynamiskt varför det går att anpassa till organisationens behov. På varje undersida finns både en vänstermeny som är fritt editerbar, och en sammanställning av Min sida, där jag kan se det som är aktuellt för mig personligen. Exchange Det är vanligt att kommuner använder MS Exchange för sin dagliga verksamhet, t ex för e-post, kalendarier, att föra listor, bokningar etc. imcodes Sociala Intranät har en möjlighet att komplettera med kopplingar till Exhange, varvid alla data som finns i Exchange kan visas och modifieras i intranätet. 12 (15)

13 Kopplingar till andra system Varje kommun har egna behov och dessa funktioner skräddarsys efter begäran av kommunen. I den mån kommunen har andra tjänster som medger att man hämtar data från dem, kan imcode Intranät visa upp och hantera dessa data. Intranätet i sig är byggt på öppna standarder och öppen källkod. Det är tyvärr inte alla kommunala system, varför alla intranät är beroende av att verksamhetssystemen levererar ut data utan begränsningar eller inlåsningar. Användarkonto Alla användare har ett konto i systemet. Beroende av vem användaren är, ger kontot tillgång till olika möjligheter och sparar all data som just den användaren skapat. Användarkontot kan kopplas mot valfritt register, t ex via AD (Active Directory) och också använda singel sign on (SSO) via Kerberos för medarbetarna. Att implementera intranät En myndighet som vill implementera ett socialt intranät har ett stort jobb framför sig. Det är viktigt att arbetet förankras bland användarna. Det är också viktigt att intranätet inte ges för många funktioner från början, eftersom det tar tid för personalgrupper att sätta sig in i de nya funktionerna. Ett iterativt förhållningssätt, i små steg, har goda förutsättningar att fungera. imcode har arbetat med implementering av informationssystem under många år. Vi har erfarenheter som kan användas för att ge nyimplementeringar en smidigare gång. Därför erbjuder vi också konsulttjänster avsedda att stötta de ansvariga för intranätsimplementeringen. Vi sprider också gärna kontaktuppgifter till myndigheter som gjort liknande implementeringar, för att de ansvariga ska få så mycket information och inspiration som möjligt. 13 (15)

14 Drift Intranätet kan valfritt driftas av kommunen själv eller köpas som en färdig tjänst. Om den driftas i organisationens egen regi förutsätter det java, Tomcat, MySQL. Alternativet att köpa den som tjänst innebär att vi skapar en VPN-tunnel mellan kommunen och imcodes driftsstället, varför säkerheten är hög och tjänsten i praktiken hanteringsfri från kommunens sida. Även om man köper den som en tjänst, kan organisationen alltid få tillgång till hela källkoden (se nedan). Det innebär att man t ex kan göra en testdrift initialt som köps som en tjänst, för att senare flytta in driften i den egna verksamheten. Även om systemet driftas av imcode Partner AB, kan systemet alltid ges kommunens egen adress, t ex: intranet.kommunen.se Support imcode kan tillhandahålla kvalificerad support för tjänsterna oavsett om man driftar själv eller köper molntjänster. Licens Intranätet är byggd med öppen källkod (GPL-licens) och har ingen licenskostnad. Det innebär att systemet levereras utan inlåsningseffekter. Att motverka inlåsning imcode: s policy är att motverka inlåsning av data, programkod och system. Vi är övertygade om att offentlig sektor mår bäst om alla använda system kan kommunicera med varandra, utan tekniska eller licensmässiga begränsningar. Därför levererar vi intranätet med en s k öppen källkodslicens (GNU GPL). Licensen innebär att myndigheten/kommunen har rätt att göra de förändringar man önskar och att vidaredistribuera systemet utan begränsning. Därutöver lämnar vi en egen garanti för att inte myndigheten ska få andra inlåsningar. (Se nedan) 14 (15)

15 Garanti Vi garanterar att kommunen: när som helst kan få en export av databasen som innehåller all data i systemet, till ett i förväg överenskommet pris baserat på timpris för arbetet när som hela kan få tillgång till hela källkoden och alla förändringar som gjorts, till ett i förväg överenskommet pris baserat på timpris för arbetet att vi inte i normalfallet lägger längre låsningar än 3 månader i våra avtal att systemet är helt öppet och levereras under en s k AGPLlicens Kontakt Hillar Loor, imcode Partner AB hillar@imcode.com (15)